災害時の連絡手段をアプリで用意する｜電話が通じない前提で決める

災害時の連絡手段をアプリで用意するとき、最初に決めるのは「どのアプリを入れるか」ではありません。電話がつながらない状態で、誰が誰の安否を確かめるのかという役割です。役割が決まっていないと、道具をそろえても当日は動きません。この記事では、公的に用意されている2つの仕組みを公開されている数字で押さえたうえで、手元のアプリに任せられる範囲、会や団体で安否を確認する手順、そして日ごろの訓練で何を試しておけばよいかを順に並べます。

災害時の連絡手段は、電話が通じない前提で決める

大きな地震が起きた直後に何が起きるかは、通信の事業者自身が説明しています。安否の確認や見舞いの電話が一気に増え、電話がつながりにくい状態が発生した当日から数日間続きます。この状態を電話のふくそうと呼びます。

つまり、災害時の連絡手段を考えるときの出発点は、いつも使っている電話が使えないという前提です。ふくそうは回線が壊れたから起きるのではなく、かける人が多すぎて起きます。自分の家の電話が無事でも、相手にかからない状態になります。

大規模な地震が発生すると、電話がつながりにくくなり、家族との連絡が取れなくなってしまいます。実際、東日本大震災では多くの人が連絡手段の確保に苦労したと言われています。しかし、災害時でも利用できる連絡手段はたくさんあります。災害用伝言ダイヤルやWeb171、LINEの災害用伝言板など、状況に応じて使い分けることが可能です。 出典: kentem.jp

とりまとめる立場からすると、ここで決めることは2つです。1つめが、会員の安否を誰がどの順序で確かめるかです。2つめが、確かめた結果をどこに集めるかです。この2つが決まっていれば、使う道具は後から選べます。逆に道具を先に選んでも、役割がなければ誰も動きません。

役員が代わるたびに役割の表が作り直される会では、災害の当日に前の年の表が使われます。表を1枚に保ち、更新した日付を書いておいてください。

公的に用意されている仕組みを2つ押さえる

アプリを探す前に、通信の事業者が災害時のために用意している仕組みを押さえてください。無料で、アプリを入れる必要がなく、会員の年齢に関わらず使えます。

1つめが、災害用伝言ダイヤルです。171にかけて、被災地の電話番号をキーに音声の伝言を録音し、全国から再生できる仕組みで、平成10年3月31日から提供されています。公開されている条件では、1つの伝言あたりの録音時間は30秒以内、1つの電話番号あたりに保存できる伝言は1件から20件で、実際の数は提供を始めるときに知らせるとされています。伝言の保存期間は提供が終わるまでです。伝言を預かる仕組みの利用料は無料で、NTT東日本またはNTT西日本の電話から録音や再生をする場合の通話料も無料です。

使える電話は、加入電話、ISDN、公衆電話、ひかり電話、そして災害のときに避難所などに設置される災害時用公衆電話です。携帯電話からも使えますが、通話料の扱いは契約している事業者ごとに違います。被災地の中からかける場合も、電話番号は市外局番から入力します。全体で預かれる伝言の総量は約800万件と公開されています。

2つめが、災害用伝言板です。文字で安否を登録し、電話番号をキーに全国と海外から読める仕組みで、2012年8月30日から提供されています。公開されている条件では、1つの伝言板に保存できる伝言は20件で、超えると古いものから削除されます。伝言の保存期間は最大6ヵ月です。

文字の伝言板では、定型文も選べます。無事です、被害があります、自宅にいます、避難所にいます、の4つです。自由に書く場合は、1件あたり100文字までです。日本語、英語、中国語、韓国語に対応しています。

災害用伝言板は、いつ使えるようになるのか

この2つの仕組みには共通した性質があります。いつでも使えるわけではなく、災害が起きたときに事業者が提供を開始して初めて使えるようになります。

文字の伝言板については、震度6弱以上の地震が起きたときなどに使えるようになると公開されています。震度5強以下の地震やその他の災害では、電話の通信の状況などを勘案して、被災地を担当する事業者が提供するかどうかを判断します。提供を始めたときは、テレビ、ラジオ、事業者のホームページで知らせるとされています。

ここが実務で大事な点です。会の連絡の手段として「災害時は伝言板を使う」と決めても、提供が始まっていなければ使えません。震度5強の地震で被害が出た地域でも、提供の判断が出るまでは登録できない可能性があります。この空白の時間をどう埋めるかを先に決めておいてください。

埋め方は2つあります。1つめが、平常時から使っている連絡の道具をそのまま使うことです。ふくそうは音声の電話に集中するため、文字のやり取りは通る場合があります。2つめが、集まる場所と時刻を先に決めておくことです。連絡が取れなくても、決めた場所に行けば会えます。

事前に登録しておくと使える機能もあります。利用者の情報を登録しておけば、伝言が登録されたときにメールや電話で知らせてもらえます。メールで知らせる先は1つの伝言板につき10件まで、音声で知らせる先は1件までと公開されています。知らせのメールは特定のアドレスから届くため、受信を許可する設定が必要な場合があります。

体験利用日を、会の訓練の日として使う

この2つの仕組みには、災害が起きていないときに試せる日が設けられています。会の防災訓練の日程を、この日に合わせるのが最も手間の少ない方法です。

公開されている体験利用日は4つです。毎月1日と15日の0時から24時まで、正月の三が日、防災週間の8月30日9時から9月5日17時まで、そして防災とボランティア週間の1月15日9時から1月21日17時までです。災害が起きた場合は体験ができないことがあります。

体験のときの条件も公開されています。音声の伝言ダイヤルでは録音の時間が30秒、保存できる伝言は20件で、保存期間は体験の期間が終わるまでです。文字の伝言板でも、登録できる伝言は20件で、20件を超えると古いものから削除されます。体験が終わると、すべての伝言は削除されます。利用料は無料です。

会の訓練で試すなら、班長が自分の電話番号をキーに伝言を登録し、班の会員がそれを再生する形が実際に近くなります。1回やっておけば、当日に手順書を読む必要がなくなります。

毎月1日と15日に試せるので、役員が代わった月に1度やる形にすると引き継ぎが確実になります。防災週間だけに限ると、年に1回しか触らないため手順を忘れます。

手元のアプリに何を任せられて、何を任せられないか

公的な仕組みは、安否を伝える役に絞られています。会の運営に必要な連絡は、これでは足りません。ここを手元のアプリで埋めます。

アプリに任せられるのは4つです。1つめが、会員全員への一斉の知らせです。集まる場所、集まる時刻、注意してほしいことを一度で流します。2つめが、安否の集約です。誰が無事で、誰から返事がないかを一覧で見ます。3つめが、写真の共有です。道路の状況、建物の被害、集会所の様子を撮って回します。4つめが、その後の予定の共有です。炊き出しの時刻、給水の場所、片付けの当番を順に出します。

任せられないのは2つです。1つめが、通信が止まっている場所への連絡です。基地局が壊れた地域や停電が続く地域では、どのアプリも届きません。2つめが、アプリを入れていない会員への連絡です。年配の会員が多い会では、この人数が無視できません。

任せられない部分を埋めるのが、紙と足です。班長が戸別に確かめて回る形を残してください。アプリで返事があった世帯を先に消し、残りだけを回れば、回る軒数が減ります。アプリの役割は、回る軒数を減らすことだと考えると設計しやすくなります。

会員の名簿に、アプリを使っているかどうかの列を1つ足してください。災害の当日に、誰を回るべきかがその列から分かります。

会や団体で安否を確認する手順を作る

道具が決まったら、手順を1枚にまとめます。文字数は少ないほうがよく、A4の紙1枚に収まる長さが目安です。

1つめに書くのが、いつ動き出すかです。震度いくつ以上で安否の確認を始めるかを数字で決めます。決めていないと、誰も最初の一声を出しません。地域の震度がいくつだったかは、テレビやラジオで分かります。

2つめが、誰が何を出すかです。会長が全員への知らせを出し、班長が自分の班の安否をまとめる、という形が一般的です。会長が動けない場合の代わりも書いてください。1人に集めると、その人が被災したときに止まります。

3つめが、返事の出し方です。無事なら何と答えるか、助けが必要なら何と答えるかを、言葉まで決めます。自由に書いてもらうと、読む側が分類できません。

4つめが、返事がない人への対応です。何時間待って、誰が回るかを決めます。班長が回る場合は、回る順序を書いておくと迷いません。

5つめが、集める場所と時刻です。連絡がまったく取れない場合の集合先です。ここだけは紙に印刷して各世帯に配ってください。画面が見られない状況でも読めるようにしておく必要があります。

手順の紙は、毎年同じものを配り直してください。前の年と同じ内容でも、配ることで思い出してもらえます。

名簿と連絡先をどこに保存するか

安否の確認は名簿から始まります。名簿が取り出せなければ、手順があっても動きません。

保存の形を決めるときに確かめる点が3つあります。1つめが、担当者の機械だけにある状態になっていないかです。班長の携帯電話の中だけに班の連絡先が入っている会では、その電話が水没した時点で班の連絡先が失われます。2つめが、停電と電池切れのときに読めるかです。画面からしか読めない形だと、電池が切れたら終わります。3つめが、会員以外の目に触れないかです。名簿には住所と電話番号が並びます。

現実的な形は、画面から読める形と紙の形を両方持つことです。普段は画面から見て更新し、年に1度だけ紙に印刷して班長に渡します。紙は封筒に入れ、保管する場所を決めてください。配るときに、目的と保管の決まりを添えておくと扱いが丁寧になります。

会として用意したアカウントで名簿を扱うことも決めてください。個人のアカウントで作った名簿は、その人が役員を降りた時点で引き継げなくなります。名簿に限らず、災害のときに必要なものは1つのアカウントにまとめておくと、渡すものが1つで済みます。

名簿の中身は、会員以外の人に見えてはいけない情報です。メンバー以外は見られない形になっているかを、保存の場所を決める前に確かめてください。誰でも読める場所に保存してしまうと、平常時にも問題になります。

停電と電池切れに備える

災害時の連絡手段の話で最後まで残るのが、電池の問題です。どの道具も電気がなければ動きません。

携帯電話の電池は、災害の直後にもっとも早く減ります。通信が不安定な場所では、電波を探す動作が続くため消費が増えます。画面の明るさを落とし、使っていないアプリを止めるだけでも持ち時間が伸びます。

会としてできる備えは3つあります。1つめが、集会所に電源を確保することです。会員が集まって充電できる場所を1か所決めておくと、班長の連絡手段が保てます。2つめが、公衆電話の場所を知らせることです。公衆電話は災害時の伝言ダイヤルに使えます。近くの設置場所を紙の手順に書いておいてください。3つめが、電池式の充電器を役員の分だけ用意することです。会員全員に配る必要はありません。

通信そのものが止まった場合は、足で回る形に戻ります。回る順序と担当を紙で持っていれば、電気がなくても動けます。手順の紙を配る理由はここにあります。

災害の当日に、どの道具が使えたかを記録してください。次の年の訓練で試す内容が決まります。使えなかった道具を翌年も手順に書き続けると、同じ場所で止まります。

事前の登録をしておくと、何が変わるのか

文字の伝言板には、事前に利用者の情報を登録しておく仕組みがあります。登録しておくかどうかで、当日にできることが変わります。

登録しない場合、使える伝言板は1件だけです。自分の電話番号をキーにした1つの箱に伝言が積まれます。家族が別々の番号を持っていても、それぞれの番号で登録と閲覧を行う形になります。

登録した場合は、伝言板を最大20件まで持てます。家族の番号をまとめて登録しておけば、1回の操作で全員分を確かめられます。会の役員が班の会員の番号を登録しておく形も考えられますが、他人の電話番号を登録することになるため、本人の了解を先に取ってください。

登録のもう1つの効果が、知らせの機能です。自分の伝言板に伝言が登録されたときに、メールか音声の電話で知らせてもらえます。メールの宛先は1つの伝言板につき10件まで、電話の宛先は1件までです。伝言板を毎回自分で見に行かなくても、家族が登録した瞬間に分かります。

知らせのメールは特定のアドレスから届きます。受け取る側で差出人を限る設定をしていると届きません。登録したあとに、体験利用日に1度試して、実際に届くかを確かめてください。届かない設定のまま当日を迎えると、登録した意味がなくなります。

なお、使われていない登録を整理するために、防災週間と防災とボランティア週間の年2回、登録したアドレスに確認の依頼が送られる予定だと公開されています。この依頼に答えないと登録が削除されるため、年2回のメールは見落とさないでください。

携帯電話の会社ごとの伝言板とつながっている

文字の伝言板は、携帯電話の会社が持つ伝言板の仕組みとつながっています。この点を知っておくと、家族がどの会社を使っていても探せます。

公開されている一覧では、NTTドコモ、KDDIと沖縄セルラー電話、ソフトバンク、楽天モバイルの4つが挙げられていて、いずれも090、080、070で始まる番号が対象です。電話番号をキーにして、それぞれの会社の伝言板の仕組みから伝言を探せます。

実務では、これが意味するのは1つです。会員が使っている携帯電話の会社を会が把握しておく必要はないということです。番号が分かれば探せます。名簿に必要なのは、契約している会社ではなく番号だけです。

対応している言語も公開されています。伝言の画面は日本語、英語、中国語、韓国語に対応し、音声で知らせる機能は日本語だけです。外国から来た住民がいる地域では、この4つの言語で使えることを手順の紙に書いておくと役に立ちます。ただし携帯電話の専用の画面からは、日本語と英語だけになります。

会の手順に書くのは、番号を入力する場所と、定型文を選ぶ手順の2つで足ります。画面の細かい操作は当日に読めばよく、覚えておくべきは「電話番号をキーにする」という考え方だけです。

音声と文字のどちらを会の連絡に使うか

2つの公的な仕組みは、伝えられるものが違います。会の使い方としてどちらを主にするかを決めておくと、手順が短くなります。

音声の伝言ダイヤルが向くのは、文字を打つのが難しい会員がいる場合です。電話をかけて番号を入力し、話すだけで登録できます。年配の会員が多い会では、こちらのほうが使われます。弱点は、1件30秒という長さと、誰が聞いたかが分からないことです。伝言が20件たまると、それ以上は入りません。

文字の伝言板が向くのは、結果を一覧で見たい場合です。定型文から選べるため、読む側が分類しやすくなります。保存の期間が最大6ヵ月と長く、あとから見直せます。弱点は、画面の操作が必要なことと、提供が始まる条件が音声の仕組みより限られる場合があることです。

会の手順としては、音声を家族との連絡に、文字を会の安否の集約に割り当てる形が扱いやすくなります。家族の安否は各世帯で確かめてもらい、会としては班長が文字で集める形です。両方を全員に使わせようとすると、覚える手順が倍になります。

どちらを選んでも、班長が集めた結果を最後にまとめる場所が別に必要になります。伝言板は個人の番号ごとの箱なので、班の一覧にはなりません。集約の場所は、平常時に使っている連絡の道具の中に作っておいてください。

伝言に暗証番号を付けると、読める人を絞れる

音声の伝言ダイヤルには、暗証番号を使う仕組みがあります。他人に聞かれたくない伝言を、特定の人の間だけで録音し再生できると公開されています。

会の連絡で使う場面は限られますが、知っておくと選択肢が増えます。たとえば、避難の途中で助けが必要な会員の状況を班長だけに伝えたい場合です。番号を知っている人だけが再生できるため、家の状況や体の状態といった内容を扱えます。

使う場合の注意が2つあります。1つめが、暗証番号を事前に決めて共有しておく必要がある点です。災害の当日に決めて伝えることはできません。班ごとに番号を決め、紙の手順に書いておく形になります。2つめが、番号を忘れると自分でも再生できなくなる点です。紙に書いて保管する場所を決めてください。

暗証番号を使わない伝言は、番号を知っている誰でも再生できます。つまり、会員の電話番号を知っている人なら、その会員の伝言を聞けます。安否を広く伝えたい場面には向いていますが、内容には気をつけてください。家を留守にしていることが分かる伝言は、番号を知る人の範囲を考えて残すことになります。

会の手順に書くなら、「安否だけを短く伝える」という一文を入れておくのが現実的です。詳しい状況は、つながったあとに別の道でやり取りします。

訓練で試す項目を5つに絞る

災害時の連絡手段は、試していない部分から必ず崩れます。ただし全部を試すと1日では終わりません。試す項目を5つに絞ってください。

1つめが、一斉の知らせが全員に届くかです。会長が出した1通が、何分で何人に届いたかを数えます。届かない会員がいれば、その人は当日も届きません。

2つめが、返事の集約です。班長が班の安否をまとめるまでに何分かかったかを測ります。返事の形が自由だと分類に時間がかかることが、ここで分かります。

3つめが、公的な仕組みの操作です。体験利用日に、班長が自分の番号で伝言を登録し、班の会員が再生します。1度やれば手順は身につきます。

4つめが、名簿が取り出せるかです。担当者以外の役員が、名簿を開けるかを確かめます。開けない場合は保存の場所を変えてください。

5つめが、紙の手順が読めるかです。各世帯に配った紙を、実際に出してもらいます。どこに保管したか分からない世帯が出るのが普通で、その割合が分かれば配り方を変えられます。

測った数字は、翌年と比べられる形で残してください。届いた人数、かかった時間、回った軒数の3つだけでも、前年と並べれば効果が分かります。感想だけを残すと、翌年に何を変えたかが分からなくなります。

会員の年齢の幅が広い会で、道具をどこまで絞るか

災害時の連絡手段を決めるときにもっとも迷うのが、道具を1つに絞るか複数にするかです。会員の年齢の幅が広い会では、この判断が分かれます。

1つに絞る利点は、手順が短くなることです。覚えることが減り、役員が代わっても引き継ぎが済みます。欠点は、その道具を使えない会員が完全に取り残されることです。使える人と使えない人の境目が、そのまま安否の分かる人と分からない人の境目になります。

複数にする利点は、取り残される人が減ることです。欠点は、集約が難しくなることです。電話で聞いた分、画面で返ってきた分、紙で確かめた分を1つの表にまとめる作業が必要になります。この作業を誰がやるかを決めていないと、当日に止まります。

現実的な形は、集約する場所を1つに決めて、入り口を複数にすることです。班長が電話でも訪問でも画面でも受け取り、結果は1つの表に書き込みます。表を持つのは会長か防災の担当で、班長はそこに書き込むだけにします。

入り口を複数にするときは、班長の負担が増えます。班の世帯数が多い会では、班長を補助する副班長を置いてください。1人で20軒を回るのは、災害の当日には難しい量です。

年齢で道具を分ける形は避けてください。高齢だから電話、若いから画面という決め方をすると、実際には合いません。本人にどれで受け取りたいかを聞いて、名簿に書き込むのが確実です。

平常時に使っていない道具は、災害時に使えない

連絡の道具を災害のためだけに入れる会があります。この形はほぼ働きません。年に1度も開かないアプリは、入れたことすら忘れられます。

働かせるには、平常時の連絡に同じ道具を使ってください。行事の案内、出欠の確認、回覧の代わりを日ごろから同じ場所で回していれば、災害の当日に誰もが開ける状態になります。災害のための特別な道具を増やすのではなく、いま使っている道具に安否の確認を足す方向が現実的です。

いまグループの連絡に無料のメッセージアプリを使っている会は多いです。その形で安否を確認すると、返事が流れの中に混ざり、誰が答えていないかを数えられません。既読の数は分かっても、誰が読んでいないかまでは分からないという違いを整理したものがLINEグループとの比較にあります。安否の集約では、この差がそのまま回る軒数の差になります。

誰でも入れる公開の場所を使うと、会員の状況が外から読まれます。招いた人だけが入る形との差はLINEオープンチャットとの比較で整理しています。誰が留守か、どの家が被害を受けたかという情報は、会の外に出してよいものではありません。

掲示板と予定表を持つ団体向けの道具に移った場合の違いはBANDとの比較にまとめてあります。安否の手順を掲示板に保存し、訓練の日程を予定表に入れる形にすると、毎年同じ紙を探さずに済みます。

町内会で回覧と行事の出欠をどこでまとめているかの例は町内会での使われかたに並んでいます。班ごとに紙を回していた会が、安否の確認だけを先に移した流れも含まれています。学校や学年で担当が分かれる団体ならPTAでの使われかたのほうが近くなります。登校の判断や休校の連絡といった、時間の制約が厳しい連絡の例が入っています。

学校の側から見た連絡の流れは学校での使われかたが参考になります。同じ内容を保護者と教職員の両方に出す場面が入っています。費用や使い始めの手順でよく聞かれることはよくある質問にまとめてあります。道具を決める前に、いまの安否の確認に何時間かかるかを訓練で測ってください。班長が回る軒数と、回り終わるまでの時間が数字で出れば、何を変えれば短くなるかが見えます。

Q1. 災害用伝言ダイヤルは、いつでも使えますか？

いつでも使えるわけではありません。災害が起きて電話がつながりにくくなったときに、通信の事業者が提供を開始して初めて使えるようになります。提供を始めたときはテレビ、ラジオ、事業者のホームページで知らされます。ただし体験利用日が設けられていて、毎月1日と15日、正月の三が日、防災週間、防災とボランティア週間には試せます。

Q2. 災害用伝言板には何文字まで書けますか？

自由に書く文字の伝言は1件あたり100文字までです。あわせて、無事です、被害があります、自宅にいます、避難所にいます、の4つの定型文から選ぶこともできます。1つの伝言板に保存できる伝言は20件で、20件を超えると古いものから削除されます。保存の期間は最大6ヵ月です。

Q3. 会の連絡アプリだけで安否の確認はできますか？

アプリを入れていない会員がいる会では足りません。アプリで返事があった世帯を先に消し、残った世帯を班長が回る形にしてください。名簿にアプリを使っているかどうかの列を1つ足しておくと、当日に誰を回るべきかがすぐ分かります。通信そのものが止まった場合も、紙の手順と足で回る形が必要になります。

Q4. 防災のためだけに連絡アプリを入れるのは有効ですか？

年に1度も開かないアプリは、災害の当日に使えません。行事の案内、出欠の確認、回覧の代わりを日ごろから同じ場所で回しておくと、当日に誰もが開ける状態になります。災害のための道具を増やすのではなく、いま使っている道具に安否の確認の手順を足す形をおすすめします。