出欠 確認 アプリ googleで調べる人が求めているのは、専用のアプリを入れずに、いま持っているアカウントだけで出欠を取る方法です。答えとしては、Googleフォームで出欠を集めること自体は問題なくできます。無料で使え、回答は自動で表に並び、集計もその場で見えます。ただし、団体の運営に組み込むと、いくつかの場所で必ずつまずきます。誰が答えていないか分からない、同じ人が何度も答えてしまう、担当者が代わるとフォームごと引き継げない、という3つです。ここでは、公式に書かれている仕様をもとに、できることとできないことを分けたうえで、実際の会でどう回すかを見ていきます。
Googleフォームでできることを、公式の説明で確認する
まず、この道具が何のために作られているかを確認します。公式の案内には次のように書かれています。
イベント登録の管理、簡単な意見アンケートの作成、テストの作成など、さまざまな作業を行うことができます。 出典: support.google.com
同じページには「アンケートやテストの作成をモバイルやウェブブラウザで直接行うことができ、特別なソフトウェアを用意する必要はありません」「回答が送信されるとすぐに結果がわかり、また、チャートやグラフを使うと結果の概要を一目で把握できます」とあります。イベントの登録管理が用途として明記されているとおり、出欠を集める使い方は想定の範囲内です。
集めた回答の扱いも公式に案内されています。フォームの上部の回答の欄からスプレッドシートへのリンクのアイコンを押すと、すべての回答を表で確認できます。この表は回答が届くたびに追記されるため、集計を手で行う必要がありません。班ごとの人数、参加の合計、コメントの一覧を、表計算の関数でそのまま作れます。
費用もかかりません。Googleのアカウントがあれば無料で使えます。ただし保存容量は他のサービスと共有です。公式には「すべての Google アカウントには 15 GB の保存容量が提供されています」と記載されており、この枠はフォト、ドライブ、Gmailで共有されます。フォームと回答の表そのものは軽いので、出欠だけで容量が問題になることはまずありません。写真の添付を受け付ける設定にした場合だけ、容量の消費に注意が必要です。
ここまでが得意なことです。1回の行事の出欠を集めて、表にして、人数を数える。この用途に限れば、無料で使える道具として十分に強力です。
もう1つ、見落とされがちな利点があります。回答する側にアカウントを求めない設定にできることです。この設定なら、会員は何も登録せずにURLを開くだけで答えられます。新しいアプリを入れることに抵抗がある会員が多い会では、この点だけで選ぶ理由になります。導入のときに脱落する人が出ないというのは、とりまとめる立場から見て小さくない価値です。
出欠フォームの設問は、少ないほど返事が返ってくる
作り方の話を1つだけしておきます。設問の数です。せっかく聞けるからと項目を増やすと、返事の数が落ちます。
会の出欠で本当に必要なのは、たいてい3つです。誰か、来るか来ないか、そして人数です。この3つで足りる行事なら、設問を3つに収めてください。回答にかかる時間が30秒を超えると、その場で答えずに後回しにされます。後回しにされた回答は、締切までに戻ってこないことが多いです。
追加でよく置かれる設問と、その要否を整理します。
・班番号や学年。名簿との突き合わせに使うので置く価値があります。選択式にすると書き方がそろいます ・欠席の理由。人数を確定させるのが目的なら不要です。置くと、体調や家庭の事情が表に並びます ・当日の連絡先。すでに名簿にあるなら不要です。二重に持つと、どちらが最新か分からなくなります ・自由記述の要望欄。行事のあとの反省会で使うなら価値がありますが、出欠のフォームに混ぜると読む人がいなくなります ・持ち物や役割の希望。人数が確定してから別に聞いたほうが、答える側も決めやすくなります
削れる設問を削ると、返事が早く集まります。返事が早く集まれば、未回答の人を追いかける時間に余裕ができます。設問を1つ減らすことは、担当者の作業を1つ減らすことと同じです。
設問の文言にも1つだけ注意があります。「参加できますか」と聞くと、迷っている人が答えを保留します。「参加する／参加しない／未定」の3択にして、未定でも送信できる形にすると、いったん返事が返ってきます。未定の人だけをあとで追えばよく、まったく返事がない人を追うより楽です。
つまずく場所1：誰が答えていないかが分からない
団体の出欠で本当に必要なのは、答えた人の一覧ではありません。答えていない人の一覧です。人数を数えるだけなら答えた人の集計で足りますが、実際の運営では「まだ返事のない18人に声をかける」ことのほうが時間を食います。
フォームは、送信された回答を並べる仕組みです。送信していない人はどこにも出てきません。会員が50人いて回答が32件あるとき、残りの18人が誰かを知るには、手元の名簿と回答の表を1行ずつ突き合わせる必要があります。名前の書き方がそろっていなければ、その突き合わせも機械ではできません。
この作業を軽くする方法は3つあります。
1つ目は、名前を自由記述にせず選択式にすることです。会員の氏名を選択肢として並べておけば、書き方がそろい、名簿との突き合わせが表計算の関数でできるようになります。50人程度の会なら現実的です。ただし選択肢の一覧に全員の名前が並ぶため、フォームを開いた人が会員の名簿を見られる状態になります。名簿を外に出したくない会では採れません。
2つ目は、班や学年ごとにフォームを分けることです。1つのフォームで全員を扱うのをやめ、班長がそれぞれの班の分を集める形にします。突き合わせの単位が小さくなり、1人あたり数人で済みます。フォームの数は増えますが、複製すれば作れます。
3つ目は、そもそも会員の一覧を持っている仕組みに移すことです。会員という単位を道具が持っていれば、未回答の人は最初から一覧で出ます。突き合わせという作業自体が発生しません。行事の回数が多い会ほど、この差が効いてきます。
この突き合わせが実際にどれくらいの負担かを見積もっておきます。50人の会で、名前の書き方がそろっていない状態から未回答者を洗い出すと、慣れた人でも20分ほどかかります。年に10回の行事があれば、この作業だけで年間3時間を超えます。しかも締切の直前という、いちばん忙しい時間帯にまとめて発生します。担当者が続かない会では、この種の作業が理由になっていることが多いです。
名前を選択式にする方法について、もう少し補足します。名簿が外に出ることを避けたい場合は、選択肢を氏名ではなく「班番号と世帯番号」のような記号にする方法があります。答える側は自分の番号を選ぶだけで済み、フォームを見た人に会員の氏名は分かりません。番号と氏名の対応表は、役員だけが持ちます。手間はかかりますが、名簿を守りながら突き合わせを機械でできる形にはなります。
つまずく場所2：同じ人が何度も答えてしまう
もう1つ多いのが、重複した回答です。送信したかどうかを忘れて2回送る、家族の分をまとめて送ったあとに本人がもう1回送る、といった形で起きます。人数を数えるとき、この重複を見つけて消す作業が入ります。
回答を1人1回に制限する設定もありますが、これはGoogleアカウントでのログインを求める形になります。会員全員がGoogleアカウントを持っていて、ログインした状態で開いてくれる前提が必要です。町内会やPTAでこの前提を置くと、ログインできない人がそこで脱落します。実務では、制限をかけずに開放し、重複は集計のときに手で消す運用になりがちです。
メールアドレスを収集する設定を使えば、誰が答えたかは分かります。ただし、これも回答者にアドレスを入力してもらうか、ログインを求めるかのどちらかです。前者は打ち間違いが起き、後者は脱落が起きます。どちらを選んでも、完全に解決はしません。
現実的な運用としては、次の形が多く採られています。氏名の欄を必須にし、班番号か学年を一緒に書いてもらう。書き方の例を1つだけ示す。締切のあと、表を氏名の列で並べ替えて重複を目視で確認する。この手順なら50人規模で10分ほどで終わります。人数が200人を超えると、目視では追いつかなくなります。
もう1つ、回答の修正も問題になります。返事をしたあとに予定が変わった人は、もう一度フォームを送るしかありません。すると2件が並び、どちらが最新か分からなくなります。回答の時刻の列で新しいほうを採る、という決まりを作っておかないと、集計する人によって結果が変わります。
送信後の編集を許す設定もありますが、これも万能ではありません。編集の画面に戻るには、送信したときに表示されるリンクを本人が保存しておく必要があります。実際に保存している人はほとんどいません。結果として、多くの会では「変更があれば担当者に直接連絡してください」と案内し、担当者が表を手で直す運用に落ち着きます。この手直しの記録を残していないと、あとで人数が合わなくなったときに原因を追えません。表の右端に「担当者による修正」の列を1つ足して、直した日付と理由を書いておくと安全です。
家族の分をまとめて答える運用も、よく混乱の元になります。世帯単位で数えるのか個人単位で数えるのかを、フォームを作る前に決めてください。世帯単位なら「参加する人数」を数字で答えてもらい、個人単位なら世帯の人ごとに送信してもらいます。両方が混ざると、合計が合いません。
つまずく場所3：フォームは担当者個人のものになる
年間を通した運用でいちばん困るのが、ここです。フォームも、回答が入る表も、作った人のアカウントの中にあります。会のものではなく、その年の担当者個人のものです。
担当者が交代するとき、フォームを引き継ぐには共有の設定を変える必要があります。共同編集者として次の担当者を追加するか、所有権そのものを移すかです。ここで見落とされやすい点があります。公式の案内では、共同編集者とフォームを共有している場合、その相手は「フォームにリンクされているスプレッドシートにもアクセスできます」と注記されています。つまり、フォームを共有すると、過去の回答が入った表も一緒に渡ります。氏名と連絡先が並んだ表を、誰にどこまで渡すかを意識して設定する必要があります。
引き継ぎが行われないまま担当者が会を離れると、フォームは残っていても誰も編集できません。回答を受け付け続けているのに、締め切ることも、設問を直すことも、表を見ることもできない状態になります。会員には「まだフォームが生きている」ように見えるため、そこに回答が溜まり続けます。
この形を避ける方法は2つです。1つは、会の名前でGoogleアカウントを1つ作り、フォームはすべてそのアカウントで作ることです。引き継ぐのはそのアカウントのIDとパスワードだけになります。ただし、パスワードを誰が管理するか、辞めた人が入れる状態をどう解消するかという別の問題が生まれます。役員が代わるたびにパスワードを変える運用にしないと、意味がありません。
会の名前でアカウントを作る場合、もう1つ気をつける点があります。二段階の認証を設定するときに、担当者個人の携帯番号を登録してしまうことです。その人が会を離れると、ログインの確認コードが受け取れなくなり、アカウントに入れなくなります。復旧の手続きは簡単ではありません。会用のアカウントを作るなら、確認の手段を複数登録しておくか、少なくとも引き継ぎのときに登録先を変更する手順を決めておいてください。ここを忘れた会が、翌年にログインできなくなる例は少なくありません。
パスワードの共有方法も決めておきます。トークにそのまま書いて回す運用は、退任した人の端末に残ります。引き継ぎのときに口頭で伝えて、その場で変更してもらう形にすると、過去の担当者が入れる状態を残さずに済みます。
もう1つは、会員と管理者を仕組みの側で管理できる道具に移すことです。管理者を複数置ける形にしておけば、1人が抜けても運用は止まりません。役員が代わるときに引き継ぐものが1つで済むかどうかで、その仕組みが続くかが決まります。
案内の配り方と、届かない人の扱い
フォームの限界は、集計だけではありません。配る側にもあります。フォームは作っただけでは誰にも届きません。URLを別の手段で配る必要があります。
多くの会は、グループのトークにURLを貼ります。ここで2つの問題が起きます。1つは、トークが新しい発言で流れることです。3日後には画面をさかのぼらないと見つかりません。締切の前日に「フォームどこですか」と聞かれ、担当者が貼り直す作業が毎回発生します。もう1つは、トークに入っていない人には届かないことです。トークを使っていない会員のために、結局は紙かメールで別に配ることになります。
配る経路が2つ以上になると、届いた人と届いていない人の区別がつかなくなります。紙で配った分は誰が受け取ったか分からず、トークで配った分は既読の数しか分かりません。締切が近づいて返事が少ないとき、そもそも案内が届いていないのか、届いたうえで後回しにされているのかが判断できません。ここで担当者は、全員にもう一度配るという非効率な手を打つことになります。
案内が届いたかどうかを確かめられる形にしておくと、この無駄が消えます。誰が読んだかが分かる仕組みなら、読んでいない人にだけ配り直せます。フォームそのものにはこの機能がないため、案内を配る側の道具で解決するしかありません。ここでも、出欠の道具だけを見ていては解けない問題であることが分かります。
紙で配る場合は、QRコードを印刷します。回覧板に載せるなら、行事の名前と締切もQRコードのすぐ横に大きく書いてください。QRコードだけを載せると、読み取る前に何のためのものか分からず、読み取られないまま次の家へ回ります。一辺3cm以上を目安にしないと、年配の会員の端末では読み取れないことがあります。読み取れない人のために、短いURLを併記します。長いURLをそのまま印刷すると、打ち間違えて開けない人が必ず出ます。
届かない人への対処も先に決めておきます。フォームで答えられない人が2割いる会は珍しくありません。その人たちの分は、班長が電話か対面で聞き取り、担当者が代わりにフォームへ入力する形が実務的です。この代理入力の分を誰がやるかを決めていないと、締切の直前に担当者1人へ集中します。
代理入力をする場合、その回答が代理であることを表に残しておくと後で助かります。設問に「回答者の区分」として本人か代理かの選択肢を1つ置くだけで済みます。翌年、どの会員が毎回代理になっているかが分かり、その人たちへの案内の方法だけを変えられます。全員に同じ方法で配って全員から返事が来る会は、実際にはほとんどありません。届かない人が誰かを把握することが、結果的にいちばんの近道になります。
案内文の書き方にも1つ。締切の日付は、曜日を添えて書いてください。「9月20日まで」より「9月20日（日）まで」のほうが、返事の遅れが減ります。人は日付ではなく曜日で予定を把握しているためです。あわせて、回答にかかる時間の目安を「30秒で終わります」と書き添えると、後回しにされる率が下がります。
締切の運用にも触れておきます。フォームは、回答の受付を手動で止める形になります。止め忘れると締切後の回答が混ざり、人数が合わなくなります。締切の当日に受付を止める作業を、予定として自分のカレンダーに入れておいてください。
当日の急な欠席も、フォームでは受けきれません。締切を過ぎたあとに熱が出た、電車が止まった、という連絡は必ず来ます。フォームの受付を再開して入れ直してもらう形にすると、集計がやり直しになります。当日の連絡は電話かトークのどちらか一方と決めて、案内文に書いておいてください。決めていないと、当日の朝に担当者が複数の経路を見張ることになります。
集計の表を、次の年に渡せる形にしておく
回答が入るスプレッドシートは、そのままでは行事1回分の記録です。年間の記録にするには、少し手を入れておく必要があります。ここを最初にやっておくと、次の担当者に渡せる資産になります。
やることは3つです。1つ目は、行事ごとの表を1つのファイルにまとめることです。フォームは行事ごとに作りますが、回答の表はコピーして1つのファイルの別のシートに集められます。ファイルが1つなら、引き継ぎで渡すものも1つです。
2つ目は、氏名の列を必ず同じ書式にすることです。行事によって「田中」「田中太郎」「田中（3班）」と混ざると、年間で誰が何回来たかを数えられません。設問の側で選択式にしておくのがいちばん確実ですが、それができない場合は、集計の担当者が表に貼るときに書式をそろえます。
3つ目は、参加の合計だけでなく、人数の内訳を残すことです。大人が何人、子どもが何人、という内訳は、来年の会場と食事の手配にそのまま使えます。合計だけを残すと、来年の担当者が同じ計算をやり直します。
この3つをやっておくと、年度末の報告資料が数分で作れます。会計に出す参加人数の根拠、来年度の予算の見積もり、役員の割り振りの参考。どれも同じ1つのファイルから出ます。逆にやっていないと、行事ごとにばらばらのファイルが残り、次の担当者はそれを見ずに一から作り直します。
なお、この表は氏名を含む個人情報です。共有のリンクを作って全員に配る運用は避けてください。閲覧できる相手を役員に限り、退任した役員は外す。この管理を年に1回でも行っておくと、辞めた人が名簿を見られる状態を減らせます。
出欠だけを切り出すと、入口が増える
ここまで見てきた3つのつまずきは、どれもフォームの欠点というより、用途の違いから来ています。フォームは、不特定の相手からアンケートを集めるために作られた道具です。会員が固定された団体で、同じ相手に繰り返し出欠を聞く用途は、想定の中心ではありません。
その結果として起きるのが、入口の増加です。案内はトーク、出欠はフォーム、写真は別のアルバム、予定は紙のカレンダー。会員から見れば見る場所が4つあり、担当者から見れば引き継ぐ鍵が4つあります。実際の引き継ぎで最も多く落ちるのは、いちばん使用頻度の低い道具の管理権限です。
入口が増えることの費用は、担当者の時間だけではありません。会員からの問い合わせにも表れます。「フォームどこですか」「前の案内が見つかりません」「写真はどこで見られますか」。1件ずつは小さな質問ですが、行事のたびに何件も来ます。答えるのは担当者です。入口が1つなら、この質問はほぼ消えます。
もう1つ、会員の側の心理も考える価値があります。見る場所が4つある会は、会員から見ると「面倒な会」です。面倒な会には、新しく入る人が定着しません。入口の数は、会の続きやすさに直結します。道具の選び方の話に見えて、実は会の運営の続き方の話です。
判断の目安としては、行事の回数と会員の固定度の2点で考えると分かりやすくなります。年に1回か2回で、参加者が毎回変わるなら、フォームで十分です。作るのも配るのも早く、費用もかかりません。年に5回以上あり、会員がほぼ固定されているなら、突き合わせと重複の処理と引き継ぎの手間が、行事の数だけ積み上がります。
使い続けると決めた会が、先に決めておく5つのこと
移らずに使い続ける判断も十分に成り立ちます。無料であること、会員に何も入れさせずに済むこと、この2点は他の道具にはない強みです。その場合、担当者が代わっても運用が崩れないように、次の5つを紙に書いて引き継いでください。
・氏名の書き方の書式を1つに固定する。案内文の定型に組み込んでおけば、毎回書き直さずに済む ・フォームを作るアカウントを会用のものに統一する。個人のアカウントで作らない ・回答の表を1つのファイルにまとめ、行事ごとにシートを分ける。引き継ぐファイルは1つにする ・締切の日に受付を止める作業を、予定として登録する。止め忘れが集計を狂わせる ・当日の急な連絡をどこで受けるかを決め、案内文に毎回書く。フォームでは受けられない
このうち、いちばん忘れられるのは2つ目です。忙しいときに自分のアカウントでさっと作ってしまい、そのまま年度が終わります。作るときの数秒の判断が、翌年の引き継ぎの成否を決めます。会用のアカウントにログインしてから作る、という手順を決まりにしてください。
紙の引き継ぎ書に何を書くかも整理しておきます。会用アカウントのIDとパスワードの伝え方、回答の表があるファイルの場所、行事ごとのフォームの一覧、締切の運用、当日の連絡の受け口。この5つが1枚に収まっていれば、引き継ぎの会話は10分で終わります。
いま日常の連絡をトークで回している会は、流れて見失う問題と出欠の集計の手間を並べたLINEグループとの比較が判断の材料になります。参加者の出入りが多い集まりを扱っているなら、誰が入っているかの見え方を整理したLINEオープンチャットとの比較が近い形です。掲示板のように情報を残したい場合はBANDとの比較やFacebookグループとの比較、通知の細かい制御を重視するならDiscordとの比較を見ると、それぞれが何を得意としているかが分かります。
団体の性格によって、必要な形は変わります。班や組の単位で配り分けが要る場合の組み立ては町内会での使われかたに、役員が毎年入れ替わる前提で引き継ぎを軽くする形はPTAでの使われかたにまとまっています。活動の頻度が高く毎回出欠を取る場合はサークルでの使われかた、欠席者への個別の共有が中心なら教室での使われかた、学年や学級で配り分ける必要があるなら学校での使われかたが参考になります。導入の前に出やすい疑問はよくある質問に整理されています。
とりまとめる立場から見ると、選ぶ順番が結論を左右します。出欠の道具を先に選ぶと、案内の場所と切り離されて入口が増えます。先に連絡がどこに集まるかを決めれば、出欠はその隣に置けばよく、未回答の人も同じ画面で分かり、メンバー以外は見られない状態も会の側で保てます。フォームを使い続けるにしても、まずは連絡の場所を1つに決めることから始めてください。そこが決まっていれば、フォームは十分に働く道具です。
Q1. Googleフォームで出欠を取るのに費用はかかりますか？
かかりません。Googleのアカウントがあれば無料で使えます。回答はスプレッドシートに自動で並び、集計もその場で見られます。保存容量はフォト、ドライブ、Gmailと共有の15GBですが、フォームと回答の表そのものは軽いため、出欠だけで容量が足りなくなることはまずありません。写真の添付を受け付ける設定にした場合だけ注意してください。
Q2. 誰がまだ回答していないかを知る方法はありますか？
フォームは送信された回答しか表示しないため、未回答の人を直接は出せません。手元の名簿と回答の表を突き合わせるか、氏名を選択式にして書き方をそろえるか、班や学年ごとにフォームを分けるかのいずれかになります。会員の一覧を持つ仕組みに移せば、未回答の人が最初から一覧で出るため、この突き合わせ自体が不要になります。
Q3. 同じ人が2回答えてしまったときはどうすればよいですか？
回答の表を氏名の列で並べ替え、重複を目視で確認して新しいほうを採ってください。回答の時刻の列を見れば、どちらが後かが分かります。1人1回に制限する設定もありますが、Googleアカウントでのログインが必要になるため、ログインできない会員がそこで脱落します。50人規模なら手で確認したほうが早く、200人を超えると別の仕組みを検討する段階です。
Q4. 担当者が代わるときにフォームを引き継ぐには？
共同編集者として次の担当者を追加するか、所有権を移してください。公式には、共同編集者はフォームにリンクされたスプレッドシートにもアクセスできると注記されているため、過去の回答も一緒に渡ることを踏まえて設定します。引き継ぎを確実にしたいなら、会の名前でアカウントを1つ作り、フォームをすべてそこで作る形にしておくと安全です。