同窓会の案内状の例文を探すのは、文章が苦手だからではありません。どこまで堅く書くべきか、何を書けば失礼にならないかの基準が分からないからです。この記事では、同窓会の案内状の例文を往復はがき、封書、先生あて、年数が空いた学年あての4つに分けて示し、書き出しと結びの型、返信の面に書く文、直すときに触ってよい所とだめな所まで並べます。幹事を引き受けた立場の人が、そのまま使える形にしています。
同窓会の案内状は、相手との間柄と会の性格で文面が変わります。堅い文面が必要な会と、くだけて構わない会の両方があるので、型を押さえたうえで選んでください。
案内状の例文は4つの部分でできている
どの例文も、分解すると4つの部分に分かれます。ここを押さえると、探した例文を自分の会に合わせて直せます。
1つめが、頭語と時季のあいさつです。「拝啓」で始めて、季節に触れる1文を入れます。堅い会ならここを省かず、くだけた会なら省いて構いません。
2つめが、会を開く旨と趣旨です。何期生の同窓会なのか、なぜ今開くのかを1文か2文で書きます。前回から年数が空いている学年なら、その年数に触れると出席の動機になります。
3つめが、出席のお願いと結語です。「ご多用のところ恐縮ですが」と前置きして出席をお願いし、「敬具」で結びます。
4つめが、記書きです。日付、時刻、会場、会費、返信の締め切りを箇条書きで並べます。ここは文章にしません。箇条書きにしないと読み落とされます。
例文を探すときは、この4つのうちどこが自分の会に合っていないかを見てください。多くの場合、合っていないのは2つめの趣旨の部分だけです。残りの3つは型として使い回せます。
同窓会の案内状は、相手との関係性や同窓会の趣旨によって文面が変わります。ここでは、9つのパターンで使える例文を紹介しますので、ご参考ください。 出典: kaijosearch.com
なお、例文を探すときは1つのページで済ませないほうがよくなります。学年の年代、会の形、前回からの年数で合う型が変わるので、いくつか見比べて、自分の会にいちばん近い趣旨の1文を持つものを選んでください。選んだあとは、その1文だけを自分の会の言葉に書き換えます。全体を書き換えると、丁寧さがそろわなくなります。
往復はがきで出すときの例文
往復はがきは書ける量が限られます。時季のあいさつを短くして、記書きに場所を使ってください。同窓生あての基本の例文はこうなります。
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび、◯◯高等学校第◯期生の同窓会を下記のとおり開催いたします。卒業から◯年が過ぎ、それぞれの道を歩まれていることと存じます。久しぶりに顔を合わせ、語り合う機会にしたく存じます。
ご多用のところ恐縮ですが、ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。
敬具
日時 ◯月◯日（◯曜日） 午後◯時開会 午後◯時閉会 会場 ◯◯会館 ◯階 ◯◯の間 住所 ◯◯県◯◯市◯◯町◯丁目◯番◯号（◯◯駅から徒歩◯分） 会費 ◯◯円（当日受付にてお預かりいたします） 返信の締め切り ◯月◯日（◯曜日）
幹事 ◯◯ ◯◯ 電話 ◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
この例文で押さえたいポイントは3つです。1つめが、開会と閉会の両方の時刻を書くことです。閉会の時刻がないと、答えを保留されます。2つめが、駅からの所要時間を入れることです。会場の名前だけでは分からない人がいます。3つめが、会費を預かる時期を書くことです。当日か事前かを書いていないと、問い合わせが来ます。
封書で出すときの例文
封書にすると、時季のあいさつを丁寧にして、会の趣旨を厚く書けます。
拝啓 ◯◯の候、皆様におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
さきの卒業から◯年が経ちました。この節目に、◯◯中学校第◯期生の同窓会を開催することとなりました。当時お世話になった◯◯先生にもご出席いただける運びとなっております。
会場は、母校からほど近い◯◯ホテルを予約いたしました。当日は、在学中の写真をご覧いただける席も用意しております。同期の皆様と当時を振り返るひとときになりますよう、幹事一同で準備を進めております。
ご多用のところ誠に恐縮ではございますが、ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。同封の返信用はがきにて、◯月◯日までにご返信いただけますと幸いです。
敬具
このあとに記書きを続けます。封書の場合は、会場までの地図と、二次会の案内を別の紙で同封する形が分かりやすくなります。1枚に詰め込むと、どちらの会費なのかが伝わりません。
封書で出すときの注意が1つあります。同封するものが増えると重くなり、郵便料金が上がります。定形郵便物は50gまでで110円なので、返信用のはがきと地図を入れるところまでなら収まります。厚い記念の冊子を同封するなら、先に重さを量ってください。
封書にするもう1つの利点は、返信用のはがきを別に同封できることです。往復はがきは返信面の場所が限られますが、別のはがきなら項目を広く取れます。旧姓の欄とひとことの欄を広くしたいなら、封書にして返信用のはがきを同封する形を選んでください。
先生にあてる例文
先生への案内は、同窓生あてをそのまま送ると失礼になります。文面を分けて作ってください。
先生への案内状は同窓生宛より丁寧なものにします。連絡方法も先生の年代に合わせて適宜変更しましょう。 また、退職祝いを兼ねた同窓会を開くのであれば、先生からは会費を預からないのが一般的ですので、案内状の記載内容に注意しましょう。 出典: time-sharing.jp
先生あての例文はこうなります。
拝啓 ◯◯の候、◯◯先生におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
在学中は大変お世話になり、卒業から◯年が経ちました今も、先生のお言葉を折に触れて思い出しております。
このたび、◯◯高等学校第◯期生の同窓会を下記のとおり開催いたします。当時ご担任いただいた◯◯先生にぜひご出席いただきたく、ご案内を差し上げました。
なお、当日のご負担はございません。会場までのお迎えが必要でしたら、幹事が手配いたしますので、お知らせいただけますと幸いです。
ご多用のところ誠に恐縮ではございますが、ご出席を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
先生あてで変えるところは3つです。1つめが、会費に触れないか「ご負担はございません」と書くことです。金額をそのまま書いた案内は送りません。2つめが、会場までの移動に配慮する一文を入れることです。3つめが、宛名の敬称を「様」ではなく「先生」にすることです。
前回から年数が空いた学年に出すときの例文
前回の同窓会から10年、20年が空いた学年では、そのまま出しても返事が返りません。文面に理由と安心を入れてください。
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
前回の同窓会から◯年が過ぎました。連絡の取れなくなった方も多く、このままでは同期の集まりが途切れてしまうという声が幹事のもとに届いております。
そこで、◯◯小学校第◯期生の同窓会を下記のとおり開催することといたしました。今回は、久しぶりの方も気兼ねなくお越しいただけるよう、会費を抑えた立食の形にしております。ご都合の付く時間だけのご参加でも構いません。
また、ご連絡先が分からなくなっている方が多くおります。お心当たりのある方がいらっしゃいましたら、お手数ですが幹事までお知らせいただけますと幸いです。
ご多用のところ恐縮ですが、ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。
敬具
この例文のポイントは3つです。1つめが、途中からの参加や途中で帰ることを許すと明記することです。予定が重なっている人が出席と答えられます。2つめが、連絡先が分からない人の心当たりを尋ねることです。名簿を埋める作業がここで進みます。3つめが、会の形を書くことです。座って食事をする会か立食かで、身構えが変わります。
返信の面に書く文の例
返信の面は、案内の面より返信率に効きます。書く文はこれだけで足ります。
同窓会の出席について
出席 ・ 欠席 （どちらかを丸で囲んでください）
お名前 （旧姓 ）
ご連絡先 電話 メール
ひとこと（近況やご伝言をお書きください）
ここで気を付ける点が3つあります。1つめが、旧姓の欄を必ず作ることです。氏が変わった人の返信が、名簿の誰なのか分からなくなります。2つめが、電話とメールを分けて書けるようにすることです。急な連絡に使う手段を選んでもらえます。3つめが、ひとことの欄を広く取ることです。欠席の人の近況は当日に読み上げる材料になるので、書いてもらえる広さが要ります。
返信面の宛先は印刷しておいてください。書かせる形にすると、書き間違いで戻ってこないものが出ます。
欠席の返信に返す文の例
欠席の返信をそのままにしておく会が多くありますが、ひとこと返すと次の回につながります。短い文で足ります。
◯◯様
同窓会へのご返信をありがとうございました。今回はご都合が合わないとのこと、残念に存じます。
いただいた近況は、当日に皆様へお伝えいたします。次の機会には、ぜひお越しいただけますようお願い申し上げます。
今後のご案内をお送りする先として、ご連絡先を控えさせていただきます。変更がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
幹事 ◯◯ ◯◯
この返しには2つの役目があります。1つが、次の回の案内を送ってよいかを確かめることです。もう1つが、連絡先が今も使えることを確かめることです。この2つが取れていると、次の幹事が一から名簿を作り直さずに済みます。
返す手段は、返信が来た手段に合わせてください。はがきで返ってきたならはがきか電話、メールで返ってきたならメールで返します。
メールやメッセージで送るときの例文
住所が分からず、メールアドレスや連絡先だけ分かっている相手には、画面で読む形の文面を用意します。はがきの文面をそのまま送ると長すぎて読まれません。
件名 ◯◯高等学校第◯期生 同窓会のご案内（◯月◯日）
◯◯様
ご無沙汰しております。◯◯高等学校第◯期生の同窓会幹事を務めております◯◯です。
このたび、卒業から◯年の節目に同窓会を開催いたします。下記のとおりご案内いたしますので、ご出席のご都合をお知らせいただけますでしょうか。
日時 ◯月◯日（◯曜日） 午後◯時開会 午後◯時閉会 会場 ◯◯会館 ◯階 ◯◯の間（◯◯駅から徒歩◯分） 会費 ◯◯円（当日受付にてお預かりいたします） 返信の締め切り ◯月◯日（◯曜日）
ご出席の可否は、このメールへの返信でお知らせください。ご都合が分かりにくい場合は、その旨だけでもお返事いただけますと助かります。
なお、ご連絡先が分からなくなっている同期の方がおります。お心当たりがございましたら、あわせてお知らせいただけますと幸いです。
◯◯高等学校第◯期生 同窓会幹事 ◯◯ ◯◯ 電話 ◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
この文面のポイントは3つです。1つめが、件名に日付を入れることです。あとから探すときに見つかります。2つめが、誰からの連絡かを最初の1文で書くことです。卒業から年数が経つと、氏名だけでは思い出されません。3つめが、決められない場合でも返事をくれるよう書き添えることです。返事の数が変わります。
メッセージアプリで送る場合は、さらに短くします。日時、会場、会費、締め切りの4行と、返信の受け先だけにしてください。長い文を送ると読み飛ばされます。
会費の書き方の例文
会費の書き方で問い合わせが来るかどうかが決まります。書き方は預かる時期で2つに分かれます。
当日に受付で預かる場合は、こう書きます。
会費 ◯◯円（当日受付にてお預かりいたします。お釣りのないようご用意いただけますと助かります）
事前に振り込んでもらう場合は、返金の条件まで書きます。
会費 ◯◯円 お振り込み先 ◯◯銀行 ◯◯支店 普通◯◯◯◯◯◯◯ 名義 ◯◯◯◯ お振り込みの期限 ◯月◯日（◯曜日） 恐れ入りますが、振込手数料はご負担ください。◯月◯日以降のご欠席につきましては、会場への支払いが発生するため返金いたしかねます。あらかじめご了承ください。
事前に集める形を選ぶときの注意が2つあります。1つめが、返金の期限を必ず書くことです。書いていないと、当日の欠席のたびに相談することになります。2つめが、振り込んだ人を記録する担当を1人に決めることです。何人かが確かめる形にすると、入金の有無が分からなくなります。
金額を分けて書く会もあります。分けるなら理由が分かるようにしてください。理由が書かれていない金額の差は、受け取った側に不満を残します。
二次会の案内の例文
二次会は、本編と同じ段落に混ぜると会費の区別が付きません。行を空けて、見出しを付けて書きます。
二次会について
本編の閉会後、同じ建物の◯階にて二次会を行います。会費は◯◯円で、本編とは別にお預かりいたします。ご参加のご希望は、返信はがきの二次会の欄に丸を付けてお知らせください。本編のみのご参加でも構いません。
この書き方のポイントは3つです。1つめが、会費が別であると明記することです。含まれていると思って来る人が出ます。2つめが、場所を書くことです。移動があるかどうかで参加の判断が変わります。3つめが、本編だけの参加でよいと書くことです。書いておかないと、二次会に出られない人が本編も辞退します。
返信面に二次会の欄を作るときは、出席か欠席かの欄とは別にしてください。1つの欄で兼ねると、どちらへの答えか読み取れません。
出欠の催促を送るときの例文
締め切りが近づいても返事が返ってこない相手には、催促を送ることになります。責める文面にしないでください。
◯◯様
同窓会のご案内をお送りいたしました◯◯です。行き違いでお手元に届いていない場合もあり、あらためてご連絡いたしました。
返信の締め切りを◯月◯日（◯曜日）とさせていただいております。ご出席のご都合について、お知らせいただけますでしょうか。現在、◯名の方からご出席のお返事をいただいております。
ご都合が付かない場合も、その旨だけお知らせいただけますと、会場への人数の連絡に間に合います。
この文面のポイントは3つです。1つめが、届いていない可能性に触れることです。出していない人を責める形になりません。2つめが、いま何人が出席と答えているかを入れることです。同窓会に行くかどうかの判断は、誰が来るかで決まります。3つめが、欠席でもよいので答えてほしいと書くことです。答えにくさが下がります。
催促は、答えていない人だけに送ってください。全員に流すと、すでに答えた人にも届きます。これを繰り返すと、連絡そのものを見なくなる人が出ます。
例文を直すときに触ってよい所とだめな所
探した例文を自分の会に合わせるとき、どこを直してよいかには決まりがあります。
直してよいのは、時季のあいさつ、会の趣旨、会の形の説明、幹事からのお願いの4つです。ここは会ごとに違うので、そのまま使うと合いません。時季のあいさつは、出す月に合わせて書き換えます。
直さないほうがよいのは、頭語と結語の組み合わせです。「拝啓」で始めたら「敬具」で結びます。「前略」で始めるなら「草々」で結び、時季のあいさつは入れません。この組み合わせを崩すと、文章に詳しい人が受け取ったときに気付かれます。
書き換えるときの注意が2つあります。
1つめが、文の丁寧さをそろえることです。堅い書き出しから始めて、途中で「ぜひ来てね」のような言い方に変わると、読んだ側が落ち着きません。堅く書くか、はじめからくだけた文面にするかを決めてください。
2つめが、記書きを文章にしないことです。「◯月◯日の午後◯時から◯◯会館にて行います」と文章の中に書くと、読み落とされます。箇条書きのまま残してください。
なお、例文の中の「◯◯」をすべて埋めたかどうかは、印刷する前に必ず確かめてください。埋め忘れたまま印刷した案内状を出してしまう例が、毎回どこかの会で起きています。
恩師が亡くなっている場合や、訃報が絡むときの書き方
年数が経った学年では、案内状を出す前に確かめることがあります。同期や恩師が亡くなっている場合の扱いです。
出す前に、幹事の間で分かっている範囲を確かめてください。亡くなった方のご家庭に案内状が届くと、受け取ったご家族に負担をかけます。名簿の状態に「逝去」の欄を作り、案内を出す対象から外します。この記録を残しておけば、次の回の幹事が同じことを繰り返しません。
当日に触れるかどうかも先に決めます。黙祷の時間を設けるなら、案内状に一言入れておくほうが丁寧です。
このたびの会では、開会にあたり、先に旅立たれた同期の皆様に黙祷をささげたく存じます。
この1文があると、当日に突然その時間になることを避けられます。触れないことを選ぶ会もあります。どちらを選んでも構いませんが、幹事の間で決めておいてください。当日に判断すると、進行が止まります。
案内状の文面では、暗い調子にしないほうがよいとされています。会の目的は集まることなので、そこに焦点を置いた文面にして、追悼の部分は1文にとどめる形が扱いやすくなります。
案内状を出す前に確かめる5つの項目
例文を埋めたら、投函の前に確かめます。毎回どこかの会で漏れるのが、次の5つです。
1つめが、「◯◯」が残っていないかです。日付、時刻、会場、会費、幹事の氏名と電話番号。埋め忘れたまま印刷した案内状は、刷り直すことになります。印刷する前に、伏字の記号で検索して残りがないかを確かめてください。
2つめが、日付と曜日が合っているかです。文面を使い回すと、前の年の曜日が残っていることがあります。暦と突き合わせて確かめます。
3つめが、会場の住所と駅名が合っているかです。似た名前の会場が同じ市にあることがあります。予約した控えと見比べてください。
4つめが、締め切りが会場に伝える日より前かです。締め切りを会場の期限より後に書いてしまうと、人数を伝えられません。
5つめが、返信の宛先が印刷されているかです。往復はがきの返信面の宛先が空白のまま出ると、書いてもらえずに戻ってきません。
この5つは、幹事とは別の人に見てもらうと見つかります。書いた本人は、埋め忘れに気付きません。
無料のテンプレートと例文を組み合わせる
文面ができたら、見た目のほうはテンプレートに任せるのが早い方法です。マイクロソフトは同窓会の案内のテンプレートを配っていて、必要な項目を入れるだけで仕上がります。はがきに印刷して郵送するほか、画像として書き出せばメールやSNSでも送れます。
組み合わせる手順は3つです。
1つめが、文面を先に確定させることです。テンプレートに流し込む前に、例文をもとにした文面を作って、幹事の間で読み合わせます。テンプレートの上で書き直すと、枠に収めることが目的になって文が短くなります。
2つめが、枠に入りきらない分は文を削ることです。枠を広げるのではなく、文を削ります。削る順番は、時季のあいさつ、会の形の説明、趣旨の2文目です。記書きは削りません。
3つめが、試し刷りを1枚行うことです。画面で整って見えても、印刷では位置がずれます。1枚刷って、机に置いた状態で読めるかを確かめてから部数をそろえます。
テンプレートを使えば費用はかかりません。無料で使える範囲で、体裁の整った案内状になります。
文面の読み合わせは、幹事のうち2人で行ってください。1人で書いて1人で確かめると、思い込みが残ります。読み合わせるときに見るのは、丁寧さがそろっているか、記書きの項目が抜けていないか、締め切りが目立つ位置にあるかの3つです。文章の巧みさは見なくて構いません。
例文だけでは埋まらないところ
案内状の文面は、例文があれば1日で作れます。幹事の手間が残るのは、その先です。
残るのは3つです。誰に出すかを決めること、返事が返ってこない人を割り出すこと、次の回まで名簿を残すこと。この3つは、文面をいくら整えても軽くなりません。
誰に出すかを決めるには、名簿が要ります。名簿は表計算に1件1行で入れ、名前、住所、電話番号、メールアドレス、返信の有無、コメントや特記事項の6つの列を作る形が案内されています。ここに、旧姓と敬称の列を追加しておくと、宛名の印刷まで同じ表から流せます。
返事が返ってこない人を割り出すには、返信の状態を出席、欠席、保留、連絡が付かないの4つに分けて、名簿の1つの列で管理します。催促は答えていない人だけに送ってください。全員に何度も流すと、通知そのものを切られます。
次の回まで名簿を残すには、誰が持つかを決める必要があります。幹事の個人の端末に残ったままにすると、次の回の幹事は使えません。個人情報保護委員会は、同窓会も個人情報取扱事業者に該当し得るとしていて、名簿を配るなど本人以外に個人データを提供する場合は原則として本人の同意を得る必要があるとしています。会として持つ場所を決め、それ以外の手元からは削除する形にしてください。
団体向けの連絡ツールを使うと、会員の一覧と連絡と出欠が同じ場所になり、答えていない人がそのまま分かります。メンバー以外は見られない作りのものを選べば、名簿を印刷して配らずに一覧を見せられるので、配るときの同意の問題も軽くなります。いま連絡に使っているメッセージアプリのグループと何が違うのかは、LINEグループとの比較に、退会したときに何が残るかと誰が見られるかの違いを並べてあります。誰でも入れる場と会員だけの場の違いを確かめたいときは、LINEオープンチャットとの比較を見てください。掲示板や写真の保存まで含む道具と比べるなら、BANDとの比較で保存できる量と期限の条件が分かります。
同じ作業は他の集まりでも起きています。年度で担当が入れ替わる前提での引き継ぎの形はPTAでの使われかたに、大会や発表会の案内を毎回出す形はサークルでの使われかたにまとめてあります。費用や始め方で先に確かめたいことがあれば、よくある質問を見てください。
例文を選ぶことは1時間で終わります。名簿をどこに残すかを決めることは、次の回の幹事の負担を決めます。案内状を作るこの機会に、そちらも合わせて決めておくのがおすすめです。
Q1. 同窓会の案内状の例文は、どこまで堅く書けばよいですか？
会の性格で決めてください。会費を集めて会場を借りる正式な会なら「拝啓」で始めて時季のあいさつを入れ、「敬具」で結びます。気軽に集まる会なら「前略」で始めて「草々」で結び、時季のあいさつは省きます。どちらにしても、頭語と結語の組み合わせは崩さず、文の丁寧さを最後までそろえてください。
Q2. 先生に出す案内状は、例文のどこを変えればよいですか？
3か所です。会費は金額を書かず「ご負担はございません」と書くか、会費に触れません。会場までの移動に配慮する一文を入れます。宛名の敬称は「様」ではなく「先生」にします。退職を祝う会を兼ねる場合は、先生から会費を預からないのが一般的なので、同窓生と同じ案内状をそのまま送らないでください。
Q3. 返信の面には何を書けばよいですか？
出席か欠席かを丸で囲む欄、氏名と旧姓の欄、電話とメールを分けた連絡先の欄、ひとことの欄の4つです。旧姓の欄がないと、氏が変わった人の返信が名簿の誰なのか分からなくなります。ひとことの欄は広く取ってください。欠席の人の近況は、当日に読み上げる材料になります。
Q4. 無料で使えるテンプレートはありますか？
マイクロソフトが同窓会の案内のテンプレートを配っていて、必要な項目を入れるだけで仕上がります。はがきに印刷して郵送するほか、画像として書き出せばメールやSNSでも送れます。文面は先に例文をもとに確定させてから流し込んでください。テンプレートの上で書き直すと、枠に収めることが目的になって文が短くなります。