Googleカレンダーが共有できないという相談は、実際には別々の症状がひとつの言葉でまとめられています。共有の操作そのものができないのか、操作は済んだのに相手の画面に出ないのか、出ているけれど内容が見えないのか。どれなのかを分けないまま設定をいじると、直ったかどうかも分からなくなります。この記事では、症状を4つに分け、権限の段階、相手側で必要な操作、スマートフォンでできることの制限、他のアプリに予定が渡らない場合の確かめ方を順に並べます。最後に、団体の予定をカレンダーの共有だけで回すときの限界も整理します。
共有できないと言われる症状は4つに分かれる
まず、いま起きていることがどれなのかを決めてください。ここを間違えると、直す場所を延々と探すことになります。
1つめが、共有の設定そのものができない症状です。共有の欄が開かない、相手を追加しても保存されない、権限の選択肢が出てこない。この場合、原因は自分の側にあります。カレンダーの所有者でない、または職場や学校のアカウントで管理者が共有を止めている可能性が高いです。
2つめが、共有の操作は終わったのに、相手の画面にカレンダーが出てこない症状です。これがいちばん多く、原因はほぼ相手側にあります。招待のメールを開いていないか、届いたメールが迷惑メールに入っているか、別のアカウントで開いているかです。
3つめが、カレンダーは出ているのに、予定の内容が見えない症状です。予定があることは分かるのに、名前も場所も見えない。これは権限の段階を上げれば直ります。
4つめが、Googleカレンダーの画面には出ているのに、別のアプリやウィジェットに予定が渡らない症状です。これは共有の問題ではなく、端末の側でアプリ同士のやりとりを止めている設定が原因になります。
自分がどれなのかを決めるには、相手に3つ聞いてください。カレンダーの名前が画面の左側に並んでいるか。並んでいるなら、予定の枠は見えているか。見えているなら、予定の名前は読めるか。この3つの答えで、症状は1つに絞れます。
共有の手順を1つずつ確かめる
症状の1つめと2つめのときは、手順を最初からたどり直すのが早いです。Googleカレンダーの共有は、パソコンのブラウザから行います。
カレンダーを開き、画面の左側にあるマイカレンダーの一覧から、共有したいカレンダーを探します。カレンダーの名前の右にあるその他アイコンから、設定と共有を開きます。左側の共有する相手をクリックし、ユーザーやグループを追加を選んで、相手のメールアドレスを入れます。
ここで止まる場所が2つあります。1つめが、共有したいカレンダーが自分の持ち物ではない場合です。他の人が作ったカレンダーを自分が共有し直すには、所有者から特定の権限をもらう必要があります。
重要: 所有権が他のユーザーにあるカレンダーを共有するには、そのユーザーから「予定の変更および共有の管理」権限を付与してもらう必要があります。 出典: jicoo.com
2つめが、そもそも共有の設定が使えない場合です。職場や学校のアカウントでは、共有できるかどうかを管理者が決めています。個人のアカウントでは出る選択肢が、組織のアカウントでは出ないことがあります。この場合、自分の操作でどうにかなる話ではないので、管理者に問い合わせてください。
相手のアドレスを入れて権限を選んだら、送信を押します。押さずに画面を閉じると、相手に何も届きません。追加したように見えて保存されていないのは、送信を押していないときに起きます。
権限は5つの段階に分かれている
症状の3つめは、権限の段階で説明が付きます。Googleカレンダーの共有では、相手に渡す権限を5つから選びます。下の段階から順に並べると、次のようになります。
いちばん下が、予定の表示で、時間枠だけが見えて詳細は見えない段階です。相手には予定が入っている時間だけが分かり、名前も場所も説明も見えません。
その上が、予定の詳細の表示です。予定の名前、日時、場所、説明といったすべての詳細が見えます。会の予定を知ってもらうだけなら、この段階で足ります。
その上が、変更可能で、限定公開の予定を予定の有無としてのみ表示する段階です。相手は非公開でない予定を編集でき、非公開の予定は編集できません。
その上が、予定の詳細を変更、表示可能です。相手はカレンダーの予定を編集でき、その予定を共有している他の人も確かめられます。
いちばん上が、予定の変更および共有の管理です。この段階を渡すと、相手は予定を完全に管理でき、さらにカレンダーを別の人に共有することもできます。
予定があることは分かるのに中身が見えないという相談は、いちばん下の段階で共有しているときに起きます。共有する相手の欄を開いて、その人の右に出ている権限を確かめ、予定の詳細の表示より上に変えてください。逆に、会員に予定を勝手に消されて困っている会は、渡している権限が上がりすぎています。行事の予定を見せるだけなら、2番目の段階で足ります。
相手の画面で起きていること
共有の操作を終えたのに相手の画面に出ないとき、相手の側で何が起きているのかを知っておくと、電話で確かめられます。
共有すると、相手にメールが届きます。そのメールの中のリンクをクリックすると、カレンダーが相手の画面に追加されます。つまり、相手がメールを開いてリンクを押すまで、カレンダーは出てきません。ここを知らずに「送ったのに出ない」と言い合っている場合が多いです。
相手がメールを見つけられないときの手順は4つです。1つめが、入れたメールアドレスが正しいかを確かめること。2つめが、迷惑メールとゴミ箱のフォルダを見てもらうこと。3つめが、送信者の名前で受信箱を検索してもらうこと。4つめが、共有の一覧から相手を削除して、もう一度追加し直すことです。
もうひとつ多い原因が、相手が複数のGoogleアカウントを持っている場合です。仕事のアカウントと個人のアカウントを使い分けている人は珍しくありません。共有したアドレスとは別のアカウントでカレンダーを開いていると、当然そこには出てきません。相手に、画面の右上に出ているアドレスを読んでもらうのがいちばん速い確かめ方です。
会の役員で共有する場合は、確かめる手順を決めておいてください。共有した側が送信を押したら、相手に電話かメッセージで一声かけ、相手がリンクを押して画面に出たことを返事してもらう。この往復を1回入れるだけで、行事の当日に「予定を知らなかった」という事故が消えます。
スマートフォンのアプリでは、新しいカレンダーを登録できない
見落としやすい制限がここです。共有されたカレンダーを新しく登録する操作は、パソコンのウェブブラウザからしかできません。
新しいカレンダーを登録するには、パソコンのウェブブラウザを使用する必要があります。Android、iPhone、iPad 向けの Google カレンダー アプリでは、カレンダーに登録できません。 出典: jicoo.com
この制限の効き方が、団体の連絡では厄介です。会員の多くがスマートフォンしか持っていない会で、カレンダーを共有しても、相手はスマートフォンのアプリの中では登録の操作ができません。招待のメールに入っているリンクをスマートフォンのブラウザから開く形になり、そこで画面の表示が崩れたり、別のアカウントで開いてしまったりします。
回り道は2つあります。1つめが、パソコンを持っている会員には最初にパソコンで登録してもらい、そのあとスマートフォンのアプリを開いてもらうことです。一度登録すれば、アプリの側にも自動で出てきます。2つめが、パソコンを持っていない会員には、カレンダーの共有ではなく別の手段で予定を伝えることです。
会員全員にカレンダーを共有する形を目標にしている会は、この制限を先に知っておいてください。パソコンを持っている会員の割合が低い会では、共有が完了する人の数が想定より伸びません。役員の間だけをカレンダーで共有し、会員には別の道で予定を届ける形にすると、無理がなくなります。
カレンダーを追加する3つの道を使い分ける
相手の画面に出ないときに使える回り道が、招待のメールを待たずに相手の側から登録してもらう方法です。追加の道は3つあり、それぞれ条件が違います。
1つめが、カレンダーに登録です。相手がパソコンでGoogleカレンダーを開き、左側の他のカレンダーの横にある追加のアイコンから、カレンダーに登録を選びます。そこに共有元のメールアドレスを入れると、一覧からカレンダーを選べます。すでに共有されている場合は、他のカレンダーの欄にそのまま表示されます。共有されていない場合は、所有者にアクセスを許可してほしいというメールが送られます。
2つめが、URLで追加です。これは相手のカレンダーが一般公開されている場合にだけ使えます。公開のカレンダーのURLを入れると、他のカレンダーの欄に追加されます。会の行事の予定を誰にでも見せてよい会では、この道が一番手数が少なくなります。
3つめが、招待のメールのリンクを押す道です。ふつうの共有はこれになります。
この3つで直らない場合に確かめる点が1つあります。登録できるのはGoogleのカレンダーだけです。他のカレンダーサービスの予定表を、カレンダーに登録の機能で取り込むことはできません。会員が使っている予定表がGoogleのものでない場合、そもそも共有の対象になりません。
アクセスの許可を求めるメールが来た側の手順も知っておいてください。メールのリンクを開くと設定の画面が出るので、その人に渡す権限を5つの中から選んで送信を押します。ここで権限を選ばずに閉じると、相手はいつまでも待つことになります。
予定は見えているのに、他のアプリに出ないとき
症状の4つめがこれです。Googleカレンダーの公式のアプリには予定が出るのに、端末に元から入っているカレンダー、ホーム画面のウィジェット、シフトを管理するアプリには出てこない。この場合、共有の設定はどこも間違っていません。
Googleカレンダー公式アプリには表示されるのに、端末の標準カレンダー、ウィジェット、シフト管理アプリなどには表示されない場合は、Googleカレンダーアプリの「設定」→「全般」にある「Googleカレンダーのデータを他のアプリと共有」も確認しましょう。この設定がオフだと、端末のCalendar Providerを利用する第三者アプリが予定を取得できないことがあります。Google製アプリやOAuthなど別方式で接続するアプリは、この設定の影響を受けません。 出典: jicoo.com
この設定は、端末の中でアプリ同士が予定のデータを受け渡す経路を開けるか閉じるかの切り替えです。閉じていると、Googleのアプリの中では予定が見えているのに、他のアプリからは何も見えません。共有の設定をいくら見直しても直らないのは、見ている場所が違うからです。
会員から「ウィジェットに出ない」と言われたときは、まずここを確かめてもらってください。設定を開き、全般の中から他のアプリと共有する項目を探して、オンになっているかを見るだけです。
連携をうたっているサービスでも、つながり方が同じとは限りません。予定を直接同期するもの、購読の形で読み込むもの、予定をコピーするもの、記録として取り込むだけのものがあります。会で使っているサービスに予定が出ないときは、そのサービスがどの方式でつながっているのかを先に確かめると、探す場所が絞れます。
職場や学校のアカウントは管理者の設定が優先される
会社や学校から配られたアカウントでカレンダーを使っている場合、自分の操作より管理者の設定が優先されます。ここを知らないと、直せない設定を延々と探すことになります。
管理者が決められることは3つあります。1つめが、カレンダーを組織の外の人と共有できるかどうか。2つめが、共有できる場合に、外の人に渡せる権限の上限。3つめが、組織の中の人に対して予定の詳細をどこまで見せるかの既定値です。
外部との共有が止められている組織では、学校のアカウントで作ったカレンダーを保護者に共有できません。この状態で共有の欄をいくら探しても選択肢は出てきません。学校の行事の予定を保護者に届けたい場合は、個人のアカウントで作り直すか、別の手段を使うかの判断になります。
もうひとつ知っておきたいのが、管理者の側からは予定の詳細が見える可能性があることです。共有していないカレンダーでも、組織の管理者はその中身を確かめられる場合があります。仕事のアカウントで会の予定を管理している人は、この点を踏まえて使い分けてください。
学校や職場のアカウントで予定を回している団体は、アカウントの持ち主が組織を離れたときの扱いも決めておいてください。卒業や異動でアカウントが止まると、そこに保存されていた予定は取り出せなくなります。会として続ける予定表は、組織のアカウントの外に持つほうが安全です。
登録したカレンダーが増えすぎたとき
長く使っている会員の画面では、カレンダーの数が積み上がっていきます。役員を何年も務めている人の画面には、過去に共有された予定表が並んだままになっていることがあります。
登録の数には目安があります。登録したカレンダーが400を超えると、カレンダーを開いたときの動きが重くなる場合があると案内されています。会の役員が複数の団体をまとめている場合、この数に近づくことは十分あり得ます。
動きが重いという相談を受けたときは、共有の設定より先にカレンダーの数を数えてもらってください。使っていない予定表の登録を外すだけで軽くなることがあります。登録を外しても、そのカレンダーの中身が消えるわけではありません。所有者の側には残るので、必要になったらもう一度登録できます。
表示を消すだけでよい場合は、左側の他のカレンダーの欄で、そのカレンダーのチェックを外してください。登録は残ったまま、画面から消えます。年に1回しか使わない予定表は、この形で隠しておくと画面が読みやすくなります。
役員の引き継ぎのときには、この整理も一緒にやってください。前の役員の画面に並んでいた予定表のうち、どれを新しい役員に共有し直す必要があるのかを一覧にしておくと、引き継ぎの後に「あの予定が見えない」という連絡が来なくなります。
共有をやめるときの操作
共有をやめる操作も、症状の切り分けに使えます。うまく共有できないときに、一度やめて最初からやり直すのが確実な場合があるからです。
特定の相手への共有をやめる場合は、設定と共有を開き、共有する相手の欄でその人の名前の横にある削除のアイコンを押します。相手の画面からは、そのカレンダーが消えます。
一般公開で共有していた場合は、予定のアクセス権限の欄にある一般公開の設定をオフにします。職場や学校の全員に見せていた場合も、同じ欄の組織向けの設定をオフにします。
役員が代わるときに気を付けたいのが、消す順番です。新しい役員に共有し直す前に古い役員の共有を消すと、その期間は誰もカレンダーを見られなくなります。先に新しい役員を追加し、画面に出たことを確かめてから、古い役員を外してください。
会を退いた人の共有を外す手順は、引き継ぎの紙に1行で書いておくと忘れません。退会した人が会の予定を見続けられる状態は、会員から見ると気になります。年度の切り替えのときに、共有する相手の一覧を上から読み直す作業を入れてください。
カレンダーそのものを削除するのは、慎重に判断してください。所有者が削除すると、共有していた全員の画面から予定が消えます。過去の行事の記録として残す価値がある予定表は、削除ではなく共有を外す形にとどめるほうが安全です。
カレンダーごとではなく、予定1件だけを知らせる
共有でつまずいている会が見落としがちな道が、カレンダーそのものを共有せず、予定を1件ずつ知らせる形です。行事が年に数回しかない会では、こちらのほうが手数が少なくなります。
予定を作るときに、その予定へ参加する人のメールアドレスを入れる形になります。相手には予定の案内が届き、相手が受け取れば、その予定だけが相手のカレンダーに並びます。カレンダーを登録する操作が要らないので、パソコンを持っていない会員でも受け取れます。
この形の長所は3つあります。1つめが、相手の側の操作が少ないこと。2つめが、渡した相手にだけその1件が見えるので、会の他の予定まで見せずに済むこと。3つめが、出席するかどうかの返事を、その案内の上で受け取れることです。
短所も3つあります。1つめが、行事ごとに宛先を入れ直す手間がかかること。会員が50人いれば、毎回50人分のアドレスを扱います。2つめが、宛先の入れ間違いで届かない人が出ること。3つめが、会員のメールアドレスを会で管理し続けなければならないことです。アドレスが変わったことを本人が知らせてこない限り、届かなくなったことに気付けません。
年に1回か2回の総会だけを知らせる会なら、この形で足ります。毎週練習がある部活や、月に何度も集まる教室では、宛先を入れ直す手間が積み上がるので、別の道を考えたほうが楽になります。
直らないときに切り分ける順番
ここまでの内容を、確かめる順番に並べ直します。上から順に見ていけば、どこで止まっているかが必ず分かります。
1つめに、自分がそのカレンダーの所有者かどうかを見ます。所有者でなければ、共有を管理する権限をもらうところから始めます。
2つめに、職場や学校のアカウントかどうかを見ます。組織のアカウントなら、共有の可否は管理者の設定で決まっています。個人のアカウントで作り直せるかを検討してください。
3つめに、送信を押したかどうかを見ます。相手を追加した画面を閉じただけでは、何も送られていません。
4つめに、共有する相手の欄に相手の名前が残っているかを見ます。残っていなければ、保存されていません。
5つめに、その相手に渡している権限を読みます。予定の表示で時間枠のみになっていれば、内容は見えません。
6つめに、相手に招待のメールが届いているかを聞きます。迷惑メールとゴミ箱まで見てもらってください。
7つめに、相手が開いているアカウントのアドレスを読んでもらいます。共有したアドレスと違えば、そこで終わりです。
8つめに、相手がパソコンで操作しているかを聞きます。スマートフォンのアプリでは新しい登録ができません。
9つめに、Googleカレンダーのアプリには出るのに他のアプリに出ないのかを分けます。そこまで来ていれば、共有ではなく端末の設定の話です。
確かめた段をその場で書き留めておくと、同じ相談が次に来たときに読み返せます。この9段を紙に書いて、役員の引き継ぎ書に挟んでおいてください。毎年同じ質問が来る会では、電話で一緒に上から読むだけで片付きます。
団体の予定をカレンダーの共有だけで回すときの限界
ここまでの内容を踏まえると、カレンダーの共有が向いている場面と、向いていない場面が分かれます。
向いているのは、役員や指導者といった少人数で、予定を見合う場合です。人数が少なければ、共有の操作が済んだかを1人ずつ確かめられます。パソコンを使える人に限られていれば、登録の制限も問題になりません。
向いていないのは、会員全員に予定を届ける場合です。理由は3つあります。1つめが、相手の側で登録の操作が必要なこと。50人の会で全員に共有すると、登録が終わっていない人を追いかける作業が発生します。2つめが、スマートフォンのアプリからは登録できないこと。3つめが、出欠を集める仕組みがないことです。
3つめが実務ではいちばん大きくなります。行事の予定を見せることはできても、誰が来るのかは分かりません。出欠を別の場所で集めることになり、予定と出欠が2か所に分かれます。集計は役員が手で足すことになるので、予定を共有したのに作業は減っていない状態になります。
予定の変更が伝わりにくいのも弱点です。カレンダーの上で日付を動かしても、相手の画面に通知が出るかどうかは相手の設定によります。雨で中止になった行事を伝えるには、結局別の連絡が必要になります。
団体の予定を回すなら、予定と出欠と連絡が同じ場所にある道具のほうが、役員の手数は少なくなります。カレンダーは、役員の間の下調べに使い、会員に向けては別の道を用意する形が現実的です。
出欠まで取るなら道具を分けて考える
会の予定を届けるところから、出欠を集めて当日の連絡を回すところまでを1つの流れで考えると、道具の選び方が変わります。
いま多くの会が使っているのはLINEのグループです。連絡はすぐ届きますが、予定表としては使いづらく、過去の行事の日程をさかのぼるのが難しくなります。出欠も、返事が会話の中に混ざるため、役員が読み返して数える作業が残ります。この違いを整理したものがLINEグループとの比較にあります。
誰でも入れる公開の場所と、招いた人だけが入る場所の違いはLINEオープンチャットとの比較で扱っています。会員の名前と出欠の状況は、メンバー以外は見られない場所で扱うのが前提になります。
掲示板と予定表を持つ無料のグループ機能から移す場合に何が変わるかはBANDとの比較にまとめました。予定表と出欠の集計が同じ画面にあるかどうかで、役員の作業が変わります。同じく無料で使える仕組みとの違いはFacebookグループとの比較で扱っています。会員がそのサービスのアカウントを持っている必要があるかどうかが、年配の会員がいる会では差になります。
部活や少年団のように、練習と試合の予定が毎週動く団体の使いかたはサークルでの使われかたに例を並べています。教室で、振替や欠席の連絡を予定と一緒に扱う形は教室での使われかたのほうが近くなります。
費用や使い始めの手順でよく聞かれることはよくある質問にまとめてあります。カレンダーの共有でつまずいている会は、予定を見せることだけが目的なのか、出欠まで集めたいのかを先に決めてください。目的が後者なら、共有の設定を直し続けるより、道具を選び直すほうが早く終わります。役員の間で予定を見合うところはカレンダーに残し、会員に向けた案内と出欠だけを別の場所に移す形でもかまいません。すべてを一度に移す必要はなく、手で数えている工程から順に置き換えていくと、途中で止まりません。
Q1. 共有の操作は終わったのに、相手の画面にカレンダーが出てきません？
共有すると相手にメールが届き、その中のリンクを押すまでカレンダーは表示されません。まずメールアドレスが正しいかを確かめ、相手に迷惑メールとゴミ箱を見てもらってください。それでも見つからない場合は、共有の一覧から相手を削除してもう一度追加します。相手が複数のGoogleアカウントを使っていて、別のアカウントで開いている場合もあります。
Q2. 予定が入っていることは分かるのに、内容が見えません？
権限の段階が一番下になっています。予定の表示で時間枠のみを選ぶと、名前も場所も説明も相手には見えません。設定と共有を開き、共有する相手の欄でその人の権限を予定の詳細の表示に変えてください。編集させる必要がないなら、この段階で足ります。
Q3. スマートフォンだけで、共有されたカレンダーを追加できますか？
新しいカレンダーを登録する操作は、パソコンのウェブブラウザからしかできません。Android、iPhone、iPad向けのアプリでは登録の操作そのものが用意されていません。一度パソコンで登録すれば、その後はスマートフォンのアプリにも自動で表示されます。パソコンを持っていない会員には、別の手段で予定を届ける形を用意してください。
Q4. 会員全員の出欠をカレンダーの共有で集められますか？
集められません。カレンダーは予定を見せる仕組みで、出欠を答えて集計する機能は用意されていません。予定を共有したうえで、出欠は別の場所で集めることになり、集計は役員が手で行います。予定と出欠と連絡を同じ場所で扱える道具に移したほうが、役員の作業は少なくなります。