複数人の日程調整ツールを探している人の困りごとは、候補日を出すことではありません。出した候補日に半分しか回答が来ないこと、そして全員が丸を付けられる日が1つも残らないことです。人数が増えるほどこの2つは確実に起こります。この記事では、複数人向けの日程調整ツールを3つの型に分けて整理し、無料の範囲がどこで切れるか、候補日をどう出せば決まるのかを順に示します。
人数が増えると、日程調整が急に難しくなる
3人の予定を合わせるのと、20人の予定を合わせるのは、同じ作業の延長ではありません。全員が空いている日が残る確率は、人数が増えるにつれて急に落ちます。1人が週のうち1日だけ都合がつかないとしても、それが20人分バラバラに散れば、候補に出した5日はほぼ全部つぶれます。
だから、人数の多い会での日程調整は、全員が丸を付ける日を探す作業ではなくなります。誰が欠けてよいかを決める作業に変わります。ここを先に理解しておかないと、候補日を出し直すたびに同じ壁に当たります。ツールは候補日を集めてくれますが、誰が欠けてよいかは決めてくれません。
もう1つの壁が、回答が揃わないことです。回答しない人の理由は、忘れているか、開いていないか、開いたけれど都合が分からず後回しにしたかのどれかです。日程調整ツールを替えて効くのは、このうち前の2つだけです。残りは締め切りの置き方と督促の仕組みで解決します。
スケコンは、1対1から複数人まで対応できる国産の日程調整ツールです。フリープランでは主催できる調整が月8件までですが、基本機能を一通り無料で利用できます。 出典: boxil.jp
日程調整の道具が増えたのは、この作業に人の時間がかかりすぎていたからです。候補日をメールに書き写し、返信を表に転記し、足りなければもう一度候補を出す。この往復が、会議1件あたり何日もかかっていました。いま出回っている道具は、ほぼすべてこの転記作業を消すために作られています。
複数人の日程調整ツールは3つの型に分かれる
数十種類ある道具は、とりまとめる立場から見れば3つの型に収まります。型が分かれば、比べるべき相手が2つか3つに絞れます。
型1 URLを配って出欠表を埋めてもらう
候補日を並べた表を作り、URLを配って丸と三角を付けてもらう型です。もっとも広く使われている道具は会員登録が要らず、参加者はURLを開いて名前を打ち、候補日ごとに丸と三角を押すだけで終わります。2006年から続いている道具もあり、いまも月間の利用者が600万人を超えると公表されています。
強いのは、参加者側の負担がいちばん軽いことです。アプリを入れる必要もアカウントを作る必要もありません。人数が多く、全員の習熟度が揃っていない会では、この軽さが決定的に効きます。
弱点は、名簿を持たないことです。回答者が自分で名前を打つため、同じ人が違う表記で2回答えることがあります。誰が答えていないかも、主催者が自分で照らし合わせる必要があります。表そのものも1回で終わるので、次の会議のときは作り直しです。
型2 カレンダーと連携して候補日を自動で出す
参加者のカレンダーを読み、空いている時間だけを候補として並べる型です。日程が確定すると自分のカレンダーに予定が入り、オンライン会議のURLも同時に発行されます。仕事の打ち合わせや商談では、この型が主流になりました。
強いのは、候補日を人が考えなくてよいことです。転記も確認も消えます。弱点は、全員が同じカレンダーを使っていることが前提になる点です。無料の範囲では、予定を考慮できる人数が2人までに制限されている道具もあります。会員のカレンダーが揃っていない町内会やPTAでは、この型の強みがほとんど出ません。
型3 すでに使っているグループの中で日程を決める
会の連絡に使っているグループアプリの中に、予定と出欠の機能がある型です。メンバーが決まっているので、答えていない人が名前で分かります。決まった日程はそのまま予定表に残り、書き直せばお知らせも一緒に直ります。
強いのは、日程調整が1回で終わらないことです。毎月の役員会、毎週の練習、年間の行事。繰り返す予定を同じ場所に積み上げられます。弱点は、メンバーに入ってもらう手間が最初に1回だけかかることです。この1回を越えれば、以後の調整は毎回軽くなります。
アイテマスは、URLリンクを生成し、相手に送るだけで予定確認ができるツールです。1対1の日程調整以外にも、同席者を指定した日程調整や、複数人での日程調整を行えます。またダブルブッキング防止機能や、仮押さえ機能などビジネスに便利な機能を搭載しています。 出典: boxil.jp
型を選び違えると、機能が足りないのではなく余ります。余った機能は覚える負担として残り、次の担当に渡すときの壁になります。
無料の範囲は、道具ごとにまったく違う
無料で使える日程調整ツールは多くありますが、無料の切れ方が道具ごとに違います。ここを読まずに決めると、行事のさなかに止まります。
切り方は主に3つです。1つめは主催できる回数で切る形。ある国産の道具は、フリープランで主催できる日程調整が月8回まで、有料のプランにすると月20回までになります。回答する側は無料のまま無制限です。2つめは、考慮できる人数で切る形。カレンダー連携型のある道具は、調整の回数は無制限なのに、予定を考慮できるのがフリープランでは2人までと決まっています。3つめは、機能で切る形。リマインドや設問の追加が有料になる形です。
会の行事の回数を先に数えてください。毎月の役員会が12回、季節の行事が4回、臨時の打ち合わせが数回。合わせて年20回を超えるなら、回数で切る形の無料プランでは足りません。逆に年に数回しか使わないなら、回数の制限はまったく気になりません。
有料になる場合の相場も見ておきましょう。個人向けの日程調整ツールは、1人あたり月額660円から1,500円あたりに集まっています。年払いにすると1割から2割ほど安くなる設定が一般的です。とりまとめる人が1人だけ契約する形なら負担は小さいのですが、会費から出す場合は会計の承認が要ります。承認に会議が要るなら、その会議の日程調整から始まることになります。
選ぶときに効く5つの軸
機能表を全部比べる必要はありません。人数の多い会では、次の5つで足ります。
軸1 回答する側が、新しいIDとパスワードを作らずに済むか
ここが回答率のほとんどを決めます。年配の会員がいる会では、IDとパスワードを1つ増やすだけで答える人が減ります。URLを開くだけで答えられるか、すでに全員が持っているアカウントでそのまま入れるかを最初に確かめてください。
軸2 答えていない人が、名前で分かるか
分からない道具だと、督促は全員に届きます。答えた人が同じ催促を2回受け取ると、通知を切ります。切られた通知はあとから戻りません。人数が多い会ほど、ここは効きます。
軸3 候補日を出し直すときに、前の回答が残るか
1回目の候補が全滅したとき、2回目をゼロから集め直すのか、前の回答に足す形にできるのか。集め直す形だと、答える側は同じ作業を2回することになり、2回目の回答率は確実に落ちます。
軸4 決まった日程が、そのまま予定表に残るか
日程調整が終わった瞬間に、その情報が別の場所へ書き写される作業が残る道具があります。決まった予定がそのまま残る形なら、書き写しと食い違いが消えます。雨天中止や時刻変更のたびに直す場所も1か所で済みます。
軸5 担当が代わるときに、引き継げるか
日程調整の履歴が個人のアカウントにだけ残る形だと、担当が代わった時点で過去が見えなくなります。去年の総会がいつだったかを調べるだけで、前の担当に電話することになります。記録が会に残る形かどうかを見てください。
候補日の出し方で、決まるまでの時間が変わる
道具を替えても決まらない会には、候補日の出し方に共通の癖があります。直せば道具を替えずに決まることもあります。
まず、候補日は多く出しすぎないほうがよいです。10日並べると、答える側は全部を自分の手帳と照らし合わせることになり、後回しにされます。4日から5日に絞ったほうが、回答は速く戻ります。
次に、曜日と時刻を揃えます。土曜の午前、日曜の午前、土曜の午後がバラバラに混ざると、答える側は毎行ごとに考え直します。同じ時刻で曜日だけ変える形にすると、判断が1回で済みます。
3つめに、決め方を先に書きます。全員が丸でなくても多数で決める、役員が全員そろう日を優先する、人数が同じなら早い日にする。この基準を候補日と一緒に示しておくと、決めたあとの不満が出ません。基準を後から作ると、必ず誰かが納得しません。
4つめに、締め切りを1行目に書きます。文末に添える形は、途中で読むのをやめた人に届きません。締め切りの日付と、答えないとどうなるかを先頭に置いてください。
5つめに、予備日を先に置きます。雨天や体調不良で流れたときの振り替え先を、最初の調整で一緒に決めてしまう。これだけで、2回目の日程調整が丸ごと消えます。行事の多い会では、この手が最も効きます。
使う前に確かめておきたい注意点
日程調整ツールは便利ですが、人数が多い会では後から問題になる点がいくつかあります。
回答が全員に見えてよいかを決める
出欠表の形は、誰がいつ都合が悪いかが全員に見えます。会議なら問題になりませんが、保護者や生徒が関わる集まりでは、都合の悪い日を他人に知られたくないという声が出ることがあります。回答を主催者だけが見られる設定があるかを確かめてください。回答を保護する機能を持つ道具もあります。
名前の書き方を先に指定する
URLを配る型では、参加者が自分で名前を打ちます。姓だけの人、フルネームの人、ニックネームの人が混ざると、集計の最後に照らし合わせる作業が発生します。案内文に「姓と名をフルネームで」と1行入れておくだけで消えます。
会の外に見える形になっていないかを見る
URLを知っている人が開ける仕組みの道具では、URLが会の外に転送された時点で中身が見えます。参加者の名前が並ぶ表を外に出したくない場合は、メンバー以外が開けない仕組みを選ぶ必要があります。ここは機能の比較表には出てきにくい点です。
契約を止めたときに、記録がどうなるかを読む
有料のプランを止めたあと、過去の調整の履歴が見られなくなる道具があります。総会や行事の記録として残したい場合は、止めたあとに読めるのか、書き出して保存できるのかを契約前に確かめてください。
会の性格によって、向く型が変わる
同じ複数人の日程調整でも、会の性格で向く型が変わります。すでに使っている連絡手段との比べ方を、分野ごとに並べておきます。
もっとも多いのは、LINEのグループの中で「何日が空いていますか」と聞いている会です。速いのですが、トークは新しい発言で上へ流れるため、答えが増えるほど集計が難しくなります。LINEグループとの比較では、連絡の残り方、予定の扱い、役員が代わったときの引き継ぎまで項目ごとに並べているので、いま詰まっている箇所を確かめる材料になります。
匿名の参加者を含む集まりなら、LINEオープンチャットとの比較が参考になります。匿名で入れる場は人を集める入口として強い一方、誰が答えたか分からない形は日程調整の集計に向きません。入口と名簿は分けて考える必要があります。
PTAや少年団で使われているグループアプリと比べるなら、BANDとの比較を見てください。予定と出欠の扱い、保存したものが自動で削除される仕様かどうかといった、日程調整の機能表には出てこない差を並べています。
掲示板とイベント機能が揃っている場と比べたい場合は、Facebookグループとの比較が近い題材です。参加にそのサービスのアカウントが必要かどうかが、人数の多い会では大きな差になります。
実際の画面に近い見本を見たい場合は、分野ごとの例が役に立ちます。町内会での使われかたは、回覧板の代わりに使い、行事の写真と次の集まりの日程が同じ場所に残る形です。PTAでの使われかたは、連絡先を交換せずにやりとりし、参加を承認してから入ってもらう形になっています。費用や退会の条件はよくある質問に並んでいます。
それでも決まらないときの決め方
候補日を出し直しても全員が揃う日が出ないとき、いつまでも調整を続ける会があります。人数が多い会では、揃う日は最初から存在しないと考えたほうが現実的です。
決め方は3つあります。1つめは、必ず来てほしい人を先に決める形です。議決が必要な会なら、定足数に必要な人数が揃う日を探します。全員ではなく、必要な人数です。2つめは、日を先に決めて欠席を受け入れる形です。毎月第2土曜の午前と決めてしまえば、調整そのものが消えます。3つめは、来られない人が後から追いつける形にすることです。記録が残り、動画があれば文字で読める場所があるなら、欠席の重さが変わります。
3つめの手は、日程調整の道具では解決しません。決まったことと当日の記録が同じ場所に残るかどうかの話です。人数が増えるほど、揃える努力より、欠けた人が追いつける形を作るほうが会は続きます。
候補日は4日に絞り、決め方を先に書き、予備日を一緒に置く。この3つを守れば、複数人の日程調整はほとんど一度で決まります。決まったあとに手が要らなくなることが、とりまとめる立場にとっていちばんの成果です。
転記をやめるだけで、決まるまでが何日短くなるか
日程調整に時間がかかる会を見ていくと、道具を使っていないのではなく、道具と手作業が半分ずつ混ざっていることが多くあります。候補日はツールで集めているのに、集まった結果を表計算に写し、そこで数えて、決まった日をまたメールで流す。この写し替えのたびに1日ずつ止まります。
止まる理由は、写し替えが人の手だからです。手が空いた夜にしかできない作業が3つ挟まると、それだけで3日かかります。ツールを入れても決まるのが速くならないと感じる会は、ほぼこの形になっています。写し替えを1つ消すごとに、決まるまでが1日短くなります。
写し替えが起きやすい箇所は決まっています。候補日を作るとき、集まった回答を数えるとき、決まった日を全員に知らせるときの3か所です。1か所目は、前回の行事の日付を土台に候補を作る形にすれば消えます。2か所目は、人数を自動で数える道具を選べば消えます。3か所目は、決まった日程がそのまま予定表に入る形を選べば消えます。
3か所すべてを消せる道具は限られていますが、消せる箇所を1つずつ増やしていくだけで、とりまとめる人の負担ははっきり軽くなります。どの道具が優れているかより、いま自分が手で写している箇所がどこかを数えるほうが先です。
来られない人への配り方を、調整と同時に決める
人数が多い会の日程調整は、来られない人を必ず生みます。その人にどう伝えるかを調整と同時に決めておくと、日程が決まったあとの作業が消えます。
いちばん多いのは、後日に同じ説明を口頭で繰り返す形です。来られなかった人が3人いれば3回、電話や立ち話で同じ話をします。とりまとめる人の時間はここでもっとも消えていきます。決めた内容をその場で1件残しておけば、この繰り返しが1回で済みます。
会議や説明会なら、動画を保存できる場所があると強いです。アップロードした動画の音声が自動で文字になる仕組みがあれば、来られなかった人は数分で読み終えられます。話した人ごとに分かれていれば、誰が何を言ったかまで追えます。行事の説明や当番の割り振りは、口頭より文字のほうが正確に伝わります。
配り方を決めておくと、日程調整そのものの重さも変わります。どうしても外せない人を絞り込めるようになり、残りの人は追いつける前提で日を決められます。全員が揃う日を探し続けるより、この形のほうが早く決まり、決まったあとに苦情も出ません。
道具を替えるときの手順
いま動いている日程調整の形を替えるのは、機能を比べるより神経を使います。順番を守れば混乱はほとんど起きません。
まず、替える範囲を日程調整だけに絞ります。連絡も写真も予定表も同時に移すと、うまくいかなかったときに何が原因か分からなくなります。最初の1回は、次の1件の日程調整だけに使ってください。
次に、1回だけ並走させます。いままでの方法と新しい方法の両方で候補日を集め、回答の戻り方を見比べます。手間は1回だけ二重になりますが、この1回で回答率が読めます。並走させずに替えると、回答が少なかったときに道具のせいなのか案内文のせいなのか判断できません。
3つめに、入り方の案内を紙1枚にします。URLを開いてから回答を送るまでの手順を、画面の絵とともに1枚にまとめる。年配の会員には、この紙が口頭の説明の何倍も効きます。会合の場で一緒に1回やってしまうのが、いちばん速い方法です。
4つめに、答えない人の名前を控えます。3回続けて答えない人が分かれば、道具の問題か個人の事情かを切り分けられます。個人の事情なら、その人だけ電話で聞く形を残せばよい話です。全員を1つの道具に揃えることが目的ではありません。
最後に、引き継ぐ方法を書き残します。次の担当に渡すものが何で、過去の日程がどこから見られるのか。最初の年に書いておけば、2年目以降は自動的に続きます。
繰り返す予定は、調整しないで済ませる
毎回の日程調整をなくす方法もあります。繰り返す予定を先に固定してしまう形です。
毎月第2土曜の午前、毎週水曜の夜、第3日曜の朝。曜日と週で決めておけば、その都度の調整は消えます。月ごとに日付が変わっても、曜日と週が同じなら覚えられます。年間の行事も、春の総会は4月の第3日曜、秋の運動会は10月の第2土曜と決めてしまえば、毎年の調整が消えます。
固定すると、必ず来られない人が出ます。ここで固定をやめて毎回調整に戻す会が多いのですが、来られない人が出ることと、調整に戻すことは別の話です。固定したまま、来られない人が追いつける形を作るほうが、全体の時間は短くなります。
固定する日を決めるときだけは、丁寧に調整する価値があります。1年分の予定がこの1回で決まるので、候補を4つに絞って全員に聞き、多数で決める。この1回にかける時間は、毎月調整し続ける時間より確実に短くなります。
年間の予定表を作ったら、全員が同じ場所で見られるようにしてください。紙で配ると年度の途中で行方不明になります。予定表が1か所にあり、書き直せばお知らせも一緒に直る形なら、変更の連絡漏れも消えます。
人数の規模ごとに、進め方を変える
同じ複数人でも、5人と50人と300人では進め方が変わります。規模を無視して同じやり方を当てると、どこかで必ず止まります。
5人から10人の会なら、候補日を3つ出して、返事のない人に個別で聞くのがいちばん速いです。道具に頼るより、その場で決めてしまったほうが早い規模です。無料の範囲がどこで切れるかも気にする必要がありません。
10人から50人の会になると、個別に聞く形が破綻します。誰が答えていないかを数える作業が発生するため、未回答が名前で分かる道具が必要になります。この規模から、回答率と督促の仕組みが結果を左右しはじめます。毎月の役員会や部活の保護者会は、ほぼこの帯に入ります。
50人を超える会では、全員が揃う日を探すことをやめたほうがよいです。定足数に必要な人数、あるいは必ず来てほしい役職の人が揃う日で確定し、残りの人には記録で追いついてもらう。町内会の総会や大きな行事は、この形で運営されているものが多くあります。
300人を超える規模になると、日程調整は事前の告知に変わります。日付を先に決めて告知し、参加できる人が申し込む形です。この段階では、日程調整の道具より、申し込みを受けて名簿に残す仕組みのほうが要ります。申し込みに質問を付けて、答えを見てから承認できる形なら、当日の準備も読めるようになります。
規模が変われば、道具も変わります。会員が増えて日程調整が回らなくなったときは、道具の使い方を工夫するより、進め方そのものを1段上の形に変えるほうが早く片付きます。
日程が決まったあとに、まだ残る作業を数える
日程調整ツールを比べるとき、多くの人は候補日を集めるところまでを見ます。ところが、とりまとめる人の時間を実際に食っているのは、日が決まったあとの作業です。ここを数えておくと、選ぶ道具が変わります。
決まったあとに残る作業は、だいたい6つです。全員への通知、会場の押さえ、当日の持ち物の案内、来られない人への連絡、変更が出たときの再連絡、そして終わったあとの記録です。日程調整だけを引き受ける道具は、このうち1つめの通知までしか面倒を見ません。残りの5つは手作業のまま残ります。
会場の押さえは、決まった日を別のシステムに打ち込む作業です。公共施設の予約は窓口や別の画面で行うことが多いため、ここは当面なくなりません。ただし、押さえた結果を予定表に書き戻す作業は消せます。予定を1か所で持ち、書き直せばお知らせも一緒に直る形なら、二重管理が終わります。
変更が出たときの再連絡は、いちばん漏れやすい作業です。雨天中止、時刻の繰り下げ、会場の変更。日程調整のURLを配り終えたあとに変更が出ると、もう一度全員に連絡することになります。予定と連絡が同じ場所にあるかどうかで、この作業の重さが変わります。
終わったあとの記録は、次の年に効きます。去年の総会が何月何日で、何人来て、何を決めたか。これが同じ場所に残っていれば、来年の日程調整は候補日を作るところから軽くなります。残っていなければ、毎年ゼロから始めることになります。
日程調整ツールを選ぶときは、この6つのうちいくつを引き受けてくれるかで比べてください。候補日を集める機能はどの道具にもあります。差が出るのは、決まったあとの部分です。
Q1. 複数人の日程調整ツールは無料のままで使えますか？
使えます。URLを配って出欠表を埋めてもらう型は、会員登録なしで無料で使えるものがあります。ただし無料の切れ方は道具ごとに違い、主催できる調整が月8回までのもの、予定を考慮できるのが2人までのものがあります。会の行事の回数を先に数え、その数が無料の範囲に収まるかを確かめてから決めてください。
Q2. 候補日は何日くらい出すのがよいですか？
4日から5日が目安です。10日並べると答える側は全部を手帳と照らし合わせることになり、後回しにされます。曜日と時刻を揃え、同じ時刻で曜日だけ変える形にすると、判断が1回で済んで回答が速く戻ります。あわせて締め切りを1行目に書いてください。
Q3. 全員が空いている日が1日も残らないときはどうすればよいですか？
必ず来てほしい人を先に決め、その人数が揃う日で確定するのが現実的です。議決が必要な会なら、定足数に必要な人数で判断します。あわせて、毎月第2土曜の午前のように日を固定してしまう形も有効で、この場合は調整そのものが消えます。
Q4. 回答した内容を他の参加者に見せない設定はできますか？
道具によります。URLを配る型の出欠表は、誰がいつ都合が悪いかが全員に見えるものが基本ですが、回答を保護する機能を持つものもあります。保護者や生徒が関わる集まりでは、都合の悪い日を他人に知られたくないという声が出やすいため、契約する前にこの設定があるかを確かめてください。