調整さんの作り方｜候補日と締め切りの決め方から共有まで

調整さんの作り方そのものは30秒で終わります。詰まるのはその前後です。候補日を何日並べるか、締め切りをどう伝えるか、決まった日をどこに残すか。ここを決めずに作ると、出欠表はできても日程が決まりません。この記事では、調整さんで出欠表を作る手順を画面の流れどおりに並べたうえで、締め切りの設定、日程の確定、回答保護といった後から追加された機能の使い分けまで整理します。会や団体を毎年とりまとめる立場の人が、次に何を決めればよいかが分かる形にしています。

調整さんとは。2006年から続く無料の出欠表

調整さんは、候補日を並べた出欠表を作り、そのURLを参加者に送って「○」「△」「×」で答えてもらうサービスです。公式サイトは自らを「URLをメンバーに送るだけで、イベントの出欠確認や日程調整ができる出欠表ツール」と説明しています。2006年に生まれたと公式サイトに書かれており、2026年で20年を数えます。

調整さんは、会議やイベントの日程調整や出欠確認をするために便利なツールです。誰でも無料で使えるため気軽に活用でき、2024年の8月には、利用者800万人を突破しました。 出典: form.run

規模については、調整さんの公式メディアが月間利用者数600万人を突破したと公表しており、会員数が100万人を超えたことも告知として出ています。会員登録をしなくても出欠表は作れますが、登録すると使える機能が増える形になっています。

作る側にとって大事なのは、次の3点です。料金がかからないこと。会員登録なしでも出欠表を作れること。答える側にアカウントが要らないこと。町内会やPTAのように年配の会員が多い会では、この3つ目がいちばん効きます。新しいIDとパスワードを作らずに答えられるという一点だけで、回答率は目に見えて変わります。

対応する端末の幅も広く、パソコンとスマートフォンに加えてガラケーでも使えると公式メディアが書いています。専用のアプリもありますが、ブラウザだけで完結するので、参加者にインストールを頼む必要はありません。

調整さんの作り方。7つの手順

とりまとめる側の手順は7つです。公式メディアが並べている流れをそのまま追います。

1つめ、調整さんのサイトを開きます。トップページがそのまま作成画面になっているので、どこかを探す必要はありません。

2つめ、イベント名を入れます。ここは後の節で詳しく書きますが、年と月と行事名と締め切りを入れてください。

3つめ、メモを入れます。任意の欄ですが、とりまとめる立場なら必ず入れます。公式メディアも、日程調整が必要な理由や回答期限をここに書くとよいと書いています。

4つめ、日付を選びます。カレンダーから候補日をクリックしていく形です。

5つめ、時間を確かめます。日程候補には既定の時刻を設定できるようになっており、そのままでよいか、行事に合わせて直すかをここで見ます。

6つめ、「出欠表をつくる」を押します。これでURLが発行されます。

7つめ、URLをコピーして参加者に送ります。メールでもチャットでも構いません。連絡先を知らない相手が混じる集まりなら、SNSに投稿する形でも配れると公式メディアが書いています。

作ったあとの編集もできます。URLから出欠表を開いて「イベント編集」を押すと、イベント名や日程候補を直せます。日程候補の削除と並べ替えもできるので、候補日を1つ間違えた程度なら作り直す必要はありません。参加者の回答が集まると、いちばん「○」が多い日が自動でハイライトされます。数える作業は要りません。

候補日と時刻の決め方のコツ

作り方の中で、結果がもっとも変わるのが候補日の並べ方です。目安がはっきりしています。

数は5つ前後にします。10日も15日も並べると、答える側は入力欄の多さで手が止まります。全部に印を入れるのが面倒になり、後で入れようとして忘れます。逆に2つしかないと、どちらも都合が悪い人は答えようがなくなり、回答そのものが返りません。5つあれば、どれかに「○」が付く人がほとんどになり、入力は30秒で終わります。

曜日は散らします。土日だけ5つ並べると、毎週末に仕事が入る人が最初から外れます。平日の夜を1つか2つ混ぜると、集まる人の層が変わります。

時刻は、要るときだけ入れます。夜の会合や教室の振替のように時間で都合が変わる行事では、日付だけ並べても決まりません。調整さんはイベント作成時に日程候補の既定の時刻を設定できるので、「19:00」を既定にしておけば、候補日を選ぶだけで時刻が付いた行が並びます。逆に、終日の行事で時刻を入れると、答える側が時間の指定と誤解します。

イベント名の書き方も、回答率に直接効きます。「日程調整」「10月」のような短い名前では、後から見返したときに何の集まりか分かりません。「2026年10月　役員会の日程（9月30日まで）」の形にしてください。名前に締め切りが入っていると、URLが転送された先にも締め切りが一緒に付いていきます。

メモの欄には3つ書きます。集合場所、持ち物、答えなかったときの扱いです。「9月30日までに入力がない方は欠席として数えます」と書いてあると、督促の回数がはっきり減ります。この1行があるかどうかで、とりまとめる人の作業量は変わります。

最後に、自分の回答を先に入れておきます。表が空のままだと、最初に答える人の負担が上がります。とりまとめる人が1人目として入っている表は、回答が早く進みます。

締め切りを設定する

調整さんには出欠回答締切機能があります。幹事が回答期限を設定できるもので、公式メディアは、回答の遅れで何度も催促が必要になる、締め切りが示されていないので参加者が後回しにする、という声を受けて作ったと説明しています。

設定の場所は、作成画面ではなく編集の側です。イベントページを作ったあと、「幹事メニュー」から「イベントを編集する」に進み、「締切を設定する」の項目で日時を入れます。Web版とアプリ版のどちらでも使えます。

締め切りを過ぎると、参加者は出欠の入力と変更と削除ができなくなります。幹事だけがその後の出欠の管理を続けられる形です。人数を確定して会場に伝える必要がある行事では、この線引きが役に立ちます。締め切りの後に「やっぱり行けます」と個別に連絡が来ても、表は動かないので、人数の数え直しが起きません。

とりまとめる立場での使い方は2通りあります。1つは、本当に締め切る場合です。会場への人数報告や、弁当の手配のように後戻りできない行事はこちらです。もう1つは、督促の理由として使う場合です。締め切りを設定してあると、「締め切りが近いので入力をお願いします」という案内に根拠が出ます。

注意は1つあります。締め切りを設定すると、締め切り後に入力しようとした参加者は自分で直せなくなるので、幹事に連絡することになります。締め切り日をイベント名とメモの両方に書いておき、「過ぎた場合は連絡してください」と連絡先を添えておくと、問い合わせが迷子になりません。

決まった日を見せる

日程確定機能も後から追加されたものです。公式メディアは、どの日程が最終的に開催日になったのか分かりにくい、幹事が別に連絡しないと参加者に確定日が伝わらない、という意見に応えて導入したと説明しています。

使い方は、イベントページ上部の「幹事メニュー」から「日程を確定する」を選び、確定したい日程を選んで保存します。確定すると、イベントページの上部に「開催日時」として表示され、出欠表でも確定した日程だけが色付きで強調されます。必要なら確定を解除することもできます。

この機能の意味は、確定の連絡を1回で終わらせられることです。締め切りの直後に出した連絡は、行事の1か月前には忘れられています。確定日がページの上に出ていれば、聞かれたときにURLを1回送るだけで済みます。行事の前日に「集合は何時でしたか」と個別に届く質問が、ここで減ります。

ただし、確定日がページに出ても、当日の持ち物や集合場所は表の中に残りません。メモに書いた内容はイベント作成時のもので、後から増える情報は入りません。行事が近づいてから決まった変更点は、別の場所で伝えることになります。ここは出欠表という道具の役割の境目で、機能の不足ではありません。

回答保護と、押し間違いへの備え

調整さんには回答保護という設定があります。公式メディアは、自分の出欠が知らないうちに書き換えられていた、悪気はなくても操作ミスで誰かの出欠が変わってしまった、という事例を受けて用意したと説明しています。

設定の場所は、トップページのイベント作成画面の「詳細設定」の中で、「回答保護を有効にする」にチェックを入れます。ここで押さえておくべき点が2つあります。有効にできるのはイベント作成時だけで、作成後に有効にすることはできません。そして、作成後に回答保護を解除することもできません。つまり、この判断は作る瞬間に済ませておく必要があります。

回答保護が有効なイベントで自分の出欠を後から直せるのは、3つの場合です。ログインして出欠を入力した場合。アプリの同じアカウントから入力した場合。出欠を入力したのと同じブラウザからアクセスした場合です。それ以外の人や別の端末からは、その出欠を編集も削除もできません。直せない場合は幹事に連絡して該当の出欠を削除してもらい、あらためて入力する流れになります。

会の運営では、次のように分けると迷いません。総会の議決や参加費の集金に直結する出欠は、保護を掛ける側に寄せます。日程の下調べや、気軽な集まりの声かけであれば、掛けないほうが参加者は直しやすくなります。掛けるにしても掛けないにしても、押し間違いが起きたときに誰に言えばよいかを、案内の1行目に書いておいてください。

参加者の側の使い方と、答えてもらうコツ

答える側の手順は5つです。公式メディアが並べている流れをそのまま追います。幹事から受け取ったURLを開き、「出欠を入力する」を押し、名前を入れ、各候補日に回答を入れ、コメントを入れて「入力する」を押します。誤って答えた場合もURLを開けば直せます。

とりまとめる立場からすると、ここで決めておくとよいことが3つあります。

1つめ、名前の書き方をそろえることです。同姓の会員がいる会では、班や学年を括弧で添えないと誰の回答か分かりません。「田中（3班）」の形にする約束にしておくと、名簿と突き合わせる作業が速く終わります。調整さんには幹事が参加者を並べ替えられる機能もあるので、名簿と同じ並びにしておくと、欠けている人を目で追えます。

2つめ、分からない日を空欄にしないよう伝えることです。「△」を選んで、コメント欄に「仕事の都合が11日に分かります」と書いてもらいます。空欄のままだと、とりまとめる人は答えていない人として数えるしかなく、督促の対象になります。コメント欄は、参加できる条件や希望を書く場として公式メディアも使い方を勧めています。

3つめ、あとで都合が変わったら自分で直してもらうことです。連絡だけして直さないままにすると、表と実際が食い違い、当日の人数が読めなくなります。ただし回答保護を有効にしたイベントでは、入力したときと違う端末やブラウザからは自分の回答も直せません。保護を掛けるなら、直せないときは幹事に連絡して削除してもらう流れを案内に書いておいてください。

この3つは道具の使い方ではなく、会の運びの約束です。最初の案内に添えておけば、2回目からは何も言わなくても回ります。

回答が返ってこないときの督促

締め切りを設定しても、答えない人は残ります。追いかけ方には順番があります。

まず、回答が入ったことを自分が把握できる状態にします。会員登録をしていれば、参加者の出欠入力があったときに通知メールが届きます。ページを何度も開いて確かめる作業が消えるので、毎年の行事に使うなら登録しておく価値があります。

次に、督促は残り人数を添えて出します。最初のお知らせを転送するのではなく、「あと4人の入力をお待ちしています」と書いてください。自分が含まれているかどうかを確かめたくなるので、反応が変わります。名前を挙げて呼びかける形は、会の空気によっては角が立つので、人数だけ出す形が無難です。

それでも返らない人が残ったときは、締め切りで区切ります。メモの欄に「9月30日までに入力がない方は欠席として数えます」と先に書いてあれば、区切る判断を毎回しなくて済みます。この1行は、督促の回数をいちばん減らします。出欠回答締切機能を設定しておけば、締め切り後は参加者が入力できなくなるので、区切りが機械の側で担保されます。

全員が空いている日が1つも無いときは、候補日を足さないでください。候補を追加すると、すでに答えた人に再入力を頼むことになり、回答率が落ちます。最多の回答で決める、必ず出る人が出られる日で決める、2回に分けて開く、の3つから基準を先に決めておくほうが早く終わります。定足数がある会は、規約に書かれた数を先に確認してください。

会員登録するとできること

調整さんは会員登録なしでも使えますが、公式メディアは登録するとできるようになることを3つ挙げています。

1つめ、イベントページを作成したブラウザや端末とは別のブラウザや端末から、イベントページの編集と削除ができます。家のパソコンで作った出欠表を、外出先のスマートフォンで直せます。

2つめ、参加者の出欠入力があると通知メールを受け取れます。回答状況を確かめるためにページを開かなくても、誰が答えたかが分かります。

3つめ、これまでに作成したイベントと参加したイベントの一覧を見られます。主催したものは緑色、参加したものはオレンジ色で表示されると公式メディアが書いています。

会として使うなら、この3つのうち1つめがもっとも重いです。登録せずに使った場合、ブラウザのデータを消去するとイベントの編集ができなくなると公式メディアが明記しています。端末を買い替えた、ブラウザの履歴を消した、というだけで管理する手立てが失われます。毎年の行事に使うなら、会の共有アドレスで会員登録しておくほうが安全です。

会員登録の方法は3通りあります。メールアドレスで登録する、Googleアカウントで登録する、Appleアカウントで登録する、のいずれかです。手順はどれも、トップページの「会員登録/ログイン」から「いますぐ無料で会員登録」に進み、規約を確かめてから進める形です。

毎年の行事で、作り方を型にしておく

同じ行事を毎年やる会では、出欠表の作り方を型にしておくと、2回目からは数分で終わります。決めておくのは5つです。

1つめ、イベント名の書き方です。「年　月　行事名（締め切り）」の並びで固定します。たとえば「2026年10月　役員会の日程（9月30日まで）」です。この形にしておけば、URLがどこへ転送されても締め切りが一緒に付いていきます。

2つめ、メモに書く3項目です。集合場所、持ち物、答えなかったときの扱い。毎回同じ文を使い回します。

3つめ、候補日の作り方の決まりです。「体育祭の翌週の土日は入れない」「第3日曜は他の会の行事と重なる」といった知見は、担当が代わると消えます。1行ずつでよいので書き足していくと、候補日を作る時間が数分で済むようになります。

4つめ、回答保護を掛けるかどうかです。作成時にしか決められないので、行事の種類ごとに先に決めておきます。議決や集金に直結する行事は掛ける、日程の下調べは掛けない、という線引きで足ります。

5つめ、終わったあとに回答をダウンロードして保管するかどうかです。調整さんは参加者の出欠情報をダウンロードできると公式メディアが書いており、印刷して当日の受付名簿の代わりに使えるとも説明しています。行事ごとにファイルを残しておけば、来年の候補日を組むときの材料にもなります。

この5つを1枚に書いてあると、担当が代わるときに渡すものがその1枚だけで済みます。道具を替えるよりも、この1枚を作るほうが日程調整は短くなります。

調整さんのデメリットと注意

弱いところは4つあります。単発の集まりでは気にならず、続けて使う会で出てきます。

1つめが、回答保護を後から掛けられないことです。前述のとおり作成時にしか設定できず、解除もできません。作り直すしかないので、作る前に決めておく必要があります。

2つめが、メモの内容が後から増やしにくいことです。イベント編集で直せますが、参加者がすでに読んだあとに書き換えても、読み直してもらえるとは限りません。行事が近づいてから決まった変更点は、別の連絡手段で伝えることになります。

3つめが、出欠表が引き受ける範囲が日程までであることです。当日の写真、議事の記録、翌年の担当への引き継ぎは、出欠表の外に出ます。ここは調整さんに限らず、出欠表という道具すべてに当てはまります。

4つめが、案内の経路が別に要ることです。調整さんはURLを配る形なので、配る手段そのものは自分で用意します。メールが届かない会員、LINEのグループに入っていない会員がいる場合、そこは道具では埋まりません。配る前に名簿とメンバー一覧を突き合わせて、配れない人が何人いるかを数えてください。3人なら個別の対応で回りますが、20人なら配りかた自体を変える段階です。

他の無料ツールとの比較

会の運営という条件で候補になるのは、同じくURLを配る型の伝助と、LINEの中で完結する道です。

伝助は、公式サイトが「料金を払うことで機能が増えるといった有料プランもありません」と明記しており、会員登録の手続きもありません。いちばん軽く配れる側です。ただし締め切りの設定と日程の確定の機能がなく、他の人の出欠も変更できます。イベントページは出欠の登録や変更が159日以上ないと自動的に削除されるので、去年の表を残したいならパソコン版からCSVで出力して保管する必要があります。

LINEの中で完結させる道は、答えてほしい相手が1つのトークルームにそろっているときにいちばん短く終わります。トークルームで「＋」から「日程調整」を選ぶ形と、ホームタブから「LINEスケジュール」を開いてイベント単体で調整する形の2つがあり、どちらも回答は「◯」「△」「×」の3種類で、参加率がいちばん高い候補日が緑色で示されます。グループに入っていない会員がいる会では取りこぼしが出るので、そこはURLを配れる側が向きます。詳しい限界はLINEグループとの比較で、トークに流れる連絡と残る連絡の違いとして整理しています。

選び分けの基準は1つです。締め切りと確定日を機械に守らせたいなら調整さん、何も足さずにいちばん軽く配りたいなら伝助になります。

もう1つ、作る側の記録がどこに残るかも分かれ目になります。調整さんは会員登録をしておけば、作成したイベントの履歴がマイページに残り、端末を替えても編集できます。伝助は管理者のログインという仕組みがないため、イベント編集ページのURLそのものが管理する権限を兼ねています。作成完了画面と控えのメールにしか書かれていないので、URLを失うと候補日程の追加も順番の変更もできなくなります。毎年の行事で使い続けるなら、この差は機能の差よりも重く出ます。

日程が決まったあとに残るものを、どこへ畳むか

出欠表を作る作業は、とりまとめる仕事のいちばん短い部分です。残るのは4つです。確定した日を全員に伝えること。当日の持ち物と集合場所を何度も聞かれること。行事の写真や記録をどこかに保存すること。そして来年、同じ作業を担当が代わった人に渡すことです。

調整さんの日程確定機能は、このうち1つめをきれいに解いています。確定日がページの上部に出るので、聞かれたらURLを1回送れば済みます。2つめから4つめは出欠表の外に出ます。だから多くの会では、日程調整は調整さん、連絡はLINEのグループ、写真は別のアルバム、名簿は表計算ソフト、という形に分かれていきます。困るのはこの分かれ方そのものです。役員が代わるときに引き継ぐものが4つになり、どれか1つが欠けると翌年の担当が困ります。

引き継ぐものを1つにするなら、連絡と予定と記録が同じ場所に残る形を選ぶことになります。町内会での使われかたでは、お知らせが上に固定され、行事の写真と次の集まりの日程が同じ画面に並ぶ例を見本の画面で公開しています。役員が交代しても記録がグループに残る形はPTAでの使われかたで、参加の申し込みに質問を付けて回答を確かめてから承認する形はサークルでの使われかたで確かめられます。欠席した人が同じ日のうちに内容を追いつける形は教室での使われかたにあります。

判断の順番としては、次のように考えると迷いません。まず、答えてほしい相手の全員に配れる道があるか。次に、締め切りと確定日を機械に守らせたいか。最後に、決まったあとの記録を1年後に誰が開くか。1つめと2つめは調整さんで解けます。3つめだけは、出欠表の外で決めるしかありません。

会として道具を替えるときの障壁は、機能ではなくアカウントであることがほとんどです。新しいIDとパスワードを増やさずに始められるか。既に持っているアカウントでそのまま入れるか。この点をどう解いているかはBANDとの比較とよくある質問で具体的に書いています。日程調整は調整さんを使い続けながら、決まったあとに残るものだけを1か所に集める形でも構いません。大事なのは、来年の担当に渡すものが何個あるかを、いま数えておくことです。

Q1. 調整さんの出欠表は会員登録なしで作れますか？

作れます。トップページでイベント名と候補日を入れて「出欠表をつくる」を押すだけです。ただし登録せずに作った場合、ブラウザのデータを消去するとイベントの編集ができなくなると公式メディアが明記しています。毎年の行事に使うなら、会の共有アドレスで会員登録しておくほうが安全です。

Q2. 回答の締め切りは設定できますか？

できます。イベントページを作ったあと「幹事メニュー」から「イベントを編集する」に進み、「締切を設定する」で日時を入れます。締め切りを過ぎると参加者は入力と変更と削除ができなくなり、幹事だけが出欠の管理を続けられます。Web版とアプリ版のどちらでも使えます。

Q3. 決まった日を参加者に分かるように表示できますか？

できます。イベントページ上部の「幹事メニュー」から「日程を確定する」を選び、確定したい日程を保存すると、ページ上部に「開催日時」として表示され、出欠表でもその日程だけが色付きで強調されます。必要なら確定を解除することもできます。

Q4. 回答保護は後から設定できますか？

できません。回答保護を有効にできるのはイベント作成画面の「詳細設定」からで、作成後に有効にすることも、有効にしたものを解除することもできないと公式メディアが説明しています。議決や集金に直結する出欠なら、作る時点で掛けるかどうかを決めてください。