調整さんで出欠確認をしようとして、日程調整の画面しか出てこないので迷った人は少なくありません。調整さんは候補日を並べて都合を集める道具ですが、候補日を1つだけにすれば出欠確認としても使えます。この記事では、その使い方の手順と、答えていない人をどう割り出すか、そして会として毎年続けるときに何が効いてくるのかを並べます。とりまとめる立場の読者が、この道具のままでよいのか、それとも別の形にするのかを決められるところまで書きます。
調整さんで出欠確認をするときの基本の流れ
調整さんは、URLを配るだけで出欠表を作れる道具です。作る側にも答える側にも会員登録を求めない形が、長く使われてきた理由です。
調整さんはURLをメンバーに送るだけで、イベントの出欠確認や日程調整ができる出欠表ツールです。 出典: chouseisan.com
出欠確認として使うときの手順は4つです。1つめが、イベント名を入れること。2つめが、メンバーに見せるメッセージを書くこと。3つめが、候補日を入れること。4つめが、できたURLを配ることです。日程調整ではなく純粋な出欠確認にしたい場合は、3つめの候補日を1つだけにします。これで「その日に来られるかどうか」だけを聞く表になります。
答える側は、開いた画面に名前を入れて、各候補日に対して記号を選び、必要ならコメントを書いて送ります。アカウントを作る手順がないので、スマートフォンの操作に慣れていない会員でも進められます。答え終わると、全員の回答が並んだ表がその場で見えます。
作る側の画面には、集計された数が出ます。誰が来られるのか、何人集まるのかがひと目で分かるので、メッセージへの返信を1件ずつ数える作業は消えます。30人規模の会でこの数える作業をなくせるのは、それだけでも意味があります。
注意したいのは、候補日を1つにした出欠表は「日程調整の道具を出欠確認に転用した形」だということです。作りが出欠確認専用ではないので、締め切りの管理や未回答者への催促といった、出欠確認で本当に欲しい働きは自分の側で補うことになります。
出欠の選択肢と、メッセージ欄の使い方
出欠表の見た目を決めるのは、候補日の書き方とメッセージ欄です。ここを整えるかどうかで、返ってくる答えの質が変わります。
候補日の欄には日付だけでなく、時刻と場所も書けます。「10月4日」だけにすると、朝なのか夕方なのかが分からず、答える側が確かめてから返そうとして止まります。「10月4日（土）14時から16時 公民館」まで入れておけば、その場で判断できます。文字数に余裕があるので、判断に必要な情報は候補日の欄に詰めておくのが実務では速いです。
メッセージ欄には、締め切りと、答えられないときの連絡先を書きます。締め切りのない問いは、答えなくてよい問いとして扱われます。締め切りは行事の当日から逆算し、確定後に案内を配る日数を引いた日に決めます。会報や掲示物を作る会なら、印刷にかかる日数も引いておきます。
答えの記号は3つに分かれます。来られる、来られない、その中間です。この中間をどう扱うかは、会として先に決めておく必要があります。中間を「たぶん来る」と読むか「来ない前提で数える」と読むかで、用意する人数分の準備が変わります。決めていないと、当日に足りない、または余るという形で出ます。会食や資料を用意する行事では、中間の人には個別に確かめる運用にしておくほうが安全です。
コメント欄は便利ですが、書かれる内容は全員に見えます。体調や家庭の事情を書く会員が出てくるので、メッセージ欄に「事情は書かずに、連絡先へ直接お知らせください」と一言添えておくと、あとの気まずさを避けられます。
答えていない人を割り出す手順
出欠確認でいちばん時間を使うのは、集めることではなく、答えていない人を見つけることです。ここは調整さんの中では完結しないので、手順を決めておく必要があります。
理由は作りにあります。調整さんの出欠表は、答えた人が自分で名前を書いて行を作る形です。会員の名簿を先に登録しておく仕組みがないため、表に名前がない人が「まだ答えていない人」なのか「そもそも会員ではない人」なのかを、表だけでは区別できません。
したがって、割り出す作業は次の3段になります。1段め、会の名簿を手元に出します。2段め、出欠表に並んでいる名前を上から照らし合わせます。3段め、名簿にあって表にない人を書き出します。これが未回答の人です。40人の会だと、この照合だけで毎回15分前後かかります。
照合を軽くする工夫が2つあります。1つめが、答えるときの名前の書き方を指定することです。メッセージ欄に「姓名をフルネームで、名簿と同じ表記でお書きください」と書いておくと、照合が一度で終わります。ニックネームや姓だけで答えられると、誰なのかを推測する手間が入ります。同姓の会員がいる会では特に効きます。
2つめが、催促の文面を先に用意しておくことです。締め切りの2日前に送る同じ文面を作っておけば、毎回考えずに送れます。名前を挙げて呼びかけるかどうかは会の空気によりますが、全体に向けて「まだ12名の方の回答が届いていません」と数だけ出す形が、角が立ちにくく効きます。
ログインなしで使える作りの、利点と裏側
答える側にアカウントを求めない設計は、この道具の最大の強みです。年配の会員が多い会で新しいIDとパスワードを増やさずに済むのは、導入の関門をまるごと飛ばせるということです。
同時に、その裏側も理解しておく価値があります。作る側がログインせずに出欠表を作った場合、その出欠表を管理する手がかりはURLだけになります。URLを控えていなければ、自分で作った表にたどり着けません。
これを避ける方法が用意されています。会員登録してログインした状態で作れば、マイページに履歴として残ります。ただし利用規約には条件が明記されています。
前条に基づき登録を行ったユーザーは、登録以降ログインしてイベントを作成した場合に限り、マイページ上で当該イベントを履歴として確認することができるものとします。 出典: chouseisan.com
つまり、ログインせずに作った過去の出欠表は、あとから登録しても履歴には並びません。会として毎年の記録を残したいなら、最初からログインして作る運用にしておく必要があります。
もう1つ、アカウントの扱いにも条件があります。利用規約では、最終のアクセスから1年以上経過しているアカウントを、予告なく削除できると定められています。年に1回しか行事がない会では、ここに当たる可能性があります。役員が代わって前の担当のアカウントを誰も開かなくなると、翌年に履歴ごと消えている形になります。
会として毎年続けるときに効いてくる制約
行事のたびに出欠を取るだけなら、この道具で足ります。それを会の仕組みとして毎年続ける前提にすると、いくつか押さえておくべき点が出てきます。
まず、利用規約での位置づけです。運営するミクステンド株式会社は、この仕組みを実験サービスとして提供していると明記しています。
本サイトは、当社がネット上のマーケティング活動を行うことを目的として、一定期間のみ、利用者の皆様に提供する実験サービスです。あくまで実験サービスであり、当社は、利用者の皆様に対し、本サイトのシステム・設計・動作環境等につき、何らの保証を行うものではありません。 出典: chouseisan.com
同じ規約の中に、情報とURLは予告なしに変更または廃止される場合があるとも書かれています。これは無料で使わせてもらっている道具では珍しくない書き方で、この会社が不誠実だという話ではありません。2006年に生まれて長く使われてきた実績もあります。押さえておくべきなのは、会の規約や引き継ぎの文書に「出欠確認はこのURLで行う」と書き込む形は避けたほうがよい、という点だけです。
もう1つが、出欠表のURLが会の外に出たときの扱いです。URLを知っていれば誰でも開けて、誰でも書き込める作りなので、会員の名前と出欠が並んだ表が外から見える状態になります。子どもの氏名が並ぶ部活や学校の行事では、この点を気にする保護者が出てきます。名前の代わりに番号で答えてもらう運用にしている会もありますが、そうすると今度は照合に手間がかかります。
会の運営として選ぶときは、この2点と、それを避けるために増える手間を天秤にかけることになります。行事が年に数回で、名前が外に出ても困らない集まりであれば、無料で使える手軽さのほうが勝ちます。名簿と出欠を一続きで扱いたい集まりでは、町内会での使われかたやPTAでの使われかたにまとめたような、会員だけが見られる形のほうが目的に合います。
集計を読んで、次の連絡を決める
出欠が集まったら、表を見て次の連絡を決めます。ここで見るところは3つに絞れます。
1つめが、来られる人の数です。用意する席と資料の数がこれで決まります。中間の答えをどう数えるかを先に決めていれば、ここで迷いません。
2つめが、答えが返っていない人の数です。締め切りを過ぎても残っているなら、その人たちを来ない側に数えるのか、当日まで待つのかを決めます。会食のように人数で金額が動く行事では、締め切りをもって来ない側に数える運用を先に伝えておくほうが、あとのもめごとを防げます。
3つめが、コメントに書かれた事情です。来られないと答えた人の理由が偏っていれば、次の行事の日取りを変える材料になります。平日の夜に集まれない人が続いているなら、次は土曜の午前に振る、といった判断がここから出ます。この材料は、行事のたびに書き留めておかないと積み上がりません。
決めたあとの連絡は、2か所に出します。1か所は気づいてもらうための場所、もう1か所はあとから自分で見に行ける場所です。片方だけにすると、必ずどちらかが欠けます。日々の連絡が流れていくグループだけに書くと、当日の朝に「何時からでしたか」という問い合わせが集まります。この切り分けはLINEグループとの比較で詳しく扱っています。
アプリとブラウザ、どちらで使うか
調整さんにはスマートフォン向けのアプリもあります。ブラウザで使う形とどう違うのかを整理しておきます。
アプリの側は、作った出欠表を手元にまとめて持てるところが利点です。App Storeの説明欄と開発者の返信からは、表の見やすさを改善する更新が続いていることが読み取れます。
氏名とイベント名の行と列を固定できるようになったことで、出欠確認がスムーズになり、お役に立てていることを光栄に思います。 出典: apps.apple.com
候補日が多い出欠表を横にたどるとき、氏名の列が固定されていないと、いま誰の行を見ているのか分からなくなります。この改善は、人数の多い会で効きます。
答える側については、アプリを入れてもらう必要はありません。ここが重要です。会員に「アプリを入れてください」と言った時点で、脱落する人が出ます。配るのはURLだけにして、開いた先で答えてもらう形を保つのが、回答率を落とさないやり方です。
とりまとめる側だけがアプリを入れる、という使い分けが現実的です。ブラウザで作ったものをアプリに引き継ぐ操作も用意されています。ただし、これも作った人の端末に紐づく話なので、役員が代わるときには引き継ぎの手順に入れておく必要があります。
似た道具との違いを、必要な機能で分ける
出欠確認の道具は近いものが複数あります。名前で覚えるよりも、必要な機能で分けたほうが選びやすくなります。
候補日を並べて都合を集めたいなら、調整さんと伝助が同じ系統です。どちらもURLを配る形で、答える側に登録を求めません。表の見た目とコメント欄の作りが違うだけで、用途はほぼ重なります。
LINEの中で完結させたいなら、LINEスケジュールや投票の機能が近いです。答える側は普段使っている画面から離れないので、回答率は上がりやすいです。その代わり、集まった結果は会話の流れの中に残るため、あとから探しにくくなります。人数が増えるほど過去の集計を追えなくなる点は、この系統に共通します。
自由な項目を聞きたいなら、フォームの道具のほうが向きます。出欠だけでなく、アレルギーの有無や送迎の可否といった項目を一緒に聞けます。ただし集計された表は作った人しか見られないので、全員で状況を共有したい場合は別に知らせる手間が入ります。
そして、会員が誰かを先に登録しておきたいなら、この3つとは別の系統になります。名簿を持ったうえで出欠を聞く形にすると、答えていない人が自動的に分かります。照合の手間が消えるのはここです。人数の多い集まりや、毎月行事がある集まりでは、この差が積み上がります。サークルでの使われかたや学校での使われかたは、この形を前提にした組み立てを扱っています。
調整さんは、誰でも簡単に使える日程調整ツールであり、イベント名・メッセージ・候補日程の入力、そして参加者へのURL共有という4ステップで出欠表を作成できます。 出典: form.run
出欠確認を送るときの文面の型
出欠が集まらない原因の多くは、道具ではなく送った文面にあります。型を決めておけば、毎回考えずに送れて、返事も速くなります。
入れる要素は5つです。何の行事か、いつどこでやるか、いつまでに答えてほしいか、どこから答えるか、答えられない事情があるときはどこへ連絡すればよいか。この5つが1つの連絡の中にそろっていれば、読んだ人はその場で判断できます。逆にどれかが欠けると、確かめてから答えようとして後回しになります。
順番も効きます。先に用件を書き、次にURLを出し、最後に締め切りを書く形が読みやすいです。URLを文の途中に挟むと、そこで画面が切り替わって残りが読まれません。URLの前で一度文を区切り、URLの行を単独にするだけで、締め切りが読まれる確率が上がります。
行事の性質によって、足す一言が変わります。会費が発生する行事なら金額と集め方を、持ち物があるならその一覧を、送迎が絡むなら集合時刻を、それぞれ出欠を聞く連絡と同じ場所に書きます。あとから追加の連絡を出すと、最初の連絡だけを見た人が取り残されます。
催促の文面も同じ要領で先に作っておきます。締め切りの2日前に送る1本と、締め切り当日に送る1本の2種類で足ります。文面を毎回考えていると、送るのが面倒になって結果として送らなくなります。用意してあれば、貼り替えるだけで済みます。
回答が集まらないときに見るところ
配ったのに答えが 返ってこないとき、原因は4つのどれかに当たります。順番に見れば切り分けられます。
1つめが、URLが開けていないことです。連絡の中で文字が途中で切れていたり、URLの直後に句読点が付いていて一緒に読み込まれていたりすると、開いた先でエラーになります。配る前に自分の別の端末で一度開いて確かめると防げます。
2つめが、答え方が分からないことです。名前を入れる欄があると気づかずに、記号だけ押して閉じる人が出ます。表に空の行が残っていたり、同じ人が2回答えていたりするのはこの形です。メッセージ欄に「お名前を入れてから記号をお選びください」と1行書くだけで減ります。
3つめが、締め切りが伝わっていないことです。締め切りを書いていない、または書いた場所が連絡の末尾で読まれていないことがあります。締め切りは冒頭とURLの直前の2か所に書くと届きます。
4つめが、答えたくない事情があることです。名前と出欠が全員に見える作りなので、休む理由を推測されたくない人が答えを保留します。人数が多い会や、子どもが関わる行事で起きやすい形です。この場合は文面を直しても解決しないので、答えが見える範囲を変えるか、個別に聞く運用を足すことになります。
どれに当たるかは、表の状態を見れば分かります。空の行があるなら2つめ、行が1つもないなら1つめ、締め切り後にまとまって答えが来るなら3つめ、特定の人だけが毎回答えないなら4つめです。
同じ行事を毎年繰り返すときの作り方
年に1回の行事でも、3年続けば同じ作業を3回することになります。ここを軽くしておくと、役員が代わっても回ります。
まず、出欠表の作り方を文書にして残します。イベント名の書き方、候補日の欄に入れる情報、メッセージ欄の文面、締め切りの決め方。この4つを1枚にまとめておけば、次の担当は同じ形で作れます。口頭で引き継ぐと、必ず抜けます。
次に、去年の出欠表のURLと集計の結果を残します。去年何人来たかが分かれば、今年の準備する数を決められます。調整さんの出欠表はURLで残っているので、そのURLを記録に残しておけば見に行けます。ただし前に触れたとおり、ログインせずに作ったものは履歴に並ばないので、URLを別に控えておく必要があります。
3つめに、判断の記録を残します。中間の答えをどう数えたか、締め切りを過ぎた人をどう扱ったか、当日に来なかった人が何人いたか。この3つを書き留めておくと、翌年に同じところで迷いません。特に「答えた数」と「実際に来た数」の差は、毎年ほぼ同じ割合で出ます。2年分の記録があれば、今年の準備する数を当てられるようになります。
そして、これらを残す場所を1か所に決めます。役員のパソコンの中、共有のフォルダ、会の連絡用の仕組みのどこかです。場所が分かれると、引き継ぎのときに渡し忘れが出ます。渡すものが1つになっていれば、引き継ぎは10分で終わります。
名前と出欠が見えることを、どこまで決めておくか
答えが全員に見えるのは、この道具の性質です。良い面と気をつける面の両方があるので、会として扱いを決めておく価値があります。
良い面は、進み具合が全員に見えることです。ほかの人が答えているのが見えると、自分も答えようという動きが出ます。役員が数を数えて知らせる手間もかかりません。少人数で顔が見えている集まりでは、この見えることが催促の代わりに働きます。
気をつける面は3つあります。1つめが、休む理由を推測されることです。同じ人が続けて休んでいるのが表に並ぶと、事情を知らない人の間で話題になります。2つめが、氏名が会の外から見えることです。URLを知っていれば誰でも開けるので、URLが会員の家族や友人を経由して広がると、意図しない範囲に名前が出ます。3つめが、書き換えられることです。誰でも書き込める作りなので、他人の行を直すこともできます。悪意がなくても、間違えて他人の行を上書きしてしまう事故は起きます。
決めておくとよいのは次の3つです。名前をフルネームで書くのか、姓だけにするのか、番号にするのか。コメント欄に事情を書かない決まりにするか。URLを会の外に転送しないことを、配るときに一言添えるか。この3つを最初に決めて文面に入れておけば、あとから問題になったときに対応を考えるより軽く済みます。
子どもが関わる行事では、保護者の受け取り方が会によって違います。法律の解釈を断定して進めるのではなく、役員会で一度決めて、決めたことを保護者に伝える形にしている会が多いです。決めたという事実が伝わっていれば、指摘を受けたときに説明ができます。
配る前に、答える側の画面を1回通っておく
作り終えたら、配る前に自分で答える側を通ってみる価値があります。ここを飛ばすと、配った直後に問い合わせが集まります。
まず、作ったURLを自分のスマートフォンで開きます。パソコンで作ってパソコンで確かめるだけでは足りません。会員の大半はスマートフォンで開くので、その画面で候補日の欄が途中で切れていないか、時刻や場所の文字が読めるかを見ます。候補日の欄に情報を詰めすぎると、狭い画面で折り返して読みにくくなります。
次に、実際に1件答えてみます。名前を入れる場所に気づけるか、記号を選ぶ場所が分かるか、送るボタンがどこにあるかを、初めて開いた人の目で見ます。分かりにくいところが見つかったら、メッセージ欄に1行足して補います。道具の画面は変えられませんが、メッセージ欄で補うことはできます。
そして、答えたあとの表を見ます。自分の名前と記号が想定どおりに並んでいるか、コメントが切れずに出ているかを確かめます。候補日が多い場合は、横にたどったときに名前が見えるかも見ておきます。
最後に、試しに入れた自分の行を消してから配ります。試した行が残ったまま配ると、実際の人数に1件多く乗ります。少人数の行事だと、この1件が準備する数を狂わせます。
この確認にかかるのは5分ほどです。配ったあとに個別の問い合わせへ答える時間と比べれば、先に使うほうが軽く済みます。
出欠が確定したあとに残る作業
出欠確認の道具を比べていると、集めるところで話が終わりがちです。実際に手間が残るのは、集まったあとです。
集まったあとに発生するのは4つです。確定した人数を関係先に伝えること、来られない人へ資料や記録を渡すこと、当日の持ち物と集合場所を配ること、終わったあとの写真と記録を残すことです。このうち調整さんが引き受けるのは、集計を見せるところまでです。残りは別の手段に移ります。
ここで出欠が調整さんに、連絡がLINEのグループに、写真が別の共有アルバムに、名簿が役員のパソコンの中にと散ると、翌年の担当は4か所を引き継ぎます。散っている状態そのものが、引き継ぎの重さの正体です。役員が代わるときに渡すものが1つで済むかどうかで、その仕組みが続くかが決まります。
あわせて、集計の結果をどこに残すかも決めておきます。出欠表そのものは残りますが、そこから読み取った判断は残りません。何人来たのか、誰に資料を渡す必要があったのか、次はいつにするのか。この3点を1行ずつ書き留めるだけで、翌年の担当が同じ検討をやり直さずに済みます。
判断の目安を1つ挙げます。同じ行事の出欠確認で、締め切りまでに催促を2回以上送っているなら、道具の問題ではなく作りの問題です。催促が要るのは、答えていない人が自分で気づけないからです。名簿と出欠が別の場所にある限り、この構造は変わりません。会員が50人を超えたあたりから、照合と催促の手間が行事の準備そのものを上回り始めます。
無料で人数の上限が広い選択肢も含めて並べたものはBANDとの比較にあります。乗り換えの手順や、途中で会員が入ってきたときの扱いで迷う点はよくある質問に並べています。
いま調整さんで回っているのであれば、無理に替える必要はありません。替えるかどうかを決める材料は2つだけです。毎回の照合にかかる時間と、役員が代わるときに渡すものの数。この2つが増え続けているなら、道具を替える段に来ています。どちらも横ばいなら、そのまま続けるのが正しい判断です。
Q1. 調整さんは出欠確認だけに使えますか？
使えます。候補日を1つだけ入れて出欠表を作れば、その日に来られるかどうかだけを聞く形になります。ただし作りは日程調整のためのものなので、締め切りの管理や未回答者への催促は自分の側で行うことになります。
Q2. 誰が答えていないかを調整さんの中で確認できますか？
できません。答えた人が自分で名前を書いて行を作る仕組みのため、会員の名簿を先に登録しておく機能がありません。名簿を手元に出して、出欠表の名前と照らし合わせる作業が必要になります。
Q3. 作った出欠表をあとから探せなくなることはありますか？
ログインせずに作った場合、手がかりはURLだけになるため、控えていなければたどり着けません。会員登録してログインした状態で作れば履歴に残りますが、利用規約では登録以降にログインして作成したものに限ると定められています。
Q4. 会員以外に出欠表を見られる可能性はありますか？
あります。URLを知っていれば誰でも開けて書き込める作りのため、名前と出欠が並んだ表が外から見える状態になります。子どもの氏名が並ぶ行事では、番号で答えてもらうなど、会として扱いを決めておくほうが安全です。