イベントの出欠をアプリで集めたいという相談は、中身をほどくと2つに分かれます。ひとつは回答がなかなか揃わないこと、もうひとつは、いったん揃った回答が翌月には行方不明になっていることです。前のほうは道具を替えればその日から軽くなりますが、あとのほうは道具の型を選び間違えると、何度でも同じところで詰まります。この記事では、出欠を集めるアプリを3つの型に分けて並べ、とりまとめる立場の人が次に何を決めればよいのかを順に示します。
出欠をアプリで集める形が、いつのまにか標準になった
出欠の集め方は、この20年で3回替わっています。往復はがきと出席簿の紙が第一の形、メールの一斉送信と携帯電話の連絡網が第二の形、そしてスマートフォンの画面で回答を押す形が第三の形です。いま町内会・PTA・部活・教室のとりまとめをしている人の多くは、第二の形から第三の形へ移る途中に立っています。
この流れを作った代表格が、URLを配って出欠表を埋めてもらう型の道具です。もっとも知られているものは2006年に始まり、いまも月間の利用者が600万人を超えると公表されています。会員登録なしで表を作れて、参加者はURLを開いて丸と三角を押すだけで済む。この手軽さが、紙とメールを一気に押しのけました。
調整さんはURLをメンバーに送るだけで、イベントの出欠確認や日程調整ができる出欠表ツールです。 出典: chouseisan.com
とはいえ、手軽さと引き換えに失われたものもあります。URLを配る型は、そのイベント1回のために作られた表です。イベントが終われば役目を終え、半年後に「去年の運動会は誰が来たのか」を調べようとしても、URLを控えていなければ辿れません。会として続いていく集まりの場合、必要なのは1回の回答ではなく、回答の積み重ねです。
出欠の道具を選ぶときにいちばん効く問いは、機能表の比較ではありません。この出欠は1回で終わるものか、これから何年も繰り返すものか、という問いです。1回で終わる歓送迎会や同窓会なら、URLを配る型で充分です。年に何十回も出欠を取る部活や教室、毎月の役員会がある町内会なら、回答が名簿に紐づいて残る型を選んだほうが、あとの手間が段違いに軽くなります。
出欠をアプリで集めると、実際に何が軽くなるのか
アプリに替えて最初に効くのは、集計の手間ではなく、督促の手間です。紙やメールで集めていたときは、誰が出していないかを数えるだけで机の上に一覧を作る必要がありました。出欠アプリは未回答者をそのまま一覧で示すため、数える作業が消えます。
次に効くのが、伝え直しの手間です。出欠を取ったあとに日程や場所が変わると、紙のときは全員に配り直しになりました。アプリなら本体の予定を書き直すだけで、回答した人の画面も同じ内容に替わります。予定と出欠が同じ場所にあるかどうかで、変更のたびの作業量が変わります。
3つめは、締め切り前の連絡です。未回答の人だけに知らせを送れる道具なら、すでに答えた人に同じ催促を届けずに済みます。全員に一斉送信する形だと、律儀に答えた人ほど何度も同じ知らせを受け取ることになり、通知を切られてしまいます。通知を切られた相手には、次の大事な連絡も届きません。ここは軽く見られがちですが、長く続ける会では致命的です。
イベントを作成する際は日時・場所・担当などを入力の上、ワンタップでメンバー全員に通知が届きます。アプリ未導入の保護者や新メンバーも、URL共有で参加可能です。 出欠状況は「◯／△／？」で色分け表示されます。自動リマインド機能もあり、締切前の未回答者や、試合当日の参加者だけに通知を送ることもできるため、確認ミスや連絡漏れを防げます。 出典: zen-p.net
4つめは、引き継ぎです。紙の出席簿は箱で渡せますが、個人のスマートフォンに溜まった出欠のやりとりは渡せません。役員が代わるときに何を渡すのかを先に決めておかないと、引き継ぎのたびに記録が途切れます。続くかどうかは、この一点で決まると言っていいほどです。
逆に、アプリにしても軽くならないものもあります。そもそも読まない人、締め切りを見ない人は、道具を替えても出しません。ここは道具ではなく、締め切りの置き方と声のかけ方の話です。回答率が上がらないとき、アプリを乗り換えても解決しないことは先に知っておいたほうがよいでしょう。
出欠を集めるアプリは3つの型に分かれる
世の中の出欠管理ツールは数十種類ありますが、とりまとめる立場から見ると、型は3つしかありません。型が分かれば、候補は自然に絞れます。
型1 URLを配る出欠表
イベントごとに表を作り、URLを配って埋めてもらう型です。会員登録が要らないものが多く、参加者側の負担がいちばん軽い。回答者は名前を打ち込んで丸と三角を押すだけで終わります。飲み会、同窓会、1回だけの説明会には、これがいちばん向いています。
弱点は、名簿を持たないことです。回答者が自分で名前を打つため、同じ人が別の表記で2回答えたり、人数が合わなくなったりします。表そのものも1回で終わるので、翌年の同じ行事で使い回せません。作った人がURLを控えていなければ、記録自体が辿れなくなります。
型2 グループのアプリの中で出欠を取る
すでに会の連絡に使っているグループアプリの中に、予定と出欠の機能がある型です。メンバーが決まっているので、誰が答えていないかが名前で分かります。予定表と掲示板と出欠が同じ場所にあるため、出欠を取ったあとの変更連絡も同じ画面で済みます。
会として長く続く集まりには、この型が向いています。年に何十回も出欠を取る部活・教室・少年団、毎月の役員会がある町内会などが典型です。弱点は、メンバーに加わってもらう手間が最初に1回だけ発生することです。ここを越えれば、以後は毎回の出欠が名簿に紐づいて積み上がります。
型3 会員管理システムの一機能として出欠を取る
会費の徴収や会員名簿の管理を本業とするシステムに、イベントの出欠機能が付いている型です。協会・連盟・スポーツクラブなど、会費と出欠と名簿を1つの帳簿で締めたい規模の団体に向きます。
強いのは、お金と出欠が同じ台帳に乗ることです。行事参加費の入金と出欠が突き合わせられるため、会計が楽になります。弱点は、月額の費用がかかることと、役員が代わるたびに操作を覚え直す負担が重いことです。数十人規模の会が選ぶと、機能の9割を使わないまま費用だけ払うことになります。
イベントの規模や目的によって、最適な出欠管理ツールは異なります。ここでは、使いやすさ・機能性・コスパの3点を基準に厳選した10種類のおすすめツールを紹介します。サイト・アプリ・LINEなど、運用スタイルに合わせて最適な方法を選びましょう。 出典: shikuminet.com
型を選び違えると、機能が足りないのではなく、余ります。余った機能は覚える負担として残り、次の役員に渡すときの壁になります。
出欠アプリの選び方は、5つの軸で足りる
機能表を全部見比べる必要はありません。とりまとめる立場で本当に効く軸は、次の5つです。
軸1 回答する側が、新しいIDとパスワードを作らずに済むか
ここが最初の関門です。年配の会員がいる会では、新しいIDとパスワードを1つ増やすだけで、参加率が目に見えて落ちます。すでに全員が持っているアカウントでそのまま入れるか、URLを開くだけで答えられるかを先に確かめてください。回答率の話は、ほとんどがこの入口の話です。
軸2 未回答の人だけに、あとから知らせを送れるか
送れない道具だと、全員に同じ催促が届きます。答えた人が催促を2回受け取ると、通知を切ります。切られた通知はあとから戻りません。ここは締め切りのある会にとって、あるとよい機能ではなく、無いと困る機能です。
軸3 予定を書き直したとき、出欠の画面も一緒に直るか
雨天中止、場所変更、開始時刻の繰り下げ。出欠を取ったあとに変わるのは日常です。予定と出欠が別の道具に分かれていると、片方だけ直して食い違いが起きます。同じ画面で直る形を選んでください。
軸4 去年の回答が、今年も同じ場所にあるか
記録がグループに残る形なら、去年の運動会に誰が来たかを今年も同じ画面で見られます。1回ごとに表を作って捨てる形だと、毎年ゼロから数え直しになります。行事が毎年繰り返すなら、この差は年々広がります。
軸5 役員が代わるときに、引き継ぐものが1つで済むか
引き継ぐものが、名簿・出欠表・写真・連絡の4つに散っていると、代替わりのたびに何かが落ちます。1つのグループに全部が入っている形なら、リーダーを交代するだけで済みます。続くかどうかは、使い始めの軽さより、この一点で決まります。
この5つに答えられれば、候補は2つか3つに絞れます。そこから先は、実際に1回使ってみて決めるのがいちばん早いです。
導入する前に確かめておきたい注意点
出欠アプリを入れるときに後から問題になりやすい点を、先に並べておきます。
名前と連絡先の見え方を決めておく
出欠表に名前が並ぶ形は、誰が来るかが分かって便利ですが、同時に会員名簿としてメンバー全員に見えることになります。PTAや保護者会では、他の保護者に名前を見せたくないという声が出ることがあります。回答を本人と管理者だけが見られる設定があるか、名前を伏せて人数だけ集められるかを、導入前に確かめておいてください。
子どもの写真と個人情報の扱いは、会の規約に書く
学校・部活・教室では、出欠と一緒に写真が溜まっていきます。撮った写真をどこまで共有するか、卒業した人の記録をいつ削除するかは、法律の解釈を持ち出すより、会の申し合わせとして紙に残している会が多いようです。メンバー以外が見られない場所に保存する、行事ごとに嫌な人は申し出てもらう、といった運用に落としておくと揉めにくくなります。
費用の発生条件を、契約する前に読む
無料で始められる道具は多いのですが、無料の範囲は道具によってまったく違います。人数で切るもの、保存容量で切るもの、イベントの作成件数で月ごとに切るものがあります。日程調整の道具では、無料の範囲では主催できる調整が月8件までというものもあります。会の行事の回数を先に数えて、その数が無料の範囲に収まるかを見てから決めてください。
保存したものが自動で削除される仕様かどうかを見る
容量がいっぱいになったとき、古いファイルから順に自動で削除される仕様の道具があります。この形だと、数年分の行事の写真が知らないうちに減っていきます。上限を超えたらアップロードが停止するだけなのか、古いものが削除されるのかは、契約前に必ず確かめる項目です。
広告の出方を見る
無料の道具は広告で成り立っているものがあります。保護者や年配の会員が開く画面に、関係のない広告が並ぶことをどう考えるか。会として使うなら、ここも一度話しておく価値があります。
出欠の集め方を切り替えるときの手順
いま動いている連絡の形を替えるのは、機能を比べるより神経を使う作業です。順番を守れば、混乱はほとんど起きません。
まず、切り替える範囲をひとつに絞ります。全部を同時に替えないでください。最初の1回は、出欠だけにします。連絡も写真も予定も同時に移すと、うまくいかなかったときに何が原因か分からなくなります。
次に、行事を1つ選んで並走させます。いままでの方法と新しい方法の両方で出欠を取り、集まり方を見比べます。手間は1回だけ二重になりますが、この1回で回答率が読めるようになります。並走させずに切り替えると、回答が少なかったときに道具のせいなのか案内文のせいなのか判断できません。
3つめに、入り方の案内を紙1枚にまとめます。招待コードの入力手順を、画面の絵とともに1枚にする。年配の会員には、この紙が口頭の説明の何倍も効きます。会合の場で一緒に入れてしまうのがいちばん速い方法です。
4つめに、答えない人の名前を数えます。3回続けて答えない人が誰かを把握しておくと、道具の問題か個人の事情かが分かります。個人の事情なら、その人だけ電話で聞く形を残せばよい話です。全員をアプリに揃えることが目的ではありません。
最後に、引き継ぎの方法を書き残します。次の役員に渡すものが何で、リーダーの交代をどこで操作するのか。ここを最初の年に書いておくと、2年目以降は自動的に続きます。
集まりの性格によって、向く型が変わる
同じ「イベントの出欠」でも、会の性格によって向く型は変わります。すでに動いている連絡手段との比べ方を、分野ごとに並べておきます。
もっとも多いのは、LINEのグループで出欠を取っている会です。速さは申し分ないのですが、トークは新しい発言が来るたびに上へ流れるため、決まったことをあとから探す作業が残ります。LINEグループとの比較では、人数の上限、写真の残り方、役員が代わったときの引き継ぎまでを項目ごとに並べているので、いま困っている箇所がどこなのかを確かめる材料になります。
匿名で人を集めている会なら、LINEオープンチャットとの比較が参考になります。オープンチャットは知らない人どうしが匿名で集まる場として強く、入口を広げる役に立ちますが、誰が答えたのか分からない形は出欠の集計には向きません。入口と名簿を分けて考える必要があります。
PTAや少年団で広く使われているグループアプリと比べるなら、BANDとの比較を見てください。容量がいっぱいになったときに古いファイルから自動で削除される仕様かどうか、規約の準拠法がどこの国かといった、機能表には出てこない差を並べています。
掲示板とイベント機能が揃っている場と比べるなら、Facebookグループとの比較が近い題材です。参加にそのサービスのアカウントが必要かどうか、投稿の並び順を誰が決めるのかが主な違いになります。趣味の集まりで音声通話も使うなら、Discordとの比較のほうが実態に合うでしょう。
分野ごとの使われ方を見たい場合は、実際の画面に近い見本が役に立ちます。町内会での使われかたは、回覧板の代わりに使い、行事の写真と次の集まりの日程が同じ場所に残る形です。PTAでの使われかたは、連絡先を交換せずにやりとりし、参加を承認してから入ってもらう形になっています。教室での使われかたでは、動画と書き起こしの両方が保存されるため、休んだ人がその日のうちに追いつけます。
費用や退会の条件など、契約の前に気になる点はよくある質問に並んでいます。出欠の道具を選ぶときは、始め方よりも、やめ方と引き継ぎ方を先に読んでおくほうが失敗しません。
回答が集まる案内文には、共通する形がある
道具を替えても回答が増えないとき、原因は案内文にあることがほとんどです。集まる案内文には共通の形があります。
はじめに、締め切りを先頭に書きます。文末に「〇月〇日までにお願いします」と添える形は、途中で読むのをやめた人に届きません。1行目に日付を書き、2行目に何のための出欠かを書く。この順番だけで、回答の速さが変わります。
次に、答える手間を数字で示します。「所要1分」「押すだけ」と書いてあると、あとで見ようとする人が減ります。回答画面に名前の入力が要るのか、丸と三角を押すだけなのかを先に伝えておくと、その場で開いてもらえます。
3つめに、分からないときの逃げ道を書きます。操作が分からない人向けに、電話でも受け付けると1行添えるだけで、答えないまま黙る人がいなくなります。アプリに全員を揃えることは目的ではないので、例外の受け皿は最初から用意しておいてよいものです。
4つめに、答えたあとに何が起きるかを書きます。人数が確定したら何を買うのか、雨天のときはどう決めるのか。自分の回答が何につながるかが分かると、締め切りまでに答える人が増えます。
5つめに、督促の回数を決めておきます。締め切り3日前に1回、前日に1回。この2回で足りない人は、電話で聞く相手として名前を控える。回数を決めずに思い出したときに送る形だと、送る側の負担が増え、受け取る側は通知を切ります。
案内文は毎回書き直す必要はありません。一度うまくいった文面をそのまま残し、日付と行事名だけ入れ替えて使うのが、いちばん手間のかからない形です。
出欠と一緒に残るものを、先に決めておく
出欠だけを集める道具は、出欠しか残しません。ところが実際の会で残したいものは、出欠に付随して増えていきます。行事の写真、当日の持ち物、変更の連絡、会計の報告。これらが別々の場所に散ると、探す時間が毎回かかります。
行事の写真は、いちばん散りやすいものです。撮った人の端末に残り、一部だけがトークに流れ、残りは誰も見ないまま消えていく。会として残すなら、保存する場所を1つに決めて、行事ごとにまとめておく必要があります。メンバー以外が開けない場所であることも、保護者がいる会では欠かせない条件です。
当日の持ち物と集合場所は、出欠の回答画面と同じ場所に保存しておくのがよいでしょう。別の連絡に書いてあると、当日の朝に探す人が出ます。予定を書き直したときにお知らせも一緒に直る形なら、探し直しも起きません。
会議や説明会の記録も、出欠と並べて残す価値があります。来られなかった人に何を伝えるかは、毎回同じ悩みです。動画をアップロードすると音声が自動で文字になる仕組みがあれば、休んだ人は数分で追いつけます。文字になっていれば、あとから言葉で検索して探すこともできます。
最後に、いつ削除するかを決めておきます。3年で削除する、卒業した人の分は年度末に削除する、といった申し合わせを最初に作っておくと、あとで誰も判断に困りません。無期限に残すと決めるのも1つの答えですが、決めていない状態だけは避けたほうがよいものです。
型を選び、5つの軸で絞り、1つの行事で並走させる。この順番を踏めば、出欠の集め方はほぼ一度で決まります。決まったあとに手が要らなくなることが、とりまとめる立場にとっていちばんの成果です。
集計を表計算に写すか、画面のまま使うか
出欠が集まったあと、その数字をどう扱うかも先に決めておきたい点です。とりまとめる人の作業が、ここでもう一段増えることがあります。
会費の集金や備品の発注が絡む行事では、出欠の一覧を表計算に写して計算する形が根強く残っています。参加費に人数を掛け、子ども料金と大人料金を分け、補助金の申請書に貼る。この用途があるなら、回答をCSVで書き出せる道具を選んでおくと、写し間違いが消えます。手で打ち直している会がまだ多くありますが、行事の数が年20回を超えると、この作業だけで相当な時間になります。
一方、人数を数えるだけで済む行事なら、画面のまま使うほうが早いです。表計算に写した瞬間から、その表は元の回答と別物になります。締め切りのあとに1人増えたとき、画面と表の両方を直すことになり、どちらが正しいのか分からなくなります。二重に持たないことが、間違いを減らすいちばんの近道です。
判断の目安は、その数字を会の外に出すかどうかです。学校や区役所に提出する、会計監査に見せる、補助金の書類に貼るなら、書き出して残す形が要ります。会の中で人数を把握するだけなら、画面のまま使い、書き出さないほうが混乱しません。
集計をやり直すことになる場面
当日に来なかった人、来ると言っていなかった人が来た場合、記録は回答のままでよいのか、実際の出席に直すのか。ここを決めていない会は多くあります。補助金の対象になる行事では実際の出席人数が要るため、当日にもう一度、来た人を記録する手順が必要です。回答と実績を別に持てる道具なら、この二度手間が消えます。
出欠アプリを入れたあと、つまずきやすい3つの場面
替えたあとにつまずく場所は、だいたい決まっています。先に知っておけば避けられます。
1つめは、代表者が1人しかいない状態です。とりまとめている人だけが管理する権限を持っていると、その人が入院したり引っ越したりした瞬間に、誰も予定を作れなくなります。共同で管理できる人を、最初から2人以上にしておいてください。パスワードを共有する形ではなく、それぞれのアカウントに権限を持たせる形が正しい形です。
2つめは、メンバーの出入りを直していない状態です。退会した人が名簿に残っていると、未回答者として数え続けることになり、いつまでも回答が揃いません。年度の初めに名簿を見直す日を決めておくと、この手間が1回で済みます。卒業や転居で抜ける人が多い会では、ここを決めていないだけで毎月数える作業が増えます。
3つめは、連絡の場所が2つに割れた状態です。出欠は新しい道具で、雑談は前のグループで続けている。この状態がいちばん疲れます。どちらか一方に決めきれないときは、期限を決めてください。3か月だけ並走させ、その日が来たら片方を閉じる。期限のない並走は、たいてい2年続きます。
閉じるときは、前のグループに最後の案内を保存してから閉じるのが礼儀です。どこへ移ったのか、次はどこを見ればよいのかを1件残しておけば、しばらく開かなかった人も迷いません。
全員をアプリに揃えなくてよい、という前提を持つ
出欠の集め方を替えるとき、もっとも多い失敗は、全員を1つの道具に揃えようとすることです。町内会でも部活の保護者でも、どうしても操作が難しい人は残ります。ここで無理に揃えようとすると、その人のためにとりまとめる側が何時間も使い、最後は本人も気を遣って会に来なくなります。
現実的な形は、アプリで答えられる人はアプリで、それが難しい人は電話か紙で受け、とりまとめる側が代わりに入力する形です。代わりに入力する人が数人であれば、集計の手間は紙だけの時代より確実に軽くなります。全員が同じ道具を使うことは目的ではなく、出欠が1か所に揃うことが目的です。
この形にしておくと、案内文の書き方も変わります。「操作が分からない場合は電話でも受け付けます」と1行添えるだけで、答えないまま黙る人がいなくなります。答えない人の中には、拒んでいる人ではなく、聞ける相手がいなかった人が混ざっています。
年度が変わるたびに、代わりに入力する相手が減っていくことも珍しくありません。家族が代わりに押してくれるようになる、同じ班の人が教えてくれる。会の中で手が回りはじめると、とりまとめる側の作業は自然に減っていきます。最初の1年で全員を揃えなくてよい、と決めておくことが、続ける会のいちばんの近道です。
Q1. イベントの出欠をアプリで集めるのに費用はかかりますか？
1回だけの行事なら、URLを配って出欠表を埋めてもらう型の道具が無料で使えます。会として何年も続ける場合は、グループごとに機能を持つ型を選ぶことになりますが、こちらも基本の連絡と写真の保存までは無料の範囲に収まるものが多くあります。費用が発生する条件は道具ごとに違うため、行事の回数と保存する動画の量を先に数えてから比べてください。
Q2. 年配の会員が多い会でも、出欠アプリに替えられますか？
替えられます。関門になるのは操作そのものではなく、新しいIDとパスワードを増やすことです。すでに全員が持っているアカウントでそのまま入れる道具を選び、入り方の手順を紙1枚にまとめて会合の場で一緒に入れてしまうのが、いちばん確実な進め方です。文字を大きくする設定があるかも確かめておくとよいでしょう。
Q3. 未回答の人だけに催促を送れないと、何が困りますか？
すでに答えた人にも同じ催促が届きます。律儀に答えた人が2回、3回と同じ知らせを受け取ると通知を切ってしまい、次の大事な連絡も届かなくなります。締め切りのある会では、未回答者だけに送れるかどうかは、あると便利な機能ではなく、無いと運営が回らなくなる機能だと考えてください。
Q4. 去年の出欠の記録は、どこまで残しておくべきですか？
毎年繰り返す行事があるなら、去年の回答が同じ画面で見られる状態にしておくと、人数の見積もりと連絡先の確認がその場で済みます。ただし無期限に残すか、3年で削除するか、卒業した人の分を年度末に削除するかは、会の申し合わせとして先に決めておいてください。決めていない状態が、あとでいちばん揉めます。