教室の発表会や行事が終わったあと、参加した人の感想を集めたいと思っても、紙を配って回収するところで止まってしまう会は多いものです。感想フォームの作り方そのものは10分で終わります。難しいのはその前後で、何を聞くか、誰に見せるか、集まった声をどこに残すかを先に決めていないと、回答は集まっても使われないまま消えます。ここでは質問の組み立て方から配り方、集計、次の案内への反映までを順に整理します。
感想を集める形が、紙から画面に移った理由
数年前まで、感想を集める道具は紙の用紙でした。行事の終わりに配って、その場で書いてもらい、回収箱に入れてもらう。書きやすさという点では紙に利点があり、その場で回収できるので回収率も高くなります。いまも発表会の当日に紙を配っている教室は少なくありません。
紙の弱点は、回収したあとに出てきます。手書きの文字を読み取って一覧にする作業が残り、担当した人の負担になります。20枚なら30分で済みますが、80枚になると半日仕事です。そして集計が終わったあと、その紙の束の保管場所に困ります。個人の名前や連絡先が書かれた紙を事務局の棚に入れたまま数年が過ぎ、誰も内容を覚えていない状態になります。
画面から集める形に移ると、この二つが同時に解決します。回答がそのまま文字データとして並ぶので、読み取る作業が消えます。一覧の形で残るので、去年の感想を探すのに棚をひっくり返す必要がありません。集計の作業が消えることの効きは大きく、感想を集める回数そのものを増やせるようになります。年に1回の行事のあとだけでなく、毎回の教室のあとにも聞けるようになると、次の回に反映できる速さが変わります。
移り方には段階があります。最初から全部を画面に切り替えるのではなく、当日は紙も用意しておき、あとから書きたい人のためにフォームの案内も配るという併用の形から始める教室が多いところです。紙で書いた分をあとから担当者がフォームに入力しておけば、集計の場所は一つにまとまります。この形なら、機械の操作に慣れていない参加者を置いていく心配がありません。
一方で、紙をやめたことによる変化もあります。その場で書いてもらう強制力がなくなるため、何もしなければ回答率は落ちます。紙なら7割から8割が返ってきていたものが、リンクを配るだけでは2割に落ちることも珍しくありません。ここを補う工夫が、後半で説明する案内文と配るタイミングの話になります。作り方よりも、この一点のほうが結果を左右します。
感想フォームを作る前に決める三つのこと
フォームの画面を開く前に決めておくことが三つあります。ここを決めずに質問を作り始めると、あとから作り直すことになります。
一つ目は、何のために集めるかです。感想を集める目的は、大きく三つに分かれます。次の回の内容を良くするため、続けて参加してもらうため、そして案内に載せる声を集めるためです。この三つは、必要な質問が違います。内容を良くするためなら、難しかった点や時間配分を聞く必要があります。続けてもらうためなら、次に参加したい内容を聞くほうが役に立ちます。案内に載せるためなら、掲載してよいかという確認の項目が必ず要ります。目的を一つに絞ると、質問は5問前後に収まります。三つ全部を一度に聞こうとすると15問を超え、回答率が落ちます。
二つ目は、集まった回答を誰が見るかです。担当者だけが見るのか、役員全員で見るのか、参加者にも公開するのか。ここが決まると、聞き方が変わります。役員全員で見るなら、個人の名前を書かせない形にしておくほうが扱いやすくなります。参加者に公開するなら、公開してよいかの確認を最初に入れる必要があります。あとから公開範囲を広げるのは難しく、集めたあとで「これは公開できない」と気付くと、集め直しになります。
三つ目は、どこに残すかです。回答は自動で表に並びますが、その表がどこにあるかを決めておかないと、担当者が代わったときに引き継げません。担当者の個人のアカウントで作ったフォームは、その人が抜けた時点で開けなくなります。会の共有のアカウントで作る、または共同編集者として次の担当者を先に加えておく。この一手間を入れておくと、来年のこの時期に作り直す必要がなくなります。
この三つを決めるのに、役員会の議題を一つ使う価値があります。決まったことを3行で書き残しておけば、次の担当者が同じ判断をやり直さずに済みます。目的、見せる相手、保存先。この3行が引き継ぎの中身になります。
Googleフォームで感想フォームを作る手順
実際の作成は難しくありません。Googleアカウントがあれば追加の費用はかからず、作成から集計までが一つの画面で終わります。
まず forms.google.com を開き、空白のフォームを選びます。上部の「無題のフォーム」をクリックしてフォームの名前を入れます。ここに入れる名前は回答者の画面にも出るので、「第12回発表会 感想フォーム」のように、何についての感想かが分かる形にします。フォームの説明欄には、何のために集めるか、いつまでに答えてほしいか、どのくらいの時間で終わるかを3行で書きます。所要時間を書いておくと、開いた人が途中でやめる割合が下がります。
質問を足すときは、右側の丸いプラスのアイコンを使います。質問の形式は、記述式、段落、ラジオボタン、チェックボックス、均等目盛りなどから選べます。感想フォームで使うのはこのうち三つで足ります。選ぶだけで答えられるラジオボタン、5段階などで程度を答える均等目盛り、自由に書いてもらう段落です。1つのフォームに追加できる質問や説明や画像は最大300個までで、話題ごとに分ける区切りも最大75個まで作れます。感想フォームでこの上限に当たることはないので、上限を気にする必要はありません。
質問を作り終えたら、上部の設定を開きます。ここで確かめる項目は三つです。回答者のメールアドレスを収集するかどうか、回答のコピーを回答者に送るかどうか、そして1人が何回まで回答できるかです。感想フォームでは、メールアドレスを集めない設定にすることが多くなります。集めると匿名でなくなり、書きにくくなるためです。掲載の許可を取る必要があるときだけ、連絡先の欄を任意で設けます。
新しい回答が来たときに気付けるようにしておくことも大切です。フォームの上部の「回答」タブを開き、その他のアイコンから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選ぶと、回答があるたびに通知が届きます。この設定を忘れると、締め切りの前日に開いてみて回答が3件しかないことに気付き、催促が間に合いません。
回答の保存先も設定します。「回答」タブからスプレッドシートに紐付けておくと、回答が表の形で並びます。表にしておけば並べ替えも絞り込みもできるので、あとで集計するときに作業が要りません。CSV形式でまとめてダウンロードすることもできるので、別の集計の道具に移したい場合にも困りません。
最後に、自分で一度回答してみます。スマートフォンの画面で開いて、最後まで答えて送信するところまで試します。途中で意味が分からない質問があれば、そこで直します。回答者の下書きは既定では最後に変更してから30日間保存される仕組みになっていますが、共有の端末で回答してもらう形なら、この自動保存を切っておくほうが安全です。設定の「プレゼンテーション」から切り替えられます。
質問の作り方｜答えが集まる形と、集まらない形
フォームの作り方で結果が変わるのは、質問の作り方です。同じことを聞いていても、聞き方によって集まる量が3倍違います。
最初の質問は、必ず選ぶだけで答えられるものにします。開いていちばん上に自由記述の欄があると、書くことを考える負担が先に来て、そこで離脱します。「今日の内容はいかがでしたか」を5段階で答える形を最初に置き、書く質問はその後ろに回します。1問目が1タップで終わると、そのまま最後まで進む人が増えます。
自由に書いてもらう質問は、最大で2問までにします。3問以上あると、2問目で力が尽きます。そして自由記述の質問は、範囲を狭く聞くほうが答えが返ってきます。「ご意見をお書きください」では何を書けばよいか分からず空欄になりますが、「今日いちばん印象に残ったことを一つ教えてください」なら書けます。「次に取り上げてほしい題材を一つ教えてください」も答えやすい形です。答えの範囲を一つに絞ると、書く側の負担が下がります。
程度を聞く質問は、5段階か4段階に統一します。3段階では真ん中に集まりすぎて差が出ず、7段階では選ぶのに迷います。そして段階の言葉を必ず書きます。数字だけの1から5では、1がよいのか5がよいのかが伝わりません。左端に「難しかった」、右端に「ちょうどよかった」のように、両端の意味を言葉で書きます。
避けたい聞き方が三つあります。一つ目は、二つのことを一度に聞く質問です。「内容と時間はいかがでしたか」と聞くと、内容はよかったが時間は長かった人が答えられません。二つ目は、答えを誘導する聞き方です。「今日の楽しい内容はいかがでしたか」と聞くと、楽しくなかった人の声が集まりません。三つ目は、必須にしすぎることです。必須の項目が多いと、答えたくない項目に当たった時点で送信をやめます。名前と連絡先は任意にし、感想の本文だけを必須にするのが無理のない形です。
質問の数は5問から7問が目安になります。所要時間の目安は、選ぶ質問が1問15秒、書く質問が1問1分です。5問で2分前後、7問で3分前後に収まります。冒頭に「2分で終わります」と書けるところまで絞ると、開いた人の大半が最後まで答えます。
匿名にするかどうかを先に決める
感想フォームで最も判断が要るのが、匿名にするかどうかです。どちらにも理由があるので、集める目的から決めます。
匿名にする利点は、書きにくいことが書かれるところにあります。教室の進め方への意見、会場の使いにくさ、時間配分の不満。名前が付く形では、ほとんどの人が「特にありません」と書きます。名前が付かないと分かっていると、直したほうがよい点が出てきます。次の回を良くするために集めるのであれば、匿名にする価値があります。
名前を聞く利点は、二つあります。一つは、返事ができることです。質問や要望に対して個別に答えられます。もう一つは、案内に載せる許可を取れることです。感想を教室の案内や次回の募集に載せたい場合、誰の声かが分からないと掲載の許可を確認できません。
現実的な形は、混ぜることです。感想の本文は匿名で書けるようにし、名前と連絡先の欄を任意で設けます。そして「案内に掲載してもよい方はお名前をご記入ください」と書き添えます。これなら、書きにくいことを書きたい人は空欄のまま送れて、載ってもよい人は名前を入れてくれます。
匿名にするときに気を付ける点が一つあります。回答者のメールアドレスを収集する設定を切ることです。設定を切っていないと、本文に名前を書かなくてもメールアドレスが記録されるので、実質的に誰の回答か分かります。匿名だと案内しておいて記録が残っている状態は、あとで説明が難しくなります。フォームを配る前に設定を開いて確かめておきます。
もう一つ、匿名でも書かれる内容には配慮が必要です。参加者が他の参加者について書くことがあります。特定の人の名前が出た回答が届いたときに、それを役員全員で共有するのかどうかを先に決めておきます。担当者だけが見て、内容だけを役員会に伝える形にしている教室もあります。集めるときには思い付かない場面ですが、実際に起きます。
そんなわけで、Googleフォームを感想ツールとして運用し始めてみました。pixivのキャプション欄にリンクを貼り付けてみて、すぐにアンケートに飛べるようにしてみました。 出典: note.com
作品の感想を集める場でも、専用のサービスを使わずにフォームを自分で作る形が選ばれています。自分で作る利点は、聞く項目を自由に決められることと、集まった回答が自分の管理の下に残ることです。教室や行事の感想でも同じことが言えます。
案内文の書き方と、配るタイミング
フォームを作り終えたあと、結果を大きく左右するのが案内文と配るタイミングです。同じフォームでも、配り方によって回答数が数倍変わります。
配るタイミングは、終わった直後がもっとも効きます。行事の記憶が残っているうちが最初の山で、翌日には半分に落ちます。3日過ぎると、そのまま埋もれます。当日の解散の前にリンクを配るのが最善で、次に良いのがその日の夜のうちに送ることです。翌週の定例の連絡にまとめて載せる形では、ほとんど回答が返ってきません。
当日に配る形として、印刷した紙に短縮したリンクとQRコードを載せて渡す方法があります。二次元コードは無料の作成の道具で作れます。会場の出口で1枚渡すだけなので、手間がかかりません。連絡の手段で送る場合も、解散の直後に送ると開封率が高くなります。
案内文に入れる要素は四つです。何についての感想か、どのくらいの時間で終わるか、いつまでか、匿名かどうか。この四つを3行で書きます。長い挨拶文から始めると、リンクまで読まれません。「本日の発表会の感想をお聞かせください。所要時間は2分ほどです。9月30日までにお願いします。お名前は任意です」の後ろにリンクを続けるだけで足ります。
催促は1回だけ入れます。締め切りの2日前に、同じ文面をもう一度送ります。回答済みの人への配慮として「ご回答いただいた方はご放念ください」の一文を添えます。2回以上の催促は、回答が増えないうえに印象が悪くなります。
回答率の目安も持っておきます。当日に紙で配る形なら7割前後、その日の夜に連絡の手段で送る形で3割から4割、翌週にまとめて送る形で1割前後です。この差は案内文の出来ではなく、タイミングでほぼ決まります。回答が集まらないときに直すのは、質問文よりも配るタイミングです。
締め切りを過ぎたら、回答の受け付けを止めます。フォームの回答タブから受け付けを切り替えられます。止めておかないと、集計を終えたあとに1件だけ届いて、集計をやり直すことになります。止めるときに、閉じたあとの画面に出る文章も書き換えておくと、遅れて開いた人が困りません。
集まった回答の読み方と、次に活かす形
回答が集まったあと、そのまま眺めて終わっている会が少なくありません。読み方の型を決めておくと、30分で次の回に反映できる形まで持っていけます。
まず、選ぶ質問の結果を数字で見ます。フォームの回答タブには、自動でグラフが並びます。ここで見るのは平均ではなく、低いほうに付いた回答の数です。5段階で1と2を選んだ人が全体の2割を超えていたら、そこは直す対象になります。平均が4.2だから良かったという読み方をすると、困っていた人の声が消えます。
次に、自由記述を3つの箱に分けます。すぐ直せること、来年の準備で直せること、直せないこと。この3つに分けるだけで、次の行動が決まります。「机の間隔が狭かった」はすぐ直せます。「駐車場が足りなかった」は来年の会場選びの段階の話です。「雨だったのが残念」は直せません。分けずに全部を読むと、直せないことに気を取られて、直せることが埋もれます。
同じ内容が3件以上出てきたら、それは会全体の課題として扱います。1件だけの意見を全部拾うと、方向が定まりません。件数を数えて、多いものから2つか3つだけを次の回の変更点にします。全部を直そうとすると何も直らないので、上から2つに絞るという決まりを作っておくと続きます。
集計の結果は、参加者にも返します。返す形は短くて構いません。「いただいた感想のうち、机の間隔と開始時刻について次回から変えます」の2行で足ります。返事があると、次回のフォームの回答率が上がります。返さないでいると、答えても何も変わらないと受け取られて、回答が減っていきます。
案内に載せる声を選ぶときは、掲載の許可が取れているものだけを使います。許可の欄を任意にしていた場合、名前が入っていることを許可と受け取ってよいかは微妙です。掲載してよいかという項目を別に立てて、はいを選んだ回答だけを使うのが確実な形です。掲載するときは、書かれた文をそのまま載せます。読みやすく直したいときも、意味が変わらない範囲にとどめます。誤字を直す程度にしておくと、あとで問題になりません。
よくある失敗と、その直し方
感想フォームで起きる失敗には型があります。先に知っておくと、ほとんどを避けられます。
いちばん多いのが、回答が集まらないことです。原因の大半は配るタイミングで、次に多いのが質問の多さです。質問が10問を超えていたら7問まで削り、配るのを当日か当日の夜にする。この二つを直すだけで回答数は変わります。質問文の言い回しを直すのは、この二つを直したあとの話になります。
二つ目は、書いてほしいことが書かれないことです。「特にありません」が並ぶときは、聞く範囲が広すぎます。「ご意見」を「今日いちばん印象に残ったこと」に変え、「改善点」を「次回までに一つだけ変えてほしいこと」に変えると、答えが返ってきます。聞く範囲を狭くすることが、答えを引き出す近道です。
三つ目は、リンクが開けないという連絡が来ることです。公開の設定が「自分だけ」になっていると、誰も開けません。作ったあとに別の端末で開いてみる手順を入れておけば防げます。会のアカウントで作った場合も、同じ確認が要ります。
四つ目は、担当者が代わってフォームが開けなくなることです。個人のアカウントで作ったフォームは、その人が抜けると誰も編集できません。共同編集者に次の担当者と会の共有のアカウントを加えておきます。作った直後に加えておくのがこつで、引き継ぎの時期になってから思い出すと間に合いません。
五つ目は、個人の情報が入った回答の扱いに困ることです。名前と連絡先を集めた場合、その表がどこにあり、誰が見られるかを決めておく必要があります。決めていない状態で共有のフォルダに入れると、関係のない人の目に触れます。回答の表は限られた人だけが見られる場所に保存し、その範囲を役員会で確認しておきます。会員の個人情報の扱いについての一般的な考え方は、個人情報保護委員会の案内が参考になります。
六つ目は、集めただけで終わることです。これがいちばん多く、いちばん損をします。集計を誰がいつやるかを、フォームを作る時点で決めておきます。締め切りの翌日に30分だけ時間を取る、という形にしておけば、そのまま流れません。
毎回の教室で短い感想を集め続ける形
年に1回の行事のあとだけでなく、毎回の教室のあとにも感想を集めている教室があります。1回あたりの負担を軽くすれば、続けられます。
毎回用のフォームは3問に絞ります。今日の内容の程度を5段階で1問、次に取り上げてほしいことを1問、そのほか自由に1問。これだけなら30秒で終わるので、参加者の負担になりません。3問でも、毎回集めれば1年で相当な量になります。年に1回の詳しいフォームより、短いものを毎回集めるほうが、変化が見えるという利点もあります。
フォームは毎回作り直しません。同じフォームを使い続けて、1問目に「何回目の教室ですか」という選ぶ質問を足します。回答の表に回の番号が入るので、あとで回ごとに絞り込めます。毎回新しいフォームを作ると、リンクが毎回変わり、集計の表も分かれます。1つのフォームを使い続ける形にすると、年度の終わりに1枚の表で見返せます。
配り方も固定します。教室の終わりに、同じ文面で同じリンクを送る。文面を毎回考えないので、担当者の負担がほとんどありません。リンクを連絡の手段に固定して表示しておけるなら、送る手間さえ省けます。
続けるときに気を付ける点が一つあります。集まった感想に対して、何も反応しない回が続くと止まります。月に1回でよいので、「先月いただいた感想のうち、進む速さについて次回から変えます」のように短く返します。返しがあると、答える意味があると受け取られて、回答が続きます。
毎回集める形にすると、困っている人に早く気付けます。年に1回のフォームでは、3回目でつまずいた人がその後ずっと来なくなってから気付くことになります。毎回の3問なら、その週のうちに分かります。感想を集める目的が「続けて参加してもらうため」であれば、量よりも頻度のほうが効きます。
感想と連絡と記録を、同じ場所にまとめる
感想フォームの作り方そのものは10分で終わる作業です。続けている会と続かない会の差は、集めた声をどこに残しているかに現れます。
よくある散らばり方はこうです。フォームの回答は担当者のアカウントの中、集計した表はその人のパソコンの中、役員会で共有した内容は連絡の手段の流れの中、案内に載せた声は印刷物の中。この形の弱点は、担当者が代わった瞬間に去年の感想が探せなくなることです。去年と同じ意見が出ていたことに気付かないまま、同じことを2年続けて直さずに過ごす結果になります。
もう一つの弱点は、見せる範囲を後から絞れないことです。連絡の手段の流れに感想を貼ると、招待されている人は誰でも過去にさかのぼって読めます。参加者が他の参加者について書いた内容や、家庭の事情に触れた内容が混ざっていた場合、あとから範囲を狭めるのが難しくなります。メンバー以外は見られない場所に記録を集める形にしておくと、役員が公開範囲の判断に神経を使わずに済みます。
いま使っている手段のどこに限界があるかは、手段によって違います。感想の共有を連絡の手段で回している会なら、過去の記録を探せるかどうかが分かれ目です。LINEグループとの比較では、流れていく形式と話題ごとに残る形式の違いを、探すときの手間の観点で並べています。参加者の範囲を広めに取っている場でやりくりしている会には、LINEオープンチャットとの比較が参考になります。誰が読めるかを名簿で決められるかどうかが、感想のような記録の扱いを大きく変えるためです。
お知らせと予定と記録を1か所に集める形を検討している会は、BANDとの比較で違いを確かめられます。使われかたから逆に考えるのも有効です。発表会や教室の感想を毎回集めたい場合は教室での使われかた、学年や学級の単位で読める範囲を分けたい場合はPTAでの使われかた、行事の記録と回覧が中心の会は町内会での使われかたに、それぞれ近い形が並んでいます。運用の細かい疑問はよくある質問にまとまっています。
決める順番を整理します。先に決めるのは集めた声の保存先と読める範囲、次に配り方、最後に質問の中身です。この順番で決めると、フォームの道具を替えても感想の保存先は変わらないので、担当者が代わっても同じ形が続きます。逆の順番で始めると、道具を替えるたびに過去の感想の場所が動き、去年の声が引けなくなります。感想フォームは今日から作れますが、集めた声をどこに残すかを先に決めておくことが、次の回に活かせるかどうかを分けています。
Q1. 感想フォームは無料で作れますか？
Googleアカウントがあれば、Googleフォームで追加の費用なく作れます。質問や説明や画像は1つのフォームに最大300個まで追加でき、話題ごとの区切りも最大75個まで作れるため、感想フォームで上限に当たることはありません。回答はスプレッドシートに並べるか、CSV形式でまとめてダウンロードできます。
Q2. 質問は何問くらいが適切ですか？
5問から7問が目安です。選ぶだけで答えられる質問を先に置き、自由に書いてもらう質問は最大2問までにします。所要時間の目安は選ぶ質問が1問15秒、書く質問が1問1分なので、7問で3分前後に収まります。案内文に所要時間を書くと、最後まで答えてもらえる割合が上がります。
Q3. 匿名にしたほうが本音が集まりますか？
直したほうがよい点を集めたいなら匿名が向いています。ただし匿名にする場合は、設定で回答者のメールアドレスを収集しない形にしておく必要があります。案内に載せる声も集めたいときは、感想の本文は匿名にしたうえで、名前と掲載の許可の欄を任意で設ける形が現実的です。
Q4. 回答が集まらないときは何を直せばよいですか？
最初に直すのは配るタイミングです。当日に配る形なら7割前後、その日の夜に送る形で3割から4割、翌週にまとめて送る形では1割前後まで落ちます。次に見るのは質問の数で、10問を超えていたら7問まで削ります。質問文の言い回しを直すのは、この2つを直したあとの作業です。