無料のアンケートフォーム｜選ぶときに見るところ

「アンケートフォーム無料」で探している人が知りたいのは、無料のツールが存在するかどうかではありません。自分が集めたい件数と設問の数が、その無料の枠に収まるのかどうかです。無料と書かれていても、1つのフォームで受け取れる回答が200件で止まるもの、質問が10問までのもの、集めた回答を書き出せないものがあります。この記事では、無料のアンケートフォームがどの型に分かれるのか、無料プランで最初に確かめる上限、町内会やPTAのような集まりで使うときに効いてくる制限を、選ぶ順番として並べます。

無料のアンケートフォームでできることと、いまの相場

アンケートの道具は、もともと調査会社や企業の広報が使うものでした。有料の製品は月額5,000円前後から始まり、回答の分析やブランドに合わせた見た目の調整、担当者による支援が価格に含まれています。ここに無料の選択肢が広がったのは、検索から誰でも使える形のツールが増えたためです。

無料の範囲でも、できることはかなり広がっています。選択式と自由記述の設問を並べる、必須の項目を指定する、回答によって次の質問を変える条件分岐、回答をその場で集計してグラフにする、締切を設定する。ここまでは無料の枠で使えるものが複数あります。町内会の意見集め、PTAの役員決めの希望調査、部活の保護者向けの連絡先確認、教室の日程調整といった用途では、有料の機能を必要としないことが多いようです。

一方で、無料の道具を並べた紹介記事は企業の調査を前提に書かれているため、集まりで困る点が抜けます。集まりで問題になるのは分析の精度ではありません。答える側がスマートフォンで指だけで終えられるか、答えない人に催促できるか、集めた回答を来年の担当に渡せるかです。この記事の並べ方も、その3点に寄せています。

無料のツールは3つの型に分かれる

無料と書かれているアンケートの道具は、無料である理由によって3つに分かれます。どの型を選んだかで、数か月後にぶつかる壁の場所が変わります。

1つ目は、大きな会社が付帯のサービスとして無料で提供する型です。表計算ソフトや文書作成の道具と同じアカウントで使えるものが該当します。回答数の上限がほぼ問題にならない代わりに、見た目の調整は限られ、質問の形式も基本的なものに絞られます。

2つ目は、有料版の入口として無料枠を用意する型です。調査を専門に扱う会社の製品はこの形が多く、無料枠には質問数と回答数の両方に上限があります。道具を紹介する側の説明にも、具体的な数字が並んでいます。

無料プランでは質問を10問まで作成可能で、アンケートごとに最大25件の回答を収集できます。出典: webcas.jp

会員80人の会で意見を集めたい場合、回答25件の枠では最初の3分の1で受付が止まります。無料の文字だけを見て選ぶと、配ったあとに気づくことになります。

3つ目は、集まりの連絡の中に出欠や意見の集約が組み込まれている型です。アンケートの専用ツールではないため設問の形式は限られますが、答える側が新しい画面を開かずに済みます。回収率だけを見るなら、この型が最も高くなります。

無料プランで最初に確かめる2つの上限

確かめる順番は決まっています。質問数と回答数です。この2つが自分の用途に合わないものは、他の条件がどれだけ良くても選べません。

回答数の上限は、サービスによって桁が違います。Microsoft Formsの場合、無料のMicrosoftアカウントで使うときの上限が公式の資料に明記されています。1つのフォームで受け取れる回答は最大200件、質問は最大200問、作れるフォームは最大400件という並びです。有料のアカウントでは回答の上限が1,000件に上がります。会員が200人を超える会では、無料のままでは1回の調査が完結しません。

Googleフォームは回答数の上限を数字で示していませんが、公式のヘルプに件数が増えたときの挙動が書かれています。

フォームに質問や回答の個別ビューが表示されない場合は、フォームの回答数が 10,000 件を超えている可能性があります。出典: support.google.com

集まりの規模で1万件に達することはないため、この型では回答数を心配する必要がありません。同じヘルプには、終了日または回答数の上限を自分で設定できることも書かれています。定員のある行事の申し込みでは、この設定が役に立ちます。

質問数の上限は、意見を広く集めたい調査で効いてきます。10問までの枠では、属性を聞く設問を2問入れた時点で本題が8問に減ります。設問を削るために内容を練るのは良いことですが、上限のために削るのは順番が逆です。

集まりで使うときに効いてくる制限

企業向けの比較では軽く扱われるのに、集まりでは決定的になる制限が3つあります。

1つ目は、回答を書き出せるかどうかです。無料枠では集計の画面でグラフを見られても、一覧を手元に保存できない仕組みがあります。役員会に紙で配る、来年の担当に渡す、過去の調査と並べて比べるといった使い方ができなくなります。翌年に同じ調査を繰り返す会では、書き出せることが条件になります。

2つ目は、画面に広告が出るかどうかです。無料で提供される代わりに回答の画面に広告が表示される仕組みがあります。子どもが関わる調査で使う場合、表示される内容を運営側で選べないことが問題になります。配る前に自分の端末で開いて何が出るかを見てください。

3つ目は、回答したデータの扱いです。集めた回答を統計の情報として二次的に利用する仕組みがあり、名簿や連絡先を含む調査では確かめておく必要があります。道具を扱う側からも、この点は注意点として挙げられています。

一方、無料アンケートツールのデメリットの例は以下のとおりです。回答数や設問数に制限があるアンケート結果の集計や分析、レポート作成などの機能が不十分デザインのカスタマイズができない、ブランドロゴを挿入できないアンケートフォーム上に広告が表示される回答データを統計情報等に二次利用される出典: webcas.jp

これらは無料であることの欠点ですが、すべてが集まりに当てはまるわけではありません。見た目の調整ができないことは、会の内部で使う調査では問題になりません。自分の用途に当たるものだけを選んで確かめてください。

選び方のポイント1: 回答する側の手数

無料のアンケートフォームを選ぶとき、作る側の使いやすさで比べる人が多いのですが、結果に効くのは答える側の手数です。ここが1つ増えるだけで、回収率が目に見えて落ちます。

数え方は簡単です。会員が回答を終えるまでに、指で押す回数と画面が切り替わる回数を数えてください。連絡が届く場所にURLが貼られ、それを押すとブラウザが開き、読み込みを待って、設問に答えて、送信を押す。この流れで画面の切り替えが3回起きます。年配の会員は、ブラウザが開いた時点で「別のところに連れて行かれた」と感じて戻ることがあります。

ログインを求めるかどうかも大きく影響します。同じ人が二度答えるのを防ぐために回答を1回に制限すると、アカウントへのログインが必要になる仕組みがあります。ログイン画面が出た時点で、その人は答えるのをやめます。会の中の調査で意図的に何度も答える人は稀なので、制限を外して回収率を優先したほうが得られるものが多くなります。

締切の伝え方も手数に含まれます。フォームのURLだけを配ると、後から見た人は締切を探すことになります。案内の文の1行目に締切の日付を書き、2行目に何分で終わるかを書いてください。2分で終わることが分かっていれば、その場で開く人が増えます。

選び方のポイント2: 匿名と記名を選べるか

集まりの調査では、匿名で聞く場面と記名で聞く場面の両方があります。両方に対応できるかを確かめてください。

匿名で聞くのは、言いにくいことを集めたいときです。役員の負担、会費の使い道、当番の割り振りへの不満。記名で聞けば当たりさわりのない答えだけが返ってきます。匿名で集めるには、メールアドレスを収集する設定をオフにし、名前と所属の欄を作らないことが条件になります。班の番号を聞くだけでも、10戸単位の班なら候補が10軒に絞られる点に注意してください。

記名で聞くのは、行事の出欠や連絡先の確認のように、誰が答えたかが必要なときです。この場合は誰が未回答かが分かることが重要になります。集計の画面に合計だけが出る仕組みでは、名簿と見比べて未回答者を探す作業が残り、催促の手間が消えません。

無料のツールの多くは、この切り替えが設定の1か所でできます。ただし、以前に作ったフォームを複製して使うと、前の設定が引き継がれます。匿名のつもりで配ったフォームがメールアドレスを集めていた、という事故はここで起きます。配る前に必ず設定の画面を開いて確かめてください。

選び方のポイント3: 集計をどう受け取れるか

集めたあとの扱いも、選ぶ段階で確かめる対象です。確かめるのは3点です。

1点目は、集計がその場で見られるかどうかです。回答が届くたびにグラフが更新される仕組みなら、締切の前に傾向が分かり、回収が足りない場合に催促を判断できます。

2点目は、一覧として手元に保存できるかどうかです。自由記述を役員会で読み合わせる場合、画面をスクロールしながら読むより、一覧に落としたほうが早く済みます。この機能が無料枠に含まれないサービスがあるため、必要なら先に確かめてください。

3点目は、回答者に結果を返せるかどうかです。集めた声に対して何かしら返す会では、次の調査の回収率が上がります。集めたまま何も返さなかった会では、設定が完璧でも回答は当たりさわりのないものだけになります。結果の概要を回答者に見せる設定がありますが、少人数の会では自由記述の文体で誰が書いたか分かってしまうため、こちらで要約してから伝える形が安全です。

出欠を取るのに、アンケートフォームは向いているか

無料のアンケートフォームを探している人の用途で最も多いのは、実は意見集めではなく出欠の確認です。この用途では、アンケートの道具が最適とは限りません。

アンケートフォームで出欠を取ると、3つの手間が残ります。1つ目は、回答が一覧の形で溜まるため、誰が未回答かを名簿と見比べて探す作業が発生することです。2つ目は、締切のあとに都合が変わった人の連絡が別の経路で届き、集計と実際の人数がずれることです。3つ目は、行事ごとに新しいフォームを作り、URLを配り直す作業が毎回発生することです。

年に6回の行事がある会では、この作業が6回繰り返されます。1回あたり30分かかるとして年間3時間です。出欠を数える機能が連絡の場に組み込まれていれば、この時間は消えます。確かめる点は、誰が未回答か分かるか、締切後の変更が反映されるか、答える側が画面を切り替えずに1回押せば済むかの3つです。

意見を広く集める調査にはアンケートフォームが向いていて、毎回の出欠には連絡の場に組み込まれた仕組みが向いています。どちらか一方で全部を済ませようとすると、どちらかの作業が手作業に戻ります。用途で使い分けるのが実際的です。

回答が集まらないときに直す3か所

配ったのに回答が集まらない場合、原因はほぼ3か所のどれかです。

1か所目は、届いていないことです。URLを投稿した場所が、会員が日常的に開く場所ではなかった場合、そもそも見られていません。トークアプリのグループに投稿したつもりでも、通知を切っている人には届きません。紙の回覧が主な会では、案内の紙を回すほうが確実です。

2か所目は、開いたけれど途中でやめていることです。設問が15問あって進み具合が分からない形だと、半分で離れます。設問を減らすか、何問あるかを最初に書いてください。自由記述が3つ以上並んでいる調査も、途中で止まりやすくなります。

3か所目は、何のために答えるのかが伝わっていないことです。「アンケートにご協力ください」だけの案内では、後回しにされます。何を決めるために聞いているのか、結果をどう使うのかを2行で書いてください。前回の調査が何かしら形になっていれば、次も答えます。

催促の仕方にも工夫があります。全員に「まだの方はお願いします」と投げると、答えた人にも届いて煩わしく思われます。誰が未回答か分かる仕組みなら、その人だけに声をかけられます。これができるかどうかで、回収率の最後の2割が変わります。

設問の作り方で、答えが一方に寄る

無料のツールを選んだあとに効いてくるのが、設問の作り方です。道具の良し悪しよりも結果に影響します。

選択肢の並べ方には偏りが出ます。賛成と反対を聞くとき、賛成を先に置くと賛成が増えます。並べ方を変えた2つの案を作るのは手間なので、選択肢は「賛成」「どちらとも言えない」「反対」のように中立の位置を真ん中に置き、数を3つか5つの奇数にしてください。

聞き方の言葉も結果を動かします。「負担が重いと感じますか」と聞くと、重いと答える人が増えます。「現在の当番の回数について、どう感じますか」のように、方向を含まない言葉で聞いてください。

属性を聞く設問は最小限にします。年代、性別、班の番号を全部聞くと、少人数の会では個人が割れます。集計に本当に必要なものだけに絞ってください。

自由記述は1問か2問までにします。3問以上並べると、最後の1問が空欄になります。位置は最後に置き、任意であることを明記してください。必須にすると、書くことがない人が離れます。

無料で足りなくなる境目はどこか

無料の枠で足りるかどうかは、3つの数字で判断できます。

1つ目は、回答を集めたい人数です。回答の上限が200件の枠を選ぶなら、会員が200人未満であることが前提になります。世帯単位で数えて足りると判断したあとに「夫婦それぞれが答えたい」という要望が出て、実際の件数が倍になる例があります。上限の半分に収まる規模かどうかで見ておくと安全です。

2つ目は、年間に行う調査の回数です。フォームを作れる数にも上限があり、毎回新しく作る運用では数年で上限に近づきます。回答を書き出して消す運用にすれば同じフォームを使い回せますが、その作業を誰が行うかを決めておく必要があります。

3つ目は、設問の数です。10問までの枠は、属性を2問聞いた時点で本題が8問に減ります。意見を広く集める調査では足りません。出欠や日程の確認だけなら、3問で終わるため問題になりません。

この3つのどれかで上限に当たったときに考えるのは、有料に移ることだけではありません。用途を分けて、意見の調査と毎回の出欠を別の仕組みに振り分けるほうが、費用をかけずに解決する場合があります。年に1回の調査だけを無料の枠で行い、毎回の出欠は連絡の場に組み込まれた仕組みで済ませる形なら、どちらの上限にも当たりません。

アカウントを持っていない会員にどう配るか

無料のアンケートフォームを選ぶうえで見落としやすいのが、回答する側にアカウントが必要かどうかです。ここで会員の一部が丸ごと抜け落ちます。

回答にログインを求めない形なら、URLを開いた人は誰でも答えられます。町内会のように年齢の幅が広い会では、この条件がほぼ必須になります。一方で、誰でも答えられる状態は、会員以外が答えられる状態でもあります。URLが会の外に転送されると、集計に関係のない回答が混ざります。防ぐ方法は2つで、URLを短い期間だけ有効にすることと、冒頭に班や学年を選ぶ設問を1つ置いて集計時に絞ることです。

アカウントが必要な形を選ぶ場合は、誰が持っていて誰が持っていないかを先に数えてください。会員80人のうち10人が持っていない場合、その10人の回答を紙か電話で集めることになり、集計が2系統に分かれます。2系統になった時点で、集計の手間は無料の枠を使う利点を上回ります。

代わりの手として、答えられない人の分を役員が代理で入力する形があります。これは有効ですが、匿名の調査では使えません。誰が何と答えたかを代理の役員が知ることになるためです。匿名で集めたい調査では、紙の回答用紙を用意して箱に入れてもらい、集計だけをフォームに入力する形が確実です。手間は増えますが、答えられない人が出るより結果が正確になります。

紙のアンケートと併用する会での進め方

紙の回覧が主な会では、無料のアンケートフォームを入れても回収が2系統になります。この状態を前提にした進め方を決めておくと、集計の混乱が防げます。

最初に決めるのは、締切を2つに分けないことです。紙の回収は回覧の速度に左右されるため、フォームの締切より数日遅れます。両方の締切を同じ日に設定すると、紙の分が間に合いません。紙の締切を先に置き、フォームの締切をその3日後にすると、どちらも間に合います。

次に決めるのは、二重に答えた人の扱いです。紙で出したあとにフォームでも答える人が必ず出ます。紙に「フォームで回答済みの方は提出不要です」と1行書き、フォームの冒頭に「紙で提出済みの方は回答不要です」と書いてください。それでも重複が出た場合は、後に届いた回答を採用する形に決めておくと判断が要りません。

集計の仕方も先に決めます。紙の回答をフォームに入力し直すと、集計が1つにまとまり、グラフもそのまま使えます。入力するのは回答の内容だけで、誰が出したかは記録しないでください。匿名で集めた紙の回答を入力するとき、入力の順番から誰か推測できる状態にならないように、束をまとめて混ぜてから入力する会もあります。

最後に、来年に向けた記録を残してください。紙とフォームの回収の割合を書いておくと、翌年の担当が紙をどれだけ用意すればよいか分かります。この数字を3年並べると、紙をやめる時期の判断ができます。

同じ調査を毎年続けるときの作り方

集まりの調査は、年に1回か2回、同じ時期に同じことを聞く形になります。毎年作り直すのは手間なので、続ける前提の作りにしておくと翌年が楽になります。

まず、設問を変えないことです。去年と設問が違うと、数字を並べて比べられません。当番の回数についての感じ方を毎年聞くなら、選択肢の文言も順番も変えないでください。追加したい論点が出たら、既存の設問を書き換えるのではなく、末尾に1問追加する形にします。

次に、フォームを複製して使うことです。ただし複製すると前の設定が引き継がれるため、メールアドレスの収集と回答数の上限は毎回確かめてください。去年の回答が残ったまま新しい回答が混ざる事故も、複製のときに起きます。複製したフォームの回答が0件であることを、配る前に確かめてください。

3つ目は、結果を1か所に並べて残すことです。年度ごとの集計が担当者の手元に散っていると、3年分を並べる作業が毎回発生します。会の記録として1か所に保存し、担当が代わっても同じ場所にある状態にしておけば、翌年の担当は前年との差だけを見れば済みます。

4つ目は、調査の頻度を上げすぎないことです。毎月取ると、答える側は流し読みで選択肢を押すようになります。年に2回、議題が決まっている時期に取る形のほうが、1回あたりの回答の質が上がります。何を決めるために取るのかが決まっていない調査は、取らないほうがよい場合もあります。

集めた声を、来年も使える形で残す

無料のアンケートフォームで集めた回答は、集めたあとの保存先で価値が決まります。ここを決めないまま始めると、翌年の担当が同じことをもう一度聞くことになります。

よくある形は、集計の結果をトークアプリに要約して投稿することです。翌日の連絡で上へ流れ、3か月後の役員会で「前の調査で何が多かったか」を確認しようとすると、遡って探す作業が発生します。お知らせが1件ずつ残り、大事なものを上に固定できる形なら、この探す作業が消えます。項目ごとの違いはLINEグループとの比較に並んでいて、連絡の残り方、参加の管理、役員が代わったときの引き継ぎを横に置いて確かめられます。会員数の多い会で使われることの多いBANDから移る場合の違いはBANDとの比較に整理されています。

見える範囲も決めておく対象です。匿名で集めた意見の要約は、会の中だけで扱うものです。誰でも入れる場に投稿すると意図せず外に出ます。参加の管理を、誰でも入れる、申し込みを承認して入れる、招かれた人だけ、の3つから選べる形なら、メンバー以外は見られない状態を保ったまま要約を共有できます。設定の考え方はよくある質問に整理されています。

引き継ぎの形も関わります。回答の一覧と要約が担当者の個人アカウントの中に散っていると、翌年の担当は前回の結果を見られません。記録がグループの側に残り、担当が代わっても投稿がそのまま残る形にしておけば、前回を踏まえた設問が作れます。町内会での使われかたとPTAでの使われかたには、お知らせが上に固定された状態、行事の日付、出欠の集め方が同じ画面に並んだ見本が用意されているので、記録が流れない形が実際にどう見えるかを確かめられます。

無料のアンケートフォームは、上限を確かめて用途に合っていれば、集まりの調査には十分な道具です。決める順番は、回答数と質問数の上限、答える側の手数、集計を書き出せるか、この3つです。そして道具を選んだあとに残る仕事は、集めた声に一度応えることだけです。応えた記録が残っていれば、次の調査は勝手に集まります。

Q1. 無料のアンケートフォームで、何件まで回答を集められますか？

サービスによって桁が違います。Microsoft Formsは無料のMicrosoftアカウントで1フォーム最大200件、有料のアカウントで1,000件です。Googleフォームは上限を数字で示していませんが、公式のヘルプでは回答が10,000件を超えると個別の回答表示に影響が出ると案内されています。会員数より小さい上限の枠を選ばないでください。

Q2. 無料のアンケートフォームのデメリットは何ですか？

回答数と設問数の上限、集計や分析の機能が限られること、回答の画面に広告が表示されること、回答を書き出せない場合があることです。集まりの内部で使う調査では見た目の調整ができない点は問題になりませんが、書き出せるかどうかは翌年の担当に渡す際に効いてきます。

Q3. 毎回の出欠もアンケートフォームで取るべきですか？

向いていません。行事ごとにフォームを作ってURLを配り直す手間と、誰が未回答か名簿と見比べて探す作業が毎回残ります。年6回の行事なら年間で3時間前後になります。意見を広く集める調査にはアンケートフォームを使い、毎回の出欠は連絡の場に組み込まれた仕組みを使う形が実際的です。

Q4. 匿名で集めたいときは、どこを確かめればよいですか？

メールアドレスを収集する設定がオフになっていること、名前と所属の欄を作っていないことの2点です。以前のフォームを複製して使うと前の設定が引き継がれるため、配る前に必ず設定の画面を開いてください。班の番号のように候補が数軒に絞られる設問も、匿名を崩す原因になります。