Googleカレンダーの通知設定｜行事の前日に気づかせる

Googleカレンダーの通知設定を調べる人が本当に困っているのは、設定の場所が分からないことではありません。設定したはずの通知が出ないこと、そして自分が設定した通知は自分にしか届かないことです。町内会の行事、PTAの集まり、部活の練習日。共有のカレンダーに予定を入れて安心していたのに、当日に来ない人がいる。この記事では、通知の3つの届け方と設定できる場所を順に並べ、出ないときにどこを見るかまで確かめます。そのうえで、共有のカレンダーで通知に何を任せられて何を任せられないかをはっきりさせます。

Googleカレンダーの通知には3つの届け方がある

最初に、通知の届き方が何種類あるかを押さえます。ここを知らずに設定すると、出ないときに調べる場所が分かりません。

Googleカレンダーの通知には、メール、デスクトップ通知、アラートの3つがあります。この3つは仕組みが違います。

メールは、指定した時刻に予定の内容がメールで届きます。カレンダーのアプリを開いていなくても届き、あとから受信箱で探せます。行事の前日の連絡に向いています。

デスクトップ通知は、パソコンの画面の端に小さな通知が出る形です。ブラウザとパソコンの両方が通知を許可している必要があり、そのときにカレンダーをブラウザで開いていることも前提になります。仕事中に次の予定を知らせるのに向いています。

アラートは、カレンダーの画面の中に知らせが出る形です。ブラウザの許可を必要としない代わりに、カレンダーの画面を見ていないと気づけません。

この3つのうち、会の行事の連絡に使えるのはメールだけです。デスクトップ通知とアラートは、その時刻にパソコンでカレンダーを開いている人にしか届きません。年に数回の行事で、会員全員に前日に気づかせたいなら、メールを選んでください。

もう1つ大事なのは、通知を出す側と受ける側の関係です。通知は、予定を作った人が全員に送るものではありません。それぞれの人が自分のカレンダーに対して設定するものです。ここを取り違えると、設定したのに誰も来ないという結果になります。

すべての予定にまとめて通知を付ける設定

1件ずつ設定するのは現実的ではありません。まず、すべての予定に共通の通知を付ける設定を入れてください。

場所は、カレンダーの設定の中にある通知の項目です。ここで決めるのは3つです。

1つめが、通知の方法です。プルダウンから、メール、デスクトップ通知、アラート、なしを選びます。ここで選んだ形が、以後に作る予定の既定になります。

2つめが、スヌーズの扱いです。デスクトップ通知をオンにすると、スヌーズ中の通知をいつ表示するかを自分で決められます。会の予定の管理では使う場面は少ないので、既定のままで構いません。

3つめが、どの予定に通知を出すかの絞り込みです。「参加または未定と返信した予定のみ受ける」というチェックボックスがあります。これをオンにすると、参加しないと返答した予定の通知が来なくなります。共有のカレンダーで会員全員に予定が配られる会では、この設定をオンにするよう会員へ案内してください。関係のない予定の通知が減り、必要な通知に気づきやすくなります。

ここで設定した内容は、これから作る予定に適用されます。すでに作ってある予定には、自動では反映されません。年度の途中で設定を変えたときは、既存の予定を1件ずつ直すか、大事な予定だけを選んで直してください。50件の予定をさかのぼって直すのは現実的ではないので、変えるのは年度の切り替わりに合わせるのが確実です。

1つの予定だけ通知を変える

行事のような重要な予定には、既定とは別の通知を付けます。1件ごとの設定は、予定の編集の画面から行います。

できることは3つです。通知の時刻を変える、別の通知方法を追加する、通知を削除する。この3つです。

追加ができるのが大事です。前日にメールで知らせて、当日の1時間前にもう一度知らせる。この2段構えが、行事の連絡でいちばん効きます。前日だけだと、当日の朝に忘れます。当日だけだと、準備が間に合いません。

時刻の決め方に目安があります。持ち物や集合場所の確認が必要な行事は、前日の夕方に1回。会場に移動が必要な行事は、当日の2時間前にもう1回。この2つで、当日の朝に思い出して準備する余裕が生まれます。

削除もできます。毎週の練習のように、もう体が覚えている予定の通知は切ってください。通知が多すぎると、全部が背景になって、大事な通知も見なくなります。通知の数を絞ることは、通知を増やすことより効きます。

1件ごとに設定した通知は、その予定にだけ効きます。同じ予定を繰り返しで作っている場合は、繰り返しの全部に適用するか、この回だけにするかを選ぶ画面が出ます。行事の前日だけ通知を足したいなら、この回だけを選んでください。

カレンダーごとに通知を分ける

Googleカレンダーの通知でいちばん使える設定が、カレンダーごとの通知です。ここを使うと、会の予定と自分の予定を分けて扱えます。

設定の画面で、左側に並んでいるカレンダーの中から1つを選ぶと、そのカレンダーだけの通知の設定が開きます。ここで決められるのは2種類です。予定の通知と、終日の予定の通知。この2つは別々に設定でき、それぞれに通知を追加、編集、削除できます。

分けられることの意味は大きいです。自分の仕事の予定には通知を付けず、会の行事のカレンダーだけに前日のメールを付ける。逆に、練習日のカレンダーは通知を切って、大会のカレンダーだけ2段構えにする。カレンダーを用途で分けておけば、通知の設計もそのまま分けられます。

会の運営でおすすめの分け方は3つです。行事のカレンダー、定例の集まりのカレンダー、締め切りのカレンダー。行事には前日と当日の2つ、定例には当日の朝に1つ、締め切りには3日前に1つ。この形にしておくと、通知の数が増えすぎずに、大事なものだけが目に入ります。

カレンダーを会員に共有する場合は、この設定が共有される人には引き継がれないことに注意してください。会員それぞれが、自分の画面でそのカレンダーの通知を設定することになります。ここを会員に案内しないと、カレンダーは共有できているのに通知は誰にも届かない、という状態になります。

終日の予定の通知が行事の連絡で効く理由

見落とされやすいのが、終日の予定の通知です。会の運営では、こちらのほうが使う場面が多くなります。

会の予定の多くは、時間が決まっていないか、1日がかりです。資源ごみの日、会費の納入期限、名簿の提出日。これらは終日の予定として入れます。終日の予定には、時刻を指定した通知の設定が別に用意されています。

終日の予定の通知は、時間ではなく日で指定します。前日に知らせるか、その日の朝に知らせるか。締め切りのある予定なら、前日と当日の2つを入れておくのが確実です。

ここで気を付けることが1つあります。終日の予定の通知の設定は、時間が決まっている予定の通知とは別枠です。片方だけを設定して、もう片方を空のままにしておくと、終日の予定だけ通知が来ない、という状態になります。カレンダーごとの通知を設定するときは、必ず両方を見てください。

会の年間の予定を入れるときは、終日の予定として作ることをおすすめします。時刻を入れると、その時刻が確定した約束のように見えます。会場の都合で開始時刻が動く行事は、まず終日の予定として入れて、時刻が決まってから時間を入れる形に変えてください。

締め切りの管理では、終日の予定に3日前の通知を入れておくと動きが取れます。前日の通知では、間に合わないことがあります。

メールで受け取る通知の種類

メールで届く通知には、時刻を指定した予定の通知だけでなく、予定の状態が変わったときに届くものがあります。ここも設定で決められます。

設定できるカテゴリのうち、会の運営に関係するのは2つです。変更された予定と、予定への返答です。それぞれ、メールで受け取るか、受け取らないかを選べます。

変更された予定の通知は、共有のカレンダーで日程が動いたときに効きます。会場が取れずに日付を変えたとき、会員に自動で知らせが届きます。ただし、変更のたびに届くので、調整中の予定を何度も動かすと、会員の受信箱に同じ予定の通知が何通も並びます。日程を詰めている段階では、予定を作らずに別の場所で調整して、確定してから入れるほうが混乱しません。

予定への返答の通知は、出欠を集めるときに効きます。会員が参加または不参加を返答すると、予定を作った人に通知が届きます。誰が返答したかをその場で知れるので、返答のない人だけを追いかけられます。

とりまとめる立場の人には、この2つをオンにすることをおすすめします。会員の側には、変更された予定だけをオンにして、予定への返答はオフにするよう案内してください。会員が全員の返答を受け取ると、受信箱が埋まります。

このカテゴリの設定は、カレンダーごとに決められます。会の行事のカレンダーだけをオンにして、自分の仕事のカレンダーはオフにする形にすると、必要なものだけが届きます。

パソコンで通知が出ないときに見る3か所

設定したのに通知が出ない、という相談でいちばん多いのがパソコンのデスクトップ通知です。見る場所は3か所に決まっています。

PCで通知を受け取れない場合は、Googleカレンダー側の設定だけでなく、ブラウザのサイト権限でcalendar.google.comの通知が許可されているか、WindowsやmacOSの通知がオフになっていないかを確認してください。 出典: jicoo.com

1か所めが、カレンダーの設定です。通知の方法がデスクトップ通知になっているか、なしになっていないかを見ます。

2か所めが、ブラウザの設定です。ブラウザのサイトごとの権限の画面で、カレンダーのサイトからの通知が許可になっているかを見ます。ここが拒否になっていると、カレンダー側でいくら設定しても出ません。一度「ブロック」を押してしまうと、以後は通知の許可を求める表示も出なくなります。

3か所めが、パソコン本体の通知の設定です。WindowsでもmacOSでも、アプリごとに通知を出すかどうかの設定があります。ブラウザの通知が本体側でオフになっていると、ブラウザまでは届いて画面には出ません。集中モードや、おやすみモードのような一時的に通知を止める機能がオンになっていることもあります。

もう1つ前提があります。

PCでデスクトップ通知を受け取るには、Googleカレンダー内の設定に加えて、ブラウザでcalendar.google.comからの通知を許可し、OS側でも通知を有効にしておく必要があります。また、デスクトップ通知を利用する際は、通知を受け取る時間にGoogleカレンダーをブラウザで開いているかを確認しましょう。 出典: jicoo.com

通知の時刻にカレンダーをブラウザで開いていないと、デスクトップ通知は出ません。ここが、会の連絡にデスクトップ通知を使えない理由です。会員が自分のパソコンでカレンダーを開き続けている前提は成り立ちません。

スマートフォンで通知が出ないときに見るところ

会員のほとんどは、パソコンではなくスマートフォンでカレンダーを見ています。こちらで通知が出ない場合も、見る場所は決まっています。

1つめが、端末の設定です。設定の中の通知の項目で、カレンダーのアプリの通知が許可されているかを見ます。アプリを入れたときに許可を求める表示が出ますが、そこで許可しなかった場合は、あとから端末の設定で変えることになります。

2つめが、アプリの中の設定です。アプリの設定でカレンダーごとの通知を切っていると、端末側が許可でも出ません。パソコンの画面で設定した内容と、アプリ側の設定が別になっている場合があります。両方を見てください。

3つめが、おやすみモードや集中モードです。時間帯で通知を止める設定が入っていると、その時間帯の通知は画面に出ません。前日の夜に通知を入れている場合、この設定に当たることがあります。

4つめが、アカウントです。複数のGoogleアカウントを使っている人は、会のカレンダーを共有したアカウントとは別のアカウントでアプリを開いていることがあります。この場合、そもそもそのカレンダーが表示されていません。

会員から「通知が来ない」と言われたときは、この4つを順に聞いてください。ただし、電話で聞き取って直してもらうのは4往復ほどかかります。年配の会員が多い会では、通知の設定を会員に任せる形そのものが向いていません。

共有カレンダーの通知は人ごとの設定である

ここがいちばん誤解されている点です。共有のカレンダーを使っていても、通知は共有されません。

通知設定はユーザーごとの個人設定です。共有カレンダーを利用していても、共有相手や編集権限を持つメンバーが他の人の通知設定を変更することはできません。チームで利用する場合は、重要会議は30分前と10分前、外出予定は1時間前など、予定の種類ごとの通知時刻を運用ルールとして共有するとよいでしょう。 出典: jicoo.com

つまり、とりまとめる立場の人が行事のカレンダーに前日の通知を設定しても、その通知が届くのは自分だけです。会員に届かせるには、会員それぞれが自分の画面で設定する必要があります。

会の運営で、これは大きな制約です。会員が80人いる会で、全員に通知の設定をしてもらうことは現実には起きません。設定できる人は最初の数人で、あとは設定しないままカレンダーだけが共有されます。そして行事の当日に、知らなかったという人が出ます。

回避の方向は2つあります。1つめが、通知に頼らず、予定を作ったときに別の手段で連絡することです。カレンダーは記録として持ち、連絡は連絡の手段で行います。2つめが、予定に会員をゲストとして招待することです。招待すれば、招待の通知がメールで届きます。ただし、招待したい会員のメールアドレスを全員分登録する作業が発生します。

運用のルールを会員に案内する方法もあります。行事は前日と当日の2つ、締め切りは3日前に1つ。この形を文書で配って、設定してもらいます。ただし配っただけでは設定されません。役員会で画面を見せながら一緒に設定する時間を取るところまでやって、ようやく半分ほどが設定します。

会の年間予定をカレンダーに入れる手順

通知を設計する前に、予定の入れ方をそろえてください。予定の作りがばらばらだと、通知をどう付けても使いものになりません。

手順は5つです。1つめが、会用のカレンダーを新しく作ることです。自分の予定と同じカレンダーに会の行事を入れると、通知をカレンダーごとに分けられません。設定の画面から新しいカレンダーを作り、会の名前を付けてください。

2つめが、年間の行事を終日の予定として入れることです。総会、清掃、夏祭り、運動会、会費の納入期限。日付が決まっているものを先に全部入れます。時刻が未定のものは終日のままにしておきます。

3つめが、予定の名前の付け方をそろえることです。行事の名前だけでなく、会の名前を頭に付けてください。共有された会員のカレンダーには、自分の予定と会の予定が並びます。会の名前が付いていないと、どの集まりの予定か分かりません。

4つめが、場所の欄と説明の欄を埋めることです。場所の欄に会場の名前を入れると、地図が開けます。説明の欄に持ち物と集合時刻、雨天の扱いを書いてください。当日に会員から届く問い合わせの大半が、この3つです。

5つめが、通知を付けることです。行事には前日と当日の2つ、締め切りには3日前に1つ。ここまで終えて、はじめてカレンダーを会員に共有します。順番を逆にすると、共有したあとに何度も予定を直して、そのたびに変更の通知が会員へ飛びます。

入れる作業は年度の初めにまとめて行ってください。20件ほどの行事なら1時間で終わります。途中で足す形にすると、抜けが出ます。

ゲストとして招待すれば通知は届く

会員に通知を届ける確実な方法が1つあります。予定にゲストとして招待することです。

招待すると、招待の案内がメールで届きます。会員が自分のカレンダーで通知を設定していなくても、招待のメールは届きます。さらに、会員が参加や不参加を返答すると、予定を作った側に通知が届きます。出欠を集める仕組みとして使えます。

手順は簡単です。予定の編集の画面でゲストの欄に会員のメールアドレスを入れて保存します。ゲストの側に、予定を変更できる権限やほかのゲストを見られる権限を与えるかどうかも選べます。会員のアドレスを互いに見せたくない場合は、ほかのゲストを見られる権限を外してください。

ただし手間があります。会員のメールアドレスを全員分そろえる必要があります。世帯数が多い町内会では、アドレスを持っていない世帯もあります。ゲストの欄に入れる作業も、行事ごとに発生します。連絡先のラベルを使えばまとめて入れられますが、そのラベルは作った人のアカウントの中にしかありません。担当が代わると引き継げません。

現実的な使い方は、対象を絞ることです。役員会や班長会のように15人までの集まりなら、ゲストとして招待する形が回ります。会員全員が対象の行事は、招待ではなく別の連絡手段を使ってください。

招待を使うときの注意が1つあります。予定の時刻を変えると、ゲスト全員に変更の通知が飛びます。日程を詰めている段階では招待せず、確定してから招待してください。

通知の設計でよくある失敗と注意点

通知の設定でつまずく場面は決まっています。先に知っておけば避けられます。

1つめが、通知を増やしすぎることです。行事も練習も締め切りも全部に通知を付けると、1日に何通も届きます。届く数が増えると、全部が背景になって、大事な通知も読まれません。通知を付けるのは、忘れると困る予定だけにしてください。毎週同じ時間の練習には要りません。

2つめが、通知の時刻が生活に合っていないことです。当日の朝6時に通知を出しても、起きていない人には意味がありません。前日の夕方から夜にかけてが、家庭のある会員にはいちばん届きます。

3つめが、既定の設定を変えたのに既存の予定が変わらないことです。設定の画面で通知の既定を変えても、すでに作ってある予定には反映されません。年間の予定を入れたあとに設定を変えた場合は、大事な行事だけを1件ずつ直してください。

4つめが、終日の予定の通知を設定していないことです。カレンダーごとの通知の設定には、予定の通知と終日の予定の通知の2種類があります。片方だけ設定していると、終日の予定だけ通知が来ません。

5つめが、会員の環境を前提にしてしまうことです。デスクトップ通知は、その時刻にパソコンでカレンダーを開いている人にしか出ません。会員の多くはスマートフォンで見ています。会の連絡で通知の方法を選ぶなら、メールにしてください。

注意点として、共有したカレンダーの編集権限も確かめてください。編集できる権限を会員に与えると、予定を消せる状態になります。会員には見るだけの権限を与え、編集できるのは役員だけにしてください。

通知の届け方を手段ごとに比べる

会の予定を知らせる手段を、届くかどうかの観点で比べます。

この表から読めるのは、カレンダーの通知だけが、届くかどうかを送る側で決められない手段だということです。ほかの手段は、送る側が一覧を持っていて、そこに入っている人に届きます。カレンダーの通知は、受け取る側が設定していなければ何も起きません。

だから、カレンダーは予定の記録として使い、知らせる部分は別の手段で持つ形が現実的です。会の年間予定をカレンダーに入れておけば、会員がいつでも見に行けます。そのうえで、行事の2週間前に案内を出す。この組み合わせなら、設定を会員に頼まずに済みます。

通知に頼りきると何が起きるか

Googleカレンダーの通知は、自分の予定を管理するには十分に使えます。設定できる場所が多く、カレンダーごとに分けられ、終日の予定にも別枠で付けられます。使いこなせば、自分が予定を忘れることはなくなります。

しかし、会の連絡としては別の話になります。起きることは3つです。1つめが、届いたかどうかが分からないことです。通知を設定したのは会員本人なので、設定していない会員には何も届きません。届いていないことを、とりまとめる側から知る手立てがありません。2つめが、予定の変更が伝わらないことです。変更された予定の通知も、受け取る設定にしている人にしか届きません。3つめが、連絡が分かれることです。日程はカレンダー、案内はメッセージアプリ、写真はまた別の場所。会員は3か所を見ることになり、たいてい見ません。

この3つを減らす方向は決まっています。日程と案内と出欠を同じ場所に保存して、会員が1か所を見れば足りる形にすることです。集まり向けの連絡ツールは、この形を前提にしています。予定が流れずに残り、誰が読んだかが分かり、メンバー以外は見られない形になっていれば、会場や持ち物を書いた案内も安心して出せます。町内会のように年配の会員が多い会は町内会での使われかたに、学年ごとに行事が分かれるPTAはPTAでの使われかたに整理があります。部活や教室のように毎週の予定が動く集まりは教室での使われかたが近い形です。

いま使っているメッセージアプリと比べて何が変わるかを先に知りたい場合は、LINEグループとの比較で、流れる画面と残る画面の違いを見比べられます。費用や使える人数の条件はよくある質問に整理してあります。

Googleカレンダーの通知設定は、まず自分の分を組んでください。行事のカレンダーを分けて、前日と当日の2段構えにする。ここまでは30分で終わります。そのうえで、会員に届かせる部分は通知に任せないと決めることが、当日に来ない人を減らすいちばん確実な手です。

Q1. Googleカレンダーの通知にはどんな種類がありますか？

メール、デスクトップ通知、アラートの3つがあります。メールは指定した時刻に予定の内容がメールで届き、あとから受信箱で探せます。デスクトップ通知はパソコンの画面に出ますが、ブラウザとパソコンの両方で通知が許可されていて、その時刻にカレンダーを開いていることが前提になります。

Q2. すべての予定に同じ通知を付けられますか？

カレンダーの設定の通知の項目で、通知の方法を選ぶと、以後に作る予定の既定になります。すでに作ってある予定には自動では反映されないので、設定を変えるのは年度の切り替わりに合わせるのが確実です。「参加または未定と返信した予定のみ受ける」をオンにすると、通知の数を絞れます。

Q3. 共有カレンダーの通知は全員に届きますか？

届きません。通知の設定はそれぞれの人が自分に対して行うもので、共有相手や編集権限を持つ人が他の人の通知設定を変えることはできません。会員全員に気づかせたいなら、予定にゲストとして招待するか、カレンダーとは別の手段で連絡する形にしてください。

Q4. 通知が出ないときはどこを見ればよいですか？

パソコンなら、カレンダー側の通知の設定、ブラウザのサイトごとの通知の許可、パソコン本体の通知の設定の3か所を順に見ます。スマートフォンなら、端末の設定でアプリの通知が許可されているか、アプリの中でそのカレンダーの通知を切っていないか、おやすみモードが入っていないかを見てください。