google フォーム 使い方を調べている人の多くは、アンケートの作り方そのものより「自分の用途でどこまでできるのか」を知りたいと考えています。町内会の行事の出欠を集めたい、部活の保護者から連絡先を集めたい、教室の発表会の希望日を聞きたい。用途が決まっていると、覚える設定は意外に少なくて済みます。この記事では、使い方を5つの段取りに分け、質問の形式の選び分けから回答の受け取り方まで、画面に出る名前のまま順に確かめます。
使い方は5つの段取りでできている
覚えることが多そうに見えますが、順番は毎回同じです。作る、質問を並べる、設定を決める、公開して配る、回答を受け取る。この5つだけです。
作る場所は3つあります。フォームの画面から直接作る方法、Googleドライブの「新規」から作る方法、スプレッドシートの「ツール」から「新しいフォームを作成」を選ぶ方法です。3つめから作ると、そのスプレッドシートに回答用のシートが追加されます。すでに名簿の表がある会では、この入口を選ぶと回答と名簿を同じファイルの中で扱えます。
質問を並べる段取りでは、追加のアイコンを押し、質問のタイトルの右側で形式を選び、選択肢を入れます。回答を必須にしたいときは、その場で「必須」のボタンをオンにします。説明の欄を足したいときは、その他のアイコンから「説明」を選びます。
設定を決める段取りでは、上部の「設定」を開きます。ここで触るのは「回答」と「プレゼンテーション」の2か所だけです。メールアドレスを集めるか、1回しか回答させないか、送信後にどんなメッセージを出すかを決めます。
公開して配る段取りでは、右上の「公開」を押します。ここを飛ばすと、リンクを渡しても会員は回答できません。最後の段取りが回答の受け取りで、上部の「回答」から確かめます。
運営元は、この道具の位置づけを次のように書いています。
フォームやアンケートを簡単に作成して、どこからでもデータを収集し、分析情報を得ることができます。 出典: workspace.google.com
集める側の道具であって、集めた相手と連絡を続けるための道具ではない、というのが最初に掴んでおきたい線引きです。
質問の形式は12種類。集まりで使うのは6つ
形式のメニューには12種類が並びます。全部の用途を知っておくと、迷って時間を使うことがなくなります。
・記述式: 自由回答で、短い答えを1行で書いてもらう形式です。最大文字数などのルールを設定できます。氏名や電話番号に使います。 ・段落: 長い答えを段落で書いてもらう形式です。最大文字数と最小文字数のルールを設定できます。備考や要望の欄に使います。 ・ラジオボタン: 複数の選択肢から1つだけ選ばせる形式です。選択肢に「その他」を含めて短い答えを書かせることもできます。出欠に使います。 ・チェックボックス: 複数選べる形式です。参加できる日を複数の候補から選ばせるときに使います。 ・プルダウン: 1つだけ選ばせる形式で、選択肢が多くても画面が縦に伸びません。班や学年に向きます。 ・ファイルのアップロード先: 回答者にファイルを送ってもらう形式です。写真や書類の提出に使えます。 ・均等目盛: 目盛で答えてもらう形式です。目盛は0か1から始まり、最大値は2から10の整数で設定できます。参加人数に使えます。 ・評価: スター、ハート、高く評価のいずれかで評価してもらう形式です。評価の数は3から10の整数で設定できます。 ・選択式（グリッド）: 行と列の表の形で、1行につき1つ以上の答えを選ばせる形式です。 ・チェックボックス（グリッド）: 同じ表の形で、1行につき複数の答えを選ばせる形式です。 ・日付: 回答者が日付を記入する形式です。年や時刻を含めるかどうかは、質問の右下のその他のアイコンから切り替えます。 ・時刻: 時刻か所要時間を記入する形式です。どちらを聞くかは、同じその他のアイコンから切り替えます。
集まりの連絡で実際に使うのは、記述式、段落、ラジオボタン、チェックボックス、プルダウン、日付の6つです。残りは、感想を集めるときや、複数の日程それぞれについて出欠を聞くときに出番があります。
ファイルのアップロード先だけは条件があります。フォームが共有ドライブに保存されている場合と、管理者がデータ損失防止をオンにしている場合には使えません。さらに、この質問に答えるには回答者がGoogleアカウントにログインする必要があります。会員全員がアカウントを持っているとは限らない集まりでは、写真の提出を求める形にすると答えられない人が出ます。
選択肢を作るときのコツは1つです。班や学年のように決まった値は、記述式ではなくプルダウンにします。自由に書かせると「1班」「一班」「１班」が混ざり、集計のときに手作業が発生します。
回答者の負担を下げる設定
同じ質問でも、設定の当て方で回答率が変わります。とりまとめる立場が覚えておきたい設定は4つです。
1つめは、必須をどこまで付けるかです。質問ごとに「必須」をオンにすると、答えないと送信できなくなります。全部を必須にすると途中でやめる人が出るので、氏名と所属と出欠の3つまでに絞るのが現実的な線です。
2つめは、入力のルールです。記述式と段落には最大文字数などのルールを設定できます。電話番号の欄で桁数を決めておくと、後で一括して扱えない形の番号が混ざりません。ルールを付けるときは、説明の欄に「ハイフンなしの半角数字で」と書き添えます。ルールだけを設けて説明を書かないと、送信の直前でつまずいた会員から電話がかかってきます。
3つめは、セクションと条件分岐です。セクション追加のアイコンでページを分け、ラジオボタン、チェックボックス、プルダウンの質問では、回答に応じて特定のセクションへ移動させる設定ができます。出席と答えた人にだけ参加人数と車の台数を聞き、欠席と答えた人はそこで送信して終わる形にできます。質問の数が同じでも、自分に関係のない欄を見ないで済むほうが、離脱は減ります。
4つめは、自動保存です。既定では、回答の下書きは回答者が最後に変更してから30日間、またはフォームへの記入が完了するまでのいずれか早い時点まで保存されます。途中でやめた人が続きから入力できる利点があります。ただし運営元は、共有の端末で使う登録や申し込みのフォーム、ウェブサイトに埋め込んだフォーム、繰り返し入力するフォームでは、自動保存を無効にすることを勧めています。公民館の共用のパソコンに回答用の画面を出しておく形にするなら、設定の「プレゼンテーション」から「すべての回答者に対して自動保存を無効にする」をオンにしてください。
画像や動画も入れられます。ラジオボタンとチェックボックスでは質問や選択肢に画像を追加でき、動画は質問の前後に挿入できます。会場の地図を画像で入れておくと、当日の問い合わせが減ります。
2人以上で編集するときの使い方
担当者1人だけがフォームを持っている状態は、集まりの運営では危ない形です。その人が不在の週に何も動かせなくなります。
編集者を増やすには、共有のアイコンから相手の名前かメールアドレスを入れ、アクセスのレベルを選びます。会長と担当の2人を編集者にしておくのが実務上の最低線です。1回の行事だけ手伝う人に渡すときは、「有効期限を追加」からカレンダーで日付を選び、期限を付けておきます。期限を消したいときは、有効期限の編集のアイコンから削除できます。
ここで必ず知っておきたい注意が1つあります。共同編集者とフォームを共有している場合、共同編集者はフォームにリンクされているスプレッドシートにもアクセスできます。そのため、共同編集者を外すときは、フォームとスプレッドシートの両方からそれぞれ外す必要があります。役員が代わる時期に、この2度目の操作が抜け落ちます。連絡先を集めたフォームで抜け落ちると、前任者が名簿に近い表を見続けられる状態が残ります。
オーナーを引き継ぐときは、先に相手へ編集者の権限を付与しておく必要があります。前任者のアカウントのままにしておくと、その人が転居や卒業でアカウントを使わなくなった時点で、過去の回答に誰も触れなくなります。年度が替わる前に、フォームと回答のスプレッドシートの持ち主を確かめておいてください。
公開して配るまでの手順
質問を並べ終えたら公開します。右上の「公開」を押し、「管理」から回答できる人を選びます。「一般的なアクセス」で、リンクを知っているすべてのユーザーに広げるか、対象のグループに限るかを選べます。公開が済むと、右上に「公開済み」と表示されます。
職場や学校のアカウントで作ったフォームには注意が必要です。作成者が設定を変えない限り、その組織内のユーザーだけがアクセスできます。学校のアカウントで作った出欠票を保護者に配ると、保護者の画面で「アクセス権が必要です」と表示されて答えられません。公開のときに、組織の外へも開くかどうかを必ず確かめます。
リンクの取り方は3つあります。右上の「プレビュー」から「回答者に送信するリンクをコピー」を押す、公開後に「公開済み」から同じ項目を押す、共有のアイコンから押す、のいずれかです。公開したあとは「URL を短縮」のチェックボックスをオンにすると、短い形のリンクをコピーできます。紙の回覧に載せるときや、口頭で伝えるときに効きます。
配る形も選べます。共有のときに通知のチェックボックスをオンにすると、フォームがメールで送られます。ただし、ファイルのアップロードに関する質問、評価に関する質問、質問や選択肢に入れた画像、保護されているテストのいずれかが入っているフォームは、メールに埋め込めません。会のホームページに載せたいときは、右上のその他のアイコンから「HTML を埋め込む」を選び、表示されたHTMLをコピーして貼り付けます。
もう1つ覚えておくと役に立つのが、事前入力のリンクです。その他のアイコンから「フォームに事前入力する」を選び、先に入れておきたい欄を埋めて「リンクを取得」を押します。班ごとにリンクを分けておけば、所属の選び間違いが消えます。
回答の受け取り方
上部の「回答」を押すと、3つの切り口で確かめられます。「概要」は質問ごとの回答をグラフと一覧で表示し、「質問」は1つの設問に絞って表示し、「個別」は回答者ごとに1人ずつ表示します。概要のタブは、回答が1つ以上あるときだけ出ます。
表の形で扱いたいときは、「回答」の右上のスプレッドシートへのリンクのアイコンを押します。表計算のソフトで扱いたいときは、その他のアイコンから「回答をダウンロード（.csv）」を選びます。概要のグラフは右上のコピーのアイコンでコピーでき、総会の資料に貼り付けられます。
新しい回答が来たときにメールで知りたいときは、その他のアイコンから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をオンにします。ただし50人の会なら50通届きます。締切の前日に一度まとめて確かめる運用なら、オフのままのほうが受信箱が荒れません。
回答者のメールアドレスを収集する設定にしている場合は、回答のコピーを回答者へ送ることもできます。設定の「回答」から「回答のコピーを回答者に送信」で、「リクエストされた場合」か「常に表示」を選びます。「何と答えたか忘れた」という問い合わせが減ります。
締切の扱いも決めておきます。公開済みのフォームの公開のアイコンから「回答を受付中」をオフにすると、受け付けが止まり、回答者には締め切られたことを知らせるメッセージが表示されます。文面は編集できます。終了日や回答数の上限を設定して自動で締めることもできます。すでに回答があるフォームでは、回答数の上限には受信済みの数より大きい値を入れる必要があります。また、複数の人が同時に回答した場合は、上限に関係なく回答が受け付けられます。
回答が大量に集まったときは、画面の表示に上限が働きます。概要が表示されないときは回答数が50,000件を超えている可能性があり、スプレッドシートと同期されないときは100,000件を、CSVの並び順が送信の日時どおりにならないときや質問別と個別の表示が出ないときは10,000件を超えている可能性があります。集まりの出欠票がこの数に届くことはありませんが、自治体の広報や学校の一斉アンケートでは当たります。
答えてもらえないときに確かめる5つの設定
「リンクを送ったのに答えられないと言われた」という相談は、原因がほぼ5つに絞れます。上から順に見ていけば片付きます。
1つめは、公開していない場合です。公開されていないフォームでは回答を受け付けられません。質問を並べただけで満足して、右上の「公開」を押していないことが最初の原因です。右上に「公開済み」と出ているかどうかを見てください。
2つめは、組織の中だけに限られている場合です。職場や学校のアカウントで作ったフォームは、作成者が設定を変えない限り、その組織内のユーザーだけがアクセスできます。学校のアカウントで作った出欠票を保護者に配ると、保護者の画面に「アクセス権が必要です」と表示されます。「公開済み」から「管理」を開き、「一般的なアクセス」でリンクを知っているすべてのユーザーに広げてください。
3つめは、回答を1回に制限している場合です。この設定をオンにすると、フォームにアクセスして記入するにはGoogleアカウントにログインする必要があります。アカウントを持たない会員はここで止まります。重複を防ぎたい気持ちは分かりますが、氏名と所属で判別して後から整理するほうが、回答率は落ちません。
4つめは、ファイルのアップロード先の質問を入れている場合です。この形式に答えるには、回答者がGoogleアカウントにログインする必要があります。写真の提出を求める欄を1つ足しただけで、答えられない会員が出ます。
5つめは、受け付けが止まっている場合です。「回答を受付中」がオフになっているか、設定した終了日を過ぎているか、回答数の上限に達しています。回答者の画面には締め切られたことを知らせるメッセージが出ます。締切を延ばすときは、公開のアイコンから「管理」を開き、期限を削除します。
回答の概要を回答者に見せるかどうか
設定の中に、見落とすと困る項目が1つあります。「結果の概要を表示する」です。
これをオンにすると、フォームを送信した回答者に結果へのリンクが表示されます。概要には各質問への回答の全文やグラフが出て、そのフォームに回答できるすべてのユーザーが閲覧できます。アンケートの集計を参加者と共有したいときには便利な設定です。
ただし、出欠票では原則オフにしておきます。氏名と連絡先を集めるフォームでこれをオンにすると、回答した会員が他の会員の氏名と連絡先を一覧で見られる状態になります。名簿を配ったのと同じことになるため、班の代表だけに配ったつもりのフォームでも、リンクが回った先で中身が読まれます。
代わりに設定しておきたいのが確認メッセージです。設定の「プレゼンテーション」から「確認メッセージ」の横の「編集」を押し、送信後に出す文面を書き換えます。既定の文面のままだと、回答者は自分の回答が届いたのかどうかを判断しにくく、同じ人から2回届きます。「受け付けました。当日の集合時間は追って連絡します」と書いておくだけで、確認の電話が減ります。
スマートフォンだけで使うときに決めておくこと
会の担当者が、自分のパソコンを持っていないことは珍しくありません。スマートフォンだけで回す前提なら、先に決めておくことが2つあります。
1つめは、質問の数を絞ることです。画面が狭いと、質問を並べ替える操作や選択肢を打ち込む操作に時間がかかります。氏名、所属、出欠、参加人数、連絡先の5つに絞り、備考の欄を1つ足すところまでで組み上げます。翌年からは質問のインポートで読み込めるので、最初の1回だけ丁寧に作ります。
2つめは、回答を確かめる場所を1つに決めることです。スマートフォンでは表の横幅が足りず、列の多い回答の表は読みにくくなります。数だけを見るなら「概要」、1人ずつ確かめるなら「個別」と決めておけば、表を開かずに済みます。名簿との突き合わせだけは、パソコンを持っている役員に分担してもらう形が現実的です。編集者を2人にしておく理由が、ここにも1つあります。
使い方を覚えても残る3つの手間
設定を全部覚えても、集まりの運営で消えない手間が3つあります。ここを知らずに導入すると、去年と同じ忙しさが残ります。
1つめは、名簿を持たないことです。フォームは回答を集める道具で、会員が誰かを知りません。誰が未提出かを知るには、別に管理している名簿と毎回突き合わせる作業が必要です。名簿が古いと、この突き合わせで漏れが出ます。
2つめは、催促が出せないことです。未提出の人が分かっても、フォームの側から声をかける仕組みはありません。連絡手段に戻って、全員宛か個別宛で催促を出すことになります。全員宛に出すと、すでに出した人にも届き、「もう出しました」という返信が並びます。
3つめは、行事ごとに増えることです。年に5回行事があれば、フォームは5つ、回答のスプレッドシートも5つになります。翌年の担当者に引き継ぐときに、どれが最新でどれが去年のものか分からなくなります。フォルダを分けて年度で管理する会もありますが、その管理そのものが引き継ぎの対象になります。
集めた回答を、会の記録として残す
行事が終わったあとの扱いを決めていない会では、翌年に同じ資料を作り直すことになります。使い方の最後の段取りとして、残し方を決めておきます。
保存先は年度で1つにまとめます。「回答」の「概要」から回答の送信先を選ぶ画面を開き、新しいスプレッドシートを作るか、既存のスプレッドシートを選ぶかを決められます。行事ごとに新しいファイルを作るのではなく、年度の1ファイルにシートを足していく形にすると、翌年の担当者が探す場所が1つで済みます。ファイルの名前は「2026年度 行事出欠」のように年度を先に置くと、ドライブの一覧で並びます。
手元にも控えを残します。その他のアイコンから「回答をダウンロード（.csv）」を選ぶと、表計算のソフトで開ける形で手元に保存できます。アカウントの持ち主が替わっても読める形が1つあると、引き継ぎの失敗が事故になりません。
総会や役員会の資料に使うなら、グラフをそのまま運びます。「回答」の画面に出ているグラフは右上のコピーのアイコンでコピーでき、ドキュメントやスライドに貼り付けられます。貼り付けたグラフは、貼り付け先とフォームの両方で編集権限があれば、その場で更新できます。数え直した数字を手で打ち込む作業がなくなるので、総会の資料づくりが1時間は短くなります。
年度末には権限を見直します。フォームの共有から編集者の一覧を開き、役を離れた人を外します。このとき、フォームにリンクされているスプレッドシートの側でも同じ人を外してください。フォームだけで外しても、表の側の権限は自動では変わりません。あわせて、オーナーを次の担当者へ移す準備として、先に相手へ編集者の権限を付与しておきます。
スプレッドシートで名簿と突き合わせる
未提出の人を割り出す作業は、回答のスプレッドシートと会の名簿を並べるところから始まります。ここだけは手順を決めておくと早く終わります。
まず、回答の表の列の並びを確かめます。1列目にタイムスタンプが入り、2列目以降に質問の順で回答が並びます。メールアドレスを収集する設定にしている場合は、その列も追加されます。質問の順を年度の途中で入れ替えると列の並びが変わるので、行事が始まったあとは質問の順を触らないでおきます。
次に、名簿の側に「提出」の列を1つ足します。回答の表から氏名の列をコピーし、名簿の氏名と照合します。表計算の照合の式を使えば、50人の会でも1分で終わります。氏名の表記が揺れると照合が外れるので、フォームの側で氏名を記述式にするときは、説明の欄に「名字と名前の間に空白を入れずに」と書き添えておきます。
班や学年をプルダウンにしておく効果は、この段階で出ます。値が揃っているので、班ごとの提出率をその場で出せます。提出率の低い班の代表にだけ声をかける形にすれば、全員宛の催促を減らせます。
回答が多い会では、表示の上限にも気を付けます。CSVに出した回答が送信の日時どおりに並ばないときや、質問別と個別の表示が出ないときは、回答数が10,000件を超えている可能性があります。この数に届くのは自治体の広報や学校の一斉アンケートで、町内会やPTAの出欠票では起きません。
連絡と出欠を同じ場所に畳むかどうか
フォームの使い方を覚えることと、集まりの連絡がまとまることは別の話です。運営は、連絡を出す、出欠を集める、未提出の人に催促する、当日の変更を伝える、記録を残す、という流れでできています。フォームが担うのは2番目だけなので、残りは別の手段で回します。
とりまとめる立場が実際に疲れるのは、この往復です。連絡手段でリンクを配り、フォームで回答を見て、名簿と突き合わせて未提出を割り出し、また連絡手段に戻って催促する。行事の数だけ同じ往復が繰り返されます。
判断の軸は2つに絞れます。1つは、引き継ぐものが1つで済むかどうかです。フォーム、回答のスプレッドシート、名簿、連絡手段が別々に分かれていると、引き継ぎは4回必要になります。役員が1年で交代する会では、この数が翌年に続くかどうかを決めます。もう1つは、会員以外の目に入らないかどうかです。連絡先や参加人数を集める以上、回答には個人の情報が含まれます。リンクを知っている全員に開いた設定のままにしていると、リンクが会の外へ回った時点で誰でも回答できます。メンバー以外は見られない作りかどうかは、名簿に近い情報を扱う会では最初に確かめる条件です。
運営の形から考えたいときは、町内会での使われかたに回覧板と集金の連絡を1つに畳んだ例、PTAでの使われかたに学年をまたぐ出欠の集め方、教室での使われかたに振替と欠席の連絡の扱いが載っています。フォームのリンクを配る手段としてグループトークを使っている会は、LINEグループとの比較に、誰が未提出かを追えるかどうかの違いを整理してあります。設定の細かい点で残った疑問はよくある質問にまとめてあります。
Q1. Googleフォームの使い方を覚えるのに、どのくらいかかりますか？
出欠を集めるだけなら、質問を5つ並べて公開するまで10分ほどです。覚える設定は、メールアドレスを集めるか、回答を1回に制限するか、締切をいつにするかの3点に絞れます。条件分岐やグリッドの質問は、必要になってから覚えれば足ります。
Q2. 回答者にGoogleアカウントは必要ですか？
通常は不要です。ただし「回答を1回に制限する」をオンにした場合、メールアドレスを「確認済み」で収集する場合、ファイルのアップロードを求める質問を入れた場合は、回答者のログインが必要になります。アカウントを持たない会員がいる集まりでは、これらをオフにしておきます。
Q3. 2人でフォームを管理できますか？
できます。共有のアイコンから編集者を追加します。注意点は、共同編集者が回答用のスプレッドシートにもアクセスできることです。外すときはフォームとスプレッドシートの両方で個別に権限を外す必要があります。有効期限を付けて渡すこともできます。
Q4. 締切を過ぎた回答が混ざらないようにできますか？
できます。公開済みのフォームの公開のアイコンから「回答を受付中」をオフにすると受け付けが止まります。終了日か回答数の上限を設定して自動で締めることもできます。ただし複数の人が同時に回答した場合は、上限に関係なく受け付けられます。