町内会の役員会、PTAの委員会、部活の大会の日程。予定を紙で配ると、変更が出たときに全員に伝わりません。Googleカレンダーでグループを作成して共有すれば、1か所を直すだけで全員の画面が変わります。この記事では、その作り方と、権限の選び方、会の予定表として使ったときに出てくる限界までを、公式に書かれている仕様に沿って整理します。結論から書くと、作成そのものは5分で終わります。判断が要るのは、誰にどの権限を渡すかと、次の役員へどう引き継ぐかの2点です。
Googleカレンダーの「グループ」には2つの意味がある
検索したときに情報が噛み合わない原因は、グループという言葉が2つのことを指しているためです。ここを分けておくと、手順を探す時間が短くなります。
1つ目は、共有カレンダーを作ることです。自分の個人の予定とは別に、会のための新しいカレンダーを1つ作り、それを役員に共有します。役員の画面には、自分の予定と会の予定が重なって表示され、色で区別できます。会の予定を消しても自分の予定は消えません。多くの人が求めているのはこちらです。
2つ目は、Googleグループというメーリングリストの仕組みに対して共有することです。役員のアドレスを1つずつ追加する代わりに、グループのアドレスを1つ追加すると、そのグループに入っている全員に権限が渡ります。役員が入れ替わるときに、カレンダーの設定ではなくグループの名簿を直せば済むため、毎年の作業が軽くなります。ただしGoogleグループを作れるのは、職場や学校のアカウントを使っている場合か、個人でグループを作成する手続きを踏んだ場合です。
この2つは組み合わせて使えます。カレンダーを1つ作り、共有の相手にグループのアドレスを入れる。これが、役員が毎年代わる会にとって最も手間の少ない形です。
共有カレンダーが何のためにあるのかは、公式の説明でも同じ位置づけで書かれています。
チームとの調整、共有イベントの管理、家族用の共有カレンダーの作成、プロジェクトの計画など、どのような場面でも、Google カレンダーでグループカレンダーを作成すれば、全員の予定を統一しておくことができます。Google では、複数のユーザーが閲覧・編集できる共有カレンダーを簡単に作成でき、全員が Google を使ってカレンダーを管理している場合、スケジュール管理をスムーズに行うことができます。 出典: calendarbridge.com
ここに書かれている「全員がGoogleを使ってカレンダーを管理している場合」という条件が、会の運営では効いてきます。役員のうち何人かがGoogleのアカウントを持っていない、あるいは持っているが使っていない場合、この仕組みは半分しか働きません。後半で触れます。
役員用の予定表を作る手順
作成の手順自体は短いのですが、1つだけ先に知っておくべき制限があります。公式のヘルプに書かれているとおり、新しいカレンダーはブラウザからのみ作成できます。スマートフォンのアプリでは作れません。作ったあとは、ブラウザとアプリの両方に表示されます。
つまり、役員会の場でスマートフォンを出して作ろうとすると、そこで止まります。パソコンを開ける場所で先に作っておき、当日は共有の説明だけをする。この順番にしてください。
手順は次のとおりです。パソコンでGoogleカレンダーを開き、画面の左側にある「他のカレンダー」の横の追加のアイコンをクリックして、新しいカレンダーを作成を選びます。名前と説明を入れて、カレンダーを作成をクリックすると完成です。
名前の付け方には気をつけてください。「カレンダー」や「予定」という名前にすると、役員の画面で自分の他の予定表と区別できなくなります。会の名前と対象を入れて「桜台町内会 役員」のように書くのが確実です。説明の欄には、誰が管理しているかと、書き込んでよい範囲を1行で書いておきます。2年後にこのカレンダーを見た人が、何のためのものか分かる状態にしておくためです。
作成すると、自分が自動的にそのカレンダーのオーナーになります。ここが引き継ぎで最も大事な点です。公式のヘルプには、カレンダーを完全に削除したり、オーナー権限を他のユーザーに譲渡したりできるのはそのカレンダーのオーナーのみ、と書かれています。役員が代わるときにオーナーを渡す作業が必要になり、渡さずに卒業や転居をすると、そのカレンダーは誰も完全には管理できない状態で残ります。
対策は2つあります。1つは、会の代表者の個人アカウントではなく、会として作った専用のアカウントでカレンダーを作ることです。そのアカウントのIDとパスワードを引き継ぎの書類に入れておけば、毎年オーナーを移す作業が要りません。もう1つは、次の役員に「予定の変更および共有の管理」の権限を先に渡しておくことです。オーナーではありませんが、共有の設定まで触れるようになります。
予定の書き方で差が出る、4つの決め事
カレンダーを作ったあと、書き方を会で揃えておくと読み間違いが減ります。細かい話に見えますが、会の予定表は複数の人が書き込むため、書き方が揃っていないと使われなくなります。
第1に、題名の付け方を決めます。「会議」だけでは、何の会議か分かりません。「役員会」「広報委員会」「資源回収」のように、対象と行事の名前を先に書きます。さらに、決まっていない予定には先頭に仮の印を入れる約束にしてください。日程が仮のまま入っている予定を確定と思い込んで、他の予定を組んでしまう事故が防げます。
第2に、場所の欄を必ず埋めます。集会所、体育館、第2会議室。この1行があるかどうかで、当日の問い合わせの数が変わります。場所の欄に住所を入れておくと、スマートフォンから地図を開けるようになります。初めて参加する役員や、転入してきた会員にとっては、これが最も助かる部分です。
第3に、説明の欄に持ち物と担当を書きます。予定表は連絡の代わりにはなりませんが、当日に必要なものが書かれていれば、前日の確認の連絡が要らなくなります。「筆記用具」「前年度の資料」「鍵は会長が持参」といった短い行で足ります。書きすぎると読まれないため、3行までに収めるのが実務的です。
第4に、繰り返しの予定の扱いを決めます。毎月第2土曜の役員会のような予定は、繰り返しで登録すると1回の操作で1年分が入ります。便利ですが、年に1度は日程がずれます。そのときに1回だけを直すのか、以降すべてを直すのかを選ぶ画面が出ます。ここで以降すべてを選ぶと、既に周知した先の予定まで動きます。繰り返しで入れる予定は、変更が入ったときの直し方を1人が把握している状態にしておいてください。年度の予定表を作るときは、繰り返しを使わず年間の予定を1件ずつ入れる会もあります。手間はかかりますが、事故は起きません。
共有の権限は5段階。役員に渡すのはどれか
共有の手順は、作ったカレンダーの横にあるその他のアイコンから設定と共有を開き、左側の共有する相手をクリックして、ユーザーやグループを追加を選びます。ここに役員のメールアドレス、またはGoogleグループのアドレスを入れます。
このとき選ぶ権限が5段階あります。公式のヘルプでは、それぞれ次のように定義されています。予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）は、予定がある時間枠だけが見える状態で、名称や詳細は見えません。予定の詳細の表示は、名称、日時、場所、説明といったすべての詳細が見えます。変更可能（限定公開の予定を、予定の有無としてのみ表示）は、非公開ではない予定を編集できる状態です。予定の詳細を変更、表示可能は、予定を編集し、共有している他のユーザーも確認できます。予定の変更および共有の管理は、予定を完全に管理でき、カレンダーを他のユーザーと共有することもできます。
会の運営では、次の割り振りが無理なく回ります。会長と副会長、書記には「予定の変更および共有の管理」を渡します。3人が共有の設定まで触れる状態にしておくと、1人が動けないときに止まりません。委員長や班長には「予定の詳細を変更、表示可能」を渡し、自分の担当の行事を自分で書き込めるようにします。一般の会員に共有する場合は「予定の詳細の表示」にとどめます。読むだけの人に編集の権限を渡すと、操作の間違いで予定が消えたときに、誰がやったのか分からなくなります。
「予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）」は、会の予定表では使う場面がほとんどありません。会場を貸し借りする相手に、空いている日だけを見せたいときに使う形です。集会所の予約状況を近隣の団体へ見せる、といった用途が当てはまります。
共有すると、相手にメールが届きます。相手がメールの中のリンクをクリックすると、カレンダーが表示されます。ここで躓く人が必ず出ます。メールが迷惑メールのフォルダに入っていたり、受け取ったアドレスとGoogleカレンダーで使っているアカウントが違っていたりするためです。公式のヘルプも、メールアドレスが正しいことを確認する、迷惑メールやゴミ箱のフォルダを確認するよう依頼する、共有リストから削除してもう一度追加する、という順で確かめるよう案内しています。10人に共有すれば1人か2人はここで止まると考えて、初回は役員会の場で全員の画面を見ながら進めるのが早道です。
Googleグループのアドレス宛に共有するという方法
役員が毎年入れ替わる会で、いちばん効くのがこの方法です。カレンダーの共有の相手として、個人のアドレスではなくGoogleグループのアドレスを1つだけ入れます。
この形にすると、役員が代わったときの作業がグループの名簿の書き換えだけになります。カレンダーの設定は触りません。10人の役員が入れ替わるとき、カレンダーの共有を10回削除して10回追加する作業が、グループの名簿で10行を直す作業に置き換わります。作業の回数が減るだけでなく、消し忘れが起きません。前年度の役員がいつまでも会の予定を見られる状態は、避けたい形です。
職場や学校のアカウントを使っている場合は、管理者が組織全体に向けたカレンダーを作れます。
はい。管理者は、組織内の全員（または一部のユーザー）がアクセスできるカレンダーを作成できます。グループ カレンダーを使って、たとえばチームの休日や定例会議のスケジュールを管理できます。 出典: workspace.google.com
学校で使う場合は、この形が用意されているかを事務室に確認してください。すでに教職員向けのカレンダーが動いていることがあり、そこに相乗りできれば作る必要がありません。逆に、学校のアカウントでは外部との共有が制限されていることもあります。公式のヘルプにも、職場または学校のアカウントで利用するカレンダーの場合、共有できるかどうかは管理者が決定すると書かれています。PTAの役員が学校のアカウントを持っていない場合は、この道は使えません。
役員以外の会員へ予定を届ける方法
役員だけが見る予定表と、会員全体に見せる予定表は分けたほうがうまく回ります。役員会の会場や、個別の事情に触れる予定を全員に見せる必要はありません。
分ける方法は単純で、カレンダーを2つ作ります。1つは役員用、もう1つは会員向けの行事の予定用です。行事の予定用のカレンダーは、会員に予定の詳細の表示の権限で共有します。同じ画面で色が分かれて表示されるため、役員は両方を見ながら動けます。会員には行事のほうだけが見えます。
会員への配り方には、いくつかの形があります。1件ずつメールアドレスを追加して共有するのが基本ですが、数十世帯を超えると作業量が現実的ではなくなります。この場合は、会員向けのGoogleグループのアドレスを1つ作って共有する形にします。あるいは、会の連絡用のグループに予定の一覧を貼る形にして、カレンダー自体は役員だけが持つ、という割り切りもあります。
紙の年間予定表を作り続ける会も少なくありません。カレンダーの印刷の機能を使えば、月ごとや年ごとの表を出せます。デジタルに移しても紙をやめない、という判断は後退ではありません。Googleのアカウントを使わない会員が数世帯いる限り、その人たちに届く手立ては残す必要があります。大事なのは、紙とカレンダーのどちらが正しいのかを会で決めておくことです。両方が正しいことにすると、食い違ったときにどちらを信じるかで揉めます。カレンダーを正とし、紙は3月に作った時点の写しである、と最初に宣言しておく形がよく使われています。
個人のアカウントと学校や職場のアカウントで変わること
同じGoogleカレンダーでも、使っているアカウントの種類によってできることが変わります。ここを知らずに進めると、当日に機能が出てこないという事態になります。
個人の無料のアカウントでは、カレンダーの作成と共有は自由にできます。制限されるのは、組織全体への一括の共有と、管理者による設定の統制です。会の運営で足りない場面はほとんどありませんが、役員が10人いれば10回の共有の操作が必要になります。
学校や職場のアカウントでは、管理者の設定が優先します。共有できる範囲が組織の中だけに制限されていることがあり、その場合は保護者の個人のアドレスへ共有できません。さらに、公式のヘルプには、カレンダーを共有していない場合でも管理者があなたのカレンダーとすべての予定の詳細を確認できる可能性がある、と書かれています。個人の予定をそのアカウントで管理している人には、伝えておくべき点です。
一般公開という選択肢もありますが、会の予定表では使わないでください。一般公開すると、他のユーザーがインターネットや検索結果でそのカレンダーを見つけられるようになり、他のアプリでも利用でき、登録して自分のGoogleカレンダーに表示できるようになります。地域のお祭りの日程のように、誰に知られても困らないものだけが対象です。役員会の会場と時刻が書かれたカレンダーを一般公開すると、集まる場所と時間が外から分かる状態になります。メンバー以外は見られない状態を保つには、共有する相手を1件ずつ指定する形のままにしておくことです。
うまくいかないときに、確かめる順番
共有がうまくいかないという相談は、ほとんどが同じ4つのどれかです。順番に確かめると、10分で片付きます。
最初に確かめるのは、相手が使っているアカウントです。共有した先のアドレスと、相手がGoogleカレンダーを開くときに使っているアカウントが違っていると、共有されたカレンダーは出てきません。よくあるのは、仕事のアドレスで共有したのに本人は個人のアドレスで開いている場合です。相手の画面の右上にどのアカウントが表示されているかを、その場で見てもらってください。
次に、招待のメールです。公式のヘルプが挙げているとおり、迷惑メールやゴミ箱のフォルダに入っていることがあります。見つからない場合は、共有リストから一度削除してもう一度追加すると、メールが再送されます。なお、招待のメールを開かなくても、相手がカレンダーの一覧から表示させる方法もあります。左側の他のカレンダーに出ていない場合は、設定の中の他のカレンダーの設定を確かめると、非表示になっているだけのことがあります。
3つ目は、アプリに出てこない場合です。ブラウザでは見えるのにスマートフォンのアプリには出ないというときは、アプリ側でそのカレンダーの表示がオフになっています。アプリの設定にカレンダーの一覧があり、チェックを入れると表示されます。共有の権限の問題ではないため、共有をやり直しても直りません。
4つ目は、組織の設定です。学校や職場のアカウントで共有できない場合は、管理者が外部との共有を制限しています。これは利用者側では直せません。公式のヘルプも、カレンダーを共有できない場合は管理者に問い合わせるよう案内しています。PTAの役員が学校のアカウントで作ろうとして止まるのは、この場合がほとんどです。個人のアカウントで作り直すか、別の道具に替えるかの判断になります。
会の予定表として使ったときに出てくる4つの限界
Googleカレンダーは予定を扱う道具として十分な出来ですが、会の運営で使うと足りない部分が出てきます。あらかじめ知っておくと、後から慌てずに補えます。
1つ目は、出欠を集められないことです。予定を共有しても、誰が来るかは分かりません。招待の返信で出欠を取る方法はありますが、これは個人のアドレスを1件ずつ招待する形になり、会の名簿と二重の管理になります。出欠が要る行事は、別の仕組みで集めることになります。
2つ目は、全員がGoogleのアカウントを持っているとは限らないことです。年配の役員は、スマートフォンにGoogleのアカウントが入っていても、そのアドレスを知らないことがあります。カレンダーを共有するメールが届かず、届いても開き方が分かりません。この人たちのために、結局は紙の年間予定表を作り続けることになります。会の連絡で使う道具は、いちばん機械に弱い人が開けるかどうかで決まります。
3つ目は、予定を変えたことが伝わらないことです。カレンダーの予定を直すと画面は変わりますが、通知は届きません。役員が自分から開かなければ、変更に気づきません。大会の集合時刻が30分早まったとき、カレンダーを直すだけでは足りず、連絡を別に流すことになります。ここで予定の場所と連絡の場所が分かれ、片方を直し忘れる事故が起きます。
4つ目は、記録として残らないことです。カレンダーには、いつ何があったかは残りますが、そこで何が決まったかは残りません。会の運営では、予定と記録がつながっている必要があります。去年の運動会はいつやって、どういう段取りで、何が問題だったか。これを次の役員が追えるかどうかが、毎年の質を決めます。
無料で使える範囲と、比較のときに見るところ
Googleカレンダーの共有は、費用がかかりません。個人のアカウントで作れる数にも、共有できる相手の数にも、会の運営で困る制限はありません。この点は、団体向けの有料サービスと比べたときの明確な利点です。
そのうえで、他の道具と比べるときに見るところを整理します。第1は通知です。カレンダーは予定の直前に本人へ通知を出せますが、予定が変わったことは知らせません。連絡の道具は、投稿した瞬間に相手へ届きます。会の運営で必要なのは後者で、前者だけでは足りません。
第2は出欠です。行事ごとに誰が来るかを集める仕組みは、カレンダーには含まれません。フォームで集めて表計算で数える形になり、行事の数だけフォームが増えます。3年経つと、どのフォームが今年のものか分からなくなります。出欠の仕組みを内側に持つ道具なら、この管理が要りません。
第3は写真と記録です。行事が終わったあとに残したいものは、予定ではなく写真と決まったことです。カレンダーに写真は保存できません。別のサービスを使うことになり、そこでまた引き継ぎが1つ増えます。
第4は年配の会員への配慮です。Googleカレンダーの文字の大きさは、端末の設定に従います。アプリの中だけで文字を大きくする仕組みは持ちません。端末全体の文字を大きくすると他のアプリの表示も変わるため、そこまでは変えたくないという人がいます。読む側のことを考えると、ここは小さくない差になります。
これらを踏まえると、Googleカレンダーは予定を揃える道具として優れており、会の運営の一部を確実に引き受けます。足りない部分を別の道具で埋めるのか、最初から会の運営をまとめて引き受ける道具にするのか。この選択が、2年目以降の手間を決めます。
予定と連絡を切り離さない、という考え方
4つの限界を並べると、共通の原因が見えます。予定表は予定だけを扱う道具で、会の運営は予定だけでは回らないということです。
実務でよく起きているのは、予定はGoogleカレンダー、連絡はLINEのグループ、出欠はフォーム、記録は表計算、という形に分かれた状態です。それぞれ無料で優れた道具ですが、4つに分かれると引き継ぐものが4つになり、どれか1つが必ず抜けます。連絡の道具に予定が流れてくる形にすると、役員は1か所を見るだけで済みます。トークが流れていく形と、掲示板に1件ずつ残る形の違いは、LINEグループとの比較のように項目ごとに並べると掴みやすくなります。
会の連絡をまとめる道具には、カレンダーを内側に持つものがあります。この形の利点は、予定を書き直すと掲示板のお知らせも一緒に直るところです。集合時刻を1か所で直せば、連絡と予定の両方が同時に正しくなります。変更を2か所に書く必要がなくなり、片方が古いまま残る事故が消えます。出欠も同じ画面で取れる形なら、行事ごとに別のフォームを作る作業もなくなります。
もう1つの利点は、引き継ぎです。Googleカレンダーはオーナーという考え方を持つため、役員が代わるときにオーナーを移す作業が要ります。記録がグループの側に残る仕組みでは、リーダーを交代しても予定と過去の投稿はそのまま残ります。渡すものが1つで済むかどうかは、2年目の3月に初めて実感する差です。会の種類ごとの実際の運用は、町内会での使われかたや学校での使われかたのように整理された例を見ると、自分の会に当てはめやすくなります。
ここまでを踏まえた判断のしかたを、最後に整理します。役員が数人で、全員がGoogleのアカウントを日常的に使っていて、予定だけを揃えたいのであれば、Googleカレンダーの共有で十分です。費用もかからず、明日から始められます。一方で、会員全体に予定を届けたい、出欠も取りたい、去年の記録も追いたい、年度が替わっても渡すものを1つにしたい、という条件が2つ以上当てはまるなら、予定と連絡が同じ場所にある道具を先に確かめる順番になります。どちらを選ぶ場合も、始める前に確かめるのは同じ3点です。いちばん機械に弱い役員が開けるか、変更が相手に届くか、次の担当者に渡す手順が1つで済むか。判断に迷う点は、候補にした道具のよくある質問にあたる一覧を読み、書かれていなければ問い合わせて答えをもらってから決めてください。
Q1. Googleカレンダーの新しいカレンダーは、スマートフォンから作れますか？
作れません。公式のヘルプに、新しいカレンダーはブラウザからのみ作成できると書かれています。作ったあとはブラウザとアプリの両方に表示されるため、パソコンで先に作っておき、役員への説明だけを当日に行う進め方が確実です。
Q2. 役員に渡す権限は、どれを選べばよいですか？
会長と副会長、書記には予定の変更および共有の管理を渡し、3人が設定まで触れる状態にします。委員長には予定の詳細を変更、表示可能を渡し、読むだけの会員には予定の詳細の表示にとどめます。編集の権限を全員に渡すと、予定が消えたときに原因が追えません。
Q3. 役員が代わるときの引き継ぎは、どうすればよいですか？
Googleグループのアドレス宛に共有しておくと、名簿を直すだけで済みます。会として作った専用のアカウントでカレンダーを作る方法も有効です。カレンダーの完全な削除やオーナー権限の譲渡はオーナーだけが行えるため、個人のアカウントで作るとその人に依存します。
Q4. 予定を変更したとき、役員に通知は届きますか？
共有カレンダーの予定を直しただけでは通知は届きません。役員が自分で開かないと変更に気づかないため、集合時刻の変更などは連絡を別に流すことになります。予定と連絡が同じ場所にある道具なら、1か所を直せば両方が揃います。