Googleカレンダーで日程調整｜空き時間を見せて候補を絞る

Googleカレンダーで日程調整をしようとして、どこを触れば候補日を配れるのか分からずに止まる人は多いです。原因は操作の分かりにくさではなく、Googleカレンダーの日程調整が1つの機能ではなく3つの別々の仕組みに分かれていることにあります。この記事では、その3つを見分けたうえで、無料のアカウントでどこまでできるのか、有料にすると何が増えるのか、そして町内会やPTA、部活、教室の行事に当てはめたときにどこでつまずくのかを並べます。読み終えたときに、自分の会はどの道を使えばよいのかが決まる形にしています。

Googleカレンダーで日程調整をする3つの道

Googleカレンダーには、日程を決めるための入口が3つあります。それぞれ作りが違い、向いている場面も違います。ここを取り違えると、どれだけ設定を触っても用が足りません。

1つめが予約スケジュールです。自分の空いている時間を枠にして見せ、相手がその枠から1つ選ぶと予定が入る仕組みです。1対1の面談、教室の体験、窓口の相談のように「主催する側の都合が先にあり、相手がそこに入る」場面のために作られています。

2つめが「時間を探す」です。予定を作る画面で、招待した相手のカレンダーを重ねて、全員が空いている時間帯を探す機能です。相手が自分とカレンダーを共有していることが前提になります。同じ会社や同じ学校のように、組織の中でカレンダーが共有されている集まりで効きます。

3つめが、仮の予定を作って出欠の返事をもらう形です。日時を決めた予定にゲストを招待すると、招待された人は「はい」「未定」「いいえ」の3つから答えられます。候補日が3つあるなら、仮の予定を3つ作って3回招待する形になります。

会の行事で使うなら、まず自分の集まりがどれに当たるかを決めます。全員が集まる日をこれから決めたいのであれば3つめに近く、会員のカレンダーを見られる関係ではないので2つめは使えません。逆に、先生や役員が1人ずつ相手をする面談であれば、1つめが最も手間の少ない道になります。

予約スケジュールの作り方と、設定できる項目

予約スケジュールは、パソコンのブラウザでGoogleカレンダーを開き、左上の「作成」から「予約スケジュール」を選んで作ります。ここで大事なのは、スマートフォンやタブレットのカレンダーアプリからは作成できないと公式に明記されている点です。役員が持っているのがスマートフォンだけという会では、最初にここで止まります。

対応するウェブブラウザがインストールされたパソコン。Android または iPhone / iPad のカレンダー アプリで予約スケジュールを作成することはできません。 出典: support.google.com

作成画面では、まず予約の長さを選びます。決められた長さのほかに、カスタムで自由な分数も指定できます。次に通常時の空き時間として、曜日ごとに受け付ける時間帯を決めます。同じ日に午前と午後で2つの時間帯を設けたり、1日分の設定をほかの曜日にまとめて写したりもできます。

予約受付期間では、どれくらい前から予約できるようにするか、いつまで受け付けるかを決めます。直前の申し込みを止めたいときはここを使います。臨時の空き時間では、祝日や行事の日だけ受付を変えられます。

予約済みの予定の設定には、実務で効く項目が3つあります。予約と予約の間に空ける準備時間、1日あたりの予約件数の上限、そしてゲストがほかの人を招待できるかどうかの権限です。1日に受ける件数を決めておくと、面談の申し込みが特定の日に集まって対応できなくなる事故を防げます。

予約に使うカレンダーも選べます。「カレンダーで空き情報を確認する」を選ぶと、すでに入っている予定の時間には枠が出なくなり、二重の予約を避けられます。ただし会議室などのリソースのカレンダーには予約を追加できません。

予約ページ側で決める項目と、相手に見えるもの

作成の2段目は、相手が開く予約ページの設定です。ここは相手の目に入る部分なので、会の行事に使うなら特に確かめておく価値があります。

予約ページには、Googleアカウントの写真と名前が出ます。個人の名前で出したくない場合は、Googleアカウントの個人情報を先に直しておく必要があります。予備のカレンダーで作った場合は、予約ページに写真が出ません。

会う方法は、Google Meetのビデオ会議、対面、電話、そして「なし」または後で指定するの4つから選べます。別のビデオ会議サービスを使いたいときは「なし」を選び、予約が入ってから予定にリンクを追加する形になります。

予約フォームでは、相手に入力してもらう項目を追加できます。ここで注意したいのが、名、姓、メールアドレスの3つが必須項目として固定されていることです。会員の連絡先を集めたくない行事や、名前を出さずに答えてほしいアンケートには向きません。スパムのような申し込みを止めたいときは、メール確認を必須にするという項目を選ぶと、Googleアカウントにログインしていない相手には確認コードが送られます。

確認メールとリマインダーも設定できます。リマインダーは最大5件まで送れますが、リマインダーメールの文章そのものは編集できません。会として決まった言い回しで案内したい場合は、別に連絡の手段を用意することになります。支払いを受け取りたい場合は、Stripeのアカウントとカレンダーを連携すると予約の際に支払いを求められます。

無料のアカウントでできる範囲と、有料で増える範囲

ここが、Googleカレンダーの日程調整で最も誤解の多いところです。予約スケジュールは無料の個人アカウントでも使えますが、使える範囲が決まっています。

個人の Google アカウントまたは Workspace Business Starter プランをご利用の場合、他のユーザーがカレンダーで予約を入れることができる予約ページを 1 つ作成できます。 出典: support.google.com

つまり無料の個人アカウントで作れる予約ページは1つだけです。教室で「体験の申し込み」と「保護者面談」を同時に受け付けたい、といった使い方はできません。

対象のGoogle Workspaceの契約か、Google Oneのメンバーシップがあると増える機能は、公式の比較表で7つ挙げられています。複数の予約スケジュールを作ること、リマインダーメールの自動送信、複数のカレンダーで空き状況を確認すること、予約に対する支払いの受け付け、スパム予約を防ぐためのメールアドレス確認、予備のカレンダーへの予約スケジュールの追加、そして予約に最大20人の共同主催者を追加することです。

もう1つ、契約していても作れない場合があります。Workspace FrontlineとEssentials、そして提供を終了した以前のWorkspaceの契約では、予約スケジュールそのものを作成できないと明記されています。学校や勤め先のアカウントで試して作成の項目が出てこないときは、この可能性を先に確かめたほうが早いです。

「時間を探す」が使える条件と、会で使えない理由

「時間を探す」は、予定を作る画面で招待した相手のカレンダーを横に並べ、空いている帯を目で探す機能です。うまく働けば、候補日を配って返事を待つ手間がまるごと消えます。

ただし条件があります。相手のカレンダーの空き情報が自分に見えている必要があります。これが成立するのは、同じ組織でWorkspaceを使い、組織の中で予定の忙しさを共有する設定になっている場合です。個人のGoogleアカウントを使っている相手の空き情報は、その人が自分に向けてカレンダーを共有していない限り見えません。

町内会、PTA、部活の保護者、教室の生徒を思い浮かべると、この条件はほぼ成立しません。会員が使っているのは個人のアカウントで、会のために自分のカレンダーを役員へ共有してくれる人はまずいません。予定の中身が見えることを気にする人もいます。したがって、会の行事の日程調整で「時間を探す」を当てにするのは避けたほうがよいです。

同じ学校の教職員だけで職員会議の日を決める、同じ会社の中で打ち合わせを組む、といった場面であれば、この機能はいちばん速い道になります。自分の集まりが組織の内側で閉じているかどうかが、使えるかどうかの分かれ目です。

仮の予定で出欠の返事をもらう形と、その限界

3つめの道は、日時を決めた予定を作ってゲストを招待し、「はい」「未定」「いいえ」の返事を集める形です。招待された側はメールかカレンダーの通知から押すだけなので、答える手間はかなり軽いです。

限界は3つあります。1つめが、1つの予定で聞けるのは1つの日時だけということです。候補が3日あるなら仮の予定を3つ作ることになり、会員のカレンダーに3つの予定が並びます。まだ決まっていない日が3つ入っている状態は、見た側を混乱させます。

2つめが、招待するには相手のメールアドレスが必要なことです。会員のメールアドレスを全員分そろえていない会では、ここで手が止まります。名簿の更新が追いついていない集まりでは、この作業が日程調整そのものより重くなります。

3つめが、答えが返っていない人を追う仕組みがないことです。ゲストの一覧を開けば未回答の人は分かりますが、その人へ個別に催促する手段はカレンダーの中にありません。結果として、別の連絡手段で名前を挙げて呼びかける作業が残ります。

この形は、カレンダーを日常的に使っている少人数の集まりには向きます。役員5人の打ち合わせなら十分です。30人以上の会員に行事の出欠を聞く用途には向きません。

会の行事に当てはめたときにつまずく4つの点

現場で相談として出てくるつまずきは、だいたい次の4つに集まります。

1つめが、Googleアカウントを持っていない会員がいることです。予約スケジュールは相手にアカウントを求めませんが、仮の予定への招待と「時間を探す」はアカウントが前提になります。年配の会員が多い会では、この1点で使える道が予約スケジュールだけに絞られます。

2つめが、メールアドレスを集める必要があることです。予約フォームではメールアドレスが必須項目なので、答える側は毎回入力します。行事のたびに同じことを入力させる形になり、会として名簿を持っているのにもう一度書かせる不自然さが残ります。

3つめが、予約スケジュールは全員の都合を突き合わせる作りではないことです。空き枠から1人ずつ選ぶ仕組みなので、「いちばん人が集まる日」を出す働きはありません。会の行事で本当に知りたいのがそれなら、候補日を並べて数える別の道具のほうが合います。

Googleカレンダーで日程調整をしていると、 「候補日を出してもなかなか決まらない」「誰が空いているのか分かりにくい」「人数が増えた途端に調整が大変になる」 と感じている方も多いのではないでしょうか。 出典: saposuke.jp

4つめが、予約ページが1つしか作れないことです。行事が重なる時期に、別の用件の受付を同時に開けません。無料のまま続ける前提なら、この制限を先に見込んで使い方を決めておく必要があります。

答える側の画面を、1回自分で見ておく

設定を終えたら、配る前に自分で答える側を通ってみる価値があります。ここを飛ばすと、当日に「開けない」「送れない」という連絡が集まります。

確かめる手順は決まっています。まず、ログインしていない状態のブラウザで予約ページのURLを開きます。普段使っているブラウザの別のウィンドウではなく、ログアウトした状態か別のブラウザを使うのが確実です。自分のアカウントでログインしたまま開くと、会員には出るはずの入力欄が省かれて見えることがあります。

次に、枠が想定どおりに並んでいるかを見ます。空き時間の設定を曜日ごとに入れたつもりでも、予約受付期間の設定のせいで直近の枠が出てこないことがあります。祝日の扱いも、臨時の空き時間を入れていなければそのまま受け付ける形になります。

そして、実際に1件だけ予約を入れてみます。名、姓、メールアドレスを入れる手間が、会員にとって現実的かどうかがここで分かります。確認メールが届くか、届いた文面が会員を不安にさせない内容かも見ておきます。文面は編集できないので、届いた内容を前提に、別の連絡で補う言葉を先に用意しておく形になります。

最後に、入った予約を自分のカレンダーから取り消してから配ります。試した予定が残ったまま配ると、その枠が埋まったままになります。

候補日の並べ方で、返事の速さが変わる

道具を変える前に、候補日の出し方を直すだけで決まるのが速くなることがあります。これは仕組みの話ではなく、聞き方の話です。

候補を多く出せば当たりやすいと考えて8つも並べると、答える側は自分の予定表を8回見に行くことになります。そこで面倒になって後回しにされ、結果として返事が集まりません。実際に集まりやすいのは3つから4つです。日付を絞るほど返事が速くなるのは、答える手間が減るからです。

曜日の組み合わせにも差が出ます。土曜と日曜だけを並べると、どちらも用事がある人が答えられなくなります。平日の夜を1つ混ぜておくと、週末に出られない人の受け皿になります。逆に平日の昼だけを並べると、勤めている会員が全員答えられません。会員の生活の形を思い出しながら、性質の違う枠を混ぜるのが基本です。

時刻の書き方も効きます。「10月4日」だけでは、朝なのか夕方なのかが分からないので、答える側が確かめてから返そうとして止まります。「10月4日（土）14時から16時」まで書けば、その場で判断できます。集合場所と所要時間まで添えておくと、返事と同時に当日の問い合わせも減ります。

締め切りは必ず入れます。締め切りのない問いは、答えなくてよい問いとして扱われます。締め切りは行事の日の直前ではなく、確定してから案内を配る日数を引いた日に決めます。会報や掲示物を作る会であれば、印刷にかかる日数も引いておきます。

枠が出ない、予約が入らないときに見るところ

配ったあとに「開いても枠が出てこない」という連絡が来ることがあります。原因はほぼ決まっているので、順番に見れば切り分けられます。

最初に見るのは予約受付期間です。「何時間前まで受け付ける」という設定が入っていると、その時間を切った枠は表示されません。直前の申し込みを止めるつもりで入れた設定が、配った直後の候補まで消していることがあります。

次に通常時の空き時間です。曜日ごとに時間帯を入れたつもりで、コピーが一部の曜日にしか当たっていない場合があります。設定画面で曜日を1つずつ見ていくと、抜けている曜日が見つかります。

3つめが、カレンダー側の予定との重なりです。「カレンダーで空き情報を確認する」を選んでいると、すでに別の予定が入っている時間には枠が出ません。終日の予定や、以前入れた繰り返しの予定が塞いでいることがあります。共同主催者のカレンダーは、既定では空き時間の確認に含まれません。含める設定にしていない限り、共同主催者の側が埋まっていても枠は出たままになります。

4つめが、1日あたりの予約件数の上限です。上限に達した日は、その日の残りの枠が消えます。面談の受付でよく起きる形です。

そして、相手の側の問題もあります。メール確認を必須にしている場合、Googleアカウントにログインしていない相手には確認コードが送られます。そのコードが迷惑メールに入って気づかれず、予約が完了していないことがあります。配るときに、確認コードが届く旨を一言添えておくと問い合わせが減ります。

決まった日を、流れない場所に残す

候補が絞れて日が決まったら、次にやるのは確定した日を残すことです。ここを軽く見ると、当日の朝に「何時からでしたか」という問い合わせが集中します。

決まった日を伝える場所は、流れる場所と残る場所の2つに分けます。流れる場所は、その場で気づいてもらうためのものです。残る場所は、あとから自分で見に行けるようにするためのものです。片方だけにすると、必ずどちらかが欠けます。

Googleカレンダーの予定として作って会員を招待すれば、会員の手元のカレンダーに残ります。ただしこれが成り立つのは、会員全員のメールアドレスをそろえていて、全員がGoogleカレンダーを使っている場合だけです。成り立たない会では、確定した日を別の場所に残す必要があります。

現場でよく取られている形は、行事の一覧を1か所に持ち、そこを見れば今年の予定が全部分かるようにしておくやり方です。連絡は流れてもよいが、一覧は残る。この2段にしておくと、途中から入った会員にも同じ説明を繰り返さなくて済みます。会員が変わっても説明のやり直しが起きないので、役員の負担が目に見えて軽くなります。

来られない人への扱いも、決まった時点で決めておきます。あとで資料を渡すのか、次の回で扱うのか。ここを毎回その場で判断していると、会員ごとに対応が違う状態が積み上がります。

有料の日程調整サービスと比べるときの見どころ

Googleカレンダーの予約スケジュールは、有料の日程調整サービスと機能が重なります。乗り換えや併用を考えるなら、比べる軸を絞っておくと判断が速いです。

しかも、この仕組みに日程調整ツールの月額費用は一切かかりません。 出典: note.com

費用だけを見れば、すでにGoogleアカウントを持っている会にとって追加の支出はありません。それでも有料のサービスが選ばれるのは、次の3つのどれかが必要になるからです。

1つめが、複数の受付を同時に開くことです。無料の範囲では予約ページが1つに限られるため、用件が2つ以上あると回りません。2つめが、複数の担当者で受けることです。誰かの空きに自動で振り分ける動きは、予約スケジュール単体では作れません。3つめが、案内の文面を自分たちの言葉にすることです。リマインダーメールの文章は編集できないので、会として決めた言い回しで送りたい場合は別の手段が要ります。

逆に、この3つがどれも要らないのであれば、無料の範囲で足ります。教室の体験の受付を1つだけ開く、顧問が保護者面談の枠を配る、といった使い方はここに入ります。月額の支出を増やす前に、自分の用が3つのどれに当たるかを先に確かめると、判断を間違えにくくなります。

引き継ぎのときに残るものと、消えるもの

会の運営で道具を選ぶとき、いちばん効くのは引き継ぎです。役員や顧問が代わったときに何が残るかを先に見ておきます。

予約スケジュールは、作った人のGoogleアカウントに紐づきます。役員が代わって別のアカウントで作り直すと、予約ページのURLも変わります。会報や掲示物にURLを載せていた場合は、その差し替えも一緒に発生します。

共同主催者を追加しておけば複数人で受け持てますが、これは対象の有料契約でしか使えない機能です。加えて、共同主催者にはドメインの外のグループやユーザーを追加できないと明記されています。町内会の役員がそれぞれ別の個人アカウントを使っている状況では、この方法は取れません。

過去の予約の記録も、作った人のカレンダーの中に残ります。引き継ぐ相手に見せるには、カレンダーそのものを共有するか、必要な分を書き出して渡すことになります。去年は誰が何日に面談したか、という記録を会として残したいのであれば、カレンダーの外に控えを作っておく必要があります。

このあたりは、道具の善し悪しではなく用途の違いです。Googleカレンダーは個人の予定を扱う道具として作られているので、会として引き継ぐ記録の保管場所としては設計されていません。役員が代わるときに渡すものを1つにしたい会では、団体向けの連絡ツールのほうが目的に合います。町内会での使われかたには、役員が交代しても連絡と予定が残る形の組み立てをまとめています。

日程が決まったあとに残る作業をどこに寄せるか

日程調整の道具を比べていると、決めるところまでで話が終わりがちです。実際に手間が残るのは、決まったあとです。

決まったあとに発生するのは4つです。確定した日を全員に知らせること、来られない人へ別の案内をすること、当日の持ち物や場所を配ること、そして終わったあとの写真や記録を残すことです。Googleカレンダーが引き受けるのは1つめの一部だけで、残りは別の手段に移ります。

ここで連絡がLINEのグループへ、予定がGoogleカレンダーへ、写真が別の共有アルバムへと散ると、次の年の担当が3か所を引き継ぐことになります。散っている状態そのものが、引き継ぎの重さの正体です。いま使っているものを続けるかどうかを決めるときは、決める機能の数ではなく、決めたあとに残る4つがどこにまとまるかで見るほうが、実際の負担と合います。

グループの連絡手段ごとに、どこまでが1か所に収まるのかは作りによって違います。LINEグループとの比較では、流れていく連絡と残したい連絡の切り分けを扱っています。無料で人数の上限が広いBANDとの比較や、同好の集まりで使われるDiscordとの比較も、予定と連絡が同じ場所に残るかどうかという観点で並べています。

読み手が学校や教室の側であれば、面談の枠を配る使い方が中心になります。その場面でどこまで1つにまとまるかは教室での使われかたと学校での使われかたにまとめました。保護者を相手にする連絡の組み立てはPTAでの使われかたが近いです。設定や乗り換えの手順で迷う点はよくある質問に並べています。

判断を先延ばしにしないための目安も1つあります。同じ行事の日程調整で、確定までに3往復以上のやり取りが発生しているなら、聞き方か道具のどちらかが合っていません。往復が増える原因は、候補が多すぎるか、締め切りがないか、答える場所と連絡する場所が離れているかのいずれかです。どれも道具を替えなくても直せるものと、道具を替えないと直らないものに分かれます。前者から順に試すと、余計な乗り換えを避けられます。

最後に、判断の順番を1つだけ挙げます。先に道具を選ぶのではなく、会員がいま何を持っているかを確かめるほうが早いです。Googleアカウントを全員が持っているのか、メールアドレスを会として把握しているのか、役員が持っている端末はパソコンかスマートフォンか。この3つが分かれば、使える道は自動的に絞られます。絞ったうえで残った道の中から、引き継ぎのときに渡すものが少ないほうを選べば、判断としては足ります。

Q1. Googleカレンダーの予約スケジュールは無料で使えますか？

個人のGoogleアカウントでも使えますが、作れる予約ページは1つだけです。複数の予約スケジュール、リマインダーメールの自動送信、複数のカレンダーでの空き状況確認、共同主催者の追加などは、対象のGoogle Workspaceの契約かGoogle Oneのメンバーシップが必要になります。

Q2. スマートフォンだけで予約スケジュールを作れますか？

作れません。AndroidやiPhone、iPadのカレンダーアプリでは予約スケジュールを作成できないと公式に明記されており、対応するウェブブラウザが入ったパソコンが必要です。作成後の予約の確認や取り消しはスマートフォンからでもできます。

Q3. 会員全員の都合を突き合わせて、いちばん人が集まる日を出せますか？

予約スケジュールにその働きはありません。空き枠から1人ずつ選ぶ仕組みのためです。全員のカレンダーを重ねる「時間を探す」は、相手が自分に空き情報を共有している場合に限られるため、個人アカウントの会員が相手では働きません。

Q4. 予約フォームで名前やメールアドレスを聞かない設定にできますか？

できません。予約フォームでは名、姓、メールアドレスの3つが必須項目として固定されています。名前を出さずに答えてもらいたいアンケートや、連絡先を集めたくない行事には向かないため、別の手段を使うことになります。