伝助の使い方｜出欠を一覧で見せて日程と参加者をまとめる

伝助を選ぶ理由は、たいてい1つに絞られます。会員登録がいらないことです。町内会でもPTAでも部活でも、「新しいIDとパスワードを作ってください」と頼んだ瞬間に答える人が減ります。伝助はページのURLを配るだけで出欠が集まるので、その関門がありません。この記事では、伝助でイベントを作る手順と出欠の登録のやりかたを押さえたうえで、候補日程や人数の上限、イベントページが自動で削除される期限、そして決まったあとに残る作業をどう畳むかまで整理します。

伝助とは何か。会員登録も料金もいらない出欠表

伝助は、候補日程を並べたページを作り、そのURLを知っている人が「◯」「△」「×」を押していく形のサービスです。運営はInfoarrow Co.,Ltd.で、公式サイトは自らの位置づけをこう書いています。

「伝助」は打ち合わせや飲み会を開くとき、みんなの予定を入力して、どの日程が一番都合がよいかを確認するスケジュール調整サービスです。 出典: densuke.biz

いちばん大きな特徴は、料金の考え方です。公式サイトは「料金を払うことで機能が増えるといった有料プランもありません」と明記しており、機能に無料と有料の線が引かれていません。よくある質問のページでも「伝助の利用には、料金は一切かかりません」と答えています。会計を通さずに使えるという点は、予算の稟議が要る団体では小さくない話になります。

もう1つの特徴は、個人情報を求めないことです。会員登録の手続きがなく、氏名やメールアドレスを入れなくてもすべての機能が使えます。イベント作成時にメールアドレスを入れられますが、これは登録内容の控えを自分に送るためのもので、必須ではありません。ブラウザで動くWebアプリなので、参加者の端末にアプリをインストールする必要もありません。

対応する端末の幅も広く、スマートフォンより前の携帯電話（いわゆるガラケー）からの表示にも対応しています。ただし古い携帯電話からできるのは出欠の登録と閲覧までで、イベントの新規作成はできません。作成はパソコンかスマートフォンから行う前提になります。

名前の由来も公式サイトが答えており、スケジュールを伝えるため、そしてお互いの予定を伝えるのを助けるためという2つの意味から命名したと説明されています。2000年代から続いている道具で、画面の作りも一貫して簡素です。

伝助でイベントを作る手順

イベント作成の流れは4つです。公式サイトの使い方ページに、2分24秒の解説動画とあわせて手順が並んでいます。

1つめ、ページ左上の「イベントを新規に作成する」を押して、新規作成の画面に進みます。

2つめ、イベントの情報を入れます。入力が必須なのは「イベント名」と「候補日程」の2つだけです。候補日程は1行に1つずつ入れる形で、カレンダーの日付をクリックすると、その日付が入力欄に入ります。

3つめ、その下にある「イベント説明文」「パスワード設定」「メールアドレス」は必須ではありません。ただし、とりまとめる立場なら3つとも入れてください。説明文は出欠登録ページの先頭に表示されるので、集合場所と持ち物、答えなかったときの扱いを書いておくと、後から個別に聞かれる回数が減ります。パスワードは、関係者以外にページを見られないようにするためのものです。メールアドレスは、登録内容の控えを受け取るためのものです。

4つめ、「作成する」を押すと完了画面が出て、そこに作られたページのURLが表示されます。このURLを参加者に知らせれば準備は終わりです。

ここで最も大事なのは、3つめのメールアドレスです。伝助には管理者のログインという仕組みがないため、イベント編集ページのURLを失うと、後から候補日程を追加したり順番を変えたりできなくなります。編集ページのURLは作成完了画面と、控えのメールの中にしか書かれていません。出欠一覧ページに表示される編集ページへのリンクは、イベントを作成した端末で見ているときだけ、しかも作成から30日間という認証の有効期限の内側でしか出ません。役員会のように何度も編集する行事では、ここで詰まる例が多いと言われています。

なお、イベントページのURL自体がパスワードの代わりを兼ねています。公式サイトは、URLを忘れた場合に運営側で調べることはできないと明記しています。会として使うなら、作成した時点でURLを2か所に保存してください。控えのメールを会の共有アドレス宛にも送れば、担当が代わっても辿れます。メールアドレス欄は半角カンマで区切って複数を指定でき、入力できる文字数は250文字までです。

出欠の登録と変更のやりかた

参加者の側は3手で終わります。イベントページの「名前」の欄に自分の名前を入れて「新規追加する」を押し、各日程の出欠を「◯」「△」「×」から選んで「登録する」を押します。ひとことそえたいときは、コメント欄に書くと一覧表の下のコメント欄に表示されます。

登録が済むと、一覧表に他の人の出欠も並びます。候補日程の右に出る数字が日程ごとの「◯」「△」「×」の数で、最も「◯」が多い行は背景が薄い黄色になります。集計する作業そのものは要りません。

変更と削除も同じ画面から行います。一覧表で自分の名前をクリックすると変更画面に進むので、選択肢を選び直して「更新する」を押します。削除したいときは「この出欠を削除」にチェックを入れて「更新する」を押し、確認のダイアログで「OK」を押します。いったん選んだ「◎○△×」を未選択の「－」に戻すこともでき、選択済みのマークをもう一度押すと選択が外れます。

回答の選択肢は、イベント編集ページで3種類から選べます。初期設定は「○△×」で、ほかに「○×」と「◎○△×」があります。任意の文字列に変えることはできません。出欠だけを取りたい同窓会なら「○×」、第一希望まで聞きたい役員会なら「◎○△×」が向きます。ここを会のきまりとして先に決めておくと、担当が代わっても回答の読み方が揃います。

1点、先に会の人に伝えておいたほうがよいことがあります。伝助では、自分の登録した出欠だけでなく、他の人の出欠も変更できます。これは仕様として公開されており、公式サイトは、誰の入力かを識別するには個別にパスワードを発行する仕組みが必要になるため、個人情報の入力や会員登録を極力減らす方針を取ったと説明しています。悪意がなくても押し間違いは起きるので、名前欄には「田中（3班）」のように班や学年まで入れる形を決めておくと、取り違えが減ります。

一歩進んだ使い方。時刻を付ける、行と列を入れ替える、アンケートにする

公式サイトの「一歩進んだ使い方」には、とりまとめる立場に効く仕掛けが4つ並んでいます。

1つめが、候補日程の後ろに文字を付ける入力オプションです。カレンダーで日付を選ぶときに、日付の後ろに付ける文字列を指定できます。「19:00～」のように固定の文字を付けることも、半角カンマで区切って「18:00,19:00,20:00」と入れ、1つの日付から時間帯ごとの行をまとめて作ることもできます。「午前,午後」「1限,2限,4限,6限」といった使い方も公式サイトが例として挙げています。日付だけでは決まらない教室の振替や役員会には、この形が向きます。

2つめが、メールでの更新通知です。イベントページの出欠表の下にある「更新をメールで通知する」からアドレスを登録すると、出欠の追加や更新があったときに通知が届きます。ページを見に行かなくても回答が進んでいるか分かります。注意は2つあります。通知はリアルタイムではなく30分程度の間隔でまとめて送られること。もう1つは、公式サイトがdocomo、au、softbankのキャリアメールは通知が遮断されることが多いとして、それ以外のアドレスを推奨していることです。

3つめが、出欠表の行と列の入れ替えです。標準では左側に候補日程、上側に名前が並びますが、イベントページ下部の「このページについての情報」から名前の表示位置を変えられます。日程が1つで人数が多い同窓会のような場合、名前を縦に並べたほうがスマートフォンで見やすくなります。設定はCookieでブラウザに保存されるので、後日に開いたときにも残ります。表が画面におさまらないときは見出し列が自動で固定され、固定された列との境界は黒い太線で示されます。

4つめが、アンケートとしての使い方です。候補日程の欄に日付ではなくアンケートの項目を入れると、そのまま選択式のアンケートになります。公式サイトは、写真の焼き増しの注文フォームとしても使えると書いています。日程調整のためだけの道具ではないという点は、会の運営では覚えておくと使い道が広がります。

表示順も編集ページから変えられます。登録の新しい順、古い順、名前の文字コード順、指定の順の4通りがあり、指定の順では名前のパネルをドラッグして並べ替えます。当日の受付名簿に使うなら、班ごとに並べておくと数えやすくなります。

伝助を使うメリット

強みは4つで、どれも答える側の手数に関わります。

1つめが、参加者の負担がほぼゼロであることです。会員登録もアプリのインストールも不要で、URLを開いて名前と「◯」「△」「×」を入れるだけです。新しいIDとパスワードを作らずに済むという一点だけで、年配の会員が多い会の回答率は目に見えて変わります。

2つめが、集計が自動で終わることです。日程ごとの数が候補日程の右に並び、最も「◯」が多い行に色が付きます。30人の会でトークの返信を1件ずつ数える形と比べると、数え漏れという事故がまるごと消えます。

3つめが、パソコンでのデータの持ち出しができることです。イベント編集ページで「CSV形式で登録データを出力する」を押すと、回答表がCSVで出力され、そのまま表計算ソフトに取り込めます。この機能はパソコン版限定なので、スマートフォンで使っている場合はページ上部の「パソコン版の表示にする」で切り替えてから操作します。当日の受付名簿や会計の資料に回すなら、この出力を前提に名前の書き方を決めておくとよいでしょう。

4つめが、通信の保護とページの保護が両方あることです。証明書つきのSSL通信に対応しており、入力した内容は暗号化してやりとりされます。あわせてイベントページにパスワードを設定でき、関係者以外が中身を見られないようにできます。ただし、伝助はセキュリティに脆弱性が残るTLS1.0と1.1を無効化しているため、TLS1.2に対応していない古い端末では表示できません。会にそういう端末の人がいる場合は、先に確かめておいてください。

伝助のデメリットと、会の運営で先に知っておくこと

弱いところは5つあります。単発の飲み会なら気にならず、続けて使う会で困るものです。

1つめが、イベントページに期限があることです。公式サイトは、出欠の登録や変更が159日以上おこなわれないイベントページは自動的に削除されると明記しています。延長したいときは出欠情報を更新すれば、その時点から159日後まで有効になります。半年に一度の総会のように間隔が長い行事では、去年のページを開こうとしたら無くなっているという事態が起きます。記録として残したいなら、CSVで出力して保管しておくのが確実です。

2つめが、登録できる件数に上限があることです。1つのイベントで候補日程は500件まで、人数は100人までです。それを超える場合はイベントページを複数に分ける形になります。100人を超える町内会では、班ごとにページを分ける運用になります。

3つめが、他の人の出欠も変更できることです。前述のとおり仕様として公開されており、設定で止めることはできません。総会の議決に使うような、後から争いになりうる場面には向きません。

4つめが、説明文に画像やファイルを添付できないことです。入力できるのはテキストのみで、HTMLタグによる装飾もできません。URLを書くとその部分に自動でリンクが作られるので、地図や案内のPDFは別の場所に保存して、そのURLを説明文に書く形になります。

5つめが、LINEとの相性に癖があることです。公式サイトのよくある質問には、LINEのメッセージ上のURLをクリックしてページを開くと、イベント編集ページで日程の削除や順番変更ができない場合があると書かれています。原因はLINEアプリの独自ブラウザの挙動で、伝助の側では直せないとしています。対処は、LINEの中のURLをコピーして、ChromeやSafariに直接入れて開くことです。連絡をLINEで回している会では、編集する人だけこの手順を知っておけば足ります。

そして構造的な弱点がもう1つあります。伝助が引き受けるのは日程を決めるところまでで、決まったあとの予定や記録は残りません。確定した日はイベント名に書き足すか、別の場所に書くことになります。ここは機能の不足ではなく、出欠表という道具の役割の境目です。

無料の日程調整ツールとの比較

日程調整の無料ツールは数が多く、10本以上を並べた比較記事がいくつも上位にあります。会の運営という条件で絞ると、実際に候補になるのは3つか4つです。

調整さんは2006年に生まれたサービスで、公式のメディアは月間利用者数600万人を突破したと公表しています。会員登録は任意ですが、登録すると別の端末やブラウザからイベントを編集できるようになり、出欠が入ったときに通知メールを受け取れて、過去に作成したイベントの履歴も見られます。登録しない場合、ブラウザのデータを消去すると編集ができなくなるという説明も公式のメディアに書かれています。近年は出欠回答の締め切り、日程の確定表示、回答保護の3つが追加されており、とりまとめる立場に効く機能はこちらが先に進んでいます。

LINEのトークの日程調整は、答えてほしい相手が1つのトークルームにそろっているときにいちばん短く終わります。詳しい手順と限界はLINEグループとの比較で、トークに流れる連絡と残る連絡の違いとして整理しています。逆に、グループに入っていない会員がいる会では、URLを配れる伝助や調整さんのほうが取りこぼしが出ません。

選び分けの基準は1つで足ります。締め切りを機械に守らせたいかどうかです。守らせたいなら調整さん、何も足さずにいちばん軽く配りたいなら伝助になります。

もう1つ、会の運営で分かれ目になるのが、参加者が押し間違いを取り消せるかどうかです。伝助は誰の回答かを識別しない代わりに、誰でもその場で直せます。調整さんの回答保護は逆で、自分の回答しか直せなくなる代わりに、他の人に書き換えられません。ただし回答保護はイベント作成時にしか設定できず、作成後に解除することもできないと公式のメディアが説明しています。総会の議決や、参加費の集金に直結する出欠であれば保護を掛ける側に寄せ、日程の下調べであれば掛けない側で十分です。どちらを選ぶにしても、押し間違いが起きたときに誰に言えばよいかを、案内の1行目に書いておいてください。

回答が返ってこないときの進め方

日程調整で止まるのは、道具の使い方ではなく、回答が返ってこない段階です。ここには順番があります。

最初に見るのは候補日程の数です。5つ前後に絞ってください。10日も15日も並べると、答える側は入力欄の多さで手が止まります。逆に2つしかないと、どちらも都合が悪い人が答えようがなくなり、回答そのものが返りません。伝助は候補日程を500件まで登録できますが、上限に近づけることと回答が集まることは別の話です。

次に決めるのは締め切りです。伝助には締め切りを設定する機能がないので、イベント名の中に入れてください。「10月の役員会」ではなく「10月 役員会の日程（9月30日まで）」と書けば、URLが転送されても締め切りが一緒に付いていきます。会のきまりとして書き方を決めておくと、担当が代わっても続きます。イベント説明文の側にも、答えなかった場合の扱いを1行だけ書いておきます。「9月30日までに入力がない方は欠席として数えます」と書いてあると、督促の回数が減ります。

それでも返らない人が残ります。伝助には未回答者の一覧を出す機能がないため、名簿の側から引く作業になります。ここで効くのが、名前の書き方をそろえておくことです。「田中（3班）」の形で入れる約束にしておけば、班ごとに並べ替えて欠けている人を目で追えます。表示順は編集ページから指定の順に変えられるので、名簿と同じ並びにしておくと突き合わせが速くなります。

最後の手として、締め切りの前日にもう一度URLを配ります。このとき、最初のお知らせを転送するのではなく、残り人数を添えて出してください。「あと4人の入力をお待ちしています」と書いてある案内は、自分が含まれているかどうかを確かめたくなるので、反応が変わります。

会として使い続けるなら、先に決めておく5つのこと

伝助を1回だけ使うなら何も決めなくてよいのですが、毎年の行事に使うなら、最初に5つを文書にしておいてください。担当が代わるときに渡すものが、この5行だけで済みます。

1つめ、イベント編集ページのURLをどこに保存するか。伝助には管理者のログインがないので、このURLが管理権限そのものになります。作成時のメールアドレス欄に会の共有アドレスを入れ、控えのメールを残す形がいちばん確実です。

2つめ、回答の選択肢をどれにするか。「○△×」「○×」「◎○△×」の3つから選べます。出欠だけを取る行事は「○×」、希望の強さまで聞く行事は「◎○△×」と決めておけば、毎回迷いません。

3つめ、名前の書き方。班や学年を括弧で添える形にそろえます。同姓の会員がいる会では、これが無いと誰の回答か分からなくなります。

4つめ、パスワードを掛けるかどうか。掛けるなら、その文字列をどこで共有するかも一緒に決めます。URLと同じ経路で送ってしまうと、掛けた意味が薄くなります。

5つめ、終わったあとにCSVを出力して保管するかどうか。イベントページは159日で消えるので、記録を残すならここで手を打つしかありません。行事ごとにファイルを残しておけば、来年の候補日程を組むときの材料にもなります。

この5つを決めたうえで、日程以外の連絡をどこに残すかまで決められると、引き継ぎはほぼ1枚で足ります。

口コミをどう読むか

伝助の評判は、比較サイトのレビュー欄と、公式サイトの「ユーザーのつぶやき」のページに集まっています。読むときに気をつける点が1つあります。書いている人が単発の幹事なのか、同じ会を続けてとりまとめる人なのかで、評価が逆になることです。

単発の幹事からは、簡素であることがそのまま長所として書かれます。会員登録がいらず、画面に余計なものがなく、数分で配れる。この評価は事実と合っています。

一方で、続けてとりまとめる立場の人が気にするのは別の点です。編集ページのURLを失った、159日で消えていた、他の人の出欠を押し間違えられた。この3つは仕様から素直に導ける話で、実際に公式のよくある質問でも上位に並んでいます。よくある質問のページで検索されているキーワードとして表示されているのが「メール」「編集」「削除」の3つであることも、同じ方向を指しています。

つまり、評判が割れているのではなく、見ている時間の長さが違うだけです。1回で終わる集まりなら短所はほぼ出ません。毎年同じ行事を回すなら、上の3つへの備えを最初に決めておけば、口コミで読んだ困りごとはほとんど避けられます。

日程が決まったあとに残る作業を、どこへ畳むか

とりまとめる立場の仕事は、日程が決まった時点では半分も終わっていません。残るのは4つです。確定した日を全員に伝えること。当日の持ち物と集合場所を何度も聞かれること。行事の写真をどこかに保存すること。そして来年、同じ作業を担当が代わった人に渡すことです。

出欠表はこの4つを引き受けません。伝助のイベントページは日程を決めるための表であり、決まったあとの予定表や記録の置き場ではありません。だから多くの会では、日程調整は伝助、連絡はLINEのグループ、写真は別のアルバム、名簿は表計算ソフト、という形に分かれていきます。困るのはこの分かれ方そのものです。役員が代わるときに引き継ぐものが4つになり、どれか1つが欠けると翌年の担当が困ります。

引き継ぐものを1つにするなら、連絡と予定と記録が同じ場所に残る形を選ぶことになります。町内会での使われかたでは、お知らせが上に固定され、行事の写真と次の集まりの日程が同じ画面に並ぶ例を見本の画面で公開しています。役員が交代しても記録がグループに残る形はPTAでの使われかたで、参加の申し込みに質問を付けて回答を確かめてから承認する形はサークルでの使われかたで確かめられます。

判断の順番としては、次のように考えると迷いません。まず、答えてほしい相手の全員に配れる道があるか。次に、締め切りを守らせる仕掛けが要るか。最後に、決まったあとの記録を1年後に誰が開くか。伝助はこの1つめに対してもっとも軽い答えを持っており、2つめは調整さんが持っています。3つめだけは、出欠表の外で決めるしかありません。

会として道具を替えるときの障壁は、機能ではなくアカウントであることがほとんどです。新しいIDとパスワードを増やさずに始められるか。既に持っているアカウントでそのまま入れるか。この点をどう解いているかはBANDとの比較とよくある質問で具体的に書いています。伝助を日程調整に使い続けながら、残るものだけを別の場所に集める形でも構いません。大事なのは、来年の担当に渡すものが何個あるかを、いま数えておくことです。

Q1. 伝助の利用に料金はかかりますか？

かかりません。公式サイトは「料金を払うことで機能が増えるといった有料プランもありません」と明記しており、よくある質問のページでも料金は一切かからないと答えています。会員登録の手続きもなく、氏名やメールアドレスを入れなくてもすべての機能が使えます。

Q2. 伝助のイベントページはいつまで残りますか？

出欠の登録や変更が159日以上おこなわれないと、イベントページは自動的に削除されます。出欠情報を更新すると、その時点から159日後まで有効期限が延びます。記録として残したい場合は、パソコン版のイベント編集ページからCSV形式で出力して保管してください。

Q3. 候補日程と人数に上限はありますか？

1つのイベントで候補日程は500件まで、人数は100人までです。これを超える規模の場合は、イベントページを複数に分けて使う形になります。100人を超える町内会では、班ごとや地区ごとにページを分ける運用が現実的です。

Q4. 他の人が登録した出欠を書き換えられてしまうのはなぜですか？

伝助は誰の入力かを識別する仕組みを持たないため、仕様として他の人の出欠も変更できます。公式サイトは、識別には個別のパスワード発行が必要になるため、個人情報の入力や会員登録を極力減らす方針を選んだと説明しています。名前欄に班や学年まで入れる形を決めておくと、取り違えが減ります。