LINEでアンケートを作る操作そのものは、慣れれば1分で終わります。トークの入力欄の横にある「+」を押して、投票を選び、質問と選択肢を打ち込むだけです。それでも「line アンケート 作り方」と調べる人が絶えないのは、作り方が難しいからではありません。作ったあとに回答が集まらず、結局ひとりずつ電話やメッセージで確認する羽目になるからです。
部活の顧問や地域の少年団の連絡役を20年以上続けてきた人たちの話を並べると、つまずく場所は毎回同じです。紙の出欠表から始まり、メール配信、そしてLINEへと道具は変わっても、引っかかる一点は動きません。「送った」と「読まれた」と「答えられた」は、それぞれ別物だということです。
この記事では、LINEでアンケートを作る手順を押さえたうえで、回答が集まらないときに見るべき場所を順番に整理します。そのうえで、集計が終わったあとにとりまとめる人の手元に残ってしまう作業と、それをどう畳むかまで書きます。使い始める話ではなく、来年も再来年も同じ形で回せるかどうかの話です。
連絡手段がLINEに寄ってきた背景と、アンケートが増えた理由
集まりの連絡がLINEに集中したのは、誰かが決めたからではありません。すでに全員のスマートフォンに入っていて、新しくIDとパスワードを配らなくてよかったから、というだけの理由です。町内会でも部活でも、この「新しいものを増やさない」という条件は、他のどんな機能よりも重く扱われます。
「全員が持っている」という条件の強さ
少年団で連絡網を切り替えるときも、判断材料の8割はここに集まります。保護者のうち何人かは、新しいアプリを入れること自体が負担になります。特に祖父母が送り迎えを担当している家庭では、アプリを増やした時点で連絡が届かなくなる。だからLINEが選ばれる。この判断は正しく、いまも多くの会でそうすべき場面です。
総務省の調査を見ても、ソーシャルメディアの利用は世代をまたいで広がっており、連絡手段としての土台はすでにできあがっています。
ソーシャルネットワーキングサービスの利用は、若年層だけでなく幅広い年代に浸透しており、個人のインターネット利用目的の上位を占めている。 出典: soumu.go.jp
土台があるところに機能が足されていくのは自然な流れです。LINEに投票機能が入ったことで、これまで紙で回していた出欠確認や日程調整が、そのままトークの中に移ってきました。回覧板を回して1週間待っていたものが、その日のうちに数字になる。この速さは本当に助かります。
無料でできることの裏側にあるもの
一方で、この移行には見落とされがちな性質があります。LINEのアンケートは「会話の一部」として作られている、ということです。掲示板に貼り出された表ではなく、誰かの発言と同じ列に並ぶ1つのメッセージとして流れていきます。
これは設計として間違っているわけではありません。友人同士で「今週末どこ行く」を決めるには、会話の中に投票がある方が自然です。ただ、40人の部の保護者に対して「来月の練習試合の送迎を出せる方」を聞くとなると、話が変わってきます。会話は流れますが、名簿は流れてはいけないからです。
とりまとめる立場の人が本当に困るのは、この「流れる場所に、流れてはいけないものを保存してしまった」ときです。作り方の記事を探している人の半分くらいは、作り方そのものではなく、実際にはこの問題に当たっています。
相場としての手間の話
参考までに、現場でよく挙がる目安を書いておきます。30人規模の集まりで出欠を1回とるとき、LINEの投票を作る作業自体は2分です。ところが、締め切りまでに回答がそろわず、未回答の人を洗い出して個別に声をかける作業に、毎回30分から1時間かかったという話は珍しくありません。作る手間ではなく、追いかける手間が本体です。ここを減らせるかどうかで、担当を来年も続けられるかが決まります。
LINEでアンケートを作る手順
まずは基本の作り方を押さえます。表示はアプリのバージョンや端末で少しずつ変わりますが、たどる道筋は共通です。
グループトークから投票を作る流れ
対象のグループトークを開き、メッセージの入力欄の左にある「+」を押します。カメラやアルバムと並んで「投票」があるので、それを選びます。すると投票の作成画面になり、質問文と選択肢を入力できます。
質問文には、あとから見て意味が分かる書き方をしてください。「参加できますか」だけだと、3週間後に見返したときに何の参加なのか分かりません。「11月3日 練習試合(市営グラウンド)の参加可否」のように、日付と場所を質問文に入れておくと、あとの集計が楽になります。
選択肢は多すぎない方がよく集まります。参加・不参加の2つに絞れるなら、それが一番回答率が上がります。現場の感覚では、選択肢が5つを超えたあたりから、読んだけれど後回しにされる割合が明らかに増えます。迷わせないことが、回答率のいちばん安い対策です。
作成した投票はノートに保存される形になり、トークにはその案内が流れます。ノートに残るので、トークが進んでも投票そのものが消えるわけではありません。ただし、トーク画面上ではどんどん上に押し上げられていきます。ここが後述する「回答が集まらない」の第一の原因になります。
日程調整と投票を使い分ける
LINEには選択肢を並べる「投票」とは別に、日付の候補を並べて可否を聞く「日程調整」の入口があります。候補日を選んでいくと、そのままカレンダー形式のアンケートができます。
使い分けの目安は単純です。日付を決めたいときは日程調整、それ以外は投票です。役員会の日を決める、練習日を決める、といった用途は日程調整が向いています。一方で「懇親会の会費は3,000円と4,000円のどちらがよいか」のような内容は、投票の方が読みやすくなります。
日程調整で気をつけたいのは、候補日を出しすぎないことです。10日分の候補を並べると、回答する側は10回判断しなければなりません。候補を3日までに絞るようにすると、返ってくる速さが目に見えて変わります。とりまとめる側が候補を絞る手間を先に払うと、全員の手間が減ります。
匿名にするかどうかの判断
投票の作成画面には、匿名で投票できるようにする切り替えがあります。ここは機能の説明よりも、運営上の判断として考えた方がよいところです。
匿名にすべきなのは、意見を聞くときです。「今年の行事を続けるかどうか」「会費の値上げに賛成か」といった内容は、誰が何を選んだか見えると本音が出ません。特に、役員と一般の会員で立場の差がある集まりでは、記名式にした時点で結果が歪みます。
逆に、匿名にしてはいけないのが出欠確認です。誰が来るか分からない出欠表には意味がありません。それどころか、匿名にしてしまうと「答えた人数」しか分からず、未回答の人を特定できなくなります。この設定を間違えて、集計後にもう一度取り直したという話は何度も出てきます。とりまとめの経験が長い人でも、一度はやる間違いです。参加人数だけ分かっても、送迎の車を何台出すかは決められないのです。
締め切りをどう切るか
投票には終了の設定ができ、作成者が手動で締め切ることもできます。締め切りの日付は、必ず質問文の中にも書いてください。設定上の期限だけだと、回答する人には見えにくいことがあります。
締め切りを決めるときのコツは、実際に必要な日より2日前に置くことです。締め切り当日に集まりきることはまずありません。たとえば「10日の朝までにお願いします」と書いておいて、実際の提出は12日にする、という組み方です。この2日が、未回答者に声をかける時間になります。
締め切ったあとに、結果をどう扱うかも先に決めておくと揉めません。「期限までに回答がない方は不参加として扱います」と最初に書いておくかどうかで、あとの負担がまったく変わります。書いていないと、締め切り後に来た1件のために全体をやり直すことになります。
作ったあとの伝え方で回答率が変わる
投票を作っただけで終わらせず、その直後にどう伝えるかで初日の回答数が変わります。現場でいちばん効くと言われるのは、投票の直後に短い文を1つ添えることです。内容は3行で足ります。何の件か、いつまでか、答えられない場合はどうすればよいか、の3つです。
たとえば「11月3日の練習試合の出欠です」「10日朝までにお願いします」「まだ分からない方は未定を選んでください」の3行です。この3行目があるかどうかで、初日の回答数がはっきり変わります。人が答えないいちばん大きな理由は、拒否ではなく「まだ決まっていないから答えられない」だからです。逃げ道になる選択肢を1つ用意しておくと、その人たちが動きます。
もう1つ、投票を出す時間帯も無視できません。ある少年団では、平日の朝に出すより夜8時台に出した方が、24時間以内の回答率が高くなったといいます。朝に見た人は「あとでやろう」と思ったまま忘れます。夜に見た人はその場で答えます。仕事や家事の区切りがついた時間に届けるだけで、追いかける手間が減ります。
そして、答えてくれた人へのお礼を全体に流すのは、やめておいた方がよいです。「ありがとうございます」の1件ごとに投票が上へ流れ、まだ答えていない人の画面から消えるからです。お礼を言いたい気持ちは分かりますが、締め切ったあとにまとめて1回にする方が、結果的に全員のためになります。
回答が集まらないときに見るところ
ここからが本題です。作り方どおりに作ったのに回答が集まらない場合、原因はだいたい次の5つのどれかです。上から順に確認してください。
トークに流れて見えなくなっている
いちばん多いのがこれです。投票を作った直後は全員の画面に見えていますが、そのあと誰かが「了解です」「ありがとうございます」と返信するたびに、投票は上へ押し上げられていきます。夜のうちに20件の雑談が流れれば、翌朝アプリを開いた人の画面には投票が映りません。
対策としては、アナウンス機能でトークの上部に固定する方法があります。投票のメッセージを長押しすると、アナウンスとして画面上部に留めておく操作ができます。固定できる件数には上限があるので、古いアナウンスは外してから貼り直してください。
ただ、これは根本の解決にはなりません。会話と告知が同じ列に並んでいる限り、押し出される構造そのものは変わらないからです。出欠の依頼が会話とは別の場所に置かれる形になっていれば、この作業自体が不要になります。連絡と出欠が同じ画面を取り合わないことが、実は一番効きます。
誰が答えていないかが分からない
投票の結果画面では、選択肢ごとの人数と、記名式であれば誰が選んだかを見ることができます。しかし分かるのは「答えた人」までです。40人のグループで28人が答えたとき、残りの12人が誰なのかを知るには、名簿と結果を突き合わせる作業が必要になります。
この照合を長いことノートに手書きで続けている担当者は、いまも珍しくありません。グループのメンバー一覧を開いて、投票結果に名前がない人を書き出す。40人で毎回15分ほどかかります。回答が集まらないと感じているとき、実際には「未回答者が誰か分からないので催促できない」状態であることが大半です。集まらないのではなく、追いかけられないのです。
団体向けの連絡ツールの中には、名簿と出欠がはじめから結びついていて、誰が未回答かが一覧で残るものがあります。突き合わせの作業がなくなるだけで、担当の負担はかなり変わります。
通知が切られている
グループの通知をオフにしている人は、思っているより多くいます。1日に50件以上メッセージが流れるグループでは、通知を切るのはむしろ自然な行動です。切っている人には、投票を作っても通知が届きません。
これは相手の設定なので、こちらから直すことはできません。できるのは、通知が届かない前提で運用を組むことです。具体的には、投票を作った日と締め切りの2日前の2回、短い文でリマインドを流します。長い文章にすると読まれないので、「11月3日の出欠、まだの方は今日中にお願いします」の一行で十分です。
質問の作り方が答えにくい
回答率が悪いとき、質問文そのものに原因があることもあります。よくあるのは次の3つです。
1つ目は、1つの投票で2つのことを聞いている場合です。「参加できますか。また、車を出せますか」を1つの投票にすると、選択肢が「参加・車あり」「参加・車なし」「不参加」のように増えて、読む負担が上がります。投票は2つに分けた方が、合計の回答率は上がります。
2つ目は、条件が本文に書かれていない場合です。「持ち物あり」とだけ書かれていると、何が必要か確認しないと答えられません。確認が必要な質問は、その時点で後回しにされます。
3つ目は、答えが「分からない」しかない状況で聞いている場合です。2か月先の予定を今日聞かれても、多くの人は答えられません。答えられない質問への回答率が低いのは、道具の問題ではありません。この場合は「現時点の見込みで結構です」と一言添えるだけで、返ってくる数が変わります。
答える側の事情を見落としている
最後に、回答する人の側の事情です。祖父母が対応している家庭、仕事の都合で夜しかスマートフォンを見ない人、そもそもLINEをほとんど使わない人が、どの集まりにも一定数います。ある少年団では、45世帯のうち3世帯がこれに当たりました。
この人たちを「回答しない人」として扱うと、その家庭は次第に集まりから離れていきます。この会では結局、その3世帯には毎回電話をかける運用に落ち着きました。全体をデジタルに寄せつつ、そこから外れる人には別の手段を用意しておく。この手間は、道具を変えても完全にはなくなりません。ただし、未回答者が自動で分かる形になっていれば、電話をかける相手を探す時間はなくなります。
集計が終わったあとに残る作業
アンケートは、回答が集まって終わりではありません。とりまとめる立場の人にとっては、そのあとの方が長いのです。
数字は出るが、名簿にはならない
投票の結果画面には、選択肢ごとの人数が出ます。しかし当日必要なのは人数ではなく、名前の入った一覧です。「参加18名」ではなく、「参加する18人の名前と、そのうち車を出せる5人」の表が要ります。
LINEの投票結果から名簿を作るには、画面を見ながら別のところに書き写す作業が発生します。表計算ソフトに手で打ち込んでいる担当者が多く、40人分で20分ほどかかります。しかもこの表は、次の行事のときにはまた一から作り直しになります。回答が集まらない問題より、この転記の方が実は総時間を食っています。
締め切ったあとの言った言わない
締め切り後に「答えたつもりだった」という連絡が来るのは、毎回といっていいほどあります。投票は回答をあとから変更できるので、いつの時点の回答を採用したのかが後から追いにくくなります。
これを防ぐには、締め切った時点の結果を画面ごと保存しておくのが確実です。締め切り直後にスクリーンショットを撮り、日付を入れて保存しておく方法が広く使われています。原始的ですが、これがあるだけで話が早く終わります。いつ誰が何と答えたかが記録として残る仕組みになっていれば、この作業も要りません。
出欠と、写真と、予定が別の場所に散る
もう1つ、あとから効いてくるのが散らばりです。出欠はLINEの投票、当日の写真はアルバム、日程はトークの文章の中、集金の記録は自分の手帳。こうなると、翌年の担当に引き継ぐときに渡せるものがありません。
顧問が交代するとき、前任者から受け取れるのは、LINEグループの管理権限と、印刷された名簿と、口頭での説明だけ、ということがよくあります。過去の出欠記録は残っていません。誰がどの行事によく来ていたか、誰が長く来ていないかが分からないところから始めることになります。役員が代わっても引き継ぐものが1つで済む形になっているかどうかは、続けられるかどうかに直結します。
なお、写真や出欠の記録には子どもの情報が含まれます。誰が見られるかについての考え方は、個人情報保護委員会の資料などで基本的な整理を確認しておくと安心です。参考として個人情報保護委員会の情報を挙げておきます。法律の細かい解釈を会の中で断定するより、「メンバー以外の目に触れない場所に保存する」という運用の線を先に決めている会が多いと感じます。
紙の出欠表からLINEアンケートに移すときの注意
回覧板や紙の出欠表からの切り替えを検討している場合、いくつか先に決めておいた方がよいことがあります。
移行の期間を重ねる
紙をやめた日から全員がアンケートに答えてくれる、ということはまずありません。ある少年団では3か月、紙とアンケートを両方回していました。二重の手間はかかりますが、この期間に「アンケートで答えられない人」が誰なのかがはっきりします。ここを飛ばして切り替えると、返事が来ない家庭が出たときに、答えられないのか答えていないのかの区別がつかなくなります。
紙にしか書けなかったことを拾う
紙の出欠表には、余白に一言書き添えられていることがよくあります。「兄の試合と重なるかもしれません」「途中から参加します」といった内容です。選択肢だけのアンケートにすると、この情報が落ちます。
自由記入の欄を用意できない形式なら、質問文に「補足がある方はトークにひとことお願いします」と書き添えておくとよいです。ただしこの方法だと、補足はトークに流れて残りません。出欠の回答と補足のメモが同じ場所に残る形になっているかは、道具を選ぶときの確認点の1つです。
決め方そのものを会で共有する
道具を変えるときにいちばん揉めるのは、機能の話ではなく手順の話です。「誰が投票を作るのか」「返事がない人にどこまで催促するのか」「期限後の回答をどう扱うか」を、切り替えの前に役員会で決めて文書に残してください。ここを決めずに始めると、担当が代わるたびに運用が変わり、結局「前は紙でよかった」に戻ります。
LINE以外の選択肢を並べて見る
LINEのアンケートで足りるなら、無理に変える必要はありません。ただ、上に書いたつまずきが毎回起きているなら、他の道具も並べて見ておく価値はあります。それぞれ性格が違います。
まずLINEグループそのものについて、出欠や名簿の管理という観点でどこまでできてどこからできないのかを整理したページがあります。いま使っているものの限界を先に把握したいときはLINEグループとの比較を見ておくと、判断がぶれません。
同じLINEでも、オープンチャットは仕組みが違います。参加のしかたや匿名性の扱いが通常のグループとは別で、地域の集まりに向く場面と向かない場面がはっきり分かれます。その違いはLINEオープンチャットとの比較にまとめてあります。
BANDは掲示板とカレンダーを中心にした作りで、出欠管理が最初から入っています。会話中心のLINEとは設計思想が違うので、何が楽になり何が増えるのかを見ておくとよいです。その整理はBANDとの比較にあります。
Facebookグループは、以前から地域や趣味の集まりで使われてきました。ただし利用者の年齢層の偏りや、アカウントを持っていない人の扱いという課題があります。そのあたりはFacebookグループとの比較で触れています。
Discordは主に若い世代のコミュニティで使われている道具で、細かい部屋分けができる代わりに設定の手間があります。部活の生徒側では使われていることもあるので、保護者との連絡に使えるかどうかはDiscordとの比較を確認してください。
どれが正解ということはありません。判断の軸は「いま困っていることが減るか」と「担当が代わったときに引き継げるか」の2つだけで足ります。機能の数で選ぶと、使わない機能の説明に時間を取られることになります。
団体の種類ごとに、つまずき方が違う
同じ「アンケートの回答が集まらない」でも、集まりの性質によって原因の重みが変わります。よくある形を挙げておきます。
町内会や自治会
参加者の年齢層が広く、スマートフォンを使っていない世帯が一定数あるのが前提になります。ここでは全員をアンケートに乗せることを目標にせず、紙と併用する前提で組む方が現実的です。回覧板をどこまで残すか、班長にどこまで手作業を残すかという話になります。実際の運用の形は町内会での使われかたにまとめてあります。
PTA
役員の任期が1年で入れ替わるため、引き継ぎのしやすさが最優先になります。前年の出欠記録やアンケート結果が残っていないと、毎年ゼロから作り直すことになります。また、学年や委員会ごとに宛先を分ける必要があり、1つの大きなグループでは回りません。この整理はPTAでの使われかたが参考になります。
部活や少年団
出欠の頻度がとにかく高いのが特徴です。週2回の練習それぞれに出欠が要るとなると、毎回投票を作る作業だけで担当が消耗します。ここは繰り返しの予定をどう扱えるかが分かれ目になります。学校側との連絡の形については学校での使われかたにも近い話があります。
教室やサークル
参加者が固定ではなく、入れ替わりがあるのが特徴です。新しく入った人をどう追加するか、辞めた人の情報をどう扱うかが問題になります。また、月謝や会費の連絡と出欠が混ざりやすい場でもあります。教室の形は教室での使われかた、趣味の集まりの形はサークルでの使われかたにそれぞれ書かれています。
自分の会がどれに近いかを決めてから道具を見ると、比べる項目が絞れます。全部の機能を比べようとすると、必ず途中で止まります。
比較ページと問い合わせから見える、つまずきの共通点
ここまで書いてきた内容を、別の角度から見てみます。集まりの連絡ツールに関する比較ページや、よく寄せられる質問の中身を並べると、聞かれていることには偏りがあります。
比較のページで用意されている軸を見ると、多くが同じところに集まっています。他のサービスとの比較として並んでいるのは、LINEグループ、LINEオープンチャット、BAND、Facebookグループ、Discordの5つですが、いずれのページでも中心になるのは機能の数ではありません。「メンバー以外に見えないか」「名簿と出欠がつながっているか」「担当が代わったときに引き継げるか」という3点です。裏を返せば、道具を探している人が本当に比べたいのはこの3点だけだということです。
使われかたを紹介するページが、町内会・PTA・サークル・教室・学校の5つに分かれているのも同じ理由です。機能の説明を並べるより、自分の会に近い形を1つ見せた方が判断が早いからです。そして5つのページに共通して出てくるのが、出欠と写真と予定が別の場所に散っているという状態でした。アンケートの回答が集まらないという相談は、多くの場合この散らばりの一部として現れます。
寄せられる質問を集めたよくある質問を見ても、傾向は同じです。使い方の操作手順よりも、「年配のメンバーでも使えるか」「途中でやめたくなったらどうなるか」「誰が見られるのか」といった、始めたあとの心配ごとが上位に来ます。これは、質問している人が「試したい人」ではなく「決める立場の人」だからです。決める人は、うまくいったときの話ではなく、うまくいかなかったときにどうなるかを先に知りたがります。
道具を選ぶときに最後まで迷うところは、たいてい機能ではありません。メンバー以外は見られない状態を保てるか、そして次の担当に渡すときに口頭の説明なしで済むか。この2つだけです。LINEのアンケートは、作るのが速く、全員がすでに持っているという圧倒的な利点があります。その利点を活かしたまま、流れて消える部分と、名簿として残るべき部分を分けて保存できるかどうか。回答が集まらない問題の答えは、たいていそこにあります。
アンケートの作り方を調べてこの記事にたどり着いた方は、おそらくもう作り方は分かっているはずです。次に決めるべきなのは、集まった回答をどこに残すかです。そこを決めてから道具を見ると、比較はずいぶん短く終わります。
Q1. LINEのアンケートは無料で何回でも作れますか？
グループトークの「+」から作る投票は、回数の制限なく無料で使えます。ただし作った投票はトークの中に流れていくため、回数が増えるほど過去の結果を探しにくくなります。頻繁に出欠をとる集まりでは、作る手間より過去分を探す手間の方が先に問題になります。
Q2. 投票を匿名にすると、誰が答えていないか分かりますか？
分かりません。匿名にすると選択肢ごとの人数だけが表示され、個人の回答は見えなくなります。出欠確認のように未回答者へ声をかける必要がある場合は、記名式にしてください。匿名が向くのは、行事の存続や会費の変更など、本音を聞きたい意見調査の場面です。
Q3. 回答が集まらないとき、まず何を確認すればよいですか？
最初にトークの中で投票が上へ流れていないかを確認してください。次に、質問に日付と場所が書かれているか、選択肢が5つ以内に収まっているかを見ます。それでも集まらない場合は、通知を切っている人がいる前提で、締め切りの2日前に一行のリマインドを流すのが効きます。
Q4. 紙の出欠表からアンケートに切り替えるとき、いきなり全部やめてよいですか？
おすすめしません。紙と3か月ほど併用した会が多く、その方が安全です。この期間に、答えられない人と答えていない人を区別できます。あわせて、誰が投票を作るか、期限後の回答をどう扱うかを役員会で先に決めて文書に残しておくと、担当が代わっても運用が崩れません。