グーグル フォーム 作成の手順を調べている人の多くは、町内会の行事や部活の大会、教室の発表会といった集まりで、出欠と連絡先をまとめて集めたいと考えています。紙の出欠票を配って回収する手間を減らしたい、電話やメールで届いた返事を自分で表に書き写す作業をやめたい、というのが出発点です。フォームそのものは無料で作れますし、質問を並べるだけなら10分で終わります。ただし、取りまとめる立場として後で困らない形にするには、作る前に決めておくことがいくつかあります。この記事では、作成の入口から質問の並べ方、公開の設定、そして出欠の取りまとめで足りなくなる点まで順に確かめます。
作成の入口は3つある
フォームを作り始める場所は3つあり、どこから入るかで回答の保存先の扱いが変わります。
1つめは、フォームの画面から直接作る方法です。forms.google.com を開き、空白のフォームのアイコンを押して、無題のフォームに名前を付けます。もっとも短い手順で、出欠票のように1回で終わる用途に向きます。
2つめは、Googleドライブから作る方法です。drive.google.com を開き、左上の「新規」から「Googleフォーム」を選びます。作ったフォームは自動でドライブに保存されます。会の資料をドライブのフォルダで管理している場合は、こちらから入ると保存先が揃います。
3つめは、スプレッドシートから作る方法です。sheets.google.com でスプレッドシートを開き、「ツール」から「新しいフォームを作成」を選びます。この入口から作ると、そのスプレッドシートに新しいシートが追加され、回答はそこへ保存されます。すでに名簿のスプレッドシートがある会では、回答を同じファイルの中で扱えるので、あとで名簿と突き合わせる作業が減ります。
入口を選ぶときの基準は1つだけです。集めた回答を誰がどこで見るかを先に決めることです。会計と会長の2人が見る必要があるなら、共有しやすい場所から作り始めたほうが、あとで権限を直す手間が省けます。なお、作成そのものに費用はかかりません。Googleアカウントがあれば誰でも作れます。
出欠を集めるフォームに必要な質問は5つ
質問は最大で300個まで追加できますが、出欠を集めるだけなら5つで足ります。多くしすぎると回答率が落ちるので、まず必要なものだけを並べます。
1つめは、氏名です。誰が出したかを一覧で確かめるための項目なので、記述式にします。フルネームで書いてもらうか、名字だけでよいかを説明欄に書いておくと、表記が揃います。
2つめは、所属です。町内会なら班、PTAなら学年とクラス、部活なら学年です。ラジオボタンかプルダウンで選ばせると、表記の揺れがなくなります。自由に書かせると「1班」「一班」「１班」が混ざり、あとで集計するときに手作業が発生します。
3つめは、出欠です。出席、欠席、未定の3択にしておくと、未定の人へだけ後から声をかけられます。2択にすると未定の人が回答を出さずに保留し、誰が未提出なのか分からなくなります。
4つめは、参加人数です。世帯や家族で参加する行事では、本人だけか、何人で来るかが分かれます。均等目盛か記述式で数を入れてもらいます。人数を集めないと、当日の準備の数が読めません。
5つめは、連絡先です。当日に急な変更があったときに連絡する先として集めます。集め方には注意点があるので、後の節で詳しく整理します。
必須にする項目は、この5つのうち氏名と所属と出欠の3つに絞ります。質問の右下で「必須」をオンにすると、その項目に答えないと送信できなくなります。すべてを必須にすると、途中でやめる人が出ます。3つまでに抑えるのが現実的な線です。
質問の形式を使い分ける
形式を選ぶ画面には多くの選択肢が並びますが、集まりの出欠と連絡先を集めるのに使うのは数種類です。公式の説明にもとづいて、用途を整理します。
・記述式: 自由回答で、1行の短い答えを書いてもらう形式です。氏名や電話番号に使います。最大文字数などのルールを設定できます。 ・段落: 長い答えを段落で書いてもらう形式です。備考や要望の欄に使います。最大文字数と最小文字数のルールを設定できます。 ・ラジオボタン: 複数の選択肢から1つだけ選ばせる形式です。出欠に使います。回答に「その他」を含めて短い答えを書かせることもできます。 ・チェックボックス: 複数選べる形式です。参加する日を複数の候補から選ばせるときに使います。 ・プルダウン: 1つだけ選ばせる形式で、選択肢が多いときに画面が縦に伸びません。班や学年に向きます。 ・均等目盛: 目盛で答えてもらう形式です。目盛は0か1から始まり、最大値は2から10の整数で設定できます。参加人数に使えます。 ・ファイルのアップロード先: 回答者にファイルを送ってもらう形式です。写真や書類の提出に使えます。 ・選択式（グリッド）とチェックボックス（グリッド）: 行と列の表の形で答えてもらう形式です。複数の日程それぞれについて出欠を聞くときに使います。
ラジオボタン、チェックボックス、プルダウンの3つには、回答に応じてフォームの特定のセクションへ移動させる設定ができます。出席と答えた人にだけ参加人数を聞き、欠席と答えた人には理由を聞かずに終える、という作りにできます。
なお、ファイルのアップロード先という形式には制限があります。フォームが共有ドライブに保存されている場合と、管理者がデータ損失防止をオンにしている場合には使えません。また、この質問に答えるには回答者がGoogleアカウントにログインする必要があります。会員の全員がアカウントを持っているとは限らない集まりでは、ここでつまずきます。
連絡先を集めるときの2つの方法と、その違い
連絡先の集め方には2つの道があり、どちらを選ぶかで回答者の負担が変わります。
1つめは、メールアドレスの自動収集です。設定の「回答」から「メールアドレスを収集する」で「確認済み」を選ぶと、回答者のGoogleアカウントのメールアドレスが回答と一緒に記録されます。この場合、回答者は自分のアドレスが収集されることを確認する必要があり、フォームの各ページに確認のメッセージが表示されます。確かなアドレスが集まる代わりに、回答者はGoogleアカウントでログインしている必要があります。
2つめは、回答者に入力してもらう方法です。同じ設定で「回答者からの入力」を選ぶと、送信する前にメールアドレスを入力する欄が出ます。ログインは不要なので、アカウントを持たない会員でも回答できます。ただし打ち間違いが混ざります。
集まりの運営では、2つめを選ぶ会が多いです。年配の会員がいる会で、新しいIDとパスワードを増やさないことが最初の関門になるためです。電話番号を集めたい場合は、記述式の質問を1つ足して、説明欄に「ハイフンなしの半角数字で」と書き添えます。書式を指定しないと、あとで一括で扱えない形の番号が混ざります。
もう1つ知っておきたいのが、「回答を1回に制限する」という設定です。設定の「回答」からオンにできますが、この場合フォームにアクセスして記入するにはGoogleアカウントへのログインが必要になります。重複した回答を防げる代わりに、答えられない会員が出ます。同じ人が2回出しても、氏名と所属で判別して後から整理する運用のほうが、回答率は下がりません。
また、回答者のメールアドレスを収集する場合は、回答者に回答のコピーを送信する設定にもできます。「何と答えたか忘れた」という問い合わせが減るので、行事の参加申込では入れておくと役に立ちます。
作ったフォームは、公開しないと回答を集められない
質問を並べ終えたあとに必要な手順が公開です。ここを飛ばすと、リンクを渡しても会員が回答できません。
右上の「公開」を押し、「管理」から回答できる人を選びます。「一般的なアクセス」で、リンクを知っているすべてのユーザーに広げるか、対象のグループに限るかを選べます。公開が済むと、右上に「公開済み」と表示されます。設定を変えたいときは、この「公開済み」の表示を押します。
ここで注意が必要なのが、職場や学校のアカウントで作ったフォームです。作成者が設定を変えない限り、その組織内のユーザーだけがアクセスできます。学校のアカウントで作った出欠フォームを保護者へ配ると、保護者側で「アクセス権が必要です」と表示されて答えられません。公開のときに、組織の外へも開くかどうかを必ず確かめてください。
公開したら、回答者と共有します。共有のアイコンからリンクを取得して、連絡手段で配ります。回答者に通知する形で送ることもできます。
公開の設定とあわせて決めておきたいのが、回答の受け付けをいつ止めるかです。公開済みのフォームの右上にある公開のアイコンから「回答を受付中」をオフにすると、受け付けが止まり、回答者には受け付けを終了したというメッセージが表示されます。メッセージの文面は編集できます。さらに、終了日や回答数の上限を設定して自動で締める形にもできます。締切のあとに届いた回答を手作業で除く作業がなくなるので、行事の申込では設定しておく価値があります。
グーグルフォームで出欠を集める利点
紙の出欠票と比べたときに、実際に手間が減るのは次の点です。
1つめは、書き写す作業がなくなることです。回答は自動でスプレッドシートに集まるので、名簿の表に転記する作業が消えます。50人分の出欠票を手で入力していた会なら、この1点だけで数時間が浮きます。
2つめは、集計が自動で出ることです。回答の画面の「概要」タブに、質問ごとの回答がグラフと一覧で表示されます。出席が何人、欠席が何人という数を数え直す必要はありません。
3つめは、誰が出したかが一覧で分かることです。「個別」タブで1人ずつの回答を確かめられます。未提出の人に声をかける作業が、名簿との突き合わせだけで済みます。
4つめは、費用がかからないことです。Googleアカウントがあれば作成も回答も無料で、会員が何人いても料金は発生しません。
5つめは、保存の扱いです。運営元の案内には、フォームで作成されたファイルやドライブへアップロードされたファイルについて次のように書かれています。
Google フォームで作成されたファイルや Google ドライブにアップロードされたファイルはすべて、転送中も保管時も暗号化されます。 出典: workspace.google.com
6つめは、質問を作り直さずに済むことです。以前のフォームから質問をインポートできるため、毎年同じ行事の出欠を集める会では、前年のフォームから質問を読み込むだけで新しい出欠票が作れます。セクションのコピーを作る機能もあり、行事ごとに似た構成のフォームを増やすときに手間が減ります。
7つめは、同じ内容を何度も説明しなくてよくなることです。回答の下書きは、回答者が最後に変更してから30日間、またはフォームへの記入が完了するまでのいずれか早い時点まで自動的に保存されます。途中でやめた会員が後日続きから入力できるため、「もう一度リンクを送って」という連絡が減ります。
出欠の取りまとめで足りなくなる点
利点の一方で、集まりの運営に使うと必ず出てくる不足があります。作る前に知っておくと、あとで慌てません。
1つめは、名簿を持たないことです。フォームは回答を集める道具で、会員が誰かを知りません。誰が未提出かを知るには、別に持っている名簿と突き合わせる作業が毎回必要です。名簿が古いと、この突き合わせで漏れが出ます。
2つめは、催促が届かないことです。未提出の人が分かっても、フォーム側から声をかける仕組みはありません。連絡手段に戻って、全員宛か個別宛で催促を出すことになります。全員宛に出すと、すでに出した人にも届きます。
3つめは、行事ごとにフォームが増えることです。年に5回行事があれば、フォームは5つ、回答のスプレッドシートも5つになります。翌年の担当者に引き継ぐときに、どれが最新でどれが去年のものかが分からなくなります。
4つめは、権限の管理が2箇所に分かれることです。新しい回答用のスプレッドシートを作ると、フォームの共同編集者は自動でそのスプレッドシートにもアクセスできるようになります。ただしその後にフォームの権限を変えても、スプレッドシート側には自動で反映されません。権限を変えたり外したりするときは、フォームとリンク済みのシートの両方で個別に更新する必要があります。役員が代わる時期に、ここが抜け落ちます。
5つめは、オーナーの引き継ぎです。フォームのオーナー権限を譲るには、先に相手へ編集者権限を付与しておく必要があります。前任者のアカウントのままにしておくと、その人が卒業や転居でアカウントを使わなくなった時点で、過去の回答に誰も触れなくなります。
作るときに決めておくと、あとが楽になる4つのこと
質問を並べる前に決めておくと、引き継ぎのときに困らない項目を挙げます。
1つめは、回答の保存先です。回答の画面の「概要」から「回答の送信先を選択」を押して、新しいスプレッドシートを作るか、既存のスプレッドシートを選ぶかを決めます。行事ごとに新しいファイルを作るのではなく、年度の1ファイルにシートを足していく形にすると、翌年の担当者が探す場所が1つで済みます。
2つめは、通知の受け取り方です。回答の画面のその他のメニューから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をオンにできます。回答が来るたびに気づけますが、50人の会だと50通のメールが届きます。締切の前日に一度まとめて確かめる運用なら、オフのままのほうが受信箱が荒れません。
3つめは、締切の設定です。終了日か回答数の上限を設定しておけば、締切を過ぎた回答が混ざりません。なお、フォームにすでに回答がある場合、回答数の上限には受信済みの数より大きい値を入れる必要があります。また、複数の人が同時に回答した場合は、上限に関係なく回答が受け付けられます。
4つめは、誰が編集できるかです。共有のアイコンから編集者を追加します。担当者1人だけがオーナーだと、その人が不在のときに何もできません。会長と担当の2人を編集者にしておくのが実務上の最低線です。アクセス権に有効期限を付けることもできるので、1回の行事だけ手伝う人に渡すときは期限を入れておきます。
一度作ったフォームを、翌年も使い回す
行事が毎年同じ会では、フォームを毎回ゼロから組み直す必要はありません。使い回すための機能が3つ用意されています。
1つめは、質問のインポートです。右側の質問追加のアイコンから質問インポートのアイコンを押し、読み込みたい質問が入っているフォームを選び、必要な質問のチェックボックスをオンにして「質問をインポート」を押します。前年の夏祭りの出欠票から、氏名と班と出欠の3問だけをそのまま読み込めます。前年の担当者が作ったフォームが共有されていれば、引き継いだ人も同じ手順で読み込めます。
2つめは、セクションのコピーです。セクションの見出しを押し、その他のメニューから「セクションのコピーを作成」を選びます。日程ごとに同じ質問を並べる形の出欠票なら、1つ作ってからコピーするほうが早く、打ち間違いも混ざりません。セクションの順序も、その他のメニューの「セクションを移動」から上下に入れ替えられます。質問や画像を1つだけ増やしたいときは、その質問を押して複製のアイコンを使います。操作を間違えたときは、右上の元に戻すアイコンで直前の変更を取り消せます。
3つめは、既定の設定です。設定の「デフォルト」で有効にした設定が、これから新しく作るすべてのフォームの既定になります。メールアドレスの収集を毎回オンにしている会なら、ここで一度決めておけば、次からは設定を触らずに質問を並べるだけで済みます。行事が年に5回ある会では、この差が積み上がります。
なお、フォームには質問、説明、画像、動画などのコンテンツを最大300個、セクションを最大75個まで追加できます。出欠票で上限に当たることはありません。
使い回すときに1つだけ確かめたい設定があります。回答の下書きの自動保存です。既定では、回答者が最後に変更してから30日間、またはフォームへの記入が完了するまでのいずれか早い時点まで、下書きが自動で保存されます。途中でやめた会員が後日続きから入力できる利点がある一方、公民館の共用のパソコンから回答してもらう形にすると、前の人の入力が画面に残ります。運営元も、共有の端末で使う登録や申し込みのフォームでは自動保存を無効にすることを勧めています。設定の「プレゼンテーション」から「すべての回答者に対して自動保存を無効にする」をオンにしてください。
質問の順序をランダムに並べ替える設定もありますが、出欠票では使いません。順番が変わると、電話で「上から3つめの欄です」と説明できなくなります。選択肢の並べ替えも同じ理由で、班や学年の質問には向きません。
配ったあとに、回答を確かめる場所を覚えておく
フォームを公開したら、リンクを配って回答を待ちます。配り方と確かめ方を先に覚えておくと、締切の前に慌てません。
配るときは、まず短いリンクを取ります。公開したあとは「公開済み」から回答者に送るリンクをコピーできますが、その画面で「URL を短縮」のチェックボックスをオンにすると、短い形のリンクが取れます。紙の回覧に載せるときや、口頭で伝えるときに効きます。
紙に載せるならQRコードにします。フォームの画面にQRコードを作る機能はないので、回答用のリンクをChromeで開き、その他のアイコンから「キャスト、保存、共有」を選び、「QR コードを作成」を押します。そこから「ダウンロード」を押すと画像として保存でき、回覧板やポスターに載せられます。
班ごとに配るなら、事前入力のリンクが使えます。右上のその他のアイコンから「フォームに事前入力する」を選び、所属の欄に班の名前を入れて「リンクを取得」を押すと、その班の会員が開いたときに所属が入った状態で始まります。選び間違いが消えるので、班の数が多い会では作る価値があります。
フォームをメールに埋め込む形で送る場合は、埋め込めない内容があります。ファイルのアップロードに関する質問、評価に関する質問、質問や選択肢に入れた画像、保護されているテストのいずれかが入っていると埋め込めません。この場合はリンクを送る形にします。
回答が届き始めたら、フォームの上部の「回答」を押します。「概要」で質問ごとの集計、「個別」で1人ずつの回答を確かめられます。表の形で扱いたいときは、右上のスプレッドシートへのリンクのアイコンから開きます。表計算のソフトで扱いたいときは、その他のアイコンから「回答をダウンロード（.csv）」を選びます。
回答の数が多いフォームでは、画面の表示に上限があります。回答の概要が表示されないときは回答数が50,000件を、質問ごとや個別の表示が出ないときは10,000件を超えている可能性があります。町内会やPTAの出欠票でこの数に届くことはないので、心配は要りません。
回答の概要を回答者に見せない設定にしておく
設定の中に、出欠票では必ずオフにしておきたい項目が1つあります。設定の「プレゼンテーション」にある「結果の概要を表示する」です。
これをオンにすると、フォームを送信した回答者に結果へのリンクが表示されます。概要には各質問への回答の全文やグラフが出て、そのフォームに回答できるすべてのユーザーが閲覧できます。アンケートの集計を参加者と共有したいときには役に立つ設定です。
ただし、氏名と連絡先を集めるフォームでオンにすると、回答した会員が他の会員の氏名と連絡先を一覧で見られる状態になります。班の代表だけに配ったつもりのフォームでも、リンクが回った先で中身が読まれます。名簿を配ったのと同じことになるため、出欠票では既定のままオフにしておきます。
代わりに手を入れておきたいのが確認メッセージです。同じ「プレゼンテーション」から「確認メッセージ」の横の「編集」を押し、送信後に出す文面を書き換えます。既定の文面のままだと、回答者は自分の回答が届いたのかどうかを判断しにくく、同じ人から2回届きます。「受け付けました。当日の集合時間は追って連絡します」と書いておくだけで、確認の電話が減ります。
出欠と連絡を1つの場所に畳むという選び方
フォームは回答を集める部分だけを引き受ける道具です。集まりの運営は、連絡を出す、出欠を集める、未提出の人に催促する、当日の変更を伝える、記録を残す、という一連の流れでできています。フォームが担うのは2番目だけなので、残りは別の手段で回すことになります。
とりまとめる立場が実際に疲れるのは、この行き来です。連絡手段でリンクを配り、フォームで回答を見て、名簿と突き合わせて未提出を割り出し、また連絡手段に戻って催促する。この往復が、行事の数だけ繰り返されます。回答を集める作業そのものより、こちらの手間のほうが大きくなります。
判断の軸は2つです。1つは、引き継ぐものが1つで済むかどうかです。フォーム、回答のスプレッドシート、名簿、連絡手段が別々に分かれていると、引き継ぎは4回必要になります。1つにまとまっていれば1回です。役員が1年で交代する会では、この数が翌年に続くかを決めます。
もう1つは、会員以外の目に入らないかどうかです。連絡先や参加人数を集める以上、回答には個人の情報が含まれます。リンクを知っている全員に開いた設定のままにしていると、リンクが会の外へ回った時点で誰でも回答できます。メンバー以外は見られない作りになっているかどうかは、名簿に近い情報を扱う会では最初に確かめる条件です。
運営の形から考えたい場合は、町内会での使われかたに回覧板と集金の連絡を畳んだ例、PTAでの使われかたに学年をまたぐ出欠の集め方、学校での使われかたに保護者への連絡と提出物の扱いが載っています。フォームのリンクを配る手段としてグループトークを使っている会は、LINEグループとの比較に、誰が未提出かを追えるかどうかの違いを整理してあります。作り方の細かい点で残った疑問はよくある質問にまとめてあります。
Q1. グーグルフォームの作成に費用はかかりますか？
かかりません。Googleアカウントがあれば無料で作成でき、回答者が何人いても料金は発生しません。回答の保存先になるスプレッドシートも無料で使えます。費用が発生するのは、組織向けの有料プランで容量や管理機能を追加する場合だけです。
Q2. 回答者にGoogleアカウントは必要ですか？
通常は不要です。ただし「回答を1回に制限する」をオンにした場合と、メールアドレスを「確認済み」で収集する場合、ファイルのアップロードを求める質問を入れた場合は、回答者のログインが必要になります。アカウントを持たない会員がいる集まりでは、これらをオフにしておきます。
Q3. 質問はいくつまで入れられますか？
質問、説明、画像、動画などのコンテンツを最大300個まで追加できます。セクションも最大75個まで作れます。出欠を集めるだけなら5つ前後で足ります。項目を増やすと途中で離れる人が出るため、必須にするのは3つまでに抑えるのが現実的です。
Q4. 締切を過ぎた回答が混ざらないようにできますか？
できます。公開済みのフォームの公開アイコンから「回答を受付中」をオフにすると受け付けが止まります。終了日や回答数の上限を設定して自動で締めることもできます。受け付け終了時に表示するメッセージも編集できるので、締切後に開いた会員へ次の連絡先を案内できます。