google 予約 フォーム 作り方を調べている人の多くは、教室の体験レッスン、講座の個別相談、施設の利用申込のように、時間の枠を決めて受け付ける仕組みを無料で用意したいと考えています。電話で受けていた予約を画面に移せば、営業時間外の申込も取りこぼしません。ただし、出欠を集めるフォームと予約を受けるフォームでは、作りが根本から違います。この記事では、必要な項目の決め方から枠の作り方、受付を締める設定、そして予約に向いた別の道具まで、画面に出る名前のまま順に確かめます。
予約フォームは、出欠票と作りが違う
同じ道具で作れますが、考えることが3つ増えます。ここを押さえずに質問だけ並べると、当日に重なった予約を手作業でさばくことになります。
1つめは、時間の枠という考え方です。出欠票は「来るか来ないか」を聞くだけで済みますが、予約は「いつの枠に来るか」を聞きます。枠は有限で、埋まったら閉じる必要があります。フォームは質問に答えを集める道具なので、枠が埋まったことを自分で判断しません。
2つめは、先着の扱いです。出欠は全員が答えても困りませんが、予約は定員を超えると困ります。同じ枠に2人が申し込んだとき、どちらを取るかを決める仕組みを、フォームの外に用意することになります。
3つめは、受けたあとの返事です。出欠票は届いた時点で用が済みますが、予約は「受け付けました」「その枠は埋まりました」という返事が要ります。返事が来ない予約は、申込者の側から見ると予約できたのかどうか分かりません。電話をかけ直されるので、受付を画面に移した効果が消えます。
この3つを踏まえると、作り方は2つに分かれます。1つは、フォームで申込を受けて、枠の管理と返事を人が引き受ける形です。もう1つは、枠の管理と返事まで道具に任せる形です。前者は今日から無料で始められ、後者は設定に時間がかかります。教室の体験レッスンのように月に数件の受付なら前者で足り、講座の個別相談のように週に十数件が動くなら後者を検討する段階になります。
予約に必要な項目を7つに決める
質問は最大で300個まで追加できますが、予約の受付に使うのは7つです。増やすほど途中でやめる人が出るので、まず必要なものだけを並べます。
1つめは、氏名です。記述式にします。フルネームで書いてもらうか、名字だけでよいかを説明の欄に書いておくと、表記が揃います。
2つめは、連絡先です。当日までの連絡に使う先として集めます。メールアドレスは設定の「回答」から「メールアドレスを収集する」で集める形にし、「回答者からの入力」を選ぶとログインが不要になります。電話番号も聞くなら記述式を1つ足し、説明の欄に「ハイフンなしの半角数字で」と書き添えます。書式を指定しないと、あとで一括して扱えない形の番号が混ざります。
3つめは、希望する日です。日付の質問を使います。
4つめは、希望する時間の枠です。プルダウンかラジオボタンで、開いている枠だけを並べます。
5つめは、参加する人数です。均等目盛か記述式で数を入れてもらいます。目盛は0か1から始められ、最大値は2から10の整数で設定できます。1組あたりの上限が決まっている教室では、目盛のほうが入力の間違いが出ません。
6つめは、初めてかどうかです。ラジオボタンで分けておくと、当日の説明の量が読めます。回答に応じて特定のセクションへ移動させる設定を使えば、初めての人にだけ経験の有無や持ち物の確認を聞けます。
7つめは、第2希望です。第1希望が埋まっていたときの連絡が1往復で済みます。予約の受付でもっとも時間を取られるのは、希望が重なったときのやり取りです。最初から第2希望を聞いておくだけで、往復の回数が半分になります。
必須にするのは、氏名と連絡先と希望日と枠の4つまでに絞ります。すべてを必須にすると、途中でやめる人が出ます。
日付と時刻の質問の使い方
予約フォームで迷いやすいのが、日付と時刻の質問です。どちらも設定を1か所切り替えられます。
日付の質問では、回答者が日付を記入します。年や時刻を含めるかどうかは、質問の右下のその他のアイコンから切り替えます。年内の予約しか受けないなら年は含めず、年度をまたぐ講座なら年を含める形にします。時刻を含める設定にすると、回答者が自由に時刻を打ち込めるので、開いていない時間を書かれます。時間の枠は日付の質問で聞かず、選択肢で選ばせる形にしてください。
時刻の質問では、時刻と所要時間のどちらを聞くかを選べます。時刻は時と分で、所要時間は時間と分と秒で記入する形です。切り替えは、同じく質問の右下のその他のアイコンから行います。予約の受付で使う場面は限られますが、施設の利用申込のように「何時から何時まで使うか」を聞くときには、時刻の質問を2つ並べる形が分かりやすくなります。
どちらの形式でも、書式の説明は入れておきます。日付の質問は画面上で形式が案内されますが、電話で問い合わせが来るのはここです。説明の欄に「ご希望の日を1つだけお選びください。第2希望は次の欄でお聞きします」と書いておくと、同じ質問が来なくなります。
空き枠は、選択肢で作って手で閉じる
枠の作り方に自動の仕組みはありません。選択肢を並べ、埋まった枠を消していく形になります。
並べ方は、日付と時間を1つの選択肢にまとめるのが分かりやすい形です。「10月4日（土）10時から」「10月4日（土）13時から」のように書いておけば、日付の質問と時間の質問を突き合わせる作業が消えます。回答の表でも1列で済むので、確認が早くなります。
枠が埋まったら、その選択肢を選べないようにします。フォームの編集画面で選択肢を削除するか、文末に「満席」と書き足します。削除すると、すでにその枠で申し込んだ人の回答の表示が分かりにくくなるので、書き足すほうが後で追いやすくなります。
枠の数が多い講座では、セクションで日付ごとに分けます。セクションは最大75個まで作れます。第1週から第4週までをセクションに分け、希望する週を最初に選ばせて該当のセクションへ移動させる形にすると、1画面の選択肢が短くなります。ラジオボタン、チェックボックス、プルダウンでは、回答に応じて特定のセクションへ移動させる設定ができます。
複数の候補から選べる形にしたいときは、チェックボックスを使います。「来られる枠にすべて印を付けてください」と聞いておけば、こちらで枠を割り振れます。教室の体験レッスンのように人数を平らにしたい場面では、第1希望だけを聞く形より埋まり方が良くなります。
選択肢の順序をランダムに並べ替える設定は使いません。枠の並びが毎回変わると、電話で「上から2つめの枠」と説明できなくなります。
受付を締める設定と、同時に申し込まれたときの挙動
定員に達したら受付を止めます。手順は3つあります。
1つめは、手で止める方法です。公開済みのフォームの右上にある公開のアイコンを押し、「回答を受付中」をオフにします。申込者には、回答の受け付けが終了したというメッセージが表示されます。文面は編集のアイコンから書き換えられるので、「今回の受付は終了しました。次回の日程は10月中旬にご案内します」のように、次の案内を書いておきます。
2つめは、日時で止める方法です。「回答を受付中」から「終了日または回答数の上限を設定」を押し、「特定の日付」で日時を選びます。前日の夜に締める設定にしておけば、当日の朝に届いた申込をさばく作業がなくなります。
3つめは、件数で止める方法です。同じ画面で「回答数で終了」を選び、受け付ける回答数の上限を入れます。すでに回答があるフォームでは、上限には受信済みの数より大きい値を入れる必要があります。
ここで必ず知っておきたい挙動が1つあります。複数の人が同時に回答した場合は、回答数の上限に関係なく回答が受け付けられます。定員10名の体験レッスンで上限を10に設定しても、締切間際に3人が同時に送信すれば11件や12件が届きます。定員のある受付では、上限を定員より2件ほど低く設定し、残りは手で調整する形が安全です。
締切を延ばしたいときは、公開のアイコンから「管理」を開き、「期限を削除」を押して保存します。なお、公開されていないフォームでは回答を受け付けられません。作り直した新しいフォームを配る前に、公開まで済んでいるかを確かめてください。
フォームでは重複予約と定員超過を防げない
ここが、予約フォームを作るときの最大の制約です。フォームは届いた回答を記録する道具で、枠の残りを数えません。同じ枠に定員を超えて申し込まれても、そのまま受け付けます。
対策は3つに分かれます。1つめは、枠ごとの定員を小さくすることです。1枠1組の受付にすれば、重なったときの調整が「先に届いたほうを取る」だけで終わります。2つめは、受付を先着ではなく抽選にすることです。「締切後に日程をご連絡します」と最初に書いておけば、重なることが問題になりません。3つめは、枠の管理を別の道具に任せることです。
「回答を1回に制限する」をオンにすれば同じ人の重複は防げますが、この設定をオンにするとフォームにアクセスして記入するにはGoogleアカウントにログインする必要があります。予約の受付では、申込者が会員に限らないため、ここで止まる人が出ます。予約を1件でも取りこぼすと、電話に戻ることになります。同じ人からの重複は、氏名と連絡先で判別して後から整理するほうが、申込の数は落ちません。
あわせて、申込者へ控えを返す設定を入れておきます。メールアドレスを収集している場合は、設定の「回答」から「回答のコピーを回答者に送信」で「常に表示」を選べます。控えが届けば「予約できたのか分からない」という電話が減ります。ただし、迷惑メールの対策などで控えが届かない場合もあるため、受付の完了は人の側から改めて連絡する形を残しておきます。
カレンダーの予約スケジュールという別の道
枠の管理と返事まで任せたいなら、Googleカレンダーの予約スケジュールという機能があります。フォームとは別の道具で、作り方も違います。
作るには、パソコンでカレンダーを開き、左上の「作成」から「予約スケジュール」を選びます。Androidやスマートフォンのカレンダーのアプリでは作成できないので、パソコンを用意してください。個人のアカウントでも作れますが、機能の一部は対象となるWorkspaceの契約かGoogle Oneのメンバーシップが必要です。
設定できる項目は、フォームで手作業になっていたところをそのまま引き受けます。予約の長さ、曜日ごとの空いている時間、予約を受け付ける期間、祝日などの臨時の休み、予約と予約の間に入れる準備時間、1日あたりの予約件数の上限を決められます。カレンダーの空き情報を確認する設定にしておけば、すでに予定が入っている時間は予約ページに出ません。重複予約を防ぐという、フォームでできなかったことがここで片付きます。
予約ページの側も設定できます。会議の方法は、ビデオ会議、対面、電話、後で指定から選べます。申込者に入力してもらう項目は、名、姓、メールアドレスが必須で、「項目の追加」から欄を増やせます。いたずらの予約を減らしたいときは、「メール確認を必須にする」のチェックボックスをオンにします。ログインしていない人には確認のコードが送られる形になります。確認のメールと、最大5件までのリマインダーも設定できます。リマインダーの文面は編集できません。
無料の範囲で始めたい教室は、まずフォームで受けて、予約が週に十数件を超えたあたりで予約スケジュールに移すという順番が現実的です。
予約ページの見た目が、申込の数を変える
作り方の話で見落とされやすいのが、見た目です。フォームのデザインは色と字の形を変えられますが、教室のホームページに合わせるところまでは届きません。
この点について、フォームで予約を受ける形の限界として次のように整理されています。
Webサイトと予約ページのデザインが異なると、ユーザーに違和感を与えてしまう可能性があります。ひと目で明らかにGoogleフォームだとわかってしまうと、ユーザーがセキュリティや信頼性に不安を感じてしまいかねません。 出典: form.run
見た目を揃えられないなら、文で補います。フォームの冒頭の説明に、教室の名前、住所、電話番号、受付の担当者名を書いておきます。個人の情報を入力する画面で、誰が受け取るのかが分かることが、申込をためらわせない条件になります。
ホームページに置きたいときは、右上のその他のアイコンから「HTML を埋め込む」を選び、表示されたHTMLをコピーして貼り付けます。ページの中に収まるので、別の画面へ飛ばされる感覚が薄くなります。ただし、埋め込んだフォームでは回答の下書きの自動保存を無効にすることが勧められています。設定の「プレゼンテーション」から「すべての回答者に対して自動保存を無効にする」をオンにしてください。
予約を受けたあとの連絡を先に決めておく
受付の画面を作っただけでは、予約の仕事は終わりません。届いてからの流れを決めておかないと、電話で受けていた頃より手間が増えます。
決めることは4つです。1つめは、誰が回答を見るかです。共有のアイコンから編集者を追加し、2人以上で見られる形にします。1人だけが持っていると、その人が不在の日の予約が止まります。ただし、共同編集者はフォームにリンクされているスプレッドシートにもアクセスできます。外すときは、フォームと表の両方からそれぞれ外す必要があります。
2つめは、いつ返事を出すかです。「翌営業日までにご連絡します」と冒頭に書いておけば、待つ側が電話をかけ直しません。その他のアイコンから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をオンにしておくと、届いたことに気づけます。予約の受付では、出欠票と違って通知をオンにする価値があります。
3つめは、断るときの文面です。枠が埋まっていたときに送る文を先に作っておきます。第2希望を聞いていれば、そのまま2つめの案を示せます。
4つめは、当日までの連絡です。前日のリマインダーを人が送るのか、送らないのかを決めます。フォームには予約の前日に連絡を送る仕組みがありません。カレンダーの予約スケジュールに移せばリマインダーは自動で送れますが、フォームで受ける間は人が送ることになります。
予約ページの冒頭に書いておく6つのこと
質問の並びと同じくらい、申込の数を左右するのが冒頭の説明です。ここが空のままだと、電話での問い合わせが減りません。書いておく内容は6つに絞れます。
1つめは、誰が受け付けているかです。教室や団体の名前、住所、電話番号、受付の担当者名を書きます。個人の情報を入力する画面で、受け取る相手が分かることが、申込をためらわせない最低の条件になります。
2つめは、所要時間です。体験レッスンが1回で何分かかるのかが分かれば、申込者は前後の予定を立てられます。「50分の枠です。着替えを含めて70分ほどをお見込みください」のように、実際に拘束される時間で書きます。
3つめは、持ち物と服装です。当日に電話がかかってくる用件の多くがここです。持ち物が無い場合も「手ぶらでおいでください」と書いておくと、確認の連絡が来なくなります。
4つめは、料金です。体験が無料なのか、材料費だけかかるのかを書きます。金額を書くときは、月額500円（税込）のように、税を含む金額かどうかまで書きます。入力の途中で料金を聞きに電話をかけてくる人は、そのまま申込をやめることが多いです。
5つめは、変更と取り消しの方法です。「前日までは電話でご連絡ください」「当日の取り消しは材料費をご負担いただきます」のように、条件を先に出します。フォームには予約を取り消す機能がないので、取り消しの受け付け先を書いていないと、当日に来ない人が出ます。
6つめは、返事がいつ届くかです。「翌営業日までにご連絡します」と書いておけば、待つ側が電話をかけ直しません。控えのメールを送る設定にしている場合は、「送信後に控えのメールが届きます。届かない場合は迷惑メールの箱をご確認ください」まで書いておきます。
この6つを書くと、冒頭の説明はかなり長くなります。長さを嫌って削ると、削った分が電話で返ってきます。読む人が判断に使う情報なので、そのまま置いてください。
電話と紙の申込書から切り替えると、何が変わるか
受付を画面に移すと、良くなる点と、代わりに増える点が両方出ます。先に両方を知っておくと、切り替えたあとで戻すことがなくなります。
良くなる点は4つです。1つめは、営業時間外の申込を取りこぼさないことです。電話だけで受けていると、夜に思い立った人は翌日までに気が変わります。2つめは、聞き漏らしが消えることです。電話では、氏名を聞いて日程を決めたところで話が終わり、人数を聞き忘れます。3つめは、書き写す作業がなくなることです。回答は自動で表に集まるので、申込書の束から名簿へ転記する作業が消えます。4つめは、費用がかからないことです。Googleアカウントがあれば作成も回答も無料で、申込が何件あっても料金は発生しません。
増える点は3つです。1つめは、返事の手間です。電話なら「では10月4日の10時で」とその場で確定しますが、フォームでは届いた申込に人が返事を出すことになります。受付の件数が増えるほど、この返事の総量が増えます。2つめは、重なったときの調整です。同じ枠に2件届いたとき、どちらを取るかを決めて、もう一方に別の案を出す連絡が要ります。3つめは、画面が使えない人への道を残すことです。電話での受付をやめてしまうと、申込ができない人が出ます。冒頭の説明に電話番号を書いておき、2つの入口を並べて置く形が現実的です。
切り替えの判断は、件数で決まります。月に数件の受付なら電話のままでも回りますが、体験レッスンの案内を配って十数件が動く月があるなら、画面に移す価値が出ます。
予約の記録を残して、次の日程を決める
受け付けた記録は、次の期の日程を決める材料になります。捨てずに残す形を決めておきます。
回答の保存先は、期ごとに1つにまとめます。「回答」の「概要」から回答の送信先を選ぶ画面を開き、新しいスプレッドシートを作るか、既存のスプレッドシートを選ぶかを決められます。受付の回ごとに新しいファイルを作るのではなく、年度の1ファイルにシートを足していく形にすると、翌年の担当者が探す場所が1つで済みます。
手元にも控えを残します。その他のアイコンから「回答をダウンロード（.csv）」を選ぶと、表計算のソフトで開ける形で保存できます。アカウントの持ち主が替わっても読める形が1つあると、引き継ぎの失敗が事故になりません。
残した記録から見るのは、枠ごとの埋まり方です。土曜の午前が毎回すぐ埋まり、平日の午後が空いたままなら、次の期は土曜の枠を増やします。枠を日付と時間で1つの選択肢にまとめておけば、この集計は回答の表を並べ替えるだけで出ます。埋まらない枠を出し続けると、申込者の側から「いつも空いている教室」に見えます。
もう1つ見るのは、申し込んでから来なかった人の割合です。当日に来なかった件数を回答の表に印として残しておくと、次の期の定員を決められます。無断で来なかった割合が高い回では、控えのメールの文面に日時をはっきり書く、前日の連絡を人が入れる、といった手が打てます。
権限の見直しも期の終わりに済ませます。フォームの共有から編集者の一覧を開き、役を離れた人を外します。このとき、フォームにリンクされているスプレッドシートの側でも同じ人を外してください。フォームだけで外しても、表の側の権限は自動では変わりません。予約の受付では氏名と連絡先が集まっているので、ここを放置すると、辞めた講師が申込者の連絡先を見続けられる状態が残ります。
予約の取り消しと変更をどう受けるか
作り方の話で最後に残るのが、取り消しと変更の受け方です。フォームには予約を取り消す機能がないので、受ける道を人の側で用意します。
もっとも手数が少ないのは、確認メッセージと控えのメールに連絡先を書いておく形です。設定の「プレゼンテーション」から「確認メッセージ」を編集し、「日程の変更と取り消しは、前日までにお電話でご連絡ください」と受付先を添えます。取り消しの申し出が電話で届けば、その場で枠を開け直せます。
件数が多い教室では、取り消し専用のフォームを1つ作る形もあります。氏名と予約した枠だけを聞く短いフォームにして、控えのメールにそのリンクを入れておきます。回答の表が別になるので、取り消しの件数を後から数えられます。ただしフォームが2つに増えるため、翌期の引き継ぎでは両方を渡すことになります。
どちらの形でも、予約の表に「取り消し」の列を1つ足しておきます。取り消された行を消してしまうと、枠がいくつ空いたのかが分からなくなります。列に印を付ける形にすれば、当日に来る人数と、取り消しの多い枠が両方見えます。取り消しが集まる枠は、次の期には設けないという判断ができます。
受付の前後に残る手間から、道具を選ぶ
予約フォームは、受け付ける瞬間だけを引き受ける道具です。教室や講座の運営は、案内を出す、申込を受ける、枠を調整する、前日に連絡する、当日の変更を伝える、次回の案内を出す、という流れでできています。フォームが担うのは2番目だけなので、残りは別の手段で回すことになります。
判断の軸は2つに絞れます。1つは、申込者との連絡が同じ場所で続くかどうかです。フォームで受けて、メールで返事を出し、当日の変更をまた別の手段で伝える形だと、1人の申込者とのやり取りが3か所に散ります。次回の案内を出すときに、誰にどこまで伝えたかを追えなくなります。2つめは、集めた連絡先が会の外に出ないかどうかです。予約の受付では、氏名と電話番号とメールアドレスが集まります。リンクを知っている全員に開いた設定のままにしていると、リンクが回った先で誰でも申し込めます。メンバー以外は見られない作りかどうかは、連絡先を預かる立場では最初に確かめる条件です。
運営の形から考えたいときは、教室での使われかたに振替と欠席の連絡の扱い、サークルでの使われかたに日程調整と参加の受付、学校での使われかたに保護者への連絡と提出物の扱いが載っています。予約の案内をグループトークで流している教室は、LINEグループとの比較に、誰にどこまで伝えたかを追えるかどうかの違いを整理してあります。作り方の細かい点で残った疑問はよくある質問にまとめてあります。
Q1. Googleフォームで予約フォームを作るのは無料ですか？
無料です。Googleアカウントがあれば作成も回答も費用はかかりません。カレンダーの予約スケジュールも個人のアカウントで作れますが、機能の一部は対象となるWorkspaceの契約かGoogle Oneのメンバーシップが必要です。まずフォームで受けて、件数が増えてから切り替える順番が現実的です。
Q2. 同じ枠に定員を超えて申し込まれるのを防げますか？
フォームだけでは防げません。回答数の上限を設定できますが、複数の人が同時に回答した場合は上限に関係なく受け付けられます。定員より2件ほど低い上限にして手で調整するか、枠の残りを自動で管理できるカレンダーの予約スケジュールに移す形になります。
Q3. 申込者に予約の控えを送れますか？
送れます。メールアドレスを収集する設定にしたうえで、設定の「回答」から「回答のコピーを回答者に送信」で「常に表示」を選びます。ただし迷惑メールの対策などで届かない場合があるため、受付の完了は人の側から改めて連絡する形を残しておきます。
Q4. 予約の前日にリマインダーを送れますか？
フォームには前日に連絡を送る仕組みがありません。人が送ることになります。カレンダーの予約スケジュールなら、確認のメールと最大5件までのリマインダーを設定できます。ただしリマインダーの文面は編集できないため、教室固有の持ち物の案内は別に送る必要があります。