大容量の動画を送る方法は、いくつもあります。困るのは選択肢が少ないことではなく、どれを選べばよいかの基準が示されていないことです。無料で足りるのか、有料にすると何が変わるのか、相手に余計な手間をかけないのはどれか。この記事では、手段ごとの上限を数字で並べ、無料枠と有料プランの相場をそろえたうえで、選ぶときの4つの軸を示します。あわせて、団体で行事の記録を配るときにやってしまいがちな失敗と、その避け方を整理します。
何MBから大容量なのか、手段ごとの上限を並べる
大容量という言葉には基準がありません。実務では、いま使っている手段の上限を超えたときに大容量になります。まず上限を並べます。
メールの添付は、いちばん早く上限に当たります。Gmailのヘルプでは、個人用のアカウントの添付ファイルの上限は25MBと明記されています。複数のファイルを添付する場合も合計で25MBまでで、超えると添付ファイルは自動的に削除され、Googleドライブのリンクとしてメールに追加されます。仕事用と学校用のアカウントでは、送信と受信の上限を管理者が設定するとされています。
スマートフォンで撮った動画の大きさを当てると、この25MBは数十秒分にすぎません。つまり、動画に関してはほとんどの場合が大容量です。「たまに大きいものがある」のではなく、「動画はだいたい上限を超える」と考えて手段を用意しておくほうが現実に合います。
クラウドストレージの上限は逆に大きく、Googleドライブのヘルプでは、Googleの形式に変換しないその他すべてのファイルは5TBまでとされています。ここで詰まるのは1本の大きさではなく、アカウント全体の合計です。Googleアカウントの標準の保存容量は15GBで、ドライブとGmailとGoogleフォトの合計になります。
ファイル転送サービスは、1ファイルの上限が大きく取られています。ギガファイル便は1ファイル300GBまで、個数は無制限と案内されています。firestorageも1ファイル300GiBまでです。動画1本の大きさで弾かれることは、実質ありません。
チャットアプリは、容量よりも長さで先に止まります。トークに動画として送れる長さには上限があり、超えると切って短くするよう案内が出ます。容量の表を見ても出てこない条件なので、大容量の問題として調べている人が最初に引っかかる場所です。
こうして並べると、上限で詰まるのはメールだけだと分かります。大容量の動画を送る問題は「どのサービスなら入るか」ではなく、「メール以外の何を選ぶか」という問題です。
送る手段を4つに分類する
数え方はいろいろありますが、性質で分けると4つになります。
Google ドライブやDropboxなどのオンラインストレージを利用して、動画をアップロードし共有する方法です。この方法は、ストレージの容量さえあれば大きなサイズの動画を送るときに便利です。ただし、オンラインストレージのアカウントが必要になります。 出典: boxil.jp
1つめが、この引用にあるオンラインストレージです。自分の保管場所に置いて、その場所を指すURLを渡します。置いたものは自分が消すまで残るので、何度も見せられます。アカウントが必要という条件は、配る側に付きます。受け取る側は、リンク共有にしておけばアカウントなしでも開けます。
2つめが、ファイル転送サービスです。アップロードすると期限付きのURLが発行され、期限が来ると自動で消えます。会員登録が要らないものが多く、1回だけ渡すのに向いています。残らないことが利点にも欠点にもなります。
3つめが、動画配信サービスに置く方法です。相手はダウンロードせずに再生するだけなので、端末の容量を使いません。回線が細い相手でも画質が落ちて再生が続きます。長時間の記録を多人数に見せるときに、いちばん軽く終わります。
4つめが、物理的に渡す方法です。SDカードやUSBメモリー、あるいは光学ディスク。回線も容量も関係なく、確実に渡せます。人数が増えると手間が人数分になるので、数人までの話になります。
団体で使う前提なら、1つめと3つめが中心になります。2つめは期限があるので継続には向かず、4つめは人数に比例して手間が増えます。ただし、受け取る相手が新しい操作を覚えられない場合は、4つめが唯一通る手になることもあります。
無料で使える範囲を数字でそろえる
無料枠は、公式ページに書かれている数字で比べます。本日時点の内容です。
ギガファイル便は、ユーザー登録不要で1ファイル300GBまで、個数は無制限です。ファイルはアップロード後、最大100日間保持されます。削除キーとダウンロードパスワードを設定でき、相手のダウンロードが完了したタイミングで通知を受ける機能もあります。
firestorageは、保存容量無制限で1ファイル300GiBまでです。保存期間は24時間、2日、3日、7日、14日などから選べ、特に指定しない場合は原則7日以上となっています。ダウンロード情報を記載したPDFにパスワードを付ける機能や、登録したメールアドレスにワンタイムパスワードを送る機能があります。
データ便は、登録せずに使うライトプランでアップロード容量が2GBまで、ファイル数が100ファイルまでです。無料会員のフリープランでは5GBまでになります。有効期限は1時間から7日までから選べます。ダウンロードパスワードは英数字8桁から記号入り12桁まで自動生成できます。
Dropboxの無料のBasicは、2GBのストレージです。Googleアカウントの標準は15GBで、こちらは3つのサービスの合計になります。
数字だけで並べると、1回だけ大容量の動画を渡すならギガファイル便かfirestorageで足ります。保管して何度も見せたいならGoogleドライブの15GBが出発点になります。データ便のライトプランとDropboxのBasicは、動画には枠が小さいので、写真や書類向きです。
無料枠を選ぶときの注意は、容量以外に2つあります。1つは広告です。無料のファイル転送サービスは画面に広告が出るので、操作に慣れていない相手が押し間違える相談が出ます。もう1つは期限です。期限が来れば消えるので、去年の記録を探しても残っていません。この2つは容量の表には出てこないため、見落としやすい条件です。
チャットでそのまま送ろうとすると何が起きるか
とりまとめる立場の人がまず試すのは、ふだん連絡に使っているトークへ動画を貼ることです。ここで弾かれる理由は、容量ではなく長さにあることが多いです。
チャットアプリには、1回に送れる動画の長さに上限が設けられています。上限を超えると、切って短くするよう案内が出ます。切る作業は端末の中で動画を書き出し直す処理を含むので、長い動画ほど時間がかかり、途中で画面を閉じると最初からになります。ここで時間を失う人が多くいます。
それでも切って送る形を選ぶ団体はあります。理由は相手の手間です。URLを開いて再生するという操作が通らない相手には、トークに流れてきたものを押すだけの形がいちばん確実です。効率ではなく、相手が受け取れるかで決めている判断であり、間違いではありません。
ただし、人数が増えると別の問題が出ます。動画をトークに流すと、受け取った人の端末に同じものが保存されます。30人のグループなら30台に同じ動画が残ります。端末の容量が少ない人から「写真が撮れなくなった」という相談が出るのは、これが原因です。URLで配れば、見たい人だけが開くので、端末の容量は使いません。
もう1つ、トークに貼ったURLは流れていくという性質があります。過去のメッセージは日がたつと遡りにくくなり、半年後に「あの動画のリンクどこだっけ」が必ず来ます。連絡と資料の置き場所を同じトークで兼ねているとこうなります。配る手段を決めるときは、配った後に参照されるかどうかも一緒に決めておく必要があります。
送る前に相手の環境を確かめる3点
大容量の動画を渡す作業がうまくいっても、相手の手元で再生できなければ終わりません。確かめる点は3つです。
1つめは、動画の形式です。iPhoneの標準設定ではHEVCという形式で記録されることがあり、古いパソコンや一部の環境では再生できません。配る相手の環境が幅広い団体では、撮影設定を互換性優先にしておくと、後から変換する手間がなくなります。すでに撮ってしまったものは、パソコンで一般的な形式に書き出し直します。
2つめは、相手の通信です。数GBの動画をダウンロードしてから見る形だと、携帯回線しかない相手には重すぎます。同じものを配るなら、ダウンロードせずに再生できる置き場所を選ぶほうが、相手を選ばずに済みます。長時間の記録を多人数に見せるときに動画配信サービスが向いているのは、この点が大きいからです。
3つめは、相手の端末の空き容量です。ダウンロードして見る形式では、動画の大きさ以上の空きが必要になります。年配のメンバーの端末は写真でいっぱいになっていることが多く、ダウンロードできないという問い合わせの多くは容量が原因です。ここに当たると配る側では直せないので、最初から再生だけで見られる形を選んでおくほうが、問い合わせの総量が減ります。
この3つを確かめる手間は、配る前なら5分で終わります。配った後に1人ずつ対応すると、人数分の時間がかかります。とりまとめる立場からは、先に5分を使うほうが明らかに安く済みます。
アップロードにかかる時間を短くする
上限に当たっていないのに終わらない、という状態は容量ではなく時間の問題です。上げる作業そのものを速くする工夫が要ります。
まず、回線を選びます。携帯回線と自宅の光回線では、上りの速さが桁で違うことがあります。アップロードは上りを使うので、下りが速い環境でも上りが細ければ時間がかかります。会場で撮ってその場で上げる必要がないなら、帰ってから上げるほうが確実に速く終わります。
次に、1本ずつ上げます。複数の動画をまとめて上げても、順番に処理されるので合計の時間は変わりません。しかし途中で止まったときの被害は大きくなります。長い動画は1本ずつ上げて、終わったことを確かめてから次に進むほうが、結果として早く終わります。
端末の画面を閉じないことも重要です。スマートフォンのアプリからアップロードしている間に画面を消すと、処理が止まる場合があります。長い動画を上げるときは、充電につないだまま画面をつけておくのが確実です。パソコンから上げる場合は、スリープに入らない設定にしておきます。
上げる前に大きさを減らす手もあります。撮影時に1080pにしておけば、4Kの3分の1程度の大きさに収まります。すでに4Kで撮ったものは、パソコンで1080pに書き出し直せば同じ効果が得られます。書き出しの時間は端末の中で完結するので、回線が細い環境では、そのまま上げ直すより速く終わることがあります。
費用の相場。払うと何が変わるか
有料にする判断は、容量が足りないときだけではありません。何が変わるかを金額とあわせて並べます。
ファイル転送サービスの有料プランは、広告を外すためのものが中心です。ギガファイル便のスタンダードは税込198円の月額で、広告なしのアップロードとダウンロード、アップロード履歴とダウンロード履歴の確認などが含まれます。プレミアムは税込999円の月額で、転送相手も広告なしでダウンロードできるようになります。相手の画面から広告を消せるのは、プレミアムの側だけです。
クラウドストレージの有料プランは、容量を買うものです。Google Oneは月額100GBが290円、2TBが1,450円、5TBが2,900円で、年払いにすると最大16%引きになると案内されています。Dropboxは無料のBasicが2GB、個人向けのPlusが月額￥1,200で2TBのストレージと最大50GBのファイル転送、チーム向けのStandardが1ユーザーあたり月額￥1,500で5TBとパスワード保護ファイルが付きます。
動画配信サービスは、無料でも使えます。Vimeoの場合、有料のStarterが年払いで月額￥1,200から始まり、1ユーザー、2TBのストレージ、パスワードのプライバシーと限定公開リンクが含まれます。上のStandardが￥3,625、Advancedが￥6,346です。
3つを見比べると、払う先の性質が違うことが分かります。転送サービスに払うのは広告を消す費用であり、容量は無料のままでも足りています。クラウドストレージに払うのは容量そのものの費用です。動画配信サービスに払うのは、限定公開やパスワードといった見せ方の制御の費用です。困っているのがどれなのかを先に決めれば、払う先は1つに絞れます。
相場をまとめると、団体で払う前提なら、月200円から300円の帯でほとんどの困りごとが解けます。広告を消したいなら200円弱、容量を増やしたいなら300円弱。この規模なら年会費から出す判断がしやすい金額です。
ただし、金額より重要な条件があります。支払いに使うアカウントを個人のものにすると、担当が代わったときに引き継げません。年会費から出すなら団体名義のアカウントで契約する形にしておかないと、翌年に「誰のクレジットカードで払っているのか分からない」という状態になります。役員が代わるときに引き継ぐものが1つで済むかどうかで、続くかが決まります。
選ぶときの4つの軸
条件が整理されていれば、選ぶのは難しくありません。見る軸は4つです。
動画を送る方法はファイルサイズや送る相手、状況によって使い分けるのがおすすめです。また企業間のやり取りにおける大容量の動画ファイルは、オンラインストレージやファイル送信サービスで送るのがよいでしょう。ファイル送信サービスを選ぶ際には、容量は適切か、セキュリティ対策が十分か、他システムとの連携できるかなどを踏まえて検討することが重要です。 出典: boxil.jp
第1の軸は容量です。1本の大きさと、合計の大きさを別に考えます。1本で詰まることはほぼないので、合計のほうを見ます。年に何本増えるかを数えれば、必要な容量は計算できます。
第2の軸は、期限を切りたいかどうかです。子どもが写る記録を一時的に配るなら、期限が来て消えるほうが管理が楽になります。何年も参照する資料なら、消えないほうがよい。この判断は内容で決まります。
第3の軸は、相手の手間です。URLを開いて再生するだけなのか、ダウンロードしてから再生するのか、アカウントを作る必要があるのか。相手の顔ぶれで通る操作は変わります。年配の会員がいる会では、新しいIDとパスワードを増やさないことが最初の関門になります。
第4の軸は、記録が残るかどうかです。誰に渡したか、いつ渡したか、誰が見たか。とりまとめる立場からは、この記録が後から効きます。ダウンロード通知の機能があるサービスを選ぶか、名簿を持っている仕組みの側で配るかで、この記録が残ります。
この4つを使うと、よくある場面がすぐに整理できます。運動会の記録を保護者全員に配る場合、合計は増え続け、期限は1年程度でよく、相手の手間は最小にしたい。この条件なら動画配信サービスに限定公開で置いて、URLを連絡の場に貼るのがいちばん軽くなります。一方、業者に素材を渡す場合は、1回きりで期限は短く、相手はダウンロードする必要があります。この条件ならファイル転送サービスが合います。同じ「大容量の動画を送る」でも、条件が違えば答えが変わります。
4つのうち、最初に決めるべきは第3の軸です。相手が操作できない方法は、容量や費用の条件を満たしていても使えません。相手が受け取れることを確かめてから、容量と費用を見るほうが、やり直しが起きません。
やってしまいがちな失敗と、その避け方
同じ失敗が繰り返されています。5つに絞って並べます。
1つめは、パスワードを同じ経路で送ることです。ダウンロードパスワードを設定したのに、URLと同じメールに書いてしまうと、意味がほぼなくなります。URLは連絡の場に貼り、パスワードは別の経路で伝えます。手間は増えますが、この一手間を省くと設定した意味が消えます。
2つめは、期限を確かめずに配ることです。転送サービスの保存期間はアップロードした時点から数えます。上げ終わるのが夜中になれば、相手が見られる期間はその分短くなります。行事の翌日に配ると決めているなら、前日の夜に上げ始めておくほうが余裕があります。
3つめは、圧縮の目標を決めずに始めることです。「小さくしたい」だけで始めると、どこまで落とすかが決まらず何度もやり直します。渡す手段の上限を先に調べて、その数字より少し下を目標にします。目標が数字で決まっていれば1回で終わります。
4つめは、分割したものをばらばらに配ることです。5本に分けて順番に送ると、受け取る側は順番が分からなくなります。ファイル名の先頭に番号を付け、全部で何本あるかを一緒に伝えるだけで、問い合わせがほとんど来なくなります。
5つめは、送った後に何も控えないことです。誰に渡したか、期限はいつまでか、パスワードは何だったか。これを控えていないと、期限切れの問い合わせに答えられません。配った内容を残す場所を決めておくのが、いちばん安い対策です。
5つを振り返ると、どれも技術の話ではありません。決めていなかったこと、控えていなかったこと、手順を省いたことが原因です。裏を返せば、紙1枚の手順書があれば5つ全部が消えます。手順書に書くのは、上げる先、期限、パスワードの伝え方、ファイル名の付け方、控えを残す場所の5行だけです。
もう1つ、撮る前の設定にも触れておきます。4Kで長時間撮ると1本が数GBになります。配ることが決まっている行事なら、撮影時に1080pに落としておくだけで、後の作業がほとんど消えます。撮る人が複数いる団体では、行事の前に撮影設定をそろえておくほうが、後から全員分を圧縮するより手間が少なくなります。
町内会やPTAで配るときの注意
操作ができることと、団体として運用が続くことは別です。続けるかどうかを決める立場からは、4つを先に決めておくと後から困りません。
第1に、置き場所を誰の名義にするかです。個人のアカウントに上げると、担当が代わったときに触れなくなります。団体名義のアカウントを1つ作り、そこに置くと決めておくだけで、この問題は起きません。町内会でどんな引き継ぎが起きるかは、町内会での使われかたに運用の流れがまとまっています。
第2に、いつ消すかです。期限を決めていない置き場所は、何年分も積み上がります。容量が足りなくなったとき、消してよいかを判断できる人がいなくなっています。「行事の記録は翌年の同じ行事まで」のように決めておけば、判断は要りません。
第3に、URLをどこに残すかです。トークに貼ったURLは流れていきます。半年後に「あの動画のリンクどこだっけ」が必ず来ます。この性質の違いはLINEグループとの比較に整理してあり、過去のやりとりが遡れる形を探すならFacebookグループとの比較も判断材料になります。
第4に、見せる範囲です。会員だけか、保護者も含むか、誰でも見てよいか。範囲が決まっていないと置き場所も設定も決まりません。PTAの担当が何をどこまで配っているかはPTAでの使われかたに、教室で欠席者に何を渡しているかは教室での使われかたに例があります。子どもの写真や個人情報の扱いは、法律の解釈を断定するのを避けて、こう運用している会が多いという範囲で決めておくのが現実的です。
この4つは、どの手段を選んでも必要になります。手段の比較に時間をかける前に、この4つを紙1枚に書くほうが、結果として早く決まります。
送る回数が続くなら、置き場所を固定する
大容量の動画を送る作業は、単発なら道具の選択の問題です。年に何度も起きるなら、置き場所と名簿の関係の問題に変わります。
繰り返しの運用で時間を食っているのは、上げる作業ではありません。配る先の名簿を別に持っていること、見られないという問い合わせに1件ずつ答えること、退会した人を名簿から消したあとに共有先から外すのを忘れること。この3つが積み上がります。動画の大きさとは関係のないところで手間が増えます。
回数で線を引くと分かりやすくなります。年に1回なら、その都度いちばん手軽な方法を選ぶほうが速い。年に4回を超えるあたりから、毎回の手順を思い出す時間と、去年どうしたかを探す時間が積み上がります。行事が毎月ある団体では、置き場所を固定しないと、1年で12通りのやり方が残ります。
名簿を1つにすると何が変わるかは、退会の処理で分かります。名簿と共有先が別なら、1人が抜けるたびに2か所を直します。同じなら1か所で終わります。忘れる余地がなくなるので、退会した人がまだ見られるという状態が起きません。メンバー以外は見られない形にしておけば、URLが転送されても中身は開きません。
判断の目安として、次の線引きが実務的です。渡す相手が固定されておらず一度きりなら、転送サービスのURLを回すのがいちばん速い。相手が名簿として決まっていて、行事ごとに何かを配るなら、名簿を持っている仕組みの側に置いたほうが、年単位では手間が少なくなります。前者に重い仕組みを持ち込むと大げさになり、後者に一度きりの方法を続けると、担当が代わるたびに引き継ぎが増えます。
決めずに続けたときに何が起きるかも、はっきりしています。最初の1年は、担当が慣れているので問題が出ません。2年目に担当が代わり、去年の記録がどこにあるか分からなくなります。転送サービスで配っていた場合、期限が過ぎて中身自体が消えています。3年目には置き場所が担当ごとにばらばらになり、どれが最新か判断できなくなります。この流れは団体の大きさや動画の本数と関係なく起きます。原因は容量でも費用でもなく、決めた人がいなくなることです。
どちらに寄せる場合でも、共通して決めておくとよいのは3つです。置き場所は団体名義にする。消す時期を先に決める。URLは流れない場所に残す。この3つが書いてあれば、担当が代わっても運用は続きます。切り替えを検討する段階で出てくる疑問はよくある質問にまとめてあるので、判断の前に読んでおくと迷いが減ります。
Q1. 大容量の動画を無料で送るなら、どれがいちばん確実ですか？
1回だけ渡すならギガファイル便かfirestorageです。どちらも登録不要で1ファイル300GB前後まで扱えます。ギガファイル便は最大100日間、firestorageは24時間から14日までの範囲で保存期間を選べます。何度も見せたい記録なら、期限で消えないGoogleドライブに置いてURLを配る形のほうが向いています。
Q2. 有料にすると何が変わりますか。相場はいくらですか？
ファイル転送サービスの有料プランは広告を外すためのもので、ギガファイル便は税込198円の月額から、相手の画面からも広告を消すプレミアムは999円です。容量を増やすならGoogle Oneが月額100GBで290円、2TBで1,450円です。団体の運用なら、月200円から300円の帯でほとんどの困りごとが解けます。
Q3. メールに動画を添付できないのはなぜですか？
Gmailの個人用アカウントでは添付の上限が合計25MBで、動画なら数十秒分にすぎません。上限を超えると添付は自動で削除され、Googleドライブのリンクに置き換わります。相手が会社や学校のアドレスの場合は受信側の上限も分からないため、動画はリンクで渡すのが確実です。
Q4. パスワードを付けたのに意味がないと言われました。どこが問題ですか？
URLとパスワードを同じメールに書いていると、その1通が他人に渡った時点で両方が渡ります。URLは連絡の場に貼り、パスワードは別の経路で伝えてください。ダウンロード通知の機能があるサービスを選べば、誰がいつ受け取ったかも確かめられます。