動画を共有したい。そう思って最初にやるのは、たいていメールに添付することです。そして、ほぼ確実に失敗します。動画のファイルは、文書や写真とは桁が違う大きさになるからです。
「動画 共有」で調べる人が本当に欲しいのは、方法の一覧ではなく、自分の場合はどれを選べばよいのかという答えです。この記事では、選択肢を5つに分けて、それぞれの上限と保存期間を実際の数字で並べます。そのうえで、相手の人数と動画の長さから選べる形に整理します。
先に結論を書きます。相手が1人から数人で一度渡せばよいならファイル転送のサービス、相手が10人を超えて何度も見返す可能性があるなら動画共有サイトのURLを配る形、この2つで大半の場面は片づきます。残りの3つは、当てはまる条件が限られます。
動画の共有は、なぜ写真の共有と同じようにいかないのか
まず前提を揃えます。スマホで撮った動画は、想像より重いです。写真1枚が数メガバイトのところ、動画は1分で数十メガバイト、高い画質なら1分で100メガバイトを超えることもあります。総会や発表会を通しで撮れば、1ギガバイトを軽く超えます。
この「重い」という性質が、共有のあらゆる場面で壁になります。メールには添付の上限があり、クラウドには保存容量の上限があり、チャットアプリには保存期間があります。そして受け取る側の端末にも空き容量の限界があります。動画を配るという行為は、この4つの限界のどれに当たるかを選ぶ作業です。
もう1つの性質は、動画は「開いてすぐ判断できない」ことです。文書なら一目で内容がわかりますが、動画は再生しないと中身がわかりません。長い動画は、開く前に「あとで見よう」と判断されます。共有した本数と、実際に見られた本数は一致しません。この前提を持っていないと、配ったのに誰も見ていないという結果に落胆することになります。
動画を扱う機会そのものが増えていることは、事業者側からも指摘されています。
「スマートフォンでの撮影・編集」「Microsoft PowerPoint（パワーポイント）での動画制作」「Web会議ツールの録画機能」「パソコンに標準搭載されている編集機能」など手軽な動画制作方法が登場し、ビジネスシーンでも動画を撮影・編集する機会が増えてきました。そのとき悩ましいのが動画の共有方法です。どのようにして動画を共有すればいいか迷っている人もいるかと思います。 出典: stream.co.jp
作るのは簡単になったが、配るところで詰まる。会の運営でも、まったく同じ形の困りごとが起きています。
用途の広がり方についても、同じ記事に指摘があります。
これらの用途は動画共有サービスとの相性がよく、実際に多くの企業がすでに導入しています。社外への発信だけでなく、社内用途にも活用できるため、社長などトップメッセージを共有するといった使い方にも有効です。 出典: stream.co.jp
外に向けた発信と、内側だけで見る共有は、必要な仕組みが違います。会の運営で扱うのは後者です。内側だけで見る前提なら、見栄えを整える機能より、誰が見られるかを絞れることと、あとから探せることのほうが優先されます。道具を選ぶときの基準がここで決まります。
方法1 メールに添付する
いちばん先に思いつき、いちばん先に消える方法です。
個人用のGmailアカウントの場合、添付ファイルの上限は25 MBです。複数のファイルを添付する場合も合計で25MBまでです。合計サイズが上限を超えている場合は、添付ファイルが自動的に削除され、Googleドライブのリンクとしてメールに追加されます。つまり、25MBを超えた時点で、それはもう添付ではなくクラウド共有になっています。
仕事用アカウントおよび学校用アカウントの場合は、添付ファイルの送信制限と受信制限をGoogle Workspaceの管理者が設定します。学校や勤務先のアドレスで送るなら、上限は管理者に確認するしかありません。送る側の上限をクリアしても、受け取る側の上限に引っかかって届かないこともあります。
25MBという枠に収まる動画は、スマホで撮ったものなら十数秒から30秒程度です。連絡用の短い実演、道具の使い方、集合場所の様子。この程度なら添付で足ります。それ以上を添付で送ろうとするのは、時間の使い方として損です。
送る手順そのものは簡単です。パソコンでメールを開き、作成をクリックし、下部の添付のアイコンをクリックして、アップロードするファイルを選んで開くをクリックします。作成のウィンドウに画像や動画を直接ドラッグして追加することもできます。ウイルスを防ぐため、実行ファイルは添付できないという制限もありますが、動画では問題になりません。
添付を選ぶ利点が1つだけあります。相手が何もしなくても手元に残ることです。URLは期限が切れれば開けなくなりますが、添付ファイルは受け取った人のメールの中に残ります。年配の会員に「これだけは手元に持っておいてほしい」という短い動画を配る場面では、この性質が効きます。
方法2 クラウドの保存領域に置いて共有する
Googleドライブなどに置き、共有のリンクを渡す方法です。メールで25MBを超えたときに自動で案内されるのも、この形です。
押さえておくべき数字があります。個人のGoogleアカウントは最大15 GBの保存容量で、これはドライブ、Gmail、Googleフォトの間で共有されています。アカウントの保存容量がいっぱいになると、ドライブでのファイルのアップロードや作成、Gmailでのメールの送受信、Googleフォトへの写真や動画のバックアップができなくなります。動画を積み上げていくと、ある日メールが止まるということです。
さらに厳しい規定があります。保存容量の上限を超過した状態が2年間続いた場合、Gmail、ドライブ、フォトのコンテンツが削除される可能性があるとGoogleは書いています。役員の個人アカウントに会の記録を溜め続ける運用は、この危険を抱えます。役員が代わって放置されたアカウントが、2年後に中身ごと消えるという筋書きが成り立ちます。
容量を空ける手順も案内されています。まずゴミ箱と迷惑メールフォルダを空にします。これらのフォルダ内のアイテムは、完全に削除するまで保存容量の上限の対象としてカウントされます。複数のファイルを一度に削除すると、保存容量が更新されるまでに最長で48時間から72時間かかることがあります。急いで空けようとしても、すぐには反映されません。
クラウドを選ぶ利点は、フォルダで整理できることです。年度ごと、行事ごとにフォルダを分けておけば、あとから探せます。共有の設定を細かく決められるのも利点です。一方で、相手がリンクを開いてからダウンロードするか、その場で再生するかを選ぶ形になり、年配の会員には操作の説明が要ります。
方法3 ファイル転送のサービスで期限付きで渡す
一度渡せばよい相手には、これがいちばん速いです。
ギガファイル便は、ユーザー登録不要で使える無料のファイル転送サービスで、1ファイル300 GBまで、個数は無制限と案内されています。ファイルはアップロード後、最大100日間保持されます。会員登録もログインも要らないので、年に1回しか使わない担当者でも迷いません。
広告を表示させたくない場合は有料のプランもあります。日常的にファイル転送を行う人向けのスタンダードが税込198円の月額、転送相手も広告なしでダウンロードできるプレミアムが税込999円の月額です。会の予算で月額を持つかどうかは総会で説明が必要になるので、まずは無料のまま使ってみて、不便があれば検討する順番で構いません。
この方法の性質は、期限があることです。100日という区切りは、動画を永久に残したくない場合には利点になります。行事の直後に関係者へ渡し、期限が来たら自然に消える。子どもが映っている動画を扱う会では、この「自然に消える」性質が説明のしやすさにつながります。
弱点は、受け取る側がダウンロードする形になることです。1ギガバイトの動画を受け取ると、その分だけ端末の空き容量が減ります。スマホの容量に余裕がない会員には負担になります。また、同じ動画を10人に渡しても、10人がそれぞれダウンロードするので、誰が受け取ったかを把握できません。
方法4 動画共有サイトに置いてURLを配る
相手が10人を超えるなら、この方法が本命になります。
YouTubeに置く場合、公開設定は3つから選べます。公開はYouTube上で誰でも視聴でき、検索結果と関連動画のリストに表示される可能性があります。限定公開はリンクを知っているユーザーのみが表示し、共有できます。非公開は自分自身と指定したユーザーだけが視聴できます。会の記録なら限定公開が基本です。
限定公開の性質は、はっきりしています。URLは共有することが可能で、共有相手はGoogleアカウントを持っていなくても動画を視聴できます。相手に新しいIDとパスワードを作らせなくて済むということです。その代わり、リンクを知っているユーザーはさらに他の人と共有できるので、転送を止める仕組みはありません。この交換条件を受け入れられるかで選びます。
上限も押さえておきます。アップロードできる動画の長さは、デフォルトでは15分までです。アカウントの確認が完了すると、15分を超える長さの動画をアップロードできるようになります。確認後にもう一度アップロードし直す必要がある点は見落としやすいところです。ファイルの最大サイズは256GBまたは12時間のいずれか小さい方です。総会の記録であれば、まず当たりません。
有料のサービスを選ぶ道もあります。配信の事業者が出しているプランでは、たとえば1席あたり月額12ドルからという水準です。再生画面に広告を出さない、独自の見た目にする、パスワードをかける、といった機能が付きます。会の記録に広告が挟まることを避けたいなら検討の余地がありますが、会費から月額を出す説明が必要になります。
動画共有サイトに置くときに決めておきたいのが、アカウントの持ち主です。担当者の個人アカウントで上げると、担当が代わったときに動画ごと引き継げなくなります。会のアカウントを1つ作り、そこに上げる形にしておけば、役員が代わっても記録が残ります。会のアカウントを作った時点で電話番号による確認まで済ませておくと、15分を超える動画で当日に慌てることもありません。
再生リストの使い方も押さえておきます。動画が増えてくると、URLを1本ずつ配る形が破綻します。年度ごとの再生リストを1つ作り、その1本のURLだけを配る形にすれば、新しい記録を足すときは再生リストに追加するだけで済みます。会員の手元にあるURLは変わらないので、「前に送ったリンクはどこ」という問い合わせが消えます。再生リストにも公開設定があるので、動画と同じように限定公開にしておくのを忘れないでください。
この方法の最大の利点は、受け取る側が何もダウンロードしないことです。端末の容量を食わず、通信量も画質の設定で調整できます。何度でも見返せて、置き場所が1つに固まります。会の記録を扱うなら、この性質がいちばん効きます。
方法5 チャットアプリでそのまま送る
いま使っている連絡の場にそのまま投げる方法です。手数はいちばん少ないのですが、落とし穴が2つあります。
1つは、保存期間です。チャットアプリに送った動画は、一定の期間が過ぎると開けなくなることがあります。行事の直後は見られても、半年後に見返そうとすると消えている。会の記録として残す前提なら、この方法は選べません。
2つは、流れていくことです。連絡が積み上がる場所に動画を1本投げても、翌日には画面の外へ出ます。「あの動画どこ」という質問が必ず来て、担当者が過去のやりとりをさかのぼる時間が発生します。これが毎回起きると、記録を残すこと自体が負担になります。
この2つは、連絡の場そのものの設計の問題です。無料で人数の上限もないグループトークと、団体向けの連絡ツールでは、過去の投稿を後から探せるかどうかが違います。その差はLINEグループとの比較に整理されています。掲示板と予定表を備えた団体向けのアプリを使っている会なら、記録の探しやすさの違いがBANDとの比較にまとまっています。
容量の面でも限界があります。チャットアプリは長い動画を送れないことが多く、送れたとしても画質が落ちます。総会の記録を送ろうとして「送信できません」と出る、あるいは送れたのに画面の文字が読めない。どちらもよく起きる症状です。連絡用の短い動画と、記録として残す動画は、扱う場所を分けるのが正しい設計です。
もう1つ、受け取る側の端末を圧迫する問題があります。チャットアプリは受け取った動画を端末に保存する設定になっていることが多く、会員のスマホの空き容量を静かに削っていきます。年に何本も配ると、容量が足りないという相談が出てきます。URLを配る形なら、この問題は起きません。
チャットで送る形が向いているのは、その日のうちに用が済む動画です。集合場所の様子、忘れ物の確認、道具の置き場所。あとから探す必要がないものは、この方法がいちばん速くて正しい選択になります。
配る前に動画を軽くすると、どの方法も楽になる
5つの方法のどれを選ぶにしても、共通して効く前処理があります。動画を軽くすることです。ここを飛ばすと、あらゆる方法で待ち時間が延びます。
いちばん効くのは、必要な場面だけ切り出すことです。2時間の総会を撮っても、会員が見たいのは議案の説明と採決の場面だけということが多いです。開始前の待ち時間、休憩、後片付けを落とすだけで、ファイルの大きさは半分以下になります。スマホの標準の編集機能でも前後は切れるので、専用のソフトは要りません。
次に効くのが画質です。撮影のときに画質を1段落としておくと、ファイルはかなり軽くなります。人が話している場面なら、視聴者の印象はほとんど変わりません。逆に、スクリーンに映した資料を撮る場面では画質を落とすと文字が読めなくなるので、資料は動画に頼らず別に配るほうが確実です。この使い分けを決めておけば、画質で迷うことがなくなります。
音だけで足りる場面もあります。説明の内容だけ伝われば十分なら、映像を捨てて音声にすると、ファイルの大きさは桁で変わります。1ギガバイトを超える動画が数十メガバイトになり、メールの添付にも収まります。研修の講義や会計報告の説明は、音声だけでも役目を果たします。
撮る台数を減らすのも手です。複数の人がそれぞれ撮ると、後から集めるのに手間がかかり、どれが正本かわからなくなります。撮るのは1人、その人が置き場所まで責任を持つ。この形にしておけば、共有の作業そのものが1本の流れになります。
ここまでの前処理を撮影の前に決めておくのが要点です。撮ったあとに考えると、変換や編集の手間が後から乗ってきます。何を撮るか、どの画質で撮るか、音声だけで足りるか。この3つを先に決めるだけで、共有の作業は半分になります。
受け取る側の環境で、選ぶ道が変わる
配る側の都合だけで方法を選ぶと、受け取る側で止まります。会員の環境を数えてから決めてください。
スマホしか持っていない会員が多い会では、ダウンロードを求める方法が不利になります。端末の空き容量が足りず、途中で止まります。そのまま再生できる形、つまりURLを開けば見られる方法のほうが通ります。
通信量を気にしている会員が一定数いる会では、動画の長さを先に伝えることが大事です。何分あるかを書かずにURLだけ流すと、開くかどうかを判断できないので後回しにされます。家のWi-Fiでの視聴を勧める一文を添えるだけでも行動が変わります。
古い端末を使っている会員がいる場合は、特殊な形式のファイルを避けます。スマホで撮ってそのまま上げた動画なら問題はほとんど起きませんが、パソコンで編集して書き出した動画は、形式によって再生できないことがあります。動画共有サイトに置いてしまえば、サイト側が再生できる形に変換してくれるので、この心配がなくなります。
会の外の人に渡す場面では、相手が組織のアドレスを使っていることを想定します。仕事用アカウントや学校用アカウントでは、添付ファイルの送信制限と受信制限を管理者が設定しています。送れたと思っても相手に届いていないことがあるので、重要な動画はURLで渡して、届いたかを一言確認するのが安全です。
そして、見られなかった人への手当てを決めておきます。どの方法を選んでも、見ない人は必ず出ます。要点を文字にした案内を1枚用意しておけば、動画を見ていない人にも内容が届きます。動画を配ることが目的ではなく、内容が伝わることが目的だという点を忘れないでください。
相手の人数と動画の長さで、選ぶ道を決める
5つの方法を並べたので、選び方に落とします。判断の軸は3つです。相手の人数、動画の長さ、あとから見返すかどうか。
相手が1人から3人、動画が短く、その日で用が済むなら、チャットでそのまま送ります。それで足ります。
相手が1人から数人、動画が重く、一度渡せば済むなら、ファイル転送のサービスです。期限が付くことも都合がよく、手間が最小です。
相手が10人を超え、あとから見返す可能性があるなら、動画共有サイトのURLを配ります。受け取る側の負担がいちばん小さく、置き場所が固定されます。
相手が特定の数名に限られ、外に一切出せない内容なら、非公開の動画としてメールアドレスを指定して共有します。相手にログインの手間が生じますが、転送を防ぐ仕組みとしてはこれがいちばん確実です。
会の書類と一緒に管理したいなら、クラウドの保存領域です。議事録や会計の資料と同じフォルダに動画を置けると、探すときに1か所で済みます。ただし容量の上限に注意が必要です。
一度に全部を決めなくても構いません。最初の1回はファイル転送のサービスで関係者に渡し、次の回から動画共有サイトに移す、という進め方でも問題ありません。むしろ、いきなり全員向けの仕組みを作ろうとすると、設定に時間がかかって行事が終わってしまいます。1回目は手数の少ない方法で配り、実際に何人が見たかを見てから決めるほうが、判断を間違えません。
複数の方法を併用する形も現実的です。会員向けには動画共有サイトのURLを配り、来賓や外部の関係者にはファイル転送のサービスで個別に渡す。相手によって条件が違うのだから、方法が分かれるのは自然なことです。1つの方法で全員をまとめようとすると、いちばん条件の厳しい相手に合わせて全体の手間が増えます。
この判断の中で、いちばん間違えやすいのが「相手の人数」の数え方です。会員名簿の人数ではなく、実際に見る人の人数で数えてください。100人の会でも、総会の録画を見るのは10人ということがよくあります。見る人が少ないなら、手間のかかる方法を選ぶ必要はありません。
よくある失敗を4つ
現場で繰り返し起きる失敗を挙げます。どれも事前に決めておけば避けられます。
1つ目は、画質を最高のまま撮って重くしてしまうことです。人が話している場面なら、画質を1段落としても内容は変わりません。撮る前に設定を決めるだけで、アップロードの時間も受け取る側の負担も半分以下になります。撮ってから変換するのは手間がかかるので、最初に決めます。
2つ目は、置き場所を決めずに撮り始めることです。撮ったあとに考えると、担当者の端末の中に溜まったまま年度が変わります。撮る前に、置き場所、公開の範囲、消す時期の3つを決めておくと、後任への引き継ぎが1つの手順書で済みます。
3つ目は、URLだけを投げることです。何の動画か、何分あるか、いつまで見られるか。この3点を添えないと、開く前に判断できないので後回しにされます。1行足すだけで、実際に見られる本数が変わります。
4つ目は、全部を1本にまとめることです。2時間の記録を1本で渡すと、見たい場面を探せないので誰も開きません。議題ごとに分けるか、説明欄に時間と見出しを並べたチャプターを置きます。分けるほうが、あとから引用するときにも便利です。
もう1つ挙げるなら、消す時期を決めていないことです。いつまで残すかを決めていない動画は永遠に残り、何年か先の役員が扱いに困ります。3年、次の総会まで、年度末まで。どれでも構いませんが、決めて書いておくことが大事です。
会の記録として続ける形にするために
最後に、とりまとめる立場で決めておくことを並べます。
動画は撮る人、上げる人、配る人が分かれていると、どこかで止まります。撮るところから配るところまでを1人の担当に含めてしまうのが確実です。担当が代わるときに引き継ぐものが1つで済むかどうかで、その運用が続くかが決まります。
置き場所は、動画の本体と、URLや説明を置く場所を分けて考えます。本体は容量の上限に当たらない場所、URLと説明は会員がいつも見る場所。この二段構えにしておけば、容量の問題と探しにくさの問題を同時に避けられます。
URLを置く場所を選ぶときは、メンバー以外は見られない状態を保てるかどうかを条件にします。動画そのものに鍵をかけられなくても、URLが会の外へ流れにくい場所に置けば、外へ流れる余地は小さくなります。役員が毎年代わる前提で組んでいる例はPTAでの使われかたに、活動の記録と出欠をまとめて扱っている例はサークルでの使われかたに載っています。連絡の入口を1か所にまとめる考え方は町内会での使われかたにも具体例があります。
年配の会員が多い会では、新しいIDとパスワードを増やさないことが最初の関門になります。動画を見るためにアカウントを作らせる方法は、そこで止まります。URLをタップすれば見られる形を選ぶだけで、説明の手間が大きく減ります。費用や個人情報の扱いで先に確認しておきたい点はよくある質問に整理してあります。
判断の順番だけもう一度置きます。見る人が何人かを数える、その日で済むか見返すかを決める、撮る前に置き場所と消す時期を決める。この3つを先に済ませてから撮れば、動画の共有で困ることはほとんどなくなります。
Q1. 動画をメールで送れないのはなぜですか？
添付ファイルにサイズの上限があるためです。個人用のGmailアカウントの場合、添付は合計25MBまでで、それを超えると添付ファイルが自動的に削除され、Googleドライブのリンクとしてメールに追加されます。スマホで撮った動画は数十秒で25MBに達するので、動画をメールに添付するという方法はほとんどの場合成り立ちません。
Q2. 大きな動画を一度だけ渡したいときは、どの方法がよいですか？
ファイル転送のサービスが速いです。ギガファイル便は登録不要で使え、1ファイル300GBまで、個数は無制限、ファイルは最大100日間保持されると案内されています。期限が付くので、行事の記録を関係者に渡して自然に消えてほしい場面にも合います。受け取る側がダウンロードする形になるため、端末の空き容量には注意が必要です。
Q3. 会員10人以上に動画を配るなら何を使えばよいですか？
動画共有サイトに置いてURLを配る形が向いています。受け取る側はダウンロードせずに再生でき、端末の容量を使いません。YouTubeなら限定公開にすることで、リンクを知っている人だけが見られる状態にできます。相手がGoogleアカウントを持っていなくても視聴できるので、年配の会員が多い会でも説明が短く済みます。
Q4. クラウドに動画を溜めていくと、何か問題がありますか？
容量の上限に当たります。個人のGoogleアカウントは最大15GBで、これはドライブとGmailとフォトで共有されています。上限に達するとメールの送受信もできなくなり、上限を超過した状態が2年間続くとGmailやドライブやフォトのコンテンツが削除される可能性があるとGoogleは書いています。動画の本体は別の場所に逃がす設計にしておくほうが安全です。