line アルバム 見方を調べる人には2種類います。自分が開けなくて困っている人と、会員から「見られない」と言われて説明する側に回った人です。とりまとめる立場に立つと、ほぼ後者になります。そして厄介なのは、見られないと言われたときの原因が1つではないことです。開き方を知らないのか、そもそも置いた場所が違うのか、参加しているトークルームが別なのか。順番に切り分けないと、正しい手順を何度伝えても解決しません。ここでは開き方を押さえたうえで、説明する側が使える切り分けの順番まで並べます。
「見られない」の中身は3つに分かれる
会員から連絡が来たとき、いきなり手順を送っても半分は解決しません。まず、どの段階で止まっているのかを聞き分けてください。
1つ目は、開き方が分からない段階です。トークルームは開けていて、写真がどこかにあることも分かっているが、そこに辿り着く道が分からない。この場合は手順を伝えれば終わります。全体の半分強はここです。
2つ目は、そもそも置いた場所にいない段階です。会のトークルームが複数ある、役員用と全体用が分かれている、学年ごとに分かれている。こういう会では、写真を置いたルームに相手が入っていないことがあります。手順をいくら伝えても、その人の画面には何も出ません。先に「どのトークルームを開いていますか」と聞くと一発で分かります。
3つ目は、端末やアプリの側で止まっている段階です。通信が不安定、アプリの版が古い、端末の容量が足りない。このときは、画面は出るのに写真が真っ白のままだったり、読み込みが終わらなかったりします。手順の問題ではないので、別の対処になります。
この3つを、聞く順番も含めて決めておくと、やり取りが1往復か2往復で終わります。逆に順番を決めていないと、手順を送る、できないと返る、もう一度送る、を繰り返して、双方が疲れます。とりまとめる側の時間を守るためにも、最初に「どのトークルームを開いていますか」「何の画面まで出ていますか」の2つを聞く形に固定してください。
もう1つ、聞き方そのものにも工夫が要ります。「できましたか」と聞くと、できていない人ほど返事をしなくなります。「いま何が見えていますか」と、事実を答えてもらう形で聞くと、相手は答えやすくなります。うまくいっていない状態を報告することに抵抗を感じさせないことが、結果的に解決を早めます。
なお、会員が何人も同時に同じ相談をしてきた場合は、個人の問題ではなく会の側の問題です。置いた場所が想定と違う、案内した手順が実際の画面と合っていない、といった原因が考えられます。3人以上から同じ相談が来たら、個別に返す前に自分の端末で手順をたどり直してください。
スマホで開く
道は1本です。写真が置かれているトークルームを開き、画面上部にあるメニューを押して、出てきた項目から「アルバム」を選びます。そこに棚が並んでいるので、見たいものを選べば中の写真が出ます。公式ヘルプの手順も同じ流れで書かれていて、作るときも見るときも入口は共通です。
説明が伝わらない原因の大半は、この「画面上部のメニュー」の言い方にあります。トークの画面の右上にある線が3本並んだ印のことですが、これを言葉でどう呼ぶかが人によって違います。三本線、メニュー、設定、と呼び分けると相手は別のものを探します。説明するときは、自分の端末で実際に開いて、そのときに出ている文字をそのまま書き写してください。画面を撮ったものを1枚添えるのが、結局いちばん早く終わります。
中の写真を開いたあとの操作も、押さえておくと説明が楽です。1枚ずつ見るだけなら選ぶだけですが、並び順を変えたいときはアルバムを開いた状態で「並び替え」を選びます。公式には、追加順、撮影順、リアクション数順の3つで並べられると書かれています。行事の写真を時系列で見たい人には、撮影順にするよう伝えてください。複数の人が別々のタイミングで入れていると、初期の並びでは行事の流れがばらばらになります。
写真そのものの情報も見られます。写真を開いて右上のメニューから詳細情報を選ぶと、撮影日時や解像度が確認できると案内されています。いつの行事のものか分からなくなった写真を確かめるときに使えます。会報を作る係が、どの写真がいつ撮られたものかを確かめる場面で役に立ちます。
パソコンで開く
パソコン版のアプリでも、トークルームの上部メニューから「アルバム」をクリックすれば同じ棚に辿り着きます。スマホとの違いは、画面が広いぶん一覧性が高いことと、まとめて保存する操作が楽なことです。
役員会の資料を作る、会報に載せる写真を選ぶ、年度末に記録として残す。こうした作業は、スマホの小さい画面で何十枚も見比べるより、パソコンのほうが確実に速く終わります。保存したいときは、アルバム名の右にあるメニューから「すべて保存」を選び、保存先のフォルダを指定します。個別に落とすときは写真にカーソルを合わせると下にダウンロードが出て、複数を選んでからまとめて保存することもできると案内されています。
ただし、パソコン版では使えない機能もあります。公式には、複数のトークルームのアルバムをまとめて見る画面で特定のトークルームを非表示にする機能について、Windows版とMac版を除いて利用できると書かれています。細かい整理はスマホ側でやる前提になっている部分があるので、会員への説明では、相手がどちらを使っているかを先に聞いてください。スマホの手順をそのままパソコンの人に送ると、押す場所が見つからない、という返事が戻ってきます。
年配の会員に説明するときは、実はパソコンのほうが伝わることもあります。画面が大きく、指で誤操作しにくいためです。自宅にパソコンがある会員には、そちらで開いてもらう案内を用意しておくと、電話での説明が短く済みます。
古いものを探すとき
数年分が溜まったあとに困るのは、目当てのものがどこにあるかです。トークルームの棚は上から順に並びますが、数が増えると探すのに時間がかかります。
このときに使えるのが、複数のトークルームのアルバムをまとめて見る画面です。公式の説明では、1対1のトークで作られたもの、参加しているグループで作られたものが一覧に出るとされています。入り方は、トークの画面から友だちのタブを開き、下のほうにある案内から入る形です。並び替えも用意されていて、追加順か作成順かを選べます。複数の会に関わっている役員には、この入口を先に教えておくと、会ごとにトークルームを行き来せずに済みます。
表示される数にも上限があります。公式には最大1000冊まで表示されると書かれています。個人が関わる会の数を考えれば、まず足りなくなりません。
「アルバムをまとめて見る」とは、複数のトークルームのアルバムを全て確認できる機能です。 写真がアップロードされたトークルームから最大1000冊のアルバムが表示されます。 出典: help.line.me
一方で、この一覧に出てこない条件もはっきり書かれています。グループから退出した場合、またはグループのメンバーから外された場合は、そのアルバムは表示されません。つまり、役員を降りてグループを抜けた時点で、過去の会の写真は見えなくなります。ここは会として案内しておくべき点です。引き継ぎのときに「抜ける前に必要な写真は手元へ保存しておいてください」と一言添えるだけで、毎年失われるものが減ります。
もう1つ、相手がアカウントを削除した場合の扱いも書かれています。1対1のトークルームには残るものの、まとめて見る画面には出なくなるとされています。個別のやり取りでもらった写真は、早めに手元へ落としておくほうが安全です。
見つからないときに確かめる順番
ここまでの手順どおりに操作しても見られない場合は、原因が別にあります。順番に確かめてください。
最初に確かめるのは、開いているトークルームです。会のトークルームが複数ある場合、写真が置かれていない部屋を開いていることがあります。役員用と全体用、学年ごと、班ごと。心当たりがあるなら、全部の部屋を順に開いてもらってください。ここで解決する場合がかなりあります。
次に確かめるのは、そもそもトークに直接貼られた写真を探していないか、です。棚に入っていない写真は、時間が経つと開けなくなることがあります。公式にもこの点は明記されています。
弊社サーバーでの画像や動画は、一定期間のみ保存されています。保存期間を終了した後は、画像の閲覧や動画⋅ボイスメッセージの再生ができなくなります。 出典: help.line.me
保存期間の長さは公開されていないため、何日で消えるとは言えません。確実なのは、棚に入れたものは期限なく残せると公式が案内している点です。トークに貼っただけの写真が見られないと言われたときは、いまから取り戻す手段はほぼないので、次回から棚に入れる運用へ切り替える話に持っていってください。
3つ目に確かめるのは、端末やアプリの状態です。画面は出るのに写真が読み込まれない、途中で止まる、といった症状は通信や端末の側にあることが多くなります。アプリの一時的なデータを消す操作も用意されていて、公式には設定の中のアルバムの項目から行えると案内されています。この操作で中の写真が消えることはないと明記されているので、詰まったときの手として伝えて構いません。
それでも見られない場合は、無理をせず紙で補ってください。全員を同じ画面に揃えることが目的ではありません。数枚印刷して渡すほうが、双方の時間を使わずに済みます。
通知の受け取り方も合わせて伝える
見られないという相談には、もう1つの型があります。見られないのではなく、写真が増えたことに気づいていない、という型です。棚に写真が追加されても、トークの流れに大きく出るとは限りません。会員は、誰かに言われて初めて見に行きます。
公式には、アルバムに付いたリアクションの通知について独立した案内があり、プッシュ通知やホーム画面の右上にあるお知らせを通じて届くと書かれています。設定の中のアルバムの項目から変えられる形になっています。ただし、この設定はパソコン版を除いて使える機能だと注意書きがあるので、会員に案内するときはスマホでの操作として伝えてください。
会の運用として現実的なのは、通知に頼らないことです。写真が出そろったタイミングで、係がトークルームに一言流す。これだけで見に行く人の数が変わります。通知の設定を全員に揃えさせようとすると、設定の説明で疲弊します。1回の声かけのほうが確実です。
あわせて、鳴らしすぎない配慮も要ります。写真を1枚入れるたびに全員へ通知が飛ぶ状態は、会員にとっては騒音です。入れる人が複数いる会では、期間を決めてまとめて入れる、入れ終わったら係が一度だけ知らせる、という段取りにしておくと、通知の総数が減ります。通知が減ると、本当に大事な連絡が読まれるようになります。
中身が空に見えるときに起きていること
棚は開けるのに、中に何も入っていないように見える。この相談も一定数あります。原因はいくつかに分かれます。
1つは、まだ誰も入れていない場合です。作っただけで中身が無い状態は普通に起こります。特に、行事の前に置き場所だけ先に用意した場合に多く、会員は「壊れている」と受け取ります。空の棚を先に作るなら、作った時点で「これから写真が入ります」と一言添えてください。
1つは、読み込みが終わっていない場合です。写真の数が多い棚や、通信が不安定な場所では、並ぶまでに時間がかかります。数十秒待っても出ないときは、いったん閉じて開き直すよう伝えてください。
もう1つが、アプリに溜まった一時的なデータの影響です。公式には、その一時データを消す操作が用意されていて、設定の中のアルバムの項目から行えると案内されています。あわせて「キャッシュを削除しても、アルバムのコンテンツは削除されません」と明記されているので、会員に案内しても写真が消える心配はありません。ただし、途中まで進んでいた追加や保存はやり直しになるとも書かれているので、作業中でないことを確かめてから伝えてください。
ここで注意したいのは、原因が分からないまま会員に「入れ直してください」と頼まないことです。入れ直しは写真を持っている人の手間になりますし、二重に入る原因にもなります。まず見る側の状態を確かめ、それでも駄目なら係の端末で同じ棚が見えるかを確認する。この順番なら、会全体の問題なのか個人の端末の問題なのかが切り分けられます。
年配の会員に説明するときの言い方
町内会や自治会のように年齢層の広い会では、手順を正確に書くほど伝わらなくなることがあります。伝え方には、いくつか実務的なコツがあります。
まず、画面に出ている言葉だけを使ってください。説明する側は機能の名前で考えていますが、受け取る側は画面に出ている文字を探しています。押す場所の名前が画面と違うと、その時点で手が止まります。自分の端末で一度開いて、出ている文字をそのまま書き写すのが確実です。
次に、1通に3手順までにしてください。5つ以上並ぶと、3つ目で分からなくなったときに最初から読み直すことになります。分けて送るか、画面を撮ったものを添えるほうが速く終わります。画面を撮ったものは毎年使い回せるので、作る手間は初年度だけです。
それから、電話で説明するときは相手の画面を先に言わせてください。「いま何が見えていますか」と聞いて、こちらが想像している画面と合っているかを確かめます。合っていない状態で手順を進めると、押す場所がないという話になり、お互いに原因が分からなくなります。
最後に、何度聞かれても構わないという態度を最初に示しておくことです。1回で覚えられないことを気にして、2回目から聞かなくなる人がいます。そうなると、その人は行事の写真を見ないまま1年が過ぎます。見られない人が固定化するのは、手順の問題ではなく声のかけやすさの問題であることが多いです。
あわせて、聞く相手を1人に集中させない工夫もしておいてください。「分からないことは役員の誰でもよいので聞いてください」と言うと、実際には誰にも聞けません。「写真のことは□□さんに」と名前で決まっているほうが、はるかに聞きやすくなります。役員の負担を分散させるつもりで曖昧にすると、逆に誰も動かなくなります。
もう1つ、集まりの場で一度まとめて教える機会を作るのも効きます。総会や保護者会の後に10分だけ残って、希望者の端末で実際に開いてみる。その場でできた人は、次から人に教える側に回ります。文章で100回説明するより、1回集まったほうが定着します。会の中に教えられる人が2人か3人いれば、係への問い合わせはほとんど来なくなります。
毎年使い回せる案内文を1つ作っておく
見方の説明は、毎年ほぼ同じ内容になります。だからこそ、初年度に1つ作って、あとは日付と行事名だけ差し替える形にしておくのが得です。担当が代わっても、そのまま渡せます。
案内文に入れるのは、次の4つだけで足ります。どこを開くか、何を押すか、何が出れば成功か、うまくいかないときの連絡先。これ以上入れると読まれません。例として、次のような形になります。
「〇〇の写真を、いつものトークに置きました。トークを開いて、画面右上の三本線を押し、アルバムを選ぶと一覧が出ます。△△と書かれたものが今回の分です。見つからないときは□□までご連絡ください。」
短いほうがよい理由は、読む側が画面を操作しながら読むからです。長い文章は、スクロールして読み返すこと自体が負担になります。3行から4行に収めて、それ以上の説明が要る人には個別に対応するほうが、全体では手間が減ります。
画面を撮ったものを添えるかどうかは、会員の年齢層で決めてください。若い会員が中心なら文字だけで通じますし、年配の会員が多い会では画像があるかどうかで問い合わせの数が変わります。撮るのは1回でよく、翌年以降も使えます。画面の作りが変わったときだけ撮り直せば十分です。
案内を出す回数も決めておきます。写真が出そろった直後に1回。これが基本です。行事の前後は連絡が多く、そこにもう1通足すと全体が読まれなくなります。写真の案内は、他の連絡が落ち着いてから出すほうが届きます。
見られない人が残り続ける会の共通点
説明を丁寧にしても、毎回同じ人が見られないままになる会があります。共通しているのは、会の情報が置かれている場所が複数あることです。
写真はトークルームの棚にあり、予定は別に送った文章の中にあり、出欠の返事はさらに別のやり取りに埋もれている。この状態だと、会員は「どこを見ればよいか」を毎回思い出す必要があります。若い会員は慣れで乗り切れますが、そうでない人は1つ迷った時点で全部を諦めます。見られない人が固定化する会は、手順の説明が下手なのではなく、見る場所が多すぎることが原因になっている場合がほとんどです。
対処は2つあります。1つは、置き場所を減らすことです。写真も予定も同じ入口から辿れる形にすれば、覚えることは1つで済みます。もう1つは、見られない人の分を紙で補うことです。行事の写真を数枚だけ印刷して回す会は今もありますし、それで困っていないなら無理に全員を画面に寄せる必要はありません。
どちらを選ぶかは、会員の数で決めるのが現実的です。数十人までの会なら、見られない数人を紙で補うほうが安上がりです。100人を超えると紙の負担が無視できなくなるので、置き場所を減らす方向へ寄せたほうが続きます。会員が増えるほど、道具の設計が効いてくるということです。
見落とされがちなのは、この判断を「いま困っている人の数」で決めてしまうことです。いま見られない人が2人でも、その2人が毎回同じ2人で、毎回同じ説明をしているなら、負担は人数ではなく回数で測るべきです。年に12回説明しているなら、それは12回分の仕事です。回数で数え直すと、置き場所を整える手間のほうが小さいと分かる会は少なくありません。
会の連絡そのものを1か所にまとめる方向で考えるなら、連絡も予定も写真も同じ名簿にぶら下げる形を取る団体向けのグループ連絡帳という選択肢もあります。いま使っているものと何がどう違うのかはLINEグループとの比較に観点ごとに並んでいるので、切り替えの判断をする前に一度見ておくと、役員会での説明が短く済みます。
会の形ごとに、見せ方の設計は変わる
見られないという相談の出方は、会の性格によって傾向が分かれます。
町内会や自治会では、年齢層が広く、端末の機種もばらばらです。全員が同じ手順で開ける前提を置かないほうが安全で、見られない人がいることを織り込んだ運用にします。連絡と記録をどう分けるかの例は町内会での使われかたにあります。
PTAや学校では、参加者は開けるが、担当が代わったときに前年の置き場所が分からなくなる、という形で出ます。年度をまたいで辿れるようにしておくことが課題になります。PTAでの使われかたと学校での使われかたに、名簿と連絡の引き継ぎ方が整理されています。
サークルや部活、教室では、トークルームが複数に分かれていることが原因の大半です。全体用と学年用と役員用があり、どこに何を置いたかが揃っていません。置く場所の基準を1行決めるだけで相談が減ります。分け方の例はサークルでの使われかたと教室での使われかたにあります。
どの会でも、最初に確認するのは「どのトークルームを開いていますか」です。ここが合っていないまま手順を送る往復が、とりまとめる側の時間をいちばん削ります。細かい疑問はよくある質問にまとまっているので、年度初めに一度目を通しておくと、その場での質問に答えやすくなります。
Q1. 会員から見られないと言われたら、最初に何を聞けばよいですか？
「どのトークルームを開いていますか」と「いま何の画面まで出ていますか」の2つです。原因は、開き方を知らない、そもそも写真を置いたルームに入っていない、端末やアプリの側で止まっている、の3つに分かれます。この2問で切り分けられるので、手順を送る前に必ず聞いてください。順番を決めておくと、やり取りが1往復か2往復で終わります。
Q2. パソコンからでも見られますか？
パソコン版のアプリからトークルームを開けば同じ棚に辿り着けます。役員会の資料を作るときや、まとめて手元に残したいときは、画面が広い分だけ作業が楽になります。ただしスマホ版と画面の構成が違うため、会員に手順を伝えるときは、相手が使っている側の画面に合わせて書いてください。
Q3. 年配の会員に手順を伝えるコツはありますか？
画面に出ている言葉だけを使い、1通に3手順までにとどめることです。押す場所の名前が画面と違うと、その時点で手が止まります。自分の端末で一度開いて、出ている文字をそのまま書き写すのが確実です。画面を撮ったものを1枚添えると問い合わせが目に見えて減り、翌年以降も使い回せます。
Q4. 毎回同じ人が見られないままです。どうすればよいですか？
手順の説明ではなく、見る場所が多すぎることが原因である場合がほとんどです。写真と予定と出欠が別々の場所にあると、1つ迷った時点で全部を諦める人が出ます。置き場所を減らすか、その人の分だけ紙で補うかのどちらかを選んでください。全員を画面に寄せることが目的ではありません。