災害のあとに安否確認を試した会が、口をそろえて言うことがあります。返事は来たが、来なかった人をどう扱えばいいのか分からなかった、というものです。連絡を送る仕組みは用意できても、返事がない状態をどう読むかを決めている会はほとんどありません。この記事では、PTAが安否を確認する相手は誰なのかという切り分けから始めて、返事が来ない人を段階的に扱う手順と、電話が使えない前提での組み立て方を整理します。
PTAが安否を確認する相手は、児童生徒ではない
最初に線を引いておかなければならないことがあります。在校中の児童生徒の安否を確認し、保護者に引き渡す責任は学校にあります。PTAの役割ではありません。
この線があいまいなまま安否確認の仕組みを作ると、災害の当日に混乱が起きます。学校が引き渡しの手順を進めているところに、PTAからも別の経路で連絡が飛び、保護者は二つの指示を受け取ることになります。どちらに従えばよいのか分からず、学校へ向かう人と自宅で待つ人に分かれます。
では、PTAが安否を確認する相手は誰か。おおむね次の三つに整理できます。
・PTAの活動中に、その場にいたメンバー。行事の最中、資源回収の作業中、当番の時間帯など ・役員や委員として、災害時に何らかの役割を担うことになっている人 ・会として支援や見守りの対象にしている世帯。事前に会の中で合意している場合に限る
三つ目については、会によって扱いが分かれます。地域の高齢世帯の見守りを町内会が担っているのと同じように、PTAが特定の世帯を見守る取り決めをしている場合もありますが、これは事前の合意なしに始められるものではありません。
対象を絞ると、確認すべき人数は一気に減ります。全世帯に安否を尋ねる仕組みを作ろうとするから難しくなるのであって、役員と委員に限れば30人から50人程度です。この規模なら、返事が来ない人を個別に追いかけることが現実的に可能になります。
安否は「無事か否か」の二択ではない
安否確認の設計でいちばん多い誤りが、状態を二つに分けてしまうことです。無事か、そうでないか。この二値で数えると、返事が来ない人の扱いが宙に浮きます。
正しくは三つに分けてください。無事であることが確認できた人。支援が必要であることが確認できた人。そして、状態が確認できていない人です。三つ目を「無事の側」に寄せてしまうのが、最も危険な処理です。
三つに分けると、会がやるべき作業がはっきりします。無事が確認できた人には、それ以上の作業は要りません。支援が必要な人には、何が必要かを聞き取り、学校や自治体につなぐ判断をします。未確認の人には、確認の手段を変えて追いかけます。作業の量は三つ目に集中します。
数えるときは、必ず全体の人数を先に置いてください。対象が42人で、無事の確認が30人、支援が必要な人が2人、未確認が10人。この形で書き出せば、次に何をすべきかが一目で分かります。「三十人から返事が来た」という数え方をすると、返事のない人数が意識されません。
この数え方を、平時のうちに紙の様式にしておいてください。災害の当日に様式を考える余裕はありません。対象者の一覧に、確認できた時刻と、確認した手段を書き込む欄を作っておくだけで十分です。
「無事なら返信不要」が、いちばん危険な取り決め
会の連絡でしばしば見かける取り決めに、「無事な方は返信不要です」というものがあります。返信の数を減らして担当者の負担を軽くする意図ですが、安否確認では使ってはいけません。
理由は単純です。この取り決めのもとでは、返信がないという事実が二つの意味を持ちます。無事だから返信していないのか、返信できない状態にあるのか。区別がつきません。区別がつかないということは、その人の安否が確認できていないのと同じです。
同じ理由で、既読の表示に頼るのも避けてください。既読が付かない理由は多岐にわたります。端末の電源が切れている、通信が届いていない、通知に気づいていない、そもそもその連絡の場を開いていない。既読は「読んだ」ことの証拠にはなっても、「無事である」ことの証拠にはなりません。
代わりに置くのは、無事であることを能動的に伝えてもらう形です。短くて構いません。無事、という二文字が返ってくれば、それが確認になります。返信の負担を軽くしたいなら、選ぶだけで返せる形にしてください。無事、支援が必要、避難所にいる、といった選択肢を用意しておけば、文字を打たずに返せます。
そのうえで、返信の期限を示してください。「本日中に」ではなく「今日の正午までに」のように、時刻を指定します。期限があると、期限を過ぎた時点で未確認の人が確定し、次の段階に進めます。期限のない依頼は、いつまでも待ち続けることになります。
返事が来ない理由を、六つに分けて考える
未確認の人を追いかけるとき、理由を推測せずに片っ端から電話をかけると、時間がいくらあっても足りません。理由の類型を持っておくと、確認の順番を決められます。
・端末の電源が切れている、または端末が壊れている。停電が長引くと確実に増える ・通信が輻輳して届いていない。発災直後に集中する ・避難所や親族の家にいて、自宅の環境から離れている ・登録されている連絡先が古く、そもそも届いていない ・通知に気づいていない。夜間や、通知を切っている場合 ・本人が対応できない状態にある。負傷、入院、あるいはそれ以上の事態
このうち、平時の準備で減らせるのは四番目と五番目です。連絡先の鮮度と、通知の設定。この二つは災害の日に手を打てません。逆に、一番目から三番目は時間の経過とともに解消することが多いので、時間を置いて再度試すのが有効です。
追いかける順番は、理由の推測ではなく、その人が担っている役割で決めてください。災害時に役割がある人から順に確認します。役割がない人については、時間を置いて再度連絡し、それでも取れない場合に次の手段へ移ります。
六番目の可能性を最初から想定しておくことも必要です。会の中で誰が最初にその可能性に気づき、誰に伝えるのかを決めていないと、確認できないまま時間だけが過ぎます。
未確認の人に対して、段階をどう上げるか
未確認をどう扱うかを、時間で区切った手順にしておきます。当日に判断すると、必ず遅れます。
第一段階は、発災から数時間のあいだです。会の連絡の場で一斉に確認を出し、返信を待ちます。この段階では通信が混み合っているので、届いていない可能性が高いと考えてください。
第二段階は、半日程度が経った時点です。未確認の人に対して、手段を変えて再度連絡します。会の連絡の場で反応がなかった人には、電話やメッセージなど別の経路を試します。ここで、事前に第二の連絡先を登録しておいた効果が出ます。
第三段階は、一日が経過した時点です。ここまで確認できない人については、近くに住む会員に様子を見に行ってもらうかどうかを判断します。訪問する場合は必ず二人以上で行き、行き先と戻る予定を会の側に伝えてから出てください。単独での訪問は、行った人自身が危険にさらされます。
第四段階は、会の手を離れる判断です。連絡が取れず、訪問しても不在で、状況が分からない。この状態が続く場合、会として抱え続けるのではなく、学校や自治体に情報を渡します。どの時点で渡すのかを、あらかじめ決めておいてください。
段階ごとに、誰が判断するのかも決めておきます。判断する人が決まっていないと、誰も次の段階に進めません。会長が不在の場合の代理まで含めて、二人分は決めておいてください。
電話が通じない前提から組み立てる
安否確認の手順を作るとき、電話が使えることを前提にしていないか確かめてください。大きな災害では、電話は最初に使えなくなります。
総務省は、災害時の通信の状況について次のように説明しています。
地震などの大きな災害が発生すると、被災地への電話が大量に殺到し、回線が大変混雑し、つながりにくくなります。東日本大震災の直後も、携帯電話事業者によっては、最大で平常時の約50〜60倍以上の通話が一時的に集中しました。 出典: soumu.go.jp
平常時の五十倍を超える通話が集中すれば、つながらないのが当然です。電話連絡網を順に回していく形の安否確認は、この段階でほぼ機能しません。一人がつながらなかった時点で、その先の人へ連絡が届かなくなるからです。
一方で、データ通信は音声通話より通じやすい状況が生まれます。同じ総務省の説明でも、伝言板の類が電話ではなくデータ通信を使うため、電話が混み合っていてもつながりやすいと述べられています。安否確認の第一の手段は、音声ではなく文字を選ぶのが合理的です。
電話をまったく使わないという意味ではありません。順番として、まず文字で一斉に確認し、返事のない人にだけ電話をかける。この順にすると、電話をかける回数そのものが減り、混み合った回線を無駄に使わずに済みます。
災害用伝言サービスを、会の手順に組み込む
会の連絡の場が使えなくなる可能性も考えておく必要があります。そのときの受け皿として、公的に用意されている仕組みを手順に入れておきます。
災害用伝言ダイヤルは、電話番号を宛先にして音声の伝言を録音し、全国からその音声を再生できる仕組みです。録音できる時間は一伝言あたり30秒以内で、一つの電話番号につき20件まで登録できます。文字で登録する形の伝言板もあり、こちらは一伝言あたり全角100文字まで、一つの電話番号につき20件まで蓄積できます。
会の手順に組み込むときは、宛先にする電話番号を一つ決めておいてください。会長の携帯電話の番号でも、学校の代表番号でもかまいませんが、全員が同じ番号を使うと決めておかないと、伝言がばらばらの番号に分散して集まりません。この番号を、年度の初めに配る資料に必ず書いておきます。
もう一つ大切なのが、練習です。この仕組みは体験できる日が設けられています。毎月1日と15日、正月三が日、防災とボランティア週間、防災週間の期間中に体験利用ができます。役員会の日程がこれらの日に重なるなら、その場で全員に試してもらうのが確実です。
使ったことのない仕組みは、災害の当日に使えません。手順書に書いてあるだけでは足りず、一度でも操作した経験があるかどうかで結果が変わります。
行事の最中に発災したら、その場で数える
PTAが安否を確認する場面として最も現実味があるのは、行事の最中です。資源回収の作業中、バザーの準備中、校外のパトロール中。この場合、確認は連絡ではなく、その場での点呼から始まります。
まず必要なのは、その日その場に誰がいるかの一覧です。当日に受付を通っていれば名簿はありますが、受付を設けない作業では誰が来ているかを誰も把握していないことがあります。集合の時点で人数と名前を控えるだけで、発災時の作業が根本的に変わります。
点呼の順番は決まっています。第一に、その場にいる人の人数を数える。第二に、名簿と照合して足りない人を特定する。第三に、けがをしている人の有無を確認する。第四に、その場を離れてよいかどうかを判断する人を決める。この四つを、担当役員が誰であっても同じ順で実行できるようにしておきます。
作業が屋外で複数の場所に分かれている場合は、場所ごとに数える人を決めておいてください。資源回収のように地区ごとに散らばる活動では、全体を一箇所で数えることはできません。場所ごとの担当が数え、その結果を一箇所に集める形にします。
その場を解散するかどうかの判断も、事前に決めておく必要があります。子どもが参加している行事では、保護者が迎えに来るまで待つのか、その場で解散するのかで対応が大きく違います。学校の敷地内で行っている行事なら、学校の判断に従うのが原則です。校外で行っている場合は、会として判断することになるので、判断する人を当日の朝に決めておいてください。
停電と電池の切れ方を、あらかじめ見込む
安否確認の手順を作るときに抜けやすいのが、電気の問題です。手順のどれもが、端末に電気があることを前提にしています。
大きな災害では停電が広い範囲で起き、復旧に数日かかることがあります。スマートフォンの電池は、通信を探し続ける状態では通常より速く減ります。発災から半日で電池が切れる人が出ると考えておくのが現実的です。
これが安否確認に及ぼす影響は二つあります。一つは、返事が来ない人が時間とともに増えることです。最初の数時間で返事があった人でも、翌日には連絡が取れなくなる可能性があります。だから、確認は一度で終わらせず、時間を置いて繰り返す必要があります。
もう一つは、会の側の担当者も同じ状況に置かれることです。安否をまとめる担当者の端末が切れたら、それまでに集めた情報が誰にも見えなくなります。集めた情報を会として共有できる場所に置いておけば、担当者が動けなくなっても別の役員が続けられます。個人の端末のなかにだけ記録がある形は、この場面で必ず止まります。
平時にできる備えとしては、役員に対して充電の手段を確保しておくよう案内しておくことが挙げられます。会として予備の電池を用意する必要はありませんが、災害時に役割を担う人には、自分の端末を保たせる手立てを持っておいてほしいと伝えておく価値はあります。
会として抱えないと決めることも、判断のうち
安否確認の仕組みを作っていくと、対象を広げたくなる力が働きます。役員だけでなく委員も、委員だけでなく全世帯も、という方向です。この誘惑には抵抗してください。
対象を広げると、確認できない人の数が確実に増えます。300世帯に一斉に確認を出せば、返事が来ない世帯は100を超えます。その百件を、災害の当日に誰が追いかけるのでしょうか。追いかけられない人数を対象にした仕組みは、確認したという形だけが残り、実質的には何も確認していないのと同じです。
抱えないと決めるべきものは、ほかにもあります。安否が確認できない世帯への訪問を、会の義務として引き受けないこと。支援が必要と分かった世帯への物資の提供を、会の責任にしないこと。学校が担う引き渡しに、PTAとして関与する範囲を広げないこと。いずれも、善意で始めると際限がなくなる領域です。
決めておきたいのは、どこまでが会の仕事で、どこからが個人の判断かという線です。会として訪問はしないが、近所の人が自分の判断で様子を見に行くことは止めない。この線があるだけで、当日の役員が背負うものが軽くなります。
会の限界を明示しておくことは、責任を放棄することではありません。むしろ、できる範囲を確実に実行するための条件です。役員と委員の安否を確実に把握し、その人たちが動ける状態かどうかを判断できれば、それだけで学校や地域との連携において十分な役割を果たせます。
連絡先の名簿は、年に一度しか正しくない
安否確認が機能するかどうかは、名簿の鮮度でほとんど決まります。手順をどれだけ整えても、連絡先が古ければ届きません。
PTAの名簿は、年度の初めに作られてそのまま一年使われることがほとんどです。しかし、この一年のあいだに転居があり、機種変更があり、番号が変わり、保護者の勤務先が変わります。年度の後半になるほど、名簿と実態のずれは大きくなります。
対策として現実的なのは、更新の窓口を常に開けておくことです。年度の初めに一括で集めるだけでなく、変わったときにその場で直せる経路を用意します。会員が自分で書き換えられる形にすれば、担当役員の作業も減ります。
第二の連絡先を持っておくことも効果的です。本人の携帯電話が使えない状況を想定するなら、同居している別の家族の番号、あるいは電子メールの宛先を一つ足しておきます。この第二の連絡先は、平時にはまったく使いません。だからこそ、災害を想定した名簿の項目として明示的に集める必要があります。
名簿を配る形にも注意が要ります。全世帯の連絡先を印刷して配ると、災害時に手元にある利点はありますが、一年のあいだに古くなり、外に出る経路も増えます。会が管理する場所に置いて必要なときに参照する形と、役員だけが紙で持つ形を組み合わせるのが現実的です。
安否の情報を、誰にどこまで伝えるか
安否確認で集まる情報は、極めて機微なものを含みます。負傷している、家が損壊した、避難所にいる。これらは本人が公にしたいとは限りません。
会の中で決めておくべきことは三つです。集めた安否の情報を誰が見られるか。学校や自治体に渡す場合、どこまでを渡すか。そして、確認が終わったあとにその情報をいつ消すか。
見られる範囲は、対応にあたる役員に限ってください。会員全員が閲覧できる場所に安否の一覧を置くのは避けます。無事な人の名前が並ぶだけならまだしも、支援が必要な人の状況まで並ぶと、本人の意図しない形で広まります。
外部に渡す場合は、渡す目的を本人に伝えられる状況なら伝えてください。緊急の対応で伝える余裕がない場合もありますが、事後でも構いません。何を誰に渡したかの記録を残しておけば、あとから説明できます。
消す時期については、災害の対応が落ち着いた時点を基準にします。安否確認の記録を何年も残しておく理由はありません。訓練の結果として何人と連絡が取れたかという数字は残し、個々の状況の記録は落とす、という運用が現実的です。
学校の引き渡し訓練と、役割が重なるところ
多くの学校では、年に一度、災害を想定した引き渡し訓練が行われます。PTAの安否確認の仕組みは、この訓練と切り離して考えないでください。
引き渡し訓練で確認されるのは、学校から保護者へ児童生徒を引き渡す手順です。誰が迎えに来られるか、代理の引き取り者は誰か、引き渡しができない場合に学校で待機するか。この情報は学校が管理しており、PTAが同じ情報を別に集める必要はありません。
PTAとして重なるのは、訓練の当日に役員が担う役割の部分です。受付を手伝う、地区ごとの誘導を担当する、といった役割がある場合、その役員自身の安否と参集の可否を確認する必要が生まれます。ここがPTAの安否確認の中心になります。
訓練の機会は、会の連絡の仕組みを試す絶好の機会でもあります。学校の訓練に合わせて、PTAの側でも役員への一斉連絡を流し、何分で何人から返事が来るかを測ってください。実際に測ると、想定と大きく違うことが分かります。半数の返信が集まるまでに1時間以上かかる会は珍しくありません。
測った結果は必ず記録し、次の年度に引き継いでください。数字がないと、仕組みを改善したかどうかを誰も判断できません。
平時の連絡と緊急の連絡を、同じ場所に置くか
安否確認の連絡をどこで流すかは、平時の連絡をどう扱っているかと切り離せません。
平時の連絡と同じ場所に流す利点は、全員がその場所を知っていて、通知の設定も済んでいることです。緊急のためだけに別の場所を用意すると、普段使わないので通知が切られ、いざというときに届きません。一方で、平時の投稿に埋もれる危険があります。緊急の連絡が他の話題に押し流されるのは、メッセージアプリのグループで最も多く起きる事故です。緊急の投稿が埋もれる仕組みについてはLINEグループとの比較で説明しています。
投稿が積み上がる形の掲示板では、重要な投稿を上に固定できるかどうかが分かれ目になります。固定できる形なら、緊急の連絡を目立たせたまま平時の連絡と共存させられます。この違いはBANDとの比較で確認してください。話題ごとに場所を分けられる形についてはDiscordとの比較を、参加の範囲を広く取る形についてはLINEオープンチャットとの比較を、既存の交流サービスの機能を使う形についてはFacebookグループとの比較を見てください。
安否確認の観点で見るべきなのは四つです。緊急の連絡を他の投稿と区別して出せるか。返事を選択肢から選ぶ形で集められるか。誰が返事をしていないかを一覧で見られるか。そして、役員が交代しても連絡の経路が残るか。安否の情報を扱う以上、メンバー以外は見られない状態であることも前提になります。災害時を想定した使い方の例はPTAでの使われかたに載せており、学校の訓練と組み合わせる場合の形は学校での使われかたが参考になります。検討の途中で出てくる細かい点はよくある質問にまとめてあります。
安否確認が機能するかどうかは、災害の日ではなく平時に決まっている
ここまで見てきた内容を並べ直すと、災害の当日にできることはほとんどないことが分かります。
当日にできるのは、決めてあった手順を実行することだけです。誰を対象にするかは平時に決めています。返信の形式も、期限も、段階を上げる時刻も、訪問の判断も、平時に決めています。名簿の鮮度は、平時の更新の経路で決まっています。使ったことのない仕組みは当日に使えません。
逆に言えば、平時に整えられることは思ったより多いのです。対象者の一覧を作る。返事の選択肢を用意する。第二の連絡先を集める。伝言を残す電話番号を決める。年に一度、実際に流して時間を測る。どれも災害を待たずにできます。
会の連絡の形を見直すときは、この観点を判断の軸のひとつに入れてください。似た構造で見守りを担っている地域の組織については町内会での使われかたが参考になります。連絡の手段そのものを並べて比べたい場合は他のサービスとの比較に一覧があります。会の規模や役員の人数によって適した形は変わるので、具体的な条件があればお問い合わせから確認するのが確実です。
見直しの中身も決めておくと、作業として回りやすくなります。確かめるのは四つです。対象者の一覧が現在の役員と委員に一致しているか。判断する人と代理の名前が埋まっているか。伝言を残す電話番号が変わっていないか。そして、前年度の訓練で何分で何人から返事が来たかの記録が残っているか。この四つが揃っていれば、手順そのものを作り直す必要はありません。
前年度の記録を残すことの価値は、想像より大きいものです。半数の返信が集まるまでの時間が去年より短くなっていれば、名簿の更新や通知の設定の周知が効いたということです。逆に長くなっていれば、どこかで経路が切れています。数字がなければ、この判断はできません。訓練を実施したという事実だけを引き継いでも、次の役員には何も伝わりません。
最後に一つ。安否確認の手順は、作って配って終わりにせず、毎年同じ時期に見直してください。役員が代わると、決めてあったはずの判断者が会にいなくなります。年度の初めに、対象者の一覧と判断者の名前だけでも更新する。この十分程度の作業が、いざというときの結果を分けます。
Q1. PTAは、全世帯の安否を確認すべきですか？
在校中の児童生徒の安否確認と保護者への引き渡しは学校の責任であり、PTAの役割ではありません。PTAが確認するのは、活動中にその場にいたメンバー、災害時に役割を担うことになっている役員や委員、そして事前に合意のある見守り対象の世帯です。対象を絞れば人数は30人から50人程度になり、返事がない人を追いかけることが現実的になります。
Q2. 「無事なら返信不要」としてもよいですか？
安否確認では使わないでください。返信がないことが「無事」と「確認できていない」の両方を意味してしまい、区別がつかなくなります。無事であることを能動的に返してもらう形にし、返信の負担を減らしたい場合は、無事・支援が必要・避難所にいる、といった選択肢から選ぶだけで返せる形を用意してください。
Q3. 返事が来ない人には、いつ、どうやって次の手を打てばよいですか？
時間で段階を決めておきます。発災から数時間は一斉連絡の返信を待ち、半日経った時点で手段を変えて再度連絡し、一日経っても取れない場合に近隣の会員が二人以上で様子を見に行くかを判断します。それでも状況が分からない場合に学校や自治体へ情報を渡します。各段階を誰が判断するかも、代理まで含めて決めておいてください。
Q4. 災害用伝言サービスは、どう練習すればよいですか？
体験利用ができる日が設けられています。毎月1日と15日、正月三が日、防災とボランティア週間、防災週間の期間中に操作を試せます。役員会の日程がこれらに重なるなら、その場で全員に一度操作してもらってください。あわせて、伝言の宛先にする電話番号を会として一つ決め、年度の初めの資料に書いておくことが必要です。