PTAのお知らせは、出した側が思っているほど読まれていません。行事の前日に「聞いていない」という連絡が入り、集合場所に来ない家庭があり、締め切りを過ぎてから問い合わせが来る。出した本人は3週間前に配っているので、なぜ伝わらないのかが分かりません。ここを「保護者が読まないから」で終わらせると改善しません。読まれない状態にはいくつかの段階があり、段階ごとに打つ手が違います。この記事は、読まれない前提でお知らせを組み立て直すための手順です。
「読まれない」を3つの段階に分ける
まず、どこで止まっているのかを特定します。止まる場所は3か所しかありません。
第一段階は、届いていない場合です。連絡先の登録が古い、経路が変わった、子どもがプリントを渡していない。この段階で止まっているものは、文面をどう工夫しても読まれません。直すのは名簿と配布経路です。
第二段階は、届いたが開かれていない場合です。通知は来たが、後で見ようと思って忘れた。紙は受け取ったが、他の書類に紛れた。ここで止まっているものは、出す時刻、件名、見た目の問題です。
第三段階は、読んだが行動していない場合です。内容は把握したが、返事を出すのを忘れた、日付を手帳に写さなかった。ここで止まっているものは、何をいつまでにしてほしいかが伝わっていない、あるいは行動の手間が大きすぎるのが原因です。
多くの会は、この3つを区別せずに「もっと目立つように書こう」という対処に走ります。しかし第一段階で止まっているものに、太字も色も効きません。まず自分の会がどの段階で漏れているかを確かめてください。確かめる方法は後の節で扱います。
段階ごとに責任の所在も違います。第一段階は名簿と経路を管理している人の仕事、第二段階は出し方を決めている人の仕事、第三段階は文面を書いている人の仕事です。役割が分かれていれば、改善の依頼先も明確になります。
お知らせを4種類に分けて、混ぜない
PTAが出す連絡は、性質が4つに分かれます。分けずに1通にまとめているのが、伝わらない原因の大きな部分を占めます。
1つ目は周知です。決まったことを知らせるもので、受け取る側に行動を求めません。総会の結果、役員の交代、規約の改正など。
2つ目は依頼です。何かをしてほしいと頼むもので、返事や作業が発生します。委員の募集、当番の割り当て、物品の提供など。
3つ目は案内です。日時と場所を伝えて、参加の判断を求めるもの。行事の開催通知がこれにあたります。
4つ目が緊急です。すぐに知る必要があり、遅れると影響が出るもの。行事の中止、集合場所の変更、地域の安全に関する情報など。
この4つを1通にまとめると、受け取る側は優先順位を判断できません。緊急の情報が周知の文章の3段落目に埋まっていると、気づかれません。逆に、周知だけの連絡を緊急と同じ出し方で流すと、次の緊急連絡が軽く扱われます。
分けるというのは、通数を増やすということです。増やすことに抵抗を感じるかもしれませんが、1通あたりが短くなるので、受け取る側の負担はむしろ減ります。長い1通より、短い3通のほうが読まれます。
種類ごとに、出し方の型を決めておくと運用が安定します。周知は月に1回まとめて出す、依頼は締め切りの2週間前と2日前に出す、案内は日程が確定した日に出す、緊急はその場で出す。この型があると、担当者が毎回タイミングを考えずに済みます。
1通に用件を1つだけ入れる
前の節と重なる話ですが、実務でいちばん効くので独立させます。
1通に複数の用件を入れると、最初の用件しか記憶に残りません。運動会の案内の末尾に「あわせてベルマークの回収袋を来週までにお願いします」と書いても、その一行は読まれません。締め切り後に回収袋が集まらず、担当者が個別に声をかけることになります。
まとめたくなる気持ちは、配布の手間が理由です。紙を配るなら1枚にまとめたほうが印刷代も配る手間も減ります。しかしデジタルの経路であれば、通数を増やす追加のコストはほぼありません。紙の時代の作法をそのまま持ち込むと、ここで損をします。
もし複数の用件をどうしても1通に入れるなら、順番を決めます。締め切りが最も近いものを先頭に置く。締め切りのないものは最後です。そして、用件ごとに見出しをつけて、間に1行の空きを入れます。文章が続いていると、目が滑って読み飛ばされます。
用件が3つ以上ある場合は、冒頭に一覧を置きます。「このお知らせには3つの用件があります」と最初に書き、番号をつけた見出しを並べる。読む側は全体像を先に把握できるので、必要な部分だけを拾えます。
件名と最初の1行で決まる
デジタルの経路で配る場合、受け取る側が最初に目にするのは件名か通知の1行目です。ここで開くかどうかが決まります。
避けたいのは、日付や号数だけの件名です。「PTAだより第3号」では、中身が想像できません。「6月14日の資源回収について」のように、何の話かが分かる件名にします。
依頼の場合は、締め切りを件名に入れます。「【6月10日まで】夏祭りの当番希望をお願いします」。角括弧で締め切りを先頭に出すと、通知の一覧で見たときに判別できます。
緊急の場合は、緊急であることを先頭に出します。ただし、緊急という言葉を頻繁に使うと効き目が落ちるので、本当に急ぐときだけに限ってください。年に数回しか使わない言葉だから重く受け取られます。
本文の最初の1行も同じ考え方です。挨拶から始めない。「日頃よりPTA活動にご理解ご協力を賜り」で始まる文章は、最初の1行が情報を持ちません。通知のプレビューにこの一文が表示されると、何の連絡か分からないまま閉じられます。用件を先に書き、挨拶は必要なら末尾に回します。
いつ出すかで届き方が変わる
出す時刻は、読まれるかどうかにはっきり影響します。
平日の日中に出したお知らせは、勤めに出ている保護者の端末で通知が積み上がり、夕方には他の通知に埋もれます。逆に夜遅い時刻に出すと、通知音で家族を起こす苦情が出ます。
現場でよく使われているのは、平日の夕方から夜の早い時間帯です。帰宅後で、まだ寝る前という幅です。ただし、これは会の性質によります。日中に在宅している会員が多い会では、午前中のほうが読まれます。自分の会の実態に合わせて、いくつかの時刻を試して比べてください。
曜日も影響します。金曜の夜に出した依頼は、土日をはさむため返事が遅れます。週末に家族で相談してほしい内容なら金曜が良く、すぐに返事がほしいなら火曜か水曜が動きやすい曜日です。
出してよくない時刻を決めておくことも大事です。夜10時以降は出さない、朝7時前は出さない、といった線を会の中で共有しておくと、担当者が迷いません。緊急の場合だけこの線を越えてよいことにしておけば、時間外の連絡が来たこと自体が「これは急ぎだ」という合図になります。
予約して送れる仕組みがあるなら、作るのは自分の都合の良い時間、送るのは相手にとって良い時間、という使い分けができます。深夜に作業した文面が深夜に届くのを防げるので、担当者の生活も守られます。
紙のプリントを残すかどうか
デジタルに寄せる会が増えていますが、紙を全部やめる判断は慎重にしたほうがよい部分です。
紙の強みは、経路が確実なことではありません。子どもが渡さなければ届かないので、確実さではデジタルに劣ります。紙の強みは、家の中で見える場所に置けることです。冷蔵庫に貼られた1枚は、家族全員が何度も目にします。デジタルの通知は、一度流れると二度と目に入りません。
だから、残す紙と残さない紙を分けます。日付を覚えておいてほしいもの、当日に持って行くものの一覧、当番表。こうした「後から何度も見返すもの」は紙が向いています。逆に、読んで終わりのお知らせは紙にする必要がありません。
文部科学省が紹介している学校の取り組みでも、紙の配布物をオンラインに移した事例が挙げられています。
私たちは生活の多くの情報をスマートフォンなどの情報端末から収集しています。学級だよりも同じように、スマートフォンでいつでもどこからでも読むことができれば、保護者の方も安心です。 出典: 文部科学省
いつでもどこからでも読めることが利点である以上、読み返す必要のないものほどデジタルに向いていると読めます。
移行の途中では、両方出すことになります。このとき気をつけたいのが、内容の食い違いです。紙を刷ったあとに日程が変わり、デジタル側だけ直す。すると紙を見ている家庭に古い情報が残ります。どちらが正なのかを紙の上に書いておいてください。「最新の情報は配信でお知らせします」の一行があれば、食い違いが起きたときに判断できます。
広報紙をどう位置づけるか
多くの会が年に数回、広報紙を発行しています。作るのに最も手間がかかる印刷物で、しかも読まれ方が測れないという難しさがあります。
広報紙の役割は、お知らせとは違います。お知らせが「知って行動してもらう」ためのものなのに対し、広報紙は「何をしている会なのかを見せる」ためのものです。役割が違うので、評価の仕方も違います。締め切りに間に合ったか、返事が来たかでは測れません。
作る側の負担が大きいなら、まず判型と発行回数を見直します。年3回のA3見開きを年2回にする、あるいは1枚ものにする。写真中心にして文章を減らす。手間を減らしても、会の様子が伝わるという役割は果たせます。
配り方も見直せます。紙で全戸に配るのをやめ、データで配って希望者にだけ紙を渡す形にすると、印刷費が下がります。ただし、この切り替えは会員の反応が分かれるところなので、総会で諮っておくほうが安全です。予算に関わる変更でもあります。
写真を載せる場合は、掲載の同意をどう取っているかを確認してください。入会時に一括で確認している会と、行事ごとに確認している会があります。データで配る場合、紙で配るより広く拡散する可能性があるので、同意を取ったときの説明と配り方が食い違っていないかを見ておく必要があります。
宛先を全員にするか、絞るか
出す相手を毎回「全員」にしている会は多いのですが、これが読まれなくなる原因になっています。
自分に関係のない連絡が続くと、受け取る側は読む前に判断するようになります。3年生の保護者に、6年生の卒業対策委員会の連絡が毎週届く。ベルマークの担当でない人に、集計日の変更が届く。関係のない通知が5回続けば、6回目の関係ある通知も開かれません。
宛先を絞れるかどうかは、仕組みの選び方で決まります。全員に届く経路しか持っていない会では、絞ることができないので、文面の冒頭で対象を明示するしかありません。「3年生の保護者の方へ」と最初の1行に書く。それだけでも、関係ない人は早く読み終えられます。
学年、学級、委員会、当番の班。この4つで分けられると、大半の連絡は絞れます。分ける単位を最初に決めておくと、名簿の作り方も決まります。逆に、名簿が氏名と連絡先だけの一覧になっていると、あとから絞ることができません。
絞るときに気をつけたいのが、絞りすぎです。学年の連絡を学年だけに出していると、きょうだいのいる家庭が上の学年の情報しか受け取らない、といったことが起きます。全体に出すべきものと絞るべきものを、種類ごとに決めておいてください。周知は全体、依頼は対象者、案内は対象者と全体の両方、というのが扱いやすい分け方です。
出す担当を1人に固定しない
お知らせを出す作業は、気づくと1人に集まります。文面を書ける人、経路を操作できる人、名簿を持っている人が同じ1人になっていると、その人が体調を崩した日に連絡が止まります。
分けられるところは3つあります。文面を書く人、確認する人、送る人です。全部を別の人にする必要はありませんが、少なくとも送る権限は2人以上が持っておくべきです。緊急の連絡が必要な日に、権限を持つ1人と連絡がつかない状況は現実に起こります。
確認の工程を入れることにも意味があります。日付の間違い、場所の間違い、金額の間違い。この3つは、書いた本人には見えません。送る前に別の人が1回読むだけで、訂正のお知らせを出す手間が消えます。訂正が続くと、受け取る側の信用が落ちるので、この一手間は割に合います。
引き継ぎのしやすさも変わります。1人が全部やっている会では、その人が抜けたときにゼロから覚え直しになります。3つに分けていれば、抜けた1つだけを引き継げばよく、残りの2人が形を覚えています。
権限の管理も決めておきます。役員を離れた人が、いつまで送れる状態のままになっているか。年度が替わったときに権限を移す手順を文章にしておかないと、何年も前の役員が送れる状態が残ります。これは事故のもとです。
過去のお知らせを探せる状態にしておく
出したお知らせは、出した瞬間から資料になります。この意識がある会と、ない会で、翌年の負担が大きく変わります。
行事の案内を書くとき、去年の案内が手元にあれば、日付と担当を差し替えるだけで済みます。無ければ、内容をゼロから思い出すことになります。実際、広報や行事の担当が最も時間を使うのは、書く作業ではなく「去年どう書いたか」を探す作業です。
会話が流れる形式の道具を使っている場合、この検索が難しくなります。半年前の投稿までさかのぼるには、画面を延々と送ることになり、実際にはやりません。結果、毎年ゼロから書き直しています。
置き場所を分けるのが現実的な対処です。流れてよい連絡と、残す連絡を分ける。残す連絡は、日付と種類が分かる名前をつけて、年度ごとにまとめて置く。この作業は出すときに数十秒で済みますが、あとから遡って整理するのは何時間もかかります。
残しておくと役立つのは、案内の文面だけではありません。その回に何人参加したか、どんな問い合わせが来たか、何を直すべきだと感じたか。この3点を案内と一緒に置いておくと、翌年の担当が判断できます。文面だけが残っていて、結果が残っていない会が大半です。
読まれたかどうかを確かめる方法
冒頭で3つの段階に分けましたが、どの段階で止まっているかを知るには、確かめる仕組みが要ります。
最も簡単なのは、返事を求める形にすることです。周知のお知らせであっても、末尾に「確認しました」を押してもらう欄を置く。押した人と押していない人が分かれば、第一段階と第二段階の漏れが見えます。ただし毎回これをやると押す側が疲れるので、重要なものに限ります。
もうひとつは、届いた件数と読まれた件数が分かる仕組みを使うことです。送った数、届いた数、開いた数が分かれば、どこで落ちているかがすぐに分かります。届いた数が送った数より少なければ、名簿の問題です。開いた数が少なければ、件名か時刻の問題です。
紙で配っている場合は、この確認ができません。だから、紙とデジタルを併用している会では、デジタル側の数字を全体の目安として使うことになります。デジタル側で7割が開いているなら、紙だけの家庭でも似た傾向だろうと推定できます。
数字を見るときは、1回の結果で判断しないでください。行事の種類、時期、曜日で変わります。同じ種類のお知らせを何回か比べて、傾向として見ることです。そして、数字が悪かった回に何が違ったのかを記録しておくと、翌年の担当が同じ失敗を避けられます。
届かない家庭をどう扱うか
どの会にも、連絡が届かない家庭が数世帯あります。この数世帯への対応が、担当者の時間をかなり奪います。
まず、届かない理由を確かめます。連絡先が変わっている、通知を切っている、端末を使っていない、日本語での案内が読みにくい。理由が違えば手当ても違います。
連絡先が変わっている場合は、名簿の更新の仕組みの問題です。年に1回、全員に登録内容を確認してもらう機会を作れば、大半は解消します。
通知を切っている場合は、届いてはいるので、本人が見る習慣を作れるかどうかの問題です。緊急の連絡だけは通知が鳴る形にできる仕組みなら、普段の通知を切っていても急ぎのものは届きます。
端末を使っていない家庭には、紙で届ける経路を残します。数世帯なら、印刷して封筒に入れる手間は大きくありません。全員分の紙をやめて、必要な家庭にだけ紙を出す形にすれば、印刷費も配布の手間も減ります。
日本語の案内が読みにくい家庭には、文章を短く区切って書くことが効きます。難しい表現を避け、日付と場所と持ち物を箇条にする。この書き方は、実は全員にとって読みやすい書き方でもあります。
緊急のお知らせだけは経路を分ける
普段の連絡と緊急の連絡を同じ経路で流していると、緊急のときに埋もれます。
緊急にあたるのは、行事の中止や延期、集合場所の変更、地域での不審者の情報、災害時の対応です。共通するのは、時間が経つと価値がなくなるという点です。翌日に読まれても意味がありません。
分けるというのは、必ずしも別の道具を使うということではありません。同じ場所でも、緊急の連絡だけは通知が確実に鳴る、既読の確認を求める、送れる人を限定する、といった扱いにできれば足ります。
送れる人を限定するのは重要です。緊急の経路を全員が使える状態にしておくと、緊急でない連絡がそこへ流れてきます。会長と副会長と担当役員だけが出せる、というように決めておくと、経路の重みが保たれます。
そして、緊急の経路は年に1回試します。何も起きていない時期に、訓練として1通流す。届かなかった家庭がその時点で分かるので、本当に必要なときに気づくより何倍もましです。避難訓練と同じ考え方で、経路の訓練も年間予定に入れておいてください。
中止と延期の連絡は前もって型を決める
雨天中止の判断は、当日の朝に降ってきます。判断してから文面を考えていると、出すのが遅れ、すでに家を出た家庭が出ます。
決めておくことは4つです。誰が判断するか、何時までに判断するか、判断がつかない場合はどうするか、そして中止と決まったときに誰がどこへ流すか。この4つを行事の準備段階で決めて、案内の中にも書いておきます。
案内に書いておく文面は決まっています。「実施の可否は当日午前6時30分までに判断し、中止の場合のみお知らせします」という形です。中止の場合のみ流すと決めておくと、実施のときに何も流れなくても不安になりません。逆に「実施の場合もお知らせします」と書いたなら、必ず流してください。書いたことを守らないと、次から誰も案内を信用しなくなります。
判断がつかない場合の扱いも先に決めます。時間を延ばして再判断するのか、いったん中止にするのか。「30分後に改めてお知らせします」と流せる形にしておくと、待つ側も動けます。
中止の連絡文には、3つを必ず入れます。中止であること、代替日があるかどうか、当日持ってくる予定だったものをどうするか。3つ目が抜けると、問い合わせがまとめて来ます。
書き方の型を決めて共有する
文面を毎回ゼロから書いていると、担当者によって書き方が変わり、読む側が慣れません。型を決めておきます。
案内の型は、5つの要素で足ります。何があるか、いつか、どこか、誰が対象か、何をしてほしいか。この順に並べ、それぞれ1行で書く。前置きも締めの挨拶も要りません。詳しい説明が必要なら、5行のあとに続けます。
依頼の型は、要素が6つになります。上の5つに、締め切りが加わります。締め切りは冒頭と末尾の2か所に書きます。1回だけだと見落とされます。
中止や変更を伝える型では、変更前と変更後を並べて書きます。「変更しました」だけでは、何がどう変わったか分かりません。前と後を並べれば、読む側が差分を確認できます。
型を文書にして、役員の引き継ぎ資料に入れておいてください。会長が代わっても、広報の担当が代わっても、届く文章の形が揃います。読む側にとっては、形が揃っていること自体が読みやすさになります。
お知らせの置き場所をどう決めるか
ここまでの工夫は、どこから出すかが決まっていて初めて効きます。出す場所が複数に分かれていると、担当者はそのすべてに同じ文章を貼ることになり、どこかで貼り忘れます。
いま多くの会が使っているのはメッセージアプリのグループです。届く広さは他にない強みで、総務省の調査ではLINEの利用率は60代でも91.1%に達しています。年配の会員が多い会でも届く可能性が高いのは、この数字が示すとおりです。詰まるのは、過去のお知らせを探すときと、誰が読んだかを知りたいときです。どこが噛み合わないかはLINEグループとの比較にまとめてあります。会員同士の連絡先を見せずに運用したい場合はLINEオープンチャットとの比較が近い論点を扱っています。
掲示板の形でお知らせを積み上げていく考え方はBANDとの比較、写真と記事を並べて会の様子を見せる形はFacebookグループとの比較、委員会ごとに話題の場所を分ける設計はDiscordとの比較にそれぞれ整理してあります。会員向けの連絡は外から読まれる前提で書くものではないので、メンバー以外は見られない状態を保てるかどうかは前提条件になります。
学校単位の団体としての組み立てはPTAでの使われかた、学校からの連絡と会からの連絡を分けて扱う形は学校での使われかたに例があります。回覧板からの移行を考えている場合は町内会での使われかた、会員の入れ替わりが多い団体はサークルでの使われかた、少人数へ個別の連絡を混ぜる形は教室での使われかたが参考になります。細かい疑問はよくある質問にまとめてあります。
出し方が良くなっているかどうかは、3つで測れます。1通あたりの用件の数、行事の前日に来る問い合わせの件数、そして締め切りまでに返事が来た割合です。1つ目が減り、2つ目が減り、3つ目が上がっていれば、伝わり方は改善しています。3つとも変わらないのに担当者だけが疲れているなら、直すのは文面ではなく、出す場所と名簿の側です。
Q1. PTAのお知らせは1通にまとめたほうが親切ではないですか？
紙で配るなら枚数が減る利点がありますが、読まれ方は逆になります。1通に複数の用件を入れると最初の用件しか残らず、末尾に書いた依頼は締め切り後に個別の声かけを生みます。配信の経路なら通数を増やす負担がほとんどないので、用件ごとに分けて短く出すほうが結果的に手間が減ります。
Q2. お知らせを出すのに適した時間帯はいつですか？
勤めに出ている会員が多い会では、平日の夕方から夜の早い時間帯が読まれやすい傾向があります。日中に在宅している会員が多い会では午前中が動きます。夜10時以降と朝7時前は出さないという線を会で共有し、緊急のときだけ越えてよいことにしておくと、時間外の連絡そのものが急ぎの合図になります。
Q3. 紙のプリントは全部やめてよいですか？
やめる紙と残す紙を分けてください。読んで終わるお知らせはデジタルに寄せられますが、当番表や持ち物の一覧のように何度も見返すものは、家の中で目に入る紙のほうが機能します。併用する期間は、日程変更などで内容が食い違うことがあるため、最新の情報がどちらにあるかを紙に書いておくと混乱しません。
Q4. 読まれているかどうかを確かめる方法はありますか？
届いた数と開かれた数が分かる仕組みを使うのが最も確実です。届いた数が少なければ名簿の問題、開かれた数が少なければ件名か出す時刻の問題と切り分けられます。仕組みがない場合は、重要なお知らせに限って確認の返事をもらう形にすると、届いていない家庭が特定できます。