バンド アプリという言葉で検索する人には、二通りの目的がある。音楽のバンドを組むための道具を探している人と、団体の連絡をまとめるアプリとしてのBANDを調べている人である。この記事は後者を扱う。町内会、PTA、部活、教室といった集まりのとりまとめ役が、連絡と予定と写真をどこに集めるかを決めるための材料として、公式ページに書かれている仕様を順に確かめていく。読み終えたときに、自分の団体で足りるのか、どこで足りなくなるのかが判断できる状態を目指す。
バンドアプリは、団体の運営を前提に組まれている
BANDは、NAVERが提供しているグループ向けの連絡アプリである。一対一のやりとりを中心に作られたメッセージアプリとは出発点が違い、複数人の集まりを運営する側の機能から組まれている。公式の説明も、その順で書かれている。
BANDは他のメンバーと連絡先を交換せずに参加することができ、さらに情報保護に関する国際認証を取得しているので、セキュリティも問題なくご利用いただくことができます。 出典: band.us
ここに出てくる国際認証は、SOC2とSOC3、そしてISO/IEC27001である。町内会やPTAで新しい道具を役員会に諮るとき、「どこの会社のものか」「安全なのか」と必ず聞かれる。認証の名前を挙げて説明できる材料があるかどうかは、実務では意外に効く。
スマートフォンのアプリだけでなく、パソコンのブラウザからも使える。パソコンは band.us にアクセスして使う形になっており、アプリを入れずに済む。役員の中に「スマートフォンは持っているが小さい画面で長文は打てない」という人がいる団体では、この点が決め手になることがある。
無料で使える範囲と、人数の上限
料金の話を先に片づけておく。BANDは、団体の運営に使う機能について費用がかからない。公式の案内では、スマートフォン、タブレット、パソコンのすべての端末で無料で使えると書かれている。
人数の上限も公表されている。グループに招待できるメンバーの数に上限はなく、1人のユーザーが作れるグループの数は200個までとされている（それ以上必要な場合は問い合わせる案内になっている）。町内会の全戸、学校の全学年、地域の連合会といった規模でも、人数で引っかかることはない。
無料で提供できている理由も、公式のよくある質問に書かれている。アプリの中に広告を表示することで無料のサービスを成り立たせている、という説明である。会員に案内するときに「なぜ無料なのか」と聞かれることがあるので、この理由は把握しておくとよい。広告が表示されること自体を気にする会員がいる可能性も、頭に入れておく。
写真の保存についても、条件が明記されている。
グループの写真をアルバムへシェアしたり、イベント毎に整理ができます。保存期間の制限はないので、アルバムの写真はいつでもダウンロードできます。 出典: band.us
保存期間の制限がないという点は、運動会や地域の行事の写真を毎年ためていく団体にとって大きい。一定期間で削除される仕組みだと、毎年ダウンロードして別の場所へ保存する作業が要る。その手間が発生しないという意味になる。
機能ごとに、団体の運営でどこが効くか
BANDにある主な機能は、公式のページで7つに整理されている。運営の側から見て、それぞれどこで効くのかを並べる。
掲示板は、全員に届けたい連絡を投稿する場所である。文字だけでなく写真、動画、ファイルの添付、投票を同じ投稿に載せられる。回覧板の代わりとして使う場合、本文と地図と申込みの投票を1つの投稿にまとめられるかどうかで、会員の手数が変わる。
カレンダーは、予定を登録して確認する場所である。地図を添付できるほか、出欠確認を予定に紐づけられる。部活の練習や試合、町内会の行事のように、日程と出欠がセットになる運営では、この紐づけがあるかどうかが効く。日程を投稿し、別に出欠を取る形だと、集計のときに突き合わせる作業が残る。
トークは、一部のメンバーや全員とやりとりする場所である。写真やファイルの送信のほか、音声通話とビデオ通話もできる。パソコンのビデオ通話では画面共有ができるため、役員会をオンラインで開くことにも使える。
アルバムは写真を整理する場所で、先に触れたとおり保存期間の制限がない。ライブ配信は、特別な機材を用意せずスマートフォン1台で配信できる形になっており、配信後の動画を掲示板に共有することも、端末に保存することもできる。
権限の設定は、運営の安定に直結する。リーダーが、メンバーの活動できる範囲を団体の形に合わせて変えられる。投稿できる人を限る、コメントを制限する、といった調整ができる。会員数が多い団体では、全員が何でも投稿できる状態だと運営が荒れる。ここを絞れるかどうかで、続くかどうかが変わる。
連絡先を交換せずに参加できるという設計
団体の連絡で、いちばん相談が多いのが個人情報の扱いである。LINEのグループに入れると、ふだん付き合いのない会員同士が、互いの表示名やアイコンを見ることになる。電話番号を集めて連絡網を作ると、その名簿を誰が保管するのかという問題が残る。
BANDは、参加するときに連絡先を交換しない設計になっている。招待のリンクを共有する、印刷したQRコードを読み取ってもらう、といった方法で参加してもらう形である。電話番号やメールアドレスでの登録に加えて、LINE、Facebook、Appleのアカウントを連携して登録することもできる。連携した場合でも、トークの内容や友だちリストは連動しないと明記されている。
公開の範囲も設定できる。公開の種類を「秘密」にすると、招待を受けたメンバーだけが参加でき、グループの内容が外部に公開されない。逆に、会員を広く募りたい場合は、検索で見つけられる形にして参加申請を受け付けることもできる。
参加の条件を絞ることもできる。信頼できるメンバーだけを受け入れたい場合、性別、年齢、電話番号の認証を済ませた人だけが参加できる設定にできる。参加申請を先に受け取り、承認したメンバーだけを入れる形にもできる。詳しい手順は公式のヘルプに整理されている。
スマートフォンを持っていない会員がいる場合の扱いも用意されている。公式のよくある質問では、全員がアプリを入れるのが望ましいとしたうえで、スマートフォンを持っていない人にも同じ内容をSMSで届けられると案内している。全戸加入の町内会のように、必ず何人かは持っていない前提で組む必要がある団体では、この逃げ道があるかどうかが実務上の分かれ目になる。
団体ごとにプロフィールを分けられる
複数の団体に同じアプリで参加すると、名前や写真をどこまで見せるかが気になる。BANDでは、参加しているグループごとに違うプロフィールを設定できる。
町内会では本名と役職、趣味のサークルでは呼び名だけ、というように分けられる。同じプロフィールを使うグループをまとめて指定することもできる。プロフィール写真を設定せず、名前だけの状態で使うこともできる。設定の場所はプロフィールの管理についてのヘルプにまとめられている。
とりまとめる立場としては、この仕組みを会員に先に伝えておくと、参加への抵抗が下がる。「他の団体で使っている名前がそのまま出るのではないか」という心配が、いちばん多い問い合わせである。グループごとに変えられると一言添えるだけで、そこは済む。
誕生日と性別については、何度も変更できない固有の情報として扱われる点も案内されている。会員に登録を案内するとき、ここだけは慎重に入力するよう添えておくとよい。
退会したときの扱いも押さえておきたい。グループから抜けるときに、自分が投稿した内容を消したい場合は、退会する前に削除する必要がある。退会だけをすると、投稿は残る。役員が任期を終えて抜けるときに、自分の投稿を消してから抜けると、経緯が追えなくなる。逆に、個人の写真を残したくない人は先に消す必要がある。どちらの扱いにするかを、運営の側で決めておくほうが揉めない。手順は参加と退会についてのヘルプにある。
リーダーの引き継ぎと、権限の分け方
任期が1年で回る団体で、いちばん重いのが引き継ぎである。BANDには、そこに当たる仕組みが用意されている。
一緒に運営する人が必要な場合、サブリーダーを指定して、運営に必要な権限を分けて渡せる。会員をグループに分けておけば、グループごとに権限を設定することもできる。会長と書記と会計で見える範囲を変えたい団体では、この分け方が使える。
リーダーの権限そのものは、リーダーだけが委任できる。サブリーダーはリーダーを委任できない。ここは運営上の注意点になる。会長が任期の終わりに委任の操作をしないまま退任すると、引き継ぎが止まる。年度の替わりに、委任の操作を手順として組み込んでおく必要がある。
ただし、逃げ道もある。リーダーが長期間訪問していない場合は、メンバーの投票で新しいリーダーを選べる仕組みがある。連絡が取れなくなった前の会長にアカウントが残ったままで、グループが動かせなくなるという事態は避けられる。
掲示板の整理にも仕組みがある。投稿にタグを付けて、タグごとにまとめて確認できる。よく使うタグを掲示板として作っておけば、テーマ別に分けて読める。タグの入力を必須にする設定もできる。会議の記録、行事の案内、会計の報告といった種類が混ざる団体では、この分け方があると後から探せる。
実際にどんな団体が使っているか
公式サイトには、活用事例が7つの分類で並んでいる。スポーツチーム、学校とPTA、部活と部活動の地域移行、会社と団体、サークル、習い事と教室、自治会と公共である。町内会、PTA、部活、教室というこの記事の読者層は、そのまま公式が想定している層と重なっている。
紹介されている内容を読むと、効いている場所には共通点がある。日程の共有と出欠の確認が最初に楽になり、次に写真や動画による活動の記録が続く。役員会の開催回数そのものが減ったという自治体の例も挙げられている。連絡を取る手間が減るだけでなく、集まる回数が減るところまで行くと、役員の負担の減り方が変わる。
逆に、レビューには不満も出ている。通知の数が実際の件数と合わないという指摘が、App Storeのレビューに残っている。会員数の多いグループで通知が多くなると、読まれ方が落ちる。導入するときは、通知の設定を会員に案内する手順を最初に用意しておくのが現実的である。通知はグループごとに設定でき、休止する設定も用意されている。
LINEグループやオープンチャットと並べて考えるとき
ほとんどの団体は、いまLINEで連絡している。そこから移すかどうかを決めるとき、比べる軸は3つに絞れる。
1つめは、過去の連絡を後から探せるかである。LINEグループは新しい投稿が上に積み上がる形なので、3か月前の連絡を探すのは難しい。掲示板の形になっていて、タグで分けられる仕組みがあると、探せるようになる。この違いを機能ごとに並べたのがLINEグループとの比較である。
2つめは、誰が読んだか分かるかである。出欠を取る場面では、返事のない人を追いかける作業が発生する。投稿ごとに既読の状況が見えるかどうかで、その追いかけ方が変わる。
3つめは、参加するときに個人の情報がどこまで見えるかである。LINEのオープンチャットは、本名を出さずに参加できる点で団体向けに使われることがあるが、参加者の管理と過去の記録の扱いには別の癖がある。その違いはLINEオープンチャットとの比較で確かめられる。
BANDそのものと、他の団体向けツールを機能ごとに並べたものはBANDとの比較にまとめてある。乗り換えるかどうかを決める表としてではなく、いま足りていない機能が何なのかを見つけるための表として使うほうが、判断が早い。
会員に案内するときに用意するもの
役員会で使うことが決まってから会員へ広げる段で、いちばん時間を取られるのが説明である。ここは公式が資料を用意しているので、自分で作らずに済む。公開されているのは3種類で、基本的な使い方をまとめた説明書、アカウントの登録から基本の機能までを追った始め方のガイド、機能ごとの詳しい手引きである。役員会には機能の手引きを、会員には始め方のガイドを配る形にすると、同じ質問を何度も受ける状態から抜けられる。自分で説明書を作ると、次の担当が更新できずに古いまま残る。公式の資料を案内する形にしておけば、その心配もない。
招待の方法は2通り用意されている。招待のリンクをメールかSMSで共有する形と、QRコードを印刷して読み取ってもらう形である。町内会や学校のように紙の配布がまだ生きている団体では、後者が効く。回覧の用紙や掲示板、学年の通信にQRコードを載せれば、リンクを転送してもらう手間がなくなる。検索から見つけてもらう形にしたい場合は、公開の種類を「秘密」ではなく一覧に出る設定へ変え、参加の申請を受け付ける流れにする。会員を限る団体は「秘密」のまま、広く募る団体は一覧に出す、と使い分けられる。
スマートフォンを持っていない会員には、同じ内容をSMSで届けられる。全員がアプリを入れる形が望ましいとしたうえで、その逃げ道が公式に案内されている。ただしSMSで届くのは連絡の文面で、掲示板の過去の投稿やアルバムの写真までは見られない。紙の配布をいつまで続けるかは、この差を踏まえて決めることになる。全戸加入の町内会なら、最初の1年は紙と並行し、2年目から判断する形が現実的である。
会員向けの案内に必ず1行入れておきたいのが、通知は自分で調整できるという説明である。参加してすぐ通知の多さで嫌になる人が出ると、そこから先へ広がらない。案内の文面は、どこに何を投稿するかを3行で書き、通知の変え方を1行添える。それだけで、最初の1か月の問い合わせはかなり減る。
ファイルと通知の扱いを、先に決めておく
団体の運営で残るものは連絡だけではない。総会の資料、決算の書類、行事の計画、名簿の様式といったファイルが毎年増えていく。BANDでは種類を問わずファイルを共有でき、フォルダに分けて整理できる。年度ごとにフォルダを作る形にしておけば、翌年の担当は前年のフォルダを開くだけで前例を確かめられる。表計算のファイルが会長のパソコンの中にしか保存されていない状態から抜けるのは、この一手である。
投稿の管理にも手当てがある。自分が書いた投稿とコメントをまとめて確認でき、グループごとに絞って見ることも、複数を選んで一度に削除することもできる。退任する役員が自分の投稿を整理して抜けたい場合も、1件ずつ探し回らずに済む。ただし、抜けたあとに投稿を消すことはできない。消すなら退会の前である。この順番だけは、引き継ぎの手順として文字で残しておくほうがよい。
通知は、静かにしたい時間帯を設定できるほか、参加しているグループごとに変えられる。役員のグループは通知を受け、全体のグループは朝にまとめて確認する、といった分け方ができる。会員数が多い団体では、通知の設計が読まれ方をそのまま決める。全員に同じ設定を強いる必要はなく、役員だけが細かく受け取る形にしておけば、連絡が止まることはない。
決めておくことを並べると4つになる。どの種類の連絡を掲示板に投稿し、どれをトークで済ませるか。予定は誰が登録するか。写真をアルバムに保存するときに、写っている会員の同意をどう取るか。ファイルのフォルダを年度で切るか、種類で切るか。この4つを最初の役員会で決めてから会員に案内すると、運用の途中で作り直す手間がなくなる。逆に、決めずに始めた団体では、半年後に投稿が散らばって探せなくなり、もう一度やり直すことになりやすい。
1つにまとめるか、役員用と全体用に分けるか
団体の中で、どの単位でグループを作るかは最初に迷うところである。全体で1つにするか、役員用と全体用の2つに分けるか、学年や班ごとに作るか。作れる数は1人あたり200個までなので、数の面で困ることはない。
判断の目安は、読まなくてよい人にまで届く連絡がどれだけあるかである。役員の打ち合わせを全体のグループで進めると、関係のない会員にまで通知が届き、肝心の連絡が埋もれる。一方で、最初から4つも5つも作ると、どこに投稿したかを覚えるほうが手間になる。多くの団体では、全体で1つ、役員で1つの2本立てから始め、必要が出た単位だけ足していく形が収まりやすい。
同じ団体の中で分けたいだけなら、グループをいくつも作らず、1つの中でメンバーをグループ分けして権限を設定する方法もある。会計の書類は役員だけが見られる形にし、行事の案内は全員が読める形にする、という使い分けができる。グループを増やすと参加の案内を人数分やり直すことになるので、まず1つの中で分けられないかを先に考えるほうが早い。
合わないのはどんな場合か
おすすめできる団体と、そうでない団体がある。事実を並べておく。
会員数が多く、行事が年間を通して複数ある団体には合う。掲示板とカレンダーとアルバムが1つに入っており、人数の上限がないため、規模で詰まらない。写真の保存期間に制限がないので、活動の記録を毎年ためていく形にも向く。
一方で、連絡の量がごく少ない団体では、機能が多すぎて持て余す。月に1回、日程の連絡をするだけの集まりなら、いま使っている手段のままでよい。新しいアプリを入れてもらう手間のほうが大きい。
年配の会員が多く、スマートフォンを持っていない人の割合が高い団体も注意が要る。SMSで届ける逃げ道はあるが、掲示板やアルバムは見られない。全員に同じ情報が届く形にはならないため、紙の配布を並行して続けるかどうかを先に決めておく。
広告が表示されることを気にする会員がいる可能性もある。無料である理由が広告なので、そこは変えられない。会員に案内する文面で、無料の理由として先に書いておくほうが、後から指摘されるより収まりがよい。
道具を1つに寄せるかどうかで、次の担当の負担が決まる
ここまで機能を並べてきたが、とりまとめる立場の判断はもっと単純なところで決まる。役員が代わるときに引き継ぐものが1つで済むかどうかである。
いま多い形はこうである。連絡はLINEグループ。予定は紙の年間計画。出欠は紙の回覧か、口頭。写真は個人のスマートフォンの中か、別のアルバムアプリ。名簿は表計算のファイルで、会長のパソコンに保存されている。これが5つに分かれていると、引き継ぎの資料そのものを作るのに時間がかかる。次の担当は、どこに何があるかを覚えることから始める。
続かなくなる団体は、道具が悪かった団体ではない。引き継ぐものが多すぎた団体である。逆に言えば、連絡と予定と出欠と写真が同じ場所に入っていれば、渡すものは1つになる。さらにメンバー以外は見られない形になっていれば、公開範囲の説明を毎年やり直さなくて済む。
団体の種類によって、いちばん重い場所は違う。町内会は回覧板と出欠の集計、そして名簿の扱いが重い。その事情に沿った形は町内会での使われかたで確かめられる。PTAは役員の任期が1年で回るため、引き継ぎそのものが本題になる。こちらはPTAでの使われかたにまとめてある。サークルは会費の管理と出欠が中心になりやすく、サークルでの使われかたが近い。教室や道場は、欠席した生徒への共有と保護者への案内が繰り返される。そこは教室での使われかたに整理してある。
料金、人数の上限、写真の保存の条件といった、役員会で必ず聞かれる点はよくある質問に集めてある。会議に持っていく前にそこを読んでおくと、その場で答えられる質問が増える。
判断の順番をまとめると、こうなる。まず、いま連絡が届いていない人が何人いるかを数える。次に、探せなくて困っている記録が何かを1つ挙げる。最後に、来年の担当に渡すものがいくつあるかを数える。この3つの数字が出れば、いまの手段を続けるか、1か所に寄せるかは自然に決まる。機能の多さではなく、この3つで選ぶ。
Q1. バンドアプリは本当に無料で使えますか？
公式の案内では、スマートフォン、タブレット、パソコンのすべての端末で無料で使えるとされています。無料である理由は、アプリの中に広告を表示していることだと公式のよくある質問で説明されています。団体の運営に使う掲示板、カレンダー、アルバム、通話といった機能に、別途の料金はかかりません。
Q2. メンバーは何人まで招待できますか？
グループに招待できるメンバーの数に上限はありません。1人のユーザーが作れるグループの数は200個までとされており、それ以上必要な場合は問い合わせる案内になっています。全戸加入の町内会や、全学年を対象にした学校の連絡でも、人数で足りなくなることはまずありません。
Q3. 参加すると電話番号や名前は他のメンバーに見えますか？
連絡先を交換せずに参加できる設計になっているため、電話番号が他のメンバーに見えることはありません。名前と写真は、参加しているグループごとに別のプロフィールを設定できます。町内会では本名、趣味の集まりでは呼び名だけ、という使い分けができます。
Q4. 会長が代わるとき、グループはどう引き継ぎますか？
リーダーの権限は、リーダー本人がリーダー委任のメニューから他のメンバーへ渡します。サブリーダーは委任できないため、退任する前に必ず本人が操作する必要があります。連絡が取れなくなった場合は、長期間訪問がないリーダーに代えて、メンバーの投票で新しいリーダーを選ぶ仕組みが用意されています。