「緊急 連絡 網 の 作り方」で調べる人が求めているのは、樹形図の書き方だけではありません。誰から誰へつなぐかを決め、名簿をどこまで配り、つながらなかったときにどうするかまで決めないと、作った紙は使えません。この記事では、連絡の種類を3つに分ける作業、電話をつなぐ順番の決め方、名簿に載せる項目と配る範囲、電話がつながらない事態を前提にした二段目の用意、訓練でかかる時間を測る手順、そして年度替わりの引き継ぎを順に並べます。町内会、PTA、部活、教室のように、いざというときに全員へ届けなければならない立場の人を想定しています。
作る前に、何のための連絡かを3つに分ける
連絡網が使えない形になる原因は、1つの紙で全部をやろうとすることです。求められる連絡は、性質の違う3つに分かれます。先に分けてください。
1つ目は、安否の確認です。こちらから尋ねて、相手の状況を集めます。集める側が答えを受け取る必要があるため、一方通行では終わりません。地震や大雨のあと、部員や会員が無事かどうかを確かめる場面です。
2つ目は、一斉のお知らせです。こちらから伝えて終わります。返事は要りません。行事の中止、休講、集合場所の変更が当てはまります。
3つ目は、参集の指示です。決まった役の人に集まってもらいます。対象が限られていて、確実に届く必要があります。役員の招集や、当番の交代がこれに当たります。
3つを分けると、必要な形が変わります。一斉のお知らせは、順番につなぐ形で足ります。安否の確認は、返事を集めなければならないので、順番につなぐ形とは相性が悪い。参集の指示は、対象が限られるので、名簿全体を使う必要がありません。
多くの会は、この3つを1枚の樹形図でやろうとしています。結果として、安否の確認を電話のつなぎで回し、最後の人まで届くのに時間がかかり、誰が答えていないかも分からなくなります。
先に決めるのは、3つのうちどれを紙の連絡網でやり、どれを別の形でやるかです。一斉のお知らせは紙の連絡網で足ります。安否の確認は、返事が集まる形が要ります。参集の指示は、役の人の連絡先を別に1枚持っておくほうが早い。この振り分けだけで、作る紙の枚数と内容が決まります。
会の人数も判断に入ります。20人までなら、とりまとめる人が1人で全員に連絡できます。樹形図を作る必要がありません。50人を超えると、1人では回りきらないので分担が要ります。人数を数えてから形を選んでください。
電話でつなぐ形の作り方と、つなぐ順番の決め方
紙の連絡網を作る場合、手順は決まっています。順に埋めてください。
第1段は、班に分けることです。1つの班を5世帯から7世帯にします。これより多いと、班の中で回り切るのに時間がかかります。少なすぎると、班の先頭に立つ人の数が増えて、とりまとめる人の負担が上がります。
第2段は、班の先頭を決めることです。とりまとめる人が班の先頭へ連絡し、班の先頭から班の中を回します。班の先頭は、日中に連絡が取れる人を選んでください。勤めに出ていて日中に出られない人を先頭にすると、そこで止まります。
第3段は、班の中の順番を決めることです。地理的に近い順に並べると、いざというときに直接訪ねられます。名前の順で並べると、覚えやすい代わりに、離れた家に連絡することになります。どちらでもよいのですが、決めた理由を書き添えておくと、次の担当が並べ替えずに済みます。
第4段は、最後の人がどうするかを決めることです。ここが抜けている連絡網が多くあります。班の最後の人が、班の先頭に折り返して「回りました」と伝える形にしてください。折り返しがないと、とりまとめる人は届いたかどうかを知る手立てがありません。班の先頭が、とりまとめる人へ「うちの班は回りました」と1回連絡する。これで全体の状況が分かります。
第5段は、つながらなかったときの経路を書くことです。次の人につながらなければ、その次の人へ飛ばします。飛ばした人には、後でもう一度かけます。この決まりを紙に書いておいてください。書いていないと、つながらない人のところで止まります。
第6段は、伝える内容の型を決めることです。「誰から」「何が起きたか」「何をしてほしいか」「次にかける先」の4つを口で言える形にします。長い文を読み上げる形にすると、伝わる途中で変わります。30秒で言える長さにしてください。
紙の体裁は、1枚に収めます。裏面に続く形にすると、慌てているときにめくりません。文字は大きくします。夜間に見ることも、年配の会員が見ることもあります。
置き場所も決めてください。引き出しの奥に入れてあると、いざというときに出てきません。電話の近くに貼る、玄関に貼る、手帳に挟むのいずれかを、配るときに合わせて伝えます。冷蔵庫に貼る形を勧める会もあります。どこでもよいのですが、決めずに配ると各家庭でばらばらになり、探す時間が生まれます。
持ち出す形も1つ用意しておくと役に立ちます。紙を折りたたんで財布に入る大きさにしたものを、班の先頭だけに渡す。家を離れているときに連絡を回す必要が出た場面で効きます。10人の班の先頭だけなら、作る手間もわずかです。
名簿に載せる項目と、配る範囲を決める
連絡網の紙には連絡先が並びます。ここが個人情報の扱いと直接つながるところです。会社の連絡網についても、この点が繰り返し指摘されています。
もしもの場合に備えて、社内での緊急連絡体制を万全にしておきたい方へ。会社用の緊急連絡網の作り方、個人情報保護に関する利用上の注意点や、電話・メール・SNS・専用アプリといった連絡手段について、それぞれ解説します。 出典: aspicjapan.org
載せる項目は、連絡に使うものだけに絞ってください。氏名と、つなぐ先の電話番号があれば連絡網は成立します。住所は、直接訪ねる必要がある会だけ載せます。勤務先や生年月日は要りません。
連絡先を2つ載せるかどうかは、判断が分かれます。日中と夜間で出られる番号が違う人がいるため、2つ載せると確実性が上がります。引き換えに、載る情報が2倍になります。会員が選べる形にして、1つでよい人は1つだけ載せるのが落ち着きます。
配る範囲も決めます。全員に配る形は、いざというときに誰でも動けます。ただし、配った紙は回収できません。班ごとに分けて配る形にすると、1人が知る範囲が班の中に収まります。50世帯の会で全員に全員の番号を配るのと、班の5世帯分だけを配るのでは、広がる範囲が10分の1になります。
班ごとに配る形にする場合、班をまたいで連絡する必要が出たときに困ります。そこで、班の先頭の連絡先だけは全員に配る形にしてください。これで、班をまたぐ連絡も通ります。
配る形も決めておきます。紙で配るなら部数を数えて記録します。電子的に配るなら、転送されることを前提にしてください。パスワードを付けても、受け取った人が広げるのは止められません。
そして、いつ消すかを決めます。年度で入れ替わる会では、年度末に古い版を回収するか処分する形にしてください。処分の呼びかけを1回出すだけで、家に残る古い名簿が減ります。回収まではできなくても、呼びかけた記録が残っていることに意味があります。
電話がつながらない事態を前提に、二段目を用意する
紙の連絡網の弱点は、いざというときに最も出ます。大きな地震のあと、電話がつながらないことがあるからです。この点は総務省が明記しています。
地震等の災害が発生した場合、通信が混み合って電話がつながりにくくなります。電気通信事業者各社では、こうした通信の混雑の影響を避けながら、家族や知人との間での安否の確認や避難場所の連絡等をスムーズに行うため、「災害用伝言サービス」を提供しています。 出典: soumu.go.jp
同じ説明の中で、災害用伝言サービスの種類も挙げられています。171番に電話をかける災害用伝言ダイヤル、携帯電話の接続機能を使う災害用伝言板、インターネットを使う災害用伝言板の3つです。つまり、電話がつながらない事態は想定されたうえで、別の手段が用意されているということになります。
会の連絡網に当てはめると、二段目を書いておく作業になります。書くのは3行です。
1行目は、電話がつながらないときに何を使うかです。文字での連絡なら、電話がつながりにくいときでも届く場合があります。会で使っている連絡の手段を1つ書いてください。
2行目は、それも通らないときにどうするかです。決まった時刻に決まった場所へ集まる、という取り決めが実際的です。「連絡が取れない場合は、翌日の午前9時に公民館前」と書いておけば、連絡が全く通らなくても合流できます。
3行目は、安否を家族に伝える手段です。会の連絡網とは別に、家族との連絡が要ります。災害用伝言ダイヤルの番号を紙に書き添えておくと、会員が自分の家族との連絡にも使えます。会の紙に1行あるだけで役に立ちます。
もう1つ、携帯電話の事業者が違う会員がいることも見込んでください。ある事業者の網が使えなくなったときに他の事業者の網を一時的に使う仕組みが用意されつつあります。会としてできるのは、班の中で使っている事業者がそろわないように分けることです。同じ事業者ばかりの班は、その事業者が止まったときに班全体が止まります。
紙の連絡網を作ることは無駄ではありません。ただし、紙の連絡網が前提にしている「電話はつながる」という条件が崩れる場面があることを、作る側が把握しておく必要があります。二段目を書いておけば、崩れたときに動けます。
連絡が止まる場所は、だいたい決まっている
作った連絡網が使われない、あるいは途中で止まる。起きる場所は決まっています。先に手当てしてください。
第一に、班の先頭が出られない場面です。日中に勤めに出ている人を先頭にしていると、ここで止まります。先頭を2人にして、どちらかが出ればよい形にすると、止まりにくくなります。
第二に、留守番の応答に切り替わる場面です。伝言を残すか、次へ飛ばすかを決めておいてください。伝言を残す場合、何を残すかも決めます。詳しい内容を残すのは避け、「会からの連絡です。折り返してください」までにしておくと、他の人が聞いても差し支えありません。
第三に、番号が変わっている場面です。連絡網の紙は、年に1回しか更新されません。その間に番号が変わった人がいると、そこで止まります。更新の仕組みは次の節で扱います。
第四に、誰に伝えるかを間違える場面です。紙の樹形図は、自分の次が誰かを線でたどります。慌てていると1つずれます。紙に「あなたの次は◯◯さん」と各人ごとに書いた形で配ると、たどる作業が消えます。手間はかかりますが、止まる原因が1つ減ります。
第五に、内容が変わっていく場面です。口で伝えると、5人目には別の話になります。伝える内容を短くして、数字と場所と時刻だけにしてください。「明日の行事は中止」であれば変わりません。「雨の様子を見て判断するが、今のところ中止の方向」では変わります。
第六に、夜間に連絡する判断が付かない場面です。何時までなら電話してよいかを決めておいてください。決めていないと、とりまとめる人が判断に迷って翌朝に回します。翌朝に回した結果、間に合わないことがあります。「危険が迫っている連絡は時間を問わない。それ以外は午後9時まで」といった線を引いておけば、迷いません。
連絡網の作り方を説明する側も、手順を踏むことの必要性を挙げています。
緊急連絡網の作り方について詳しく解説します。効果的な緊急連絡網を構築するためには、以下のステップを踏むことが重要です。 出典: ocrenger.jp
手順を踏む意味は、抜けを防ぐことにあります。止まる場所が決まっているなら、そこを1つずつ埋める作業が手順になります。
誰が連絡を出す判断をするのか、決めておく
作り方の説明では触れられにくいところですが、実際に止まるのはここです。連絡網が整っていても、出すかどうかを決める人が決まっていないと、誰も動きません。
決めるのは3点です。
1点目は、判断する人です。会長か、防災の担当か、その日の当番か。1人に決めて、その人が不在のときの代わりも決めます。2人までにしてください。3人以上並べると、互いに相手が出すと思って誰も出しません。
2点目は、出す基準です。何が起きたら連絡を回すのかを、具体的に書きます。「震度5弱以上の地震」「大雨の警報が出たとき」「行事の当日に警報が出ているとき」のように、判断に迷わない形にします。「危険だと思われるとき」と書くと、その場の判断になり、後で「なぜ出さなかったのか」という話になります。
3点目は、出さない判断も記録することです。基準に当てはまらないから出さなかった、という記録を残してください。残していないと、判断していないことと区別が付きません。手帳に1行で足ります。
そのうえで、判断する人が被災している場面も見込んでください。地域の会では、判断する人自身が動けないことがあります。代わりの人が「連絡先の紙を持っていない」状態になると、そこで止まります。判断する人と代わりの人の両方が、名簿と基準の紙を持っている形にしてください。
連絡を出す時刻の記録も残します。何時に第1報を出し、何時に折り返しが戻ったか。次の訓練や、次の年の見直しで使う材料になります。記録が無いと、遅かったのか速かったのかを誰も判断できません。
行事の中止を判断する会では、判断の締め切りも決めてください。「当日の午前6時に判断して、6時30分までに連絡を開始する」。締め切りが決まっていれば、参加する人も待つ時間が分かります。決まっていないと、朝から何度も問い合わせが来ます。
訓練をして、かかった時間を測る
作ったら、一度回してください。回さないまま置いてある連絡網は、いざというときに使えないことが多くあります。
訓練の形は簡単です。とりまとめる人が「これは訓練です」と付けて連絡を始め、最後の人から折り返しが戻るまでの時間を測ります。測る項目は3つです。全体にかかった時間、つながらなかった人の数、内容が変わっていたかどうか。
50世帯の会で、5世帯ずつの10班に分けた形なら、全体が回るのに30分から1時間かかります。1時間を超えるなら、班の数を増やすか、班の人数を減らしてください。
つながらなかった人の数は、そのまま名簿の古さを示します。50世帯のうち5世帯につながらなければ、1割の番号が古いということです。この数字が分かれば、更新の必要性を会議で説明できます。
内容が変わっていたかどうかは、最後の人に何を聞いたかを尋ねれば分かります。変わっていたら、伝える型が長すぎます。短くしてください。
訓練の頻度は、年に1回で足ります。年度の初め、名簿を更新した直後に回すのが効率的です。更新の結果を確かめる作業と、訓練が一度で済みます。
訓練をするときに、必ず先に伝えておくことがあります。訓練であることです。伝えずに回すと、驚いた会員が家族に連絡し、話が広がります。「今週のどこかで訓練の連絡を回します」と予告してから始めてください。
訓練の結果は記録に残します。かかった時間、つながらなかった件数、気づいた点。1枚に書いて次の担当へ渡します。渡していないと、毎年同じ場所で止まります。
子どもが関わる会では、連絡網の作り方が変わる
学校、部活、少年団、教室のように子どもが関わる会では、連絡網の宛先が本人ではなく保護者になります。ここで形が変わります。
まず、宛先が二重になります。子ども本人と保護者の両方に届けたい場面と、保護者だけに届けたい場面があります。引き渡しの場所を伝えるのは保護者、集合の時刻を伝えるのは本人。どちらに何を伝えるかを分けておかないと、片方だけが知っている状態になります。
次に、保護者が複数の連絡先を持つ場合があります。父と母のどちらに連絡するか、どちらにもつながらないときに誰に連絡するか。緊急の場面では、ここを事前に聞いておく価値が高くなります。年度の初めに聞く用紙に、連絡の優先順位を書く欄を1つ足してください。
さらに、引き渡しの決まりが要ります。子どもを誰に引き渡すかを、緊急の場面で判断することになります。祖父母や、近所の人が迎えに来る場合があります。事前に「迎えに来る可能性のある人」を聞いておけば、その場で迷いません。この項目は連絡網の紙ではなく、別の名簿で扱ってください。連絡網の紙に載せると、配る範囲が広がりすぎます。
学校の連絡と会の連絡が重なる点も見込んでください。学校からの一斉の連絡と、部活の連絡と、保護者会の連絡が別々に届くと、保護者は3か所を見ることになります。どれが最新かが分からなくなります。会としてできるのは、学校が出す連絡と重ねないことです。「学校からの連絡が出た場合は、それに従ってください」と1行書いておけば、重なったときの優先順位が決まります。
30人の部活で、保護者の連絡先を2つずつ集めると60件になります。紙の連絡網で60件を扱うのは現実的ではありません。子どもが関わる会では、一斉に届く形へ移す判断が早めに来ます。
名簿の更新と、年度替わりの引き継ぎ
連絡網が使えなくなる最大の原因は、名簿が古くなることです。作ったときは正しくても、1年で変わります。更新の仕組みを作ってください。
更新の機会を年に2回作ると、ずれが小さくなります。年度の初めに全員へ確認を1回、年度の途中に1回。途中の1回は、行事の出欠を集める機会に合わせると、別の作業を増やさずに済みます。
確認の取り方は、変わった人だけ知らせてもらう形にします。全員から返事を求めると、集まるまでに時間がかかります。「お電話番号が変わった方のみお知らせください」と書けば、返事の数が減り、集計も速くなります。
ただし、この形には穴があります。変わったのに知らせない人が残ります。穴を埋めるのが、前述した訓練です。訓練でつながらなかった人を洗い出せば、知らせなかった人が分かります。
年度替わりの引き継ぎで渡すものは4つです。最新の名簿、班の分け方とその理由、つながらなかった人の記録、訓練の結果。この4つがそろっていれば、次の担当は作り直さずに済みます。
引き継ぎで最も失われやすいのは、2つ目の班の分け方の理由です。地理で並べたのか、名前の順で並べたのか、日中に出られる人を先頭にしたのか。理由が渡っていないと、次の担当が名前の順に並べ替えて、日中に出られない人が先頭になります。
3つ目のつながらなかった人の記録も、渡らないことが多くあります。前の担当が「あの家はいつもつながらない」と知っていても、頭の中にしかありません。記録として渡っていれば、次の担当は最初からその家を別の経路で扱えます。直接訪ねる、近所の人に頼む、別の時間帯にかける。手立ては複数あります。知らないまま同じ時間帯にかけ続けると、毎年同じ場所で止まります。
渡す形も決めてください。紙で渡すと、渡した先で1部だけになります。会として共有できる場所に保存して、開ける人を役職で決めておく形にすると、担当が代わっても残ります。個人の端末だけに入っている状態は、その人が会を離れた時点で失われます。
古い版の扱いも決めます。新しい版を配ったら、古い版を処分するよう1行添えてください。添えないと、家に3年分の名簿が残ります。残った古い名簿に載っている番号が使われて、転居した人に連絡が行くことがあります。
電話の連絡網から、一斉に届く形へ移すとき
ここまでの手順を踏むと、紙の連絡網に手間がかかることが見えてきます。班分け、順番、折り返し、二段目、訓練、更新。これを毎年繰り返すのが、とりまとめる人の負担です。移す判断をする会が増えているのは、この負担が理由です。
移す形として最も多いのが、トークのグループです。1回の投稿で全員に届くので、つなぐ順番が要りません。班分けも折り返しも消えます。ただし、緊急の連絡には向かない面があります。投稿が新しい連絡で上へ流れるため、数日後に集合場所を確かめようとすると遡ることになります。誰が読んだかも分かりにくく、安否の確認には使いにくい。項目ごとの違いはLINEグループとの比較に並んでいて、連絡の残り方、参加の管理、役員が代わったときの引き継ぎを横に置いて確かめられます。
緊急の連絡に要る条件を挙げると、3つになります。
1つ目は、大事な連絡を上に固定できることです。集合場所と時刻が固定されていれば、数日後でも同じ場所を見れば分かります。流れる形では、同じ質問が個別に届きます。
2つ目は、返事が集まることです。安否の確認は、伝えるだけでは終わりません。誰が答えていて誰が答えていないかが一覧で分かれば、答えていない人に絞って電話をかけられます。電話をかける先が50世帯から5世帯に減れば、確認にかかる時間が10分の1になります。
3つ目は、メンバー以外は見られない状態が保てることです。集合場所や会員の名前は、会の中だけで扱うものです。誰でも入れる場に出すと、外から見えます。
移すときに必ず出てくるのが、全員が使えるのかという問いです。年配の会員がいる会では、ここが最初の関門になります。現実的なのは、両方を残す形です。連絡は一斉に届く形に移し、紙の連絡網は「画面を使わない会員への連絡」の部分だけ残す。50世帯のうち5世帯が画面を使わないなら、5世帯分の電話の連絡だけが残ります。班分けも折り返しも要らなくなります。
引き継ぎの形も判断に入れてください。紙の連絡網は、担当が代わるたびに作り直されます。作り直すたびに、前年の工夫が消えます。記録が会の側に残り、担当が代わっても投稿がそのまま残る形にしておけば、前年の訓練の結果を踏まえて次を組めます。町内会での使われかたとPTAでの使われかたには、お知らせが上に固定された状態、予定、写真が同じ場所に並んだ画面が見本として用意されているので、連絡と記録が同じ場所にある形がどう見えるかを確かめられます。部活や学校の単位で使う場合の形は学校での使われかたにまとまっています。
最後に、連絡網という道具の位置づけを言い直しておきます。紙の連絡網は、1人が全員に連絡する手段が無かった時代に、人をつないで全員に届けていた仕組みです。1回で全員に届く手段があるなら、つなぐ必要はありません。残るのは、届かない人への連絡と、届いたかどうかの確認だけです。この2つに絞って作り直すと、紙は1枚で足ります。切り替えるときにつまずきやすい点はよくある質問に整理されています。
Q1. 緊急連絡網は何人ずつの班に分ければよいですか？
1つの班を5世帯から7世帯にしてください。これより多いと班の中を回り切るのに時間がかかり、少なすぎると班の先頭に立つ人の数が増えて、とりまとめる人の負担が上がります。班の先頭は日中に連絡が取れる人を選び、できれば2人にしてどちらかが出ればよい形にすると止まりにくくなります。
Q2. 連絡網の紙には何を載せればよいですか？
氏名と、つなぐ先の電話番号があれば成立します。住所は直接訪ねる必要がある会だけ、勤務先や生年月日は載せません。配る範囲は班ごとに分け、班の先頭の連絡先だけを全員に配る形にすると、1人が知る範囲が班の中に収まります。50世帯の会なら、広がる範囲が10分の1になります。
Q3. 災害で電話がつながらないときはどうすればよいですか？
総務省は、地震等の災害が発生した場合に通信が混み合って電話がつながりにくくなると説明しており、171番の災害用伝言ダイヤルや災害用伝言板といった災害用伝言サービスが用意されています。会の連絡網には、電話が通らないときに使う手段と、それも通らないときの集合場所と時刻を書き添えてください。
Q4. 作った連絡網が本当に使えるか確かめる方法はありますか？
年に1回、訓練として回してください。「これは訓練です」と付けて連絡を始め、最後の人から折り返しが戻るまでの時間、つながらなかった人の数、内容が変わっていたかどうかの3つを測ります。50世帯を10班に分けた形なら30分から1時間が目安です。1時間を超えるなら班の数を増やしてください。