応募 フォーム 作り方を調べている人の多くは、フォームの作り方そのものではなく、集まった応募をどう扱うかで困っています。役員の希望を聞く、講座の受講者を募る、行事の係を決める。どれも応募を受け付けたあとに名簿へ残し、定員を締め、断る人には断りの連絡を入れる作業が待っています。この記事では、フォームを作る手順と入れる項目の決め方を押さえたうえで、受け付けたあとに自分が困らない形にする段取りまでを順に整理します。
応募フォームが必要になる場面は、会の中にいくつもある
応募フォームというと、企業の求人や採用の場面を思い浮かべがちです。ところが集まりをとりまとめる立場から見ると、応募を受け付ける場面は年間にいくつも出てきます。
いちばん多いのは、役員や係の希望を聞く場面です。総会の前に「来年度どの係を引き受けられるか」を全世帯に聞く形は、町内会でもPTAでも定番です。第1希望から第3希望まで順番に聞き、集まった希望をもとに割り振ります。この作業を紙の回覧でやると、集まるまでに3週間かかり、集まったあとで希望が重なっている係を調整する作業が始まります。
次に多いのは、講座や教室の受講申し込みです。定員があり、先着で締めるか抽選にするかを決める必要があります。行事の係の募集、バザーの出品者募集、役員候補の推薦受け付けも同じ形です。部活や少年団なら、合宿の参加申し込みや用具の共同購入の希望取りがこれに当たります。
これらに共通するのは、受け付けが目的ではないことです。受け付けた内容をもとに割り振ったり、定員で切ったり、名簿に残したりする作業が本体です。だから応募フォームを作るときは、フォームの見た目を整えるより先に、集まったあとに何をするかを決めておくほうが効きます。
紙でやっていた作業をそのままフォームに移すと、かえって手間が増えることもあります。紙の回覧は集まるのが遅い代わりに、集まった時点で束になっていて扱いやすいという面があります。フォームは集まるのが速い代わりに、画面の中に散らばります。速さだけを理由に移すと、扱いにくさが後から来ます。
応募をフォームで受け付けることで、24時間受付可能です。また、インターネットと接続端末さえあれば応募できるため、手間がかからないのもポイント。 出典: tayori.com
24時間受け付けられることは確かに大きな利点です。ただし、24時間いつでも届くということは、通知が夜中にも来るということでもあります。受け取る側の負担をどう抑えるかも、最初に決めておく話です。
応募フォームを作る手順
手順を5つに分けます。この順番で進めると、作り直しがほとんど出ません。
第1の段取りは、何を決めるための応募かを1文で書くことです。「来年度の班長を10班ぶん決めるため」「秋の講座の受講者を20人まで受け付けるため」のように書きます。この1文が決まっていないと、聞く項目が増えていきます。逆に決まっていれば、その判断に使わない項目は全部落とせます。
第2の段取りは、締め切りと、締め切ったあとの動きを決めることです。締め切りの日だけでなく、「締め切りの翌日に割り振り、3日後に本人へ連絡する」までを先に決めます。応募する側は、いつ返事が来るかを気にしています。フォームの案内文にこの予定を書いておくと、締め切り前後の問い合わせがほとんど消えます。
第3の段取りは、項目を決めることです。次の節で詳しく書きますが、原則は絞ることです。
第4の段取りは、道具を選んで実際に作ることです。作る時間は項目が8問程度なら20分から30分です。ここに時間をかけすぎないためのこつは、去年の同じ募集のフォームを複製することです。複製できる形で保管しているかどうかで、毎年の作業量が変わります。
第5の段取りは、自分で1回答えてみることです。作った本人が回答者として通してみると、選択肢の抜けや、答えようのない設問が必ず1つか2つ見つかります。スマートフォンの画面でも通すと、選択肢が多すぎて縦に長くなっている設問が見つかります。年配の会員が多い会では、この1回の確認が回答率に直に効きます。
案内の出し方も手順の一部です。フォームのURLだけを送ると、何の募集か分からないまま開かれます。案内には、何を決めるためか、いつまでか、何人ぶんか、答えるのに何分かかるかの4つを書きます。所要時間を書くだけで着手されやすくなります。
入れる項目の決め方
項目は絞るほど集まります。これは実務でも繰り返し確かめられている話です。
上記の目的を踏まえ、応募フォームに入れる項目を決めましょう。自社に必要な項目に絞ることで、入力数が増えすぎることを避けて、応募者の入力時の負担を軽減できます。もし「やたらと項目数が多い」「あまり関係ない項目が入っており煩わしさを感じる」となってしまうと、応募者の入力負担が大きくなり、途中で離脱されるかもしれません。 出典: synergy-marketing.co.jp
絞る基準は1つで、「今回の割り振りに使うか」です。使わない項目は、あとで必要になったときに聞けば足ります。住所を聞く必要があるのは、郵送するものがあるときだけです。年齢を聞く必要があるのは、年齢で分ける枠があるときだけです。
そのうえで、会の募集で外せない項目は次のとおりです。氏名は姓と名を別の設問に分けます。名簿と突き合わせる必要があるからです。班や学年のように名簿側にある区分は、自由記述ではなく選択式にします。連絡のつく手段を1つ聞きます。電話番号かメールアドレスのどちらかで、両方は要りません。
希望を順番に聞く設問は作り方にこつがあります。第1希望から第3希望までを別々のプルダウンにし、同じ選択肢を並べます。1つの設問で複数選択にすると、どれが第1希望か分からなくなります。そして最後に「どうしても引き受けられない係があれば教えてください」という設問を1つ置きます。この設問があると、割り振ったあとの断りが大きく減ります。
自由記述は1問だけにします。「ご希望や事情があればお書きください」を最後に置きます。ここに書かれる内容が、割り振りでいちばん効く情報になることも多いので、削りません。ただし2問以上置くと、書く負担が急に増えて途中でやめる人が出ます。
必須にする項目も絞ります。氏名と連絡先と第1希望だけを必須にし、残りは任意にします。必須が多いと、答えられない設問1つで全体が送れなくなり、結局電話がかかってきます。
無料で作れる道具と、その向き不向き
応募フォームは無料で作れます。会で使われる道具は主に3つです。
Google フォームは、Google アカウントがあれば無料で使えます。回答は自動でグラフになり、スプレッドシートへ流せば表として扱えます。設問の形は豊富で、プルダウン、複数選択、日付、ファイルの添付まで作れます。会の募集にはほぼこれで足ります。弱いところは、名簿を持っていないことと、定員で自動に締める仕組みが厳密でないことです。
Microsoft Forms は、Microsoft アカウントか職場のアカウントがあれば使えます。Excel との行き来がしやすく、学校や職場で Microsoft 365 を使っている会では、そちらに合わせるほうが手間が少なくなります。Teams の中で回答を集める形も作れます。
3つ目は、集まりの連絡をまとめる道具に付いているフォームです。連絡と名簿と応募の受け付けが同じ場所にあるので、誰が応募して誰がまだかを突き合わせる作業が発生しません。メンバー以外は開けない形で受け付けられるため、外から埋められる心配もありません。一方で、会員が新しく使い方を覚える必要が出ます。
選ぶときの軸は3つです。1つ目は、応募者が会員に限られるかどうかです。会員限定の募集なら、名簿を持っている道具のほうが後が楽です。外の人からも受け付けるなら、誰でも開けるフォームが向きます。2つ目は、同じ募集を毎年繰り返すかどうかです。繰り返すなら、複製しやすさと保管場所の分かりやすさが効きます。3つ目は、引き継ぐときに渡すものの個数です。
比べ方に迷うときは、いま使っている道具との差から見るのが早いです。連絡をLINEで回している会なら、LINEグループとの比較で、募集の受け付けと名簿が分かれていることで生まれる手間の中身を確かめられます。書き込みが流れて後から探せないことが苦しいなら、LINEオープンチャットとの比較のほうが近い論点です。
おすすめを1つに決めるより、年に何回募集をするかで決めるほうが確実です。年1回なら使い慣れた道具のままで足り、月に1回以上あるなら、受け付けと名簿がつながっている形に移す価値が出ます。
応募フォームにするメリットと、紙に残る強み
フォームにする利点は4つに整理できます。
1つ目は、集まるのが速いことです。紙の回覧で3週間かかっていた希望取りが、フォームなら3日で7割ほど集まります。総会の日程が決まっていて逆算が苦しい会では、この速さがそのまま余裕になります。
2つ目は、書き間違いと読み取れない字が消えることです。紙の回覧でいちばん時間を取られるのが、読めない字を確かめる作業です。選択式にしておけば、この作業自体が消えます。
3つ目は、集計が要らないことです。第1希望ごとの人数が自動で出るので、重なっている係がすぐ分かります。割り振りの検討に入るまでの時間が短くなります。
4つ目は、記録が残ることです。誰がいつ何を希望したかが残るので、翌年の引き継ぎで「去年はこう決めた」を示せます。紙は保管場所が変わると行方不明になります。
一方で、紙に残る強みもあります。回覧板は全世帯に確実に回り、フォームのURLを開けない人にも届きます。役員会の場で全員の手元に同じ紙があると、その場で決まりやすいという面もあります。フォームに完全に移すのではなく、回答の入口をフォームにして、集計結果を紙1枚にして役員会に持っていく形が、多くの会で落ち着きます。
紙とフォームを併用するときは、紙の回答を打ち込む担当を1人に決めます。2人で分担すると、同じ紙を2回打つか打ち漏らすかのどちらかが起きます。打ち込みは10件で15分ほどなので、分担する必要はほとんどありません。
定員のある募集で気をつけること
定員がある募集は、フォームの設定だけに頼ると事故が起きます。
Google フォームには、回答の受け付けを締める設定があります。公開アイコンから[回答を受付中]をオフにできるほか、終了日や回答数の上限を先に設定しておけます。ただし、複数の人が同時に回答した場合は、上限に関係なく回答が受け付けられます。定員20人の講座に21人目や22人目が入ることが実際に起きます。
だから、定員のある募集では設定を安全装置として使い、最終的な人数は届いた回答を見て決める前提にします。案内文には「先着順で、定員を超えた場合はお断りのご連絡をします」と書いておきます。この1文があるかないかで、断りの連絡のしやすさがまったく変わります。
抽選にするなら、先着とは別の段取りが必要です。締め切りまでは全員受け付け、締め切り後に抽選する形にします。案内文に「応募多数の場合は抽選」と書き、抽選の方法も添えます。「役員会で立ち会いのうえ抽選」と書くだけで、後から公平さを問われたときに説明できます。
断りの連絡は、まとめて同じ文面で送ります。個別に書き分けると時間がかかり、しかも書き分けた内容の差が後で問題になります。「今回はご希望に沿えませんでした。次回の募集は○月に予定しています」のように、次の機会を添えると受け取る側の納まりが良くなります。
順番を付けて割り振るときの決め方も先に決めておきます。第1希望が重なったときに何で決めるかです。よく使われるのは、去年引き受けていない人を先にする、応募の早い順にする、役員会で相談する、の3つです。どれを使うかを案内文に書いておくと、決まったあとに理由を聞かれても答えられます。書いていないと、決めたあとに基準を作ったように見えてしまい、説明が苦しくなります。基準は1つに絞らず、第1の基準と、それで並んだときの第2の基準まで決めておくと迷いません。
定員に届かなかったときの動きも先に決めます。締め切りの3日前に応募が定員の半分なら、締め切りを延ばすのか、定員を下げて実施するのか、中止するのか。この判断を誰がするかを最初に決めておくと、締め切り直前に役員へ相談する手間が消えます。
集まった応募を名簿に残すまで
応募の受け付けは、名簿に残すまで終わりません。ここが抜けると、翌年に同じ作業をゼロから繰り返します。
まず、応募の一覧をそのまま名簿にしないことです。応募の一覧には、断った人も、辞退した人も、重複して出した人も混ざっています。ここから「今年の係の名簿」を別に作ります。列は、氏名、班または学年、引き受けた係、連絡先、決まった日付の5つで足ります。
次に、この名簿を誰が持つかを決めます。とりまとめた本人のパソコンの中にあると、役員が代わったときに渡し忘れます。会として共有する場所に置き、次の役員が開ける状態にします。共有の設定をするとき、フォームの共同編集者を外してもリンクされたスプレッドシート側の権限は自動で外れないことに注意します。両方から外す必要があります。
そして、断った人の記録も残します。「今回は定員でお断りした」という1行があると、次の募集で声をかける順番の判断に使えます。この記録がないと、毎回同じ人を断ることになり、そのうち応募が来なくなります。
名簿と連絡の経路が離れていると、係が決まったあとの連絡でまた手間が出ます。係ごとに声をかけるとき、名簿を見ながら連絡アプリで個別に送る作業になり、送った相手が分からなくなります。会の規模や形によって効く道具は変わるので、町内会での使われかたやPTAでの使われかたのように、近い形の会の流れを見て判断するのが早いです。教室や習い事のように受講者を募る形が中心なら、教室での使われかたが近い形です。
応募の入口をどこに作るか
フォームができても、開いてもらえなければ応募は集まりません。入口の作り方で回答率が変わります。
会の中でいちばん効く入口は、いま連絡が届いている場所です。連絡をLINEのグループで回している会なら、そこにURLを流すのが最短です。メールで回している会なら本文にURLを入れます。ここで注意したいのが、URLが長いと折り返して切れることです。折り返しで切れたURLを押すと開けず、そこで応募をやめられます。短縮したURLを使うか、押せる形で貼られるか確かめてから送ります。
紙の回覧と併用するなら、QRコードを載せます。作り方は、フォームのURLからQRコードを作って画像として貼るだけです。載せるときは、コードの横に「読み取れない場合はこちらへお電話ください」と連絡先を添えます。読み取れない人が一定数いるのは前提で、そこを塞いでおかないと電話が役員の自宅にかかります。QRコードの大きさは、A4の回覧なら3センチ角あれば読み取れます。小さすぎると古い端末で読めません。
掲示板に貼る形もありますが、掲示板だけを入口にするのは避けます。通る人しか見ないので、応募できる人が偏ります。掲示板は募集をしていることを知らせる役に使い、実際の応募は手元の端末から入れる形にします。
入口を作ったあとは、締め切りの前に1回だけ思い出してもらう連絡を入れます。入れる時期は締め切りの2日前です。早すぎると忘れられ、当日だと間に合いません。このとき、すでに答えた人に同じ連絡が届くと「もう出したのに」という反応が出ます。名簿と応募の受け付けが同じ場所にある道具なら、まだ出していない人にだけ送れるので、この摩擦が起きません。別々の道具で回しているなら、文面に「すでにご提出の方はご放念ください」の1行を入れておきます。
応募の入口を毎年同じ形にしておくと、会員側も慣れます。去年と同じ場所に同じ形で案内が出るなら、開くまでの迷いが消えます。募集のたびに入口を変える会は、毎回同じだけ説明の手間がかかります。写真や資料の保管場所とあわせて経路を1つに寄せている会の流れは、サークルでの使われかたで確かめられます。
受け付けたあとの連絡を3つの型で用意しておく
応募フォームを作るときに一緒に用意しておくと後が楽になるのが、返す連絡の文面です。型を3つ作っておけば、締め切り後に書く作業がほぼ消えます。
1つ目は受付の確認です。Google フォームには、回答を送った人に回答の控えを送る設定があります。これを使うと、送った本人の手元に内容が残るので「送れたかどうか分からない」という問い合わせが減ります。控えを送らない設定にするなら、送信後に表示されるメッセージを書き換えて、「受け付けました。結果は○月○日までにご連絡します」と入れておきます。既定の「回答を記録しました」だけでは、いつ返事が来るか分からないまま待たせることになります。
2つ目は決定の連絡です。割り振りが決まったら、引き受けてもらう係と、その係の年間の予定を添えて送ります。ここで予定を添えるかどうかが、あとで辞退が出るかどうかを分けます。「第1希望の会計を担当していただきます。集まりは年3回、5月と9月と2月の予定です」まで書いてあれば、都合が合わないなら早い段階で申し出てもらえます。決定だけを伝えて予定を後で送ると、予定を見た段階で辞退が出て、割り振りをやり直すことになります。
3つ目は断りの連絡です。定員を超えたときや、希望が重なって別の人になったときに送ります。文面は全員に同じものを使います。「今回はご希望に沿えませんでした。次回の募集は○月に予定しています」のように、次の機会を添えると受け取る側の納まりが良くなります。理由を個別に書き分けると、書いた内容の差が後から比べられて、公平さを問われる元になります。
この3つの文面を、募集を出す前に書いておきます。締め切り後に書こうとすると、割り振りの検討で疲れた状態で文面を考えることになり、言葉がきつくなりがちです。落ち着いているうちに書いておくほうが、結果として丁寧な連絡になります。連絡の宛先が名簿とつながっていれば、この3つを送る作業はそれぞれ数分で終わります。離れていると、宛先を1件ずつ探す作業がここで発生します。
個人情報の扱いを先に決めておく
応募フォームは個人情報を集める道具です。ここを決めずに始めると、あとから困ります。
まず、集めた情報を何に使うかをフォームの冒頭に書きます。「ご記入いただいた内容は、来年度の係の割り振りとその後のご連絡にのみ使用します」の1文で足ります。長い規約は要りません。会の募集で問題になるのは、書いていないことに使ってしまうことです。係の割り振りのために集めた連絡先を、別の行事の案内に使うと、そこで苦情が出ます。
次に、誰が見られるかを決めます。フォームの共同編集者を増やすと、その人は回答も見られます。役員全員を共同編集者にすると、全員が全世帯の連絡先を見られる状態になります。見る必要があるのは割り振りをする人だけなので、絞ります。見られる範囲を役ごとに分けられる形になっているかどうかは、道具を選ぶときに確かめておく価値があります。
そして、いつ消すかを決めます。応募の一覧は、名簿に写したあとも残り続けます。翌年の募集で参考にするために1年は残し、その先は削除する、という決まりにしておくと、古い連絡先が何年も残ることを防げます。Google フォームでは回答の削除は元に戻せないので、消す前に名簿へ写し終えたかを確かめます。
子どもが関わる募集では、もう1段の注意が必要です。子どもの氏名や学年を集めるとき、保護者の同意をどう取るかは会の決まりによります。法律の解釈を役員が断定するのは避け、学校や連合の決まりに合わせている会が多いです。迷ったら、集める項目を減らすほうへ寄せます。学年だけで足りるなら、クラスまでは聞きません。
保管する場所も決めます。とりまとめた本人のパソコンの中にあると、退任したあとも個人の端末に残ります。会として共有する場所に置き、退任時に個人の端末からは消す、という流れを決まりにしておくと、引き継ぎと同時に片付きます。これは紙の応募用紙でも同じ話で、段ボールに入ったまま自宅に残っている会は珍しくありません。
応募が集まらないときに見るところ
応募が集まらないとき、案内を出し直す前に見るところが3つあります。
1つ目は、開かれているかどうかです。案内は届いているのに開かれていないなら、問題は案内文にあります。何の募集か、何分で終わるかが件名や1行目に書かれていないと開かれません。逆に開かれているのに答えられていないなら、問題はフォームの中にあります。
2つ目は、どの設問で止まっているかです。設問数が12問を超えるあたりから、途中でやめる人が目に見えて増えます。必須の項目が多すぎて、答えられない1問で送れなくなっている場合もあります。自分でスマートフォンから通してみると、どこで手が止まるかが分かります。
3つ目は、そもそも判断できる情報が足りているかです。「来年度の係の希望」を聞くとき、それぞれの係が年間どれくらいの作業量かが書かれていなければ、答えようがありません。答えられないから保留になり、保留のまま締め切りが来ます。係ごとに「年間の集まりは3回、作業は延べ6時間程度」のような目安を添えるだけで、回答が動きます。
3つとも当たっていないなら、集まらない理由は案内の外にあります。引き受けたくない事情が会の中にあるということで、フォームの作り方では解けません。その場合は、係の中身を軽くするか、複数人で分ける形に変えるかの相談が先です。応募フォームは、引き受けられる人を見つける道具であって、引き受けたくない人を動かす道具ではありません。
募集の仕組みを見直すときに会員から出やすい質問はよくある質問にまとまっているので、役員会に持っていく資料としてそのまま使えます。
Q1. 応募フォームは無料で作れますか？
Google フォームも Microsoft Forms も、アカウントがあれば無料で作れます。設問数や回答数の制限も、会の募集で足りる範囲にあります。有料の道具を検討する理由が出るのは、名簿との突き合わせや定員の自動締め切りを機械に任せたいときで、フォームを作ること自体には費用はかかりません。
Q2. 応募フォームに入れる項目は何問くらいが適切ですか？
今回の割り振りに使う項目だけに絞ると、多くの場合6問から8問に収まります。設問数が12問を超えるあたりから、途中でやめる人が目に見えて増えます。住所や年齢は、郵送するものがあるときや年齢で分ける枠があるときだけ聞きます。
Q3. 定員を超えて応募が来てしまうことはありますか？
あります。Google フォームで回答数の上限を設定していても、複数の人が同時に回答した場合は上限に関係なく受け付けられます。案内文に「先着順で、定員を超えた場合はお断りのご連絡をします」と先に書いておき、最終的な人数は届いた回答を見て決める前提にしておくと安全です。
Q4. 集まった応募を翌年に引き継ぐにはどうしますか？
応募の一覧とは別に、氏名、班または学年、引き受けた係、連絡先、決まった日付の5列で名簿を作り、会として共有する場所に置きます。断った人の記録も1行残しておくと、次の募集で声をかける順番の判断に使えます。個人のパソコンの中だけに置くと渡し忘れます。