体験教室の申し込み、見学会の受け付け、イベントの参加登録。電話とメールで受けていたものを画面に移したいと思ったとき、最初に迷うのはどのツールを使うかではありません。何を聞くか、定員をどう守るか、申し込んだ人にどう返すかの3つです。
申し込みフォームの作り方は、手を動かす部分だけなら10分で終わります。ただし、設問を1つ増やしただけで申し込みが目に見えて減る一方、必要な項目が抜けていると受け付けたあとに全員へ問い合わせ直すことになります。この記事では、設問の絞り方、無料で使えるツールの違い、自動返信と定員の扱い、受け付けたあとの名簿づくりまでを順に確かめます。料金と制限の数字は2026年9月時点で各社が自社の料金ページに掲載している内容です。
電話とメールで受けていた申し込みを画面に移す理由
体験や見学の申し込みを電話で受けている集まりでは、決まった時間帯にしか受け付けられません。教室の先生が1人で回している場合、レッスン中は電話に出られず、折り返しの電話がつながらないまま申し込みが消えます。どれだけ消えているかは数えようがなく、消えたことにも気づきません。
メールで受ける形にしても、別の問題が残ります。必要な項目を書いてもらえないため、返信で聞き直すやり取りが1往復から2往復増えます。名前と希望日だけ書かれたメールに、学年と連絡先と保護者の氏名を聞き返し、返ってくるのを待つ。この間に、申し込んだ側の気持ちが冷めます。
画面のフォームに移すと、この2つが同時に解決します。受け付けは24時間動き、必要な項目は空欄では送信できません。加えて、申し込みの一覧が最初から表になっているため、名簿を手で打ち直す作業がなくなります。
一方で、画面に移したことで新しく決めなければならないことも出てきます。定員に達したあとどうするか、キャンセルの連絡をどこで受けるか、個人情報をどこまで集めるか、集めたものを誰が見られる状態にするか。とりまとめる立場から見ると、フォームの作り方そのものよりも、この4つを決めていないほうが後で困ります。
続けるかどうかを決める立場で見るべき点は1つです。担当が代わったときに引き継ぐものが増えないか。フォームを作った人しか中身を直せない状態だと、その人が抜けた時点で受け付けが止まります。作る段階で、少なくとも2人が編集できる形にしておいてください。
申し込みフォームを作る3つの手段
作る手段は大きく3つに分かれます。どれを選ぶかは、費用ではなく「何件くらい来るか」と「決済まで受けるか」で決まります。
1つ目は、無料のフォーム作成サービスを使う形です。Googleフォームが代表で、Googleアカウントがあれば費用はかかりません。回答が表に溜まり、集計のグラフも出ます。体験や見学の申し込みのように、受け付けて連絡するだけの用途ならこれで足ります。
2つ目は、申し込み専用のフォームサービスを使う形です。自動返信メール、重複回答の防止、担当者への通知、対応状況の管理などが最初から付いています。申し込みが月に数十件を超えて、複数の人で対応を分担する段階になると、この形に移す価値が出ます。
3つ目は、自分のサイトにフォームを作り込む形です。見た目を完全に合わせられて、申し込みの流れも自由に組めますが、作る費用と直す手間がかかります。集まりの運営で選ぶ場面はほとんどありません。
手段を比べる前に確かめたいのは、申し込みフォームが何のために必要かという点です。
イベントやサービスの申し込みフォームを作ろうと思ったとき、どのように作成すればいいのか、どんな工夫をすれば申し込みが増えるのか、迷ってしまいますよね。 この記事では、申し込みフォームを作るための3つの主な手段や、回答率をぐっと高めるためのコツ、さらに無料で使えるおすすめツール8選を詳しく解説します。 出典: form.run
判断の順番としては、まず無料のもので1回受け付けてみて、手で埋めている作業が月に3時間を超えたら有料に移す形がおすすめです。来る件数が分からないうちに機能で選ぶと、使わない機能に費用を払い続けることになります。
無料で使えるツールの制限を先に確かめる
無料と書かれていても、制限のかかる場所は各社で違います。申し込みの受け付けで引っかかるのは、回答の件数、設問の数、そして広告の表示です。
Googleフォームは、Googleアカウントがあれば費用なしで使えます。設問の数や回答の件数に実用上の制限はなく、フォームも必要な数だけ作成できます。制限があるのは、回答が非常に多く集まったときの機能です。回答の概要が表示されなくなるのは回答数が50,000件を超えたときで、スプレッドシートへの同期が止まるのは100,000件を超えたときです。集まりの申し込み受け付けで、この数に届くことはまずありません。
フォームズは無料のフリープランを用意していて、こちらは制限がはっきりしています。回答データの保存は100件で1フォームあたり、設問は12項目で1フォームあたり、条件分岐は2条件までです。無料のプランではフォームに広告が表示され、投稿がないまま365日経つとフォームが削除されます。広告が出ず、保存が500件になるパーソナルのプランは、1年で7,900円（税込）です。
formrunの無料のFREEプランは、月間のフォーム回答数が1フォームあたり30件、作れるフォームが1個、使える人が1人です。自動返信メールと重複回答の防止は有料のBEGINNERプランからで、こちらは年間契約で月額2,980円（税抜）、単月の契約だと月額3,880円（税抜）です。BEGINNERプランの回答数は1フォームあたり月に100件までです。
この3つを並べると選び方が見えてきます。費用をかけずに件数を気にせず受けたいならGoogleフォーム、自動返信を最初から使いたいなら有料のフォームサービス、広告が出ても構わず件数が月に100件未満ならフォームズの無料のプランです。体験教室や見学会の受け付けなら、最初はGoogleフォームで十分に回ります。
設問は何を聞いて、何を聞かないか
申し込みフォームで最も失敗が多いのが設問の数です。聞きたいことを全部並べると、入力の途中でやめる人が増えます。
項目数が多いと、「入力が面倒」だと感じてフォームから離脱される可能性が高まります。申し込みフォームにおいては「申し込み者の名前」「連絡先」を必要最低限として、目的に応じた項目を設置するようにしましょう。 出典: form.run
体験や見学の申し込みで本当に必要な項目は、次の5つです。氏名、連絡先、希望日または希望の回、参加する人の人数、そして自由記述の連絡欄です。これ以外を必須にする前に、「受け付けた時点で必要か、当日までに聞けば足りるか」を1つずつ確かめてください。
たとえば住所です。体験教室の申し込みの時点で住所が必要な場面はほとんどありません。入会が決まってから聞けば足ります。生年月日も同じで、学年や年齢の区分を選ばせれば済むことが多くあります。
逆に、聞き忘れると必ず問い合わせ直すことになるのが連絡先の種類です。電話とメールのどちらで連絡してよいかを1問入れておくと、返す側の迷いがなくなります。子どもが参加する集まりでは、申し込む人と参加する人が別なので、保護者の氏名と参加する子どもの氏名を分けて聞く必要があります。ここを1つの欄で済ませると、当日の受け付けで名前が合いません。
設問の形も回答率に効きます。自由記述は入力に時間がかかるため、選択肢で済むものはラジオボタンかプルダウンにします。希望日は、日付を自由に入れさせるのではなく、こちらで用意した日程の選択肢にしてください。空いていない日を書かれて、断る連絡をする手間がなくなります。
必須にするのは氏名と連絡先の2つ、多くても3つまでです。全部を必須にすると、答えにくい項目に当たった時点でやめられます。
申し込んだ人に何を返すか
送信ボタンを押したあとに何も起きないフォームは、申し込んだ側から見ると不安です。届いたかどうかが分からないため、電話で確かめる連絡が来ます。返すものは2つあります。
1つは、送信した直後に画面に出るメッセージです。Googleフォームでは、設定を開いてプレゼンテーションの横にある下向きの矢印を押し、確認メッセージの横にある編集から書き換えられます。初期のままだと「回答を記録しました」だけが出るため、必ず書き換えます。書く内容は3つです。いつまでに連絡するか、連絡の手段は何か、内容を間違えたときの連絡先はどこか。この3つがあると、送信後の問い合わせがほぼなくなります。
もう1つは、控えのメールです。Googleフォームでは、メールアドレスを収集する設定を入れたうえで、回答の横の下向きの矢印から回答のコピーを回答者に送信をリクエストされた場合または常に表示に切り替えると、回答の控えが届きます。常に表示にすると全員に届きます。ただし、迷惑メールの振り分けで届かないことがあるため、控えが届くことを前提にした案内にはしないでください。
自動返信メールの文面を自由に書きたい場合は、有料のフォームサービスに移る判断になります。formrunでは自動返信メールが有料のBEGINNERプランから、フォームズでも複数のメール送信は有料のプランからです。挨拶文、持ち物、会場の地図、駐車場の案内を1通で渡したい集まりでは、この機能に費用を払う価値があります。
受け付ける側への通知も忘れずに設定します。Googleフォームでは、回答の画面のその他のアイコンから新しい回答についてのメール通知を受け取るを選びます。通知が届く相手はフォームの編集権限を持つ人だけなので、複数の人で対応を分担するなら、通知を転送する運用にせず、回答の表を共有して各自が開く形にしてください。
定員とキャンセルをどう扱うか
体験や見学には定員があります。定員を超えた申し込みをどう扱うかは、フォームを公開する前に決めておく必要があります。
Googleフォームには、受け付けを自動で止める設定が2つあります。公開済みのフォームの右上にある公開のアイコンを押し、回答を受付中の下にある終了日または回答数の上限を設定から、締め切りの日時か、受け付ける件数のどちらかを指定します。
ここで気をつける点が1つあります。複数の人が同時に回答した場合、回答数の上限に関係なく回答が受け付けられます。定員20人で設定しても、締め切り間際に同時に申し込みが届けば定員を超えることがあります。上限の設定は目安として使い、超えたときに先着順で断るのか、次の回に回すのかを先に決めてください。断る連絡の文面も、あらかじめ1つ書いておくと当日の手が止まりません。
受け付けを止めたときに表示するメッセージも編集できます。ここに「次の回の日程」と「空きが出たときの連絡先」を書いておくと、申し込めなかった人を次につなげられます。初期のままだと締め切った事実だけが出て、そこで縁が切れます。
キャンセルの受け付けは、申し込みフォームとは分けたほうが混乱しません。同じフォームに「申し込み」と「キャンセル」の選択肢を置くと、同じ人の申し込みとキャンセルが別の行に並び、どちらが最新かを目で追うことになります。キャンセルはメールか電話で受けて、申し込みの表に取り消しの列を作って印を入れる形にすると、当日の名簿が1つに保てます。
受け付けたあとの名簿をどう作るか
申し込みを受けることと、当日の名簿を作ることは別の作業です。ここを続きの作業として設計していないと、当日の朝に表を見ながら手で名簿を打ち直すことになります。
Googleフォームなら、回答の画面の右上にあるスプレッドシートへのリンクのアイコンを押すと、申し込みが1行ずつ並んだ表が作られます。この表をそのまま当日の受け付け表にはしないでください。送信時刻やメールアドレスの列が邪魔になり、印刷したときに読めません。
作り方は、回答の表とは別に受け付け用のシートを1枚追加する形です。氏名、人数、来場の印、備考の4列だけを並べ、氏名と人数は回答の表から参照します。この形にしておくと、締め切りのあとに印刷して会場に持っていけます。
手元に落として使いたいときは、回答の画面のその他のアイコンから回答をダウンロードを選び、CSVで書き出します。役員会の資料に申し込み数の推移を載せるだけなら、概要のグラフを右上のコピーのアイコンで複製してドキュメントに貼るほうが早く済みます。
個人情報の扱いは、集めた時点から始まります。回答の表を共有する相手は、当日の受け付けに必要な人だけに絞ってください。1点だけ見落としやすい仕様があります。フォームを共同編集者と共有している場合、共同編集者はリンクされたスプレッドシートにもアクセスできます。担当が代わるときは、フォームとスプレッドシートの両方から外す必要があります。
申し込みが終わった回の表を、いつまで残すかも決めておきます。体験に来た人がそのまま入会した場合は会員名簿に移し、来なかった人の記録は次の案内に使うかどうかで判断します。使わないなら年度の終わりに削除する形にしておくと、預かる情報が積み上がりません。
申し込みフォームを作る手順を通しで確かめる
ここまでに決めたことを、実際に作る順番に並べます。Googleフォームで作る場合の5つのステップです。
ステップ1は、フォームを新しく作って名前を付けることです。forms.google.com を開いて空白のフォームを選ぶか、Googleドライブの新規のボタンからGoogleフォームを選びます。フォームの名前は、申し込む側にも見えるため「2026年度 体験教室 申し込み」のように、いつの何の申し込みかが分かる形にします。年度を入れておくと、翌年に複製したときの見分けが付きます。
ステップ2は、説明文を書くことです。設問より先に、ここを書いてください。書く内容は、費用、当日の持ち物、キャンセルの可否、そして連絡がいつ来るかの4点です。この説明文があるかないかで、送信後の問い合わせの数が変わります。
ステップ3は、設問を並べることです。氏名を記述式、連絡先を記述式、希望日をラジオボタン、人数をプルダウン、連絡欄を段落の形にします。必須にするのは氏名と連絡先の2つだけです。設問を追加したら、上部のプレビューを押して、自分のスマートフォンで実際に入力してみてください。指で押しにくい選択肢や、読み切れない説明文はここで見つかります。
ステップ4は、設定を入れることです。設定を開いて回答の横にある下向きの矢印を押し、メールアドレスを収集するかどうか、回答の控えを送るかどうかを決めます。プレゼンテーションの側では、確認メッセージを書き換えます。定員がある場合は、公開したあとに終了日または回答数の上限を設定します。
ステップ5は、公開して配ることです。右上の公開を押し、リンクを知っている全員がアクセスできる状態にします。回答者に送信するリンクをコピーを押してURLを取り、案内に載せます。紙に載せるなら、URLを短縮のチェックを入れて短い形にしてください。配る前に、自分のスマートフォンでリンクを開き、実際に1件送信して、回答の表に届くところまで確かめます。ここまでで30分ほどです。
申し込みが集まらないときに見直す3か所
フォームを作って案内を出したのに申し込みが来ない場合、原因はフォームの中身ではなく、そこまでの道にあることが多くあります。見直す場所は3つです。
1か所目は、フォームに行き着くまでの導線です。案内の文章の最後にURLが1つあるだけだと、読み終わる前に離れた人には届きません。案内の冒頭で「申し込みはこちら」と示し、文末にもう一度置く形にすると、途中で決めた人も最後まで読んだ人も同じところに行き着きます。紙のお知らせなら、短縮したURLと二次元コードの両方を載せてください。
2か所目は、送信ボタンを押す前に見えている情報です。申し込む側が知りたいのは、費用がかかるのか、当日の持ち物は何か、キャンセルできるのかの3つです。これがフォームの外にしか書かれていないと、確かめるために案内を探し直し、その途中でやめます。フォームの冒頭の説明文に、この3点を3行で書いておいてください。設問を増やさずに離脱を減らせる、いちばん効く手当てです。
3か所目は、設問の数と並び順です。入力が重い設問が最初に来ていると、そこで手が止まります。氏名と連絡先のような手が動く設問を先に置き、自由記述は最後に1つだけにします。10問を超えるフォームでは、終盤の設問が空欄で戻る割合が目に見えて上がります。
この3か所を直しても申し込みが来ないなら、フォームの問題ではなく、案内が届いていないか、日程が合っていないかのどちらかです。回覧や配布で案内した場合は、何世帯に配ってフォームに何件来たかを1回だけ数えてください。その比率が分かると、次に直すべき場所が導線か中身かに絞れます。
費用の受け取りをどこで行うか
体験や見学が無料なら、申し込みフォームだけで完結します。参加費や材料費がかかる場合は、受け取り方をフォームの設計に先に組み込む必要があります。
もっとも簡単なのは、当日に現金で受け取る形です。フォームでは費用の金額と、当日に集めることを説明文に書くだけで済みます。集まりの運営ではこの形がほとんどで、釣り銭の用意さえしておけば問題は起きません。フォームの説明文に金額を書くときは、税込みの金額か、端数のない金額で書いてください。
事前に受け取りたい場合は、フォームの外で受ける形になります。Googleフォームには決済の仕組みがないため、振込先を確認メッセージと控えのメールに書いて、期限までの入金を確かめる形が現実的です。この場合、申し込みの表に入金の確認欄を1列追加して、確かめた日付を入れていきます。
決済まで1つの画面で終えたい場合は、決済に対応したフォームサービスを選ぶ判断になります。フォームズは無料のプランでも商品の注文の機能を持っていて、無料のフリープランは10商品まで、パーソナルのプランは50商品までです。有料のプランではインボイスに対応した納品書や領収証の発行にも対応しています。参加費を事前に集める教室や、物販を伴う行事では、この差が実務に効きます。
費用が絡む場合、返金の扱いを先に決めておいてください。キャンセルの期限、期限を過ぎたときに返すかどうか、振込の手数料をどちらが負担するか。この3点をフォームの説明文に書いておくと、当日のやり取りが短くなります。書いていないと、その場にいた担当が判断することになり、回ごとに扱いが変わります。
複数の担当で受け付けを分担するときの決めごと
申し込みが月に数十件を超えると、1人では返信が追いつかなくなります。分担に移るときに決めるのは、次の4つです。
1つ目は、誰がフォームを直せるかです。Googleフォームなら、フォーム自体を共同編集者として2人以上に共有します。作った人しか直せない状態だと、その人が不在の週に日程を追加できません。ただし、フォームを共有した共同編集者は、リンクされたスプレッドシートにもアクセスできます。担当を外すときは、フォームとスプレッドシートの両方から外す必要があります。
2つ目は、誰が返信するかです。返信の担当を日替わりや曜日で分ける形にすると、同じ人に2通届く事故が起きます。申し込みの表に「対応者」と「対応日」の2列を追加して、返した人が自分の名前を入れる形にすると、二重の返信がなくなります。有料のフォームサービスには、この対応状況の管理が機能として付いています。
3つ目は、通知の届け先です。Googleフォームの新しい回答の通知は、フォームの編集権限を持つ人にしか届きません。通知を1人の受信箱に集めて転送する運用にすると、その人が休んだ週に止まります。回答の表を全員で共有して、各自が決めた時間に開く形にしてください。1日に1回、決まった時間に開く約束にするだけで、返信の抜けは大きく減ります。
4つ目は、担当が代わるときに何を渡すかです。渡すものは、フォームの編集権限、回答の表の共有、返信の定型文、そして断るときの文面の4つです。この4つを1つの場所にまとめておくと、引き継ぎの場で渡し忘れが出ません。とくに定型文は、頭の中にしかないことが多いため、いちど書き出しておく価値があります。
申し込みを受けたあとに何が散らばるか
ここまでの手順をたどれば、申し込みの受け付けそのものは無理なく回ります。詰まるのは、受け付けたあとの流れが別の道具に分かれている点です。
具体的には、フォームの案内を配るのは連絡の道具で、申し込みが溜まるのは表計算の道具で、当日までのやり取りはメールか電話で、来てくれた人の連絡先は会員名簿に移します。体験や見学が1回あるだけで、とりまとめ役は3つから4つの場所を行き来します。行き来そのものは慣れれば苦になりませんが、担当が代わるときに引き継ぐものがその数だけ増える点が問題です。
連絡の道具としていちばん使われているのはトークアプリですが、そこに申し込みの受け付けと名簿の役目まで求めると限界が見えます。何ができて何ができないかはLINEグループとの比較に整理しています。話題が流れていく作りと、名簿を持たない作りが、申し込みの管理と噛み合わない点をまとめたものです。
外の人からの申し込みを受ける集まりでは、見せる範囲の設計が難しくなります。参加している人だけに閉じる形と、リンクを知っている人が入れる形の差はLINEオープンチャットとの比較で扱っています。氏名と連絡先を預かる申し込みでは、メンバー以外は見られない状態を保てるかどうかが前提条件になります。
教室や習い事の運営では、体験の申し込みから会員への切り替えが毎月続きます。その流れをどう組んでいるかは教室での使われかたに例があります。趣味の集まりで人を募る場合の形はサークルでの使われかたにまとめました。同じ申し込みフォームでも、受け付けたあとの動線が違えば、必要な項目も変わります。
道具を見直すかどうかを決める前に確かめたい点はよくある質問にまとめてあります。まずは今回の1回をGoogleフォームで受け付けてみて、申し込みが1件届いてから当日までに何回別の場所を開いたかを数えてください。その回数が、次に何を畳むべきかを決める自分の手元の数字になります。
Q1. 申し込みフォームの設問はいくつまでに収めるべきですか？
体験や見学の申し込みなら5問前後です。氏名、連絡先、希望日または希望の回、参加する人数、自由記述の連絡欄で足ります。住所や生年月日は入会が決まってから聞けば済むことが多く、受け付けの時点で並べると入力の途中でやめる人が増えます。必須にするのは氏名と連絡先の2つ、多くても3つまでにしてください。
Q2. 無料のフォーム作成サービスで足りますか？
体験や見学の受け付けなら足ります。Googleフォームはアカウントがあれば費用なしで使え、設問の数や回答の件数に実用上の制限がありません。フォームズの無料のフリープランは保存が1フォームあたり100件で設問が12項目まで、広告も表示されます。formrunの無料のFREEプランは月に30件までです。自動返信メールを自由に書きたい段階で有料に移す判断になります。
Q3. 申し込んだ人に控えを送ることはできますか？
Googleフォームでは、メールアドレスを収集する設定を入れたうえで、回答の設定から回答のコピーを回答者に送信を切り替えると控えが届きます。ただし文面は変えられず、迷惑メールの振り分けで届かないこともあります。挨拶文や持ち物、会場の案内を1通で渡したい場合は、自動返信メールを持つ有料のフォームサービスに移す判断になります。
Q4. 定員に達したら自動で受け付けを止められますか？
Googleフォームでは、公開のアイコンから終了日または回答数の上限を設定を選ぶと、締め切りの日時か件数で受け付けを止められます。ただし複数の人が同時に回答した場合、上限に関係なく受け付けられるため、定員をこの設定だけで守ることはできません。超えたときに先着順で断るか次の回に回すかを先に決め、断る連絡の文面も用意しておいてください。