調整さんで日程を決める手順｜つまずく場所と会での使い分け

調整さんで日程を決めようとして、候補日を何日ぶん並べればよいのか、締め切りをいつにすればよいのか、そこで手が止まる人は多いです。町内会の役員会、PTAの係決め、部活の練習試合、教室の振替稽古。とりまとめる立場になると、決め方そのものを自分で設計しなければならなくなります。この記事は、調整さんの使い方の手順をひととおり示したうえで、実際に会の運営で詰まる場所と、日程が決まったあとに手元に何が残るのかまでを扱います。

日程調整ツールが当たり前になった20年と、調整さんの位置

調整さんは2006年に始まったサービスです。運営はMixtend Inc.で、公式サイトには「URLをメンバーに送るだけで、イベントの出欠確認や日程調整ができる出欠表ツール」と書かれています。特徴として挙げられているのは3つで、ログインなしで作成できること、パソコンとスマートフォンの両方で使えること、そして長く使われてきたことです。

数字で見ると規模の大きさが分かります。App Storeに公開されているアプリの説明には、月間約800万人以上が利用する日本最大級の日程調整サービスと記載されています。アプリの評価は4.6で、評価件数は2.7万件。仕事効率化のカテゴリでランキングに入り続けています。ただし注意点もあり、このアプリはiPhoneのみ対応で、Androidの人はブラウザから使うことになります。

この20年で、日程を決める作業は「全員に電話して聞く」から「1つのURLに答えてもらう」へ移りました。とりまとめる立場の人が受けた恩恵は大きいです。電話をかける時間が消え、誰が答えていないかが表で一目で分かるようになりました。一方で、新しい困りごとも生まれています。出欠表は日程を決めるための道具であって、決まったあとの連絡や記録を引き受ける道具ではありません。そこを混同すると、会の情報がURLの数だけ散らばっていきます。

無料で使える日程調整ツールが増えたのも、この20年の変化です。調整さん、伝助、LINEスケジュール、トントン、日程さん。どれも会員登録なしか、それに近い軽さで始められます。選択肢が増えたことで、とりまとめる立場の人が判断すべきことも増えました。どれを選ぶかではなく、何をその道具に任せて、何を別の場所に残すか。そこを先に決めておかないと、毎回ゼロから考えることになります。

出欠表を作るまでの4つのステップ

調整さんで出欠表を作る流れは、大きく4つに分かれます。手順そのものは短く、慣れれば3分で終わります。

最初のステップは、イベント名を決めることです。ここは後から見返す人の目線で書きます。「10月役員会」ではなく「10月役員会（第2週または第3週で調整）」のように、何をこれから決めるのかが分かる名前にしておくと、URLを受け取った人が迷いません。会が複数の行事を並行して進めているときは、行事名を先頭に書く形に統一しておくと、参加する側も表を開いた瞬間に判別できます。

2つ目は、候補日を並べることです。ここが出欠表の出来を決めます。日付だけを並べるか、時刻まで書くか、会場まで書くか。日付だけにすると回答は集まりやすくなりますが、集まったあとに「何時からですか」という質問が別のところから飛んできます。逆に時刻まで書くと選択肢が増えて、表が横に伸びます。会の性格で決めるのが早く、役員会のように開始時刻が固定されている会は日付だけ、練習や稽古のように時間帯が動く会は日付と時刻の組み合わせにするのが実務的です。

3つ目は、出欠表を作成し、表示されたURLをメンバーに配ることです。URLを配る経路は、既に使っている連絡手段に合わせます。LINEのグループがあればそこへ、メールで回している会ならメールへ。ここで新しい連絡手段を足すと、答えない人が増えます。

4つ目は、自分の出欠を先に入力しておくことです。表が空のまま配られると、最初に答える人が形式を決めることになり、名前の書き方がばらけます。とりまとめる人が「田中（1丁目）」のように書いておけば、後の人がそれに揃えてくれます。名前の書き方が揃うかどうかは、集計のしやすさに直結します。

締め切りの決め方には目安があります。回答が集まるのは配ってから最初の48時間で、そこで全体の7割前後が埋まります。残りの人は催促しないと動きません。したがって締め切りは配った日から1週間ほどに置き、5日目に一度だけ声をかける形が回りやすいです。締め切りを2週間先に置くと、全員が「まだ先だ」と考えて後回しにし、結局最終日に集中します。

答える側の手間を減らすと、回答率が上がる

出欠表が埋まらない原因は、答える側の手間にあります。とりまとめる立場の人は表を作った本人なので、どこに何があるか分かっています。受け取った側は、URLを開いた瞬間に判断を求められます。ここを軽くすると回答率が変わります。

まず、表の縦と横の向きです。候補日が多い会では、日付が縦に並び名前が横に並ぶ形にしておくと、スマートフォンで見たときに横スクロールが減ります。逆に、日程が既に決まっていて出欠だけを取る会では、1つの日程に対して名前がずらりと並ぶので、名前を縦に流したほうが読みやすくなります。伝助にはこの縦横を入れ替える設定があり、イベントページ下部の「名前の表示位置」から変更できます。調整さんのアプリでも、氏名とイベント名の行と列を固定して表示できるようになっており、参加人数が多い会でどの行を見ているのか分からなくなる問題は解消されています。

次に、名前の書き方の指定です。町内会なら「田中（3丁目）」、PTAなら「田中（3年2組）」、教室なら「田中（火曜クラス）」。この形をとりまとめる人が最初の1行で示しておけば、以降の人が真似します。逆に指定がないと、姓だけの人、フルネームの人、ニックネームの人が混在し、同姓が2人いる会では誰が誰だか分からなくなります。

3つ目は、コメント欄の使い方です。コメント欄は自由記述なので、そこに条件を書いてくる人が必ずいます。「17時以降なら可」「子ども連れで参加」「前半だけ」。この情報は集計に効くのに、表の下に流れていくため見落とされます。条件が分かれることが分かっている会は、条件そのものを候補日の列にしてしまうほうが確実です。伝助には、候補日の後ろに「午前」「午後」や「18:00」「19:00」といった文字列をまとめて付ける入力補助があり、半角カンマで区切って入力すれば1回の操作で複数の時間帯を作れます。

4つ目は、回答の選択肢の数です。「○」と「×」の2択にすると判断が速くなりますが、行ける可能性はあるという人が「×」を選び、実際には参加できた日が候補から落ちます。「○△×」の3択にすると迷いが吸収されますが、「△」ばかりの表になると決められません。会の性格で決めるしかなく、参加が任務に近い会（役員会、係の打ち合わせ）は2択、参加が任意の会（練習、稽古、交流会）は3択が向いています。

出欠が割れたときに、どう決めるか

表が埋まっても、全員が合う日が1日もないことは珍しくありません。ここで止まってしまう会が多いので、決め方を先に用意しておきます。

まず、「○」の数がいちばん多い日を選ぶという単純な方法です。伝助は最も「○」が多い行の背景色を薄い黄色にして自動で示してくれます。調整さんも参加できる人数を日程ごとに集計して表示します。数だけで決められるなら、これで終わります。

問題は、数が同じか、あるいは数の多い日に欠けている人が重要な役割を持っているときです。会長がいないと決議できない役員会、コーチがいないと成り立たない練習、指導する人がいないと開けない稽古。この場合は「必ず居なければならない人」を先に決め、その人が「○」の日だけを候補に残してから数を比べます。この順番を逆にすると、いちばん人が集まる日を決めたあとで開催できないことに気づくことになります。

3つ目の手は、候補日を追い足すことです。ただし、追い足したことを全員に伝えないと、既に答えた人の分が空欄のまま残ります。伝助では候補日程を後から追加できますが、追加した列は既存の回答者にとって未回答の扱いになります。追い足すなら、追い足した旨と新しい列がどれかを明示して、もう一度声をかけてください。

4つ目は、決め方そのものを事前に会で合意しておくことです。「○が最多の日に決める。同数なら早い日に決める。会長が不在の日は選ばない」。この3行を会の申し合わせにしておけば、毎回の議論が消えます。とりまとめる立場の人が自分の判断で決めると、後から「なぜあの日にしたのか」と聞かれます。ルールで決めたと言えるようにしておくと、その質問自体が起きません。

決めたあとにやることは1つだけです。決まった日程を、候補日の表とは別の場所に書き出すこと。確定した日付、開始時刻、会場、持ち物。この4つが1か所に並んでいれば、当日までの問い合わせはほぼ消えます。

つまずきやすい場所と、その回避のしかた

手順どおりに作っても、運営の現場では同じ場所で詰まります。よく出てくるものを順に並べます。

1つ目は、他の人の回答を書き換えられてしまうことです。会員登録をしない仕組みは、誰が入力したのかを機械が見分けられない仕組みでもあります。悪意がなくても、隣の行をうっかり触ってしまうことは起こります。参加人数が20人を超えたら、「自分の行以外は触らない」という一文を説明欄に入れておくと事故が減ります。

2つ目は、URLの管理です。出欠表のURLは、それを知っている人なら誰でも開けます。転送されれば会の外にも届きます。候補日と参加者の名前が並んだ表は、それ自体が会の内部の情報です。回答に住所や電話番号を書かせる使い方は避けてください。集めたいなら別の手段を用意します。

3つ目は、アプリ側の作りに起因するものです。App Storeには、利用者がつまずいた点とそれに対する運営の回答が残っています。

大変重宝しています。アプリ上で同じ調整さん内容が2件ダブって記載されたり、1件毎に調整さんを削除出来ないのが、マイナスです。 出典: apps.apple.com

同じ画面には運営からの回答も掲載されており、1件ごとの削除機能は開発中であること、重複表示は改善を行ったことが書かれています。声を上げれば直る仕組みがあるという意味では前向きな話です。ただ、会の運営としては、こうした挙動が起きたときに自分で回避できるかどうかを見ておく必要があります。イベントが一覧に溜まっていく性質の道具なので、会の名前を頭に付ける命名規則を先に決めておくと、数が増えても探せます。

4つ目は、決まったあとの連絡が表の外へ出ていくことです。日程が確定したら、その情報は出欠表の中ではなく、メンバーが後から探せる場所に置き直す必要があります。表のコメント欄に書いておいても、次の行事の表を作った時点で読まれなくなります。ここを設計していない会では、「あの日程どこで決まったんでしたっけ」という問い合わせが毎回発生します。

5つ目は、利用規約の中身です。調整さんの利用規約には、このサービスが実験的な位置づけであることが明記されています。

本サイトは、当社がネット上のマーケティング活動を行うことを目的として、一定期間のみ、利用者の皆様に提供する実験サービスです。 出典: chouseisan.com

同じ規約には、運営が必要と判断した場合には予告なく一部または全部を変更または廃止することがある、という条項も入っています。加えて、最終のアクセスから1年以上経過したアカウントは、通知することなく削除できると書かれています。日程を1回決めるだけなら気にする必要はありません。ただ、会の記録をそこに残すつもりなら、この条件は先に読んでおくべき内容です。

無料の日程調整ツールを3つ並べて比べる

とりまとめる立場の人がよく比べるのは、調整さん、伝助、LINEスケジュールの3つです。どれも無料で、どれも良い道具です。違うのは向いている場面です。

伝助は、すべての機能が無料で、有料プランそのものが存在しません。公式サイトには「料金を払うことで機能が増えるといった有料プランもありません」と明記されています。会員登録も不要で、名前やメールアドレスを入力しなくても全機能が使えます。作れる規模は、1つのイベントで候補日程が500件まで、人数が100人まで。出欠の選択肢は初期設定が「○△×」で、編集ページから「○×」「◎○△×」に切り替えられます。パソコン版に限ってCSV形式で書き出せるので、名簿と突き合わせたい会には向いています。注意点は保存期間で、159日以上更新がないイベントページは自動的に削除されます。延長したい場合は出欠情報を更新すれば、その時点から159日後まで有効になります。

LINEスケジュールは、既にLINEのグループで連絡している会にとって入口がいちばん軽い選択です。トークルームの「＋」メニューから「日程調整」を開き、イベント名と説明文を入力して候補日を選び、メンバーを招待して送信するだけです。回答は「○×△」を選ぶだけで、コメント欄も付いています。ただし2つの制約があります。1つは、日付単位の調整に特化していて時間帯の指定ができないこと。もう1つは、パソコン版のLINEが日程調整に対応していないことです。

A. LINEスケジュール（日程調整）機能は日付単位の調整に特化しており、時間帯の指定はできません。時間まで決めたい場合は、LINE投票で「9月18日 18時〜」のように時間入りの選択肢を作る方法が有効です。 出典: interviewz.io

もう1点、LINEスケジュールには覚えておくべき性質があります。LINEの公式ブログが公開した手順の説明には、候補日を追加したり新しい参加者を招待したりといったイベントの編集が誰でも可能であると書かれています。気軽さの裏返しで、とりまとめる人だけが編集できる作りにはなっていません。

調整さんは、この2つの中間に位置します。ブラウザだけで完結し、URLを配るだけでよく、iPhoneならアプリもあります。時刻を含めた候補日も自由に書けます。3つを1つの表にすると、次のようになります。

選び方の目安はこうなります。参加者が100人を超える、または候補日を細かく刻む会は調整さん。名簿と突き合わせたい、CSVで手元に落としたい会は伝助。連絡がすでにLINEのグループで完結していて、日付だけ決めればよい会はLINEスケジュール。どれも「日程を決める」ところまでは十分に働きます。

会として任せる範囲を、先に線引きする

日程調整ツールを選ぶとき、機能表を眺めるより先に決めたほうがよいことがあります。それは、この道具に何を任せないかです。

出欠表が引き受けてくれるのは、候補日に対する各自の可否を集めることです。引き受けてくれないのは、決まった日程を後から探せる形で残すこと、会場変更の連絡を全員に届けること、当日の写真を保存すること、来られなかった人に内容を伝えること、そして役員が代わったときに引き継ぐことです。この5つは出欠表の外側の仕事です。

ところが現場では、この5つも同じ場所で済ませようとしてしまいます。表のコメント欄に会場変更を書く、説明欄に持ち物を追記する、次の行事の話も同じ表に書く。書いた本人は分かっていますが、参加する側は表を1度しか開きません。結果として、同じ説明を何度も個別に繰り返すことになります。

年配の会員がいる会では、もう1つの関門があります。新しいIDとパスワードを増やさないことです。調整さんも伝助もログインなしで使えるので、この点では優秀です。ただし、ログインしないということは、その人の回答がその人のものだと機械が保証しないということでもあります。安全と手軽さは、どこかで交換になります。会の性格に合わせて、どちらを取るかを役員会で決めておくと、後の議論が短くなります。

役員が交代するときに何を引き継ぐかも、先に決めておく項目です。出欠表のURLを引き継ぐのか、それとも決まった内容だけを引き継ぐのか。URLを引き継ぐ運用にすると、引き継ぎの一覧にURLが年々増えます。伝助のように編集ページのURLを作成した端末以外では表示しない仕組みのサービスもあり、この場合は編集用URLそのものを控えとして保管しておかないと、後任が編集できません。伝助では編集ページへのリンクが表示される認証の有効期限がイベント作成から30日間と決まっているので、引き継ぎはその期間を意識する必要があります。

参加者の側から見ると、何が面倒なのか

とりまとめる立場の人が見落としやすいのは、答える側の事情です。1つの会に所属している人は、同じ月に別の会からも出欠表のURLを受け取っています。町内会の役員でありPTAの係でもある人は珍しくありません。そういう人の画面には、似た形のURLが複数並びます。

このとき何が起きるかというと、どのURLがどの会のものか分からなくなります。イベント名に会の名前が入っていない表は、開いてから「これはどこの話だ」と考えることになります。イベント名の先頭に会の名前を入れるだけで、この手間は消えます。「10月の予定」ではなく「みどり町内会 10月役員会の日程」と書いてください。

もう1つは、回答したかどうかを自分で覚えていられないことです。答えたつもりで答えていない人が必ず数人出ます。伝助では、出欠の登録や更新があったときにメールで通知を受け取る設定ができ、とりまとめる人が誰が答えたかを追いやすくなっています。ただしキャリアのメールは通知を迷惑メールとして遮断することが多いので、通知先はキャリア以外のアドレスにしておくのが無難です。

3つ目は、スマートフォンでの入力です。画面の小さい端末では、表が横に伸びるほど誤タップが増えます。伝助が出欠を「○」「△」「×」のボタンだけで登録できる作りにしているのは、この事情への対応です。候補日を10日以上並べると、どの端末でも誤入力が出ます。候補日を絞ることは、とりまとめる人の手間を減らすためではなく、答える側の間違いを減らすために効きます。

4つ目は、LINEのアプリの中でURLを開いたときの挙動です。伝助のよくある質問には、LINEのメッセージ上のURLをタップしてページを開いた場合に、日程の削除や順番変更といった更新ができない事例が挙げられています。対処はURLをコピーしてChromeやSafariに貼り直すこととされています。LINEでURLを配る会は、この症状が出たときの逃げ道を知っておくと、問い合わせに即答できます。

日程が決まったあとに、手元に何が残るか

日程調整の話は、決まった瞬間に終わりません。とりまとめる立場の人が本当に困るのは、その後です。

会の1年を通して見ると、日程を決める作業は行事の数だけ発生します。町内会なら年10回前後、PTAの係なら学期ごとに数回、部活や教室なら毎月。そのたびに新しいURLが生まれ、そのたびに回答と決定事項がそこに閉じます。1年経つと、URLは10本から30本になります。どの行事がどのURLだったかを覚えている人は、とりまとめた本人だけです。

ここを畳む方法は2つあります。1つは、出欠表は使い捨てと割り切り、決まった内容だけを会の掲示板に転記する形にすること。もう1つは、日程と連絡と記録が同じ場所に並ぶ道具に移すことです。どちらが正しいということはなく、会の規模と続く年数で決まります。年に2回しか集まらない会なら、前者で十分です。毎週動く会なら、後者のほうが引き継ぎが軽くなります。

会が長く続くほど重みが増すのは、外から見えないことです。出欠表のURLは知っている人なら誰でも開けますが、会の連絡や写真を残す場所は、メンバー以外は見られない形になっているかどうかで安心感が変わります。特に子どもが関わる会では、写真の扱いを気にする保護者が必ずいます。

自分の会に近い形を見てから決めたい場合は、実際の画面で確かめるのが早いです。回覧板の代わりとして使われている例は町内会での使われかたに、連絡先を交換せずにやりとりする例はPTAでの使われかたに、参加の申し込みに質問を設定して承認する例はサークルでの使われかたにまとめてあります。いずれも書き込みはできない見本ですが、お知らせが上に固定される様子と、予定と写真が同じ場所に並ぶ様子は、実物と同じ作りで確認できます。

いまLINEのグループで連絡していて、そこに出欠表のURLを流している会は、どこまでLINEで足りていて、どこから足りなくなるのかを一度整理しておくと判断が早くなります。人数の上限、連絡が流れてしまう性質、写真の残り方の違いはLINEグループとの比較に項目ごとに並べてあります。匿名で人を集める場としてのLINEオープンチャットとの性格の違いはLINEオープンチャットとの比較にあり、こちらは会員名簿を持つ会とは向き先が違うことが読み取れます。PTAや少年団で広く使われているBANDと比べたい場合は、準拠法と保存容量がいっぱいになったときの扱いの違いをBANDとの比較で確かめてください。

教室や道場のように、来られなかった人へその日の内容を伝える必要がある会は、事情がもう1つ増えます。日程を決めることと、休んだ人が追いつけることは別の課題です。稽古やレッスンの動画が文字で読める形で残る例は教室での使われかたと学校での使われかたにあり、指導の言葉がそのまま資料になる様子が確認できます。日程調整の道具を選ぶ段階では見えにくい要素ですが、1年続けると効いてくる部分です。

料金や人数の上限、年配の方でも使えるかといった実務的な点はよくある質問に集めてあります。日程調整そのものは、どのサービスでも無料の範囲で足ります。分かれ目は、決まったあとに残るものをどこに保存するか。そこだけ決めてしまえば、出欠表の選択はどれを選んでも大きく外れません。

Q1. 調整さんは無料で使えますか？

はい。App Storeのアプリ説明にも完全無料で利用できると記載されています。会員登録をしなくても出欠表を作成でき、ログインすると作成したイベントの一覧を確認できます。アプリはiPhoneのみの対応なので、Androidの端末を使っている場合はブラウザから利用することになります。

Q2. 候補日はいくつくらい並べるのが適切ですか？

5日から7日が目安です。3日では全員が合う日が見つからず、10日を超えると回答する側が全部の列を判断しきれずに空欄を残します。週末が主な会なら2週分の土日、平日夜が主な会なら2週分の平日を並べる形が回りやすく、時刻が動く会だけ日付と時刻を組み合わせてください。

Q3. 回答が集まらないときはどうすればよいですか？

締め切りの2日前に一度だけ声をかけるのが効きます。回答は配ってから最初の48時間で7割前後が埋まり、残りは催促しないと動きません。そのとき「まだ答えていない方」と名前を並べるのではなく、「あと3人です」と件数だけ伝えると、角が立たずに動いてもらえます。

Q4. 決まった日程は、どこに残しておくべきですか？

出欠表の中ではなく、メンバーが後から探せる場所に書き直してください。表のコメント欄に残しても、次の行事の表を作った時点で読まれなくなります。会の掲示板やカレンダーに転記しておけば、役員が代わったときの引き継ぎも、決定事項の一覧を渡すだけで済みます。