「google フォーム テンプレート 無料」で検索する人の多くは、毎回ゼロから設問を組むのに疲れています。出欠の確認、行事のアンケート、当番の希望、感想の収集。中身は毎年ほとんど同じなのに、去年作ったフォームがどこにあるか分からず、また新しく作る。この記事では、Googleフォームに用意されている雛形の開き方から、自分の会の雛形を作って翌年そのまま使う手順、外部の無料テンプレートを使うときの見極め方までを並べます。作り方を覚える話ではなく、二度作らない形にする話です。
毎年作り直しが起きる理由は、探せないことにある
雛形を探している人の困りごとは、実は「良い雛形がない」ことではありません。去年自分が作ったものが見つからないことです。ここを取り違えると、外部のテンプレートをいくつ集めても来年また同じことになります。
見つからなくなる原因は3つに絞れます。1つ目は、作った人の個人のアカウントの中にあること。役員が代わった時点で、誰も開けなくなります。2つ目は、名前の付け方が揃っていないこと。「フォーム」「無題のフォーム」「アンケート（最新）」が並んでいると、どれが去年使ったものか分かりません。3つ目は、リンクだけをトークに流していたことです。新しい発言が来るたびに上へ流れ、半年後には遡れません。
この3つを直さないまま雛形を探すと、探す作業そのものが毎年発生します。逆に3つを直せば、雛形は1度作れば足ります。30分かけて作ったフォームを5年使えば、実質の手間は年6分です。
テンプレートを使う意味も、ここに置くとはっきりします。設問を考える時間を削るのが第一の目的で、見た目を整えるのはその次です。フォームの道具を提供している側からも、同じ見方が示されています。
フォームを作成するときに「すぐ使えるテンプレートが欲しい」「用途に合うフォームのフォーマットを探したい」と感じる方は多いのではないでしょうか。 テンプレートを活用すれば、デザイン作成や質問項目の準備にかかる時間を大幅に削減できます。 出典: form.run
削れるのは、設問を思いつく時間と、項目の抜けを確かめる時間です。出欠のフォームで「代理出席の有無」を聞き忘れて当日に混乱する。感想のフォームで「次回の希望」を聞き忘れて次の企画に使えない。雛形があるとこの抜けが起きません。
Googleフォームのテンプレート ギャラリーを開く
Googleフォームには、あらかじめ雛形が用意されています。無料のGoogleアカウントで使えます。手順は次の通りです。
パソコンでGoogleフォームを開き、画面の右上にある「テンプレート ギャラリー」を選びます。Googleが作成した雛形が一覧で並ぶので、使うものを選ぶと、その複製が新しいフォームとして開きます。元の雛形が書き換わることはないので、中身を自由に直して構いません。
パソコンで Google ドキュメント 、 スプレッドシート 、 スライド 、 フォーム のいずれかにアクセスします。右上の [ テンプレート ギャラリー ] をクリックします。使用するテンプレートをクリックします。テンプレートのコピーが開きます。 出典: support.google.com
雛形は日本語でも用意されています。Googleのヘルプに並んでいる対応言語には日本語が含まれており、英語の雛形を訳しながら使う必要はありません。表示が英語になっている場合は、アカウントの言語設定を確認してください。
ギャラリーを開いても雛形が出てこない場合、画面の設定で非表示になっていることがあります。左上のメニューから「設定」を開き、最近使用したテンプレートを表示する項目のオンとオフを切り替えられます。ここがオフだと、ホーム画面に雛形の行が出てきません。
なお、職場や学校のアカウントで使っている場合、管理者の設定によって使える雛形が変わります。組織で用意された雛形が追加で表示されることもあります。PTAや学校の公式アカウントで作業する場合は、個人のアカウントで見えるものと違うことがあるので、実際に使うアカウントで開いて確かめてください。
探す順番を決めておくと、迷う時間が消える
雛形を探すとき、いきなり検索から始めると時間を使います。探す順番を決めておくと、たいてい2番目までで見つかります。
最初に見るのは、自分の会が去年作ったフォームです。Googleドライブで会の名前や行事の名前で検索すれば出てきます。前年の担当が別のアカウントで作っていた場合は、その人に共有を頼みます。ここで見つかれば、以降の作業は複製と日付の書き換えだけで終わります。
2番目に見るのが、Googleのテンプレート ギャラリーです。出欠や意見の収集のような、どの団体でも同じ形になる用途はここで足ります。
3番目が、外部のサイトが配っている雛形です。ギャラリーに近い用途のものがないときだけ見ます。設問の文言の参考として読み、そのまま複製せずに自分の会の言葉に直します。
4番目が、ゼロから作ることです。会に固有の事情が多い用途、たとえば独自の会計報告や特殊な当番表は、探すより作るほうが早く終わります。20分探して見つからないものは、作ったほうが短時間で済みます。
この順番を決めておく利点は、探す時間に上限がつくことです。探し始めると似たものが次々に出てくるので、決めずに始めると1時間が過ぎます。
用意されている雛形のうち、集まりで役に立つもの
ギャラリーの雛形は、仕事で使う想定のものが多く並びます。そのままでは集まりに合わないものもあるため、使える系統を挙げます。
出欠や参加登録の系統は、そのまま使えます。氏名、連絡先、参加の可否、同伴者の人数といった項目があらかじめ並んでいるので、会の言葉に直すだけで済みます。行事の申し込みや総会の出欠に向きます。
意見や満足度を集める系統も使えます。5段階の評価と自由記述の組み合わせが用意されているため、行事のあとの感想や、運営についての意見を集めるときの土台になります。ただし評価の段数と言葉は、会に合わせて直してください。
連絡先の一覧を作る系統は、そのまま使うと個人情報を集めすぎます。住所と電話番号と勤務先まで欄がある雛形もあるので、会として必要な項目だけを残し、残りは削除します。集めた情報は削除しないと残り続けるので、最初から集めないほうが管理が軽くなります。
申込や注文の系統は、会費の徴収や物品の注文に使えます。数量と合計の考え方が入っているものがあるため、バザーの出品や記念品の取りまとめに向きます。ただし決済まではできないので、支払いは別の手段になります。
一方、そのまま使うのが難しいのは、採用や人事の系統、業務の報告の系統です。設問の前提が会社の中に置かれているため、書き換える量が多く、ゼロから作るほうが早くなります。
自分の会の雛形を作って、翌年そのまま使う
用意された雛形よりも効くのは、自分の会の雛形を1度作ってしまうことです。会の言葉、会の項目、会の締め切りの書き方が入っているので、翌年の担当が迷いません。
手順は単純です。よく使うフォームを1つ作り、名前を「【雛形】行事の出欠」のように決めます。頭に印を付けておくと、一覧の中で見分けられます。使うときは、この雛形を直接編集せず、複製してから中身を直します。複製は「ファイル」から「コピーを作成」を選びます。コピーの名前に年度を入れておけば、前年と混ざりません。
雛形に入れておくと後で助かる要素を挙げます。第一に、冒頭の説明文です。所要時間、締め切り、記録する項目と記録しない項目。この3点を毎回書き直すのは手間なので、雛形の側に型として書いておきます。第二に、必須の設定です。必ず答えてほしい設問に必須を付けた状態で保存します。第三に、確認メッセージです。送信後に表示される文を「ご回答ありがとうございました。内容に変更がある場合は、9月30日までにもう一度ご回答ください」のように書き換えておきます。
もう1つ、共同編集者を最低1人追加しておいてください。雛形が1人のアカウントにしかないと、その人が抜けた時点で使えなくなります。会の役職で2人を決めておけば、引き継ぎで消えません。
雛形の数は増やしすぎないほうが続きます。集まりで実際に使うのは5種類ほどです。出欠、行事のアンケート、当番の希望、感想の収集、連絡先の変更届。この5つだけを雛形にして、それ以外はその都度作る形が、探す手間と管理の手間の釣り合いが取れます。
集まりで使い回したい雛形5つの中身
雛形を5つに絞るとして、それぞれ何を入れておくかを具体的に挙げます。会の性格によって足し引きは必要ですが、抜けがちな項目を並べました。
1つ目は行事の出欠です。入れる項目は、氏名、参加の可否、同伴者の人数、集合場所への交通手段、連絡の付く電話番号、そして備考です。抜けやすいのは同伴者の人数と交通手段です。同伴者を聞かないと当日の人数が合わず、交通手段を聞かないと駐車場の数が読めません。備考は自由記述にして、アレルギーや体調の申し出を受ける欄にします。
2つ目は当番や役割の希望です。項目は、氏名、希望する役割を3つまで選ぶ設問、都合の悪い曜日、辞退したい理由の自由記述です。希望を1つだけ聞くと、重なったときに調整ができません。3つまで選んでもらう形にすると、割り振りが一度で終わります。辞退の理由を書く欄があると、事情を抱えた人が声を上げやすくなります。
3つ目は行事のあとのアンケートです。項目は、参加したかどうか、満足度の4段階、よかった点の自由記述、次回への希望の自由記述、次回も参加したいかの3択です。抜けやすいのは「次回も参加したいか」です。満足度だけを聞くと、来年の企画を決める材料になりません。
4つ目は連絡先の変更届です。項目は、氏名、変更する内容の選択（住所、電話番号、メールアドレス、世帯の人数）、新しい内容の自由記述、変更の時期です。すべての項目を毎回入力させる形にすると、変更のない人が間違えて上書きします。変更する内容を先に選ばせる形にしてください。
5つ目は感想や意見の収集です。項目は、どの活動についてか、よかったことの自由記述、困っていることの自由記述、運営に伝えたいことの自由記述です。この雛形だけは匿名で使うことが多いので、氏名の欄を作らない状態で保存します。
この5つを作るのに必要な時間は、合わせて2時間ほどです。1回作れば、以後は複製して日付と行事名を直すだけになります。年8回フォームを作る会なら、1年で元が取れます。
雛形の設問は、答える側の言葉で書く
雛形を作るときに効くのは、設問の文を答える側の言葉で書くことです。会の中で使っている略語や役職の呼び方をそのまま使うと、入ったばかりの会員に伝わりません。
たとえば「本部への提出物の有無」ではなく「学校に出す書類をお持ちですか」と書きます。「班回覧の可否」ではなく「回覧板を次のお宅にお回しいただけますか」と書きます。長くなっても構いません。読んで迷わないほうが、問い合わせが減ります。
選択肢の言葉も同じです。「可」「不可」ではなく「できます」「できません」と書く。「要」「不要」ではなく「必要です」「必要ありません」と書く。1文字で済むところをあえて書き切るのは、画面の文字が小さい環境で読む人のためです。
必須にする設問を絞ることも、雛形の段階で決めておいてください。すべて必須にすると、答えたくない項目が1つあるだけで送信されません。送信できずに諦めた人は、連絡もしてきません。判断に直結する設問だけを必須にして、残りは任意にします。
設問の順番は、答えやすいものから並べます。氏名と参加の可否を先に、自由記述を最後に。最初に自由記述が来ると、その場で閉じる人が出ます。自由記述を必須にしないのも同じ理由です。
説明欄の使い方も雛形に含めます。設問ごとに「説明」を追加できるので、迷いやすい設問には1行足しておきます。「同伴者には、小学生以下のお子さまも含めてお答えください」のような補足が、集計のやり直しを防ぎます。
毎年の集計を比べられる形にする
雛形の効きがもう1段上がるのは、去年の集計と比べられるときです。比べるには、設問と選択肢を変えないでおく必要があります。
満足度の段数を去年と変えると、比べられません。4段階から5段階に変えた年を境に、数字の意味が変わります。どうしても変えたい場合は、変えた年をはっきり記録に残してください。
選択肢の文言も同じです。「やや不満」を「少し不満」に書き換えるだけでも、比べるときに迷いが生じます。文言を直したい気持ちが出たら、次の見直しの時期までため込んで、3年に1度まとめて直す形にします。
回答の保存先も決めておきます。回答を表計算のシートに保存する設定にしておけば、年ごとのシートを1つのファイルに並べられます。ファイルの名前を「行事アンケート集計」のように決め、中にシートを年ごとに追加していく形が、あとから見つけやすくなります。
比べる項目は、多くなくてよいです。参加人数、満足度の平均、次回も参加したいと答えた割合。この3つを毎年並べるだけで、行事が続いているかどうかが数字で分かります。役員会で説明するときも、3つの数字なら口頭で伝えられます。
外部の無料テンプレートを使うときに見るところ
Googleのギャラリーの外にも、無料の雛形を配っているサイトがあります。設問の文言まで書かれているものもあり、下敷きとして役に立ちます。ただし、そのまま使う前に見ておく点があります。
第一に、そのサイトの雛形がGoogleフォームで使える形かどうかです。画像として設問の例を載せているだけのものと、Googleフォームの複製用のリンクを配っているものがあります。前者は自分で打ち込むことになるので、設問の参考として読むだけにします。
第二に、集める項目の多さです。無料の雛形は、汎用にするために項目を多めに並べています。会で使うなら、必要な項目だけ残してください。項目が多いフォームは回答率が落ちます。設問が10問を超えると、途中で閉じる人が出てきます。
第三に、そのサイトが自社の道具の案内を目的にしている場合、雛形の中に案内が混ざっていることがあります。会員に配るフォームに外部の宣伝が入っていると、問い合わせの元になります。複製したあとで必ず全文を読み、会に関係ない記述を削除してください。
第四に、個人情報を集める設問の扱いです。雛形に「生年月日」「勤務先」「家族構成」が並んでいることがあります。会として必要でないなら削除します。集めた情報は保管と削除の責任が付いてくるので、集めないことがいちばん軽い対処です。
第五に、雛形の提供元が更新を止めているかどうかです。設問の中に古い制度や古い呼び方が残っていることがあります。行事の名称、役職の呼び方、締め切りの慣習。読んだときに違和感がある語は、会の言葉に直します。
テンプレートを使って得られるもの、失うもの
雛形は便利ですが、無条件に良いわけではありません。判断する立場として、両方を把握しておいてください。
得られるものの1つ目は時間です。設問を考える時間がなくなります。2つ目は抜けの防止で、毎年聞き忘れていた項目が雛形に入っていれば忘れません。3つ目は引き継ぎの軽さです。翌年の担当が「これを複製してください」と言われるだけで済みます。4つ目は回答者の慣れで、毎回同じ形のフォームが届くと、答える側も迷いません。
失うものの1つ目は、その回に固有の事情を拾い落とすことです。雛形をそのまま使うと、今年だけ聞いておきたいことが抜けます。複製したあとに「今年の追加」として1問だけ足す習慣にしておくと防げます。
2つ目は、設問が惰性になることです。毎年同じことを聞き続けると、会の実情が変わっても設問が変わりません。3年に1度は設問そのものを見直す時期を決めておいてください。
3つ目は、集めた情報の使い道が曖昧になることです。雛形に入っているから聞いている、という状態の設問が生まれます。聞いた情報を一度も使わなかった設問は、次の年に削除します。
4つ目は、見た目が他の会と同じになることです。これは実務上ほとんど問題になりませんが、案内の一部として印象を大事にする場面では、色や画像を差し替えるだけで印象が変わります。テーマの色とフォントはフォームの側で変更できます。
紙と併用する会の雛形の作り方
画面に慣れていない会員がいる会では、フォームと紙を併用することになります。このとき、紙とフォームで項目がずれていると集計ができません。雛形の段階で、紙の様式も一緒に作ってしまうのが確実です。
作り方は単純です。フォームを完成させたあと、右上のプレビューで回答者の画面を開き、そのまま印刷します。設問と選択肢がそのまま紙に並ぶので、これを紙の様式として配ります。項目がずれる心配がなく、作る手間もかかりません。
紙で戻ってきた分は、集める側が代わりにフォームへ入力します。10件程度なら15分で終わります。全部を手で集計するより、紙の分だけ入力してフォームの集計に合わせるほうが早く終わります。
このとき気をつけるのが、紙の分を入力するときの扱いです。回答を1回に制限する設定をオンにしていると、同じアカウントから何件も入力できません。紙と併用する前提の雛形では、この設定をオフにしておいてください。雛形の段階で決めておけば、当日に詰まりません。
紙を配る範囲も決めておきます。全戸に紙を配ってしまうと、フォームで答えられる人も紙で出してきます。前年に紙で出した世帯にだけ紙を配り、それ以外にはリンクを案内する。この形にすると、入力の手間が毎年少しずつ減ります。
他の道具の雛形と比べて決める
無料で使えるフォームの道具は、Googleフォーム以外にもあります。雛形の量と使いやすさで選ぶ前に、会として何が必要かを整理してください。
Googleフォームの強みは、回答が表計算のシートにそのまま保存でき、集計を並べ替えたり絞り込んだりできることです。すでにGoogleアカウントを持っている人が多い会では、新しい登録が要らない点も効きます。弱みは、見た目の自由度が低いことと、決済の機能がないことです。
他社の道具には、見た目を整える機能や、入力を補助する機能が充実しているものがあります。フォームの通過率を上げる仕組みを備えた道具もあり、申し込みを取りこぼしたくない用途では検討の対象になります。ただし多くは有料の機能で、月額がかかります。会費で運営している会では、機能の差が月額に見合うかどうかで判断することになります。
判断の軸は3つです。第一に、集めたあとに何をするか。集計を並べて見るだけならGoogleフォームで足ります。第二に、配る相手が誰か。画面に慣れていない会員が多いなら、シンプルな画面のほうが問い合わせが減ります。第三に、引き継げるか。担当が代わったときに、次の人が触れる道具かどうか。月額がかかる道具は、支払いの名義も引き継ぐ対象になります。
雛形を配るときのリンクの扱い
雛形から作ったフォームを配る段になって、毎回同じところで手が止まります。リンクが長いことと、どこに載せるかです。
リンクは、公開したあとに短い形に変えられます。共有の画面で「URL を短縮」にチェックを入れてコピーすると、短いリンクが手に入ります。紙の案内に載せる場合は必ず短い形にしてください。長いままでは手で打ち込む人が間違えます。
会のウェブサイトに載せる場合は、埋め込み用のHTMLも用意されています。フォームを開き、右上のその他から「HTML を埋め込む」を選ぶと、貼り付ける記述が表示されます。サイトの中で直接答えてもらえるので、別の画面へ移る手間が省けます。
案内の文に書くことは3つに絞れます。何のフォームか、何分で終わるか、いつまでか。この3つが同じ文の中にあれば、転送されても意味が伝わります。リンクだけを貼ると、転送された先で「これは何か」が分からなくなります。
締め切りを過ぎたフォームは、公開を止めてください。止めないと、締め切りの後に届いた1件のために集計をやり直すことになります。共有の設定では、フォームへのアクセスを削除する日付も指定できるので、雛形を複製した時点で締め切りの日付を入れてしまうのが確実です。
雛形が続くのは、保存先が1つに決まってから
雛形を作っても、保存先がばらばらだと来年また探します。ここが最後の要点です。
よくある形は、フォームのリンクをトークに流して終わりにすることです。LINEのグループに貼ったリンクは、新しい発言が来るたびに上へ流れます。半年後に「去年の出欠のフォームどこですか」と聞かれ、また探す。掲示板のように1件ずつ残り、大事なものを上に固定できる形なら、雛形のリンクを固定しておくだけで探す作業が消えます。LINEグループとの比較では、連絡の残り方と役員が代わったときの引き継ぎを項目ごとに並べているので、いま何が流れているかを確かめる材料になります。
もう1つは、資料と雛形が別の場所にあることです。行事の案内文、去年の写真、出欠のフォーム、集計の結果。この4つが別々の場所にあると、翌年の担当は4か所を探します。同じグループの中に案内と写真と予定が並んでいれば、探すのは1か所です。町内会での使われかたとサークルでの使われかたには、お知らせが上に固定された状態と、予定と写真が同じ場所に並んでいる画面が見本として用意されています。
見える範囲も決めておいてください。雛形そのものは会の中だけのもので、外に出す必要はありません。参加の管理を、誰でも入れる、申し込みを承認して入れる、招かれた人だけ、の3つから選べる形なら、雛形と集計を共有する範囲もその枠で決まります。メンバー以外は見られない状態なら、連絡先の変更届のような個人情報を含む集計も扱えます。設定の考え方はよくある質問に整理されています。
教室や習い事のように、同じ内容を期ごとに繰り返す場では、雛形の効きがいちばん大きくなります。毎期の初回に同じ確認をし、毎期の最後に同じ感想を集める。教室での使われかたは、その繰り返しを1か所にまとめた見本です。
最後に、雛形は完成させなくてよいものだと考えてください。1年目は抜けがあります。2年目に1問足し、3年目に1問削る。この3年で、会に合った形になります。最初から完璧な雛形を探すより、去年のものを見つけられる状態にすることのほうが、手間を減らします。無料のテンプレートはいくらでも手に入ります。足りないのは雛形ではなく、去年の雛形が見つかる保存先です。
Q1. Googleフォームのテンプレートは無料で使えますか？
無料のGoogleアカウントがあれば使えます。フォームの画面の右上にある「テンプレート ギャラリー」を開くと、Googleが作成した雛形が並び、選ぶとその複製が新しいフォームとして開きます。回答数や設問数による追加料金もありません。職場や学校のアカウントでは、管理者の設定によって表示される雛形が変わることがあります。
Q2. 日本語のテンプレートはありますか？
あります。Googleのヘルプに記載されている対応言語に日本語が含まれており、日本語の雛形をそのまま使えます。英語の雛形しか表示されない場合は、Googleアカウントの言語設定を日本語に変えてから開き直してください。文言は会に合わせて書き換える前提で、そのまま配らないほうが伝わります。
Q3. 去年作ったフォームを今年も使い回せますか？
使い回せます。フォームを開き「ファイル」から「コピーを作成」を選ぶと、設問と設定をそのまま複製できます。複製した側の名前に年度を入れておけば前年と混ざりません。回答は複製ごとに別に集まるので、前年と比べたい場合は古いフォームを削除せずに残しておいてください。
Q4. 外部サイトの無料テンプレートを使っても大丈夫ですか？
下敷きとして使えます。ただし複製したあとに全文を読み、会に関係のない記述や外部の案内が混ざっていないかを確かめてください。汎用にするために項目が多く並んでいることも多いため、会として必要のない個人情報の設問は削除します。設問が10問を超えると回答率が落ちるので、削る作業のほうが大事です。