google フォーム 集計 エクセルで調べる人が求めているのは、回答をエクセルの表として手元に持ち、去年の名簿や既存の様式と突き合わせることです。ところがフォームからエクセルへは直接出せないため、途中で1つ工程が挟まります。この記事では、その2つの経路を手順で示し、文字化けの直し方、そして表に移したあとの突き合わせまでを、集まりをとりまとめる立場の作業として順に整理します。
Googleフォームからエクセルへ直接は出せない
先に結論から書きます。Google フォームの画面に「エクセル形式でダウンロード」という項目はありません。用意されているのは CSV 形式でのダウンロードと、Google スプレッドシートへ回答を流す設定の2つです。エクセルの表として持つには、どちらかを経由します。
グーグルフォームのアンケートの集計をエクセルにして扱いたいこともあるかもしれません。たとえば、Googleフォームの回答をエクセルに変換してグラフ化したり、既存のExcelフォーマットに取り込んで再利用したりといったニーズは多いでしょう。しかしながら、Googleフォームからエクセルへと直接はできず、ひと工夫が必要です。 出典: curlpingnosiawase.com
Microsoft Forms を使っている会は、この工程が要りません。Microsoft Forms は回答を Excel のブックとして開く形が最初から用意されており、Excel との行き来で詰まりません。学校や職場で Microsoft 365 を使っていて、エクセルで扱うことが決まっているなら、そちらを選ぶのが素直です。
それでも Google フォームが選ばれ続けるのは、回答する側にアカウントを求めずに使えることと、設問の形が豊富なことが大きいです。年配の会員が多い会では、ログインを求めない形にできるかどうかが回答率に直に効きます。集める側の1工程を引き受けて、答える側の負担を下げる判断は、実務として筋が通っています。
もう1つ押さえておきたいのは、エクセルに移す必要が本当にあるかです。選択肢ごとの件数と割合を見るだけなら、フォームの回答画面に自動でグラフが出るので、エクセルは要りません。エクセルが必要になるのは、去年の名簿と突き合わせるとき、会で決まった様式に流し込むとき、そして関数で計算するときの3つです。この3つに当たらないなら、移さないほうが作業は短く終わります。
方法1：CSV形式でダウンロードして開く
いちばん手数が少ない経路です。手順は3つです。
Google フォームでフォームを開き、上部の[回答]をクリックします。右上のその他アイコンから[回答をダウンロード（.csv）]を選びます。圧縮されたファイルがダウンロードされるので、展開すると中に CSV ファイルが入っています。設問が多いフォームでも、ファイルは1つです。
このファイルをエクセルで開けば、回答が表として並びます。1列目に回答を受け取った時刻が入り、2列目以降に設問ごとの回答が並びます。設問文がそのまま列の見出しになるので、設問文が長いと列の見出しも長くなります。あとで扱いやすくするには、見出しを短い言葉に書き換えておきます。
この経路が向いているのは、1回だけ表にして終わりの調査です。集計して報告を作り、それ以上は触らないなら、これでいちばん速く終わります。
向いていないのは、回答がまだ増える途中の調査です。CSV はダウンロードした時点の内容を切り取ったファイルなので、その後に届いた回答は入っていません。締め切り前に何度も見る必要がある調査では、ダウンロードを繰り返すことになり、どのファイルが最新か分からなくなります。ファイル名に日付を入れる決まりにしておけば防げますが、そこまでするなら次の方法のほうが楽です。
もう1つ注意したいのが、日本語が崩れて表示されることです。CSV をそのままエクセルで開くと、氏名や自由記述が意味の分からない記号の並びになることがあります。これは後の節で直し方を書きます。
方法2：スプレッドシートを経由してエクセル形式で保存する
こちらが実務ではよく使われる経路です。回答をいったん Google スプレッドシートへ流し、そこからエクセル形式でダウンロードします。
まず、回答の保存先を設定します。Google フォームでフォームを開き、上部の[回答]から[概要]をクリックします。右上のその他アイコンから[回答の送信先を選択]を選び、新しいスプレッドシートを作るか、既存のスプレッドシートを選ぶかを指定します。
回答をスプレッドシートに保存すると、Google スプレッドシートによってデータが自動的にテーブル形式になり、データの形式と構造が設定されます。 出典: support.google.com
設定を済ませると、以降の回答は届いた順にスプレッドシートへ自動で追加されていきます。すでに届いている回答も、設定した時点でまとめて流れます。締め切り前に何度も見る調査では、この形が圧倒的に楽です。ダウンロードし直す必要がありません。
エクセル形式にするのは、締め切ったあとの1回だけです。スプレッドシートを開き、上部の[ファイル]から[ダウンロード]をクリックし、ファイル形式を選びます。ここでエクセルのブック形式を選べば、そのまま手元に落ちてきます。この経路で落としたファイルは文字化けしません。
この経路のもう1つの利点は、途中の作業をスプレッドシートの側でできることです。名簿を別のシートに置いて突き合わせる作業は、スプレッドシートでもエクセルでもできます。スプレッドシートでやっておけば、回答が増えても結果が自動で更新されます。エクセルに落としてから作業すると、回答が1件増えるたびに落とし直して作業をやり直すことになります。
ここで見落としやすいのが権限の扱いです。フォームの共同編集者は、リンクされたスプレッドシートにも自動でアクセスできるようになります。ところが、あとからフォーム側の権限を変えても、スプレッドシート側には自動で反映されません。役員が代わったときにフォームから前任者を外しても、スプレッドシートには残ったままになります。引き継ぎで外す先が1か所で済むかどうかは、道具を選ぶときに先に確かめておく価値があります。
文字化けの直し方
CSV をエクセルで開いて日本語が崩れるのは、文字コードの読み方が合わないために起きます。ファイルが壊れているわけではないので、読み方を指定すれば直ります。方法は3つあります。
1つ目は、エクセルの取り込み機能を使う方法です。エクセルを空のブックで開き、データのタブから「テキストまたはCSVから」を選んで、ダウンロードした CSV を指定します。取り込みの設定画面で文字コードを選べるので、日本語が正しく見える設定に切り替えてから読み込みます。エクセルのバージョンによって画面の名前は少し違いますが、データのタブの中に必ずあります。
2つ目は、メモ帳で保存し直す方法です。CSV をメモ帳で開き、名前を付けて保存する画面で文字コードを切り替えてから保存します。保存したファイルをエクセルで開けば、そのまま正しく表示されます。1回だけの作業ならこれがいちばん速いです。
3つ目は、そもそも CSV を経由しない方法です。前の節で書いたスプレッドシートを経由する経路なら、文字化けは起きません。毎回この作業に時間を取られているなら、経路を変えるほうが根本の解決になります。
文字化けを直したあとに、数字の列がおかしくなっていないかも確かめます。班の番号や学年のように先頭がゼロで始まる値は、取り込みの設定によって先頭のゼロが落ちます。「01班」が「1班」になるくらいなら害はありませんが、電話番号の先頭のゼロが落ちると使えなくなります。取り込みのときにその列を文字列として読み込む設定にしておくと防げます。
日付の列も同じです。回答時刻の列は、取り込み方によって数字の羅列になることがあります。列を選んで表示形式を日付に直せば元に戻ります。落とした直後に1回だけ確かめる決まりにしておくと、集計の途中で気づいて戻る手間が消えます。
エクセルに移したあとに名簿と突き合わせる
エクセルに移す理由の多くは、ここにあります。誰が出していないかを出す作業です。
やり方はこうです。落としたブックに、名簿のシートを1枚追加します。名簿のシートには、氏名と班または学年を並べます。次に、名簿の横に1列作り、回答のシートの氏名列を探して見つかったかどうかを返す関数を入れます。関数の名前はエクセルのバージョンで違いますが、検索して一致したら値を返す種類の関数を使います。見つからなかった行が未回答者です。
この列を作ると、未回答者の一覧がその場で出ます。班ごとに並べ替えれば、班長に渡す形になります。人数が50人を超える会では、この作業を目で照らし合わせるのは無理があります。関数を1度作れば、翌年も同じブックを使い回せるので、2回目から作業が消えます。
逆向きの確認も1列作ります。回答のシートの横に、名簿にその名前があるかを返す列です。ここで見つからない回答は、名簿にない人からの回答です。会員以外が答えたか、名前の書き方が名簿と違うかのどちらかです。会員限定の調査では、この確認を入れておかないと、集計に会員以外の票が混ざります。
そして、突き合わせの結果を数字で押さえます。名簿の人数、回答の件数、名簿と一致した件数、名簿にない回答の件数の4つです。この4つが合わないときは、名前の書き方が揃っていません。報告に「40世帯に配布し、28世帯から回答」と書くための数字もここから取ります。
未回答者が出たあとにやることは連絡です。ここで多くの会が詰まります。未回答者の一覧はエクセルの中にあり、連絡の手段は別のところにあるからです。一覧を見ながら個別に送る作業になり、誰に送ったか分からなくなります。連絡と回答の受け付けが同じ場所にある道具なら、未回答の人にだけ通知を送る形で1手で済みます。いま使っている道具との差を確かめたいなら、LINEグループとの比較に、連絡と名簿と回答が別れていることで生まれる手間の中身がまとまっています。
突き合わせが失敗する原因
関数を入れたのに、ほとんどの行が「見つからない」と返ってくることがあります。原因はだいたい4つです。
1つ目は、氏名の間の空白です。名簿が「山田 太郎」で回答が「山田太郎」なら、機械は別人として扱います。両方の空白を取り除いて比べる列を1つ挟むと、この種の不一致はほぼ消えます。全角の空白と半角の空白が混ざっている場合もあるので、両方を取り除きます。
2つ目は、旧字と新字です。「髙橋」と「高橋」、「齋藤」と「斎藤」は別の文字です。名簿側を正として、回答側を手で直すのが確実です。会員数が多い会では、突き合わせで見つからなかった行だけを見て直すので、作業量は限られます。
3つ目は、余分な改行です。自由記述の設問で改行を含む回答があると、CSV で落としたときに行がずれることがあります。1行が2行に割れていると、そこから下の列がすべてずれます。落としたブックを開いて、行数が回答件数と合っているかを最初に確かめます。合っていなければ、スプレッドシートを経由する経路に切り替えます。
4つ目は、同姓同名です。会員が100人を超えると、同姓同名は現実に起きます。氏名だけで突き合わせると、片方が答えただけで両方が答えたことになります。氏名と班を組み合わせた列を作って比べると防げます。名簿の側にも同じ組み合わせの列を作ります。
これらは、集める前に設問の作り方で減らせます。氏名を姓と名の別の設問にし、「名簿に載っているお名前でご記入ください」と一言添え、班や学年は自由記述ではなく選択式にする。この3つで、突き合わせの失敗の大半は起きなくなります。次の調査から変えられます。
エクセルで集計するときの表の作り方
エクセルに移したあと、報告に使う表を作ります。ここで作る表は多くて3つです。
1つ目は、配った数と返ってきた数の表です。「配布40、回答28、回収率70%」の3行で足ります。この表を先に置くと、以降の割合がどの分母の話か読み手に伝わります。回収率が低い調査では省きたくなりますが、省くと後で「全員の意見なのか」と必ず問われます。
2つ目は、いちばん知りたい設問の集計表です。選択肢ごとの件数と割合を並べます。ここで気をつけるのが、複数選択の設問です。1人が3つ選べば3件として数えられるので、割合の足し算が100%になりません。複数選択の表は、母数を「選んだ件数」ではなく「答えた人数」で書き、「28人のうち18人が挙げた」と読める形にします。
3つ目は、班ごとや学年ごとの回答状況の表です。班ごとに回答率が大きく違う場合、そこには理由があります。ある班だけ回答率が低いなら、その班に案内が届いていない可能性があります。この表は報告に載せるかどうかは判断が要りますが、自分の手元では必ず作ります。
エクセルの機能を使うなら、ピボットテーブルが向いています。班ごと、選択肢ごとの件数を関数を書かずに出せます。ただし覚えるのに少し時間がかかるので、年1回の調査のために覚える必要はありません。関数で数える形でも同じ結果が出ます。
グラフは、報告に載せるものだけ作ります。設問が10問あっても、載せる図は2つか3つで足ります。全部をグラフにして並べると、読む側はどれが論点か分からなくなり、会議で決まらなくなります。作らなかった設問は「その他の設問は資料に添付」で済みます。
会で決まっている様式に流し込むとき
エクセルに移す2つ目の理由が、これです。会計の報告書、学校へ提出する集計表、連合や行政へ出す様式など、決まった形のエクセルのブックに数字を入れる必要がある場面は少なくありません。
このとき、回答の表をそのまま様式に貼ることはできません。列の順番も、項目の名前も違います。やることは、回答の表から様式の各欄に入る数字を取り出すことです。手で数えて打ち込む会が多いのですが、ここは関数に任せられます。
様式のブックに、回答の表を貼るシートを1枚追加します。そして様式の各欄に、貼ったシートから条件に合う件数を数える関数を入れます。「1班で参加すると答えた世帯数」なら、班の列が1で参加の列が参加の行を数える関数です。この形にしておくと、回答を貼り替えるだけで様式の数字が全部入れ替わります。
最初に作るのに1時間ほどかかりますが、次の年からは貼るだけです。毎年同じ様式で出す提出物なら、ここは必ず作っておく価値があります。手で打ち込む形を続けると、毎年同じだけ時間がかかり、しかも打ち間違いが混ざります。打ち間違いは提出したあとに見つかるので、訂正の連絡まで発生します。
注意したいのは、様式が年によって変わることです。行政や連合から配られる様式は、年ごとに欄が増えたり名前が変わったりします。去年のブックをそのまま使うと、欄の位置がずれて別の数字が入ります。毎年、新しい様式を受け取ったら、関数を入れた欄が同じ位置にあるかを1つずつ確かめます。確かめるのは5分で終わります。
様式に入れる前の数字を、必ず別の場所に残します。提出したあとに「この数字はどこから出たのか」と問われることがあります。回答の表と、そこから数えた過程が残っていれば答えられます。様式だけを残して回答の表を消すと、答えられなくなります。
紙で届いた回答を同じ表に入れる
会員に年配の方が多い会では、フォームだけにすると回答が落ちます。紙の回覧と併用する形は現実的な選択で、集計の表もそこを前提に作ります。
紙の回答は、フォームの回答が並んでいる表の下に手で打ち足します。別のファイルに分けると、最後に足し算する工程が増え、片方だけ直して食い違う事故が起きます。同じ表に入れておけば、突き合わせの関数も集計の表もそのまま使えます。
打ち足すときに1列足しておくと、後で役に立ちます。「経路」という列を作り、フォームから届いた行には「フォーム」、紙から打ち込んだ行には「紙」と入れます。この列があると、紙の割合が年ごとにどう動いたかが分かります。1年目に紙が半分あっても、2年目に2割まで下がる会は多いです。下がっているなら併用を続ければよく、下がらないなら、フォームが使えない理由が端末ではなく案内の分かりにくさにある可能性を見ます。
打ち込むのは1人に決めます。2人で分担すると、同じ紙を2回打つか、打ち漏らすかのどちらかが起きます。打ち込みは10件で15分ほどなので、分担する必要はほとんどありません。打ち込みが終わったら、紙の枚数と打ち込んだ行数が合っているかを数えます。ここで合わなければ、その場で探すほうが後から探すより速く済みます。
紙で出した人がフォームでも出している重複も、この段階で拾います。締め切り直前に「紙を出したか忘れたのでフォームでも出した」という重複は毎回起きます。氏名で並べ替えておけば目で拾えるので、打ち込みのあとに1回並べ替えて確かめる手順を入れておきます。
スプレッドシートのまま作業するか、エクセルに落とすか
ここまで書いた作業のうち、多くはスプレッドシートの側でもできます。突き合わせの関数も、集計の表も、グラフも作れます。では、わざわざエクセルに落とす理由は何かを整理します。
エクセルに落とすべき場面は3つです。1つ目は、会で決まっている様式がエクセルのブックである場合です。様式を開いて作業するのですから、こちらに寄せます。2つ目は、作業する人がエクセルに慣れていて、スプレッドシートに慣れていない場合です。慣れている道具で作業するほうが速く終わり、間違いも減ります。3つ目は、インターネットにつながらない場所で作業する場合です。手元のファイルなら開けます。
逆に、スプレッドシートのままにすべき場面も3つあります。1つ目は、回答がまだ増える途中の場合です。エクセルに落とすと、回答が増えるたびに落とし直して作業をやり直すことになります。2つ目は、役員2人以上で分担する場合です。同じファイルを同時に開いて別の場所を触れるので、送り合う手間が消えます。3つ目は、来年も同じ作業をする場合です。スプレッドシートに置いておけば、来年その場所を開くだけです。手元のファイルは、パソコンを買い替えたときに行方不明になります。
多くの会にとって現実的な形は、作業はスプレッドシートで済ませ、提出や配布が必要な最後の1枚だけをエクセルかPDFで落とす形です。途中の作業を手元のファイルでやると、最新がどれか分からなくなる問題が必ず出ます。「集計_最終.xlsx」と「集計_最終2.xlsx」が並んでいる状態は、ほとんどの会で一度は起きています。
落とす形式を選ぶときは、相手が何で開くかも見ます。提出先が印刷して綴じるだけならPDFのほうが崩れません。提出先が数字を足し合わせるならエクセルのブックで渡します。形式を先に確かめずに送ると、送り直しになります。
判断に迷うときは、そのファイルを来年の役員が開くかどうかで決めます。開くなら、会として共有する場所に置ける形にします。開かないなら、手元でも構いません。
毎年同じ集計を繰り返すなら、ひな型を作る
年に1回か2回、同じ形の調査をする会は多いです。総会前の意向調査、年度末の役員希望、行事の参加確認。これらは毎年ほぼ同じ形です。
ひな型を1つ作っておけば、2回目から作業がほとんど消えます。ひな型に入れるのは4つです。名簿のシート、回答を貼る場所を決めたシート、突き合わせの関数を入れた列、そして報告に使う表とグラフの形です。翌年は、新しい回答を貼るだけで表とグラフが更新されます。
ひな型を作るときのこつは、列の順番をフォームの設問の順番と合わせることです。合っていれば、落としたブックからそのまま貼り付けられます。合っていないと、毎年列を並べ替える作業が入ります。フォームの設問の順番を年ごとに変えないことも、同じ理由で効きます。
ひな型の置き場所も決めます。とりまとめた本人のパソコンの中にあると、役員が代わったときに渡し忘れます。会として共有する場所に置き、次の役員が開ける状態にします。ファイル名に年度を入れず「意向調査ひな型」のような名前にしておくと、毎年コピーして使う形が自然に続きます。
そして、ひな型と一緒に手順を1枚残します。「フォームの回答をダウンロードし、回答シートのA2から貼り付ける。突き合わせの結果はD列に出る」の3行で足ります。関数の中身の説明は要りません。次の人が同じ操作をできればよいだけです。この1枚があるかないかで、翌年ゼロから作り直すかどうかが決まります。
会の形によって、ひな型に入れる項目は変わります。班があって世帯単位で数える町内会なら、町内会での使われかたのような流れが近く、学年とクラスで区切るPTAならPTAでの使われかたのほうが近い形です。
エクセルへ出す作業を、いつまで続けるか
最後に、この作業を続けるかどうかの判断材料を置きます。
エクセルに落として突き合わせる作業にかかる時間は、慣れていれば30分ほどです。ひな型があれば15分に縮みます。ひな型がなく、文字化けを直し、関数を調べながら作るなら2時間かかります。この差が、ひな型を作る価値です。
年に1回の調査なら、2時間かかっても受け入れるほうが早いかもしれません。ただし、月に1回の出欠確認をこの方法で回しているなら、年間で24時間になります。この時点で、受け付けと名簿がつながっている道具に移す価値が出ます。回数を数えてから決めると、迷いが減ります。
見落としやすいのは、この作業が「できる人」に集まることです。エクセルの関数を書ける役員が1人いると、その人に集計が全部回ります。その人が退任した年に、会の集計が止まります。誰がやっても同じ手順で終わる形にしておくことは、時間の節約より引き継ぎのために効きます。
判断の順番はこうです。まず、エクセルに出す理由が3つのどれかに当たるかを確かめます。名簿と突き合わせる、会の様式に流し込む、関数で計算する。当たらないなら出すのをやめます。当たるなら、ひな型を作ります。そのうえで、年に何回この作業をするかを数えます。回数が多いなら、受け付けと名簿が同じ場所にある形へ移すことを検討します。
移すかどうかを役員会に諮るときは、作業時間の数字を持っていきます。「年に12回、1回30分で6時間」という数字は、感覚の話より通ります。会員から出やすい質問はよくある質問にまとまっているので、そのまま資料として使えます。
Q1. GoogleフォームからエクセルへはExcel形式で直接ダウンロードできますか？
できません。Google フォームの画面に用意されているのは CSV 形式でのダウンロードと、Google スプレッドシートへ回答を流す設定の2つです。エクセルのブック形式で持つには、スプレッドシートを経由し、ファイルのダウンロードからエクセル形式を選びます。この経路なら文字化けも起きません。
Q2. CSVをエクセルで開くと日本語が崩れるのはなぜですか？
文字コードの読み方が合わないために起きます。ファイルが壊れているわけではありません。エクセルのデータのタブから「テキストまたはCSVから」を選んで文字コードを指定して読み込むか、メモ帳で開いて文字コードを切り替えて保存し直せば直ります。毎回起きるなら、スプレッドシートを経由する経路に変えるのが根本の解決です。
Q3. 名簿と突き合わせても、ほとんど一致しないのはなぜですか？
氏名の間の空白、旧字と新字の違い、同姓同名、自由記述の改行で行がずれていること、のどれかがほとんどです。空白を取り除いて比べる列を1つ挟むだけで大半は解決します。次の調査からは、姓と名を別の設問にし、班や学年を選択式にすると失敗が減ります。
Q4. 毎月の出欠確認もこの方法で集計すべきですか？
年に1回か2回ならこの方法で足ります。月に1回の出欠確認を毎回エクセルへ落として突き合わせると、年間で20時間を超えます。この回数になるなら、回答の受け付けと名簿と連絡が同じ場所にある道具へ移すほうが、作業時間も引き継ぎの手間も減ります。