調整さんでログインが必要になるのは、たいてい作ったあとです。出欠表そのものは会員登録なしで作れるのに、後から候補日を1つ足したいとき、集まった回答を別の端末から見たいとき、去年の分をもう一度開きたいときに手が止まります。この記事では、ログインなしで使える範囲と、そこから先で何が増えるのかを分けて整理し、すでに作ってしまった出欠表を後から直す手順まで並べます。とりまとめる役を引き受けている人が、次に何を決めればよいかが分かる形にしています。
ログインなしで使える範囲と、そこで止まるところ
調整さんは、会員登録をしないままでも出欠表を作れます。トップページから候補日を並べてイベントページを作り、発行されたURLをメールやメッセージで配れば、回答はそのまま集まります。ここまでは登録もパスワードも要りません。回答する側も同じで、名前と都合を入れるだけで済みます。年配の会員がいる会では、この「相手に登録を求めない」という点が最初の関門を越える決め手になります。
誰でも簡単に無料で日程調整ができる「調整さん」は会員登録することでより便利な機能を利用することができます。調整さんの会員登録方法とログイン方法を詳しくご案内します。 出典: chouseisan.com
止まるのは、作った本人が後から触ろうとしたときです。ログインしていない状態で作った出欠表は、作った端末のブラウザに紐づいた形で管理されます。同じ端末の同じブラウザで開き直せば編集できますが、家のパソコンで作った出欠表を、外出先のスマートフォンから直すことはできません。会の役員は、家で作業して外で連絡を受けるという動き方をするので、ここで止まる人がいちばん多くなります。
もう1つ止まるのが、回答があったことに気づけない点です。ログインなしの場合、誰かが出欠を入れても知らせは届きません。集まり具合を知るには、自分でURLを開いて眺めるしかありません。締め切り前に何度も開き直す作業が積み重なると、それだけで10分や20分が消えていきます。
3つめは、過去に作ったものを探せない点です。イベントの一覧を持てないので、去年の総会の出欠表をもう一度見たいと思ったときに、URLを自分で探し出すことになります。メールの送信済みフォルダをさかのぼるか、配ったメッセージの履歴を追うか。役員が代わっていれば、その履歴そのものが手元にありません。
つまり、ログインなしで足りるのは「1回作って、1回集めて、それで終わり」という使い方です。飲み会や同窓会のような単発の集まりなら、これで充分に回ります。困るのは、同じ会で毎月、毎年、同じ作業を繰り返す立場の人です。
会員登録・ログインで増える3つのこと
調整さんの会員登録で増えることは、公式の案内で3つに整理されています。増える機能が3つだと分かっていれば、自分の会に必要かどうかをその場で判断できます。
調整さんに会員登録・ログインするとできるようになることは次の3つです。イベントページを作成したブラウザ・端末とは別のブラウザ・端末からでも、イベントページの編集・削除を行うことができる／参加者の出欠入力があると通知メールを受け取ることができる／これまでに作成・参加したイベントの一覧をチェックできる 出典: chouseisan.com
1つめが、別の端末からの編集と削除です。家のパソコンで出欠表を作り、後から出先のスマートフォンで候補日を足す、書き間違えたイベント名を直す、間違えて2つ作ってしまった片方を削除する。これがログインしていれば通ります。とりまとめる立場からすると、この機能は便利さの話ではなく、作業をいつどこでやるかを自分で選べるかという話です。
2つめが、回答があったときの通知メールです。回答があるたびに知らせが届くので、集まり具合を確かめるために自分でURLを開く必要がなくなります。締め切りが近づいたときに誰が答えていないかを追う作業は、この通知があるだけで軽くなります。ただし、人数が多い会では通知そのものが大量に届くことになるので、50人規模の出欠確認では受信箱が埋まることも起きます。受け取る設定は、会の規模に合わせて選んでください。
3つめが、作成・参加したイベントの一覧です。これがあると、去年の分を探す作業が消えます。町内会や部活のように毎年同じ行事を回す会では、去年の候補日の並べ方や回答の集まり方をそのまま参考にできるので、作る時間そのものが短くなります。
この3つに共通しているのは、どれも「1回で終わらない使い方」を支える機能だということです。逆に言えば、単発の集まりを1回だけ調整するのであれば、会員登録をしなくても困りません。会として続けるかどうかが、ここでの分かれ道になります。
会員登録のやり方は3通り
調整さんの会員登録には、メールアドレスで登録する方法、Googleアカウントで登録する方法、Appleアカウントで登録する方法の3通りがあります。どれを選ぶかは、後で引き継ぐことを考えると差が出ます。
メールアドレスで登録する場合の手順はこうなります。調整さんのトップページを開き、「会員登録/ログイン」のボタンを押します。次に「いますぐ無料で会員登録」を押し、メールアドレスを入れて、プライバシーポリシーと利用規約を確認したうえで「上記に同意してメールアドレスで登録する」を押します。入れたアドレスに届いたメールの中のリンクを開き、会員情報を入れて「上記に同意して登録」で完了です。
Googleアカウントの場合は、「会員登録/ログイン」から「いますぐ無料で会員登録」に進み、規約を確認して「Googleで登録する」を押します。Appleアカウントの場合も同じ流れで「Appleで登録する」を選びます。どちらもパスワードを新しく作らずに済むので、覚えるものが増えません。
ログインするときは、トップページの右上にある「会員登録/ログイン」を押します。スマートフォンでは、右上の「メニュー」から「ログイン/会員登録」を選びます。メールアドレスで登録した場合はアドレスとパスワードを入れ、Googleなら「Googleでログイン」、Appleなら「Appleでサインイン」を選びます。パスワードを忘れたときは「パスワードを忘れた方はこちら」からリセットできます。
とりまとめる立場で考えると、ここで選ぶべきは会として引き継げるアカウントかどうかです。役員個人のGoogleアカウントで登録すると、その人が役を降りたときに過去のイベント一覧ごと持って行かれます。町内会やPTAのように毎年担当が代わる会では、会として持っているメールアドレスで登録しておくほうが安全です。会のアドレスを持っていない会では、まずそれを1つ用意することが、道具選びより先の仕事になります。
作った予定を後から直す手順
すでに作ってしまった出欠表を直したい、という状況から始める人のために、順番を並べます。
まず、その出欠表を作った端末とブラウザを思い出します。ログインせずに作ったものは、作成時と同じブラウザで開けば編集できます。家のパソコンのChromeで作ったなら、同じChromeで開き直してください。同じパソコンでも、別のブラウザや、履歴を消した後では編集できなくなることがあります。
次に、イベントページのURLを探します。自分で配ったメールやメッセージの送信履歴に残っているはずです。配った文面をさかのぼるのがいちばん早く、それでも見つからなければ、回答してくれた人に「送ったURLを転送してほしい」と頼む形になります。
URLが手元に戻ったら、編集の画面から候補日を足す、イベント名を直す、コメント欄の案内文を書き換えるといった作業ができます。ここで気をつけるのは、候補日を後から足すと、すでに回答した人の欄が空のまま残ることです。足した候補について答えてもらうには、全員にもう一度声をかける作業が発生します。候補日は、最初に多めに並べて後から削るほうが、手数が少なくなります。
逆に、削除したいときは慎重に進めてください。イベントページを削除すると、集まった回答も一緒に消えます。総会の出欠のように、後で人数を証明する必要があるものは、削除する前に画面を保存しておいてください。パソコンならページを印刷してPDFとして保存する、スマートフォンなら画面の写真を撮る。どちらでも構いませんが、消したあとには戻せません。
そして、別の端末から直せる状態にしたいのであれば、いま会員登録をしてください。ただし、登録する前に作った出欠表が、登録後のアカウントに自動でひもづくとは限りません。今ある分は今の端末で管理し、次に作る分からログインした状態で作る、と割り切るほうが確実です。
とりまとめる立場で選ぶときの判断軸
出欠を取る道具は無料のものが何種類もあり、どれも同じように見えます。役員として選ぶなら、見るところは機能の数ではありません。
1つめの軸が、相手に何を求めるかです。調整さんは回答する側に登録を求めません。伝助も同じで、会員登録の手続きなしにイベントページを作れて、名前やメールアドレスを入れずにすべての機能が使えます。公式の案内では料金がいっさいかからず、機能が増える有料プランも用意されていないと明記されています。この「相手に何も求めない」という性質は、70代や80代の会員がいる会では決定的に効きます。
2つめの軸が、自分が後から困らないかです。作った出欠表を別の端末から直せるか、回答の通知が来るか、去年の分を開けるか。これは前の節で見た会員登録の3点とそのまま重なります。1回で終わる集まりなら要りませんが、毎月の役員会や毎年の行事では、ここが作業時間の差になって出ます。
3つめの軸が、引き継げるかです。役員が代わるときに渡すものが1つで済むかどうかで、その道具を使い続けられるかが決まります。個人のアカウントに紐づいた記録は、渡せません。会のアドレスで登録するか、会のものとして残る場所に記録を置くか。どちらかを決めておかないと、毎年ゼロから作り直すことになります。
4つめの軸が、出欠以外のものがどこに残るかです。日程を決めたあと、案内文、持ち物、集合場所、当日の写真、欠席した人への共有が続きます。出欠だけを別の道具で取ると、決まったあとの情報が連絡用のグループへ移り、そこで流れていきます。1年たったとき、何がどこにあるか分からなくなるのはこの流れ方が原因です。LINEグループとの比較では、トークが新しい発言で押し流される構造と、掲示板に1件ずつ残る構造の違いを項目ごとに並べています。連絡の残り方をどうしたいかを先に決めると、出欠を取る道具の選び方も自然に決まります。
無料で使える道具を組み合わせるときの注意
会の運営では、無料の道具を組み合わせて回すやり方が一般的です。組み合わせるときに起きる困りごとは、だいたい3種類に収まります。
1つめが、名前の表記がそろわないことです。出欠表に入る名前は、回答する人が自由に打ち込みます。「山田」「山田太郎」「やまだ」「ヤマダ（1丁目）」が並ぶと、名簿と突き合わせられません。未回答の人を割り出すには、名簿の側から引く作業が必要になるので、ここがそろわないと毎回手作業になります。出欠表の案内文に「名簿のお名前でご記入ください」と1行入れておくだけで、かなり減ります。
2つめが、締め切り後の変更の扱いです。締め切りを過ぎてから「行けなくなった」と連絡が入ったとき、出欠表を直すのか、係の手元の表で直すのかを決めていないと、2つの数字が並走します。出欠表は締め切りまでの記録として固定し、その後の増減は係の表で管理する。この線を先に引いておくと、当日の人数で揉めません。
3つめが、回答が集まらない状態から先に進めないことです。無料の出欠表には、未回答の人だけに催促を送る仕組みがないものが多くあります。全員に向けて「まだの方はお願いします」と流すやり方は、すでに答えた人にも届くので、3回目を超えたあたりから嫌われます。締め切りの案内に「ご回答がない場合は不参加として進めます」と先に書いておくほうが、催促そのものが減ります。答えない人は、答えなくても困らないから答えていないので、答えなかったときにどうなるかを書くのがいちばん効きます。
道具を足すことで解決する問題と、決めごとを作ることで解決する問題があります。この3つはどれも後者です。新しい道具を探す前に、案内文の書き方と締め切りの扱いを決めるほうが、効果が早く出ます。
候補日の並べ方で、回答率が変わる
出欠表の作り方で回答率がいちばん変わるのは、候補日の並べ方です。ここを雑にすると、ログインの有無に関係なく集まりません。
候補日は5つ前後に絞ってください。多いほど都合のよい日が見つかると考えて10日も15日も並べる人がいますが、回答する側から見ると入力欄が増えるだけで、途中で投げ出されます。逆に2つしかないと、どちらも都合が悪い人が答えようがなくなり、回答そのものが返ってきません。5つ前後というのは、スマートフォンの画面に横並びで収まる範囲でもあります。横にスクロールしなければ全部が見えない表は、押し間違いの元になります。
並べる順番も効きます。曜日を混ぜるときは、平日と土日をはっきり分けて並べてください。平日の夜が3つ、土曜の午前が1つ、日曜の午後が1つという構成なら、平日が無理な人は後ろの2つだけを見れば済みます。曜日と時間帯がばらばらに並んでいると、自分に関係のある候補を探す手間が生まれます。
日付の書き方も、会によって決めておくと揉めません。「10/12」だけでは曜日が分からず、「10月12日（日）19時〜」まで書いてあれば、開いたその場で判断できます。時間を書かないまま候補日を並べると、回答は集まったのに「その日の何時か聞いていない」という状態になり、もう一度連絡することになります。候補日のラベルには、日付と曜日と開始時刻の3点を必ず入れてください。
そして、締め切りを候補日のいちばん上か、イベント名のすぐ後ろに書いてください。コメント欄の下のほうに書いた締め切りは読まれません。「【9/30まで】10月の役員会の日程」のように、イベント名そのものに入れてしまうのがいちばん確実です。出欠表のURLだけが転送されていっても、名前は一緒についていきます。
回答が集まらないときに確かめる3つの場所
回答が7割で止まったとき、催促の文面を考える前に確かめる場所が3つあります。順番を守ると、無駄な催促が減ります。
1つめが、URLがその人に届いているかです。会の連絡をメールで回している会では、迷惑メールの箱に入って気づかれていないことがよくあります。グループのメッセージで配っている会では、通知を切っている人に届いていません。答えていない人が特定の家庭や特定の班にかたまっているときは、届いていない可能性が高くなります。名簿を班ごとに見て、かたまりがあるかを先に確かめてください。
2つめが、開けるけれど答えられていないかです。会員登録のいらない出欠表は、たいていどの端末でも開けますが、古い端末では表示が崩れることがあります。「開いたけれど入力の場所が分からなかった」という声は、催促してはじめて出てきます。1人でもその声が出たら、同じ状態の人が他にもいると考えてください。電話で聞き取って係が代わりに入力する、という逃げ道を最初から用意しておくと、ここで止まりません。
3つめが、答えたくない理由があるかです。役員の引き受け、会費の値上げ、当番の割り振りが絡む出欠は、答えると何かを背負うことになるので止まります。この場合、催促を重ねても動きません。聞き方を変えるほうが早く、たとえば全員から出欠をもらうのをあきらめて、欠席の人だけ連絡をもらう形にする。委任状で代えられるものは、出欠ではなく委任の有無を聞く。集める情報を減らすほど、返事は戻ってきます。
この3つを確かめてから催促すると、送る相手が減ります。全員に流す催促は、すでに答えた人にも届くので、繰り返すほどそのグループの通知そのものを切られます。締め切り前に1回だけ全体へ流し、締め切り後は未回答の人だけに個別で送る。この形が、手数と嫌われ方の折り合いとしては現実的です。
出欠表を配るときの文面の型
出欠表のURLだけを送ると、回答率が落ちます。配る文面には決まった型があり、これを持っているだけで作業が短くなります。
入れる要素は5つです。何の集まりか、いつの候補か、締め切り、答えなかったときにどうなるか、答え方の1行。この順で並べます。
たとえば、こう書きます。「10月の役員会の日程を決めます。下のページから、都合のよい日にご回答ください。候補は10月10日（金）19時、10月12日（日）10時、10月18日（土）14時の3つです。締め切りは9月30日（火）までです。ご回答がない場合は欠席として進めます。お名前は名簿のお名前でご記入ください。」
この5つのうち、抜けるといちばん困るのが4つめです。答えなかったときにどうなるかを書いていないと、答えないまま様子を見る人が残ります。「欠席として進めます」と書いてあれば、欠席で構わない人はそのまま答えず、来たい人だけが答えます。どちらにしても係の手元では数が確定するので、催促の回数が減ります。
5つめの「名簿のお名前で」という1行も、後の作業を軽くします。表示名が名簿と合っていないと、未回答の人を割り出すために名簿と回答を1件ずつ突き合わせることになります。名前がそろっているだけで、この作業が数分で終わります。
逆に、書かないほうがよいものもあります。長い挨拶文です。URLの前に前置きが4行も5行も続くと、スマートフォンでは肝心のURLが画面の外に出ます。挨拶は1行にとどめ、URLは文面の前半に置いてください。URLの直後に注記を足すのも避けてください。リンクの後ろに続けて文字を書くと、リンクの範囲が崩れて開けなくなることがあります。注記は行を分けて書いてください。
ログインの要否で、無料の日程調整サービスを見比べる
同じ「無料の日程調整」に見えるサービスでも、登録を求める相手が違います。誰に何を求めるかで整理すると、選び方が単純になります。
調整さんは、作る側も答える側も登録なしで使えて、作る側だけが登録するとできることが増える形です。段階が2つあるので、単発の集まりと続く会の両方に合わせられます。
伝助は、作る側も答える側も登録を求めません。公式の案内では、利用に料金がいっさいかからず、機能が増える有料プランも用意されていないとしています。名前やメールアドレスを入れなくてもすべての機能が使え、作ったページにパスワードをかけて関係者以外に見られないようにすることもできます。回答は「○」「△」「×」のボタンで入れる形で、出席できる人がいちばん多い候補日がハイライトされます。出欠の登録があったときにメールで知らせを受け取る設定もあります。アプリを入れる必要がなく、旧式の携帯電話での表示にも対応しています。年配の会員が多い会で、とにかく相手に何も求めたくないときの選択肢になります。
LINEのトークで日程調整を使う形は、逆に全員がLINEのアカウントを持っている前提になります。トークルームの[＋]から日程調整を選び、イベント名と内容を入れ、候補日を複数選んで送ると、招かれた人は「◯」「△」「×」の3種類で答えられます。回答した人の状態は互いに見えて、参加率がいちばん高い候補日は緑色で示されます。グループに入っている人だけで決めるのなら早いのですが、グループに入っていない会員には届きません。
仕事の打ち合わせを自動で組むための道具は、また別の系統です。TimeRexはGoogleカレンダーやOutlookの予定表と連携して候補を自動で出す仕組みで、フリープランは無料でクレジットカードの登録も不要ですが、フリーでは2人までのスケジュールを考慮した調整に限られます。ベーシックは年払いで1ライセンス月額750円（税抜）、月払いで900円（税抜）です。会の行事の出欠を数えるための道具ではないので、町内会や部活の用途で比べる相手ではありません。
会として続けるなら、記録が誰のものになるかを見る
ここまでの話は、結局のところ1点に集まります。集めた記録が、個人の端末に残るのか、会の場所に残るのか。この違いが、翌年の役員が楽になるかどうかを決めます。
ログインなしで作った出欠表は、作った人の端末に残ります。会員登録して作った出欠表は、その人のアカウントに残ります。どちらも、個人の持ち物です。役員が代わるとき、渡せるのはURLだけになり、渡し忘れれば無かったことになります。毎年同じ行事をやっている会で、毎年ゼロから候補日を並べ直しているなら、原因はここにあります。
会の場所に残す形にすると、渡すものが減ります。出欠を取った記録、決まった日程、当日の案内、撮った写真が同じ場所に並んでいれば、引き継ぎは1つのグループの管理者を交代するだけで済みます。記録がグループに残る形を選ぶと、去年を見ながら今年を決められるようになります。とりまとめる立場の人が続けられるかどうかは、この「去年を見られるか」で決まります。
どの形が自分の会に合うかは、団体の性格で変わります。町内会での使われかたは回覧板と行事の案内を同じ場所に集める例、PTAでの使われかたは担当が1年で代わる前提での引き継ぎの例、教室での使われかたは生徒と保護者に同じ連絡を届ける例として、それぞれ運用の形をまとめています。似た規模の例を1つ見てから決めると、判断が早くなります。
すでに別のグループアプリを使っている会なら、いま使っているものと何が違うのかを項目ごとに見比べるほうが確実です。BANDとの比較では保存容量が上限に達したときの扱いや動画の扱いを、LINEオープンチャットとの比較では匿名で集まる場と顔と名前が分かる会の違いを並べています。人数の上限、費用、既存のグループからの移り方など、会として決める前に確かめる項目はよくある質問に並んでいます。
最後に、切り替えるときの順番について1つ。出欠の取り方を変えると決めたとき、いきなり全部を移すと反発が出ます。効くのは、出欠確認だけを先に移して、日々のやりとりは今のまま残す進め方です。出欠は月に1回か2回しか使わないので、覚えることが少なく、うまくいかなかったときに戻せます。2回か3回の行事で回答率が落ちなければ、写真や案内も同じ場所へ移していく。そして、総会の直前に切り替えるのは避けてください。出欠の数が委任状の数と直結する場面で新しいやり方を試すと、答えられなかった人の票がそのまま落ちます。切り替えるのは、失敗しても取り返せる行事から始めてください。
Q1. 調整さんはログインしないと使えませんか？
ログインなしでも出欠表を作れますし、回答する側も登録は不要です。ただしログインせずに作った場合、作成した端末とブラウザ以外からは編集や削除ができません。回答があったときの通知メールも届かず、過去に作った分の一覧も持てません。1回で終わる集まりなら登録なしで足りますが、毎年同じ行事を回す会では登録しておくほうが手数が減ります。
Q2. 会員登録すると具体的に何ができるようになりますか？
公式の案内では3つです。作成した端末とは別の端末からイベントページを編集・削除できること、参加者の出欠入力があると通知メールを受け取れること、これまでに作成・参加したイベントの一覧を確認できることです。登録方法はメールアドレス、Googleアカウント、Appleアカウントの3通りから選べます。
Q3. ログインせずに作った出欠表を、別のスマートフォンから直せますか？
できません。作成した端末の同じブラウザで開いた場合にかぎり編集できます。別の端末から直したい場合は、あらかじめ会員登録してログインした状態で作成する必要があります。すでに作ってしまった分は今の端末で管理し、次に作る分からログインした状態で作る形が現実的です。
Q4. 役員が代わるとき、過去の出欠表はどう引き継げばよいですか？
個人のアカウントで登録していると、その人が役を降りるときに一覧ごと手元を離れます。会として持っているメールアドレスで登録しておくか、記録が会の場所に残る仕組みを選んでおくと、引き継ぎはアカウントや管理者の交代だけで済みます。総会の出欠のように後から人数を示す必要があるものは、削除する前に画面を保存しておいてください。