イベント中止のお知らせの例文が急に必要になる場面は、たいてい当日の朝です。台風の予報が変わった、会場が使えなくなった、体調を崩した人が続いた。そのどれでも、決めてから連絡するまでに使える時間は30分もありません。この記事では、当日朝にそのまま送れる短い文から、事前に配る正式な文、延期に切り替えるときの文、参加費を返すときの文までを場面ごとに並べ、届かない人への手当ての手順まで順に整理します。
イベントの中止の連絡が、以前より難しくなっている
中止の連絡そのものは昔からありました。難しくなったのは、連絡する先が分かれたことです。
以前は、回覧板と電話連絡網の2本で足りていました。班長から班長へ順に電話をかけて、最後の家に届いたところで終わりでした。いまは同じ会の中に、紙しか読まない人、メールを見る人、トークに常にいる人、どれも見ない人が混ざっています。1本の連絡で全員に届く手段がなくなりました。
さらに、判断の材料が増えました。気象の予報が1時間ごとに更新されるようになり、前日の夜に決められなくなりました。前日に中止を決めたら翌朝に晴れる、様子を見たら朝に荒れる。どちらに転んでも文句が出る状況で、決める時刻を先に告知しておく形が広まりました。
中止の文書を無料で配っているサイトが検索の上位に並んでいるのも、この事情を映しています。決まった瞬間に書き始める時間がないから、体裁の整ったものを探してそのまま使いたいわけです。
セミナーやイベント、講演、お祭り、各種会合等、色々と開催を予定していた際に、台風、大雪、大雨等の天候の悪化を理由としたケースや諸々の事情により開催できなくなった時に掲載するお詫び文、お知らせ例文になります。 出典: hometen.net
とりまとめる立場からすると、文を探す時間も惜しいのが実情です。だからこそ、中止の判断をいつ誰がするか、どこに出すかを、開催のお知らせを配る段階で決めておく必要があります。決め方まで含めて先に固めておけば、当日の朝に書く文は3行で足ります。
中止のお知らせに必ず入れる6つの項目
中止の連絡で問い合わせが返ってくるのは、次の6つのどれかが抜けているときです。
1つめが、何が中止になったのかです。同じ日に複数の行事を予定している会では、「本日の行事は中止します」だけでは足りません。行事の名前と日付を書いてください。
2つめが、中止であることの明示です。「延期」「順延」「見送り」と混ざる書き方は避けてください。読む人が次にどうすればよいかを迷います。中止なら中止と書きます。
3つめが、理由です。長く書く必要はありません。「荒天のため」「会場が使用できなくなったため」の一言で足ります。理由が書かれていないと、勝手な推測が会の中に広がります。
4つめが、次の予定の扱いです。中止で終わりなのか、別の日にやり直すのかを書いてください。まだ決まっていないなら、「振替の日程は、決まりしだいお知らせします」と書きます。「未定」の一言だけだと、いつ分かるのかを聞かれます。
5つめが、参加費や集金したお金の扱いです。集めていないなら触れなくてよいのですが、集めているなら返すのか繰り越すのかを書いてください。ここが抜けると、個別に問い合わせが届きます。
6つめが、連絡先です。中止の連絡には問い合わせが返ってくる前提で、誰に聞けばよいかを1人に絞って書いてください。
この6つの順番も決まっています。行事の名前、中止であること、理由、次の予定、費用、連絡先の順です。理由を先頭に置いて「台風の接近により」から始める文をよく見かけますが、読む人が最初に知りたいのは中止かどうかです。理由は2番目でも遅くありません。当日朝の連絡では、先頭の1行で中止と分かる形にしてください。
避けたい書き方も並べます。「やむを得ず」「誠に残念ながら」を重ねて前置きを長くする形は、急ぎの連絡には向きません。「中止の可能性が高くなりました」のような含みのある書き方も避けてください。読む人は、行くべきか行かなくてよいかを決められません。決まっていないなら「〇時までに決めてお知らせします」と書き、決まったら「中止します」と書く。この2段に分けるのが確実です。
謝罪の一文は入れてください。ただし長くしないでください。「楽しみにしていただいていた皆様には申し訳ありませんが」の1文で足ります。謝罪を3文重ねると、読む人が本題の日時にたどり着くのが遅くなります。とくに当日朝の連絡では、謝罪の長さが読みにくさに直結します。
当日の朝に出す文は、3行で足りる
当日朝の連絡は、短さが最優先です。長い文は読まれません。トークやメールに流す形で、次の3行を送ってください。
【本日の〇〇は中止します】 本日〇月〇日（〇）の〇〇は、荒天のため中止します。 ご参加の準備をされていた皆様には申し訳ありません。次回の日程は、決まりしだいお知らせします。
これで足ります。件名にあたる1行目に「中止」を入れておくと、通知の一覧に出た時点で判断できます。本文を開かなくても伝わる形にするのが、当日朝の連絡のこつです。
部活や少年団のように、集合時刻が早い集まりでは、時刻の確認を1行足してください。
【本日の練習試合は中止です】 本日〇月〇日（〇）の練習試合は、会場の使用が中止になったため行いません。学校への集合も不要です。 用具の片づけは次回の練習で行います。ご不明な点は顧問の〇〇までご連絡ください。
「集合も不要です」の一行は必ず入れてください。これがないと、中止の連絡を見ていない子どもが学校に来ます。屋外の行事では、会場に向かってしまった人がいる前提で、現地に誰か立てておく判断も必要になります。
中止を決める時刻を先に告知していた場合は、その時刻より前に出してください。「午前7時までに連絡します」と書いていたなら、7時に決まっていなくても、7時に「7時30分まで判断を延ばします」と出してください。予告した時刻に何も来ないのが、いちばん問い合わせを呼びます。
事前に配る中止のお知らせは、体裁を整える
数日前に中止が決まった場合は、紙に載る体裁で配ります。当日朝の短い文とは別に、この形も用意しておいてください。
〇年〇月〇日 〇〇町内会 会員の皆様 〇〇町内会 会長 〇〇
〇〇まつり中止のお知らせ
日ごろより町内会の活動にご協力いただき、ありがとうございます。 〇月〇日（〇）に予定しておりました〇〇まつりは、台風の接近が見込まれるため、中止とさせていただきます。 準備を進めていただいた皆様、ご参加を予定されていた皆様には申し訳ありませんが、来場される方の安全を第一に考え、このように判断いたしました。
なお、当日の模擬店のために集めた材料費は、各班を通じてお返しいたします。 振替の開催は行いません。次回は来年の同じ時期に予定しております。
ご不明な点は、〇〇（電話 〇〇〇〇）までお問い合わせください。
教室や習いごとの発表会を中止する場合は、費用の扱いを先に書いてください。
〇年〇月〇日 〇〇教室 生徒と保護者の皆様 〇〇教室 〇〇
発表会中止のお知らせ
いつもお通いいただき、ありがとうございます。 〇月〇日（〇）に予定しておりました発表会は、会場の設備の不具合により使用できなくなったため、中止いたします。 衣装や練習の準備を進めていただいたところで申し訳ありません。
お預かりしている参加費2,000円は、次回のレッスンの際に全額をお返しいたします。 振替の日程は、別の会場を確認したうえで、〇月〇日ごろまでにお知らせいたします。
ご不明な点は、〇〇までお問い合わせください。
この2つを見比べると、変わるのは費用の扱いと振替の有無だけです。文の骨組みは同じなので、ひな型を1つ持っておけば、必要な箇所を差し替えるだけで済みます。
延期と中止は、必ず分けて書く
中止と延期を同じ文の中で曖昧にすると、あとで必ずもめます。「今回は見送ります」「またの機会に」のような書き方は、読む人によって中止とも延期とも取れます。
延期にするなら、次の3つを書いてください。延期であること、新しい日程が決まっているかどうか、決まっていない場合はいつまでに知らせるかです。
〇月〇日（〇）に予定しておりました〇〇は、荒天のため延期いたします。 新しい日程は〇月〇日（〇）とし、時間と場所は当初のとおりです。 すでにお預かりしている参加費は、そのまま新しい日程に繰り越します。都合が合わずご欠席される場合は、〇月〇日（〇）までにお知らせください。
新しい日程が決まっていないなら、決める期限を書いてください。「決まりしだい」だけでは、参加者は自分の予定を空けたままにするか、埋めてしまうかの判断ができません。「〇月〇日までにお知らせします」と書いてあれば、その日まで待てます。
中止と延期のどちらにするかは、費用と会場の2つで決まります。会場の押さえ直しができて、集めた費用を繰り越せるなら延期にできます。会場が取れないか、費用を返す必要があるなら中止にしたほうが後の作業が少なくなります。決められないうちに「延期の可能性もあります」と出すのは避けてください。参加者の予定を押さえたまま宙に浮かせることになります。
参加費を集めたあとに中止するときの扱い
集めたお金の扱いは、中止の連絡で最も問い合わせが多い箇所です。決め方を先に整理しておきます。
まず、実費が発生しているかどうかを確認します。会場のキャンセル料、発注した弁当の代金、印刷した資料の費用など、中止しても戻らないお金があるはずです。この金額を先に数えてください。
全額を返す場合は、返す方法と時期を書きます。現金で返すなら、いつどこで渡すのかを書いてください。振込で返すなら、振込先を聞く手間がかかるので、次の集金と相殺する形を提案する会もあります。どちらにしても、返す作業そのものに手間がかかることは、決める前に見込んでおいてください。
一部を差し引いて返す場合は、差し引く理由と金額の内訳を書いてください。「会場のキャンセル料として1人あたり300円を差し引き、残りをお返しします」の形にします。内訳を書かずに差し引くと、不信につながります。
次の行事に繰り越す場合は、繰り越すことに同意しない人への道を用意してください。「次回に繰り越します。返金をご希望の場合は、〇月〇日（〇）までにお知らせください」と書けば足ります。
返す作業そのものにかかる手間も、決める前に見積もってください。40人から1人500円を集めていた場合、返す相手は40人です。現金で返すなら、次の集まりの受付で1人ずつ渡し、受け取った印をもらう作業になります。20分から30分はかかります。班ごとにまとめて渡す形にすれば短くなりますが、その代わりに班長へ渡した記録が必要になります。
金額が小さいときは、返さずに会の費用として繰り入れる判断もあります。ただしこれは、事前に会員の同意がある場合だけです。開催のお知らせを配る段階で、「中止の場合、集金した参加費は次回の行事の費用に充てます」と書いておけば、そのとおりに処理できます。何も書かずに繰り入れると、あとから説明を求められます。
会計の記録には、中止した行事の収支も残してください。集めた金額、実費として使った金額、返した金額の3つを記録に残しておけば、次の年の担当者が同じ行事を計画するときに、キャンセル料の相場が分かります。総会で会計報告をするときも、中止した行事の欄が空白だと質問が出ます。中止したことと、その処理の結果を1行で書いておいてください。
ホームページや掲示板に出す中止のお知らせ
会の外の人も参加する行事では、掲示する形の連絡も必要になります。祭り、バザー、公開の講演会、地域の運動会などです。この場合の文は、会員向けの文とは別に作ってください。
掲示用の文は、次の4行で足ります。
〇〇まつり 中止のお知らせ 〇月〇日（〇）に開催を予定しておりました〇〇まつりは、荒天のため中止いたします。 楽しみにしていただいていた皆様には申し訳ありません。 お問い合わせ 〇〇実行委員会（電話 〇〇〇〇）
会員向けの文に書いた費用の扱いや、班ごとの役割分担は、掲示用の文には書かないでください。会の外の人には関係がなく、内部の取り決めが外から読める状態になります。
掲示する場所は、告知した場所と同じにしてください。ホームページで告知したなら、同じページに中止を上書きします。別のページに中止のお知らせを新しく作って、元の告知のページをそのまま残すと、検索から来た人が開催すると思って会場に向かいます。元のページの先頭に中止の一行を足す形がいちばん確実です。
掲示板やポスターで告知した行事なら、そのポスターに中止の紙を貼ってください。実際に現地まで来る人がいます。ポスターを剥がすだけでは、「もう終わったのか、日が変わったのか」が分からない状態になります。
無料のひな型を使うときに確かめる2点
中止のお知らせのひな型は、無料で配られているものがあります。ワード形式やPDF形式でダウンロードできるので、体裁を整える手間はかかりません。使う前に2点だけ確かめてください。
1点めが、掲示用か配布用かです。ホームページに掲示するための短い文と、会員に配る文書では、必要な項目が違います。掲示用の文は理由と日付だけで足りますが、配布用の文には費用の扱いと連絡先が要ります。
開催中止をお知らせするメール用例文の他に、編集可能なWord文書や印刷用PDFも同時にダウンロードができますので、開催中止のお知らせが必要な場合適度に改変してご使用ください。 出典: hometen.net
2点めが、差し替える箇所を全部直したかです。ひな型をそのまま使って、日付だけ直して会の名前を直し忘れる事故が起きます。中止の連絡は急いで出すので、この種の間違いが増えます。出す前に、日付、行事の名前、会の名前、連絡先の4か所を指で追って確かめてください。
おすすめできるのは、自分の会の過去の文を使う形です。去年の中止の連絡が残っていれば、それを差し替えるほうが確実です。外から拾ったひな型より、自分の会の言葉づかいに合っています。
中止の連絡が届かない理由と、届く形を比べる
中止の連絡は、出したかどうかではなく届いたかどうかで判断されます。手段ごとに届かない理由が違うので、そこを並べます。
電話連絡網は、途中で止まります。留守で出ない家が1軒あると、その先に伝わりません。当日朝の限られた時間で、かけ直す余裕はありません。
紙の配布と回覧板は、速さが足りません。当日朝の連絡には使えません。事前に決まった中止の連絡なら使えますが、一周するのに数日かかる会では、行事の日を追い越すことがあります。
メールは、届いたかどうかが分かりません。迷惑メールに分類されていても送った側には見えません。中止の連絡に使うなら、届いたことを返信で確かめる形にする必要があり、その手間が現実的ではありません。
トークのグループは速いのですが、通知を切っている人に届きません。会話が多いグループでは通知を切る人が増えるので、いちばん大事な連絡が届かない相手が増えていきます。既読の数は見えても、誰が読んでいないかが名前で分かりません。とりまとめる側が知りたいのは、読んでいない人の名前です。この点の違いはLINEグループとの比較に、名簿と連絡を分けて持つ形との差とあわせて整理してあります。
団体向けの連絡ツールは、お知らせを1件として出し、誰が見たかを一覧で確かめられる作りになっています。読んでいない人にだけもう一度声をかけられるので、当日朝の連絡では差が出ます。写真や予定と同じ場所に残るので、あとから「あのときの中止の連絡」を探せます。部活や少年団のように、予定の変更が多い集まりでの使い方はBANDとの比較も参照する価値があります。
どの手段を選んでも、当日朝に連絡が届かない相手が数人は残ります。そこを埋めるのは、会場に人を1人立てておくことです。連絡が届かずに来てしまった人に、その場で伝えられます。無料で使える手段をいくつ重ねても、この1人分の役割は代わりになりません。
中止を決める人と手順を、先に決めておく
当日朝に文を書くのが苦しくなるのは、書く直前まで決まっていないからです。決める仕組みを先に作っておけば、文を書く時間が生まれます。
決めておくことは4つあります。
1つめが、決める人です。会長なのか、行事の担当者なのか、当日の責任者なのかを1人に決めてください。3人で相談してから決める形にすると、朝の5時に3人がそろわず、判断が遅れます。1人に決めておいて、その人が連絡できない場合の代わりをもう1人決めておく形が現実的です。
2つめが、決める基準です。「荒天のとき」では人によって解釈が違います。屋外の行事なら、気象の警報が出ているか、雨量の予報がどれくらいかを基準にしてください。会場が屋内でも、公共交通機関が止まる予報が出ているなら中止の判断材料になります。基準を数字で決めておくと、決める人が迷いません。
3つめが、決める時刻です。開催のお知らせを配る段階で、「中止の場合は当日午前7時までに連絡します」と書いておいてください。この一行があるかないかで、当日朝の問い合わせの数が変わります。
4つめが、連絡の出し先です。どこに出せば全員に届くのかを決めておきます。ここが決まっていないと、朝にトークとメールと電話に同じ内容を3回書くことになり、そのあいだに時間が過ぎます。
この4つを決めた紙を、行事の計画書と一緒に保存しておいてください。次の年の担当者が同じ判断をするときに、ゼロから決め直す手間がなくなります。
来賓や外部に出す中止の連絡は、順番が変わる
会員向けの連絡とは別に、外に出す連絡が必要な場合があります。来賓、会場の管理者、協力してくれた業者、後援している団体です。
来賓への連絡は、電話が先です。文書だけを送ると、予定を空けてもらっていた相手に対して失礼になります。電話で伝えてから、あとで文書を送る順番にしてください。文面は次の形で足ります。
〇月〇日（〇）に開催を予定しておりました〇〇へ、ご出席のお返事をいただいておりましたが、荒天が見込まれるため中止とさせていただくことになりました。 ご予定をいただいておりましたところ、誠に申し訳ありません。 次回の開催が決まりましたら、改めてご案内を差し上げます。
会場の管理者への連絡は、早いほうがよいものです。キャンセル料の扱いが時期で変わるので、決まった時点ですぐに電話してください。屋外の公共施設では、前日の何時までなら費用がかからないという取り決めがあることが多く、その時刻を過ぎると全額の負担になります。会場を押さえた時点でキャンセルの条件を確かめておくと、中止の判断そのものが早くなります。
弁当や備品を発注している場合も、同じ日に連絡が必要です。発注の締め切りを過ぎていると、届いた分の代金は発生します。この場合は受け取って会員に配る形にすると、費用の無駄が減ります。中止の連絡の中に「お申し込みいただいた弁当は、〇時から〇〇でお渡しします」と足しておいてください。
中止のあとに残る後片づけの手順
連絡を出したら終わりではありません。そのあとに残る作業を並べます。
1つめが、届いていない人の確認です。連絡を出した手段で読まれたかどうかを確かめ、確かめられない相手には別の道で追いかけてください。当日朝であれば、会場に人を立てるのがいちばん確実です。
2つめが、会場と業者への取り消しの連絡です。会員への連絡を優先するのは正しいのですが、会場への連絡が半日遅れるとキャンセル料が変わることがあります。連絡の順番を決めておいてください。
3つめが、費用の精算です。集めた参加費、発生した実費、返す金額の3つを数えます。中止の日のうちに数えておくと、記憶が残っているうちに整理できます。1週間置くと、何にいくら使ったかを思い出す作業から始めることになります。
4つめが、振替の判断です。やり直すかどうかを決める期限を、中止の連絡の中に書いたはずです。その期限までに会場を確かめ、決めて出してください。期限を過ぎて何も出ないのが、参加者にとってはいちばん困る状態です。
5つめが、記録を残すことです。次の節で書きますが、この作業を省くと来年また同じところでつまずきます。
この5つのうち、後回しにしても差し支えないのは振替の判断だけです。ほかの4つは、中止を決めた当日のうちに手をつけてください。
中止の記録を残すと、次の年の判断が早くなる
中止の連絡は、出した瞬間に役目を終えたように見えます。ところが、次の年に同じ行事を計画する担当者にとって、この記録がいちばん役に立ちます。
残しておく価値があるのは4つです。中止を決めた日と時刻、判断の理由、連絡に使った手段と届かなかった人数、そして費用の処理です。この4つが残っていれば、次の年の担当者は「去年は前日の夜に決めて、朝に伝わらない人が5人いた」という前提から計画を組めます。
記録が残らないのは、連絡がその場限りの手段で流れていくからです。トークの履歴は数か月でさかのぼれなくなり、紙は捨てられます。行事ごとに1件としてまとめて保存されていれば、開催のお知らせ、中止の連絡、費用の処理、次の年への申し送りが1か所に並びます。
保存先を選ぶときに見るのは、会員以外から見えないかどうかです。中止の連絡には、開催場所、担当者の連絡先、参加予定の人数が並びます。ホームページに掲示する短い文は外に出してよいものですが、会の内部でやりとりした判断の経緯は別です。メンバー以外は見られない場所に残しておく形が基本になります。
会の種類によって、中止の連絡の出し方は変わります。回覧板と電話連絡網が主力の会での組み立ては町内会での使われかたに、学年ごとに保護者へ届ける必要がある場合はPTAでの使われかたに、会員の入れ替わりが多い集まりはサークルでの使われかたに、それぞれ画面つきで並べてあります。
中止の判断そのものを楽にする方法はありません。楽にできるのは、決まってから伝わるまでの時間と、そのあとに残る後片づけです。決める時刻を先に告知しておき、連絡の出し先を1か所に絞り、記録を次の担当者に渡せる形で保存しておく。この3つで、来年の同じ場面が短くなります。運用の細かい点はよくある質問にまとめてあります。
Q1. 中止を決める時刻は、どのくらい前に設定すればよいですか？
屋外の行事なら当日の朝で構いませんが、決める時刻を開催のお知らせに先に書いてください。「中止の場合は当日午前7時までに連絡します」と告知しておけば、その時刻まで問い合わせが来ません。会場の準備に人手が要る行事は、準備を始める2時間前を判断の時刻にすると無駄が出ません。
Q2. 当日朝の連絡は、どのくらいの長さが適切ですか？
3行で足ります。1行目に行事の名前と中止であることを書き、2行目に日付と理由、3行目に謝罪と次の予定の扱いを書いてください。謝罪を長くすると、通知の一覧に出る先頭部分に用件が入らず、読み飛ばされます。
Q3. 集めた参加費は、必ず返さなければいけませんか？
会の取り決めによります。実費が発生している場合は、内訳を示して差し引いた残りを返す形が一般的です。次の行事に繰り越す場合も、返金を希望する人への道を1行書いておいてください。いずれの場合も、集めた金額、使った金額、返した金額の3つを会計の記録に残してください。
Q4. 中止の連絡が届かない人が出たときは、どうすればよいですか？
連絡した手段とは別の道で追いかけてください。現実的なのは、会場に1人立てて、来てしまった人に直接伝える形です。連絡の手段を増やすより確実です。届かなかった人数は記録に残して、次の年に連絡の道を見直す材料にしてください。