イベントの収支報告書のテンプレート｜行事のあとに残す形

イベントの収支報告書のテンプレートを探すのは、たいてい行事が終わった直後です。領収書の束と、班長から集まった立替の紙と、通帳の記録が手元にあって、これをどの形にまとめれば通るのかが分からない。この記事では、そのまま写して使える表の形を先に並べたうえで、無料のエクセル様式の選び方、領収書の扱い、総会で質問が出ない書き方までを順に整理します。

イベントの収支報告書が求められる場面は3つある

収支報告書は、行事の会計担当が自分のために作る書類ではありません。外に出すために作ります。出す先で求められる形が変わるので、そこを先に分けます。

1つめが、会の総会や役員会です。町内会、PTA、サークルのように会費を集めている団体では、集めたお金がどう使われたかを会員に示す義務があります。ここで求められるのは、収入と支出の全体像と、予算と実績の差です。1円単位まで合っていることが前提になります。

2つめが、補助金や助成金の実績報告です。自治体から補助を受けて行事をした場合、報告書の様式が指定されます。この場合は指定された様式に書き写す作業になり、こちらで形を選ぶ余地はありません。ただし、指定様式に書き写す元となる帳簿は自分で作ることになります。

3つめが、次の年の担当者への引き継ぎです。これがいちばん見落とされます。総会で承認されたら書類の役目は終わったと思われがちですが、来年の担当者が予算を組むときの材料はこの報告書しかありません。

上位で読まれているテンプレートの多くが、収入の部と支出の部に分けた作りになっているのは、1つめの場面を想定しているからです。

Excelで作成した収支報告書のテンプレートです。収入の部と支出の部に分かれており、項目や金額を入力して収支状況をまとめることができます。 イベントや部活動などでお金の活用状況を管理するためにご利用ください。 出典: freee.co.jp

3つの場面のどれにも通る形は1つです。収入と支出を項目ごとに並べ、予算と実績を横に並べ、差額の理由を1行で添える。この形にしておけば、総会でも引き継ぎでも使えます。補助金の様式に書き写すときも、元の数字がここにそろっています。

収支報告書に入れる項目を先に固める

書き始める前に、入れる項目を固定してください。毎回違う形で作ると、去年と比べられなくなります。

見出しに置くのは4つです。行事の名前、開催した日、報告する日、報告する人の名前です。開催日と報告日を分けて書いてください。行事の1か月後に報告する会では、この2つが違います。

収入の部に並べるのは、入ってきたお金の出どころです。会費からの繰り入れ、参加費、寄付、模擬店の売上、補助金、前年度からの繰越金が主な項目です。項目ごとに、単価と数量を分けて書いてください。「参加費　40,000円」よりも「参加費　1人1,000円×40人　40,000円」のほうが、読む人が確かめられます。

支出の部に並べるのは、出ていったお金の使い先です。会場の使用料、材料費、飲食費、景品代、印刷費、保険料、備品の購入費、交通費が主な項目です。ここも単価と数量を分けます。

収支の差額は、収入の合計から支出の合計を引いた額です。この額が次年度への繰越金になります。差額がマイナスになった場合は、どこから補ったのかを書いてください。会の一般会計から補填したなら、そう書きます。

備考の欄には、予算と実績が大きく違った項目の理由を書いてください。これがあるかないかで、総会での質問の数が変わります。

そのまま写して使える収支報告書の形

表の形で並べます。エクセルでも手書きでも同じ形で作れます。

まず見出しの部分です。

次に収入の部です。

次に支出の部です。

最後に差額と備考です。

収入合計　247,500円 支出合計　162,000円 差引残額　85,500円（次年度へ繰越）

備考 参加費は、当日の雨で来場が減ったため予算を下回りました。 模擬店の売上は、材料を追加して対応したため予算を上回りました。材料費も同じ理由で増えています。 寄付金は、当初は見込んでいなかったものです。

この形で作れば、総会で聞かれることはほぼ備考に書いてあることだけになります。差が出た項目の理由を先に書いておくのが、質問を減らすいちばんの方法です。

参加人数が確定しない行事の書き方

当日の来場者数が読めない行事では、収入の欄をどう書くかで迷います。ここだけ分けて書きます。

参加費を事前に集める行事なら、集めた時点で人数が確定します。当日に受け取る形だと、確定するのは行事が終わったあとです。この違いで帳簿の作り方が変わります。

当日に受け取る形では、受付で受け取った金額と人数を、時間帯ごとに区切って記録してください。午前と午後で担当者が交代する行事では、交代のたびに現金を数えて記録します。最後にまとめて数えると、どの時間帯で合わなくなったのかを追えません。

模擬店のように単価が複数ある場合は、品目ごとの販売数を記録してください。焼きそば1食300円が80食、飲み物1本100円が150本という記録があれば、売上の根拠が示せます。現金の総額だけを記録すると、根拠のない数字になります。

無料の行事でも、参加した人数は記録してください。支出だけの報告書になりますが、1人あたりいくらかけた行事だったのかが分かります。来年の予算を組むときの唯一の材料です。

雨で参加が減った場合は、その事実を備考に書いてください。数字が予算を下回った理由が天候なら、来年の見込みは去年の実績ではなく予算の側を参照することになります。この判断ができるかどうかは、備考の1行にかかっています。

無料のテンプレートを選ぶときに見る4点

収支報告書のテンプレートは、無料で配られているものがたくさんあります。エクセル形式、ワード形式、PDF形式、スプレッドシート形式のどれかです。選ぶときに見る点を並べます。

1点めが、予算の欄があるかどうかです。実績だけを並べる様式が多くあります。会の総会で報告する場合は、予算と実績を並べないと承認が通りません。予算の欄がない様式を選んだ場合は、自分で列を1つ足してください。

2点めが、単価と数量を分けて書けるかどうかです。金額の欄しかない様式だと、「参加費　40,000円」としか書けません。あとから確かめられる形にするには、内訳を書く欄が必要です。

3点めが、計算式が組まれているかどうかです。エクセル形式のテンプレートには、合計と差額が自動で計算される形のものがあります。手で足し算する形だと、項目を1つ足したときに合計を直し忘れます。1円合わない原因の多くがここです。

4点めが、次の年も同じ形で開けるかどうかです。ダウンロードしたファイルを自分のパソコンに保存すると、来年の担当者は同じものを探し直すことになります。会で共有している保存先に、完成した報告書ごと保存しておいてください。

行事の規模が大きい場合は、予算を組む段階から使える形のテンプレートを選ぶとよいものです。計画の段階で見込みを入れ、終わったあとに実績を入れる作りになっていれば、2つの書類を作らずに済みます。

また、実際にイベントづくりが始まって、売上や支出が発生したら「実績」シートに個別の収支を記録していきます。 出典: note.com

計画と実績をシートで分ける形は、行事が数か月にわたる場合に効きます。1日で終わる行事なら、1枚の表で足ります。

手書きとエクセルのどちらで作るかを先に決める

道具の話は後ろの節でまとめますが、形を作る前に1つだけ決めることがあります。誰が入力するかです。

会計担当が1人で全部を入力する会では、その人が使い慣れた道具で作るのがいちばん早く終わります。エクセルに慣れていない人にエクセルを渡すと、表の形を整えるところで止まります。手書きの用紙を埋めて、最後に清書する形でも報告書としては成立します。

複数の人で分けて入力する会では、同じ形の表を全員に配ってください。表の列の順番が違うと、まとめるときに並べ替える作業が入ります。列は科目、内訳、予算、実績、差の5つで固定してください。

印刷して配るのか、画面で見せるのかも先に決めます。総会で紙を配る会では、A4の1枚に収まるかどうかを確かめてください。項目が多くて2枚になると、1枚目と2枚目を見比べながら説明することになり、質問が増えます。項目を大きくまとめて、内訳は別紙に回す形が読みやすくなります。

画面で映す会では、文字の大きさに気をつけてください。エクセルの標準の文字の大きさで作った表は、後ろの席から読めません。数字だけでも大きくしておくと、説明が通ります。

領収書と証拠の残し方

数字だけが合っていても、根拠がなければ報告書は通りません。証拠の残し方を分けて書きます。

支出の証拠は領収書です。宛名は会の名前にしてください。個人名の領収書は、会の支出として認められないことがあります。「〇〇町内会」「〇〇小学校PTA」のように、会の正式な名前で書いてもらってください。

レシートしかもらえない場合もあります。スーパーで模擬店の材料を買った場合などです。レシートでも構いませんが、何に使ったかを裏に書いておいてください。「〇〇まつり 模擬店 材料」の一行があるだけで、あとから見た人が判断できます。

領収書が出ない支出もあります。自動販売機で買った飲料、電車代、コインパーキングの料金などです。この場合は支払証明書を自分で作ってください。日付、金額、支払先、何に使ったか、支払った人の名前を書いて、会計担当が確認した印を押します。

収入の証拠は、集金の記録です。参加費を当日に受け取った場合、誰からいくら受け取ったかの一覧が必要になります。人数と金額が合っていることを、2人で数えて確かめてください。1人で数えて1人で記録すると、あとから間違いを見つけても直せません。

模擬店の売上のように、その場で現金を扱う場合は、始まりの釣り銭の額を記録してから始めてください。終わったあとの現金から釣り銭の額を引いた分が売上です。これを記録していないと、売上の数字に根拠がなくなります。

現金を扱う場所が複数ある行事では、場所ごとに担当を決めて、それぞれが記録を持ってください。受付と模擬店の2か所で現金を受け取る行事なら、記録も2つに分かれます。これを1つの財布で回すと、どちらの売上か分からない現金が残ります。

保管の期間も決めておいてください。会の会計の書類は、次の年の監査が終わるまでは手元に残す必要があります。監査を置いている会では、監査担当が領収書と帳簿を照合します。この照合ができる形で保存しておくのが、報告書を作る側の仕事です。

領収書は、報告書と一緒に保存してください。報告書だけを保存して領収書を別の場所に置くと、次の年に照合できません。行事ごとに1つの袋にまとめるか、写真に撮って報告書と同じ場所に保存する形が現実的です。

収支報告書でつまずく5つの失敗

同じ失敗が繰り返されるので、先に並べます。

1つめが、立替の精算が終わる前に報告書を作ることです。班長や担当者が自分のお金で立て替えた分が精算されないうちに報告書を作ると、あとから支出が増えます。報告書を作る前に、立て替えた人が全員精算を終えたかを確かめてください。

2つめが、現金と通帳を分けずに数えることです。手元の現金と、口座の残高は別に数えて、両方の合計が差引残額と一致するかを確かめます。片方だけを見ると、口座に入れ忘れた現金が消えます。

3つめが、前年度からの繰越金を書き忘れることです。収入の部の最初に置く項目ですが、行事の会計だけを見ていると抜けます。抜けると差引残額が合いません。

4つめが、項目の名前を毎年変えることです。去年「飲食費」だったものを今年「材料費」にすると、比べられなくなります。次の年の担当者が予算を組むときに、去年の数字を参照できません。項目の名前は固定してください。

5つめが、備考を書かないことです。差が出た理由を書かずに提出すると、総会で1項目ずつ聞かれます。理由を書いておけば、その場で終わります。書く手間は5分で、質問に答える時間は30分です。

この5つのうち、1つめと2つめは行事が終わった直後に手をつけてください。時間が経つと、誰が何を立て替えたかが分からなくなります。

予算と実績を並べると、来年の材料になる

収支報告書を作る目的は、承認をもらうことだけではありません。次の年の予算を組む材料を残すことです。

予算と実績を並べておくと、翌年の担当者は3つのことが分かります。見込みがどれだけ外れたか、外れた理由は何か、どの項目が毎年同じ額なのかです。

会場使用料や保険料のように、毎年ほぼ同じ額になる項目は、去年の数字をそのまま使えます。材料費や景品代のように、参加人数で動く項目は、1人あたりに割って考える必要があります。80人の見込みで53,200円使った材料費なら、1人あたり665円です。来年の見込みが100人なら、66,500円を見込むことになります。この計算は、実績が残っていなければできません。

参加人数そのものも記録に残してください。会員と会員以外を分けて数えておくと、案内をどこまで配るかの判断に使えます。

差引残額の使い道も書いておく価値があります。次年度へ繰り越すのか、会の一般会計に戻すのかで、翌年の予算の組み方が変わります。「次年度へ繰越」と書くだけで足りますが、書かないと来年の担当者が探すことになります。

会計のツールを使い分ける基準

収支報告書を作る道具は、手書き、エクセル、団体向けの会計ソフトの3つに分かれます。行事の規模で選ぶ基準を並べます。

手書きで足りるのは、支出の件数が20件を下回る小さい行事です。金額の項目が少なく、計算も簡単です。ただし、手書きの報告書は次の年に修正できません。同じ行事を毎年やるなら、最初からエクセルで作ったほうが翌年が楽になります。

エクセルが向くのは、支出の件数が20件から100件くらいの行事です。無料のテンプレートがそのまま使え、合計が自動で計算されます。弱いのは、複数の人で同時に入力できないところです。会場担当と模擬店担当が別にいる行事では、それぞれが入力した表を最後に1つにまとめる作業が残ります。

団体向けの会計ソフトが向くのは、行事が年に何度もあり、会全体の会計と行事の会計を分けて管理する必要がある場合です。行事ごとに帳簿を分けて、最後に全体の決算にまとめられます。弱いのは、担当者が代わったときに使い方を覚え直す手間がかかるところです。

どれを選んでも、完成した報告書をどこに保存するかは別の問題として残ります。エクセルのファイルが会計担当のパソコンの中にしかないなら、その人が抜けた時点で来年の材料が消えます。

補助金の実績報告に出すときは、様式が指定される

自治体から補助金や助成金を受けて行事をした場合は、報告の形が指定されます。こちらで選べないので、求められることを先に押さえてください。

まず、期限が決まっています。行事が終わってから30日以内、あるいは年度末までといった期限が要綱に書かれています。期限を過ぎると補助金が出ないことがあるので、行事の準備の段階で期限を確かめてください。

次に、補助の対象になる支出とならない支出が分かれています。飲食費が対象外になっている制度が多くあります。模擬店の材料費が飲食費として扱われるのかどうかは、制度によって違います。ここを確かめずに支出すると、あとで対象外と言われて自己負担になります。事前に窓口へ確かめてください。

3つめに、領収書の写しの提出を求められることがほとんどです。宛名が会の名前になっていない領収書は受け付けられません。前の節で書いた宛名の話は、ここでとくに効いてきます。

4つめに、補助金以外の収入も書くことを求められます。参加費や寄付金を含めた行事全体の収支を出す形です。補助金の分だけを切り出した報告では通りません。

指定された様式に書き写す作業を楽にするには、自分の帳簿を項目ごとに分けて作っておくことです。飲食費と材料費を混ぜて1行にしていると、書き写すときに分け直すことになります。最初から分けて記録しておいてください。

複数の担当で集めた数字を1つにまとめる手順

規模の大きい行事では、会場担当、模擬店担当、景品担当がそれぞれお金を扱います。この数字を最後に1つにまとめる作業が、いちばん時間のかかるところです。

先に決めておくことが3つあります。

1つめが、立て替えてよい上限です。「1件5,000円まで、それを超える支出は事前に会計へ相談」のように決めておくと、あとから大きな支出が出てきて予算を超える事故が防げます。

2つめが、提出の形です。担当ごとに紙に書いて出すのか、表に入力して出すのかを統一してください。紙と表が混ざると、会計担当が全部を写し直すことになります。

3つめが、提出の期限です。行事の翌週までと決めておいてください。1か月置くと、領収書をなくす人が出ます。

まとめる手順は、担当ごとの小計を作ってから全体に足す形が確実です。会場担当の支出が3件で28,000円、模擬店担当が12件で53,200円、景品担当が4件で28,900円。この小計を先に担当本人に確かめてもらってから、全体の表に写します。全部をいきなり1つの表に入力すると、どこで間違えたかを探せません。

現金の受け渡しにも記録を残してください。会計担当から模擬店担当へ釣り銭として20,000円を渡したなら、渡した日と金額を書いて両方が印を押します。これがないと、行事のあとに現金が合わない原因を追えません。

総会で説明するときに聞かれること

作った報告書を読み上げる場で、聞かれる質問はだいたい決まっています。先に答えを用意しておけば短く終わります。

いちばん多いのが、予算より使った項目の理由です。備考に書いてあれば、「備考のとおりです」で終わります。書いていないと、その場で思い出しながら説明することになります。

次に多いのが、差引残額の使い道です。次年度へ繰り越すのか、会の一般会計に戻すのかを答えてください。金額が大きい場合は、なぜ余ったのかも聞かれます。参加人数が見込みより少なかったのか、支出を抑えたのかを分けて答えられるようにしておいてください。

3つめが、領収書の有無です。全部そろっているかを聞かれます。支払証明書で代えた分があるなら、何件あるかを答えられるようにしておいてください。

4つめが、来年も同じ額でやるのかという質問です。報告の場で来年の話が出ます。予算と実績を並べた表があれば、1人あたりの単価から説明できます。

読み上げるときは、合計の数字から先に言ってください。項目を1つずつ読み上げてから合計に至る順番だと、聞いている人が全体像をつかめず、途中で質問が入ります。収入の合計、支出の合計、差引残額の3つを先に言い、そのあとに大きい項目だけを説明する形が短く済みます。

行事の記録と報告書を、同じ場所にまとめる

収支報告書が毎回ゼロから作り直されるのは、去年のものが見つからないからです。行事の連絡、当日の写真、集金の記録、領収書、報告書が別々の場所に散らばっていると、次の担当者は5か所を探すことになります。

まとめておく価値が高いのは、報告書そのものより、その手前の記録です。参加者の人数、集めた参加費の一覧、立て替えた人と金額、買ったものの領収書。この4つが行事ごとに1か所に残っていれば、報告書を作る作業は数字を写すだけになります。

保存先を選ぶ条件は3つです。1つめが、担当者が代わっても引き継ぐものが1つで済むこと。2つめが、行事の名前でも日付でも引き出せること。3つめが、会員以外から見えないことです。収支報告書には、寄付をしてくれた商店の名前、出演者への謝礼の額、参加した人数が並びます。メンバー以外は見られない形で保存されているかを、最初に確かめてください。

普段の連絡をトークのグループで回している会では、集金の連絡と参加費の記録が会話に埋もれます。この点の違いはLINEグループとの比較に、名簿と記録を分けて持つ形との差とあわせて整理してあります。

会の種類によって、報告する相手と求められる形が変わります。会費を集めて総会で承認をもらう流れは町内会での使われかたに、学年ごとに集金して年度末に報告する流れはPTAでの使われかたに、会員の入れ替わりが多く行事ごとに精算する形はサークルでの使われかたに、それぞれ画面つきで並べてあります。

報告書の形そのものは、ここに並べた表で足ります。変えたほうがよいのは、その手前で数字を集めるやり方です。行事のあとに領収書を探し回るのをやめたいなら、行事の準備を始める段階で、どこに記録を残すかを決めてください。細かい運用の疑問はよくある質問にまとめてあります。

Q1. 収支報告書に予算の欄は必要ですか？

会の総会や役員会に出すなら必要です。予算と実績を並べ、差が出た項目の理由を備考に書いてください。実績だけを並べた報告書は、見込みからどれだけ外れたかが分からないため、その場で1項目ずつ質問されることになります。補助金の実績報告では、指定された様式に従ってください。

Q2. 領収書の宛名は個人名でも構いませんか？

会の正式な名前で書いてもらってください。「〇〇町内会」「〇〇小学校PTA」のように書きます。個人名の領収書は、会の支出として認められないことがあります。レシートしかもらえない場合は、裏に何に使ったかを書き添えておけば足ります。

Q3. 領収書が出ない支出は、どう記録すればよいですか？

支払証明書を自分で作ってください。日付、金額、支払先、何に使ったか、支払った人の名前を書き、会計担当が確認した印を押します。自動販売機の飲料、電車代、コインパーキングの料金などが対象になります。

Q4. 無料のエクセルのテンプレートで足りますか？

行事の支出が100件を下回る規模なら足ります。選ぶときは、予算の欄があるか、単価と数量を分けて書けるか、合計の計算式が組まれているかの3点を確かめてください。完成したファイルは、次の担当者が開ける共有の保存先に保存しておくと、翌年は数字を差し替えるだけで済みます。