学童保育の保護者会で日程を決めようとすると、候補日を出した時点で「その日は無理です」という返事がいくつも返ってきて、何度も出し直すことになりがちです。平日の昼は誰も来られず、平日の夜は子どもの世話があり、土日は家族の予定や仕事が入っている。学童の保護者会は、子どもを預けて働く家庭だけで作られた集まりなので、そもそも全員がそろう日の幅がとても狭いのです。この記事では、学童保育の保護者会が日程を決めるときに、候補を出す前に何を確かめ、どの順番で候補を出し、どう決めるかを具体的に整理します。
学童の保護者会は、候補を出せる時間の幅が最初から狭い
町内会やPTAの会合なら、平日の昼に開いても、家にいる会員や時間の融通がきく会員が一定数集まります。学童の保護者会ではそれができません。クラブを利用するには保護者の就労などが前提になっているので、平日の日中は、原則として全員が職場にいます。
残る時間は、平日の夜と、土曜と日曜です。平日の夜は、お迎えを終えて帰宅してから、夕食、入浴、翌日の準備、子どもの寝かしつけが続きます。会合に出るには、配偶者や祖父母にその間の子どもの世話を頼むか、子どもを連れて出るかのどちらかになります。
土曜はクラブが開所している地域もありますが、保護者の仕事の都合で利用している家庭が多く、その家庭の保護者は土曜も働いています。日曜は多くの保護者が休みですが、平日にできなかった家事や買い物、子どもの習い事、家族の用事が集中します。
この条件の中で日程を決めるには、候補を広く出して多数決をとるやり方より、動かせない予定を先に消していき、残った狭い幅の中から選ぶやり方のほうが早く決まります。候補を出す前の準備に時間をかけるほど、候補を出してからの出し直しが減ります。
候補を出す前に、三つの暦から動かせない予定を拾う
学童の保護者会の日程にかかわる暦は、少なくとも三つあります。学校の暦、クラブの暦、自治体の暦です。
学校の暦には、運動会、学習発表会、授業参観、懇談会、遠足、個人面談の期間などが載っています。学童の保護者は、学校のPTAや学級の保護者としての予定も抱えているので、学校行事の前後の週は保護者会の会合を入れにくくなります。いくつかの学校から子どもが集まるクラブでは、学校ごとに運動会の日が違うので、すべての学校の暦を並べる必要があります。
クラブの暦には、閉所する日、土曜の開所日、長期休業中の開所の予定、クラブとしての行事、避難訓練などが載っています。保護者会の会合をクラブの部屋で開くなら、クラブが使っていない時間帯であることが条件になります。
自治体の暦で見ておきたいのは、次の年度の入所の申し込みの時期です。多くの地域で、秋から冬にかけて申し込みの受付があります。保護者会の役員決めや、次年度に向けた会費や行事の見直しを、この時期より前に済ませておくか後にするかで、年度後半の会合の置き方が変わります。申し込みの時期は自治体によって違うので、その年の案内を確かめて暦に写します。
この三つを、年度の初めに一枚の年間の暦に重ねておきます。これを役員の間で共有しておけば、会合の日程を決めるたびに学校の予定表やクラブのおたよりを探し直さずに済みます。
年間の会合を、四つの時期に分けて置く
学童の保護者会の一年には、会合や行事が集まる時期がおおよそ決まっています。三つの暦を重ねたうえで、次の四つの時期に会合を置いていくと、年間の日程の骨組みができます。
一つめは、四月から五月です。新しく入所した家庭を迎え、総会や最初の保護者会を開き、その年度の役員と当番の割り振りを確かめます。入所したばかりの一年生の家庭は、学校とクラブの両方の生活に慣れるだけで手いっぱいの時期です。
二つめは、六月から七月です。夏休みの準備が中心になります。夏休みはクラブが朝から開いているので、長期休業中の行事、当番、弁当の日の扱いなどを、夏休みに入る前に決めておく必要があります。
三つめは、九月から十一月です。秋の行事と、次の年度に向けた話し合いが重なります。バザーや祭りなど資金を集める行事を持つ会では、準備の会合が増えます。次の年度の役員の候補を探し始めるのもこの時期です。
四つめは、一月から三月です。卒所する学年の子どもを送る行事と、役員の引き継ぎ、年度の決算が集まります。三月は学校の年度末の行事とも重なるので、会合を詰め込みすぎないようにします。
この四つの時期ごとに、総会や役員会、行事の準備の会合を何回開くかを決めておくと、個々の会合の日程を決めるときに「この時期のうちのどこか」という幅から出発できます。
平日の夜にクラブで開くか、休日に開くかを会合の中身で分ける
学童の保護者会の会合をいつ開くかは、会合の中身によって分けて考えます。
平日の夜にクラブの部屋を借りて開く形には、利点があります。お迎えに来たその足で参加できるので、一度家に帰って出直す必要がありません。子どもを連れたまま参加できる会場でもあります。会合の時間を短く区切りやすく、1時間程度で終わらせる会合に向いています。
ただし、クラブの部屋を使うには、運営側の了解が必要です。クラブが閉所したあとの時間に、職員がいない状態で保護者会が部屋を使ってよいのか、鍵の管理はどうするのか、子どもがいる中での会合になるのかを、年度の初めに運営側と決めておきます。
休日に地域の集会所や公民館を借りて開く形は、時間をかけて話し合う会合に向いています。総会や、次年度の会費や行事を大きく見直す会合、役員決めのように全家庭の参加が望ましい会合です。一方で、休日は家族の予定と重なりやすく、子どもを預ける場所もないので、子どもを連れて参加する家庭が増えます。
役員会のように少人数で頻繁に集まる会合は平日の夜、年に数回の全体の会合は休日、というように分けておくと、一回ごとにどちらにするかを悩まずに済みます。役員会の一部は、集まらずに文字のやり取りで済ませる回を作ってもよいでしょう。
子どもを連れて参加する前提で、見守りを誰がするかを決めておく
学童の保護者会の会合は、子どもを連れてくる家庭がいることを前提に組み立てます。これを前提にしないと、子どもを預けられない家庭が参加をあきらめ、毎回同じ家庭だけが出席するようになります。
子どもを連れてくる場合に困るのは、会合の間の子どもの見守りです。平日の夜にクラブの部屋で開く場合でも、支援員は勤務時間を終えているので、子どもの見守りを頼むことはできません。保護者会の会合の時間に子どもを預かることは、クラブの仕事ではないからです。
見守りの方法は、会場の広さと子どもの人数によって決めます。部屋が二つ使えるなら、隣の部屋を子どもの部屋にし、保護者が交代で見守ります。交代の順番は、会合の案内を出すときに決めておき、30分ずつ二人が見守りに入る、というように割り振ります。部屋が一つしかなければ、部屋の片隅に子どもの場所を作り、本や遊び道具を用意しておきます。
学童の子どもは一年生から高学年までいるので、上の学年の子どもが下の学年の子どもと遊んでくれることもあります。ただし、高学年の子どもに見守りの責任を負わせることはしません。あくまで保護者が見守る場とします。
この見守りの手配をするには、会合ごとに何人の子どもが来るかを事前に知っておく必要があります。出欠を聞くときに、子どもを連れてくるかどうかと、その人数も一緒に聞いておきます。
シフト勤務の家庭がいる会では、候補を出す時期を早める
学童の保護者会で日程調整が難しくなる大きな理由の一つが、シフト勤務の保護者の存在です。病院、介護施設、保育所、店舗、工場などで働く保護者は、勤務の日と時間が月ごとに決まります。
シフトは、多くの職場で前の月の中旬から下旬にかけて決まります。保護者は、その前にシフトの希望を出す機会があります。つまり、翌月の会合の日程が、シフトの希望を出す前に決まっていれば、保護者はその日を休みの希望に入れられます。シフトが決まったあとに会合の日程を知らされると、休みの希望を出す機会はすでに過ぎていて、参加できません。
このことから、シフト勤務の家庭がいる学童の保護者会では、会合の日程を少なくとも二か月前には決めておくのが目安になります。七月の会合なら、五月のうちに日程を決めて知らせる。そうすれば、六月の中旬に七月のシフトの希望を出すとき、保護者は会合の日を休みにしてほしいと伝えられます。
二か月前に決めるには、候補を出すのはさらにその前になります。年度の初めに四つの時期の会合の日程をまとめて決めてしまう会もあります。一年分をまとめて決めると、途中で変更が必要になることもありますが、シフト勤務の家庭にとっては、変更の可能性がある日程でも、早く知らされることのほうがずっと助かります。
会員の中にどのくらいシフト勤務の家庭がいるかは、入会のときに「勤務の日程が月ごとに変わるか」を聞いておけば分かります。勤務先の名前を聞く必要はありません。
候補日は三つまでにして、曜日と時間帯をばらす
候補を出す段階になったら、候補の数は三つまでに絞ります。候補が多いほど多くの家庭が参加できる日が見つかりそうに思えますが、実際には返事をする側の負担が増え、締め切りまでに返事が集まらなくなります。
学童の保護者会では、三つの候補の曜日と時間帯をばらしておくことが大切です。候補をすべて平日の夜にすると、平日の夜に子どもの世話を頼めない家庭は、三つとも参加できません。すべて日曜にすると、日曜に仕事がある家庭や、日曜に習い事の送迎がある家庭が全部落ちます。
たとえば、平日の夜を一つ、土曜の午前を一つ、日曜の午後を一つ、というように組み合わせます。こうしておくと、どの家庭にも少なくとも一つは参加できそうな候補が入りやすくなります。
候補を出すときは、会合の長さもあわせて書いておきます。「19時から20時まで」と終わりの時刻が書かれていれば、保護者は、子どもの寝る時刻に間に合うか、祖父母に何時まで頼めばよいかを判断できます。終わりの時刻を書かない案内では、保護者はどのくらい家を空けることになるのか分からず、参加を決めにくくなります。
候補から外しておきたい時期もあります。学校の個人面談の期間は、保護者が仕事の調整を面談のために使い切っていることが多く、同じ週に保護者会の会合を重ねると参加が落ちます。学期の終わりの短縮授業の期間も、クラブのお迎えの時刻が早まったり、子どもがクラブで過ごす時間が長くなったりして、保護者の段取りが変わる時期です。三つの暦を重ねたときにこうした期間に印を付けておき、候補を出す段階で自動的に避けるようにします。
会場も候補ごとに書きます。平日の夜はクラブの部屋、休日は集会所というように候補ごとに会場が違うなら、それぞれに書いておかないと、あとで会場の行き違いが起きます。
出欠は、参加できるかどうかに加えて、遅れての参加と子どもの人数を聞く
候補日に対する返事の聞き方も、学童の保護者会の事情に合わせます。「参加できる」「参加できない」の二択だけで聞くと、実際の出席の見込みが読みにくくなります。
学童の保護者に多いのは、「仕事のあとなので途中から参加できる」「お迎えの時刻の関係で最初の30分だけなら出られる」という返事です。二択で聞くと、こうした家庭は「参加できない」を選ぶか、「参加できる」を選んで途中で抜けるかのどちらかになります。
そこで、返事の選択肢を次のようにします。
・最初から最後まで参加できる ・遅れて参加できる、または途中まで参加できる ・参加できない
二つめを選んだ家庭には、何時ごろから、または何時ごろまでかを一言添えてもらいます。これが分かれば、大事な議題を会合の真ん中の時間に置く、というように議題の順番を工夫できます。
先に書いたとおり、子どもを連れてくるかどうかと、その人数も同じ返事の中で聞きます。見守りの交代の割り振りや、会場の広さの判断に使います。
返事の締め切りは、候補を出してから一週間程度にします。学童の保護者は平日の昼に連絡を見られないことが多いので、週末を一度はさむように締め切りを置くと、返事が集まりやすくなります。
決め方は、役員の出席を先に固めてから、会員の多い日を選ぶ
返事が集まったら、どの候補にするかを決めます。単純に参加できる家庭がもっとも多い日を選ぶと、会合を進める役員が欠けてしまうことがあります。
学童の保護者会の会合は、役員が議題を準備し、説明し、決まったことを記録して知らせる、という流れで進みます。会長や会計、書記のうち、その会合の議題に欠かせない役員が出られない日を選ぶと、会合を開いても話が進みません。
決め方の順番は次のとおりです。まず、その会合の議題に欠かせない役員が出席できる候補だけを残します。残った候補の中から、参加できる家庭がもっとも多い日を選びます。遅れての参加の家庭は、半分として数えるなど、あらかじめ数え方を決めておくと、役員の判断で結果が変わることを避けられます。
総会のように、規約に出席の人数の決まりがある会合では、その人数を満たせる日であることも条件になります。規約に委任状の決まりがあるなら、出席できない家庭から委任状を受け取ることで人数を満たす方法もあります。
どの候補も条件を満たさないときは、候補を出し直すのではなく、会合の形を変えることを考えます。全員が集まらなくても決められる議題は、文字のやり取りで意見を集めて決める。集まる会合は、どうしても顔を合わせて話す必要がある議題だけに絞る。こうすると、次に候補を出すときの条件がゆるくなります。
支援員が同席する懇談会は、運営側との調整を先に済ませる
学童の保護者会には、保護者だけで開く会合のほかに、支援員と保護者が子どもの様子について話す懇談会があります。クラブでの子どもの過ごし方、けんかや困りごとへの対応、夏休みの過ごし方などを、支援員から聞き、保護者から質問する場です。
こうした場は、クラブの運営にとっても意味を持ちます。国の基準にも、事業者が保護者と連絡を取り、理解と協力を得るよう努めることが書かれています。
放課後児童健全育成事業者は、常に利用者の保護者と密接な連絡をとり、当該利用者の健康及び行動を説明するとともに、支援の内容等につき、その保護者の理解及び協力を得るよう努めなければならない。 出典: laws.e-gov.go.jp
支援員が同席する会合の日程は、保護者会だけで決めることはできません。運営主体でない保護者会なら、運営側に懇談会を開いてもらえるか、支援員の勤務の中に組み込めるかを先に相談します。支援員が勤務時間の外に出席することになる日程を、保護者会の都合だけで決めてしまうのは避けます。
運営主体の保護者会では、支援員は雇っている職員です。懇談会に出てもらう時間は勤務として扱うことになるので、勤務の時間帯と給与の計算にかかわります。運営担当の役員が、支援員の勤務の予定を先に確かめ、その範囲の中で候補を出します。
いずれの場合も、支援員が出られる日を先に一つか二つに絞り、その中で保護者の都合を聞く、という順番にします。保護者の都合で決めた日に支援員が出られないと、懇談会の意味そのものがなくなります。
役員を決める回だけは、全家庭が意見を出せる形を別に用意する
学童の保護者会の会合の中で、日程の決め方にもっとも気を配るべきなのが、次の年度の役員を決める回です。
役員を決める会合に出られなかった家庭が、欠席のまま役員に決まってしまう、あるいは欠席した家庭に役員を押しつける形になる、ということが起きると、翌年から会合に出席することを避ける家庭が出てきます。出席しなければ役員を引き受けずに済む、と受け取られるからです。
これを避けるには、役員を決める会合の日程に全家庭が合わせることを求めるのではなく、会合の前に全家庭が意見を出せる形を用意します。具体的には、会合の数週間前に、役員を引き受けられるかの意向と、引き受ける場合の希望の役割を、全家庭から集めておきます。会合の場では、その意向をもとに決めるので、出席できなかった家庭の意向も反映されます。
欠席した家庭に役員を割り当てない、という決まりにしてしまう会もありますが、これは出席した家庭に負担が集まる結果になりがちです。意向を事前に集める形のほうが、出席の有無と役員の負担を切り離せます。
会合そのものに、離れた場所から参加できる形を加える方法もあります。映像と音声でつなぐ形なら、子どもが寝たあとの自宅から参加できる家庭が増えます。ただし、つなぐ準備や記録の役割を担う役員が必要になるので、役員の負担とのかね合いで決めます。
夏休みの行事は、クラブの長期休業の予定が出てから決める
学童の保護者会の行事の中で、日程の決め方が他の時期と違うのが夏休みです。
夏休みの間、クラブは朝から夕方まで開いていて、子どもはほぼ毎日クラブで過ごします。クラブとしての外出や行事、プール、弁当の日の扱いなどが、クラブの側で決まります。保護者会の夏の行事、たとえば夏祭りやキャンプ、親子で参加する行事の日程は、このクラブの予定と重ならないように置く必要があります。
クラブの夏休みの予定は、夏休みの少し前に出ることが多くあります。保護者会の行事の日程をそれより前に決めてしまうと、あとからクラブの行事と重なっていたと分かり、変更することになります。一方で、キャンプのように施設の予約が必要な行事は、何か月も前に日程を押さえなければなりません。
この二つの事情を合わせるには、予約が必要な行事だけを早めに決め、その日程をクラブの運営側に先に伝えておく、という順番にします。運営側がクラブの夏の予定を組むときに、保護者会の行事の日を避けてもらえるよう頼んでおくわけです。予約の要らない行事は、クラブの予定が出てから決めます。
お盆の時期は、帰省などで参加できない家庭が増えます。夏休みの行事は、お盆を避けて、七月の後半か八月の後半に置く会が多くあります。
卒所の行事は、クラブを出ていく学年が家庭ごとに違うことを踏まえる
年度末の卒所の行事も、学童ならではの日程の決め方があります。
学童では、クラブを出ていく学年が家庭によって違います。三年生の終わりで退所する家庭、四年生以降も在籍を続けて六年生の終わりに卒所する家庭、年度の途中で習い事や留守番に切り替えて抜ける家庭があります。クラブによっては、受け入れる学年の範囲そのものが決まっていることもあります。
卒所の行事の日程は、送り出す対象の家庭が参加できることを第一の条件にします。送り出される子どもとその家庭が来られない日に行事を開いては意味がありません。対象の家庭が少ないなら、候補日を出す前に、その家庭だけに都合を聞いて日を絞るほうが早く決まります。
三月は、学校の卒業式や修了式、年度末の行事が重なる時期です。学校の暦を確かめ、学校行事の日とその前後を避けます。卒所の行事を土曜に開くクラブでは、土曜にクラブを利用している子どもがいる時間帯と重ならないよう、運営側と時間帯を相談します。
三年生で退所する家庭が多いクラブでは、送り出す人数が多くなり、行事の準備も大きくなります。準備の会合の日程も、一月のうちに決めておかないと、二月に準備が詰まります。
年度の途中に入った家庭には、残りの日程をまとめて渡す
学童の保護者会には、年度の途中から加わる家庭が少なくありません。育児休業から仕事に戻った、転居してきた、空きが出て待機から入所できた、といった家庭です。夏休みだけ利用する家庭を受け入れているクラブもあります。
途中から入った家庭は、四月に決めた年間の暦を受け取っていません。その結果、秋の行事の準備の会合があることを直前に知る、次年度の役員の意向を聞く時期を知らないまま年明けを迎える、ということが起きます。シフト勤務の家庭なら、すでに決まっている会合の日を休みの希望に入れる機会も逃します。
そこで、入所が決まった家庭を保護者会の連絡の場に迎えるときに、その時点から年度末までの日程をまとめて渡すことを手順にしておきます。渡すものは、残りの会合と行事の日付、それぞれの会合で何を決めるか、出欠の返事をいつごろ求めるかの三つです。すでに終わった会合で決まったことのうち、その家庭にかかわるもの、たとえば当番の割り振りや会費の扱いも、あわせて伝えます。
途中から入った家庭が最初に出る会合では、冒頭に一言、新しく加わった家庭があることを紹介し、その家庭が知っておくべき決まりごとを短く伝える時間を取ると、その後の日程調整への返事も集まりやすくなります。
決まった日程は、あとから変わっても古い情報が残らない形で知らせる
日程が決まったら、会員に知らせます。学童の保護者会では、決まった日程があとから変わることが少なくありません。台風で行事が延期になる、会場が使えなくなる、役員が急に出られなくなる。変更のたびに、古い日程を見て来てしまう家庭が出ないようにすることが大切です。
日程を知らせるときは、日付、曜日、開始と終了の時刻、会場、子どもを連れてくる場合の見守りの形、持ち物を一つの知らせにまとめます。変更があったときは、変更後の内容を改めて一つの知らせとして出し、変更前の知らせにも「変更になりました」と分かる印を付けます。
LINEのグループのように、新しい発言が上に流れていく形で日程を知らせていると、変更前の知らせと変更後の知らせが別々の場所に残り、どちらが新しいのかを見分けにくくなります。LINEグループとの比較には、予定をその都度トークで知らせる形と、予定を書き直すと関連するお知らせも一緒に直る形の違いが並んでいます。
年間の暦のように一年を通して見返す情報は、上に固定しておける場所に置きます。町内会での使われかたには、お知らせを上に固定し、行事の写真と次の集まりの日程を同じ場所に残していく例があります。学童の保護者会でも、四つの時期の会合の予定を一か所にまとめて示すときの参考になります。
会合の出欠や子どもの人数のように家庭ごとの事情にかかわる返事を集める以上、その場所はメンバー以外は見られないことを前提に選びます。通知が届くかどうか、年配の祖父母でも読みやすいかといった点は、よくある質問で確かめておくと、日程の知らせを確実に届けられます。
Q1. 学童保育の保護者会の会合は、何曜日の何時ごろに開くのがよいですか？
会合の中身で分けます。役員会のように少人数で短く済む会合は、お迎えのついでに参加しやすい平日の夜に、クラブの部屋を運営側の了解を得て使う形が向いています。総会や役員決めのように全家庭に関わる会合は、休日に集会所などで開く形が向いています。どちらも、終わりの時刻を案内に書いておくと参加を決めてもらいやすくなります。
Q2. シフト勤務の保護者がいるときは、いつまでに日程を決めればよいですか？
シフトは前の月の中旬から下旬に決まる職場が多く、その前に休みの希望を出す機会があります。会合の日程をその時期より前に知らせれば、保護者は休みの希望に入れられます。目安として、少なくとも二か月前には日程を決めて知らせます。年度の初めに年間の会合の日程をまとめて決めておく会もあります。
Q3. 候補日はいくつ出せばよいですか？
三つまでに絞ります。候補が多すぎると返事をする負担が増え、締め切りまでに返事が集まりにくくなります。学童の保護者会では、平日の夜、土曜の午前、日曜の午後のように、曜日と時間帯をばらして組み合わせるのがこつです。どの候補にも、開始と終了の時刻と会場をそれぞれ書いておきます。
Q4. 子どもを連れて会合に参加する家庭が多い場合、どうすればよいですか？
出欠を聞くときに、子どもを連れてくるかと人数も一緒に聞きます。会合の時間は支援員の勤務外なので、見守りは保護者が担います。部屋が二つあれば隣を子どもの部屋にし、保護者が30分ずつ交代で見守るように、案内を出す時点で割り振っておきます。高学年の子どもに見守りの責任を負わせることはしません。