「ギガ ファイル 便」で調べる人の多くは、行事で撮った写真や動画をメールに添付できず、渡し方に困っています。結論を先に書くと、ギガファイル便は会員登録なしで大きなデータを1回だけ渡すのに向いた道具で、会の記録を残す場所には向いていません。この違いを知らずに写真の共有そのものをこの仕組みに任せると、保持期限が過ぎた時点で全部が削除されます。この記事では、無料で使える範囲、保持期限の選び方、削除キーとパスワードの扱い、有料プランとの違い、そして集まりで使うときに気をつける点を順に整理します。
ギガファイル便とはどういう仕組みか
ギガファイル便は、株式会社ギガファイルが運営する無料の大容量ファイル転送サービスです。送る側がファイルをアップロードすると、そのファイルに対するURLが発行され、そのURLを相手に伝えると相手がダウンロードできます。送る側も受け取る側も会員登録が要りません。
公式の案内には、使える範囲がはっきり書かれています。
いますぐ利用できるユーザー登録不要の簡単無料大容量のファイル転送サービスです。容量無制限（１ファイル３００Ｇまで）のファイル転送が行えます。ファイルはアップロード後最大１００日間保持されます。 出典: gigafile.nu
1ファイルあたり300GBまで、個数は無制限です。運動会で撮った写真300枚でも1ギガバイト前後にしかならないため、集まりの用途でこの上限に当たることはまずありません。動画を何本も渡す場合でも足ります。
仕組みとして理解しておきたいのは、これが「渡す」道具であって「保存する」道具ではないという点です。アップロードされたファイルは選んだ保持期限を過ぎると自動的に削除されます。相手に届けるまでの間だけデータを預かる仕組みで、そこが写真の保存先との決定的な違いになります。
なお、アップロードしたファイルに加工や制限は行われず、そのまま転送されます。写真の画質が落ちる心配はありません。トークアプリで写真を送ると圧縮されて画質が落ちるため、元の画質で渡したい場合はこちらのほうが適します。
無料で使える範囲と、有料プランとの違い
費用をかけずに使える範囲は広く、集まりの用途で不足することはほとんどありません。無料で使えるのは、アップロード、ダウンロード、保持期限の選択、削除キーによる削除、ダウンロードパスワードの設定、複数のファイルを1つにまとめる機能、アップロードの情報をメールで送る機能、受け取り確認の通知、QRコードの発行です。
無料の代わりに、画面に広告が表示されます。この広告をなくしたい場合に有料プランがあり、公式の案内では2種類が並んでいます。スタンダードが月額198円（税込）で、アップロードとダウンロードの画面から広告がなくなり、アップロードとダウンロードの履歴を確認できるようになります。プレミアムは月額999円（税込）で、転送する相手の側も広告なしでダウンロードできるようになり、同時にログインできる台数の制限もなくなります。
集まりで使う場合、有料プランを検討する理由になるのは主に相手側の画面です。広告が多い画面を年配の会員に案内すると、どこを押せばダウンロードできるのか分からず、広告を押してしまう例が出ます。何度も配る予定があり、受け取る相手が操作に不慣れな場合は、相手側も広告なしになるプランを検討する価値があります。1回か2回渡すだけなら、無料の範囲で十分です。
有料プランに入るには会員登録が必要で、メールアドレスまたはGoogleアカウントでの認証と、クレジットカードでの支払い登録という2段階になります。会の費用として支払う場合、誰のカードで登録するかを先に決めておいてください。担当が代わったときに前任者のカードが残る形は避けたいところです。
保持期限は3日から100日まで選べる
ギガファイル便で最も確かめておくべき設定が、保持期限です。ここを知らずに使うと、相手が開く前に削除される事故が起きます。
選べる期間は、3日、5日、7日、14日、30日、60日、100日の7つです。画面の上部にある保持期限の欄で選びます。開いた時点では7日が表示されており、変更しないまま進めると7日で削除されます。以前は既定が7日でしたが、運営側が2023年6月にストレージの有効活用のため5日に変更した経緯があり、いずれにしても配る前に自分の目で確かめるのが確実です。
最も重要な注意点は、アップロードした後に保持期限を変更しても反映されないことです。ファイルを選んだ時点でアップロードが始まる作りなので、期限を選ぶのは必ずファイルを選ぶ前になります。長い期間にしておきたい場合は、画面を開いてまず期限を選び、それからファイルを選んでください。
集まりで使う場合、期限は長めに取るのが実務的です。会員に案内しても、開くのが翌週末になる人がいます。町内会のように年齢の幅が広い会では、14日でも足りないことがあります。100日を選んでおけば、行事から3か月の間は開けます。ただし100日を選んでも、それは「3か月は保存される」という意味であって、記録として残すという意味ではありません。
期限が過ぎたあとに「もう一度アップロードしてほしい」と頼まれる場面は必ず来ます。元のデータを自分の端末から削除していると対応できないため、渡したあとも元のデータは手元に残しておいてください。
送るときの手順
送る側の操作は、順番が決まっています。
最初に保持期限を選びます。前の項目で書いた通り、ここを後回しにすると変更できません。次にファイルを選びます。パソコンなら画面の枠にドラッグして落とす形で、フォルダごと渡すこともできます。スマートフォンなら、ファイルを選択するボタンから写真や動画を選びます。選んだ時点でアップロードが始まるため、選ぶ前に間違いがないか確かめてください。
複数のファイルを渡す場合は、アップロードが終わったあとに「まとめる」ボタンを押すと1つのZIPファイルにまとまります。この機能は受け取る側に大きく効きます。写真30枚をそのまま渡すと、相手は30回ダウンロードすることになります。まとめておけば1回で済みます。まとめたファイルの名前は変更できますが、名前を変えたら「まとめる」ボタンを押し直してURLを再発行する必要があります。ここを忘れると、相手に渡したURLが古い状態のままになります。
必要ならダウンロードパスワードを設定します。設定できるのは半角の英数字で、文字数は1文字から4文字までです。4文字までという短さなので、機密性の高い書類には向きません。会の中で渡す写真に、外部に転送されたときの歯止めとして掛ける程度の使い方が実際的です。
最後に、発行されたURLを相手に伝えます。ここでメールで送る機能を使うと、ファイル名、URL、削除キー、メモが1通にまとまって届くため、自分に送っておけば控えとして残ります。QRコードを発行する機能もあり、その場で相手の端末に読み取ってもらう使い方ができます。
受け取る側がすること
受け取る側の操作は簡単ですが、初めての人は迷います。案内する側が手順を把握しておくと、質問が減ります。
受け取った人はURLを開きます。すると、ファイルの一覧が表示されます。ここで選べるのは、1つずつダウンロードするか、まとめてダウンロードするかの2つです。まとめられたファイルは、ダウンロードする前に中身をブラウザで確認できる機能もあり、動画なら再生して確かめられます。
ダウンロードパスワードが設定されている場合は、入力の欄が出ます。パスワードを伝え忘れると、相手は開けません。URLと一緒に送るのではなく、別の経路で伝えると安全性が上がりますが、会の中で渡す写真ならURLの案内に併記しても実害は少ないでしょう。
スマートフォンでダウンロードした場合、保存された場所が分からなくなる人が多くいます。iPhoneならファイルのアプリのダウンロードの項目、Androidならファイルのアプリの内部ストレージの中にあります。ZIPのまま保存されるため、写真として見るには展開の操作が必要になります。この1手間が、年配の会員にとっては大きな壁になります。
案内の文には、URLと締切だけでなく、「ZIPで届くので開く操作が必要です」と1行添えてください。この1行があるだけで、問い合わせの数が変わります。
削除キーは必ず控えておく
アップロードの画面では、削除キーが発行されます。これを控えておかないと、間違えてアップロードしたファイルを自分で削除できません。
削除の手順は、ダウンロードのURLを開き、削除キーを入力して確認に応じるという流れです。キーが分からない場合、保持期限が来るまで削除されないままになります。個人が写った写真や名簿を誤ってアップロードしたときに、この状態は困ります。
控える方法として確実なのは、アップロードの情報をメールで自分に送る機能を使うことです。ファイル名、URL、削除キー、メモが1通に入るため、あとから探せます。メモの欄には、何のデータをいつ誰に渡したかを書いておくと、来年の担当への引き継ぎにも使えます。
受け取り確認の機能も、控えと合わせて使うと便利です。相手がダウンロードを完了した時点で通知のメールが届きます。注意点として、通知が届くのはダウンロードが完了したときであって、URLを開いた時点ではありません。開いたけれど途中でやめた人は、通知に出ません。「届きましたか」と聞き直す手間を省く目的では役に立ちますが、開いたかどうかの確認には使えません。
安全性をどう考えるか
広告が多く表示されるため、安全性に不安を持つ人がいます。この点は、仕組みとして分けて考えると判断しやすくなります。
送受信そのものについては、パスワードの設定と保持期限による自動削除という仕組みが用意されています。URLを知っている人だけが開ける形なので、URLが外に出ない限り第三者に届きません。逆に言えば、安全性はURLの扱いに依存します。会のトークアプリに貼ったURLがそのまま転送されれば、会員以外も開けます。
そのうえで、業務や会の運営で使うときの線引きについては、道具を比べる立場からも整理されています。
どこまでを無料のファイル便で許容し、どこからをセキュアなオンラインストレージに切り替えるべきかという業務利用の線引きも明示します。 出典: axone.co.jp
集まりに当てはめると、線引きは扱う中身で決まります。行事の集合写真のように、会員の間で共有される前提のデータは、この仕組みで渡して差し支えありません。一方で、会員の住所と電話番号を含む名簿、子ども1人ずつが写った写真、金銭の記録は、URLを知れば誰でも開ける形で扱うべきではありません。名簿を渡す必要がある場合は、パスワードを掛けたうえで、受け取った側に保存後の削除まで依頼してください。
もう1つ気をつける点として、広告の内容を運営側で選べないことがあります。子どもが操作する場面で案内する予定があるなら、自分の端末で先に開いて何が表示されるか確かめてから配ってください。
集まりで使うときに困ることは3つある
渡す道具としては優れていますが、集まりの運営で使い続けると3つの困りごとが出ます。
1つ目は、期限が来ると全部が削除されることです。100日を選んでも、翌年の担当が去年の写真を見ることはできません。保持期限は渡すまでの猶予であって、保存期間ではありません。行事の記録として残すには、別の場所に保存する必要があります。
2つ目は、URLが行方不明になることです。トークアプリに貼ったURLは、翌日の連絡で上へ流れます。1週間後に「あの写真のリンクどこ」と聞かれて、送った本人が探すことになります。行事ごとにURLが増えるため、半年で何本になったか誰も把握できなくなります。
3つ目は、誰が受け取ったか分からないことです。受け取り確認の通知を使えばダウンロードした人は分かりますが、会員80人のうち誰が未取得かを数える用途には向きません。全員に届けたい写真を渡す場合、結局「まだの方はお早めに」と何度も投稿することになります。
この3つは、道具の欠点ではありません。1回だけ渡す道具を、継続的な共有に使っているために起きます。用途が違うものを当てているだけなので、使い分けで解決します。
オンラインストレージとの違い
同じ「大きなデータを扱う」道具として、オンラインストレージがあります。違いは3点です。
1点目は、期限です。ファイル転送のサービスは期限が来ると削除されます。オンラインストレージは容量の上限まで無期限に保存できます。行事の写真を数年分残したい場合は後者になります。
2点目は、会員登録です。ファイル転送のサービスは受け取る側も登録が要りません。オンラインストレージは、共有の相手にアカウントを求める場合があります。年配の会員が多い会では、この差が回収率に直結します。
3点目は、整理のしやすさです。オンラインストレージはフォルダで分けて並べられます。ファイル転送のサービスはURLが1本ずつ独立しているため、行事ごとに並べて見返すことができません。
どちらが良いという話ではなく、渡すのが1回で終わるならファイル転送、見返す前提があるならオンラインストレージという分かれ方になります。そして集まりの運営では、この2つに加えて「連絡と一緒に並んでいること」が求められるため、3つ目の選択肢を検討する余地があります。
写真と動画を渡すときに向く場面と向かない場面
用途で整理すると、判断が早く済みます。
向く場面は3つです。1つは、業者や外部の相手に1回だけ渡す場面です。印刷所に集合写真の元データを渡す、動画の編集を頼む相手に素材を渡す。相手にアカウントを作らせずに済むため、この用途では最も手間が軽くなります。2つ目は、容量が極端に大きいデータを渡す場面です。1ファイル300GBまで扱えるため、長時間の動画でもそのまま渡せます。3つ目は、画質を落としたくない場面です。加工されずにそのまま転送されるため、元の画質が保たれます。
向かない場面も3つです。1つは、会員全員に写真を配る場面です。誰が受け取ったか数えられないため、配り切るまでの手間が残ります。2つ目は、記録として残す場面です。期限が来れば削除されます。3つ目は、名簿や個人情報を扱う場面です。パスワードが4文字までという制約があり、URLを知れば開ける仕組みでもあるため、扱う中身として重すぎます。
向かない場面に当ててしまうと、道具のせいで失敗したように見えますが、実際には用途の当て方の問題です。渡す作業と残す作業を分けて考えてください。
渡す前に決めておく3つのこと
配ってから慌てないために、アップロードの前に決めておくことが3つあります。
1つ目は、誰に渡すかの範囲です。会員全員に渡すのか、役員だけに渡すのか、外部の業者に渡すのかで、保持期限もパスワードの有無も変わります。全員に渡すなら期限は長く取り、外部に1回渡すだけなら短くしてパスワードを掛けるほうが安全です。範囲を決めずにアップロードすると、あとから「この写真も入っていたのか」と気づくことになります。
2つ目は、渡すデータを選び直すことです。撮った写真をそのまま全部渡すと、目をつぶった写真や手ぶれの写真も含まれます。子どもが写った写真については、保護者から掲載を控えてほしいと申し出があった分を外す作業が必要です。アップロードしたあとに1枚だけ差し替えることはできないため、選ぶのは渡す前に済ませてください。
3つ目は、元のデータを手元に残すことです。期限が過ぎたあとに再度の依頼が来ます。端末の容量を空けるために元を削除してしまうと、対応できません。渡すことと保存することは別の作業なので、保存する場所を先に決めておいてください。
アップロードやダウンロードができないときに確かめること
配ったあとに「開けない」と連絡が来る場面は必ずあります。原因はいくつかに絞られるので、順に確かめれば大半はその場で解決します。
まず確かめるのは、保持期限が過ぎていないかどうかです。期限を過ぎたURLを開くと、ファイルが見つからない状態になります。何日に渡したかを記録しておけば、この判断が一瞬で済みます。アップロードの情報をメールで自分に送っておくと、渡した日付とURLが1通に残ります。
次に確かめるのは、URLが途中で切れていないかどうかです。長いURLをメールの本文に貼ると、受信する側の環境によって途中で改行が入り、後半が切れた状態で押されることがあります。この場合、開こうとしても該当のファイルが見つかりません。対策として、URLを短くする機能を使う方法と、QRコードを発行して読み取ってもらう方法があります。
ダウンロードが途中で止まる場合は、通信の環境が原因であることが多いようです。数ギガバイトのデータを携帯回線でダウンロードすると、時間がかかるうえに通信量の上限にも当たります。案内の文に「Wi-Fiにつないだ状態でお試しください」と1行入れておくと、この連絡が減ります。
アップロードする側で写真が見つからない場合は、端末の中の保存場所を探し直すことになります。Androidは階層が深く、内部ストレージや内蔵ストレージという名前で表示されることがあります。ファイルを選ぶ画面の左上にあるメニューを開くと、種類ごとに分かれた一覧が出るため、そこから探すほうが早く済みます。
パソコンとスマートフォンで違うところ
同じサービスでも、パソコンとスマートフォンでは操作の感覚が違います。案内する相手の端末を想定しておくと、説明が短く済みます。
パソコンでは、画面の枠にファイルをドラッグして落とす形が基本です。フォルダごと落とせるため、行事ごとにフォルダを分けてある人はそのまま渡せます。ダウンロードした側も、ZIPを展開する操作が標準の機能で完結します。
スマートフォンでは、ファイルを選択するボタンから選びます。iPhoneでは写真のライブラリ、その場での撮影、ファイルの参照という3つから選ぶ形になり、写真や動画以外のファイルを渡す場合はファイルの参照から探します。Androidではカメラ、ビデオ、ファイルという画面が開き、端末に入っているアプリが選択肢に出る場合もあります。
受け取る側の違いはさらに大きくなります。パソコンではダウンロードのフォルダに入り、その場所も分かりやすい位置にあります。スマートフォンでは保存された場所を探すところから始まり、ZIPで届いた場合は展開の操作が追加されます。iPhoneでファイルのアプリを使ったことがない人には、ここが最初の壁になります。
会員に案内するときは、どちらの端末で開く人が多いかを考えてください。スマートフォンで開く人が大半なら、まとめてZIPにするより、枚数を絞って個別にダウンロードできる形のほうが確実に届きます。30枚を超える写真を渡すときだけまとめる、という線引きが実務的です。
会員に案内する文の書き方
道具の使い方が分かっても、案内の文が足りないと問い合わせが集中します。書く項目は4つだけです。
1つ目は、何のデータかです。「9月14日の運動会の写真です」と最初に書きます。何が入っているか分からないURLは、押されないまま流れます。
2つ目は、いつまでに開くかです。保持期限の日付をそのまま書いてください。「10月20日まで」と書けば、後から見た人も判断できます。期限を書かずにURLだけ配ると、忘れられたまま期限が来ます。
3つ目は、開いたあとに何をするかです。ZIPで届く場合は「ファイルがまとめられているので、開く操作が必要です」と添えます。パスワードを設定した場合は、その4文字を伝えます。ここを書かないと、開けない連絡が個別に届きます。
4つ目は、困ったときの連絡先です。とりまとめる立場の人に直接連絡する形でよいのですが、電話とトークアプリのどちらにするかを書いておくと、深夜の電話を避けられます。
書かないほうがよい項目もあります。データの容量を数字で書くと、それだけで「自分の端末には入らない」と判断してやめる人が出ます。通信の環境を案内する1行に置き換えるほうが、開いてもらえます。文の長さは4行までに収めてください。5行を超えると、読まれずに流れます。
会の記録として残すなら、保存先を分ける
ここまで整理すると、集まりの運営で必要なものが見えてきます。1回渡す道具と、残して見返す場所は別に用意する形です。
いま多くの会で起きているのは、連絡はトークアプリ、写真は転送サービスのURL、予定は紙の回覧という散らばった状態です。この状態の負担は道具の数ではなく、探す作業の回数に出ます。「去年の運動会の写真」を確認するために、トークアプリを遡り、期限切れのURLを見つけ、撮った人に連絡し直すことになります。この作業はとりまとめる立場の人だけが繰り返します。
写真が投稿として1件ずつ残り、期限なしで見返せる形なら、URLを配る作業自体が消えます。項目ごとの違いはLINEグループとの比較に並んでいて、写真の残り方、連絡の流れ方、役員が代わったときの引き継ぎを横に置いて確かめられます。写真の共有を中心に使っていた会ならFacebookグループとの比較のほうが近い比較になります。
見える範囲も分けて考える対象です。URLを知れば誰でも開ける形と、会員だけが見られる形は、扱える中身が違います。参加の管理を、誰でも入れる、申し込みを承認して入れる、招かれた人だけ、の3つから選べる形なら、メンバー以外は見られない状態を保ったまま子どもの写真を扱えます。設定の考え方はよくある質問に整理されています。
引き継ぎの形も関わります。行事のデータが担当者の端末と期限切れのURLに散っていると、翌年の担当は去年の記録を見られません。町内会での使われかたとPTAでの使われかたには、お知らせが上に固定された状態、行事の日付、写真が同じ画面に並んだ見本が用意されているので、記録が流れない形が実際にどう見えるかを確かめられます。
ギガファイル便は、渡す道具としては手間が少なく、会員登録も要らない優れた選択肢です。判断すべきなのは、それを何に使うかです。外部に1回渡すなら最適で、会の記録を残すなら別の場所が必要になります。この線引きを最初に決めておけば、期限切れで慌てることも、URLを探して回ることもなくなります。
Q1. ギガファイル便は無料でどこまで使えますか？
会員登録なしで、1ファイル300GBまで、個数の制限なくアップロードできます。保持期限は3日から100日までを選べ、削除キーによる削除、ダウンロードパスワードの設定、複数ファイルを1つにまとめる機能も無料の範囲です。無料の代わりに画面に広告が表示され、広告をなくす場合は月額198円（税込）からの有料プランがあります。
Q2. ファイルは何日で削除されますか？
アップロードのときに選んだ保持期限が過ぎると自動的に削除されます。選べるのは3日、5日、7日、14日、30日、60日、100日です。注意が必要なのは、アップロードした後に期限を変更しても反映されない点です。ファイルを選ぶ前に期限を選んでください。
Q3. ダウンロードパスワードは何文字まで設定できますか？
半角の英数字で1文字から4文字までです。4文字までという短さのため、名簿や金銭の記録のような重い中身を守る手段としては不十分です。会員の間で共有する写真に、外部へ転送されたときの歯止めとして掛ける使い方が現実的です。
Q4. 会の写真をずっと保存しておく用途に使えますか？
向いていません。保持期限が過ぎた時点で削除されるため、翌年の担当が去年の写真を見返すことはできません。1回渡す用途に使い、記録として残す分は期限なしで保存できる別の場所を用意してください。渡す作業と残す作業を分けておくと、期限切れで慌てることがなくなります。