「ギガ ファイル 便 使い方 スマホ」で調べる人は、行事で撮った写真や動画を、パソコンを開かずに誰かへ渡したいと考えています。結論から書くと、スマートフォンだけで送ることも受け取ることもできて、アプリを入れる必要もありません。ただし操作の順番を1つ間違えると後から直せない箇所があり、iPhoneとAndroidで写真を選ぶ画面も違います。この記事では、送る前に決めておく設定、iPhoneとAndroidそれぞれの操作、まとめる機能の使いどころ、削除キーの控え方、そして通信量の注意までを順に並べます。
スマートフォンだけで完結し、アプリは要らない
ギガファイル便は、ブラウザで開いて使う仕組みです。iPhoneのSafari、AndroidのChromeで公式のページを開けば、そのまま送る側の操作も受け取る側の操作もできます。アプリを入れる必要はなく、会員登録も要りません。
運営元は、スマートフォン向けの操作を専用の手引きとして公開しています。
ギガファイル便の【公式】マニュアル・スマホ版です。公式ならではの使い方・便利機能を一挙公開しています。 出典: gigafile.ltd
扱える容量も、パソコンで使うときと変わりません。1ファイルあたり300GBまで、個数の制限はありません。スマートフォンで撮った動画は1分で100メガバイトを超えますが、その程度の大きさなら上限を気にする必要はありません。運動会の写真300枚でも1ギガバイト前後に収まります。
スマートフォンで使うことの利点は、撮ったその場で渡せる点です。行事の最中に役員同士で写真を共有する、終わった直後に印刷を頼む相手に元のデータを渡す、といった使い方ができます。パソコンに写真を移す作業が要らないため、とりまとめる立場の人の手間が1段減ります。
ただし、写真を選ぶ画面の作りがiPhoneとAndroidで違い、受け取ったファイルの保存先も違います。案内する相手の端末を想定しておくと、説明が短く済みます。
送る前に保持期限を選ぶ
スマートフォンで使うときに最も間違えやすいのが、この順番です。
ホームの画面の上部に、ファイルの保持期限を変更する欄があります。選べるのは3日、5日、7日、14日、30日、60日、100日の7段階です。画面を開いた時点では7日が表示されており、変更しなければその日数で削除されます。
重要なのは、アップロードした後に保持期限を変更しても反映されないことです。スマートフォンではファイルを選んだ瞬間にアップロードが始まる作りなので、期限を選ぶのは必ずファイルを選ぶ前になります。ここを逆にすると、期限を直す方法がなく、消して最初からやり直すことになります。
会員に配る場合は、長めに取るのが実務的です。案内を出しても、開くのが翌週末になる人がいます。町内会のように年齢の幅が広い会では、14日でも足りないことがあります。100日を選んでおけば、行事から3か月の間は開けます。
外部の相手に1回渡すだけなら、短くするほうが安全です。印刷所に元のデータを渡す場面なら、3日か5日で足ります。期限を短くしておけば、URLが転送されたとしても開ける時間が限られます。
期限を選んだあと、選んだ日数が画面に表示されていることを目で確かめてください。この確認を習慣にしておくと、後から直せない事故が起きません。
iPhoneから写真と動画を選ぶ
保持期限を選んだら、ファイルを選択するボタンを押します。iPhoneでは、選び方が3つ表示されます。
1つ目はフォトライブラリで、写真のアルバムが開きます。行事の写真を渡す場合はここから選びます。複数の写真をまとめて選べます。2つ目は写真またはビデオを撮るで、カメラが起動します。撮ったものをそのままアップロードできるため、書類を写して渡す場面で便利です。3つ目はブラウズで、ファイルのアプリが開きます。写真以外のファイル、たとえば表計算のファイルや文書のファイルを渡す場合はこちらから探します。
選んで追加のボタンを押すと、アップロードが始まります。進み具合の表示が完了になれば終わりです。ここで気をつける点は、選んだ時点でアップロードが始まるため、選ぶ前に間違いがないか確かめる必要があることです。
iCloud Driveを使っている場合、アプリによってはそのアプリで作ったデータもブラウズから選べます。会の資料をiPadで作っている場合、その資料を直接渡せます。
なお、選ぶ枚数が多いとアップロードに時間がかかります。写真100枚を携帯回線でアップロードすると数分かかり、その間は画面を閉じられません。Wi-Fiにつないだ状態で行うと、待ち時間が短く済みます。
Androidから写真と動画を選ぶ
Androidでも、保持期限を選んでからファイルを選ぶ流れは同じです。表示される選択肢が違います。
ファイルを選択するボタンを押すと、カメラ、ビデオ、ファイルという画面が開きます。端末に入れているアプリが選択肢として並ぶ場合もあります。行事の写真を渡すならファイルを選び、端末の中の保存場所から探します。
Androidで最もつまずくのが、写真が見つからないことです。フォルダの階層が深く、内部ストレージや内蔵ストレージという名前で表示されることもあります。ここで時間を使わないための手順は、ファイルを選ぶ画面の左上にあるメニューを開くことです。メニューを開くと、画像、動画、文書のように種類で分かれた一覧が出ます。この一覧から選ぶほうが、フォルダを辿るより早く済みます。
一覧を下へたどると、アプリの名前が並ぶ箇所もあります。特定のアプリで作ったデータを渡す場合は、そこから探すと見つかります。
選んで追加のボタンを押すと、アップロードが始まります。進み具合の表示が完了になれば終わりです。Androidは機種によって画面の名前や並びが違うため、会員に説明するときは「ファイルを選ぶ画面の左上のメニューから探してください」までを伝えて、細かい手順はその機種で確かめてもらう形が現実的です。
アップロード中の中止と、まとめる機能
アップロードを始めたあとに使える機能が2つあります。
1つは中止です。ファイルを選ぶボタンの隣に中止のボタンがあり、進行中の転送を止められます。間違えた写真を選んでしまったときに使います。大きな動画をアップロードし始めてから気づいた場合も、ここで止められます。
もう1つはまとめる機能です。複数のファイルをアップロードしたあとに、オレンジ色のまとめるボタンを押すと、1つのZIPファイルにまとまります。この機能は受け取る側に効きます。写真50枚をそのまま渡すと相手は50回の操作をすることになり、まとめておけば1回で終わります。パソコンを持たない人でも、その場でZIPにできる点が利点です。
まとめたファイルの名前は変更できます。ただし名前を変えたら、まとめるボタンをもう一度押してURLを再発行する必要があります。ここを忘れると、相手に伝えたURLが古い状態のままになり、開いても中身が出ません。
まとめるかどうかは、受け取る相手の端末で決めてください。パソコンで受け取る人が多いならまとめる形が親切です。スマートフォンで受け取る人が多い場合、ZIPを展開する操作が追加されるため、枚数を絞って個別に渡すほうが確実に届きます。30枚を超えるときだけまとめる、という線引きが実務的です。
ダウンロードパスワードを設定する
外部に渡す場合や、会員以外に転送されたくない場合は、ダウンロードパスワードを設定できます。
設定できるのは半角の英数字で、文字数は1文字から4文字までです。4文字までという短さなので、名簿や金銭の記録のような重い中身を守る手段としては不十分です。会員の間で共有する写真に、外部へ転送されたときの歯止めとして掛ける使い方が現実的です。
個別のファイルに掛ける場合は、アップロードが終わったあとに表示されるダウンロードパスワードの欄に入力して、設定のボタンを押します。機種によっては入力した4文字が画面に見えないことがあるため、入力した内容を控えてから押してください。
まとめたファイルに掛ける場合は、順番が変わります。パスワードを入力した状態で、まとめるボタンを押す必要があります。後から掛けようとすると、個別のファイルには掛かってもまとめたファイルには掛かりません。受け取る側から「パスワードを聞かれない」と言われたら、この行き違いが起きています。
設定するパスワードは、推測されにくいものを選んでください。4文字しか使えないため強さには限りがありますが、数字4桁の連番や、testのような短い単語は避けてください。
URLを相手に伝える3つの方法
アップロードが終わると、ダウンロード用のURLが発行されます。伝え方は3つあります。
1つ目は、URLをそのままトークアプリやメールに貼る方法です。最も手軽ですが、長いURLをメールの本文に貼ると、受信する側の環境で途中に改行が入って後半が切れることがあります。この場合、相手が押しても該当のファイルが見つかりません。
2つ目は、URLを短くする機能を使う方法です。短くしたURLなら改行で切れる心配が減ります。紙の案内に書く場合も、短いほうが写し間違いが減ります。
3つ目は、QRコードを発行する方法です。その場にいる相手に読み取ってもらう使い方ができます。役員会でその場に集まっているなら、この方法が最も早く済みます。
加えて、アップロードの情報をメールで送る機能があります。自分のメールアドレスを入力して送ると、ファイル名、URL、削除キー、メモが1通にまとまって届きます。自分に送っておけば控えとして残り、後から探せます。メモの欄には、何のデータをいつ誰に渡したかを書いておくと、翌年の担当への引き継ぎにも使えます。
受け取り確認の機能もあり、相手のダウンロードが完了した時点で通知のメールが届きます。届くのはダウンロードが完了したときで、URLを開いた時点ではありません。開いたかどうかの確認には使えない点に注意してください。
削除キーは必ず控える
アップロードの画面では、削除キーが発行されます。スマートフォンでは画面が小さく見落としやすいのですが、これを控えておかないと、間違えてアップロードしたファイルを自分で削除できません。
削除の手順は、ダウンロードのURLを開き、削除キーを入力して、確認に応じるという流れです。キーが分からない場合、保持期限が来るまで削除されないままになります。個人が写った写真や名簿を誤ってアップロードしたときに、この状態は困ります。
控える方法として確実なのは、アップロードの情報をメールで自分に送る機能を使うことです。削除キーもその1通に入ります。画面を写して残す方法もありますが、写真として残すと後から探しにくくなるため、メールのほうが実際的です。
削除キーが必要になる場面は、思っているより多くあります。渡したあとに「この写真は外してほしい」と保護者から申し出があった場合、1枚だけ差し替えることはできないため、全部を削除して選び直したものをもう一度アップロードすることになります。このときキーが手元にないと対応できません。
スマートフォンで受け取るときの保存先
受け取る側の操作も、スマートフォンだけで完結します。URLを開き、個別かまとめての一方を選び、ダウンロードのボタンを押します。
保存先は端末によって違います。iPhoneはファイルのアプリのダウンロードの項目で、iCloud Driveを使っている設定ではiCloud Driveの中、使っていない設定ではこのiPhone内に入ります。Androidはファイルのアプリの内部ストレージの中のDownloadです。
ZIPで届いた場合、iPhoneはファイルのアプリでそのファイルを1回押すと展開されます。写真のアプリに並べたい場合は、写真を選んで共有の操作から画像を保存を選びます。Androidは機種によって展開の手順が違い、標準のアプリで開けない場合もあります。
ダウンロードする前に中身を確かめられる機能もあります。まとめられたファイルの中身をブラウザで表示でき、動画はその場で再生して確かめられます。容量の大きい動画を受け取ってから「求めていたものと違った」と気づく損失を防げます。
案内する側は、保存先を1行で書いておいてください。「iPhoneはファイルのアプリのダウンロード、Androidはファイルのアプリの中のDownloadに入ります」という1行です。この1行で問い合わせの数が変わります。
スマートフォンで使うときに詰まるところ
パソコンで使う場合には起きない詰まりが、スマートフォンでは3つあります。
1つ目は、画面が小さいことによる押し間違いです。無料で使う場合は広告が表示され、表示される内容を運営側で選べません。ダウンロードのボタンに似た形の広告が並ぶこともあり、初めての人は近いほうを押します。案内するときは「ファイル名の右側にあるダウンロードと書かれたボタンです」と言葉で書き添えてください。
2つ目は、アップロード中に画面を閉じられないことです。写真100枚を選ぶと数分かかり、その間は他の操作ができません。途中で別のアプリに切り替えると、転送が止まることがあります。行事の直後に立ったままアップロードするのではなく、腰を落ち着けてから行うほうが確実です。
3つ目は、通信量と充電です。数ギガバイトのデータを携帯回線でアップロードすると、月の通信量の上限に当たります。上限に達すると速度が落ち、翌月まで戻りません。充電も大きく減ります。Wi-Fiにつないで、充電しながら行うのが確実です。
会員に案内する文にも、通信の環境について1行入れておいてください。「Wi-Fiにつないだ状態でお試しください」と書くだけで、後からの問い合わせが減ります。データの容量を数字で書くと、それだけで「自分の端末には入らない」と判断してやめる人が出るため、容量ではなく環境を案内するほうが届きます。
選ぶ前に、渡すものを決めておく
スマートフォンでの操作は、ファイルを選んだ瞬間にアップロードが始まります。この作りのため、渡すものを決めるのは操作を始める前になります。
決めることの1つ目は、範囲です。会員全員に渡すのか、役員だけに渡すのか、外部の業者に渡すのかで、保持期限もパスワードの有無も変わります。範囲を決めずに始めると、あとから「この写真も入っていたのか」と気づくことになります。
2つ目は、渡す写真を選び直すことです。撮った写真をそのまま全部渡すと、目をつぶった写真や手ぶれの写真も含まれます。子どもが写った写真については、保護者から掲載を控えてほしいと申し出があった分を外す作業が必要です。アップロードしたあとに1枚だけ差し替えることはできないため、選ぶのは始める前に済ませてください。写真のアプリの中でアルバムを1つ作り、渡すものだけをそこに入れておくと、選ぶ作業が一度で終わります。
3つ目は、動画を渡すかどうかです。動画は1分で100メガバイトを超えるため、アップロードにも相手のダウンロードにも時間がかかります。写真だけを渡すのか、動画も含めるのかを先に決めてください。動画を含める場合は、写真と分けて2つのURLを発行する形が親切です。動画を必要としない人が、大きなデータを受け取らずに済みます。
4つ目は、元のデータを手元に残すことです。期限が過ぎたあとに再度の依頼が来ます。端末の容量を空けるために元を削除してしまうと対応できません。渡すことと保存することは別の作業なので、保存する場所を先に決めておいてください。
写真以外のファイルを渡すとき
行事の写真だけでなく、資料や音声を渡す場面もあります。スマートフォンからでも渡せますが、選ぶ経路が写真とは違います。
iPhoneでは、ファイルを選択するボタンからブラウズを選ぶと、ファイルのアプリが開きます。ここから表計算のファイル、文書のファイル、PDFを選べます。iCloud Driveを使っている場合は、そこに保存されている資料も選べます。会の資料をiPadで作っている場合、その資料を直接渡せます。
Androidでは、ファイルを選ぶ画面の左上のメニューから種類で絞ると、文書の一覧が出ます。ここから選ぶのが早く済みます。
音声のデータを渡す場面もあります。総会の録音、演奏会の音源、聞き取りの記録などです。音声は形式が多様で、編集する道具ごとに独自の形式があります。ギガファイル便はアップロードされたファイルに加工を行わずそのまま転送するため、形式を問わず渡せます。ただし受け取る側が開けるかどうかは相手の環境によるため、渡す前に「この形式で大丈夫か」を確かめてください。
形式の指定を受けている場合は、編集する道具の側で書き出してから渡します。録音のアプリの中のデータをそのまま渡そうとすると、独自の形式のまま届いて相手が開けないことがあります。書き出しの操作を済ませてから選ぶのが確実です。
複数の種類のファイルを1回で渡す場合は、まとめる機能を使ってZIPにすると、受け取る側の操作が1回で済みます。写真と資料が混ざる場合は、こちらのほうが整理されて届きます。
相手から開けないと言われたとき
配ったあとに連絡が来る場面は必ずあります。順に確かめる場所を並べておきます。
1つ目は期限です。保持期限を過ぎていればファイルは削除されています。渡した日付を記録しておけば、この判断が一瞬で済みます。アップロードの情報をメールで自分に送っておくと、日付とURLと削除キーが1通に残ります。
2つ目はURLです。長いURLをメールの本文に貼ると、受信する側の環境で途中に改行が入り、後半が切れた状態で押されることがあります。この場合、該当のファイルが見つかりません。URLを短くする機能を使うか、QRコードを発行して読み取ってもらうと防げます。
3つ目はパスワードです。設定したことを伝え忘れていないか確かめてください。まとめたファイルに掛けたつもりで個別にしか掛かっていない場合もあります。
4つ目は通信の環境と空き容量です。途中で止まる場合はここが原因であることが多いようです。1GBのデータを受け取るには、同じだけの空き容量が必要になります。
5つ目は端末の制限です。会社や学校の端末では、ダウンロードそのものが制限されている場合があります。この場合は個人の端末で開いてもらうしかありません。
連絡を受けたときは、相手の端末の種類と、画面に何が表示されているかを聞いてください。「開けない」だけでは、どの段階で止まっているか分かりません。iPhoneかAndroidか、URLは開けたのか、ダウンロードは始まったのか。この3つを聞けば、上の5つのどれに当たるか絞れます。
会員に配る案内文をスマートフォンで書くとき
送る操作が終わったあと、案内の文を書きます。スマートフォンで書くと長い文が打ちにくいため、書く項目を決めておくと早く済みます。
書くのは5つです。1つ目は何のデータかで、「9月14日の運動会の写真です」と最初に書きます。2つ目はいつまでに開くかで、保持期限の日付をそのまま書きます。3つ目はパスワードで、設定した場合は4文字をそのまま書きます。4つ目は、まとめて受け取るか1枚ずつ選ぶかを選べることです。5つ目は保存先で、iPhoneとAndroidの2つを1行にします。
書かないほうがよい項目もあります。データの容量を数字で書くと、それだけで「自分の端末には入らない」と判断してやめる人が出ます。代わりに「Wi-Fiにつないだ状態でお試しください」と書いてください。
文の長さは5行までに収めます。6行を超えると読まれずに流れ、結果として1行目の日付だけが伝わります。長く書くほど問い合わせが減るわけではありません。
案内を出す場所も決めておいてください。連絡がいま届いている場所に出すのが確実で、新しい場所を作ってそこに出すと、見た人が半分になります。紙の回覧が主な会では、URLを紙に書き写すよりQRコードを印刷したほうが間違いが減ります。
同じ文を毎回使い回すのが最も早く済みます。日付とURLと期限だけを差し替える形で、ひな型を端末のメモに保存しておいてください。行事が年に6回ある会なら、この準備だけで毎回の手間が数分ずつ縮みます。
写真を配り続ける作業をどう軽くするか
スマートフォンで送れるようになっても、行事ごとに同じ作業が繰り返されます。ここで一度、運用そのものを見直す余地があります。
いま多くの会で起きているのは、写真を渡すたびに期限を選び、アップロードを待ち、URLを配り、開けない人に個別に説明し、期限が来たら再度アップロードするという循環です。この作業はとりまとめる立場の人だけが繰り返します。年に6回の行事があれば、年間で6回です。
写真が投稿として1件ずつ残り、期限なしで見返せる形なら、URLを配る作業自体が消えます。見たい人が見たいときに開けば済み、保存したい人だけが保存します。項目ごとの違いはLINEグループとの比較に並んでいて、写真の残り方、連絡の流れ方、役員が代わったときの引き継ぎを横に置いて確かめられます。写真の共有を中心に使っていた会ならFacebookグループとの比較のほうが近い比較になります。
見える範囲も分けて考える対象です。URLを知れば誰でも開ける形と、会員だけが見られる形は、扱える中身が違います。参加の管理を、誰でも入れる、申し込みを承認して入れる、招かれた人だけ、の3つから選べる形なら、メンバー以外は見られない状態を保ったまま子どもの写真を扱えます。設定の考え方はよくある質問に整理されています。
引き継ぎの形も関わります。行事のデータが担当者の端末と期限切れのURLに散っていると、翌年の担当は去年の記録を見られません。町内会での使われかたとPTAでの使われかたには、お知らせが上に固定された状態、行事の日付、写真が同じ画面に並んだ見本が用意されているので、記録が流れない形が実際にどう見えるかを確かめられます。
スマートフォンで大きなデータを渡す手段として、この仕組みは手間が少なく、会員登録も要らない優れた選択肢です。判断すべきなのは、それを何に使うかです。外部に1回渡すなら最適で、会員に毎回配るなら、配る回数そのものを減らす形に変えたほうが負担が軽くなります。
Q1. スマホでギガファイル便を使うのにアプリは必要ですか？
必要ありません。iPhoneのSafari、AndroidのChromeで公式のページを開けば、送る操作も受け取る操作もそのままできます。会員登録も要らず、扱える容量もパソコンと同じで1ファイル300GBまで、個数の制限はありません。
Q2. 保持期限はいつ選べばよいですか？
ファイルを選ぶ前です。スマートフォンではファイルを選んだ瞬間にアップロードが始まる作りで、アップロードした後に期限を変更しても反映されません。選べるのは3日から100日までの7段階で、画面を開いた時点の表示は7日です。会員に配るなら長めに取ってください。
Q3. Androidで送りたい写真が見つかりません。
ファイルを選ぶ画面の左上にあるメニューを開いてください。画像、動画、文書のように種類で分かれた一覧が出るため、フォルダを辿るより早く見つかります。Androidの保存場所は階層が深く、内部ストレージや内蔵ストレージという名前で表示される機種もあります。
Q4. 間違えてアップロードした写真を消せますか？
アップロードの画面で発行される削除キーがあれば消せます。ダウンロードのURLを開き、削除キーを入力して確認に応じる流れです。キーを控えていない場合は、保持期限が来るまで削除できません。アップロードの情報をメールで自分に送る機能を使うと、削除キーも一緒に残ります。