行事の写真を会員に配るときに、google フォト リンクという言葉で調べる人が増えています。ところが実際に困るのは、リンクを作る操作ではなく、そのあとです。受け取った人が自分の端末に保存できるのか、リンクがどこまで転送されるのか、あとから共有をやめられるのか。この記事では、Googleフォトの公式ヘルプに書かれている内容だけを使って、リンクを渡してから保存されるまでと、やめるときの操作までを順に整理します。
写真をリンクで渡す形が、集まりの運営で標準になってきた
運動会、夏祭り、発表会、総会。集まりの行事で撮った写真を会員に配る作業は、長いあいだ手間のかかる仕事でした。プリントして配る、CDに焼いて回す、メールに添付して数回に分けて送る。どれも人数分の手数がかかり、写真の枚数が増えるほど破綻します。
いま多くの団体がリンク1本で済ませる形に移っているのは、写真1枚あたりの容量が増えたからです。スマートフォンのカメラは高画素になり、同じ行事で動画も一緒に撮られます。メールの添付では通らない量になり、リンクを渡すしかなくなった、という順番です。
配られた側にも事情があります。見るだけで満足する人もいますが、自分の子どもが写っている写真は手元に保存したいと考える人が必ずいます。
仲間や知人からGoogleフォトで写真を共有してもらったとき、「これ、いいなぁ」と感じたら自分でも持っていたいですよね。 出典: pfu.ricoh.com
つまり、とりまとめる側が用意すべきものは「見えるリンク」ではなく「保存できるリンク」です。この2つは同じではありません。共有の形を選び間違えると、会員から「見えるけれど自分の端末に残せない」という問い合わせが来ます。そこが最初の分かれ目になります。
リンクの共有には3つの形があり、渡り方がそれぞれ違う
Googleフォトで写真を渡す方法は、公式ヘルプでは3つに分けて書かれています。名前が似ているので混ざりやすいところです。
1つめは、Googleフォトの中で相手を選んで送る形です。相手の名前、電話番号、メールアドレスから選び、会話として送ります。この形は相手にアプリ内通知とプッシュ通知が届き、新しい会話ならメール通知も届きます。1つの会話に追加できる写真は最大20,000枚までと明記されています。
2つめは、共有アルバムを作る形です。行事ごとにアルバムを作り、そこへ参加してもらいます。アルバムに追加できる写真や動画も最大20,000個までです。同じ行事で複数の役員が撮った写真を1か所に集めたいときは、この形になります。
3つめが、リンクを作って渡す形です。検索したときにいちばん出てくるのがこれです。ただし、公式ヘルプはこの形の性質をはっきり書いています。
重要: 写真へのリンクを共有すると、リンクを知っているユーザーは誰でも写真を閲覧できるようになります。 出典: support.google.com
リンクを渡すと、その先で転送されることを止める仕組みはありません。会員がよその家族に転送しても、こちら側には分かりません。全戸に配る回覧の写真なら困らないことが多いですが、子どもが写っている写真では、この性質を役員会で共有してから決めるほうが安全です。相手を選んで送る形なら、渡した先が誰かは記録として残ります。
もう1つ実務で効くのが編集の扱いです。リンクの共有で渡した写真をあとから編集すると、他のユーザーは元のリンクから編集前の写真を一時的に閲覧できる場合があると案内されています。個人が写り込んだ写真を差し替えて済ませる運用は、これで破れます。差し替えではなく削除が必要です。
受け取った人が自分の端末に保存するまでの手順
会員へ案内するとき、リンクだけを送って終わりにすると、必ず「保存の仕方が分からない」という電話が来ます。手順は短いので、案内文に入れてしまうほうが早く済みます。
パソコンの場合は、photos.google.com を開き、写真または動画を選び、その他アイコンからダウンロードを選びます。複数まとめて保存したいときは、写真を選んでからダウンロードします。すべての写真を保存したいときは、Googleフォトのデータを書き出す機能を使う案内になっています。
つまずきやすいのは動画です。公式ヘルプは、ダウンロードした動画を再生できない場合の対処を3つ挙げています。別のブラウザ（ChromeやFirefoxなど）を使う、動画ファイルのコーデックに対応するシステム拡張機能を使う、別の動画プレーヤー（VLC Media Playerなど）を使う。会員から「真っ黒で再生できない」と言われたときは、この順に試してもらえば大半は片づきます。
もう1つ、あとから困る点があります。保存した写真や動画には、ダウンロードされた時刻をもとに、OSが新しいタイムスタンプを割り当てることがあると書かれています。撮影日で並べ替えたい人は、ファイルの詳細ビューでメタデータを確認する必要があります。行事の写真を年度別に整理して引き継ぐ団体では、ここを知らずに「日付が全部今日になった」と慌てることになります。
会員向けの案内文は、次のくらいの短さで足ります。「写真は下のリンクから見られます。手元に保存したい写真は、その写真を開いて右上のメニューからダウンロードを選んでください。動画が再生できないときは、別のブラウザで開き直してください」。手順を3行にまとめておくと、問い合わせがほとんど来なくなります。
保存容量の話を先に片づけておく
写真を集める役をだれが持つかを決める前に、容量を確認しておきます。Googleアカウントの無料枠は、公式の案内で明記されています。
すべてのGoogleアカウントには最大15GBの保存容量があり、この容量はGoogleフォト、Googleドライブ、Gmailで共有されます。つまり、メールが多い役員のアカウントは、写真を集め始める前から残りが少ない可能性があります。総会と行事で年に数回、動画も含めて集めるなら、15GBは1年で使い切ることがあります。
追加する場合の料金も公表されています。Basicは100GBで月額290円（税込）で、最大5人のユーザーと保存容量を共有できます。上のプランは2TBで月額1,450円（税込）、5TBで月額2,900円（税込）です。年単位の支払いにすると最大16%割引と案内されています。
ちなみに、Googleフォトは有料プランへの切り替えも可能で、ベーシック（100GB 月額290円）など安価なプランも用意されています。 出典: pfu.ricoh.com
会費から月額を出すかどうかは、会の性格で変わります。年額で3,000円台なら総会に諮るほどではない、という判断をする団体が多いようです。ただし、役員個人のクレジットカードで契約すると、任期が終わったときに引き継げません。契約者をどうするかは、金額よりも先に決めておく必要があります。
バックアップできるファイルの条件も押さえておきます。写真は200MBまたは200MP、動画は10GBまでです。行事の記録を長回しで撮ると、動画1本でこの条件に当たることがあります。撮る側に「1本を短く区切る」と伝えておくだけで、あとの作業が減ります。
2年使わないと削除されることがある
これは運営にとっていちばん重い話です。Googleフォトには保持のポリシーがあり、公式ヘルプが条件をはっきり書いています。
Googleフォトを2年以上使用しないと、写真や動画が削除されることがあります。削除される前には、少なくとも3か月前にメールで連絡があると案内されています。削除された写真や動画はゴミ箱に移動し、ゴミ箱に30日間保存された後で完全に削除されます。Google Oneメンバーシップがあり、アカウントが良好な状態であれば、写真や動画が削除されることはありません。
アカウント自体にも似たポリシーがあります。2年の期間内に使用されていないGoogleアカウントは無効とみなされ、Googleはそのアカウントとデータを削除する権限を有すると書かれています。こちらは職場や学校を通じて設定されたアカウントには適用されません。
とりまとめる立場で怖いのは、ここが引き継ぎと噛み合っていない場合です。前任の会長が個人のアカウントに10年分の行事写真を集めていて、退任後にそのアカウントを使わなくなった。2年たって通知が届いたが、本人はもう会の役から離れていて気づかなかった。この経路で過去の記録が消えるという相談は、実際にあります。
対策は3つのどれかです。会の名義でアカウントを1つ用意して、そこに集める。毎年度末に全員でダウンロードして、会のパソコンに保存する。あるいは、写真も含めて連絡の道具に集約して、個人のアカウントに残さない形にする。どれを選ぶかは会の規模で変わりますが、決めずに個人のアカウントへ任せるのがいちばん危ないという点は共通しています。
共有をやめるときの操作と、やめても戻らないもの
配ったあとで「あの写真を下げてほしい」と言われることがあります。手順は用意されていますが、できることとできないことがはっきり分かれます。
アルバムの共有を停止するには、アルバムのメンバーをすべて削除し、リンクの共有をオフにします。停止すると、他のユーザーはアルバムを表示できなくなり、他のユーザーが追加したコメントや写真は削除されます。この操作ができるのはアルバムのオーナーだけです。
ただし、限界があります。
重要: あなたが共有した写真や動画を他のユーザーがすでにダウンロードしたりコピーしたりしていた場合は、共有をオフにしても相手の持っているファイルは削除されません。 出典: support.google.com
会員に「保存してください」と案内した以上、あとから全部を回収する道はありません。掲載を断る家庭がある行事では、配る前に写真を選ぶしかありません。この順序を役員会で確認しておくと、あとで揉めずに済みます。
個別のユーザーを外すこともできます。オーナーがアルバムを開き、オプションから連絡先を見つけて削除します。このとき、リンクで共有していた場合は、削除したユーザーが再び参加できないように、リンクの共有を無効にする必要があると明記されています。人を外しただけではリンクから戻れてしまうので、2つの操作をセットで行います。
他の人が写真を追加できないようにする設定もあります。共同編集がオンだと、共有アルバムへのリンクを知っているユーザーは誰でも写真を追加できます。オプションの共有欄で共同編集をオフにすると、追加は止まります。個々のユーザーだけを止めることはできず、全員に対する設定になります。他のユーザーが追加した写真は、オーナーが削除しない限り残ります。
最後に、オーナー自身の抜け方です。アルバムのオーナーは、アルバムから退出できません。今後アクセスしない場合は、アルバムを削除して全員が利用できないようにする形になります。役員が代わるとき、アルバムだけを次の人に渡すという操作はないので、誰の名義で作るかを最初に決めておく必要があります。
子どもの写真を扱う会が、先に決めておくとよいこと
写真の共有でいちばん相談が多いのは、操作ではなく運用の決め方です。法律の解釈を断定できる話ではないので、多くの会がどう運用しているかという範囲で整理します。
先に決めている会が多いのは4点です。1つめは、掲載を断る家庭の申し出をどう受けるか。入会時や年度はじめの案内に一文を入れ、名簿に印を付ける形が多いようです。2つめは、集合写真と個人が特定できる写真を分けるか。3つめは、リンクを外へ転送しないという約束を配布時に添えるか。4つめは、何年分を残して、いつ削除するか。
この4点を決めずに始めると、写真が集まったあとで個別の交渉が発生します。すでに会員がダウンロードした写真は取り戻せないので、交渉できる範囲はこれから配るものだけになります。決めるのが先、集めるのが後、という順序が実務では効きます。
個人情報の取り扱いについて一般的な考え方を確認したいときは、個人情報保護委員会のサイトに資料があります。町内会やPTAのような団体にどこまで当てはまるかは会の形によって変わるため、断定した説明を会員に配るより、決めごととして文章に残すほうが揉めません。
なお、共有アルバムから退出すると、その人が追加した写真、動画、コメント、高評価はすべて削除されます。役員が任期を終えて抜けるときに、その人が撮った写真もまとめて消えます。年度末に全部をダウンロードしてから抜けてもらう、という手順を引き継ぎ書に書いておくと、この事故は防げます。
動画も一緒に配るときに、条件がひとつ増える
行事の記録に動画が混ざると、写真だけのときとは別の条件が出てきます。Googleフォトにバックアップできる動画は1本あたり10GBまでです。スマートフォンで高画質のまま長く撮ると、この条件に当たります。発表会の全演目を1本で撮る、運動会を午前中まるごと撮る、といった撮り方をしている会は、ここで止まります。
止まったときの対処は2つです。撮る側で区切るか、配る手段を分けるかです。撮る側で区切る場合は、演目ごと、競技ごとに録画を止めて撮り直す運用にします。撮影を担当する役員が毎年替わる団体では、引き継ぎ書に「1本は10分以内」と数字で書いておくのが確実です。「長すぎないように」という書き方だと、次の年に同じことが起きます。
配る手段を分ける場合は、写真はGoogleフォト、長い動画は動画共有サイトの限定公開、という組み合わせにする会があります。動画共有サイト側の条件も確かめておくと安心です。アップロードできる動画の長さは初期状態では15分までで、アカウントの確認が完了すると15分を超える動画も扱えるようになります。ファイルの上限は256GBまたは12時間のいずれか小さい方と案内されています。
どちらを選んでも、会員から見える形は「リンクが2本届く」になります。写真はこちら、動画はこちら、という案内文になるので、受け取る側の手数が増えます。年配の会員が多い会では、この手数がそのまま問い合わせの数になります。動画は当日会場で流すだけにして、配るのは写真だけに絞るという判断をする会も少なくありません。配らないという選択も、運営としては正しい判断のひとつです。
会の名義でアカウントを用意する場合に決めること
個人のアカウントに記録が紐づく問題を避けるために、会の名義でアカウントを1つ作る団体があります。この形は引き継ぎに強い一方で、決めておかないと別の問題が起きます。
まず、ログイン情報の保管方法です。IDとパスワードを引き継ぎ書に書いて回す形は、役員が替わるたびに紙が増え、どれが最新か分からなくなります。会長、副会長、書記の3人が知っている状態にして、任期の終わりにパスワードを変更する運用にしている会が多いようです。
次に、再設定用の連絡先です。パスワードを忘れたときに使う電話番号やメールアドレスが前任者のものだと、任期が終わったあとに復旧できません。会の名義で作るときは、再設定用の連絡先も会として使えるものにそろえる必要があります。ここを見落とすと、アカウントは会のものなのに、復旧できるのは前の会長だけ、という状態になります。
保持のポリシーも忘れずに確認します。Googleフォトを2年以上使用しないと写真や動画が削除されることがあるという条件は、会の名義のアカウントにも同じように当てはまります。行事が年1回の会では、2年使わない状態が意外と簡単に起きます。年度はじめに全員でログインして写真を開く、という作業を年間予定に入れている会もあります。
最後に、追加容量の契約者です。Basicの100GBは最大5人のユーザーと保存容量を共有できる形になっているため、役員のアカウントを束ねる使い方もできます。ただし支払いのカードは誰のものかという問題が残ります。会計が使う会の決済手段でそろえるのが基本で、役員個人のカードで契約した場合は、任期の終わりに必ず切り替える手順を残しておきます。
紙で配る形を残す会が、併用でつまずかないために
会員の全員がスマートフォンを使っているわけではない団体では、リンクで配る形と紙で配る形を併用することになります。この併用は、やり方を決めておかないと作業が2倍になります。
うまく回している会に共通しているのは、紙の枚数を先に決めていることです。全部の写真をプリントするのではなく、集合写真を1枚だけ用意して、残りはリンクで見てもらう形にします。プリントが必要な会員の人数を年度はじめに把握しておけば、行事のあとに慌てて枚数を数える作業がなくなります。
紙とリンクで内容がずれると、問い合わせが増えます。「配られた紙にはない写真がリンクにある」という状態は、会員から見ると不公平に見えます。リンクで配る写真の範囲と、紙で配る写真の範囲を、同じ基準で決めておくほうが説明が楽になります。
もうひとつ気をつける点が、紙にURLを印刷する形です。長いリンクを紙に印刷して、会員に手で入力してもらう運用は、ほぼ失敗します。入力の間違いで開けないという問い合わせが必ず来ます。QRコードを印刷する形にすれば、カメラで読み取るだけで済みます。回覧板や掲示板に貼る形で配っている会は、印刷のときにQRコードを添えるだけで手間が変わります。
紙の準備そのものを減らしたいなら、写真の配布だけを切り出して考えるのではなく、連絡と予定と写真の全部をまとめて見直すほうが早く済みます。写真だけ別の道具を使っている限り、紙の作業はその道具の分だけ増え続けます。
問い合わせが集まる3つの場面と、その場での答え方
リンクを配ったあとに来る問い合わせは、ほぼ3種類に収まります。答えを先に用意しておくと、役員の負担が目に見えて減ります。
1つめは「開けない」です。多いのは、別のGoogleアカウントでログインしたままリンクを開いている場合と、リンクが途中で切れて届いている場合です。案内をメッセージで送るときは、リンクの前後に文字を続けないほうが安全です。URLの直後に句点や括弧を付けると、一部のアプリでリンクの一部として扱われ、開けなくなります。
2つめは「保存できない」です。写真を1枚ずつ開いてからダウンロードを選ぶ、という手順が分かっていないだけのことが大半です。案内文に3行の手順を入れておけば、この問い合わせはほとんど消えます。動画が再生できないという声には、別のブラウザで開き直すか、別の動画プレーヤーを使う方法が案内されています。
3つめは「自分の写真を外してほしい」です。共有アルバムの写真は、オーナーが個別に削除できます。ただし、すでに他の会員がダウンロードしていた場合、その手元のファイルは削除されません。この点は最初の案内のときに一文添えておくのが誠実です。配る前に「掲載を希望しない方は事前に申し出てください」と書いておけば、あとからの依頼そのものが減ります。
この3つに加えて、まれに「誰がアルバムを見たのか」を聞かれることがあります。共有アルバムでは、相手がアルバムや会話を閲覧するまでアカウントのアイコンが淡い色で表示され、閲覧すると最新の写真の横にアイコンが表示されると案内されています。ただし、誰が何枚ダウンロードしたかまでは分かりません。出欠や回覧の確認をこの仕組みで代用するのは無理があるので、確認が必要な連絡は別の手段で取るほうが確実です。
写真だけ別の場所にある状態を、どう畳むか
ここまでの話を運営の側から見直すと、Googleフォトの操作そのものは難しくありません。難しいのは、写真がほかの連絡から切り離された場所にあることです。
多くの団体は、連絡はメッセージアプリのグループ、予定は紙の予定表か別のアプリ、写真はGoogleフォト、という状態になっています。3つに分かれていると、役員が代わるときに渡すものが3つになります。どれか1つの引き継ぎが漏れると、そこだけ過去が見えなくなります。写真が消えやすいのは、いちばん後回しにされるからです。
判断の順は、機能の比較ではありません。引き継ぐものが1つで済むか、会員に新しいIDとパスワードを増やさずに参加してもらえるか、抜けた人の投稿がどうなるか。この3つで決まります。いま使っている道具がこの3つをどう処理しているかを、先に確かめる価値があります。
メッセージアプリのグループで連絡と写真の両方を回している会は、LINEグループとの比較で、グループのままで残る問題と、別の形にしたときに解ける問題を並べて確認できます。同じ写真の扱いでも、トークに流す形とアルバムに保存する形で残り方が変わるため、そこを先に見ておくと判断が早くなります。
規模が大きく、全戸を対象にする団体の運営例は町内会での使われかたにまとめてあります。学年ごとに担当が替わり、毎年引き継ぎが発生する団体の形はPTAでの使われかたのほうが近いはずです。どちらも、写真を単独の保管場所に集めるのではなく、連絡と予定と同じ場所に並べる形を前提にしています。
同じ分野の道具を横に並べて比べたいときは、掲示板とアルバムを持つ形のBANDとの比較も参考になります。保存期間の扱いや権限の分け方は道具ごとに違うので、自分の会で問題になっている点から順に見るのが早い進め方です。導入前に確かめたい細かい条件はよくある質問に集めてあります。
最後に整理します。Googleフォトのリンクは、配るための道具としてはよくできています。無料で15GBまで使え、リンク1本で全員に届き、受け取った側は数回の操作で保存できます。弱いのは、2年の保持ポリシーと、個人のアカウントに紐づく点と、渡したあとの回収ができない点です。今年の行事の写真を配る手段としては十分で、10年分の記録を預ける先としては向いていません。この2つを分けて考えるところから始めるのが、いちばん失敗の少ない進め方です。
Q1. Googleフォトのリンクを受け取った人は、Googleアカウントがなくても写真を保存できますか？
リンクを知っているユーザーは写真を閲覧できます。保存の操作はブラウザでその写真を開き、メニューからダウンロードを選ぶ形です。ただし会話として送る共有や共有アルバムへの参加では相手側の操作が変わるため、会員へ案内するときは自分が使った共有方法に合わせて手順を書くほうが問い合わせが減ります。
Q2. 無料の15GBはどこまで使えますか？
Googleアカウントの保存容量は最大15GBで、この容量はGoogleフォト、Googleドライブ、Gmailで共有されます。写真だけの枠ではありません。追加する場合はBasicが100GBで月額290円（税込）で、最大5人のユーザーと保存容量を共有できます。行事の動画まで集める団体は1年で足りなくなることがあります。
Q3. しばらく使わないと写真が削除されるのは本当ですか？
Googleフォトを2年以上使用しないと、写真や動画が削除されることがあります。削除される前に少なくとも3か月前にメールで連絡があり、削除後もゴミ箱に30日間保存されます。Google Oneメンバーシップがあり、アカウントが良好な状態であれば削除されません。役員個人のアカウントに記録を集めている会は、ここが引き継ぎの弱点になります。
Q4. 一度配ったリンクを、あとから取り消せますか？
アルバムのメンバーをすべて削除し、リンクの共有をオフにすれば、他のユーザーは表示できなくなります。ただし、すでにダウンロードやコピーをされていた場合、相手の持っているファイルは削除されません。掲載を断る家庭がある行事では、配る前に写真を選ぶのが唯一確実な方法になります。