行事の写真が増えてきて、google フォト 容量 共有のしくみを確かめているところだと思います。15GBという数字は聞いたことがあっても、それが何と共用なのか、超えたら何が起きるのかまで確かめている方は多くありません。会の記録として何年も預けるなら、この2点を先に確かめておくと判断が速くなります。この記事では、容量のしくみと日本の料金、家族で分ける方法、そして共有した写真が誰の容量を使うのかを順に整理します。
15GBは、Googleフォトだけの枠ではない
無料で使えるGoogleアカウントの保存容量は15GBです。この15GBはGoogleフォト専用ではありません。Gmailのメールと添付ファイル、Googleドライブのファイル、Meetの通話の録画、2021年6月1日以降に作成されたドキュメントなどが、すべて同じ15GBを分け合います。
つまり、写真を1枚も保存していなくても、15GBのうち何GBかはすでに使われています。何年も使っているアカウントなら、メールの添付ファイルだけで数GBになっていることがあります。会の写真のために使える余裕は、15GBよりかなり少ないと考えたほうが現実に合います。
保存容量を使わないものもあります。公式のヘルプには、2021年6月1日より前の「高画質」でのバックアップと、同じ日より前に作られた共同作成アプリのファイルは保存容量を使わないと書かれています。長く使っているアカウントで、枚数のわりに使用容量が少ないのは、この以前の分が計算に入っていないためです。
反対に、保存容量を使うものとして挙げられているのは、元の画質でバックアップされた写真と動画、2021年6月1日以降の保存容量の節約画質でのバックアップ、Gmailのメールと添付ファイル、Googleドライブ内のファイル、Meetの通話の録画です。写真の画質の設定を変えても、この日以降の分は必ず容量を使います。
いま何にどれだけ使っているかを、先に確かめる
判断する前に、いまの使用量を確かめておきます。Googleドライブの左側のメニューから「ストレージ」を開くか、Google Oneの画面から管理できます。ここで、ドライブ・Gmail・Googleフォトのそれぞれが何GB使っているかが分かります。
会の写真をこれから預けるかどうかを決める場面では、この内訳がそのまま判断材料になります。すでにGmailで8GB使っている状態なら、写真に使える余裕は7GB弱です。動画を数本保存した時点で埋まります。一方、まだ2GBしか使っていないなら、写真だけなら何年も余裕があります。
内訳を見るときに注意したい点が1つあります。表示される使用量には、ゴミ箱の中のものも含まれます。公式のヘルプには、ゴミ箱内のアイテムは完全に削除するまで保存容量の上限の対象としてカウントされると書かれています。削除したつもりで容量が減っていないのは、たいていこれが原因です。
もう1点、端末のバックアップも同じ枠を使います。Androidの端末のバックアップを取っている場合、写真とは別に容量を使っています。役員個人のアカウントで会の写真を扱うなら、その人の端末のバックアップも同じ枠にあることを前提に見積もる必要があります。
上限を超えると何が起きるかを、先に読んでおく
容量がいっぱいになったあとの扱いは、公式のヘルプに書かれています。
新しいファイルや画像を Google ドライブにアップロードできなくなります。写真と動画を Google フォトにバックアップできなくなります。 出典: support.google.com
同じページには、Gmailでのメールの送受信機能に影響することがあるとも書かれています。会の連絡をそのアドレスで出している場合、写真で容量を埋めた結果として連絡が届かなくなる可能性があります。写真だけの問題では終わらない点が、共用の枠であることの効いてくるところです。
さらに先の話もあります。超過した状態が2年以上続いている場合、Gmail・Googleフォト・Googleドライブのすべてのコンテンツ、およびAndroidデバイスのバックアップが削除される場合があると書かれています。削除の対象になる3か月以上前に連絡があります。いっぱいになった時点でいきなり消えるわけではありませんが、放置しても安全ではありません。
もうひとつ、アカウント自体の条件もあります。2年の期間内に使われていないGoogleアカウントは無効とみなされ、そのデータが削除される可能性があります。削除の前に、アカウントのメールアドレスと再設定用のメールアドレスへ通知が届きます。卒業した学年の記録を残すために作った専用アカウントは、まさにこの条件に当たりやすい形です。
画質の設定で、使う容量が変わる
同じ写真でも、どの画質で保存するかで使う容量が変わります。Googleフォトのバックアップには、元の画質で保存する設定と、保存容量の節約画質で保存する設定があります。元の画質は撮ったままのファイルをそのまま保存し、節約画質は圧縮して保存します。
会の記録として残す用途では、節約画質で足ることが多くあります。画面で見るだけなら差が分かりません。差が出るのは、大きく印刷する場合と、一部を切り出して拡大する場合です。会報に写真を1ページ大きく載せる予定があるなら、その写真だけ元の画質で保存しておく判断が取れます。
注意したいのは、設定を変えたあとの扱いです。設定を切り替えても、すでに保存した写真の画質は変わりません。変わるのはこれから保存する分だけです。何年も元の画質で保存してきたアカウントで、いまから節約画質に切り替えても、使っている容量は減りません。
もう1点、端末側に残っているファイルとの関係もあります。節約画質で保存していると、Googleフォトに保存されているのは圧縮されたものです。端末から元のファイルを削除すると、元の画質のものは手元に残りません。会報や記念誌で使う予定の写真は、端末やパソコンにも別に残しておくほうが後で困りません。
日本での料金と、追加する場合の考え方
容量を追加する場合はGoogle Oneを申し込みます。日本での金額は、100GBが月額290円です。2TBは月額1,450円、5TBは月額2,900円で、こちらはGeminiのアプリなどの機能を含んだ組み合わせになっています。年払いにすると月払いより安くなります。
会の写真のために100GBを申し込むと、年間で3,480円になります。金額そのものは大きくありませんが、問題は誰が払うかです。Googleアカウントは個人のものなので、申し込むのも払うのも役員個人です。会の予算から出すには、立て替えて精算する形になり、担当が代わるたびに手続きが要ります。
もうひとつ、解約したときの扱いも確かめておく点です。容量を減らすと、保存しているデータが上限を超えた状態になります。その時点で新しい保存が止まり、放置すれば2年後の削除の対象に入ります。担当が交代して支払いが止まった場合、この状態から始まります。引き継ぎで支払いの情報を渡し忘れると、気づかないうちにここへ入ります。
料金が変わることもあります。過去には100GBの年払いが2,300円だった時期があり、いまとは金額が違います。何年も続く会の判断材料として料金を書き残す場合は、確かめた日付を添えておいたほうが後の担当に伝わります。
共有した写真は、誰の容量を使うのか
共有で混乱しやすいのがこの点です。共有アルバムに写真を追加したとき、その写真の容量を使うのは追加した人です。アルバムの持ち主ではありません。持ち主が作った器に、それぞれが自分の容量で写真を入れていく形になります。
このしくみは、会の運営には都合がよく働きます。行事の写真を参加した何人もが持ち寄る場合、担当1人の容量を使い切ることがありません。逆に、担当が全員の写真をいったん受け取ってから入れ直すと、全部が担当の容量になります。集め方を変えるだけで、容量の減り方が変わります。
ただし、共有された写真を自分の手元に保存すると、その時点で自分の容量を使います。人から共有された写真を全部保存する習慣があると、気づかないうちに容量が減ります。
仲間や知人からGoogleフォトで写真を共有してもらったとき、「これ、いいなぁ」と感じたら自分でも持っていたいですよね。 出典: pfu.ricoh.com
会として案内を出すときは、この点を一行添えておくと親切です。見るだけなら容量を使わないこと、手元に残したい写真だけ保存すればよいことを伝えておけば、会員から「容量がいっぱいになった」という相談が来る回数が減ります。
容量を空ける順番は、写真からではない
容量がいっぱいになったとき、写真を削除するところから始める方が多くいます。ところが効率がよいのはその順番ではありません。公式のヘルプが挙げている順番は、ゴミ箱を空にすることから始まります。
まずGmail・ドライブ・Googleフォトのゴミ箱を空にします。ゴミ箱の中のものは完全に削除するまで容量を使い続けるため、ここだけで数GB空くことがあります。次に、添付ファイルの大きいメールを削除します。10MBを超える添付が付いたメールは、検索で絞り込めます。会の資料をメールで配っていた時期があると、ここに相当な容量が残っています。
その次が、端末のバックアップと重複したファイルです。使っていない古い端末のバックアップが残っていることがあります。写真を削除するのは、この順番を全部やったあとで足ります。写真は1枚あたりの容量が小さく、削除しても効果が見えにくいためです。
会の運営として役立つのは、この順番を引き継ぎの書類に入れておくことです。容量がいっぱいになったという連絡が来たとき、そのときの担当が順番を知っていれば、写真を削除する前に片が付きます。順番を知らないと、いちばん惜しい写真から手を付けることになります。
相手の容量が足りないときに起きること
共有で見落としやすいのが、受け取る側の容量です。共有された写真を見るだけなら、見る側の容量は使いません。ところが手元に保存すると、その時点から保存した人の容量を使います。会員から「容量がいっぱいになった」という相談が来るのは、この形がほとんどです。
もうひとつ、アルバムの持ち主の容量が足りない場合もあります。持ち主の容量が上限を超えていると、新しい写真のバックアップが止まります。参加した人が追加した写真は追加した人の容量を使うため、そちらは入りますが、持ち主が自分で追加する写真は入りません。行事の当日に担当が写真を入れられない、という事態がここから起きます。
家族の中で共有している場合は、さらに分かりにくい状態になります。親のアカウントで容量を追加していて、子どもの端末が別のアカウントなら、子どものバックアップは親の容量では動きません。家族で容量を共有する設定を使って、子どものアカウントに容量を割り当てる操作が必要になります。会の中でこの相談を受けることもあり、しくみを知っておくと説明が短くなります。
会として案内を出すときは、見るだけなら容量を使わないこと、手元に残したい写真だけ保存すればよいことを一行添えておくと相談が減ります。保護者会のような場面では、この一行があるかどうかで問い合わせの数が変わります。実際の運用のしかたはPTAでの使われかたの画面が近い形です。
家族で分ける方法と、会では使えない理由
Google Oneには、家族と容量を共有する形があります。申し込んだ容量を最大5人の家族と分け合えます。子どもの端末のバックアップが止まったときに、親の容量を割り当てて解決する使い方がよく見られます。
ただし、この形は会では使えません。家族として登録できる人数に上限があり、会員全員を入れられるわけではないためです。また、家族グループに入れるということは、その人が自分の容量の枠をこちらと共有するという意味にもなります。会の関係でこの形を取るのは、範囲の面でも向いていません。
会として容量を扱うなら、専用のアカウントを1つ作る形が現実的です。ただしそこにも条件が付きます。2年使わないと無効になる可能性があり、IDとパスワードを役員のあいだで持ち回ることになります。退任した人が入れる状態が残る点も、あわせて考える必要があります。
団体向けの連絡ツールでは、容量の単位がグループになっているものがあります。1グループあたり月額525円（税込）のような形なら、会の予算書に1行として書けます。個人のアカウントに紐づかないため、担当が代わっても支払いの引き継ぎが要りません。
容量が止まったあと、会の連絡が届かなくなる
容量の問題を写真の問題として扱っていると、見落とす影響があります。同じ15GBをGmailも使っているため、写真で埋めると会の連絡そのものに影響します。公式のヘルプには、Gmailでのメールの送受信機能に影響することがあると書かれています。
会の連絡をその役員のアドレスから出している場合、出せなくなる可能性があります。受け取る側でも、届かない状態になります。会員から「連絡が来ていない」と言われて調べたら容量だった、という流れは珍しくありません。写真を保存した担当と、連絡を出す担当が同じ人であることが多いため、同時に止まります。
この危険を避ける方法は2つあります。1つは、会の連絡用のアドレスと写真の保存先を別のアカウントに分ける形です。連絡が止まる危険は消えますが、管理するアカウントが2つになります。もう1つは、写真を別の場所へ保存し、Googleアカウントは連絡だけに使う形です。こちらは管理するアカウントが増えません。
どちらを取るにしても、決めておく必要があるのは、容量が上限に近づいたときに誰が気づくかです。使用量を見に行く習慣がある担当はほとんどいません。上限に当たってから気づくのが普通です。年度末の整理のときに使用量を確かめる、という手順を1つ入れておくだけで、突然止まる事態は避けられます。
動画で埋まるので、写真の枚数では見積もれない
容量を見積もるとき、写真の枚数から計算すると外します。埋まる原因は、ほぼ動画です。スマートフォンで撮った写真は1枚あたりおおむね3MBから5MB程度で、仮に1枚4MBとすると15GBには3,750枚ほど入ります。行事が年に6回あり、1回で30枚残すなら年間180枚で、20年分の余裕があります。
動画を入れると計算が変わります。3分の動画は画質の設定によって300MBから700MB程度になり、仮に1本500MBとすると15GBには30本しか入りません。行事ごとに数本ずつ保存していけば、2年ほどで上限に当たります。会議の記録を動画で残す方針の会では、写真ではなく動画が容量を決めます。
配るときにも差が出ます。動画はファイルが大きいためメールに添付して送ることが実質できず、保存先のリンクを渡す形になります。リンクを知っている人は誰でも開けるため、子どもが写った動画では範囲を管理しにくくなります。容量の話が、そのまま見える範囲の話に繋がります。
動画の扱いを別枠にしている作りもあります。写真は枚数の制限なく保存でき、3分未満の動画も本数の制限なく保存でき、3分以上の長い動画だけ合計30時間までが無料という形です。記録の残り方と容量の扱いはBANDとの比較に項目別で並べています。BANDのように容量がいっぱいになると古いファイルや動画から順に自動で削除される作りもあり、会の記録では消える順番が古い順であることが扱いにくく働きます。
会の写真を、専用アカウントに集めるかどうか
容量と名義の問題を同時に解こうとして、会の専用アカウントを作る形がよく取られます。この形の利点は3つあります。役員個人の容量を使わないこと、支払いを会の名義に近づけられること、そして写真が1か所にまとまることです。
ただし、代わりに増える手間もあります。IDとパスワードを役員のあいだで引き継ぐことになり、退任した人が入れる状態が残ります。パスワードを変えるたびに全員へ知らせる作業が発生し、その知らせ自体が連絡の中に残ります。2年使わないアカウントは無効とみなされ、データが削除される可能性があるという条件にも触れます。行事が年に数回しかない会では、この条件が現実の危険になります。
二段階の確認を設定していると、さらに面倒になります。確認の通知が前の担当の端末に届く形になっていると、新しい担当が入れません。引き継ぎのときに、この設定まで移す手順を知っている担当は少なく、結果として入れなくなったアカウントが残ります。
専用アカウントを作るなら、次の3点を引き継ぎの書類に入れておく必要があります。IDとパスワード、二段階の確認の設定と再設定用の連絡先、そして容量の支払い方法です。この3点がそろっていない引き継ぎは、次の担当が触れないアカウントを渡すことになります。書類にできないなら、写真がグループに属する作りの道具を使うほうが手間が少なくなります。
容量を減らす前に、何を残すかを決める
容量がいっぱいになってから削除する作業は、時間がかかります。どの写真を残すかをその場で判断することになり、迷いながら1枚ずつ見る作業になります。先に残す基準を決めておけば、この作業が機械的に終わります。
基準は3つで足ります。会報や記念誌に使う可能性があるか、その行事を示す写真として代表になるか、写っている人から取り下げを求められていないか。この3つで絞ると、行事1回あたり30枚程度に収まります。残りは参加した人が各自で手元に保存したあと、会としては残さない形でも成り立ちます。
削除するときに気をつける点が1つあります。共有アルバムから写真を削除しても、その写真を追加した本人の保存場所からは消えません。アルバムからは見えなくなるだけです。会として「もう持っていません」と言えるかどうかは、ここで変わります。取り下げの相談に答えるときは、この違いを踏まえて説明する必要があります。
作業の時期も決めておきます。年度末に、その年度の写真を整理する作業を1度入れておくと、担当が代わる前に片が付きます。前の担当のアカウントに写真が残ったまま交代すると、次の担当は整理できません。実際の運用の並びは町内会での使われかたの画面で見られます。
動画を文字にして残すと、容量の問題が小さくなる
容量の相談の大半は動画から来ます。ここを別の方法で解くと、容量そのものの話が小さくなります。会議や説明会の記録を残す目的なら、動画のファイルを保存し続ける必要は必ずしもありません。
30分の会議の動画は数GBになりますが、その内容を文字にすれば数十KBです。容量の差は10万倍を超えます。そのうえ、休んだ人は30分を見る時間を作れなくても、文字なら数分で追いつけます。記録として使われるかどうかで比べても、文字のほうが読まれます。
手作業で書き起こすのは現実的ではありません。30分の音声を文字にする作業は、慣れた人でも2時間はかかります。団体向けの連絡ツールの中には、アップロードした動画の音声を自動で文字にする作りのものがあります。話した人ごとに分かれるので、誰がいつ何を言ったかが文字で追えます。
この形にすると、動画の保存は一時的なもので済みます。文字にしたあと、動画そのものは必要な期間だけ残して整理する運用が取れます。容量の見積もりから動画が外れると、写真だけなら15GBで何年も足ります。会議の多い会では、この1点で容量の相談がなくなります。実際にどう見えるかは学校での使われかたの画面で確かめられます。
会の記録として預けるときに、容量の外で確かめること
容量の話を詰めていくと、最後に残るのは容量そのものではありません。誰の名義で預けているか、という点です。Googleの容量は個人のアカウントに紐づきます。会に紐づくものではありません。役員個人のアカウントで会の写真を預けると、容量も支払いも権限も、その人と一緒に会から出ていきます。
比較のページで各サービスの機能を項目別に並べたとき、容量とは別に差が出たのは2点でした。あとから読み返せるかどうかと、メンバー以外に見えないかどうかです。容量を追加して写真を全部残しても、連絡が流れていく作りのままなら、半年後に写真を探す作業は連絡を遡ることから始まります。項目別の違いはLINEグループとの比較に並べています。
参考として、LINEのアルバムは容量ではなく件数で区切られています。トークルームごとに作れるアルバムは最大100個で、1つのアルバムに保存できるコンテンツは最大1,000個です。写真なら1,000枚、動画なら100本に相当します。容量を追加して増やすという考え方がないため、上限に当たったら別の場所を用意することになります。
進め方としては、いきなり全部を移す必要はありません。まず残す基準を決め、次の行事から新しい保存先を使います。過去の写真はそのまま残し、無理に移動させません。容量の支払いを会の予算に入れるのか入れないのかを、担当が代わる前に決めておけば、それだけで2年後の削除の対象に入ることを避けられます。決める前に確かめておく点はよくある質問にまとまっています。料金の範囲、見える範囲、やめるときの手続きまで先に読んでおくと、引き継ぎの説明が短くなります。
Q1. Googleフォトの15GBは、写真だけの容量ですか？
写真だけの枠ではありません。Gmailのメールと添付ファイル、Googleドライブのファイル、Meetの通話の録画なども同じ15GBを分け合います。長く使っているアカウントでは、写真を保存する前にすでに何GBか使われていることが多くあります。
Q2. 容量がいっぱいになると、写真は消えてしまいますか？
すぐには消えません。新しい写真や動画のアップロードが停止し、Gmailの送受信にも影響することがあります。公式のヘルプには、超過した状態が2年以上続くとGmail・Googleフォト・Googleドライブのすべてのコンテンツが削除される場合があり、その3か月以上前に連絡すると書かれています。
Q3. 共有アルバムに入れた写真は、誰の容量を使いますか？
追加した人の容量を使います。アルバムの持ち主ではありません。行事の写真を参加した人が各自で追加する形にすると、担当1人の容量を使い切ることがありません。共有された写真を自分の手元に保存すると、その時点で自分の容量を使います。
Q4. 会で容量を追加する場合、いくらかかりますか？
日本では100GBが月額290円、2TBが月額1,450円、5TBが月額2,900円です。年払いにすると月払いより安くなります。ただし申し込むのは個人のアカウントなので、払うのも役員個人になります。担当が代わるときの引き継ぎに、支払いの情報を入れておく必要があります。