役員全員に同じ連絡を送るたびに、宛先を1件ずつ選んでいる。誰かを入れ忘れて「聞いていない」と言われる。新しい役員が入ったのに、前の一覧のまま送っている。こうした状態を片付ける手段が、メーリングリストの作り方を知ることです。この記事では、メーリングリストと連絡先グループの違い、無料で作れる手順、公開範囲の決め方、宛先の数の上限、そして名簿の更新を回し続けるための取り決めを順に整理します。結論を先に言えば、団体の連絡先をひとつにまとめる目的であれば、無料の仕組みで足ります。費用が必要になるのは、送った結果を測りたい場合だけです。
メーリングリストが団体で必要になる場面
メーリングリストとは、ひとつのアドレスに送ると、登録されている全員に同じ内容が届く仕組みです。送る側は宛先を1つ書くだけで済み、受け取る側は普段使っている受信箱でそのまま読めます。
団体でこの仕組みが必要になるのは、次の3つの場面です。
1つ目は、宛先の数が増えてきた場面です。役員が5人までなら、宛先を手で選んでも成り立ちます。これが15人になり、班長を含めて40人になると、選び忘れが必ず起きます。入れ忘れた人だけに情報が届かない状態は、運営の中でいちばん揉める原因です。
2つ目は、送る人が複数いる場面です。会長も書記も会計も同じ相手に連絡を出す会では、それぞれが自分の端末で宛先の一覧を管理することになります。ここで一覧の中身がずれていくと、誰が誰に送ったのかが把握できなくなります。
3つ目は、担当が入れ替わる場面です。年度が替わって役員が交代するとき、宛先の一覧が前任者の端末にしかないと、引き継ぎで一覧を作り直すことになります。
メーリングリストは、この3つを同時に片付けます。宛先が1つになり、一覧の中身は登録の側で1か所に集まり、送る人が誰であっても同じ相手に届きます。担当が代わるときに引き継ぐのは、アドレスの管理の権限だけになります。
一方で、メーリングリストが向かない用途もはっきりしています。相手ごとに違う内容を送る、出欠を集計する、読んだかどうかを確かめる。これらはメールの仕組みの外にあります。この線引きを最初に理解しておくと、導入したあとに「思っていたことができない」という失望が起きません。
メーリングリストと連絡先グループ、一斉送信の違い
似た言葉が3つあるため、先に整理します。
メーリングリストは、共有のアドレスを持つ仕組みです。そのアドレス宛に送ると、登録者全員に配信されます。一覧の中身は登録の側にあり、送る人の端末には持ちません。
連絡先グループは、自分の端末やアカウントの中で、複数の宛先をまとめて名前を付けたものです。送るときは、その名前を選ぶと宛先が展開されます。手軽ですが、決定的な違いがあります。
連絡先グループの場合、メンバーがそれぞれ連絡先グループを作成する必要があります。メーリングリストでは、特定のアドレスにメールを送ればリストに登録している人全員に同じメールが送れますが、「連絡先グループ」は個人の管理が必要なためメーリングリストのような手軽さは感じにくいかもしれません。 出典: am.arara.com
つまり連絡先グループは、作った本人だけのものです。会長が作ったグループは、書記の端末には存在しません。役員が交代すれば、また一から作り直しになります。宛先が10件を超える会では、この作り直しが毎年発生します。
三つ目の一斉送信は、宛先欄に全員のアドレスを並べて送る方法です。いちばん手軽ですが、2つの問題があります。1つは、宛先欄に他の会員のアドレスが並んで見えることです。会員同士のアドレスを互いに知らせる結果になり、苦情の原因になります。宛先を隠す欄を使えば避けられますが、毎回の操作が必要で、忘れたときに取り返せません。もう1つは、送信の数の制限に当たることです。
Gmailでは、1通のメールを合計500件を超える宛先に送った場合、または1日に500通を超えるメールを送った場合に、送信できる数の制限に達したという表示が出ます。制限に当たると、その後1時間から24時間のあいだ送信できません。Googleはこの表示を防ぐ方法として、宛先をすべて含むグループを作り、そのグループのアドレス宛に送ることを案内しています。会員が500人を超える規模の会では、一斉送信という方法そのものが成り立ちません。
Googleグループで無料のメーリングリストを作る手順
費用をかけずに始めるなら、Googleグループが手堅い選択です。手順は5つです。
まずGoogleグループにログインします。使うアカウントは、会として管理しているものが望ましいです。個人のアカウントで作ると、その人が抜けたときに管理の権限が動かせなくなります。
次に、上部の「グループを作成」をクリックします。
三つ目に、グループの情報を入力します。グループ名は73文字以下という制限があり、そのグループの目的が容易に分かる名前を付けるよう案内されています。「○○町内会 役員連絡」のように、会の名前と用途を組み合わせると、受け取った人が何のメールか一目で分かります。グループのメールアドレスは63文字以下で、一部の単語は予約されていて使えません。会の略称を使うのが無難です。
四つ目に、プライバシーの設定とメンバーの追加を行います。ここが団体では最も重要な工程なので、次の節で詳しく見ます。
最後に「グループを作成」をクリックします。作成した直後は、グループが有効になるまで数分かかります。有効になる前にメールを送ると、配信できなかったことを示す通知が届くことがあります。作ってすぐに本番の連絡を流さず、数分待ってから自分宛の試しの1通を送るのが確実です。
作ったあとは、メンバーを追加します。名前かメールアドレスを入力して追加する形で、役割を割り当てられます。既定ではメンバーに基本的な権限が付与されます。人数が多い場合は、会員から集めた一覧を見ながら順に入力する作業になります。ここで入力を間違えると、その人にだけ届かない状態が続きます。追加が終わったら、全員宛に試しの1通を送り、届かなかった通知が返ってこないかを確かめます。
公開範囲と投稿できる人の設定を必ず絞る
Googleグループの設定で、団体が必ず確かめるべき項目は5つあります。
1つ目は、グループを検索できるユーザーです。ウェブ上のすべてのユーザーを選ぶと、会の内部の連絡用のグループが外から見つかる状態になります。会員向けの連絡に使うなら、ここは絞ります。
2つ目は、グループに参加できるユーザーです。「招待されたユーザーのみ」にしておけば、招待していない人が自分で入ることはできません。誰でも参加できる設定にすると、関係のない相手が会員の連絡を読める状態になります。
3つ目は、会話を閲覧できるユーザーです。過去のやりとりを誰が読めるかの設定です。
4つ目は、投稿できるユーザーです。ここを広く開けると、外部からそのアドレス宛に送られた内容が全員に配信されます。迷惑メールがそのまま会員全員に届く事態を防ぐため、投稿できる相手はメンバーに限るのが基本です。役員からの一方向の連絡に使うなら、投稿を管理者だけに絞る形も取れます。
5つ目は、メンバー一覧を表示できるユーザーです。会員の氏名とアドレスの一覧が誰に見えるかの設定で、ここを開けると名簿が外に出ることになります。
設定の初期値は、使っているアカウントの種類によって表示される選択肢が変わります。職場や学校のアカウントでは管理者の設定によって選べる範囲が決まり、個人のアカウントでは表示されない項目もあります。作ったあとに、別のアカウントからそのグループが検索できるかを試して確かめるのがいちばん確実です。
設定を決めたら、その内容を引き継ぎ資料に書き残します。設定画面を開けば確かめられることではありますが、なぜその設定にしたかは画面には残りません。「外部からの投稿を止めているのは迷惑メールが全員に届くのを防ぐため」と一行書いておくと、次の担当が善意で設定を緩めてしまう事故を防げます。
レンタルサーバーやメール配信サービスを使う場合
独自のドメインでメーリングリストを運用したい会もあります。会のドメインを持っていて、そのドメインのアドレスで連絡を出したい場合です。
レンタルサーバーの多くには、メーリングリストを作る機能が含まれています。管理画面から作成でき、契約しているプランによって作成できる数が変わるのが一般的です。独自のドメインのアドレスを使えるため、外向けの案内にも使いやすくなります。
ただし注意点があります。転送の仕組みで配信するメーリングリストでは、送信元の情報を書き換えないため、送信の正当性を示す仕組みに対応していない場合があります。この場合、受け取る側の設定によっては迷惑メールとして扱われることがあります。導入するときは、主要なメールの提供元それぞれに宛てて試しの1通を送り、受信箱に入るかを確かめます。
費用をかけて、送った結果を測りたい場合は、メール配信のサービスという選択肢もあります。
料金は月額9,980円～、月間配信通数に応じたシンプルな価格設定となっています。。効果測定機能やリスト管理機能など、メール配信効果を高める機能が標準搭載されているため、配信数がさほど多くない場合でもメリットを感じやすいサービスです。 出典: am.arara.com
この水準の費用を会費から出せるかは、会の規模で決まります。会員が100人の会で月額1万円の負担は、年間で12万円です。開封の数を測る必要が本当にあるかを先に考えます。町内会やPTAの連絡では、測る必要がない場面が大半です。測りたいという要望の中身が「読まれているか知りたい」であれば、費用をかけずに解く方法があります。出欠の返事を求める形にすれば、返事の数がそのまま読まれた証拠になります。
Outlookで連絡先リストを作る場合の注意点
職場や学校でOutlookを使っている人は、Outlookの連絡先リストで済ませられないかを考えます。Outlookには連絡先リスト、または連絡先グループと呼ばれる機能があり、複数の宛先をまとめて名前を付けて送れます。
作る手順は、連絡先の画面から新しい連絡先リストを作り、名前を付けて、メンバーを追加する流れです。作ったあとは、宛先欄にそのリストの名前を入力すると宛先が展開されます。
ただし団体で使う場合の弱点は、先に触れた連絡先グループと同じです。作った本人のアカウントの中にしかありません。会長が作ったリストは、書記の画面には出てきません。役員が交代すれば作り直しになります。会員の名簿を表計算ソフトで管理している会なら、そこから取り込む形で手間を減らせますが、取り込む作業自体は毎年発生します。
もう一つの弱点は、宛先が展開されて送られる点です。宛先を隠す欄を使わないと、受け取った人全員に他の会員のアドレスが見えます。毎回の操作で気を付けるという運用は、必ずどこかで抜けます。会員同士のアドレスを互いに知られたくない会では、この点だけでも仕組みを変える理由になります。
判断の目安は単純です。送る人が1人に固定されていて、宛先が10件以下なら、連絡先リストで足ります。送る人が複数いる、または宛先が10件を超えるなら、共有のアドレスを持つメーリングリストに移したほうが、毎年の作業が減ります。
送る内容の型を決めておく
仕組みを作ったあとに効くのが、送る内容の型です。型がないと、書く担当が毎回文面を考えることになり、送るまでの時間が延びます。
団体の連絡で使う型は、4つあれば足ります。
1つ目は、行事の案内です。件名に行事名と日付を入れ、本文の冒頭に日時と場所、次に持ち物、最後に返事の期限を書きます。件名に日付が入っていると、受信箱の中で探しやすくなります。
2つ目は、変更と中止の連絡です。件名の先頭に「【変更】」か「【中止】」と入れます。本文の1行目で結論を書きます。理由の説明を先に書くと、急いでいる人が結論を読み落とします。
3つ目は、依頼です。誰に何をいつまでにしてほしいかを3行で書きます。依頼の文面が長いと、読んだ人が自分に関係があるか判断できません。
4つ目は、報告です。行事が終わったあとの報告、決算の報告。ここは長くなってよい代わりに、冒頭に3行の要点を置きます。
型を決めたら、文例を引き継ぎ資料に保存します。次の担当は、文例を書き換えるだけで送れます。文章を書くのが苦手な人が担当になったときに、いちばん効く備えになります。
件名の付け方も決めておきます。会の略称を先頭に付ける形にしておくと、受け取った側が受信箱の中で会の連絡だけを抜き出せます。「【○○町内会】10月20日 防災訓練のご案内」のような形です。この一手間で、読まれる割合が変わります。
お知らせと相談を混ぜない
メーリングリストを作ると、そのアドレスに何でも流れるようになります。ここで起きるのが、お知らせと相談が混ざる問題です。
全員宛のお知らせと、役員だけの相談を同じアドレスで回すと、2つの困りごとが出ます。1つは、関係のない人に相談の過程が届くことです。検討中の案が会員全員に伝わり、決まっていないことが決まったように受け取られます。もう1つは、返信が全員に届くことです。相談の返信が全員宛に返ると、会員の受信箱に議論が流れ込みます。
対策は、用途ごとにアドレスを分けることです。全員宛の連絡用、役員用、班長用のように分けます。Googleグループなら複数のグループを作れるため、この分け方は費用をかけずにできます。ただし数が増えると管理が重くなるため、3つまでに抑えるのが現実的です。
返信の扱いも決めておきます。全員宛のお知らせに対して、返信が全員に届く設定にしていると、「了解しました」という短い返信が人数分だけ全員に届きます。お知らせ用のグループでは、投稿できる相手を管理者に絞り、返事は別の窓口で受ける形にすると静かに運用できます。
相談の場をメールから移すのも有効です。相談は往復の回数が多く、メールでは経緯が追いにくくなります。話題ごとに分かれた場所で相談し、決まったことだけをお知らせとして全員に流す。この分け方にすると、会員の受信箱が静かになり、大事な連絡が埋もれません。
メーリングリストの弱点を知っておく
メーリングリストは連絡先をまとめる目的では有効ですが、弱点もあります。導入する前に知っておくと、後の失望を避けられます。
メーリングリストにはいくつかのデメリットがあります。まず、マーケティング目的での活用には向いていない点が挙げられます。例えば、メーリングリスト宛にメルマガを配信しても、実際にどれだけの人が開封しアクションを起こしたのかを把握することが難しいため、効果の測定が困難です。また、リストの管理が手間であることもデメリットの一つです。新規登録者の追加や削除などの管理が煩雑で、特に頻繁な更新が必要な場合には不向きです。さらに、迷惑メールフィルタに引っかかることがあり、受信者にメールが届かない可能性もあります。 出典: am.arara.com
団体の運営に当てはめると、効いてくる弱点は3つです。
第一に、届いたかどうかが分かりません。迷惑メールの箱に入った場合、送った側には何も通知されません。受け取った側も気付きません。行事の中止の連絡のように、届かないと困る情報をメールだけに頼るのは危険です。
第二に、一覧の更新が手作業です。新しい役員を追加し、退任した人を削除する作業が、毎年発生します。会員の入れ替わりが多い会では、この作業が負担になります。しかも更新を忘れても誰も気付きません。退任した人に会の内部の連絡が届き続けている、という状態は珍しくありません。
第三に、出欠や集計には使えません。メールで返事を集めると、受信箱に返信が並ぶだけで、誰が出席で誰が欠席かを数える作業が残ります。30人の会で出欠を取るだけで、返信を数える作業が毎回発生します。
この3つを知ったうえで、メーリングリストを何に使うかを決めます。一方向のお知らせを全員に届ける用途では、いまも有効な手段です。返事や集計が絡む用途では、別の手を組み合わせる必要があります。
メールアドレスを持たない会員がいる場合
団体の連絡でいちばん現実的な壁が、会員全員がメールアドレスを持っているとは限らないことです。ここを無視して仕組みを作ると、一部の会員に情報が届かない状態が固定されます。
まず実態を数えます。会員名簿にメールアドレスの欄を作り、埋まっている数を数えます。8割が埋まっていれば、メールを主にして残りを紙で補う形が成り立ちます。半分しか埋まっていない場合は、メールを主にする判断そのものを見直したほうがよいです。
アドレスを持たない会員への対応は、3つの形があります。1つ目は、紙で配る形を並行して残すことです。班長が回覧を回す、掲示板に貼る、郵送する。手間は残りますが、確実に届きます。2つ目は、家族のアドレスを登録する形です。本人が使っていなくても、同居の家族が受け取れるなら届きます。登録の際に本人の了解を取ります。3つ目は、連絡の手段そのものを見直すことです。スマートフォンを持っている会員が多ければ、メールより普段使っている連絡の道具のほうが届きます。
判断の順番としては、会員がすでに何を使っているかを先に数えることです。新しい道具を選んでから会員に合わせてもらう形は、続きません。すでに全員が持っているものの上に仕組みを組むほうが、定着します。
紙とメールを併用する場合は、同じ内容を2回作らないようにします。メールで送る文面をそのまま印刷して配れる形で書いておけば、作業は1回で済みます。文面の中に画面の操作の説明を混ぜると、紙で読む人に通じなくなるため、案内の本文と操作の説明は分けて書きます。
迷惑メールの箱に入らないようにする
送ったのに届かない、という相談のほとんどは、迷惑メールの判定が原因です。仕組みの側でできる手当てを並べます。
1つ目は、差出人のアドレスを固定することです。毎回違うアドレスから送ると、受け取る側の判定が安定しません。会として使うアドレスを1つ決め、そこから送り続けます。
2つ目は、件名に注意することです。金額の記号を並べる、感嘆符を重ねる、全部を大文字や全角で書く。こうした件名は判定で不利になります。会の略称と用件を淡々と書きます。
3つ目は、受け取る側にお願いすることです。最初の1通が届いた時点で、差出人を連絡先に登録してもらうよう案内します。これがいちばん確実な手当てです。年度の初めの案内に「この差出人を連絡先に登録してください」と一行入れておきます。
4つ目は、届かなかった通知を読むことです。配信できなかった通知が返ってきたら、その場でアドレスを確かめます。返ってきた通知を放置すると、その人には二度と届きません。
5つ目は、大事な連絡をメールだけに頼らないことです。行事の中止のように、届かないと困る情報は、複数の経路で伝えます。仕組みの手当てをどれだけ丁寧にしても、迷惑メールの判定を送る側が完全に制御することはできません。
名簿の更新を回し続ける取り決め
メーリングリストが機能しなくなる原因は、仕組みではなく名簿の側にあります。作った直後は正しくても、1年で必ずずれます。
回し続けるための取り決めは3つです。
1つ目は、更新する時期を決めることです。年度の切り替わりに1回、まとめて見直す形が現実的です。随時更新する運用は、担当の記憶に頼るため抜けます。年度の初めの役員会の議題に「メーリングリストの更新」を毎年入れておくと、忘れる余地がなくなります。
2つ目は、更新する人を役職に紐付けることです。個人名で決めると、その人が抜けた瞬間に止まります。書記か広報の担当に紐付け、引き継ぎの対象にします。
3つ目は、管理の権限を2人以上に持たせることです。1人だけが管理者の状態は、その人が連絡が取れなくなった時点で誰も追加も削除もできなくなります。会長と担当の2人を管理者にしておくのが最低限の備えです。
登録を解除したい人への対応も決めておきます。会を退会した人、役員を退任した人。申し出があったときに誰が削除するのかを決めておかないと、申し出が宙に浮きます。退会の手続きの一覧に「メーリングリストからの削除」を1行足しておけば、漏れません。
連絡と名簿を同じ場所にまとめる
ここまで整理すると、メーリングリストが解いている問題と、残している問題がはっきりします。解いているのは「宛先を1つにする」ことです。残しているのは「届いたか分からない」「更新が手作業」「出欠が集計できない」の3つです。
残った3つは、どれも名簿と連絡が別の場所にあることから来ています。名簿は管理画面の中、連絡はメールの中、出欠の返事は受信箱の中。3か所に分かれているため、突き合わせが人の手作業になります。
現場で効くのは、名簿と連絡と出欠を同じ場所に集めることです。名簿を更新したらそのまま連絡の宛先が変わり、出欠の返事が一覧で見られ、過去の連絡が後から探せる。この形にすると、担当が代わるときに引き継ぐものが1つになります。役員が代わるときに引き継ぐものが1つで済むかどうかで、その運用が続くかが決まります。加えて、メンバー以外は見られない形であれば、名簿が外に出る心配も消えます。
いま使っている道具から動かすかを考えるときは、会員に新しいIDとパスワードを増やさずに済むかも見ます。年配の会員が多い会では、ここが最初の関門になります。無料のグループチャットとの違いはLINEグループとの比較、誰でも参加できる形の公開範囲の違いはLINEオープンチャットとの比較、掲示板に近い道具との違いはBANDとの比較にそれぞれ整理してあります。会員のアカウントの前提が違う道具を比べたいならFacebookグループとの比較も参考になります。
団体の種類で必要な機能は変わります。班ごとの連絡と年会費を扱う会は町内会での使われかた、学年で担当が入れ替わる会はPTAでの使われかた、毎週の予定が動く会はサークルでの使われかたに近い形が並んでいます。人数や費用の条件はよくある質問で確かめられます。
最後に、いま作るとしたら踏むべき順番を挙げます。名簿を1か所に作る、そのうえで宛先の仕組みを決める、最後に送る内容の型を決める。この順番を逆にして、先にメーリングリストを作ってから名簿を集め始めると、登録の漏れが後から次々と出てきます。名簿が先です。
Q1. メーリングリストは無料で作れますか？
Googleグループを使えば、Googleアカウントがあれば無料で作成できます。独自のドメインのアドレスで運用したい場合は、契約しているレンタルサーバーの機能を使う形になります。開封の数を測る機能が要る場合だけ、有料のメール配信サービスを検討する話になります。
Q2. 連絡先グループとメーリングリストはどちらがよいですか？
役員が交代する団体ではメーリングリストです。連絡先グループは作った本人の端末やアカウントの中にしかないため、送る人が代わるたびに作り直しが必要になります。メーリングリストなら一覧が1か所にあり、誰が送っても同じ相手に届きます。
Q3. 一斉送信の宛先に上限はありますか？
Gmailでは、1通を合計500件を超える宛先に送った場合、または1日に500通を超えて送った場合に制限に達します。制限に当たると1時間から24時間は送信できません。Googleは対策として、宛先を含むグループを作り、そのアドレス宛に送ることを案内しています。
Q4. メールが届いていない人がいる場合はどうすればよいですか？
まず登録されているアドレスの誤りを確かめ、次に迷惑メールの箱に入っていないかを本人に確認してもらいます。転送の仕組みで配信している場合は、受け取る側の判定で迷惑メール扱いになることがあります。届かないと困る連絡は、メール以外の手段も併用してください。