さくら連絡網の引き継ぎで検索する人は、2つの立場に分かれます。学校やPTAで運用を担当していて、次の担当者に渡す準備をしている人と、機種を変えたので自分の登録を引き継ぎたい保護者です。どちらも引き継ぎという同じ言葉で探すため、検索の結果が噛み合いません。この記事では2つを分けて整理し、担当者が代わる前にそろえておくものと、保護者側で起きることを順に書きます。先に結論を書くと、担当者の引き継ぎで抜けやすいのは権限の設定と契約の名義です。書類に残しておかないと、次の担当者が配信を止められない、費用の請求先が分からない、という事態になります。
「引き継ぎ」には2つの意味がある
まず、自分がどちらの話をしているのかを確かめてください。混ざったまま手順を探すと、必要のない作業に時間を使います。
1つ目は、運用の引き継ぎです。学校の担当の先生、PTAの役員、教育委員会の担当者が代わるときに、配信の権限、名簿の管理、契約の窓口を次の人に渡します。年度末の3月に発生し、作業の量が多いのはこちらです。
2つ目は、保護者側の登録の引き継ぎです。機種を変えた、メールアドレスを変えた、LINEのアカウントを作り直した。こうしたときに、学校からの連絡が届く状態を保つための手続きです。個人で完結する作業ですが、届かないことに気づくまでに時間がかかるため、結果として学校への問い合わせになります。
この2つは、対応する相手も違います。運用の引き継ぎは学校の中とサービスの窓口で進めます。保護者の登録の引き継ぎは、保護者自身が自分の画面で進め、分からない場合は学校に登録手順書の再発行を依頼します。担当者になった人は、両方の質問を受ける立場になるため、どちらも把握しておく必要があります。
なお、さくら連絡網は学校向けの連絡網として広く使われているサービスで、公式サイトでは全国2,300校の導入と案内されています。導入している学校の数が多いということは、保護者がすでに使い方を知っている可能性が高いという意味でもあります。引き継ぎのときに説明を作り直す前に、前年度の資料が残っていないかを確かめてください。
担当者が代わる前にそろえておく6つのもの
次の担当者に渡すものを、書類の形で6つそろえてください。口頭で伝えた引き継ぎは、4月の忙しい時期に必ず抜けます。
1つ目は、管理の画面に入るための情報です。ログインのIDと、パスワードの変え方。パスワードそのものを書類に書くのではなく、誰に頼めば再発行できるかを書いておく形が安全です。管理者が複数登録できる仕組みであれば、年度が替わる前に次の担当者を追加しておき、前の担当者を外す順番にします。先に外してしまうと、誰も入れない状態が生まれます。
2つ目は、権限の一覧です。さくら連絡網には権限設定の仕組みがあり、学年主任は学年、クラス担任はクラスといった形で、送れる範囲を限定できます。誰にどの範囲が渡っているかを表にしてください。これがないと、次の担当者は全員に全部の権限を渡すか、逆に誰にも渡さないかのどちらかになります。前者は誤送信のもとになり、後者は担当者が1人で全部を送ることになります。
3つ目は、配信の型です。過去1年間に送った連絡のうち、毎年必ず送るものを抜き出しておきます。始業式の案内、警報が出たときの休校の連絡、健康調査の依頼、行事の案内。文面をそのまま残しておけば、次の担当者は日付だけを直して送れます。承認配信の仕組みを使っている学校では、誰が承認するかも合わせて書いてください。
4つ目は、名簿の更新の手順です。進級による学年の繰り上げ、卒業する生徒の扱い、新入生の追加。この3つをどの順番で、いつまでにやるかを書いておきます。校務支援システムと連携している場合は、どちらが先に更新されるのかも重要です。順番を間違えると、新学年の名簿が前年度の学年で登録されます。
5つ目は、契約の情報です。契約の名義、更新の時期、費用の請求先、オプションの契約の有無。ここが最も抜けます。担当者が代わったあとに請求書が届いて、誰も内容を把握していないという状態が起こります。
6つ目は、問い合わせの窓口です。サービスの窓口の連絡先と、保護者からの問い合わせをどこまで学校で受けるかの線引きです。さくら連絡網では、先生と保護者からの問い合わせをサポート窓口で受けると案内されています。保護者には窓口の連絡先をそのまま伝えてよいのか、学校が一次で受けるのか。ここを決めておかないと、次の担当者の手元に登録できないという相談が積み上がります。
保護者の機種変更で起きること
担当者になると、保護者からこの質問を最も多く受けます。答え方を知っておくと、説明の手間が半分になります。
機種を変えたあとの手続きは、使っている連絡の手段によって変わります。アプリ、メール、LINEのどれを使っているかで手順が違い、登録手順書が手元にあるかどうかでも変わります。
アプリを使っている保護者で、機種変更前の端末が手元にある場合は、招待用の認証コードを自分で発行できます。
機種変更前の携帯電話を持っている場合もしくはご家族で『さくら連絡網』に登録されている方がいる場合にはマイページから『登録情報確認』→『（アプリ欄）＋登録する』 →『自分のアプリor家族のアプリを選択』→『決定』の手順で招待用認証コードを発行します。 出典: xn--y8jl1nm041aulav72g.jp
前の端末が手元になく、登録手順書も見つからない場合は、学校へ手順書の再発行を依頼することになります。ここが担当者の仕事になる部分です。年度の初めと、機種を買い替える人が多い時期に依頼が増えます。手順書の発行の操作を、引き継ぎの書類に必ず入れてください。
メールアドレスを変えた場合は、届かなくなります。
・メールアドレス変更ありメールアドレスを変更されている場合は 新しい携帯に学校からの連絡は届かなくなります。 登録手順書により連絡先登録が必要になります。登録方法は手順書に記載されていますので、そちらをご覧ください。また、ログインされましたら古いメールアドレスは削除してください。削除方法はさくら連絡網のマイページから『登録情報確認』から行うことができます。 出典: xn--y8jl1nm041aulav72g.jp
古いアドレスを削除する手順まで案内されている点が重要です。新しいアドレスを追加しただけだと、届かないアドレスが登録されたまま残り、名簿の画面では登録済みに見えます。担当者が配信の状況を見たときに、実際には届いていない件数が把握できません。新しい連絡先で登録できたことを確認してから、不要になった連絡先を削除する。この順番が公式に案内されている形です。
LINEを使っている場合は、アカウントを引き継いだかどうかで分かれます。新しい端末にLINEのアカウントを引き継いだ人は、連絡先の登録をやり直す必要がありません。引き継がなかった人はIDが変わるため、登録が必要になります。なおLINEの利用はオプションのため、導入している学校に限られます。自分の学校が契約しているかどうかを、担当者は把握しておいてください。保護者に「LINEでも受け取れます」と案内したあとで、契約していないことが分かるという食い違いが起きます。
LINEで受け取っている保護者の引き継ぎ
連絡をLINEで受け取っている家庭の引き継ぎは、他の手段と分けて覚えておく必要があります。担当者が受ける相談の中で、最も答えが分かれる部分です。
新しい携帯へLINEアカウントを引継いだ方は新たに『さくら連絡網』の連絡先登録の手続きは必要ありません。新しい携帯へLINEアカウントの引継ぎを行わなかった方はLINE IDが変更となり、学校からの連絡が届かなくなるので連絡先の登録が必要になります。※LINEはオプションのため、導入されている学校様に限ります。 出典: xn--y8jl1nm041aulav72g.jp
つまり、LINEのアカウントそのものを引き継いだ人は何もしなくてよく、作り直した人は登録が必要になります。判断は本人にしか分かりません。担当者が確かめられるのは、名簿の管理の画面で配信の状況を見ることだけです。届いていない家庭が出ていたら、その家庭に紙か電話で連絡して、登録をやり直してもらう流れになります。
ここで担当者が把握しておくべき点が2つあります。第1に、学校がLINE通知のオプションを契約しているかどうかです。契約していなければ、保護者にLINEでの受け取りを案内できません。前年度の担当者が契約していると思い込んでいて、実際には契約していなかったという行き違いが起きます。契約の一覧を引き継ぎの書類に入れる理由の1つがこれです。
第2に、送れる通数です。LINE通知は年間の送信可能通数がプランごとに決められており、200人プランでは年間20,000通、300人プランでは30,000通、400人プランでは40,000通と示されています。通数は配信の回数と人数の掛け算で減ります。300人の学校で全校に送ると1回で300通を使うため、年間30,000通なら100回分です。週に2回送ると年間で100回を超えます。前年度にどれくらい送ったかは統計情報で確認できるため、更新の判断の前に数字を見てください。ここを把握せずに年度に入ると、年度の終わりごろに通数が足りなくなります。
年度が替わるときの作業
3月から4月の作業を、順番に並べます。ここを書類にしておくと、次の担当者が迷いません。
最初に、卒業する学年の扱いを決めます。登録情報は卒業後に学校側で削除する運用になっており、削除の時期は学校によって異なると案内されています。つまり、いつ削除するかは学校が決める部分です。卒業式の直後に削除すると、春休み中の連絡が届きません。逆にいつまでも残すと、卒業した家庭に学校の連絡が届き続けます。多くの学校では、4月の初めから中旬までのどこかで削除する形が取られています。この日付を決めて、引き継ぎの書類に書いてください。
次に、進級の処理です。学年とクラスを繰り上げます。校務支援システムと連携している場合は、そちらの更新が先です。連携していない場合は、名簿の画面で更新します。ここで気をつけたいのは、クラス替えがある学年です。クラスが変わる生徒の登録を直さないと、新しい担任が自分のクラスへ送ったつもりの連絡が、前のクラスの家庭に届きます。
3つ目に、新入生の登録です。登録手順書を作成して配り、保護者が自分で登録します。入学式の前に配る学校と、入学式で配る学校があります。前者のほうが4月の問い合わせが分散するため、担当者の負担が軽くなります。登録できていない家庭の把握は、名簿の管理の画面で確認できます。未登録の家庭には紙で連絡を続ける必要があるため、その一覧を担任に渡す手順も決めておいてください。
4つ目に、教職員の登録です。転入してきた先生を追加し、転出した先生を外します。ここを忘れると、他校へ移った先生が前の学校の配信を見られる状態が残ります。個人情報を扱う画面である以上、年度末の作業として必ず入れてください。
5つ目に、テストの配信です。全部の更新が終わったら、教職員だけに1通送って確かめます。学年やクラスを指定して送り、届く先が正しいかを見る。この確認をせずに4月の最初の連絡を全校へ送ると、間違いが全家庭に届きます。
保護者からの問い合わせに、先に答えを用意しておく
担当者になった直後に集中するのが、登録できないという相談です。答えを1枚にまとめておくと、その場で片付きます。実際によくある相談を5つ挙げます。
第1に、登録手順書が見つからないという相談です。手順書には認証コードが書かれており、これがないと登録できません。紛失した場合は学校へ連絡して再発行を依頼する形になります。担当者は、再発行の操作を自分でできる状態にしておいてください。事務室に頼む形にしていると、事務室が対応できない時間に止まります。
第2に、二次元コードが読み込めないという相談です。登録用のURLを直接開いてもらい、認証コードの入力の画面から進める方法が案内されています。二次元コードが読めない端末は一定数あるため、案内の紙にはURLも文字で書いておいてください。
第3に、空メールを送ったのに返信が来ないという相談です。携帯会社のメールを使っている家庭では、ドメイン指定受信の設定が必要になります。設定していないと届きません。加えて、以前は受信できていたのに届かなくなることもあると案内されています。迷惑メールのフィルタが更新されるためです。前年度に届いていた家庭でも、今年は届かないことがあるという前提で構えてください。
第4に、画面が真っ白になるという相談です。アプリを完全に終了する、端末を再起動する、改善しなければ再インストールする、という順で案内されています。再インストールの前に登録手順書を用意してもらう必要があるため、この順番を必ず伝えてください。手順書がないまま消すと、登録し直せなくなります。
第5に、日本語以外で受け取れるかという相談です。日本語を含めて10言語に対応していると案内されていますが、学校から配信されるメッセージが各言語に対応しているかは学校の運営方針によって異なります。自動翻訳のオプションを契約しているかどうかで答えが変わるため、ここも契約の一覧を見てから答える部分です。
費用と契約の引き継ぎ
契約の引き継ぎは、学校では事務室、PTAでは会計が絡みます。担当者が把握していないと、更新の時期に動けません。
さくら連絡網の通常版は、年間利用料の形で公開されています。人数の規模ごとにプランが分かれ、200人プランの基本料金が年間53,900円、300人プランが64,900円、400人プランが75,900円という価格表が示されています。オプションもあり、LINE通知は200人プランでは0円で年間20,000通、300人プランでは4,400円で30,000通、400人プランでは9,900円で40,000通です。自動翻訳は200人プランで5,500円、300人プランで6,600円、400人プランで7,700円となっています。
ここで必ず引き継ぐべき点が1つあります。同社は2027年4月1日から料金体系を改定し、ライトとスタンダードの2プランにすると案内しています。示されている価格表は2027年3月31日までのものです。つまり、次の年度の担当者は新しい料金の下で更新の判断をすることになります。どちらのプランに移るのか、いま使っている機能が新しいプランに含まれるのか。この確認を引き継ぎの書類に項目として入れてください。前の担当者が把握していたことを、次の担当者が知らないまま更新の時期を迎えるのが、いちばん困る形です。
人数のプランについても確かめてください。生徒の数が増えて次のプランに移る必要があるかどうかは、名簿の件数で決まります。年度が替わって新入生が入り、卒業生が抜けた時点の件数を見て判断します。ぎりぎりの人数で運用していると、年度の途中で足りなくなります。
オプションの必要性も、年に1度見直す価値があります。自動翻訳を契約していても、実際に外国語で受け取っている家庭が0件なら、その費用は使われていません。逆に、翻訳が必要な家庭が増えているのに契約していなければ、担任が個別に対応し続けることになります。統計情報の画面で利用状況を確認できるため、更新の前に数字を見てから決めてください。
引き継ぎで抜けやすい3つの確認
実際に抜けるのは、目立たない3つです。
1つ目は、未開封の扱いです。メッセージの未開封者やアンケートの未回答者を学校側で確認でき、自動で再送する仕組みがあります。この設定を前の担当者がどう入れていたかが、引き継がれません。自動の再送が入っていると、保護者には同じ連絡が2回届きます。切っていると、届いていない家庭に気づけません。どちらに設定してあるかを書き残してください。
2つ目は、登録できる連絡先の件数です。メール、アプリ、LINEをそれぞれ4つまで、生徒1人あたり合計で12の連絡先を登録できると案内されています。この上限を知らないと、祖父母にも届けたいという相談に答えられません。逆に、上限まで登録している家庭は、古い連絡先を削除しないと新しいものを追加できません。保護者からの問い合わせで最も多い部類です。
3つ目は、パソコンからの利用です。パソコン版のアプリは提供しておらず、スマートフォンやタブレットからの利用になると案内されています。保護者側の話ですが、担当者が知らずに「パソコンからも見られます」と案内すると、後から訂正することになります。管理の画面はパソコンで操作しますが、保護者が受け取る側のアプリは別という区別を、引き継ぎの説明に入れておいてください。
このほか、迷惑メールの設定の案内も引き継ぐ価値があります。メールで受け取っている家庭には、ドメイン指定受信の設定が必要になる場合があります。空メールを送るための宛先と、ドメインの指定のしかたを1枚にまとめた案内を、前年度のものをそのまま使えるようにしておくと、4月の問い合わせが減ります。
セキュリティと記録の引き継ぎ
生徒と保護者の情報を扱う仕組みであるため、安全に関する引き継ぎも書類に残す必要があります。担当者が代わったときに説明できない状態は避けたい形です。
さくら連絡網は、ISO/IEC 27001とプライバシーマークを取得して情報セキュリティ対策を実施していると案内されています。教育委員会版については、文部科学省が推奨するISO/IEC 27001と27017の認証を取得し、ファイアウォール、二要素認証、IP制限といった対策を備えていると示されています。保護者から安全性について聞かれたときに答える材料になるため、引き継ぎの書類にこの一文を入れておくと役に立ちます。
学校側で引き継ぐべきは、操作の記録です。個人別の履歴を確認できる機能があり、生徒ごとのやりとりの履歴を先生が見られます。教育委員会版では、配下の学校の送信履歴や操作、ログインの履歴を確認できる仕組みが備わっています。この履歴をいつ見るのか、誰が見てよいのかを決めておいてください。何も決めていないと、必要なときに見る人がいないか、必要のないときに見られる状態のどちらかになります。
承認配信の設定も引き継ぎの対象です。管理者が承認したメッセージやアンケートのみを送信できる機能があります。この設定を入れている学校では、承認する人が不在のときに連絡が止まります。誰が承認するのか、その人が不在のときの代理を誰にするのかを決め、書類に書いてください。緊急の連絡が承認の待ちで止まるという事態は、実際に起こります。
最後に、時間外の受付の設定です。保護者からの問い合わせや報告を時間外でも受け付けられる機能があり、学校側で受付の設定を行った場合のみ有効になると案内されています。受け付けている場合、朝に見る人を決めておく必要があります。受け付けているのに誰も見ていないという状態は、保護者からの信頼を大きく損ないます。設定の状態と、見る担当者を必ず引き継いでください。
引き継ぐものを1つにする、という考え方
ここまで挙げた作業を数えると、引き継ぎの書類は6項目、年度末の作業は5段階になります。学校の連絡網としては、これは避けられない量です。生徒の学年が上がり、クラスが替わり、卒業と入学があるという前提の仕組みだからです。
一方で、PTAや部活の保護者会、少年団のように、学校とは別に動いている集まりでは、事情が変わります。学校の連絡網に相乗りできない範囲を、自分たちで回すことになります。ここで起きているのが、道具が増えていく現象です。学校からの連絡はさくら連絡網、PTAの役員会の連絡はLINEのグループ、行事の出欠はフォーム、写真は別の共有サービス。それぞれ無料か低額で優れた道具ですが、引き継ぐものが4つになります。次の役員への説明が4回になり、そのうち1つは必ず抜けます。
引き継ぎの手間を減らす方向は2つあります。1つは、学校の連絡網でPTAの連絡も回せるかを確かめることです。権限の設定で範囲を限定できる仕組みがあるため、PTAの担当に限定した権限を渡せる場合があります。使えるなら、道具は増えません。学校の方針によるため、事務室に相談してください。
もう1つは、PTAや部活の側の連絡を1つにまとめることです。連絡、予定、出欠、写真が同じ場所に残る道具にすると、渡すものが1つになります。このとき確かめるのは3点です。第1に、記録がグループの側に残り、リーダーを交代しても過去の投稿と写真がそのまま残るか。個人のアカウントに紐づく形は、毎年の引き継ぎで同じ問題を繰り返します。第2に、新しいIDとパスワードを増やさないで参加できるか。すでに持っているアカウントで入れる形なら、保護者への説明が短くなります。第3に、保存したものが自動で削除されないか。容量がいっぱいになったときに古いファイルから順に消える仕組みだと、行事の写真が数年で失われます。
道具ごとの性質は、項目を並べて比べると判断しやすくなります。トークが流れていく形と掲示板に1件ずつ残る形の違いはLINEグループとの比較に、保存のふるまいと運営する会社の違いはBANDとの比較にまとめられています。学校の連絡網と別に動く集まりでの実際の使い方は、学校での使われかたやPTAでの使われかたのような例を見ると、自分の会に当てはめやすくなります。無料で使える範囲や解約の条件は、候補にした道具のよくある質問にあたる一覧を先に読み、書かれていない点は問い合わせて答えをもらってから決めてください。
最後に、引き継ぎを書く側の心得を1つ書きます。次の担当者が読むのは、詳しい説明書ではなく1枚の紙です。6項目を1枚にまとめ、詳細は別紙にする。この形にしておくと、読まれます。10ページの引き継ぎ書は、4月の忙しい時期に開かれません。渡すものを減らすことと、書く量を減らすことは、同じ効き方をします。
そして、引き継ぎの書類は年度末に作らないでください。年度の途中で気づいたことを、その場で1行ずつ足していく形にします。3月にまとめて思い出そうとすると、いちばん大事な「去年ここで困った」という情報が落ちます。困った日に1行書く。これを1年続けると、次の担当者に渡す紙は自然にでき上がっています。
Q1. さくら連絡網の担当者が代わるとき、まず何をそろえればよいですか？
管理の画面に入る方法、権限の一覧、毎年送る連絡の文面、名簿の更新の手順、契約の名義と更新の時期、問い合わせの窓口の6つです。年度が替わる前に次の担当者を管理者として追加し、前の担当者を外す順番にすると、誰も入れない状態を避けられます。
Q2. 機種を変えたら、連絡が届かなくなりました。どうすればよいですか？
使っている手段で手順が変わります。前の端末が手元にあればマイページの登録情報確認から招待用の認証コードを発行できます。手元にない場合は学校へ登録手順書の再発行を依頼します。メールアドレスを変えた場合は新しいアドレスを追加し、登録できたことを確認してから古いものを削除します。
Q3. 卒業した子どもの登録は、いつ削除されますか？
登録情報は卒業後に学校側で削除する運用で、削除の時期は学校によって異なると案内されています。卒業式の直後に削除すると春休みの連絡が届かないため、4月の初めから中旬までのどこかに決めている学校が多くあります。学校に確認してください。
Q4. 1人の子どもに、連絡先はいくつまで登録できますか？
メール、アプリ、LINEをそれぞれ最大4件まで、合計で12件までと案内されています。LINEはオプションの機能のため、導入している学校に限られます。上限まで登録している場合は、古い連絡先を削除してから新しいものを追加してください。