町内会の班長になった、部活の連絡係を引き受けた、教室の生徒の連絡先を預かった。そんなときに最初にやることが、アンドロイドの電話帳のグループ分けです。1班から5班まで分けておけば、必要な相手だけをすぐ呼び出せます。ところが設定の画面を探しても、グループという言葉が見つかりません。この記事では、アンドロイドの電話帳でグループ分けをする正しい手順と、つまずきやすい落とし穴、そして会の名簿を個人の電話帳で持ち続けたときに何が起きるかまでを整理します。結論を先に書くと、グループ分けの機能は「ラベル」という名前で用意されています。ただし、会の名簿として長く使うには向かない理由が3つあります。
Androidの電話帳のグループ分けは「ラベル」という名前になっている
探しても見つからない理由は、名前が変わっているためです。連絡帳アプリの中では、グループ分けの機能はラベルと呼ばれています。1つの連絡先に複数のラベルを付けられる仕組みで、たとえば同じ人に「1班」と「役員」の両方を付けられます。フォルダに分ける形ではなく、札を貼っていく形だと考えると分かりやすくなります。
以前の機種では、そもそもグループ分けができないこともありました。
以前のAndroidに標準で搭載されている電話帳にはグループ分けの機能はありませんでしたが、最新のスマホにインストールされている「連絡先（連絡帳）アプリ」では簡単にグループ分けができるようになりました。 出典: mi-raise.com
いま使っている端末でできるかどうかは、OSの版によって変わります。公式のヘルプには、手順の一部はAndroid 14以上でのみ動作すると書かれています。数年前の機種を使っている会員に同じ手順を伝えても、画面が違って通じないことがあります。役員の中で古い端末を使っている人がいる場合は、その人の画面を見ながら進めてください。
なお、パソコンから作業したい場合は、ブラウザでGoogleコンタクトを開くと同じラベルを扱えます。班の人数が多いときは、パソコンで作ったほうが速く終わります。作ったラベルは、同じGoogleアカウントで入っている端末の連絡帳アプリにも表示されます。
班ごとにラベルを作る手順
手順そのものは短いので、先に全部書きます。公式のヘルプに沿った流れです。
連絡帳アプリを開き、上部のラベルのアイコンをタップして、新しいラベルを選びます。ラベルの名前を入れて、OKをタップします。これで空のラベルができます。続けて連絡先を追加をタップし、入れたい相手を選びます。1人ずつ選ぶ形のほかに、連絡先を長押ししてから他の相手も続けて選び、最後に追加をタップすると、まとめて入れられます。
ラベルの名前の付け方には気をつけてください。「1班」だけにすると、他の会でも班という言葉を使っている場合に混ざります。「桜台1班」のように会の名前を先に入れておくと、複数の役を掛け持ちしても迷いません。名前は後から変えられますが、早いうちに決めておくほうが手間が少なくなります。
分けたラベルで連絡先を見るには、上部のラベルのアイコンをタップしてラベルを選びます。その班の人だけが並んだ一覧が出ます。ラベルから外すときは、ラベルを開いて連絡先を長押しし、その他のアイコンからラベルから削除を選びます。ここで削除を選んでも、連絡先そのものは消えません。ラベルという札を外すだけです。連絡先自体を消すのは別の操作になります。
会の名簿として作るなら、ラベルの設計を先に決めておくと後が楽です。実務でよく使われているのは、3種類のラベルを重ねる形です。1つ目は所属を表すラベルで、1班から5班まで。2つ目は役を表すラベルで、役員、班長、会計。3つ目は連絡の性質を表すラベルで、緊急のときだけ連絡する相手、回覧を渡す相手。この3種類を重ねて付けておくと、「1班の班長だけに送る」といった絞り込みができるようになります。
標準のアプリで足りないときの選び方
標準の連絡帳アプリのラベルは、作って入れて外すという基本の操作に絞られています。整理の作業を楽にしたい場合、別の連絡帳アプリを使う道もあります。
標準アプリでもグループ分けはできますが、ドラッグ＆ドロップで手軽に整理したい場合は「電話帳A+」も便利です。 出典: mi-raise.com
こうしたアプリを選ぶときの判断は、機能の多さではありません。見るところは3つです。
第1に、連絡先をどこに保存するかです。アプリの中だけに保存する仕組みだと、そのアプリをやめた時点で名簿が取り出せなくなります。Googleの連絡先を読み書きする形のアプリなら、アプリを替えても名簿は残ります。会の名簿を扱うなら、後者を選んでください。
第2に、連絡先を外部に送らないかです。連絡帳アプリは端末の中の電話番号とアドレスを全部読めます。その情報を自社のサーバーへ送る作りのものがあり、会員の連絡先を扱う立場で使うのは避けたい形です。アプリの説明のページに、連絡先を外部に送信しないと明記されているかを確かめてください。書かれていない場合は、標準のアプリのままにしておくほうが無難です。
第3に、標準のアプリと同じラベルを扱えるかです。独自のグループの仕組みを持つアプリだと、標準のアプリから見たときにグループが消えたように見えます。役員の中で別々のアプリを使うと、話が噛み合わなくなります。会として使う道具は、全員が同じものにしておくほうが説明の手間が減ります。
つまずきやすい3つの落とし穴
手順どおりに進めても引っかかる点が3つあります。ここを知らずに始めると、作ったラベルが消えたように見えたり、送ったつもりの連絡が届かなかったりします。
1つ目は、連絡先の保存先です。アンドロイドの端末には、Googleの連絡先と、携帯会社が用意した連絡先が同居していることがあります。新規に登録するときに、どちら側に保存するかを選ぶ画面が出ます。
新規で[連絡先]アプリまたは[ドコモ電話帳]アプリに個人の連絡先を登録する場合、Google連絡先とdocomo連絡先のどちらに登録するか選択することが必要です。登録した側の中でしかグループ分けはできません。例えば、Google連絡先に登録した場合、docomo連絡先側のグループ分け作業はできません。逆もできません。 出典: support.sony.jp
これが最もよく起きる混乱です。40人のうち30人をGoogleの連絡先に、10人を携帯会社の連絡先に保存していると、ラベルを作っても30人分しか入りません。残りの10人を探しても一覧に出てこないため、消えたと勘違いします。会の名簿として使うなら、全員をGoogleの連絡先に揃えてください。Googleの側に保存しておくと、端末を買い替えたときに自動で引き継がれるという利点もあります。
なお、複数のGoogleアカウントを端末に入れている人は、どのアカウントの連絡先を見ているかも確かめてください。公式のヘルプには、右上のプロフィール写真からアカウントを選択で切り替えられること、左上のアカウントのアイコンからすべての連絡先を表示できることが書かれています。仕事のアカウントで名簿を作り、会の連絡は個人のアカウントで使っている、という状態になると、いつまでも見つかりません。
2つ目は、メールアドレスの扱いです。公式のヘルプに、連絡先に複数のメールアドレスがある場合、デフォルトのメールアドレスのみがラベルグループに追加されると書かれています。つまり、仕事用と個人用の2つを登録している相手には、既定になっているほうにだけ届きます。既定を変えるには、その連絡先を開いてメールアドレスを長押しし、デフォルトに設定を選びます。会の連絡が届かないと言われたとき、まずここを確かめてください。40人の名簿で1人か2人はこの状態になっています。
3つ目は、重複の表示です。公式のヘルプには、同じ情報が登録されている連絡先が複数ある場合は1つの連絡先にまとめて表示されると書かれています。見た目は1件でも、中身は2件のままということがあります。ラベルを付けたつもりでも、もう一方には付いていないという状態が起こり、送信の対象から漏れます。名簿を作る前に、重複を整理しておくほうが確実です。
班の組み替えが毎年あるときの進め方
町内会や子ども会では、班の区割りが毎年変わります。転入と転出があり、班の人数を揃えるために組み替えが入ります。ラベルで名簿を持っていると、この作業が年度末の負担になります。
作業の中身は3つです。転出した世帯をラベルから外す。転入した世帯を連絡先に登録してラベルに入れる。班が変わった世帯のラベルを付け替える。40世帯の会で、毎年5世帯から10世帯が動くと考えると、年に1回30分から1時間の作業です。これ自体は大した量ではありません。
問題は、この作業を誰がやるかです。班長がそれぞれ自分の班だけを直すと、会長の手元にある全体の名簿とずれます。会長がまとめて直すと、班長の端末は古いままです。どちらにしても、正しい名簿が1つに定まりません。
対処としてよく取られているのは、紙か表計算の名簿を正として1つ持ち、電話帳はそこから写したものと位置づける形です。年度末に正の名簿を直し、各班長が自分の端末のラベルを作り直す。手間は増えますが、どれが正しいかで揉めることはなくなります。
もう1つの対処は、ラベルの設計を変えることです。班の名前でラベルを作ると、組み替えのたびに付け替えが必要になります。代わりに住所の区画でラベルを作ると、区画は年によって変わらないため付け替えが要りません。班と区画の対応表を1枚持っておき、その年の1班がどの区画かを見る形にします。連絡先に手を入れる回数が減り、間違いも減ります。長く続けるなら、こちらの設計のほうが楽になります。
ラベルで一斉に連絡する方法と、その限界
分けたラベルの使い道は、一斉の連絡です。ラベルを開いた状態からメールを作ると、そのラベルに入っている全員が宛先に入ります。SMSを送る場合も同じ形で、複数の相手をまとめて選べます。班に急ぎの連絡を回すときには、これで足ります。
ただし、会の連絡の道具としては限界が4つあります。
1つ目は、宛先が相手に見えることです。メールで一斉に送ると、宛先の欄に全員のアドレスが並びます。受け取った人が他の会員のアドレスを全部知る状態になります。会員の同意を得ていないアドレスが第三者に渡ることになるため、名簿の扱いとしては問題になります。避けるにはBCCを使うことになりますが、ラベルからそのまま作った宛先はBCCには入りません。1件ずつ移す作業が発生します。
2つ目は、届いたかどうかが分からないことです。メールもSMSも、送った側には届いたかが見えません。緊急の連絡で確認が必要な場面では、結局1人ずつ電話をかけることになります。
3つ目は、返信がばらばらに来ることです。40人に送った連絡に対して、40通の返信が別々に届きます。誰が出席で誰が欠席かを、受信箱を見ながら数えることになります。行事の出欠を集めるたびに、この作業が発生します。
4つ目は、SMSの費用です。携帯会社の契約によっては、SMSの送信に1通あたりの費用がかかります。40人に月4回送ると、年間で無視できない額になります。契約の内容を確かめてから使ってください。
名簿を次の担当者に渡す方法と、その落とし穴
役を降りるときに名簿を渡す方法は、大きく2つです。どちらにも注意する点があります。
1つ目は、連絡先を書き出したファイルで渡す方法です。ブラウザでGoogleコンタクトを開くと、選んだ連絡先をファイルに書き出せます。書き出したファイルを次の担当者に渡し、その人が取り込むと名簿が移ります。落とし穴は3つあります。第1に、ファイルの形式が合わないと文字化けします。第2に、取り込むと相手の既存の連絡先と混ざり、仕事の相手と会員が同じ一覧に並びます。第3に、そのファイル自体が会員の個人情報の塊です。メールに添付して送ると、送信の記録として残り続けます。渡すなら、手渡しか、パスワードを付けた形にしてください。
2つ目は、連絡先を1件ずつ共有する方法です。公式のヘルプに手順があり、共有する連絡先をタップして連絡先設定のアイコンから連絡先を共有を選びます。1件ずつなので確実ですが、40件では現実的ではありません。班長が交代するときに数件だけ渡す、といった使い方に向きます。
どちらの方法でも残る問題が、前の担当者の端末に名簿が残ることです。渡したあとに削除したかどうかを、会として確かめる手立てがありません。役を降りるときに削除する、という取り決めを会で決めておき、引き継ぎの書類に1行入れておく。これ以上のことは、個人の端末に保管している限りできません。ここが、名簿を会の側に移す最大の理由になります。
会の名簿を個人の電話帳で持つことの問題
ラベルは便利な機能ですが、会の名簿の保管場所としては3つの問題を抱えます。班長を1年やるだけなら気になりませんが、会として続ける前提では効いてきます。
1つ目は、引き継げないことです。電話帳は個人の端末とGoogleアカウントの中にあります。次の班長に渡す方法は、連絡先を1件ずつ共有するか、書き出したファイルを渡すかのどちらかです。40件を1件ずつ共有するのは現実的ではなく、ファイルで渡す場合は、その人がファイルの取り込み方を知っている必要があります。毎年この作業が発生し、毎年数件が抜けます。
2つ目は、名簿が個人の持ち物になることです。会員から預かった電話番号と住所が、班長の個人のGoogleアカウントの中にあり、班長の端末に入っています。端末を落としたとき、アカウントが乗っ取られたとき、会員の情報が外に出ます。会として預かった情報を個人の持ち物の中に保管している状態は、説明を求められると弁明が難しくなります。役を降りたあとに削除されているかを、会として確かめる手立てもありません。
3つ目は、更新が伝わらないことです。誰かが引っ越した、電話番号を変えた、家族が増えた。この変更は、その人の端末で直しただけでは他の役員に伝わりません。会長の名簿と班長の名簿と会計の名簿が、それぞれ別の内容になっていきます。3年経つと、どれが正しいのか誰にも分からなくなります。ここが最も根の深い問題です。
この3つに共通するのは、名簿が人ごとに分かれて保管されていることです。ラベルという機能の出来の問題ではなく、電話帳という道具が個人のものとして設計されているという性質の問題です。
会員の端末がiPhoneとアンドロイドに分かれているとき
会の名簿をラベルで作るとき、忘れられやすいのがこの点です。役員がアンドロイドを使っていても、会員の端末は分かれています。ここを揃えようとすると、うまくいきません。
まず押さえておきたいのは、ラベルはあくまで役員側の端末の中の分け方だということです。会員の端末が何であっても関係ありません。電話をかける、SMSを送る、メールを送るという行為は、相手の端末を問いません。したがって、会員の端末が分かれていること自体は、ラベルを使う上での障害になりません。
問題が出るのは、連絡の道具にアプリを使おうとしたときです。アンドロイド向けにだけ配られているアプリを会の連絡に選ぶと、iPhoneの会員が参加できません。逆も同じです。会として道具を選ぶときは、iPhoneとアンドロイドの両方にアプリが用意されているか、あるいはブラウザで開けるかを必ず確かめてください。ブラウザで使える形なら、端末の種類に関わらず同じ画面になります。ホーム画面に追加しておけば、アプリと同じように開けます。
もう1つ気をつける点は、役員の交代で端末の種類が変わる場合です。アンドロイドで名簿を作っていた班長から、iPhoneを使う人に交代する。このとき、ラベルという分け方はそのまま移りません。iPhoneの連絡先にもグループの仕組みはありますが、操作の場所も呼び方も違います。引き継ぎの説明を作り直すことになり、毎年これが発生します。会の名簿の保管場所を端末の外に移しておくと、この作り直しが要らなくなります。
会の運営の道具を選ぶときの基準として、端末の種類に依存しないことは上位に置いてよい条件です。役員が毎年代わり、その人が何を使っているか選べないのであれば、どちらでも同じように使えるものにしておくほうが、説明の手間が毎年減ります。
会員から連絡先を集めるときに、先に決めておくこと
名簿を作る作業の前に、集める段階で決めておくことがあります。後から直すのが難しい部分です。
第1に、何を集めるかを絞ります。会の運営に必要なのは、氏名と連絡先の1つです。電話番号とメールアドレスの両方、さらに住所と家族の人数まで集めている会がありますが、使わない項目を集めると、守る対象が増えるだけです。回覧を回すために住所が必要な会は集める、必要のない会は集めない。この線を役員会で決めてから用紙を作ってください。
第2に、何に使うかを書いて渡します。集めた連絡先を何に使い、誰が見るのかを用紙に1行書く。「班の連絡と行事の案内に使います。班長と会長が見ます」で足ります。これがあると、後から説明を求められたときに困りません。集めるときに書いておくことが要点で、後から作っても意味が薄くなります。
第3に、渡したくない人への対応を決めます。連絡先を出したくないという会員は必ずいます。その人には回覧を紙で回す、掲示板に貼る、という形を残しておきます。全員から集めることを前提に設計すると、1世帯のために毎回例外の対応が必要になり、それが役員の負担として残ります。
第4に、いつ削除するかを決めます。転出した世帯の連絡先を、いつまで持っておくのか。多くの会では、年度末の名簿の更新のときに外す形が取られています。決めておかないと、10年前に転出した世帯の番号が残り続けます。班長の端末に残っていて、その人も忘れている状態です。削除の時期を決め、年度末の作業に入れておいてください。
電話帳のグループ分けで済む会と、済まない会の見分け方
道具を増やすかどうかの判断は、会の性質で決まります。無理に移す必要はありません。見分ける材料を5つ挙げます。
第1に、名簿を持つ人の数です。班長がそれぞれ自分の班だけを持つ形なら、電話帳で足ります。会長も会計も広報も同じ名簿を見る必要があるなら、個人の端末に保管する形では揃いません。
第2に、連絡の回数です。年に数回の緊急の連絡だけなら、電話とSMSで十分に回ります。毎週のお知らせを配る会では、送る手間と届いたかの確認が積み上がります。週1回の配信を1年続けると50回になり、1回あたり10分かかるなら年8時間です。
第3に、写真や資料を渡すかです。行事の写真、総会の資料、回覧の内容。これを渡す必要があるなら、電話帳の外に保管場所が必要になります。SMSやメールに添付して配ると、受け取った側で探せなくなります。
第4に、返事を集めるかです。出欠や意向を集める場面が年に何回あるか。数えてみると、思っていたより多いはずです。総会、資源回収、夏祭り、防災訓練、役員の選出。1回ごとに返信を受信箱で数える作業が発生します。
第5に、役員の入れ替わりの速さです。1年で代わる会は、引き継ぎの手間が毎年そのまま発生します。3年や5年続ける会なら、引き継ぎの回数が少ないため、個人の端末で持つ形でも回ります。
5つのうち3つ以上が当てはまるなら、名簿と連絡を会の側に移したほうが、合計の手間は減ります。当てはまるのが1つか2つなら、電話帳のラベルで足ります。判断の基準は機能の多さではなく、役員が毎年やり直す作業の量です。
名簿を会のものにする、という考え方
ここまでを踏まえると、進み方は2つに分かれます。電話帳のラベルで足りる範囲に留めるか、名簿そのものを会の側に移すかです。
電話帳のラベルで足りるのは、班長が自分の班だけを呼び出せればよい場合です。10人程度で、連絡は電話とSMSが中心で、名簿の変更が年に数件という会なら、これ以上のものは要りません。作るのは無料で、今日できます。無理に道具を増やす必要はありません。
名簿を会の側に移すのは、次のどれかに当てはまるときです。役員が毎年代わる。班の組み替えが毎年ある。連絡を全体と班で分けたい。誰が読んだかを知りたい。写真や資料も渡したい。この場合、名簿と連絡が同じ場所にある形にすると、引き継ぎで渡すものが1つになります。会員が自分で連絡先を直せる仕組みなら、役員が名簿を書き換える作業そのものが消えます。
移すときに確かめるところは3つです。第1に、メンバー以外は見られない形になっているか。会員の連絡先が、URLを知っている人に開ける状態であってはなりません。第2に、新しいIDとパスワードを会員に作らせずに済むか。年配の会員が多い会では、ここが最初の関門になります。すでに持っているアカウントで入れる形なら、説明会を開かずに始められます。第3に、役員が代わるときにリーダーを交代できるか。個人のアカウントに紐づく形は、電話帳と同じ問題を繰り返します。
道具ごとの性質は、項目を並べて比べると判断しやすくなります。トークが流れていく形と、掲示板に1件ずつ残る形の違いはLINEグループとの比較に、誰でも入れる形との違いはLINEオープンチャットとの比較にまとめられています。班ごとに分けて連絡するという運用が実際にどう回るかは、町内会での使われかたのような例を見ると掴みやすくなります。契約や解約の条件、無料で使える範囲については、候補にした道具のよくある質問にあたる一覧を先に読んでください。
最後に、移すときの順番を書きます。電話帳のラベルをいきなり捨てないでください。新しい道具で連絡が回り始めてから、3か月ほど両方を持っておく。その間に参加していない会員が残るため、その人には電話で連絡します。全員が移り終わってから、電話帳の名簿を消します。会の名簿は、消す判断を急ぐと取り返しがつきません。順番を守れば、どちらの形でも失敗しません。
Q1. アンドロイドの電話帳で、グループ分けの設定はどこにありますか？
グループではなくラベルという名前になっています。連絡帳アプリを開き、上部のラベルのアイコンから新しいラベルを選び、名前を入れてOKをタップします。続けて連絡先を追加をタップして相手を選びます。パソコンのブラウザからGoogleコンタクトを開いても同じ操作ができます。
Q2. ラベルを作ったのに、一部の連絡先が出てきません。なぜですか？
連絡先の保存先が分かれている可能性が高いです。Googleの連絡先と携帯会社の連絡先は別の場所に保存され、登録した側の中でしかグループ分けができません。会の名簿として使うなら、全員をGoogleの連絡先に揃えてください。買い替えのときにも引き継がれます。
Q3. ラベルから連絡先を削除すると、電話番号も消えますか？
消えません。ラベルから削除する操作は、札を外すだけで連絡先そのものは残ります。連絡先を消すのは別の操作です。ラベルを開いて連絡先を長押しし、その他のアイコンからラベルから削除を選ぶ形になります。
Q4. ラベルで一斉にメールを送るときの注意はありますか？
宛先の欄に全員のアドレスが並び、受け取った人が他の会員のアドレスを知る状態になります。複数のアドレスを登録している相手には、既定のアドレスにだけ届きます。会の連絡として続けるなら、宛先が互いに見えない仕組みの道具に移すほうが安全です。