「google グループ メーリングリスト 使い方」で調べる人が知りたいのは、ボタンの位置ではありません。1つのアドレスに送れば全員に届く形を作ったあと、会員が入れ替わるたびに誰が直すのか、役員が代わったときに引き継げるのか、という運用側の見通しです。この記事では、Gmail単体との違い、グループを作る手順、後の手間を決める4つの権限設定、メンバーの追加と削除、送信と返信で起きる見落とし、届かないときに見る場所、そしてメーリングリストで足りる連絡と足りない連絡の線引きを順に並べます。町内会の役員、PTAの担当、部活の顧問、教室の運営のように、連絡をとりまとめる立場の人を想定しています。
Gmail単体にメーリングリスト機能はない、という前提から始まる
最初につまずくのは、Gmailの画面をいくら探してもメーリングリストの作成画面が見つからないところです。これは探し方が悪いのではなく、Gmailにその機能がないからです。
Gmail単体には「メーリングリスト機能」がありません。その代わりに、Google グループ を利用すればメーリングリストを実現できます。 出典: mailwise.cybozu.co.jp
Gmailにあるのは連絡先のラベル機能です。連絡先をまとめて名前を付け、宛先欄でその名前を選ぶと、登録した全員が宛先に展開されます。これは一斉送信の道具としては使えますが、メーリングリストではありません。違いは3つあります。
1つ目は、宛先が全員に見えることです。ラベルで20人に送ると、受け取った20人の画面には他の19人のアドレスが並びます。会員のアドレスを会員同士に知らせてよいかは、会によって判断が分かれます。町内会や保護者会では、そこを気にする声が必ず出ます。
2つ目は、担当者の端末に依存することです。連絡先のラベルは、そのGoogleアカウントの中にしかありません。役員が代わったとき、次の担当者は自分のアカウントでもう一度作り直すことになります。
3つ目は、会員側から動けないことです。ラベルは担当者しか触れません。会員が自分で抜けたいときも、担当者に頼むしかありません。
Googleグループを使うと、この3つが変わります。グループ専用のメールアドレスが1つでき、そこに送ったメールがメンバー全員に配られます。宛先欄にはグループのアドレスだけが入るので、会員同士にアドレスが並ぶことはありません。所有者を複数にしておけば、担当者が代わっても作り直しは不要です。
Googleグループでメーリングリストを作る手順
作成そのものは短時間で終わります。Googleグループにログインし、上部の「グループを作成」を選び、必要な情報を入力して「グループを作成」を押す、という流れです。入力する内容は大きく3つに分かれます。
1つ目はグループ名です。会の名前をそのまま入れます。文字数の上限は73文字までなので、実務で足りなくなることはほとんどありません。
2つ目はグループのメールアドレスです。ここが実質の「メーリングリストのアドレス」になります。アットマークより前の部分は63文字までです。ここは後から変えにくいので、決める前に会の中で確認しておくほうが安全です。名前に年度を入れると翌年に使えなくなります。地区名や活動名のような、年で変わらない語を選びます。
3つ目はグループの説明です。何の連絡が流れるグループなのかを1行で書きます。会員が数年後に受信箱で見返したとき、何のアドレスか思い出せる文にしておくと、問い合わせが減ります。
作成を押しても、すぐには使えません。グループが有効になるまで数分かかります。押した直後にテスト送信して届かず、設定を間違えたと思って作り直す例が多いのですが、少し待てば通ります。最初の送信は、作成から時間を置いてから試してください。
作った直後にやっておくとよいことが1つあります。所有者を自分だけにしないことです。所有者が1人の状態は、その人が連絡を取れなくなった時点で誰も設定を変えられなくなる状態と同じです。副会長や次期担当を所有者に加えておけば、引き継ぎの手間はほぼ消えます。
4つの権限設定が、後の手間を決める
Googleグループには、誰に何を許すかを決める設定が並びます。実務で効くのは次の4つです。
1つ目は、グループを検索できる範囲です。メンバーのみ、組織のメンバー、ウェブ上のすべてのユーザーから選びます。町内会やPTAの連絡用なら、メンバーのみが原則です。ウェブ上のすべてのユーザーにすると、会の名前で検索した人がグループの存在を見つけられる状態になります。
2つ目は、グループに参加できる範囲です。招待されたユーザーのみから、誰でも参加できる形まで段階があります。ここを広くすると、会員以外が自分で入ってこられる状態になります。会の連絡を流す用途では、招待されたユーザーのみに絞ります。
3つ目は、会話を閲覧できる範囲です。過去に流れたメールを誰が読めるかの設定です。ここを広くすると、入ったばかりの会員が過去のやりとりをすべて読める状態になります。会費の督促や個別の相談が流れていた場合、本人が知らないところで読まれます。
4つ目は、投稿できる範囲です。ここが運用の分かれ目になります。全員が投稿できる形にすると、会員の誰かが返信した一言が全員に配られます。役員だけが投稿できる形にすると、お知らせの一方通行になります。
どちらがよいかは会の性格で決まります。回覧板の代わりとして使うなら、投稿できるのは役員だけにしておくほうが静かです。部活の保護者会のように、会員同士の連絡も必要なら全員が投稿できる形にします。判断に迷ったら、まず狭い側で始めてください。狭くしておいて後から広げるのは簡単ですが、広くして流れ始めたものを止めるのは難しいからです。
役割は、オーナー、マネージャー、メンバーの3つに分かれます。オーナーは設定のすべてを変えられます。マネージャーはメンバーの追加や削除ができます。役員のうち連絡を担当する人をマネージャーにしておくと、会長を煩わせずに入退会の処理が回ります。
メンバーを追加する2つの形と、入退会のときにすること
メンバーを増やす方法は2つあります。直接追加する形と、招待する形です。
直接追加は、担当者がアドレスを入力すると、その人がすぐメンバーになります。相手の操作は不要です。年配の会員が多い会では、この形が圧倒的に楽です。招待メールを開いて承諾を押す、という手順を全員に踏ませようとすると、必ず何人か止まります。
招待する形は、相手が承諾してはじめてメンバーになります。本人の意思を挟むので、勝手に登録されたという苦情は起きません。ただし承諾されないまま止まる人が残るので、名簿とメンバー一覧が合わなくなります。
会の連絡用としては、入会の申込書にメールアドレスの記入欄と、連絡に使う旨の一文を入れておき、直接追加で登録する形が実務に合います。集めるときに用途を書いておけば、後から説明を求められても答えられます。
退会のときにすることは1つだけです。メンバー一覧から削除する。これだけです。ここが連絡先のラベル方式との一番の差になります。ラベル方式では、担当者ごとに作ったラベルが複数の端末に散らばっているため、抜けたはずの人に連絡が届き続ける事故が起きます。Googleグループでは配る場所が1つなので、1回の削除で止まります。
年度替わりの作業も軽くなります。卒業や転出でまとめて抜ける人がいる場合も、メンバー一覧で選んで削除するだけです。名簿の紙を作り直したり、各役員に「新しい連絡先一覧」を配り直したりする作業は要りません。そもそも会員の連絡先を全役員に配らずに済む形になるので、名簿の持ち回りが減ります。
送信と返信で起きる、見落としやすいこと
作ったあとに戸惑うのは、返信の動きです。グループのアドレスに届いたメールに会員が返信すると、設定によっては全員に配られます。個別に返したつもりの一言が全員に届く、という出来事は、どの会でも一度は起きます。
ここは設定で決められますが、それ以前に、会員へ一言伝えておくほうが早く効きます。「このアドレスに返信すると全員に届きます。個別の相談は担当者のアドレスへ」と、最初の案内に書いておく。この1行で、ほとんどの取り違えは防げます。
もう1つ、送信元の見え方も押さえておくとよいところです。同じ一斉送信でも、仕組みによって受け取り側に見える差し出し人が変わります。
同じくメールを一斉送信できる機能にグループメールがあります。こちらは、誰でも事前に登録されたグループメンバー宛にメールを送ることが可能です。また、メーリングリストは送信元が個人のアドレスになりますが、グループメールはグループメールアドレスになるため、返信者を判別できません。 出典: mailwise.cybozu.co.jp
会の連絡では、誰が書いたかが分かる形のほうが揉めません。差し出し人が会の名前だけになると、質問への返信が誰に届くのか会員に見えなくなり、電話が担当者個人に来るようになります。書いた人の名前が末尾に入る運用にしておくと、この電話が減ります。
件名の付け方も、続けるうちに効いてきます。頭に会の略称を付け、その後に内容を書く形をそろえておくと、受け取る側が受信箱の検索で探せます。「【○○地区】10月の清掃について」のような形です。そろえていないと、会員は過去の連絡を探せず、同じ質問が担当者に戻ってきます。
メールが届かないときに見る場所
届かないという相談が来たとき、見る場所は決まっています。上から順に潰すと、たいてい数分で原因が分かります。
最初は迷惑メールです。グループから配られたメールは、受け取る側の設定によって迷惑メールに分類されることがあります。とくに会員が携帯電話会社のアドレスを使っている場合、パソコンからのメールを一括で拒否する設定が入っていることが多いです。届かないと言われた会員には、迷惑メールのフォルダを見てもらい、そこにあれば差し出し人を許可してもらいます。
次はアドレスの打ち間違いです。入会の申込書を手書きで集めていると、数十件に1件はここで止まります。アルファベットの小文字のエルと数字の1、アンダースコアとハイフンの見分けがつかない筆跡が多いところです。登録したあと、本人に1通テスト送信して返事をもらう手順を挟むと、後で探す手間がなくなります。
3つ目は投稿できる範囲の設定です。メンバー以外からの投稿を止めている場合、会員が別のアドレスから送ったメールは配られません。会社のアドレスで登録した人が、自宅のアドレスから送ったときに起きます。この場合、送った本人には「送れた」ように見えるので、原因が分かりにくくなります。
4つ目は、受け取る側のフィルタです。Gmailを使っている会員が、過去に自分でフィルタを作っていて、グループのメールが自動で別のラベルへ振り分けられている場合があります。受信箱には出ないため、届いていないと思い込みます。
最後に、グループそのものの状態です。作った直後で有効になっていない場合と、メンバー一覧にそのアドレスが入っていない場合があります。メンバー一覧を開いて、その人のアドレスが実際にあるかどうかを目で確かめる。ここを最初に見ておけば、他の4つを調べる時間が要らないこともあります。
メーリングリストで足りる連絡と、足りない連絡
Googleグループは、メールで回していた連絡をそのまま置き換える道具としてよくできています。一方で、集まりの運営には、メールの形に合わない用事も混ざっています。ここを分けておかないと、便利な道具を入れたのに担当者の手間が減らない結果になります。
メールで足りるのは、全員に同じ内容を一度伝えれば済む連絡です。日程のお知らせ、会場の変更、会費の案内、資料の配布。読んだ人がそれぞれ動けばよい種類のものです。
足りなくなるのは、返事を集める用事です。出欠の確認をメーリングリストで流すと、返信が全員に配られるか、担当者個人に散らばるかのどちらかになります。前者は受信箱が埋まって嫌われ、後者は担当者が手で数えることになります。30人の会で出欠を取ると、期限までに返事が来ない人を追いかける作業が毎回発生します。
写真も合いません。運動会や発表会の写真をメールに添付して配ると、容量の上限に当たります。分割して送れば届きますが、受け取った会員の側で保存の手間が増え、数年後に見返せる形にはなりません。
過去の連絡を後から探す用事も、メールでは弱いところです。会話を閲覧できる設定にしておけばグループの画面から探せますが、会員がその画面の存在を知らないことが多く、結局「前に送った件をもう一度」という依頼が担当者に戻ってきます。
運営で使われている道具の組み合わせを見ると、この線引きに沿って分かれています。お知らせはメーリングリストやチャット、出欠は表計算やフォーム、写真は写真共有のサービス、という形です。それぞれが動くので不便ではないのですが、増えるものが1つあります。会員に覚えてもらう入口の数です。役員が代わるときに引き継ぐものの数も、同じだけ増えます。
会員のメールアドレスを集めるときに決めておくこと
グループを作るところより先に手間がかかるのは、会員のメールアドレスを集める作業です。ここを雑に進めると、後の作業がすべて重くなります。集める前に決めておくことが3つあります。
1つ目は、何のために使うのかを書いてから集めることです。入会の申込書や連絡先の記入用紙に「会からのお知らせの配信に使います」と書いておきます。集めたあとに用途を思いつくのではなく、用途を書いてから集める。この順番を守っておくと、数年後に別の担当者が「この一覧は何に使えるのか」と迷うことがなくなります。転用しないという線も、紙に書いてあれば引き継がれます。
2つ目は、任意にするかどうかです。メールを持っていない会員、持っていても見ない会員は必ずいます。全員がメールで受け取れる前提で組むと、その人たちへの連絡が抜けます。実際には、メールで配る会員と、紙で渡す会員の二本立てになる会が多いです。何人が紙になるのかを先に数えておくと、切り替えた後に慌てません。
3つ目は、誰が保管するかです。集めた用紙と一覧を、会のどこで保管するかを決めます。担当者の個人の端末だけに入っている状態は、紛失したときに何件のアドレスが入っていたか誰も説明できない状態と同じです。件数と項目を別の紙に書き残しておくだけで、この状態は避けられます。
集め方の順番としては、記入用紙で集め、登録し、本人に1通送って返事をもらう、という3段構えが確実です。返事が来ない人だけを追いかければよいので、全員に確認を取るより手間が少なくなります。
グループの画面を会員に案内するかどうか
Googleグループには、過去のやりとりを一覧で見られる画面があります。ここを会員に案内するかどうかで、運用の性格が変わります。
案内する利点は、過去の連絡を会員が自分で探せることです。「前に送った日程をもう一度教えてほしい」という依頼が担当者に戻ってこなくなります。年度の途中で入った会員も、それまでの流れを自分で追えます。
案内しない利点は、会員に覚えてもらう入口が増えないことです。メールだけで完結する形なら、会員はいつも使っている受信箱を開くだけで済みます。年配の会員が多い会では、この単純さがそのまま続くかどうかに効きます。
会員に案内する場合は、会話を閲覧できる範囲の設定を先に確かめてください。過去に会費の督促や個別の相談が流れていると、入ったばかりの会員がそれを読める状態になります。案内する前に一度、自分で画面を開いて最初から見返しておく。読まれて困るやりとりが混ざっていたら、案内は見送るか、別のグループを新しく作って切り替えるほうが安全です。
多くの会で落ち着くのは、案内はするが必須にしない形です。お知らせの末尾に一度だけ画面のことを書き添え、あとはメールだけで回す。使う会員だけが使い、使わない会員は今まで通りにできます。
携帯電話会社のアドレスで受け取る会員への備え
会員の中に、携帯電話会社が発行したメールアドレスを使っている人がいる場合、届かない相談の大半はここから出ます。理由は、パソコンからのメールをまとめて拒否する設定が、契約時から入っていることが多いからです。
この設定は会の側では直せません。会員本人の端末で、受け取りたい差し出し人を許可してもらう必要があります。ここを口頭で説明すると伝わらないので、紙に書いて配る形が確実です。書く内容は2つだけでよく、グループのメールアドレスと、そのアドレスを許可する設定を入れてほしいという依頼です。
入会の案内に最初から入れておくと、後の問い合わせがまとめて減ります。逆に、切り替えた後で届かない人から連絡が来るたびに個別で説明していると、担当者の時間が数か月にわたって削られます。
もう1つ、携帯電話会社のアドレスは、機種を変えたり契約を変えたりした時点で使えなくなることがあります。届かなくなった会員が出たとき、設定の問題ではなくアドレスそのものが消えている場合があるので、変わったら知らせてほしいという一文も同じ紙に入れておいてください。
送る頻度と時間帯を先に決める
道具の設定より効いてくるのが、送る頻度と時間帯の決め方です。ここを決めずに始めると、数か月で読まれなくなります。
頻度は、定期のお知らせを月に何回出すかを決めます。回数が多いと開かれなくなり、少ないと会員が受信箱で探せなくなります。町内会や保護者会では、定期は月に1回か2回、それ以外は臨時のときだけ、という形が続きやすいところです。臨時を増やしたくなったときは、次の定期にまとめられないかを先に考えます。
時間帯は、会員の生活に合わせます。平日の日中に送ると、仕事中の会員は後で見ることになり、そのまま埋もれます。夜に送ると、家庭のある会員には迷惑に感じられることがあります。多くの会で落ち着くのは、平日の夕方から夜の入り口にかけての時間です。
締め切りのある連絡は、締め切りの何日前に出すかも決めておきます。前日に流すと間に合わず、1か月前に流すと忘れられます。1週間前に本文を出し、締め切りの2日前に短い念押しを出す形が、返事の集まり方では安定します。念押しは1回までにしてください。2回以上続けると、次から読まれなくなります。
役員が代わるときに渡すもの
メーリングリストにする一番の実利は、引き継ぎで渡すものが減ることです。ただし何もしないと減りません。渡すものを事前に1つにそろえておく作業が要ります。
渡すのは、グループの所有者の権限です。次の担当者をオーナーに加え、前の担当者をメンバーに落とす。この2手順で終わります。アドレスの一覧を書き写して渡す作業も、名簿を印刷して渡す作業も要りません。
ここで前の担当者を完全に外してしまうかどうかは、会の事情で決めてください。すぐ外すと、質問が出たときに設定を見られる人がいなくなります。1年は所有者に残し、次の交代で外す形にしている会もあります。
引き継ぎの紙には、次の4つだけ書いておけば足ります。グループのアドレス、所有者に入っている人の名前、投稿できる範囲の設定、そして件名の付け方の決まり。この4つが分かれば、次の担当者は初日から回せます。逆に、この4つのどれかが書かれていないと、次の担当者は前任者に電話することになります。
引き継ぎで最も抜けるのは、4つ目の件名の決まりです。会の略称を頭に付けるという約束は、書かれていないと必ず崩れます。崩れると会員が受信箱で探せなくなり、同じ質問が担当者に戻ってきます。1行で済むので、必ず紙に残してください。
連絡手段を1つに畳むときの判断材料
道具を選び直すときに見る軸は、機能の多さではありません。とりまとめる側が次の3つで決めると、後から後悔しにくくなります。
1つ目は、会員側で増える手間です。新しいIDとパスワードを覚えてもらう形は、年配の会員がいる会では最初の関門になります。メーリングリストがいまも選ばれているのは、受け取る側が何も覚えなくてよいからです。置き換える道具を選ぶときは、会員の側で何が増えるのかを先に数えます。
2つ目は、引き継ぎで渡すものの数です。連絡はメール、出欠は表計算、写真は別のサービス、という形だと、次の担当者へ渡すものが3つになります。1つで足りる形なら、渡すものは1つです。役員が毎年代わる会では、ここが続くかどうかを左右します。
3つ目は、見られる範囲です。メーリングリストは会員以外に配られませんが、写真や名簿を別のサービスで扱い始めた途端、範囲の管理が分かれます。子どもの写真を扱う会では、メンバー以外は見られない状態をどこで担保するかを決めておく必要があります。
いま使っている道具から移す場合の具体的な差は、比較のページに整理してあります。連絡がいちばん流れているLINEグループから移すときに何が変わるかは、LINEグループとの比較にまとめてあります。学校や部活で使われているBANDから移す場合の違いは、BANDとの比較で確かめられます。
会の種類ごとに、実際に何をどう回しているかも見ておくと判断が早くなります。回覧板と組長からの連絡が中心になる町内会の形は町内会での使われかたに、学年と委員会で連絡先が分かれるPTAの形はPTAでの使われかたに並べてあります。教室や習い事のように、欠席の連絡と振替の案内が毎週動く場合は教室での使われかたが近いはずです。
決める前に確かめておきたい細かい点は、よくある質問に集めてあります。
最後に、移す時期について1つ。年度の途中で切り替えると、旧と新の両方に連絡を流す期間が生まれ、担当者の手間が二重になります。年度替わりに合わせるのが最も軽く、次に軽いのは会員が入れ替わる時期です。Googleグループでメーリングリストを作る場合も、畳んで別の形に移す場合も、この時期の選び方だけで作業量が変わります。
Q1. Googleグループのメーリングリストは無料で使えますか？
個人のGoogleアカウントがあれば、追加の料金なしで作成できます。会の代表者が自分のアカウントでグループを作り、会員のメールアドレスを登録すれば使い始められます。会員側は新しいアカウントを作る必要がなく、いま使っているメールアドレスをそのまま登録できます。
Q2. グループのメールアドレスは後から変えられますか？
変えるのは簡単ではありません。会員全員に新しいアドレスを伝え直す作業が発生するため、実質は作り直しに近くなります。年度や役員名を入れずに、地区名や活動名のような年で変わらない語で決めておくと、後から困りません。
Q3. 会員が自分で退会できないようにしたいのですが可能ですか？
参加と退会に関する設定で範囲を絞れます。ただし絞りすぎると、連絡が不要になった人が抜けられず、届き続けることになります。退会の申し出を担当者が受けて一覧から削除する形にしておくほうが、会員との行き違いが起きにくいです。
Q4. 出欠の確認までメーリングリストで済ませられますか？
返事を集める用途には向きません。返信が全員に配られるか、担当者個人に散らばるかのどちらかになり、期限までに来ない人を追いかける作業が毎回残ります。お知らせはメーリングリスト、出欠は返事が自動で集まる形、という分け方が実務では軽くなります。