アイフォンの連絡先をグループ分けしたいと調べる人の目的は、ほとんどの場合ひとつです。班ごと、学年ごと、係ごとに、同じ文面をまとめて送りたい。この記事では、Appleの公式ガイドに書かれている手順だけを使って、iPhoneでリストを作る方法、パソコンで作ったほうが早い場面、リスト宛にまとめてメールを送る手順、そして名簿として使い続けたときにどこで足りなくなるのかを順に整理します。
グループ分けをしたい理由は、たいてい一斉送信
連絡先をグループ分けしたい場面は、だいたい決まっています。町内会で班ごとに連絡する。PTAで学年ごとに案内を出す。教室で曜日ごとの生徒の保護者にまとめて知らせる。部活で学年と保護者を分ける。どれも「連絡先を整理したい」のではなく、「同じ相手の組み合わせに繰り返し送りたい」という要望です。
ここを取り違えると、手間だけが増えます。連絡先そのものを整理する作業と、送る相手をまとめる作業は別です。前者は名前の表記をそろえたり重複を消したりする作業で、後者はリストを作る作業です。送る相手をまとめたいだけなら、名前の表記が多少ばらついていても困りません。
もうひとつ押さえておきたいのは、この方法が向いている規模です。連絡先のリストは、自分の端末の中にある名簿です。1人の担当者が自分の端末から送る形であれば、これで十分に回ります。逆に、担当者が複数いて同じ名簿を見ながら送る運用には向きません。名簿が端末ごとに分かれてしまうからです。この線引きを先に確かめておくと、あとで作り直す手間を避けられます。
グループ分けの機能は、実際に使い始めると手放せなくなる種類の機能です。公式のアプリ配信ページには、次のような投稿も掲載されています。
助かってます 2017/01/04 raichi55 機種変後の同期失敗で家族の持つiphoneの連絡先まで入ってしまった。iphoneでは個別削除しか出来なかったので、まとめて削除が出来るこちらのアプリをインストール。200件近くの連絡先を選択、まとめてゴミ箱に移したら、数件削除したところでアプリが落ちた（；＿；）今度は10件ずつゴミ箱に移して無事削除完了！これでこのアプリのお役目は終了と思ったけど、削除だけでなくグループ分け等使い勝手が良いので引き続き活用しています。 出典: apps.apple.com
機種変更のときに同期がうまくいかず連絡先が混ざる、という話は珍しくありません。グループ分けを始める前に、いま端末に入っている連絡先がどのアカウントのものなのかを確かめておくほうが安全です。
iPhoneの連絡先アプリでリストを作る
iPhoneの連絡先アプリでは、グループの代わりに「リスト」という呼び方をします。公式のiPhoneユーザガイドにも、連絡先を書き出す手順の中でリストの扱いが説明されています。
iPhoneで連絡先アプリを開き、画面の左上にあるボタンをタップしてリストの一覧を表示します。ここで「リストを追加」をタップすると、新しいリストを作れます。名前を入れて、そのリストに入れたい連絡先を選んでいく形です。既存のリストを操作したいときは、そのリストをタッチして押さえたままにするとメニューが出ます。
リストを作るときの名前の付け方には、実務上のこつがあります。年度が変わると中身が入れ替わる集まりでは、名前の先頭に年度を入れておきます。「2026 1班」のような形です。年度をまたぐと、去年のリストと今年のリストが混ざって、どちらに送ったのか分からなくなることがあります。名前で見分けられるようにしておけば、この事故は起きません。
もうひとつ、最初に決めておくとよいのが階層です。町内会であれば、班ごとのリストと、班長だけのリストを分けます。PTAであれば、学年ごとのリストと、本部役員のリストを分けます。送る相手の組み合わせが決まっている集まりは、その組み合わせの数だけリストを作るのがいちばん早い形です。あとで「この人だけ除く」といった操作をするより、最初から組み合わせで作っておくほうが間違いが減ります。
iPhoneだけで作業する場合、連絡先を1件ずつ選んでリストに入れていく形になるため、人数が多いと時間がかかります。30件を超えるあたりから、パソコンで作業したほうが明らかに早くなります。
パソコンで作るほうが早い場面
Macの連絡先アプリには、リストを扱う機能がまとまっています。公式の連絡先ユーザガイドには、連絡先をリストにまとめてより簡単に使えるようにできること、そして例として定期的にメールを送る相手をリストにしておけば、それぞれの人ではなくリスト宛てにメールを送れることが書かれています。
作り方は次のとおりです。Macで連絡先アプリを開き、ウインドウの上部にあるボタンをクリックして「新規リスト」を選びます。サイドバーが表示されていなければ、ここで表示されます。リストの名前を入力してから、連絡先を追加していきます。追加は、サイドバーの一覧で連絡先を選んでリストへドラッグする形です。
早いのは、複数選択からまとめて作る方法です。公式ガイドには、素早くリストを作るには、サイドバーにあるリストで1つ以上の連絡先を選んでから「ファイル」メニューの「選択項目から新規リスト」を選ぶと書かれています。班ごとに並べ替えてから範囲を選び、そのまま新規リストにする流れであれば、数十人でも数分で終わります。
人数の上限についても記載があります。リストに追加できる連絡先の数には制限がありません。ただし注意書きもあります。連絡先で複数のアカウントを使用している場合は、選択した連絡先が同じアカウントに属していることを確かめる必要があります。iCloudの連絡先とGoogleの連絡先が混ざっている状態では、リストに入らない連絡先が出てきます。
リストの中にリストを入れることもできます。公式ガイドには、サイドバーでリストを別のリストにドラッグするとサブリストになり、リストへのメール送信や連絡先情報の印刷を効率化するのに役立つと書かれています。町内会であれば、班ごとのリストをすべて「全世帯」というリストの中に入れておく形が作れます。これで、全世帯に送りたいときと班だけに送りたいときを、同じ構造のまま使い分けられます。
リストの名前を変えたいときは、サイドバーでリストを選び、「編集」メニューの「リスト名を変更」を選びます。リストから連絡先を外したいときは、リストを選んで対象の連絡先を選び、キーボードのDeleteキーを押してから「リストから削除」をクリックします。ここで「削除」をクリックすると連絡先アプリから連絡先そのものが消えるので、押す場所を間違えないよう注意が必要です。
条件で自動的に振り分けるスマートリスト
毎年メンバーが入れ替わる集まりでは、手作業でリストを直すのが負担になります。Macの連絡先アプリには、条件を指定して自動的に連絡先を含めたり除いたりする「スマートリスト」があります。
公式ガイドの説明では、一部の連絡先に共通しているものを指定してスマートリストを作れるとされ、例として「読書クラブ」というスマートリストを作り、カードの「メモ」欄に「読書」とある連絡先をそのリストに含める形が挙げられています。
この仕組みを会の名簿に当てはめると、運用が一気に楽になります。連絡先のメモ欄に「1班」「2班」と書いておけば、班ごとのスマートリストが自動で出来上がります。転入した世帯は、メモ欄に班を書いた時点でリストに入ります。転出した世帯は、メモを消せばリストから外れます。リストそのものを触る作業がなくなるので、担当者が代わっても運用が崩れません。
ただし、スマートリストには制約があります。公式ガイドには、スマートリストに連絡先を追加することはできないと明記されています。条件に合わない連絡先を手で入れることはできないという意味です。例外を作りたい相手がいる場合は、通常のリストで作るほうが確実です。
連絡先が属しているリストを確かめたいときは、サイドバーを表示したうえで連絡先を選び、Optionキーを押したままにします。その連絡先を含むリストが青色で表示されます。名簿の点検をするときに、この操作を知っていると抜けを見つけやすくなります。
リストからまとめてメールを送る
グループ分けをした目的である一斉送信は、Macの連絡先アプリからそのまま行えます。公式ガイドには、連絡先から直接、リストまたはスマートリストを宛先にした新規メールメッセージを作成できると書かれています。
手順は2つあります。1つは、Controlキーを押したままサイドバー内のリストまたはスマートリストをクリックし、「メールを送信」を選ぶ方法です。メールアプリで、そのリストを宛先にした新規メールが開きます。もう1つは、サイドバー内のリストを、作成中のメールのアドレス欄へドラッグする方法です。すでに書きかけの文面があるときは、後者のほうが手数が少なくなります。
送る前に確かめたいのが、宛先に使われるアドレスです。1人が複数のメールアドレスを登録している場合、どのアドレスに送られるのかを決める必要があります。公式ガイドには、リストやスマートリストの配信リストを編集する項目が用意されています。ここで相手ごとに使うアドレスを選んでおけば、届かないアドレスに送ってしまう事故を防げます。
一斉送信のときに注意すべきなのは、宛先の見え方です。リストを宛先欄に入れると、受け取った人に他の人のアドレスが見える形になる場合があります。会の連絡で全員のアドレスが並んで見えることを避けたいなら、宛先ではなくBccに入れる運用にします。ここは道具の設定ではなく運用の決めごとなので、担当者が代わるときに引き継ぐ項目として書き残しておきます。
紙で配る必要がある場合にも道はあります。公式ガイドには、宛名ラベル、封筒、および連絡先リストをプリントする項目があります。デジタルで送る相手と紙で配る相手が混在する会では、同じリストから両方を出せることが実務上の助けになります。
書き出して引き継ぐ
グループ分けをした名簿は、そのままでは自分の端末の中にしかありません。担当者が代わるときに渡せる形にしておく必要があります。
iPhoneのユーザガイドには、連絡先を書き出す手順が書かれています。連絡先アプリを開き、リストの一覧を表示し、既存のリストをタッチして押さえたままにします。あるいは「リストを追加」をタップして新しいリストを作ります。そこで「書き出す」をタップし、含めたいフィールドを選択してから共有のボタンをタップします。最後に、メッセージやメールなど、書き出した連絡先カードを送信または保存する方法を選びます。
ここで重要なのは、含めたいフィールドを選べるという点です。会の名簿として渡すのであれば、電話番号とメールアドレスだけにして、生年月日やメモといった個人的な情報は含めないという選択ができます。名簿を渡すときに余分な情報まで渡してしまう事故は、この一手間で防げます。
書き出す前に、同期の状態を確かめておきます。公式ガイドには、Apple Accountにサインインしているすべてのデバイスで連絡先を最新の状態に保つには、「設定」から自分の名前を選び、「iCloud」に進み、「iCloudに保存済み」の横にある「すべてを表示」をタップして「連絡先」をオンにすると書かれています。連絡先にiCloudを使用している場合は自動的に最新の状態に保たれる、とも記載されています。端末を買い替える前にこの設定を確かめておけば、リストが消える事故は起きません。
重複が気になる場合は、公式ガイドに重複する連絡先を結合または非表示にする項目があります。会の名簿を引き継ぐ前に一度通しておくと、渡した先で同じ人に二重に送る事故を減らせます。
グループ分けでつまずきやすい点
現場でつまずくのは、機能の使い方ではなく前提のほうです。よく起きるのは次の5つです。
1つ目は、連絡先が複数のアカウントに分かれていることです。iCloudとGoogleとキャリアのアカウントが混ざっていると、リストに入らない連絡先が出てきます。公式ガイドにも、複数のアカウントを使用している場合は選択した連絡先が同じアカウントに属していることを確認するよう書かれています。始める前に、会の名簿をどのアカウントに保存するかを1つに決めてください。
2つ目は、既定のアカウントの扱いです。複数のアカウントを使っていて、リストを作るときにサイドバーで「すべての連絡先」が選択されている場合、新しいリストは既定のアカウントに追加されると書かれています。意図しないアカウントにリストができてしまうと、別の端末で見えないことがあります。
3つ目は、Exchangeのアカウントを使っている場合です。公式ガイドには、Exchangeアカウントを使う場合、それらの連絡先が属することができるフォルダは一度に1つだけであり、作成したフォルダにない連絡先はExchange連絡先の既定のフォルダにあると書かれています。会社のアカウントを会の名簿に混ぜると、ここで思ったとおりに動きません。
4つ目は、スマートリストに手で追加できないことです。条件で自動に入る便利さと引き換えに、例外を作れません。例外が必要なら通常のリストにします。
5つ目は、送る手段の違いです。メールの一斉送信はリストからそのまま行えますが、ショートメッセージや通話アプリのグループは、この連絡先のリストとは別のものです。連絡先をグループ分けしても、通話アプリのグループが自動で作られるわけではありません。ここを期待して作業を始めると、最後に手作業が残ります。
グループ分けと通話アプリのグループを混同しない
調べているうちに話が混ざりやすいのが、連絡先のリストと通話アプリのグループの違いです。この2つは別のもので、片方を作っても片方はできません。
連絡先のリストは、端末の連絡先アプリの中にある名簿の区分です。用途はメールの一斉送信、宛名の印刷、そして書き出しです。作った本人だけが見られます。一方、通話アプリのグループは、相手が参加して成り立つ場所です。作ると相手に通知が届き、参加した人同士でやりとりができます。
会の連絡を考えるときは、この違いが判断の分かれ目になります。担当者から一方向に流すだけなら連絡先のリストで足ります。相手からの返信や出欠の回答を受け取りたいなら、参加してもらう形の道具が必要です。どちらが要るのかを先に決めれば、作業は半分になります。連絡先を丁寧に整理したあとで「結局グループを作り直した」という手戻りは、ここを決めていないときに起きます。
もうひとつの違いは、相手に見えるものです。連絡先のリストで一斉送信をすると、宛先の扱いによっては他の人のアドレスが見えます。参加してもらう形の道具では、表示名の見え方を設定で決められるものがあります。会の中で「電話番号やアドレスを知られたくない」という声が出ているなら、連絡先のリストで解決する問題ではありません。
リストを作る前に名簿を整える
リストを作る作業そのものは短時間で終わりますが、その前の下準備を飛ばすと、あとで送信の事故につながります。整えておく項目は4つです。
1つ目は、名前の表記です。会の名簿として使うなら、姓と名の間に空白を入れるかどうかを決めてそろえます。表記がばらついていても送信はできますが、並べ替えたときに同じ班の人が離れて表示され、選ぶときに見落とします。世帯単位で連絡する会では、名前のあとに班や号数を入れておくと、リストを作るときの並べ替えがそのまま使えます。
2つ目は、重複の整理です。公式ガイドには、重複する連絡先を結合または非表示にする手順が用意されています。機種変更や同期の失敗で同じ人が二重に入っていることは珍しくありません。重複を残したままリストに入れると、同じ人に二度送ることになります。会の連絡で同じ案内が二度届くと、届いていない人がいるのではないかという問い合わせを呼びます。
3つ目は、アドレスと番号の確かめです。会の名簿は数年前の情報のまま引き継がれていることがあります。リストを作るときに、メールアドレスが空の連絡先を洗い出しておきます。空のままリストに入れていると、一斉送信のときに宛先が足りないことに気づけません。人数とリストの件数を突き合わせる作業を、最初に一度だけ通しておきます。
4つ目は、保存するアカウントを1つに決めることです。複数のアカウントに分かれた連絡先は、同じリストに入れられません。会の名簿はiCloudに保存する、という形で決めてしまうのが簡単です。決めたら、そのことを引き継ぎの資料に1行書いておきます。次の担当者が同じ場所を探せるかどうかで、引き継ぎの所要時間が変わります。
送る文面をどう用意するか
リストができたら、次に決めるのは文面の用意のしかたです。ここを毎回その場で書いていると、担当者が代わったときに文面の質が変わります。
現実的なのは、種類ごとに雛形を用意しておくことです。定例の案内、催しの案内、緊急の連絡、日程の変更。この4つがあれば、会の連絡のほとんどは収まります。雛形はメールアプリの下書きに保存しておくか、メモとして残しておきます。件名の付け方だけでもそろえておくと、受け取る側が見分けやすくなります。件名の先頭に会の名前を入れる、日付を入れる、といった規則です。
送る前の確認も決めておきます。会の連絡は、間違えて送ると取り消せません。宛先のリストが合っているか、Bccにすべき相手が宛先に入っていないか、添付するファイルを付けたか。この3点を送信前に見る、と決めておくだけで事故はほとんど防げます。担当者が2人以上いる会では、緊急の連絡以外は片方が目を通す、という形にしている例もあります。
紙で配る相手がいる場合の扱いも、先に決めます。公式ガイドには宛名ラベルや封筒、連絡先リストをプリントする機能があります。同じリストからメールと宛名ラベルの両方を出せるので、二重に名簿を作る必要はありません。誰が紙で、誰がメールなのかをメモ欄に書いておけば、スマートリストで自動的に分けることもできます。
他の道具に移すときの手順
いずれ団体向けの連絡ツールに移す場合でも、いま作ったリストは無駄になりません。移すときの手順は3つです。
まず、リストごとに書き出します。iPhoneの連絡先アプリからリストを選び、「書き出す」を選んで、含めたいフィールドを選択します。会の名簿として渡すなら、名前とメールアドレスと電話番号だけにしておきます。次に、書き出したファイルを保存します。移す先の道具がファイルの読み込みに対応していれば、そのまま取り込めます。対応していない場合でも、表計算のソフトで開いて並べ替えれば、手で登録するときの元資料になります。
最後に、移したあとの扱いを決めます。端末の中の連絡先を消す必要はありませんが、どちらが正しい名簿なのかを決めておかないと、2つの名簿が並んで残ります。移した日付を決め、その日以降は新しい場所だけを更新する、と決めるのがいちばん簡単です。端末の連絡先には「移行済み」とメモを入れておく方法もあります。
移す作業自体は、リストが整っていれば1時間もかかりません。時間がかかるのは、会の中で「どちらを使うのか」を決める部分です。ここを曖昧にしたまま新しい道具を入れると、連絡が2か所から流れる期間が生まれます。移す日を決めてから作業を始めてください。
名簿として使い続けたときに足りなくなるところ
連絡先のリストは、担当者が1人で送る範囲では十分に機能します。ただし、会の運営として使い続けると、次の3か所で足りなくなります。
1つは、名簿が端末ごとに分かれることです。連絡先は自分のアカウントに保存されるものなので、会の共有の名簿にはなりません。担当者が2人いれば、名簿は2つになります。どちらが正しいのか分からなくなった時点で、一斉送信は信用できなくなります。
2つめは、出欠や回答を集める仕事が入らないことです。連絡先は送るための名簿なので、返ってきた答えを数える機能はありません。総会の出欠、催しの参加、アンケート。これらは別の場所で集めることになり、名簿と回答が2か所に分かれます。
3つめは、引き継ぎの回数です。連絡先の名簿、送った文面、集めた回答、共有した写真。この4つが別の場所にあると、担当者が代わるたびに4回の引き継ぎが必要になります。1つにまとめられるかどうかが、その仕組みが続くかの分かれ目になります。
この3つに心当たりがあるなら、名簿と連絡と回答を同じ場所で扱う道具を検討する段階です。すでにLINEで連絡している会がそのまま続けられるかを確かめるならLINEグループとの比較が、電話番号を見せずに参加してもらう形を探しているならLINEオープンチャットとの比較が判断の材料になります。町内会の班ごとの連絡をどう畳むかは町内会での使われかた、学年ごとの案内を出す場合はPTAでの使われかた、曜日ごとの生徒に送る教室の例は教室での使われかたにあります。
移った人たちがどこで判断しているか
連絡先のグループ分けから団体向けの連絡ツールへ移った人が、どこで判断しているかを見ると、傾向がはっきりしています。移るきっかけとして多いのは、機能の不足ではありません。担当者が2人になったこと、そして機種変更です。
担当者が2人になると、名簿が2つに分かれます。どちらが新しいのか確かめる作業が毎回入るようになり、その手間が続かなくなります。機種変更は、同期の設定を確かめていなかった場合にリストが失われることがあり、一度これを経験すると端末の中に名簿を保存し続ける形そのものを見直す人が多くなります。
比較のページで読まれているのも、機能の一覧ではなく、この2つに関わる部分です。共有の名簿として使えるか、担当者が代わるときに何を渡すのか。料金の比較は、その後に来ます。あわせてよくある質問で確かめられているのは、名簿を移せるのか、電話番号を相手に見せずに済むのか、出欠をそのまま集められるのか、といった項目でした。
つまり、アイフォンの連絡先をグループ分けする方法は、担当者が1人で送る運用であれば今も有効な答えです。リストを作り、スマートリストで自動化し、リスト宛にメールを送り、書き出して渡す。この流れが公式の機能で完結します。足りなくなるのは人数が増えたときではなく、担当者が増えたときです。その日が来る前に、名簿をどこに保存するかだけ決めておけば、移るときの作業は書き出し1回で済みます。
Q1. iPhoneだけで連絡先のグループ分けはできますか？
できます。iPhoneの連絡先アプリではグループを「リスト」と呼び、リストの一覧から「リストを追加」を選ぶと新しいリストを作れます。既存のリストはタッチして押さえたままにすると操作のメニューが出ます。ただし連絡先を1件ずつ選ぶ形になるため、人数が30件を超えるあたりからはパソコンの連絡先アプリで作ったほうが早く終わります。
Q2. グループ宛にまとめてメールを送るにはどうすればよいですか？
Macの連絡先アプリからそのまま送れます。Controlキーを押したままサイドバーのリストをクリックして「メールを送信」を選ぶと、そのリストを宛先にした新規メールがメールアプリで開きます。書きかけの文面があるときは、リストをアドレス欄へドラッグする方法もあります。1人が複数のアドレスを持つ場合は、配信リストの編集でどのアドレスを使うかを先に決めておいてください。
Q3. 毎年メンバーが入れ替わる会でも楽に運用できますか？
スマートリストを使うと楽になります。連絡先のメモ欄に班や学年を書いておけば、その条件に合う連絡先が自動でリストに入ります。転入した世帯はメモを書いた時点で入り、転出した世帯はメモを消せば外れます。ただしスマートリストには連絡先を手で追加できないため、例外を作りたい相手がいる場合は通常のリストを使ってください。
Q4. 連絡先のリストは会の共有名簿として使えますか？
使えません。連絡先は自分のアカウントに保存されるものなので、担当者が2人いれば名簿も2つになり、どちらが新しいか分からなくなります。書き出して渡すことはできますが、同時に見ながら運用する形にはなりません。担当者が複数になる段階では、名簿と連絡と出欠を同じ場所で扱える団体向けの連絡ツールを検討したほうが引き継ぎが楽になります。