ジョルテのカレンダー共有を調べる人は、手帳の使い勝手を変えたくない人です。長く使ってきた画面のまま、部活の予定や教室の日程を全員に見せたい。その気持ちは合理的で、使い慣れた道具を捨てる必要はありません。ただし共有の仕組みには、作る場所が2系統に分かれていること、権限の選び方で予定を書けなくなること、同期しないと相手の画面に出ないことという3つのつまずきがあります。この記事では、公式の案内に沿って手順を追いながら、集まり全体の連絡までジョルテで担えるのか、それとも予定表だけを任せるのかという判断の線を引きます。
ジョルテのカレンダー共有には、2つの系統がある
最初に押さえるべきことは、ジョルテの中に共有できるカレンダーが2系統あるという点です。1つはジョルテカレンダーの共有カレンダー、もう1つはジョルテPFカレンダーの共有カレンダーです。どちらも共有はできますが、権限を変える画面の場所が違い、パソコンから管理するときの入口も別です。
ジョルテPFについては、公式サイトが位置づけをはっきり書いています。
ジョルテPFは、無料でご利⽤いただけるスケジュール型ソーシャルサービス。カレンダーやTODOをクラウド上に保管して、PCやタブレットなどスマホ以外のデバイスで最適な形で⾒られたり、グループで共有したり、公開したりすることも可能です。 出典: jorte.com
同じ公式サイトは、ジョルテそのものについて、世界で3,400万以上、日本で1,200万のダウンロードがあると書いています。紙の手帳の使いやすさと、デジタルならではの多彩な機能をあわせもつカレンダーおよびシステム手帳アプリという説明です。この規模があるので、集まりの会員の中にすでに使っている人がいる確率は高く、そこが導入のしやすさになります。
系統が2つあることを知らないまま作業を始めると、手順の説明を読んでも画面と一致しません。公式のヘルプも、権限の変更の手順をジョルテカレンダーの場合とジョルテPFカレンダーの場合に分けて書いています。手順に入る前に、自分が作ったカレンダーがどちらなのかを確かめるところから始めるのが確実です。
共有カレンダーを作る手順
公式のヘルプが案内している作成の流れは、次のとおりです。ジョルテを起動してカレンダー画面のツールバーから「カレンダー」をタップし、「カレンダーを追加」をタップ、「共有カレンダー」をタップします。カレンダー作成画面で好きなカレンダー名と説明を入力し、「作成」をタップします。
ここまでで、カレンダーの器ができます。次が共有の相手を入れる作業です。「共有メンバーの追加」をタップし、「ジョルテID」をタップして、共有したい相手のジョルテIDを入力し、「追加」をタップします。共有ユーザ名が表示されたことを確認したら、そのユーザ名の右側にある「閲覧」をタップして権限を選び、「閉じる」をタップします。最後にカレンダー設定画面に共有カレンダー名が表示されていることを確認し、ツールバーの「同期」をタップします。
この手順で最初につまずくのは、ジョルテIDの部分です。相手のメールアドレスでも電話番号でもなく、ジョルテIDが必要になります。つまり、招待する前に相手にジョルテを入れてもらい、IDを教えてもらう必要があります。集まりで使う場合、この一歩が最大の関門になります。年配の会員がいる会では、新しいIDとパスワードを増やさないことが最初の関門になるとよく言われますが、ジョルテの共有カレンダーはこの関門を必ず通ります。
作ったカレンダーの立場も押さえておく必要があります。公式のヘルプは、権限の話をこう始めています。
共有カレンダーを作成した方が共有カレンダーのオーナー権限を持っています。共有ユーザの権限の変更はオーナーのジョルテでお試し下さい。 出典: support.jorte.net
作った人がオーナーになり、権限の変更はオーナーの端末からしかできません。この点は、役員が代わる集まりでは重要な制約になります。後の節でもう一度触れます。
招待された側がやること
招待した側が手順を終えても、相手の画面には自動で現れません。招待された側にも作業があります。ここを伝え忘れると、招待したのに見えないという問い合わせが必ず届きます。
公式のヘルプが案内している流れは、次のとおりです。招待された人のジョルテでカレンダー画面のツールバーから「カレンダー」をタップし、「設定」をタップして「ジョルテクラウドを利用する」にチェックを入れ、「いますぐ同期」をタップします。同期が終わったら1つ前のカレンダー設定に戻り、「共有カレンダーの招待が届いています」をタップして「許可」をタップします。iPhoneの場合は「承認する」をタップする形になります。最後に「OK」をタップし、カレンダー設定画面に共有カレンダー名が表示されていることを確認します。
注目すべきは、「ジョルテクラウドを利用する」にチェックを入れる段階です。ここにチェックが入っていない人には、招待そのものが届きません。相手に案内するときは、招待を送りましたと伝えるだけでなく、この設定を先にお願いしておくと、やりとりが1往復で済みます。
招待を案内する文面は、短くまとめられます。ジョルテを入れてもらう、設定でジョルテクラウドを利用するにチェックを入れてもらう、ジョルテIDを教えてもらう。この3つを1回の連絡で伝えると、相手は1度の操作で終わります。3つを別々に連絡すると、そのたびに操作を開いてもらうことになり、途中で止まる人が出ます。
権限の選び方で、書ける人と読むだけの人を分ける
権限の選び方には実務上の意味があります。公式のヘルプは、注意事項として次の点を明記しています。共有メンバーを追加するときに権限を「閲覧」に設定していると、その人は共有カレンダーに予定を登録できません。
集まりで使う場合、この使い分けが効きます。役員や顧問には予定を登録できる権限を渡し、一般の会員には閲覧だけを渡す。こうすると、予定の書き換えが役員に限られるので、誰かが誤って消したという事故が起きにくくなります。逆に、みんなで予定を入れ合う使い方をしたい場合は、書ける権限を広く渡す形にします。
注意したいのは、権限を後から変えられるのがオーナーだけだという点です。会長が共有カレンダーを作り、その会長が退任した場合、権限を変えられる人がいなくなります。ジョルテのヘルプには、権限を変える手順としてオーナーの端末での操作と、パソコンからの操作が案内されていますが、いずれもオーナーのアカウントで入る必要があります。役員が1年か2年で代わる集まりでは、共有カレンダーを誰の名義で作るかを最初に決めておかないと、2年後に手が出せないカレンダーが残ります。
現場で採られている回避策は2つあります。1つは、役職名のアカウントを1つ作って、そのIDとパスワードを引き継ぐ形です。ただしこの形は、パスワードの管理を誰がするかという別の問題を生みます。もう1つは、予定表をジョルテで持ちながら、会としての連絡と名簿は別の仕組みで持つ形です。カレンダーが作り直しになっても、名簿と連絡の履歴が残っていれば、実害は予定の入力し直しだけで済みます。
パソコンから管理する場合の入口
役員の作業は、スマートフォンの画面より、パソコンのほうが早く終わります。公式のヘルプは、パソコンからの入口を系統ごとに分けて案内しています。
ジョルテカレンダーの共有カレンダーの場合は、jorte.netのログイン画面からログインし、「カレンダー管理」を押し、「共有カレンダー」を押して、対象の共有カレンダー名で「編集」を押します。権限を変えたい共有ユーザの現在の権限を押すと選択画面が出るので、使いたい権限を押して「更新」を押します。この系統では、権限の名前が「予定の参照が可能など」という表記で並びます。
ジョルテPFカレンダーの共有カレンダーの場合は、jorte.comのカレンダーのマイページからログインし、左上の歯車のマークを押します。共有カレンダー名で「編集」を押し、「共有メンバー」を押して、権限を変えたい共有ユーザの現在の権限を押します。選択画面で使いたい権限を押し、「閉じる」を押します。
2系統で入口が違うので、手順書を作るときはどちらの系統かを最初に書いておく必要があります。年度の初めに予定を一括で入れる作業は、パソコンから行うほうが圧倒的に早いです。行事の予定が30件あるとき、スマートフォンで1件ずつ入れると1時間以上かかります。役員の作業時間を減らす観点では、パソコンからの入口を役員に共有しておくことが、いちばん効く準備です。
つまずきやすい注意点は3つ
共有が思ったように動かないときの原因は、公式のヘルプに書かれている範囲でほぼ説明できます。3つ挙げます。
1つ目は、同期です。公式のヘルプは、すぐに反映されない場合は少し時間をおいて同期を試すよう案内しています。予定を入れた側が同期し、見る側も同期して初めて画面に出る仕組みです。入れたのに見えないという連絡の大半は、どちらかの同期が済んでいないだけです。役員に案内するときは、入れ終わったら同期を押すところまでを手順に含めておくと、問い合わせが減ります。
2つ目は、登録できる予定の件数の上限です。公式のヘルプは、アプリ内の負荷と同期時の負荷の軽減のため、マイカレンダーなどジョルテのカレンダーでは1つのカレンダーに登録できる予定の件数が1万件までになっていると書いています。カレンダーを追加している場合は、各カレンダーごとに1万件までです。GoogleカレンダーやジョルテPFカレンダーを設定して予定を登録した場合は制限がありません。この制限は、プレミアム会員を含めて利用者全員に適用されるとされています。長く続いている集まりで、過去の行事をすべて記録に残している場合は、この上限が視野に入ります。
3つ目は、Googleカレンダーとの関係です。公式のヘルプは、予定入力画面でジョルテのマイカレンダーを選んで登録した場合はジョルテクラウドへ同期され、Googleカレンダーを選んで登録した場合はGoogleカレンダーへ同期されると説明し、Googleカレンダーの予定をジョルテクラウドへ同期することはできないと注意しています。すでにGoogleカレンダーで予定を管理している集まりが、ジョルテの共有カレンダーへ移そうとするとき、この制約に当たります。移すには入力し直しか、書き出しと読み込みの手順を踏むことになります。
この3つを事前に知っていると、切り替えの計画が現実的になります。とくに3つ目は、移行の手間を見積もる段階で効いてきます。Googleカレンダーからの移行を考えている場合は、手元の予定がジョルテのマイカレンダー側にあるのか、Googleカレンダー側にあるのかを確かめるところから始めるのが順序です。確かめ方は、予定入力画面のタイトル欄の上に表示されるカレンダー名を見ることです。
年間の予定を最初に入れるときの段取り
共有カレンダーを作った直後にやることは、年間の予定をまとめて入れる作業です。ここを丁寧にやっておくと、その後1年間の連絡量が減ります。段取りは4段階で組めます。
1段階目は、入れる予定を紙の上で確定させることです。総会で配った年間行事予定表があるなら、それをそのまま入力の原稿にします。原稿がない状態で画面に向かうと、入力しながら日程を思い出す作業になり、後から直す予定が増えます。直した予定は共有相手の画面にも反映されるので、何度も書き換えると見る側が混乱します。
2段階目は、確定していない予定の書き方を決めることです。会場が未定、雨天なら中止、日程が候補のうちどちらか。こうした予定はタイトルの末尾に印を付けておくと分かります。「（予定）」や「（未定）」のように短い語を付ける形が現場では定着しています。何も付けずに入れると、見た人は確定した予定として受け取り、後で変わったときに苦情が来ます。
3段階目は、パソコンから入力することです。前述のとおり、パソコンからの入口が系統ごとに用意されています。30件ある行事を1件ずつスマートフォンで入れると1時間を超えますが、パソコンなら半分以下で終わります。繰り返す予定は繰り返しの設定で入れると、さらに短くなります。
4段階目は、入れ終わった後に必ず同期し、別の端末で見えているかを確かめることです。自分の端末では見えるのに相手には見えないという状態は、同期を押していないだけのことが多いです。役員のうち2人が自分の端末で確かめる形にしておくと、会員から指摘される前に気づけます。
予定の書き方をそろえると、見る側が迷わない
予定表を共有すると、書き方のばらつきがそのまま見る側の混乱になります。書き方の型を決めておくのが、地味ですが最も効く準備です。
タイトルの型は、先頭に種類を入れる形が読みやすくなります。「練習」「大会」「会議」「行事」のように4種類か5種類に絞り、その後に内容を書きます。先頭がそろっていると、一覧で見たときに何の日か一目で分かります。逆に「6年生と合同」のような内容だけのタイトルにすると、練習なのか会議なのかが分かりません。
時刻は必ず入れます。終日の予定として入れると、集合時刻が分からず、個別の問い合わせが来ます。集合時刻と解散の見込みの両方を入れておくと、送り迎えのある集まりでは特に喜ばれます。
場所は、略称を避けます。役員の間では通じる略称が、新しく入った会員には通じません。正式な施設名を書き、必要なら部屋の名前まで入れます。地図の説明までは要りませんが、施設名が正確であれば各自で調べられます。
持ち物や注意は、説明の欄に書きます。タイトルに詰め込むと一覧の表示で切れて読めません。説明の欄に書いた内容は、予定を開いたときに読めます。この使い分けを役員の間でそろえておくと、書く人が変わっても読み方が変わりません。
機種を変えるときに、共有が切れないようにする
ジョルテの公式ヘルプで参照の多い項目には、機種変更時のデータ移行方法とジョルテクラウドへのバックアップが並んでいます。共有カレンダーを扱っている役員にとって、ここは他人事ではありません。
共有カレンダーはクラウド側にあるので、端末を変えても同じアカウントでログインして同期すれば再び見えます。危ないのは、ジョルテクラウドを利用する設定にしていない状態で、端末の中だけに予定を保存していた場合です。その状態で端末を変えると、手元の予定が消えます。共有カレンダーを作る作業は、必然的にジョルテクラウドを使う設定を伴うので、この事故は起きにくいのですが、共有していない自分のカレンダーは別扱いだという点に注意が必要です。
役員の引き継ぎのときも、同じ確認が必要です。前任者の端末でしか見えていない予定がある場合、それはクラウドに同期されていない予定です。引き継ぐ前に同期を1回済ませてもらい、次の役員の端末で同じ予定が見えることを確かめる。この確認を手順に入れておくだけで、年度の初めに予定が消えたという相談が消えます。
公開カレンダーと共有カレンダーを取り違えない
ジョルテには、限られた相手に見せる共有カレンダーとは別に、広く見せる公開の仕組みもあります。公式サイトも、ジョルテPFについてグループで共有したり公開したりすることも可能だと書いています。便利な一方、集まりの予定を扱うときには取り違えが起きやすい部分です。
見分け方は、作るときにどちらを選んだかです。共有カレンダーはジョルテIDで招待した相手にだけ見えますが、公開の形で作ったカレンダーは招待していない人にも届きます。会員の予定であれば、どちらでも実害は小さいかもしれません。ただし、参加者の氏名を予定のタイトルに入れている場合や、個人宅を会場にしている場合は、公開の形で作っていると外から読める状態になります。
確かめる手順は簡単です。役員以外の端末、あるいはログインしていない状態のブラウザから、そのカレンダーが見えるかどうかを確かめます。見えてしまう場合は、公開の設定になっています。会の予定を扱い始めるときに1回だけ確かめておけば、後から慌てることがありません。名簿や写真まで扱う集まりでは、この確認は必須の作業です。
会員が全員ジョルテを使っていない場合の扱い
集まりで使うときに必ず出てくるのが、会員の一部しかジョルテを使っていないという状況です。ダウンロード数が多いアプリとはいえ、全員が入れている集まりはまずありません。ここをどう扱うかで、運用が続くかが決まります。
現場で採られている形は3つです。1つ目は、使っている人だけ共有カレンダーに入れて、使っていない人には紙の予定表を年度の初めに配る形です。予定が変わったときだけ、使っていない人に個別に連絡します。予定の変更が年に数回しかない集まりでは、これで足ります。
2つ目は、共有カレンダーを予定の正とし、変更があったときだけ別の手段で全員に流す形です。カレンダーを見る習慣のある人はそこで気づき、見ない人は連絡で気づきます。二重の作業のように見えますが、変更の連絡は短い1文で済むので、実際の手間は増えません。
3つ目は、予定の共有をジョルテに任せず、全員が確実に見る場所へ集める形です。入れてもらうアプリを増やさずに済む代わりに、手帳の使い勝手は諦めることになります。どの形を選ぶかは、会員の年齢層と、予定が変わる頻度で決まります。予定がほとんど変わらない集まりなら1つ目、月に何度も変わる集まりなら3つ目が現実的です。
判断を先送りにしないために、最初に数えておくとよい数字が2つあります。会員のうち何人がすでにジョルテを使っているか。そして、去年1年で予定が何回変わったか。この2つが分かれば、3つのうちどれを選ぶかは自然に決まります。数えずに決めると、後から作り直すことになります。
予定を1件だけ渡したいとき
共有カレンダーを作るほどではなく、1つの予定だけを相手に渡したい場面もあります。公式のヘルプには、この用途の手順も用意されています。
案内されている流れは、カレンダーから渡したい予定をタップして詳細画面を表示し、「送る」をタップします。アプリケーションの選択画面で送る手段を選び、相手に送信します。受け取った側はURLをタップすると、ジョルテの予定入力画面に内容が入力された状態で開くので、「登録」をタップするとカレンダーに入ります。
この機能はジョルテカレンダーのみの機能で、利用にはマイカレンダーに予定を登録している必要があるとされています。臨時の練習日、急な会場の変更、1回だけの見学会といった連絡には、共有カレンダーを作るより早く済みます。
ただし、この方法には限界があります。受け取った相手が登録しなかった場合、その予定は相手のカレンダーに入りません。送った側は、相手が登録したかどうかを確かめられません。出欠を取る必要がある行事では、送ったことと届いたことと登録されたことが別だという前提で動く必要があります。人数を確かめる用事には向かない使い方です。
集まりの連絡をジョルテで担えるか
ここまでの内容を踏まえると、ジョルテのカレンダー共有が得意な範囲と、別の仕組みが必要になる範囲がはっきりします。
得意なのは、決まった予定を全員に見せることです。年間の行事予定、練習日、教室の開講日といった、確定している日程を1か所に置いて全員が同じものを見る用途では、手帳の画面をそのまま使える利点が大きく効きます。会員がすでにジョルテを使っているなら、新しいアプリを入れてもらう必要もありません。予定表としての完成度は高く、無理に別の道具へ移す理由はありません。
別の仕組みが必要になるのは、予定以外のものが動き始めたときです。出欠を集める、当日の連絡を流す、写真や資料を残す、会員の名簿を管理する。この4つは、カレンダーの共有では担えません。出欠については、予定を見た人が来るかどうかは分からず、返事を別の手段で集めることになります。当日の急な連絡も、カレンダーに書き足しても気づかれません。
もう1つ、集まりで使う際に確かめておきたいのは、見える範囲です。共有カレンダーはジョルテIDで招待した相手にだけ見えますが、公開カレンダーとして広く見せる使い方も用意されています。会の予定を扱う場合、どちらの形で作ったかを取り違えると、会員以外にも予定が見えることになります。会員の名簿や写真を扱う集まりでは、メンバー以外は見られない形になっているかを、機能の多さより先に確かめる価値があります。
使い分けを考えるときの参考になるのが、同じ用途を別の形で解いている道具との比較です。すでに連絡をLINEで回している集まりであれば、LINEグループとの比較で、トークの流れと予定表の役割分担がどこで分かれるかを確認できます。掲示板とカレンダーを1つにまとめた形との違いを見るなら、BANDとの比較が近い比較になります。
実際の運用の形は、集まりの性質でかなり違います。部やサークルのように毎週の練習日と大会の日程が並ぶ集まりは、サークルでの使われかたの形が近いです。教室のように生徒ごとに来る日が違う場合は、教室での使われかたのほうが参考になります。学校の行事のように年間で固まっている予定を扱う場合は、学校での使われかたが同じ形です。
現実的な進め方を1つ挙げておきます。ジョルテの共有カレンダーをやめる必要はありません。予定表はジョルテに任せたまま、出欠と当日の連絡だけを別の場所に集める形にすると、役員の作業がいちばん減ります。すべてを1つの道具に寄せようとすると、どこかで使いにくい機能を我慢することになります。得意な仕事を得意な道具に任せる並べ方のほうが、続きます。始める前に出てくる疑問は、よくある質問に一覧の形でまとまっています。
切り替えや併用を決める前に、役員の間で1つだけ確認しておくと安全です。いま予定表を管理している人が抜けたとき、残る人だけで同じ作業ができるかという点です。オーナー権限、パソコンからの入口、同期の押し忘れ。この3つを説明できる役員が2人以上いれば、その運用は続きます。1人しかいない状態は、道具の良し悪しとは関係なく止まります。予定表の仕組みを整えることと、それを扱える人を増やすことは、別の作業として並べておく価値があります。
Q1. ジョルテの共有カレンダーは、相手のメールアドレスで招待できますか？
公式のヘルプが案内している手順では、共有メンバーの追加でジョルテIDを入力する形になっています。招待する前に、相手にジョルテを入れてもらい、設定で「ジョルテクラウドを利用する」にチェックを入れてもらい、ジョルテIDを教えてもらう必要があります。この3つを1回の連絡でまとめて伝えると、やりとりが短く済みます。
Q2. 招待したのに、相手のカレンダーに表示されません。
招待された側の操作が残っている可能性があります。相手のジョルテで「ジョルテクラウドを利用する」にチェックを入れて同期し、「共有カレンダーの招待が届いています」から許可する操作が必要です。iPhoneでは「承認する」という表記になります。それでも出ない場合は、公式の案内どおり少し時間をおいてから、両方の端末で同期をもう一度試してください。
Q3. 共有した相手が予定を書き込めません。何が原因ですか？
権限が「閲覧」になっている可能性が高いです。公式のヘルプは、共有メンバーを追加するときに権限を閲覧に設定していると共有カレンダーに予定を登録できないと注意しています。権限を変えられるのは共有カレンダーを作ったオーナーだけなので、作った人の端末か、パソコンのカレンダー管理の画面から変更してください。
Q4. 役員が代わったら、共有カレンダーはどうなりますか？
オーナー権限は作った人が持ち続けるため、退任しても自動では移りません。権限の変更やメンバーの追加ができるのはオーナーだけなので、誰の名義で作るかを最初に決めておく必要があります。予定表はジョルテに任せ、名簿と連絡の履歴は会として残る形で別に持っておくと、カレンダーを作り直すことになっても影響が予定の入力し直しだけで収まります。