ライフベアで共有する方法を探している人が最初に知っておくべきことは、共有のやり方が1通りしかないという点です。相手を招待して予定表だけを見せる作りではなく、1つのアカウントを分け合って同じ手帳を開く形になります。この記事では、その仕組みと手順を確かめたうえで、予定のほかに何が見えてしまうのか、抜ける人が出たときに何をするのか、Googleカレンダーとどう繋がるのかを並べます。家族で使う場合と、町内会やPTA、部活、教室のように人が入れ替わる集まりで使う場合では、判断が分かれます。とりまとめる立場の人が、この形で進めてよいかを決められるところまで書きます。
ライフベアの共有は、アカウントを1つ分け合う形
ライフベアは、カレンダーとToDoとノートと日記が1つに入った手帳のアプリです。運営は株式会社ライフベアで、公式サイトでは日本最大級の手帳アプリとして案内されています。基本の機能はすべて無料で使えます。
この4つが同じアカウントの中に入っていることが、共有の形を決めています。公式のヘルプでは、家族や友人など複数人で予定を共有したい場合は1つのアカウントを共有して使う、という案内になっています。あわせて、他のアカウントと予定を共有する機能については将来的には提供予定だが、個人としての手帳を便利にすることに力を入れるため現段階では未提供である、と説明されています。
つまり、相手のメールアドレスを入力して招待する仕組みは今のところありません。共有したい人に自分のアカウントのメールアドレスとパスワードを伝えて、その人の端末で同じアカウントにログインしてもらいます。全員が同じ1冊の手帳を開いている状態になり、誰が書き込んでも同じ場所に反映されます。
使っている人の紹介記事でも、この仕組みが共有の中心として説明されています。
１．子どもたちの予定管理でバタバタするのはいつも私!?素知らぬ主人に怒りが大爆発！ ２．家族のスケジュールが丸わかり。LifeBearの魅力ベスト３ ①アカウント共有でスケジュールを共有できる。 ②家族の予定を色分けしてスケジュールが一目瞭然。 ③文字の表示方法をかえてスッキリと。 出典: desc-lab.com
色分けが2番目に挙がっているのは偶然ではありません。全員が同じアカウントを使うと誰の予定か分からなくなるので、色で人を区別する運用が前提になります。
共有を始める手順と、その前に決めること
公式のヘルプが案内している手順は3つです。アカウント登録を行い、登録したアカウント情報を予定を共有したい人に伝え、それぞれの端末でそのアカウントにログインします。これで複数の端末から予定を追加できるようになります。
短い手順ですが、始める前に決めておくことが3つあります。
1つめが、どのアカウントを共有用にするかです。すでに自分の手帳として使っているアカウントをそのまま共有すると、これまで書いた日記もノートも全部相手に見えます。共有用に新しいアカウントを作って、個人の手帳とは分ける形が実務的です。この判断を後回しにすると、共有した瞬間に取り返しがつきません。
2つめが、パスワードを誰にどう伝えるかです。口頭で伝えるのか、書いた紙を渡すのか、メッセージで送るのか。メッセージで送ると履歴に残り続けます。受け取った人の端末が誰かに見られたときに、そのままログインできてしまいます。共有する人数が増えるほど、この経路が増えます。
3つめが、色の割り当てです。誰が何色かを最初に決めておかないと、後から色を入れ替える作業が発生します。公式のヘルプにも色で予定を管理する使い方が載っていますが、これはアカウントを共有した前提で書かれた案内です。色は人ではなく用途で分ける方法もあります。4人までなら人ごとの色分けが分かりやすく、それ以上になると用途で分けたほうが読めます。
この3つを決めずに始めると、使い始めてから作り直すことになります。予定が数十件入った状態でアカウントを作り替えると、入れ直す作業が発生します。共有を始める前の10分で決めておけば、後から悩まずに済みます。決めた内容は口約束にせず、引き継ぎの資料に書いておいてください。来年の担当が同じことを一から決め直す必要がなくなります。
予定だけでなく、ノートと日記も共有される
アカウントを分け合う形の最大の注意点がここです。公式のヘルプは、アカウントを共有した場合、予定以外にもノートや日記なども共有されると明記しています。
ライフベアの魅力は4つの機能が1つに入っていることですが、共有では同じ点が制約になります。予定表だけを見せて、日記は自分だけのものにする、という分け方ができません。共有した相手は、カレンダーもToDoもノートも日記も、すべて同じ画面から開けます。
家族で使う場合、ここが問題にならない家もあります。予定しか書かない、という使い方なら困りません。ただし後から日記を書き始めると、書いた分が相手に見えます。共有を始めるときに日記を使っていなかった人が、半年後に書き始めて気づくという流れが起きます。
団体で使う場合は、この点が決定的になります。町内会の予定表を班長どうしで共有するつもりでアカウントを分け合うと、そのアカウントに書いたメモはすべて全員が読めます。会費の未納の記録、対応に困っている件、来年の役員の候補。書いておきたいけれど全員には見せられない内容が、会の運営には必ず出てきます。書く場所が1つしかない状態では、書かないという選択をすることになり、記録が人の頭の中へ戻ります。
もう1つ、消したときの挙動も同じです。1人が予定を削除すると、全員の画面から消えます。誰が消したのかは記録されません。人数が増えるほど、意図しない削除が起きる確率が上がります。
誰が書いたのか分からない、という問題
アカウントを共有すると、書き込みの記録が1人ぶんになります。全員が同じアカウントなので、システムの側から見れば書いた人は常に同じ人です。
家族なら、字面から誰が書いたか見当がつきます。団体では見当がつきません。10人の役員で1つのアカウントを分け合っている場合、行事の日程が書き換わっていても、誰が直したのかを確かめる方法がありません。前の値も残りません。
この状態で困るのは、日程の変更が2重に入ったときです。会場から連絡を受けた人が日付を直し、別の人が古い連絡をもとに元へ戻す。どちらの操作も同じ名前で記録されるので、どちらが新しいのか判断できません。結果として、会場に電話して確かめる作業が毎回発生します。
決めごとの記録にも同じことが起きます。会費の金額を変えた、集金の時期を変えた、という変更が誰の判断だったのかを追えません。総会で聞かれたときに答えられないと、決め直すことになります。
書いた人が分かる作りになっていれば、この確認作業は起きません。とりまとめる立場の人が続けられるかどうかは、こうした細かい確認の回数で決まります。会の運営では、書いた人と書いた日が記録に残ることが、機能の数より先に来ます。
共有をやめるときと、抜ける人が出たときの手順
人が入れ替わる集まりで使う場合、ここが最も手間になります。
公式のヘルプでは、アカウントを共有している別の端末をログアウトさせたい場合、パスワードの変更を行うことで共有相手をログアウトさせられると案内されています。手順は、アプリ内の画面下部にあるその他のタブを開き、アカウントを選び、パスワード変更から変更します。
問題は、パスワードを変えると全員が同時にログアウトすることです。抜ける1人だけを外す操作はありません。班長が1人交代するたびに、残る全員へ新しいパスワードを伝え直す作業が発生します。8人で共有していて1人が抜けるなら、7人に連絡することになります。
年度替わりに複数人が入れ替わる会では、この作業が毎年発生します。しかも連絡が行き渡らない人が出ると、その人は自分だけログインできない状態になり、原因が分からないまま問い合わせてきます。
さらに、抜けた人の端末にデータが残っている点も確かめる必要があります。ログアウトしていない端末では、通信できる状態であれば同期が続きます。パスワードを変えるまでの間は読めますし、書き込めます。役員を離れた人がそのまま予定を直せる状態は、会の運営としては説明が難しい状態です。抜ける日が決まったら、その日にパスワードを変える段取りまで含めて引き継ぎの手順に書いておいてください。
Googleカレンダーとの関係
すでにGoogleカレンダーを使っている人は、両方に同じ予定を書く手間を避けたいはずです。ライフベアはGoogleカレンダーの予定を表示できますが、繋がり方に特徴があります。
公式のヘルプの説明では、iPhoneの場合、Googleカレンダーの予定はiOSのカレンダーを経由してライフベアに反映されます。Googleカレンダーとライフベアが直接やりとりするのではなく、端末の標準のカレンダーを間に挟む形です。そのため、端末の設定でGoogleのアカウントを追加し、標準のカレンダーに同期させる設定が先に必要になります。
この作りから来る注意点が2つあります。1つは、反映に時間がかかることがある点です。経由するものが増えるほど、書き込みが届くまでの間隔が延びます。もう1つは、どのカレンダーに書いたかで結果が変わる点です。ライフベアのカレンダーとして書いた予定は、Googleカレンダーには反映されません。両方に出したい予定は、書くときにGoogleカレンダーを選ぶ必要があります。
他のカレンダーのアプリから移ってくる場合も、経路は同じです。公式のヘルプでは、他のカレンダーのアプリとライフベアを直接同期させることはできず、予定を同期させるにはGoogleカレンダーを経由させる必要があると案内されています。移す手順は、まず今のアプリの予定をGoogleカレンダーへ反映させ、そのGoogleカレンダーをライフベアから見る形になります。今のアプリがGoogleカレンダーへ書き出せない場合、この経路は使えません。
団体で使う場合、この構造がもう1つの制約を生みます。Googleカレンダーの予定が見えるのは、その端末の設定をした本人だけです。アカウントを共有している他の人の画面には出ません。共有したい予定は、ライフベアの側に書く必要があります。
無料で使える範囲と、有料プランで変わるところ
料金の考え方を確かめます。公式サイトの案内では、基本機能はすべて無料で、便利な機能を厳選したベーシックプランと、すべての高度な機能が使えるプレミアムプランの2つが用意されています。ベーシックプランは月額のみ、プレミアムプランは月額と年額から選べます。金額はアプリ内の購入の画面に表示される形になっているため、ここでは金額に触れません。支払いはApp StoreまたはGoogle Playの定める方法で、購読期間の終了の24時間前までに解約しない限り自動で更新されます。
無料のままだと制限がかかる項目のうち、団体で使うときに効くものが3つあります。
1つめが、カレンダーの検索の期間です。無料とベーシックでは、登録されている日付が過去1年以内のデータが検索の対象になります。プレミアムでは過去50年間に広がります。去年の同じ行事をどう案内したかを探す使い方は、無料の範囲ならぎりぎり届きます。2年前の記録を探す使い方はできません。
2つめが、ToDoリストの数です。無料とベーシックでは10個までで、プレミアムで無制限になります。行事ごとに準備の一覧を作る使い方をすると、1年で上限に届きます。
3つめが、予定のテンプレートの数です。無料とベーシックでは2個までです。毎月の定例会や毎週の練習のように、同じ形の予定を繰り返し作る会では、ここが手間の差になります。
このほか、広告の非表示、ウィジェット、スタンプと着せかえ、画像の容量、4桁のパスコードによるロック、ToDoのラベルとサブタスク、優先的なサポート、複数の端末へのプランの適用が、有料の範囲に含まれます。手帳として作られているアプリなので、有料の項目は個人が使いやすくするものが中心です。団体の運営に効く項目は多くありません。
共有用のアカウントを作るときの決め方
共有を始めると決めたら、アカウントの作り方で後の手間が大きく変わります。決めておく項目を4つ挙げます。
1つめが、登録に使うメールアドレスです。個人のアドレスで作ると、そのアドレスの持ち主が抜けたときに、パスワードを再設定する通知の受け取り先が会の外へ出ます。会として使えるアドレスを1つ用意して、それで登録する形が安全です。無料のメールで新しく作る場合も、受け取り先を役員が交代で確かめられるようにしておいてください。パスワードを忘れた場面で、誰も受け取れないアドレスだったという事故がいちばん多く起きます。
2つめが、パスワードの管理方法です。全員に同じパスワードを伝える形なので、書いた紙が1枚は必要になります。引き継ぎの資料に書いておくのが確実ですが、その資料が外に出ると誰でも入れます。会の金庫や役員の手元の封筒のように、渡す相手が決まっている保管方法を先に決めてください。メッセージのやりとりの中に書いて済ませると、履歴として何年も残ります。
3つめが、誰に渡すかの線引きです。班長だけか、役員全員か、会員全員か。渡した人数がそのまま、来年に連絡し直す人数になります。予定を見るだけの人と、書き込む人を分けられない仕組みなので、書き込む必要がない人には渡さない判断のほうが、結果として揉めません。
4つめが、個人の手帳と分けるかどうかです。すでに自分の予定や日記を書いてあるアカウントを共有に回すのは避けてください。過去の分も含めてすべて見えます。共有用は新しく作る、と決めておけば迷いません。
同期が止まったときと、端末を変えたときの対処
複数の端末で同じアカウントを使う形なので、同期が絡んだ問い合わせが必ず来ます。とりまとめる立場の人が答えられるように、公式の案内を押さえておきます。
データが同期されない場合について、公式のヘルプはまず利用している端末すべてでアプリを更新することを案内しています。次に、どの端末も通信が行える状態にする必要があると説明しています。片方の端末が機内モードのままだったり、電波の届かない場所にあったりすると、その端末の書き込みは手元にとどまります。あとで通信が繋がったときに反映されますが、その間に別の端末で同じ予定を直していると、どちらが残るか読めません。
予定を直したのに相手の画面が変わらない、という問い合わせのほとんどはここに当たります。答えとしては、両方の端末でアプリを開いて通信できる状態にする、という手順を伝えることになります。会の予定を直したら、直した旨を連絡の場にも一言書いておくと、画面が変わっていない人が気づけます。
端末を買い替える場合は、アカウントにログインし直せばデータが戻ります。逆に言えば、アカウントを登録していない状態で端末を変えると、書いたものは戻りません。共有の前提としてアカウント登録は済んでいるはずですが、共有を受ける側が登録せずに使っていた期間があると、その分は端末の中にしかありません。共有を始める前に、全員が同じアカウントでログインしているかを1度確かめてください。
紙の予定表と併用している会で起きること
町内会や子ども会では、年度の初めに紙の行事の一覧を配っている会が多くあります。アプリを入れたあとも紙をやめられないのは、全員が同じ道具を使えるわけではないからです。ここで起きる問題が2つあります。
1つめが、直したときに紙が直らないことです。会場が取れず日程が動いたとき、アプリの予定は直せますが、配った紙は直せません。紙を見ている人に向けた連絡が別に必要になり、結果として同じ案内を2回作ることになります。手間を減らすために入れたはずの道具が、作業を増やす形になります。
2つめが、どちらが正しいのか分からなくなることです。紙とアプリで違う日付が書かれていると、聞かれた人が答えられません。2つの経路があるだけで、確かめる電話が増えます。
対処は1つで、正しい側を先に決めることです。アプリを正とするなら、紙には日程を細かく書かず、確かめる先を書きます。紙を正とするなら、アプリは紙の内容を写した控えとして扱い、直すときは紙を作り直す前提にします。どちらでもよいのですが、決めずに両方を運用すると、そのうち片方が古くなって放置されます。
紙を完全にやめられる会は多くありません。ただし、変更が出る可能性が高い行事だけをアプリの側に集めると、紙を作り直す回数は減ります。年間の固定の行事は紙に、動く予定と当日の連絡はアプリに。この分け方なら、両方を見る人の負担も増えません。
家族で使うのと、団体で使うのは別の話
ここまでの内容を整理すると、向く場面と向かない場面がはっきり分かれます。
向くのは、人が入れ替わらない少人数です。家族、夫婦、同居している親子。パスワードを共有することに抵抗がなく、日記を読まれても困らない関係で、抜ける人が出ない。この条件なら、アカウントを分け合う形は手軽で、招待の手続きも要りません。色分けまで含めて設計すれば、紙の家族の予定表より確実に見えます。
向かないのは、人が入れ替わる集まりです。理由は3つに集約されます。パスワードを配る相手が毎年変わること、書いた人が記録に残らないこと、予定以外の情報まで全員に見えることです。この3つはどれも運用の工夫で埋められません。
判断を分ける質問は1つで足ります。来年、いま共有している人のうち何人が入れ替わるか。答えがゼロ人なら、この形で問題ありません。1人でも入れ替わるなら、その入れ替えのたびに全員へ連絡し直す作業が続きます。
会の側から見ると、もう1つの論点があります。会の予定表を個人のアカウントの中に保存している状態は、その個人が抜けたときに会の記録が失われる状態です。とりまとめている人が辞める場面で、アカウントを誰に渡すのかという話になります。渡す相手が決まっていない場合、その年の記録はそこで途切れます。
予定表だけでは片付かない作業
手帳のアプリは、予定を見せるところまでを引き受けます。集まりの運営では、予定が決まったあとの作業のほうが量が多いので、そこがどうなるかも先に確かめておく必要があります。
残る作業は4つです。1つめが出欠の集約です。行事の日を共有しても、誰が来るのかは分かりません。カレンダーに参加の可否を書き込む運用にすると、書き込める人だけの数になり、書かない人の分は電話で聞き取ることになります。2つめが当日の連絡です。集合の時間が変わった、雨で中止になった、という知らせは、予定表を開かない人には届きません。3つめが記録の保存です。行事の写真、配った案内、会計の報告。手帳のアプリのノートに保存する形にすると、アカウントを共有している人しか見られません。4つめが未回答の人への催促です。回答を待っている相手が誰なのかを、名簿と突き合わせて割り出す作業が残ります。
このうち2つめが、いちばん見落とされます。予定表は、開いた人にだけ伝わる道具です。急ぎの知らせは、届いたことが分かる形で送る必要があります。連絡の場を別に持っている会では、予定表と連絡の場の両方に同じことを書く作業が発生します。書き忘れると、片方だけが古いままになります。
判断としては、予定を見せることだけが目的なら手帳のアプリで足ります。出欠と当日の連絡と記録の保存まで同じ場所で済ませたいなら、団体向けに作られた道具を見たほうが早く収まります。会の運営でいちばん時間を取られているのがどの作業なのかを先に数えてから、道具を選んでください。行事が年に3回なら予定表だけで足りますが、毎週練習がある部活や教室では、出欠と当日の連絡の量が予定の何倍にもなります。
団体の予定を共有するときに確かめる5つの点
集まりで予定を共有する道具を選ぶなら、見る点は5つです。機能の数ではなく、この5点で決まります。
1つめは、招待の形です。相手ごとに招待できるか、それとも1つのアカウントを分け合う形か。招待できる作りなら、抜ける人を1人だけ外せます。
2つめは、見える範囲を分けられるかどうかです。予定表は全員に見せて、運営のメモは役員だけに見せる。この分け方ができないと、書けない記録が出てきます。メンバー以外は見られない作りであることと、メンバーの中で範囲を分けられることは別の条件なので、両方を確かめてください。
3つめは、書いた人と書いた日が残るかどうかです。日程が動いたときに、誰の判断だったかを追えるかどうかが、確認の手間を左右します。
4つめは、担当が代わるときに渡すものが1つで済むかどうかです。パスワードを配り直す作業が毎年発生する形か、管理者の交代だけで済む形か。役員が代わるときに引き継ぐものが1つで済むかどうかで、続くかが決まります。
5つめは、参加する側に新しいIDとパスワードを増やさずに入ってもらえるかどうかです。年配の会員がいる会では、ここが最初の関門になります。
いま使っている連絡の場と比べて決めるのが早い方法です。LINEグループとの比較は、トークが押し流される構造と、予定と記録が1件ずつ残る構造の違いを項目ごとに並べています。参加も退出も自由にしたい大きな集まりならLINEオープンチャットとの比較、すでに団体向けのアプリを検討している会はBANDとの比較で保存できる容量の扱いを確かめてください。運用の形は団体の性格で変わるので、町内会での使われかたは回覧板と行事の案内を1か所に集める例、PTAでの使われかたは担当が1年ごとに代わる前提の例、教室での使われかたは生徒と保護者に予定を見せる例としてまとめています。費用や人数の上限はよくある質問に並んでいます。
移るときの順番について1つだけ。予定表だけを先に移して、日々の連絡は今の場所に残す進め方が安全です。予定は月に数回しか触らないので覚えることが少なく、うまくいかなければ戻せます。行事を2回か3回こなして問題が出なければ、写真と決めごとを順に移していく。年度の途中で全部を動かすと、どちらを見ればよいか分からない人が必ず出ます。
Q1. ライフベアで相手を招待して予定表だけを共有できますか？
できません。公式のヘルプでは、複数人で予定を共有したい場合は1つのアカウントを共有して使う案内になっており、他のアカウントと予定を共有する機能は将来的には提供予定だが現段階では未提供と説明されています。共有したい人に自分のアカウントのメールアドレスとパスワードを伝えて、相手の端末で同じアカウントにログインしてもらう形になります。
Q2. アカウントを共有すると、日記やノートも相手に見えますか？
見えます。公式のヘルプは、アカウントを共有した場合、予定以外にもノートや日記なども共有されると明記しています。予定表だけを見せて日記は自分だけにする分け方はできません。共有を始めるなら、個人の手帳として使っているアカウントとは別に、共有用のアカウントを作って分けるほうが安全です。
Q3. 共有していた人を1人だけ外すことはできますか？
できません。公式のヘルプが案内している方法はパスワードの変更で、変更すると共有していた全員が同時にログアウトします。1人が抜けるたびに、残る全員へ新しいパスワードを伝え直す作業が発生します。役員が毎年入れ替わる会では、この作業が年度替わりに必ず来ると見込んでおいてください。
Q4. Googleカレンダーの予定をライフベアに表示できますか？
できます。ただしiPhoneの場合は、Googleカレンダーの予定が端末の標準のカレンダーを経由してライフベアに反映される作りです。先に端末の設定でGoogleのアカウントを追加する必要があります。ライフベアのカレンダーとして書いた予定はGoogleカレンダーには反映されないため、両方に出したい予定は書くときにGoogleカレンダーを選んでください。