line グループ 招待で調べる人の多くは、招待したはずなのに相手が入ってこない状態にいます。送ったつもりが届いていないのか、相手が気づいていないのか、断られたのか。画面を見ても、そのどれなのかが分かりません。会や団体の連絡網では、ここで止まると連絡そのものが届かなくなります。招待の方法は4つあり、使える条件がそれぞれ違います。そして、相手が参加しない原因は6つに整理できます。ここでは方法ごとの条件と、詰まったときに上から確かめる順番、そして人数の多い会でリンクを配るときの手順を扱います。
招待する方法は4つある
まず選べる方法を確認します。グループのトーク画面を開き、上部のメニューから[招待]を押すと、次の選択肢が出ます。
1つ目は、友だちリストから選ぶ方法です。既に友だちになっている相手を選んで[招待]を押します。最も基本的な形です。既に招待中の人や参加済みの人は、リストの中で灰色で表示されるため、二重に招待してしまうことはありません。
2つ目は、QRコードです。相手と対面しているときに読み取ってもらいます。総会や練習の場で、その場にいる人にまとめて入ってもらう場面に向きます。
3つ目は、招待リンクです。[リンクをコピー]を押すとグループ招待用のURLが発行されます。離れている相手にも送れます。
4つ目と5つ目が、メールとSMSです。メールアドレスが分かっている相手にはQRコードとリンクをメールで送れます。電話番号が登録されている相手にはSMSでリンクを送れます。
会の連絡網では、対象の人数によって選ぶものが変わります。10人程度なら友だちリストから1人ずつで足ります。50人を超えるなら、リンクかQRコードを配るほうが早く終わります。ただし、後者には使える条件があります。
QRコードとリンクには、年齢確認という条件がある
2つ目以降の方法には制約があります。公式には次のように案内されています。
※本機能は年齢確認が完了した18歳以上の方のみ利用可能です。 18歳未満の方は従来の手順でグループに招待・参加しましょう。 出典: guide.line.me
QRコード、招待リンク、メール、SMSによる招待と参加は、年齢確認が完了した18歳以上の人だけが使えます。これは招待する側だけの話ではありません。招待される側にも同じ条件がかかります。
つまり、とりまとめる人が条件を満たしていても、相手が満たしていなければリンクから参加できません。18歳以上であっても、年齢確認の手続きを済ませていなければ同じです。
部活、少年団、塾のように、本人が携帯電話を持つ未成年が対象の会では、リンクを配る段取りが成立しません。この場合は、友だちリストから選ぶ従来の手順を使います。先に友だち追加をしてもらい、そのうえで招待する流れです。
保護者を連絡先にする会では、この問題はほとんど起きません。対象を誰にするかを先に決めておくと、招待の方法もそこで決まります。会の案内を作る前に確かめておくと、配ったあとで「入れない」という連絡が何件も来る事態を避けられます。
もう1つ、招待する側の設定も関わります。グループのトークルームの設定の中に[リンク⋅QRコード招待]の項目があり、これがオンになっていないとリンクとQRコードでの招待は使えません。過去にオフにしたまま忘れていて使えない、という例があります。
相手が参加しない6つの原因
招待したのに参加してこない。この状態の原因は、公式の案内に整理されています。自分の側で確かめるものと、相手の側で確かめるものに分かれます。
自分の側で確かめるものが3つあります。第一に、他のグループメンバーが誤って招待をキャンセルした可能性です。招待のキャンセルは参加者なら誰でもできるため、別の人が整理のつもりで消していることがあります。第二に、相手をブロックしている可能性です。ブロックしていると友だちリストに相手が出ないため、そもそも選べません。第三に、グループの上限人数に達している可能性です。上限に達していると新たに招待できません。
相手の側で確かめるものが3つあります。第一に、相手が[参加]を選んでいない場合です。[友だちをグループに自動で追加]がオフのグループでは、相手が参加を選ばない限りメンバーになりません。第二に、相手が[拒否]を選んだ場合です。第三に、既に招待されている場合です。既に招待中の相手を、再度招待することはできません。
この6つのうち、実務でいちばん多いのは「相手が参加を選んでいない」です。招待メッセージに気づいていない、通知が埋もれた、操作が分からない。どれも珍しくありません。
確かめる順番としては、まず[招待中]の一覧を開きます。そこに相手の名前があれば、招待自体は届いています。名前が無ければ、招待が送れていないかキャンセルされています。この1つの確認で、自分の側の問題か相手の側の問題かが分かれます。
拒否されても通知が来ない
招待に関して、とりまとめる立場の人が知っておくべき仕様がもう1つあります。
グループへの参加を拒否しても、グループの作成者には通知されません。拒否した人は、グループの[招待中]の友だちとして表示され続けます。
つまり、[招待中]に名前が残っている状態は、2つの意味を持ちます。まだ返事をしていないのか、断られたのか。画面からは区別がつきません。
会の連絡網では、これが困ります。招待中のまま3か月経っている人がいたとして、その人が会に参加する気がないのか、単に気づいていないのかが分かりません。放置すると、その人には会の連絡が一切届かない状態が続きます。
対処は1つです。招待中のまま一定期間が過ぎた人には、別の手段で直接確認します。電話でも、紙の案内でも構いません。「LINEのグループに招待していますが、参加されますか」と聞くだけで、状態がはっきりします。参加しないという返事であれば、招待をキャンセルし、その人には別の手段で連絡する形に切り替えます。
会として押さえておきたいのは、招待中の人数を定期的に見ることです。参加人数だけを見ていると、招待中の人がいることに気づきません。年度の初めと行事の前に、招待中の一覧を1回開く。この習慣があるだけで、届いていない人を早く見つけられます。
招待の案内文に書いておくと、問い合わせが減る
招待を送るだけでは、相手が何をすればよいか分かりません。特に、普段LINEを家族との連絡だけに使っている会員には、グループという概念から説明が要ります。案内文を1つ用意しておくと、毎年使い回せます。
書いておきたいのは4つです。第一に、何のグループかです。会の名前と用途を書きます。「〇〇町内会の全体連絡用です」の1行で足ります。
第二に、参加してほしい期限です。期限が無いと、後回しにされたまま忘れられます。「今月末までに参加をお願いします」と書くだけで、反応の速さが変わります。
第三に、参加の操作です。招待メッセージが届いたら[参加]を押す、という一言を添えます。当たり前に見えますが、届いたメッセージを見ても何をすればよいか分からない人は一定数います。
第四に、入れなかったときの連絡先です。誰にどう連絡すればよいかを書いておけば、入れない人が放置されません。電話番号か、会の窓口を書きます。
この4つを書いた案内を、紙でも口頭でも構わないので、招待と同じタイミングで届けます。招待だけを送って様子を見る形だと、参加しない人の理由が分からないまま時間が過ぎます。案内を添えておけば、入れない人のほうから連絡が来ます。とりまとめる立場の人が追いかける手間が、そのぶん減ります。
招待をキャンセルする手順
招待を取り消したい場面は、いくつかあります。誤って別の人を招待した、参加しないという返事をもらった、会をやめる人を招待したままになっていた。
手順は、グループのトーク画面上部のメニューから[メンバー]を開き、[招待中]に表示されている相手を選んでキャンセルします。パソコン版では[メンバー⋅招待]を開き、[招待中]の相手の横にある[削除]を押します。
注意したいのは、この操作も参加者なら誰でもできるという点です。管理者という仕組みが無いため、誰かが良かれと思ってキャンセルすることがあります。前述の「他のメンバーが誤って招待をキャンセルした」という原因は、これによって起きます。
招待の管理を誰がやるかを決めておくと、この事故は減ります。会の取り決めとして「メンバーの追加と削除は連絡担当が行う」と書いておけば足ります。書いていないと、複数の人が同時に動きます。
もう1つ、[友だちをグループに自動で追加]がオンの状態で作ったグループでは、招待中という状態がそもそも発生しません。招待した人は自動的に参加するためです。この場合、メンバーを外したいときは招待のキャンセルではなく、グループからの退会という操作になります。
リンクとQRコードを配るときの範囲と回収
人数の多い会では、リンクやQRコードを配るのが現実的です。ただし、配り方を間違えると取り返しがつきません。
グループ招待用のQRコードやリンクが外部に流出すると、LINEユーザーなら誰でもそのグループに参加できる状態になります。不特定多数の人物が閲覧できる場所に公開しないよう案内されています。
避けるべき配り方は具体的に決まります。回覧板に印刷する、掲示板に貼る、公開しているブログやSNSに載せる、自治会の広報紙に刷る。どれも、会員以外の目に触れます。
安全に配る方法は、配る相手が限定されている経路を使うことです。会員だけが集まる総会の場でQRコードを映す、会員の連絡先が分かっている場合にメールやSMSで個別に送る、既存のグループの中でリンクを共有する。この形なら、流出の可能性が下がります。
そして、配ったあとに必ずやることが1つあります。参加が一段落したら、リンクとQRコードを更新することです。[招待]の画面で[QRコード]または[招待リンク]を開き、[更新]を押すと、使用中のQRコードとリンクが無効になり、新しいものが発行されます。
この更新が、唯一の回収手段です。一度配ったリンクは回収できません。更新して無効にすることで、それ以上使われないようにします。総会の日に配ったら、その日のうちに更新する。この手順を決めておけば、後から誰かが入ってくることはありません。
招待を配る時期を、行事の予定から逆算する
招待の作業は、思い立ったときに始めると必ず遅れます。参加してもらうまでに、会の側が想定していない待ち時間が入るためです。
待ち時間は3段階あります。第一に、招待が相手に届いてから気づくまで。通知に埋もれると数日かかります。第二に、気づいてから操作するまで。後回しにされると1週間以上あきます。第三に、操作でつまずいた人が誰かに聞くまで。これは本人が困っていると言い出さない限り、いつまでも進みません。
この3つを足すと、全員が参加し終わるまでに2週間から1か月を見ておく必要があります。50人規模の会では、最後の数人が残るのが常です。
そこで、行事の予定から逆算します。4月の総会で会が動き出すなら、招待は3月中に配り始めます。5月の行事で連絡網を使うなら、4月上旬には参加状況の確認が終わっている状態を目指します。
逆算しておくと、もう1つ利点があります。参加していない人に声をかける時間が確保できることです。行事の3日前に気づいても、その人に別の手段で届ける段取りを組む余裕がありません。2週間前なら、紙を配るか電話をかけるかを選べます。
年度の初めに1回、この逆算を紙に書いておくと、翌年も同じ段取りが使えます。招待を送った日、確認した日、リンクを更新した日。この3つを記録しておくだけで、次の担当者が同じ日程で動けます。
知らない人が入ってきたときの対処
対処の手順も公式に示されています。慌てずに、順に進めます。
まず、その人をグループから削除します。グループのトーク画面上部のメニューから[メンバー]を開き、[編集]から対象の人を削除します。
次に、[招待]の画面から[QRコード]または[招待リンク]を開き、[更新]を押します。これで使用中のQRコードと招待リンクが無効になります。更新しないと、同じリンクからまた入ってこられます。
この2つはセットです。削除だけして更新を忘れると、しばらくしてまた入ってきます。逆に更新だけして削除を忘れると、既に入っている人は残ります。
再発を防ぐには、リンクとQRコードによる招待自体を無効にする方法があります。グループのトークルームの設定から[リンク⋅QRコード招待]をオフにすれば、その方法での招待ができなくなります。会員が固定されていて途中から人が増えない会では、オフにしておくのが安全です。
会として決めておきたいのが、こうした事態が起きたときに誰が対処するかです。参加者なら誰でも削除と更新の操作ができるため、決めていないと複数の人が同時に動きます。同じ人を何度も削除しようとしたり、更新を繰り返して配ったばかりのリンクが無効になったりします。担当を1人決めておけば、こうした混乱は起きません。
招待する前に、友だち追加が済んでいるか
友だちリストから選ぶ方法を使う場合、前提として相手と友だちになっている必要があります。会の中で「リストに出てこない」という相談が出たら、まずここを確かめます。
友だちになる方法もいくつかあります。相手のQRコードを読み取る方法、自分のQRコードを読み取ってもらう方法、リンクを共有する方法、電話番号で検索する方法、端末の連絡先から自動で追加する方法です。
会の場面でよく使われるのが、最初の2つです。総会や練習の場で、その場にいる人どうしがQRコードを読み合います。[トーク]の[＋]から[マイQRコード]を開くと自分のQRコードが表示され、同じ画面の[QRコードスキャン]から相手のものを読み取れます。
離れている相手には、リンクを共有する方法が使えます。[マイQRコード]の画面で[リンクをコピー]を押すと自分のリンクがコピーされ、それを送れば相手が友だち追加できます。
電話番号で検索する方法もありますが、こちらは相手の設定次第で使えないことがあります。会の名簿に電話番号があるからといって、必ず追加できるわけではありません。
年配の会員が多い会では、この友だち追加の段階でつまずくことが最も多くなります。招待の前に、まず友だちになる作業が要るという構造自体が伝わりにくいためです。総会のような全員が集まる場で、その場で読み合う時間を10分取るのが、結局いちばん早い方法になります。
招待した人が実際に参加したかを確かめる
招待の作業でいちばん抜けやすいのが、最後の確認です。送った時点で終わりにすると、届いていない人が残ります。
確認の方法は単純です。グループのメンバーの一覧を開き、参加している人数を数えます。それを会員名簿の人数と突き合わせます。数が合わなければ、招待中のままの人か、まだ招待していない人がいます。
このとき、表示名では誰が誰か分からないことがあります。LINEの表示名は本名とは限らず、ニックネームや絵文字だけの人もいます。会として名簿と照合するなら、表示名と本名の対応を1枚の表にしておく必要があります。作るのは手間ですが、一度作れば毎年の確認が数分で終わります。
なお、グループの参加者の名前は、自分の画面上で変更できます。グループに参加しているメンバーの名前を分かりやすい形に直しておけば、自分の画面では読めるようになります。ただし、これは自分の画面だけの話です。次の担当者には引き継がれません。
参加を確かめたあとにやることが、もう1つあります。参加が遅れた人への情報の補いです。招待中のメンバーが参加するまでの間に投稿された、トーク以外のノートとアルバムの内容は、参加してからさかのぼって見ることができます。逆に、トークの内容はさかのぼれません。年度の初めに流した大事な連絡をトークだけで出していると、後から入った人には届きません。会の基本情報はノートに置いておくのが確実です。
何人まで招待できるかは、作ったときの設定で決まる
招待の作業を始める前に、そのグループが何人まで入れるかを知っておく必要があります。この数は、グループを作ったときの設定で決まっています。
[友だちをグループに自動で追加]をオフにして作ったグループでは、最大499人まで招待できます。オンにして作った場合は最大99人までです。いずれも本人を除いた数です。
この設定は作成時にしか選べず、後から変えることはできません。オンで作ったグループが100人目で止まった場合、設定を変えて増やすことはできず、新しいグループを作り直すしかありません。作り直しは、全員に再度声をかける作業です。
上限に達している場合、新たに招待することはできないと案内されています。メンバーを削除するか、新しいグループを作る必要があります。人数が上限に近い会では、退会者が出たタイミングで招待する、という順番になります。
自分のグループがどちらの設定で作られたかは、人数の増え方で見当がつきます。招待した相手がそのまま参加しているならオン、相手の操作を待つ形ならオフです。100人に近づいている会では、どちらなのかを早めに確かめておくと、上限に当たってから慌てずに済みます。
会員が増え続ける見込みがあるなら、いまのうちに移行先を検討しておくという判断もあります。100人を超えてから新しいグループを作り直すのは、人数が多いぶん手間も大きくなるためです。
招待の手間が、毎年同じだけ発生する
ここまでの手順を整理すると、招待の作業は次の流れになります。方法を選ぶ、条件を確かめる、送る、招待中の一覧を見る、参加していない人へ声をかける、人数を突き合わせる、リンクを更新する。
この流れが、年度替わりのたびに発生します。新しく入った人の分だけではありません。やめた人を外す作業も同時に走ります。50人規模の会で入れ替えが8人いれば、招待と削除で16回の操作に加えて、確認の作業が乗ります。
しかも、この作業には記録が残りません。誰を招待して、誰が参加して、誰が断ったのか。画面には現在の状態しか出ないため、去年どうだったかは分かりません。次の担当者に渡せるのは、現在のグループの状態だけです。
さらに、表示名だけの参加者一覧は名簿として機能しません。誰が誰なのかという情報は、作業をした人の頭の中にあります。その人が抜けると、一覧の意味が分からなくなります。
招待というのは本来、名簿に人を載せる作業です。ところが、LINEのグループには名簿という概念がないため、招待の作業が名簿の更新につながりません。毎年同じ手間をかけているのに、会としての記録は積み上がらない。これが、人数の多い会で運営が重くなる理由の1つです。
招待が止まるのは、名簿を持てていないから
ここまでの内容を並べ直すと、招待が詰まる原因は2種類に分かれます。1つは、条件を満たしていないという技術的な原因です。年齢確認、設定のオフ、上限人数、ブロック。これらは確かめれば解決します。
もう1つは、誰が参加していて誰がしていないのかを会として把握できていない、という原因です。招待中と拒否が区別できず、表示名と本名が結びつかず、去年の記録が残らない。こちらは、確かめても解決しません。構造の問題だからです。
団体向けの連絡ツールでは、この部分の作りが違います。名簿が会の側にあるため、招待は名簿に人を載せる作業とそのまま一致します。参加した人と参加していない人が一覧で分かれて出るため、声をかける相手を探す必要がありません。そして、会のアカウントに紐づいているため、役員が代わっても記録が残ります。メンバー以外は見られない状態を保ったまま、会として必要な情報を持てる形です。いま使っている道具をやめる話ではなく、連絡と名簿を分けて考える選び方もあります。
機能ごとに何がどう違うのかを並べて確かめたい場合は、LINEグループとの比較に、名簿・出欠・写真・引き継ぎといった項目を横に置いた表があります。匿名で参加する形との違いはLINEオープンチャットとの比較、掲示板のように情報を積み上げる道具との違いはFacebookグループとの比較にまとめています。団体の種類によって招待の手間は変わるため、地域の会の進め方は町内会での使われかた、保護者会の運営はPTAでの使われかた、習い事や道場のように先生と保護者のやり取りが中心になる場合は教室での使われかたに、それぞれの流れを載せています。導入前によく出る質問はよくある質問にまとめてあります。
いま招待が止まっているなら、確かめる順番は決まっています。[招待中]の一覧を開く、そこに名前があるかを見る、無ければ招待が送れていない、あれば相手が参加していない。あとは別の手段で直接聞くだけです。次の年度に向けては、表示名と本名の対応表を1枚作っておくことをおすすめします。作業の速さが変わります。
Q1. LINEのグループに招待する方法は何通りありますか？
友だちリストから選ぶ方法のほかに、QRコード、招待リンク、メール、SMSがあります。ただし後者の4つは、年齢確認が完了した18歳以上の人だけが使えます。招待する側だけでなく招待される側にも同じ条件がかかるため、未成年が対象の会では友だちリストから選ぶ方法を使います。
Q2. 招待したのに相手が参加してくれません。何を確かめればよいですか？
まず[招待中]の一覧を開いてください。相手の名前があれば招待は届いています。相手が[参加]を選んでいないか、[拒否]を選んだ可能性があります。名前が無ければ、招待が送れていないか、他のメンバーが誤ってキャンセルしています。招待中が続く場合は別の手段で直接確認するのが確実です。
Q3. 招待を拒否されたら分かりますか？
分かりません。グループへの参加を拒否しても作成者には通知されず、その人は[招待中]の友だちとして表示され続けます。返事待ちなのか断られたのかを画面から区別する方法はないため、一定期間が過ぎた相手には電話や紙の案内で直接確認する必要があります。
Q4. 招待リンクを配るときに気をつけることはありますか？
流出するとLINEユーザーなら誰でも参加できる状態になるため、回覧板や掲示板、公開しているSNSには載せないでください。配り終えたら[招待]の画面から[更新]を押し、使用中のリンクとQRコードを無効にします。これが唯一の回収手段です。使わないなら設定からオフにもできます。