line グループ 作り方を調べている時点で、手順そのものは数分で終わります。難しいのは操作ではありません。作成の画面には1つだけ、あとから変更できない設定があり、そこで選んだ内容によって招待できる人数も、相手に参加を求める形も変わります。会や団体の連絡網として使うなら、この設定を理解しないまま作ると、人数が増えた段階で作り直しになります。ここでは手順を追いながら、その設定の中身と、会として作るときに最初に決めておくべきことを扱います。
グループを作る手順
まず操作から確認します。トークタブを開き、右上の吹き出しマークを押します。ホームタブから[グループ]、[グループを作成]と進んでも同じ画面に入れます。
次に[グループ]を選び、招待したい友だちを選んで[次へ]を押します。ここで選んだ人が、最初の招待の対象になります。あとから追加できるため、この時点で全員を入れる必要はありません。
続いてグループのプロフィールを設定します。グループ名とアイコンを決める画面です。グループ名は最大50文字まで入力できます。
その次に出てくるのが、[友だちをグループに自動で追加]のオンとオフを選ぶ画面です。この記事で最も重要な項目です。選んだら右上の[作成]を押して完了します。
パソコン版でも同様の操作ができます。ただ、会の連絡網として作る場合、最初の作成は携帯電話側で行い、あとで必要に応じてパソコンから操作するのが実務的です。最初に作った人が管理者になるという仕組みはLINEには無いため、誰が作ったかで権限が変わることはありません。
あとから変えられない設定が1つある
作成画面で選ぶ[友だちをグループに自動で追加]は、グループへの参加を任意にするか自動にするかを決める設定です。ここが後から変えられません。
※[友だちをグループに自動で追加]をオフでグループを作成した場合、あとからオンにすることはできません 出典: guide.line.me
オンにした場合、招待した友だちは自動的にグループに参加します。相手の操作を待たずに会話を始められます。かつて複数人トークと呼ばれていた形に近い動きです。
オフにした場合、招待した友だちには招待メッセージが届きます。相手は[参加]か[拒否]を選べます。参加を選ぶまで正式なメンバーにはなりません。そして、参加を拒否しても作成者には通知されません。拒否した人はグループの[招待中]の友だちとして表示され続けます。
会の連絡網として見ると、この違いは大きな差になります。オンにすれば全員が確実に入りますが、相手の意思を確認せずに入れることになります。オフにすれば相手が選べますが、参加していない人が出ます。そして、参加していないことに気づきにくい作りです。
どちらが正しいという話ではありません。ただ、作ってから「やっぱり自動にしたい」と思っても戻せない以上、作る前に決めておく必要があります。
招待できる人数が499人と99人に分かれる
もう1つ、この設定によって変わるのが人数の上限です。公式には次のように示されています。
1グループあたりの最大招待可能人数は、以下のとおりです。
- [友だちをグループに自動で追加]をオフにしている：最大499人（本人を除く）
- [友だちをグループに自動で追加]をオンにしている：最大99人（本人を除く） 出典: help.line.me
自動で追加をオンにすると、招待できるのは99人までです。オフなら499人まで招待できます。本人を除いた数なので、実際の在籍はそれぞれ100人と500人になります。
この差は、会の規模によって決定的です。100世帯を超える町内会、学年全体のPTA、部員が多い運動部では、自動で追加をオンにして作ると入りきりません。しかも後からオンをオフに変えることはできないため、人数が増えた段階で新しいグループを作り直すことになります。作り直しは、全員に再度声をかける作業です。
会として作るなら、現在の人数ではなく、想定しうる最大の人数で判断します。いまは40人でも、来年度に2つの会が統合されれば80人です。地域の会では世帯数が動きます。少し先まで見て、オフで作っておくほうが安全な場面が多くなります。
なお、既にグループの上限人数に達している場合、新たに招待することはできないと案内されています。メンバーを削除するか、新しいグループを作る必要があります。人数が上限に近い会では、退会者が出たタイミングで招待する、という段取りになります。
参加していない人が見えないまま進む問題
自動で追加をオフにして作った場合、実務上いちばん困るのが、参加していない人の把握です。
招待した相手が[参加]を選ばない限り、正式なメンバーにはなりません。相手が[拒否]を選んでも、作成者には通知が来ません。拒否した人は[招待中]の一覧に表示されたままになります。つまり、画面上は「招待中」と出ているだけで、返事待ちなのか断られたのかが区別できません。
この状態で連絡を流すと、参加していない人には届きません。会の側では全員に送ったつもりになっているため、当日になって「聞いていない」という話が出ます。
対処は2つあります。1つは、作成直後に[招待中]の一覧を確認し、参加していない人へ別の手段で声をかけることです。電話でも紙でも構いません。参加の操作が分からない年配の会員は珍しくありません。
もう1つは、年度の初めに一度、返事が必要な連絡を全員に出すことです。出欠でも、確認の一言でも構いません。返ってこない人が、届いていない人です。この確認をしておけば、行事の直前に慌てずに済みます。
招待に関して知っておくと安心なのが、参加後の見え方です。招待中のメンバーが参加するまでの間に投稿された、トーク以外のノートとアルバムの内容は、参加してからさかのぼって見ることができます。逆に言えば、トークの内容はさかのぼれません。参加が遅れた人に確実に伝えたいことは、ノートに置いておくのが確実です。
会の連絡網としてグループを作るときの名前の決め方
グループ名は50文字まで入れられます。会で使うなら、ここも決めておく価値があります。
避けたほうがよいのが、「連絡用」「グループ」のような一般的な名前です。会員は複数の会に入っています。トーク一覧に「連絡用」というグループが2つ並ぶと、どちらに送ればよいか分かりません。誤爆はこうして起きます。
入れておきたいのは、会の名前と用途です。「〇〇町内会 全体連絡」「〇〇小PTA 3年学年連絡」のような形です。会の名前だけだと、役員グループと全体グループの区別がつきません。
年度を入れるかどうかは、グループを年度ごとに作り直すかで決まります。作り直す会なら入れます。継続して使う会では入れません。入れておいて更新を忘れると、去年の年度が付いたまま運用することになり、かえって混乱します。
グループ名は参加している全員が変更できます。管理者だけが変えられる、という仕組みはありません。誰かが冗談で変えてしまうことも起こり得ます。会の連絡網として使うなら、名前を勝手に変えないという取り決めを最初に伝えておきます。アイコンと背景画像も同様に、参加者なら誰でも変更できます。
作った直後に決めておく取り決め
グループができたら、最初の投稿で取り決めを共有しておくと、その後の運用が楽になります。会の連絡網として必要なのは、次の4つです。
第一に、このグループで何を流すかです。全体連絡だけなのか、雑談も含むのか。ここが曖昧だと、重要な連絡が雑談に埋もれます。雑談を許す場合は、別グループを作るか、通知の扱いを各自に任せるかを伝えます。
第二に、返事の要否です。全ての投稿に返事を求めると、通知が増えて誰も読まなくなります。返事が必要なものには目印を付ける、という形を決めておきます。
第三に、退会と招待の扱いです。会をやめた人をいつグループから外すか、新しく入った人をいつ招待するか。決めておかないと、既にやめた人が連絡を見続けることになります。
第四に、写真の扱いです。行事の写真をどこに置くか、個人が大きく写ったものをどう扱うか。あとから決めると揉めやすい項目です。
この4つを最初の投稿としてノートに置いておくと、あとから入った人にも伝わります。トークに流すと数日で埋もれます。ノートは参加前の投稿もさかのぼって見られるため、途中参加の人にも同じ内容が届きます。
年齢確認が済んでいないと使えない招待方法がある
グループを作ったあと、人を増やす方法は複数あります。友だちリストから選ぶ方法のほかに、QRコード、招待リンク、メール、SMSを使う方法があります。
ただし、QRコード、招待リンク、メール、SMSによる招待は、年齢確認が完了した18歳以上の人だけが利用できます。年齢確認が済んでいない場合、これらの方法は使えません。18歳未満の人は、友だちリストから選ぶ従来の手順で招待と参加を行います。
部活や少年団のように、本人が携帯電話を持っている中学生や高校生が対象になる会では、ここが引っかかります。リンクを配って各自に入ってもらう段取りを組んでも、年齢確認が済んでいない生徒は参加できません。年齢確認は携帯電話会社の契約情報を使う手続きのため、家庭の契約状況によっては済んでいないこともあります。
対処としては、保護者を経由する形にするのが現実的です。生徒本人ではなく保護者のアカウントを連絡先にすれば、年齢確認の問題は起きにくくなります。連絡の届く先が保護者になるという点も、会の性質によっては都合がよい場合があります。
会を作る前に、対象が誰かをはっきりさせておくと、この判断が早くなります。生徒本人なのか、保護者なのか、両方なのか。3つ目を選ぶと人数が倍になり、上限の話に戻ってきます。
リンクとQRコードで招待するときの注意
人数の多い会では、1人ずつ招待するより、リンクやQRコードを配るほうが早く進みます。総会の場でQRコードを映す、回覧にリンクを載せる、といった形です。ただし注意点があります。
グループ招待用のQRコードやリンクが外部に流出すると、LINEユーザーなら誰でもグループに参加できる状態になります。不特定多数が見られる場所に公開しないよう案内されています。回覧板に印刷する、掲示板に貼る、公開のブログに載せるといった使い方は避ける必要があります。
知らない人が入ってきた場合の対処も決まっています。その人をグループから削除し、[招待]の画面から[QRコード]または[招待リンク]の[更新]を押します。更新すると、使用中のQRコードとリンクが無効になり、新しいものが発行されます。
そもそもリンクとQRコードによる招待を使わない、という選択もできます。グループの設定の中に[リンク⋅QRコード招待]の項目があり、これをオフにすれば、その方法による招待を無効にできます。会員が固定されていて、途中から人が増えない会であれば、オフにしておくほうが安全です。
配る場合は、配る範囲と期間を決めます。総会の日だけ配る、配り終えたら更新して無効にする、という形にすれば、流出の影響を短く抑えられます。とりまとめる立場の人が押さえておくべきは、リンクは一度配ったら回収できないという点です。更新して無効にする操作が、唯一の回収手段になります。
作ってすぐに入れておきたい、流れを止めないための設定
グループができたら、連絡が埋もれないようにする仕組みを先に入れておくと、その後が楽になります。追加のアプリは要りません。
1つ目がアナウンスです。大事なメッセージを長押しして[アナウンス]を選ぶと、トークルームの上部にピン留めされます。集合時間や持ち物のように、当日まで何度も参照される情報はここに置きます。アナウンスは各トークルームで5つまで設定できます。上限があるので、常時ピン留めしておくものと、行事のたびに差し替えるものを分けて考えます。
2つ目がノートです。アナウンスが短い情報の掲示なら、ノートは長い情報の保管庫です。会則、年間予定、役員の分担、よくある質問。トークに流すと数日で埋もれるものを置きます。前述のとおり、ノートは参加前の投稿もさかのぼって見られるため、年度の途中で入った人にも同じ内容が届きます。
3つ目が投票です。出欠や意向の確認は、トークで文章のやり取りをすると集計が手作業になります。[＋]から[投票]、[投票を作成]と進み、質問と選択肢を入れれば、回答が自動で集まります。回答の締め切り日や複数選択の可否も設定できます。
4つ目がメンションです。特定の人に向けた連絡を全体の中で出したいとき、名前を指定して送れます。個別トークを開かずに済むため、とりまとめる立場の人の手数が減ります。ただし、他の会員にも内容が見えるため、会費の督促や体調の話には向きません。
この4つを使い分けるだけで、グループの中の情報が整理されます。作った直後に一度説明しておくと、会員の側も使い方が揃います。
複数人トークとグループは、もう分けて考えなくてよい
以前のLINEには、グループとは別に複数人トークという仕組みがありました。招待を待たずにすぐ会話を始められる代わりに、ノートやアルバムが使えない形です。現在は複数人トークがグループトークに統合されており、新しく作るときにこの2つを選び分ける必要はありません。
既に使っている複数人トークは、そのまま使い続けられます。ただし、そこではアルバムを作れません。アルバムを作れるトークルームは、1対1とグループに限られています。複数人トークでアルバムを使いたい場合は、その複数人トークからグループトークを作成する操作が用意されています。
会の連絡網として古い複数人トークを使い続けている場合、これは見直す理由になります。写真を残せない、ノートで固定の情報を置けない、という2点は、会の運営では効いてきます。行事の集合場所や持ち物のように毎回同じ質問が来る情報は、ノートに置けるかどうかで手間が変わります。
なお、招待を待たずに会話を始められるという複数人トークの性質は、現在のグループでは[友だちをグループに自動で追加]をオンにすることで再現できます。前述のとおり、その場合の招待できる人数は99人までです。会の規模が小さく、全員がすぐに参加している状態を優先したいなら、この形を選ぶことになります。
役員グループと全体グループを分けるかどうか
会の連絡網を作るとき、ほぼ必ず出てくるのがこの判断です。全会員が入るグループと、役員だけのグループを分けるかどうか。
分ける利点は3つあります。役員どうしの相談を全員の目に触れさせずに済むこと、全体グループの投稿数を抑えられること、そして役員の交代時に入れ替える範囲が小さいことです。全体グループは毎年ほとんど変わらず、役員グループだけを毎年入れ替える形になります。
分ける欠点も3つあります。情報が2か所に分かれるため、どちらで話したかが分からなくなること。役員グループで決まったことを全体に流し忘れること。そして、役員を兼ねる人の通知が倍になることです。
実務的な判断基準は、役員の人数です。役員が3人程度なら、1対1のやり取りで足りることが多く、分けなくても回ります。役員が10人を超えるなら、分けたほうが全体グループが静かになります。
分ける場合に決めておきたいのが、役員グループで決まったことを全体へ流す担当です。担当を決めないと、全員が「誰かが流しただろう」と考えて誰も流しません。役員グループの投稿に、全体へ流したかどうかを書き添える習慣を作ると、抜けが減ります。
分けた場合、それぞれのグループにアルバムができます。行事の写真をどちらに入れるかも決めておく必要があります。決めないと、同じ行事の写真が2か所に散ります。
作ったグループをやめたくなったときの手順
作り方と一緒に知っておく価値があるのが、やめ方です。グループを完全に消す手順は、直感に反する形になっています。
グループ自体を削除するには、自分以外のメンバーを全員退会させてから、自分が退会する必要があります。削除というボタンがあるわけではありません。メンバーを1人ずつ外していく作業になります。
そして、グループを削除すると、そのグループに投稿されていた全てのデータが削除されます。削除したデータは復元できないと明記されています。アルバムもノートも一緒に消えます。年度末にグループを畳む前に、残したいものを手元に落としておく必要があります。
実務としては、削除まで踏み込まないほうがよい場面がほとんどです。使わなくなったグループは、通知をオフにして放置するか、自分だけ退会する形で足ります。会の記録として残る可能性があるものを、わざわざ消す必要はありません。
なお、グループを直接ブロックする方法はLINEには用意されていません。そのグループからの連絡を受けたくない場合は、退会するか、通知をオフにするかのどちらかになります。トークルームの非表示や削除は、一覧から一時的に消す操作にすぎず、新しいメッセージが届けば再び表示されます。
作ったあとに増えていく管理の手間
グループができると、連絡そのものは楽になります。一方で、時間とともに増えていく作業があります。
1つ目は、名簿との照合です。グループの参加人数と会員名簿の人数が合っているかを、定期的に確かめる必要があります。LINEの表示名は本名とは限らないため、誰が誰なのか分からないアカウントが混ざります。「メンバーがいません」と表示されるアカウントが出ることもあります。
2つ目は、入退会の反映です。会をやめた人を外し、新しく入った人を招待する作業が、毎年度発生します。まとめて処理する仕組みは用意されていないため、1人ずつの操作になります。
3つ目は、返事の集計です。出欠や意向の確認をトークで集めると、誰が答えたかを目で追うことになります。投票機能を使えば集計は楽になりますが、答えていない人を特定する作業は残ります。
4つ目は、引き継ぎです。グループ自体は次の役員に引き継げますが、その中で誰が誰なのかという情報は、個人の頭の中にあります。表示名だけの一覧を渡されても、次の担当者には読めません。
この4つは、人数が増えるほど時間を食います。100人規模の会では、年度替わりの作業だけで数時間かかることも珍しくありません。作り方を調べている段階では見えませんが、1年使うと必ず表に出ます。
作る前に決めておくと、あとで作り直さずに済む
ここまでを整理します。グループを作る操作自体は数分ですが、決めておくべきことは4つありました。自動で追加をオンにするかオフにするか、想定する最大人数、グループ名の形、そして最初に共有する取り決めです。このうち最初の1つは、作ったあとに変えられません。
会の連絡網として長く使うなら、もう1つ先まで考える価値があります。グループは連絡の道具としてよく働きますが、名簿の管理、出欠の集計、引き継ぎといった作業は、グループの外に残ります。表示名だけの参加者一覧は名簿にならず、返事の集計は目視になり、引き継ぎでは担当者の頭の中にある情報が失われます。
団体向けの連絡ツールでは、この部分の作りが違います。名簿が会の側にあるため、参加者一覧がそのまま名簿として読めます。出欠は回答した人と未回答の人が一覧で分かります。そして、会のアカウントに紐づいているため、役員が代わっても引き継ぐものが1つで済みます。メンバー以外は見られない状態を保ったまま、会として必要な情報を残せる形です。いま使っている道具をやめる話ではなく、連絡と管理を分けて考える選び方もあります。
機能ごとに何がどう違うのかを並べて確かめたい場合は、LINEグループとの比較に、名簿・出欠・写真・引き継ぎといった項目を横に置いた表があります。匿名で参加する形との違いはLINEオープンチャットとの比較、掲示板のように情報を積み上げる道具との違いはBANDとの比較にまとめています。団体の種類によって必要な機能は変わるため、地域の会の進め方は町内会での使われかた、保護者会の運営はPTAでの使われかた、習い事や道場のように先生と保護者のやり取りが中心になる場合は教室での使われかたに、それぞれの流れを載せています。導入前によく出る質問はよくある質問にまとめてあります。
これから作るのであれば、最初にやるべきことは1つです。想定しうる最大の人数を書き出すこと。その数が100を超えるなら、自動で追加はオフ一択になります。100以下でも、相手の意思を確認する形にしたいならオフです。この判断を先にしておけば、あとは手順どおりに進めるだけで、作り直しは起きません。
Q1. LINEのグループは、何人まで入れますか？
招待できる人数は設定によって変わります。[友だちをグループに自動で追加]をオフにして作った場合は最大499人、オンにして作った場合は最大99人です。いずれも本人を除いた数です。この設定は作成時にしか選べず、オフで作ったものを後からオンにすることはできません。
Q2. [友だちをグループに自動で追加]は、オンとオフのどちらがよいですか？
会の連絡網として使うならオフが無難です。招待できる人数が499人まで増え、相手が参加するかどうかを選べます。ただし参加していない人には連絡が届かないため、作成直後に招待中の一覧を確認し、返事のない人へ別の手段で声をかける手順が必要になります。
Q3. グループに招待した相手が参加してくれません。
相手が[参加]を選んでいない、[拒否]を選んだ、既に招待中で再招待できない、といった原因が考えられます。拒否されても作成者には通知が来ず、招待中の一覧に表示され続けるため区別がつきません。招待中のままの人には、別の手段で直接確認するのが確実です。
Q4. QRコードや招待リンクで招待するときの注意点はありますか？
流出するとLINEユーザーなら誰でも参加できる状態になるため、不特定多数が見られる場所に載せないでください。知らない人が入った場合は、その人を削除したうえで[招待]の画面から[更新]を押し、使用中のQRコードとリンクを無効にします。使わないなら設定からオフにもできます。