LINEのノートの使い方を調べている人の多くは、トークが流れて大事な連絡が埋もれることに困っています。ノートはまさにその問題のために用意された機能で、公式の説明では、トークルームに参加するメンバーが利用できる掲示板機能と書かれています。会話の流れとは別のところに積み上がるので、あとから開き直せます。この記事では、ノートで何ができて何ができないのかを公式の記載に沿って整理し、会の連絡のうちどれをノートに置くべきかという判断まで書きます。先に結論を書くと、ノートに置くべきなのは「何度も参照される決まりごと」で、置くべきでないのは「その日だけ必要な連絡」です。この線引きを間違えると、ノートも第二のトークになって流れ始めます。
ノートはトークルームの掲示板にあたる機能
まず、ノートが何なのかを押さえます。公式のヘルプは、次のように定義しています。
ノートとは、トークルームに参加するメンバーが利用できる掲示板機能です。 テキストに加え、スタンプや画像などを添付して投稿することもできます。 出典: help.line.me
ここで大事なのは、掲示板という言葉です。トークは時間の順に流れていく会話で、新しい発言が来れば古いものは上へ押し上げられます。ノートは違い、投稿したものが一覧として残り、時間が経っても同じ場所にあります。
開く場所は、トークルームの中です。トークルーム内上部のメニューからノートを選ぶと、そのルームのノートの一覧が出ます。トークとノートは同じルームの中で並んでいる別の面だと考えると分かりやすくなります。
この構造から、使い分けの原則が導けます。一度読めば役目が終わるものはトーク、何度も見返すものはノートです。会の連絡でいえば、「今日は雨なので中止です」はトーク、「年間の行事予定」はノートです。判断に迷ったら、半年後にもう一度見る可能性があるかどうかを考えてください。
注意点が1つあります。公式は、過去に作成した複数人トークではノートを利用できないと書いています。古いやり方で作った複数人のトークを使い続けている会では、ノートが出てきません。その場合はグループトークを作り直す必要があります。
ノートに投稿できるものと、その上限
ノートに何を置けるかは、公式に列挙されています。
テキストに加えて、スタンプ、画像、LINE MUSIC、位置情報を添付して投稿できます。それぞれに上限があり、スタンプと画像は一回の投稿につき各最大20個まで、LINE MUSICと位置情報は一回の投稿につき各1つだけです。サウンドスタンプやアニメーションスタンプは、一般のスタンプと同時に添付できず、その場合は1個だけになります。
動画については注意が必要です。公式によれば、ノートに動画を投稿する機能は2024年2月中旬で提供を終了しています。オープンチャットのノートでは引き続き動画を投稿できますが、通常のグループのノートでは使えません。動画を残したい場合はアルバムを使うことになります。
位置情報を添付できるのは、会の運営ではかなり役に立ちます。集合場所、清掃の担当区域、駐車場の入口。文章で説明すると長くなるものが、地図として一発で伝わります。年に一度しか行かない場所ほど効きます。
会の連絡でよく使われる形を挙げると、次のようになります。年間行事の予定表。役員の担当表。会費の金額と納入方法。備品の保管場所。施設の鍵の受け渡し手順。緊急時の連絡先。これらは全部、何度も参照される種類の情報です。
逆に、ノートに置くと逆効果なものもあります。締め切りが迫っている連絡です。ノートは流れないぶん、目に入りにくくなります。急いで読んでほしいものはトークに流し、必要ならトークルームの最上部に固定するアナウンス機能を使うほうが届きます。
ノートを投稿すると、トークにも通知が流れる
ノートの使い方でよく誤解されるのが、通知の扱いです。ノートに書いておけば静かに置いておける、と思われがちですが、実際は違います。
公式のヘルプによれば、ノートを作成したり再共有したりすると、そのメッセージがトークルームに送信されます。つまり、ノートに投稿した時点でトークにも「ノートに投稿しました」という形で流れます。メンバーはそこから直接ノートへ飛べます。
さらに、ノートの通知はプッシュ通知やホームのお知らせを通じても送られます。受け取る側は、トークの新着と同じように通知を受けます。
この仕組みは、良い面と悪い面の両方を持っています。良い面は、置いただけで誰にも気づかれないという事態を防げることです。悪い面は、細かい修正のたびに通知が飛ぶと、うるさく感じる会員が出ることです。
対処としては、まとめて書いてから一度に投稿する、という運用にするのが現実的です。書きながら何度も投稿し直すと、そのたびに通知が飛びます。下書きは別のところで作り、完成してから1回で上げるほうが、受け取る側の負担が軽くなります。
通知を止めたい人は、個別にオフにできます。手順は、トーク画面上部のメニューから設定を開き、投稿の通知をオフに変更します。パソコン版では、設定の通知の中にあるその他のタブで、トークルームのノートを通知をオフにします。
なお、ノートを作成したときにトークへ流れたメッセージは、制限時間内であれば送信取消ができます。取り消すと、自分と相手のトークルームからそのメッセージが消えます。ただし、取り消したことは双方のトークルームに表示されると公式に書かれています。
トークで決まったことを、そのままノートへ写す
ノートを使い始めた人がいちばん面倒に感じるのが、書き写す手間です。トークで決まったことを、もう一度ノートに打ち直すのは負担が大きく、たいてい続きません。
これを省く方法が公式に用意されています。トークルームで送受信されたメッセージを長押しして、ノート、保存、投稿の順にタップすると、そのメッセージをノートへ直接投稿できます。対象はテキスト、画像、URL、位置情報です。
この手順を知っているかどうかで、運用の続きやすさが大きく変わります。役員会の場で日程が決まったら、その発言を長押ししてノートに送る。それだけで、あとから探さなくてよい状態が作れます。打ち直す必要が無いので、決まったその場で片付きます。
ただし、そのまま写すと文面が会話のままになります。「じゃあ21日でお願いします」という発言をノートに置いても、半年後に読んだ人には何の21日か分かりません。写したあとで、投稿を編集して主語と日付を補っておくのが実務です。自分が投稿したものなので、編集はできます。
もうひとつ便利なのが、ノートを再共有する機能です。既に作ったノートを、そのトークルーム内でもう一度共有できます。共有したいノートにある転送のマークから、シェアまたは確認を選びます。締め切りが近づいたときに、前に書いたノートをもう一度みんなの目に入れる、という使い方ができます。
なお、ノートを作成したときや再共有したときにトークへ流れるメッセージは、iPhoneやiPadを使っている場合、端末の写真アプリやWebサイトからコピーした画像もノートに添付できると公式に書かれています。ただし、コピーした画像を添付した場合は、投稿画面下部のボタンから画像を添付することはできません。
編集と削除ができる範囲。誰でも直せるわけではない
会でノートを使うときに、いちばん重要なのがここです。
公式は、はっきり書いています。自分が作成した投稿だけを修正または削除することができます。つまり、他の人が書いたノートを別の人が直すことはできません。グループの管理をしている人であっても同じです。
手順は、修正または削除したい投稿の右上にあるメニューを開き、編集または投稿を削除を選びます。iPhoneでは投稿を削除を選んだあと、さらに削除を選ぶ形になります。
この仕様が、会の運営では大きな意味を持ちます。
第一に、役員が代わったときです。前任者が書いた年間予定や担当表を、後任者が直すことができません。日付を1つ変えたいだけでも、前任者に頼むか、新しいノートを作り直すことになります。会を離れた人に頼むのは現実的ではないので、実質は作り直しです。
第二に、書いた人が退会したときです。公式によれば、グループを退会しても自分の過去の投稿やアルバムやノートは削除されず、残っているメンバーには表示され続けます。つまり、辞めた人が書いたノートがそのまま残り、誰も直せない状態になります。内容が古くなっても、更新の手段がありません。
第三に、情報の正しさを保つ担当を置きにくいことです。会の決まりが変わったとき、ノートを直す人と、それを書いた人が同じとは限りません。結果として、古い情報と新しい情報が両方ノートに並ぶことになります。
対策としては、会の共通の情報は役職のアカウントではなく、その年の担当が書き直すという運用にするのが現実的です。毎年、担当が新しくノートを作り、古いものは書いた本人が消す。手間はかかりますが、直せないノートが積み上がるよりはましです。あるいは、年度をノートの題名に入れて、古いものはそのまま記録として残す割り切り方もあります。
ノートを検索する。ハッシュタグの付け方で変わる
ノートが増えてくると、一覧から探すのが大変になります。ノートには専用の検索があります。
公式によれば、検索の対象は3つです。ノートの本文。ハッシュタグ、つまり記号の井桁とキーワードを入力する形。そして、ノートの作成者で、アットマークとユーザー名を入力します。ただし作成者での検索は、WindowsとMacのサブ端末では使えません。
手順は、トーク画面上部のメニューからノートを開き、画面上部にある検索窓に入力します。
この検索を効かせるコツは、投稿するときにハッシュタグを決めておくことです。本文を検索するだけだと、似た語が並んで結果が増えます。ハッシュタグは意図して付けたものだけが出てくるので、狙った一群を取り出せます。
会で使うなら、次の3つの軸で決めておくと迷いません。年度を表すもの。行事や分野を表すもの。種類を表すもの。たとえば年度と行事と種類を1つずつ付けておけば、年度で絞る、行事で絞る、種類で絞るという3通りの探し方ができます。
注意点として、公式は禁則語に設定されているテキストは検索できないと書いています。ガイドライン違反の可能性がある語が対象なので、通常の会の連絡で引っかかることはまずありませんが、まったく出てこない語があるときは頭の隅に置いてください。
そして最大の注意点は、ハッシュタグは書く人が全員そろえて初めて効くという点です。役員が複数いる会で、それぞれが好きな付け方をすると、検索の当たりは上がりません。人が毎年入れ替わる団体では、そろえ続けること自体が難しい課題になります。
ノートに書いたのに読まれないときに見るところ
ノートを使い始めた会でよく起きるのが、書いたのに誰も見ていないという状態です。原因はだいたい3つに分かれます。
第一に、どこにあるか知られていないことです。ノートはトークルーム上部のメニューの中にあるので、意識して開かないと目に入りません。トークだけ見ている会員にとっては、存在しないのと同じです。対策は、最初の1回だけ会合の場で一緒に開いてもらうことです。案内文を流して各自でやってもらう形にすると、半数ほどが手をつけないまま止まります。
第二に、通知をオフにされていることです。ノートの通知は個別にオフにできるので、うるさいと感じた人が切っている可能性があります。会として大事な連絡は、ノートに置いたうえでトークにも一言流すほうが確実に届きます。
第三に、量が多すぎることです。ノートが何十本も並ぶと、どれが今有効なのか分からなくなります。特に、役員が代わるたびに作り直したノートが積み上がっている会では、古いものと新しいものの区別がつきません。題名に年度を入れておく、古いものは書いた本人が消す、といった整理の決まりが要ります。
この3つのうち、最初の2つは運用で解決できます。三つめだけは、ノート自体の作りに由来するので、完全には解決しません。編集できるのが書いた本人だけである以上、積み上がることを前提に整理の担当を決めておくしかありません。
グループを抜けるとノートはどうなるか
ノートを会の記録として使うなら、ここは必ず知っておく必要があります。
公式は、グループから退会すると過去の投稿、アルバム、ノートが全て閲覧できなくなると明記しています。つまり、会を辞めた人はノートを見られません。逆に言えば、いま見えているノートは、会にいる間だけ見えるものです。
一方で、自分が書いた投稿は消えません。公式は、グループを退会しても自分の過去の投稿やアルバムやノートは削除されず、残っているメンバーには表示されると書いています。そして、不要な情報は退会前に削除しておくよう案内しています。
この2つを合わせると、役員が交代するときの実務が見えてきます。辞める人は、自分が書いたノートのうち残すべきでないものを、抜ける前に消しておく必要があります。抜けたあとでは操作できません。個人の連絡先や、その年限りの内輪の情報が含まれているなら、なおさらです。
グループそのものを消す場合はさらに徹底しています。公式は、グループを削除すると、そのグループに投稿されていた全てのデータが削除され、削除したデータは復元できないと書いています。古いグループを整理するときに、ノートの中身ごと消えることを知らないまま実行すると、会の記録がまとめて失われます。
もう1つ、トークルーム自体が使えなくなった場合の扱いも公式に書かれています。全てのメンバーが退出した、LINEを退会した、オープンチャットの管理者がルームを削除したといった理由で利用不可になったトークルームでは、そこで作成されたノートは一定期間保存されたあとに削除されます。
会の記録という視点で見ると、これらはかなり重い制約です。ノートは会話の中で流れないという点では優れていますが、グループの存続に完全に依存しています。グループが無くなれば記録も無くなり、抜けた人は二度と見られません。
会の連絡のうち、どれをノートに置くべきか
ここまでの仕様を踏まえて、実際の置き分けを決めます。
地域の団体がどんな道具で連絡を回しているかは、総務省の研究会がまとめた報告書に調査結果があります。
市区町村アンケートによれば、市区町村が自治会等においてどのようなデジタル化が行われていると把握しているかとの質問（複数回答可）に対し、電子メール、ホームページ、汎用的なアプリ（LINE、Facebook 等）が活用されていると回答した市区町村はそれぞれ１割強（順に 226 団体（13.0％）、250 団体（14.4％）、215 団体（12.3％））であるのに対し、自治会向け専用アプリや Web 会議システムの活用を挙げた市区町村は少ない（順に 26 団体（1.5％）、77 団体（4.4％））。 出典: 総務省
汎用的なアプリを挙げた市区町村が12.3%に対し、団体向けの専用アプリは1.5%です。会の記録の多くは、会話のために作られた道具の上に載っています。だからこそ、その中にある掲示板の面を使い切る意味があります。
置くべきものは、次の4つです。
第一が、年間を通して参照されるものです。行事予定、役員の担当表、会費の金額と納入方法、規約の要点。これらは毎月のように誰かが確認します。
第二が、手順が決まっているものです。備品の借り方、施設の鍵の受け渡し、集金の集計のしかた、行政への提出物の出し方。文章にしておけば、担当が代わっても同じようにできます。
第三が、場所に関するものです。集合場所、担当区域、駐車場。位置情報を添付できるので、地図として残せます。
第四が、緊急時の連絡経路です。誰に、どの順番で、何を伝えるか。年に一度も使わないかもしれませんが、必要になったときに探している余裕はありません。
逆に置くべきでないのは、期限が短いものです。今週の出欠、明日の天候判断、今日の集合時刻の変更。これらはノートに書いても読まれません。トークに流して、必要ならアナウンスで最上部に固定してください。
もうひとつ置くべきでないのが、個人に関する細かい情報です。誰がいつ休むか、誰が会費を納めたか、誰の連絡先が何番か。ノートはトークルームのメンバー全員が見られるので、個人の事情がそこに並ぶことになります。名簿のように扱うべき情報は、閲覧できる人を絞れる場所に置くのが原則です。個人情報の取り扱いの考え方そのものは、個人情報保護委員会が一般向けの解説を出しています。会としてどこまで載せてよいかは事情によって変わるので、迷う場合は加入している連合会や自治体の担当窓口に確認してください。
置き分けの判断に迷ったら、3つの問いを順に当ててください。半年後にもう一度読むか。読むなら、読むのは誰か。その人は今このグループにいるか。3つとも満たすならノート、どれかが外れるなら別の場所です。
会の種類ごとに、ノートに置くものは違う
同じノートでも、何を置くと効くかは団体によって変わります。自分の会に近いところを見てください。
町内会や自治会では、年間行事の予定と、班ごとの担当区域がよく置かれます。清掃活動の区域は口頭で伝えても覚えられないので、位置情報を添付した投稿にしておくと毎年使えます。加えて、ごみ集積所の場所と当番の回り方、回覧に回す配布物の種類。このあたりは毎年ほとんど変わらないので、一度書けば長く効きます。集金の金額と納入方法も、聞かれる回数が多いのでノート向きです。
PTAや保護者会では、提出物の一覧と、役員の分担が中心になります。何をいつまでにどこへ出すのかを1本にまとめておくと、同じ質問が減ります。加えて、学校との連絡の窓口が誰なのか。これは年度の初めに決まって、その後1年間ずっと参照されます。運動会やバザーのように毎年同じ行事があるなら、去年の段取りをノートに残しておくと、次の役員が一から組み立てずに済みます。
部活や少年団では、持ち物の一覧と、遠征先の場所がよく使われます。試合ごとに持ち物を聞かれるのを防げます。加えて、雨天時の判断の基準と、その連絡がどこに来るのか。基準を先に書いておけば、当日に問い合わせが集中しません。保護者の当番の回り方も、揉めやすいところなので文章にしておく価値があります。
教室やサークルでは、レッスンの振替の決まりと、月謝の納入方法が中心です。個別の事情が絡むところなので、原則だけをノートに書き、例外は個別に相談という形にすると運用しやすくなります。加えて、休講の連絡がどこに出るのか。場所を決めておけば、連絡が届かなかったという苦情が減ります。
どの会にも共通するのは、緊急時の連絡経路です。誰が誰に、どの順番で伝えるのか。年に一度も使わないかもしれませんが、必要になったときに探している余裕はありません。1本のノートにまとめ、年度の初めに一度だけ再共有する。これで足ります。
ノートを使い始めた会が、次に当たる壁
ノートを使い始めると、当面の困りごとは解決します。大事な連絡が流れなくなり、あとから開き直せるようになります。ただ、しばらく運用していると、決まった壁に当たります。
最初に当たるのが、直せないという壁です。書いた本人しか編集できないので、役員が代わるたびにノートを作り直すことになります。年数を重ねると、同じ内容のノートが何本も並びます。
次に当たるのが、見られない人がいるという壁です。グループを抜けた人は見られず、新しく入った人はノートそのものは見られますが、そこに至る経緯は分かりません。途中参加の会員が増える会では、説明の手間が毎回発生します。
三つめが、記録がグループに縛られるという壁です。グループを消せばノートも消えます。役員のグループ、班のグループ、行事のグループと分けて運用している会では、どのグループにどの記録があるかを覚えている人が必要になります。
四つめが、引き継ぎの壁です。連絡はトーク、決まりごとはノート、写真はアルバム、名簿は表計算、出欠は紙。この5つを次の人に渡す作業を前にして、まとめられないかと考え始めます。引き継ぐものが1つで済む状態にできるかどうかが、実際に道具を見直す分かれ目になります。
この段階に来た会が何を見比べているかというと、だいたい同じところです。LINEグループと団体向けの連絡帳を、記録の残りかたと引き継ぎの観点で並べたものはLINEグループとの比較にまとめてあります。参加前のやり取りまで見えるかどうかを重視するならLINEオープンチャットとの比較が参考になります。掲示板の形が中心の道具についてはBANDとの比較に整理しています。
実際の使われ方は町内会での使われかたやPTAでの使われかたに場面ごとに載せてあります。運用上の細かい疑問はよくある質問にまとめています。
ノートの使い方を覚えることには、はっきりした効果があります。流れて消えていた連絡が残るようになり、同じ質問に何度も答える回数が減ります。まずはここから始めれば十分です。そのうえで、直せない、見られない、グループに縛られるという3つの壁に当たったとき、初めて別の置き場所を考えればよい順序になります。
Q1. ノートに書いたら、メンバーに通知は届きますか？
届きます。公式によれば、ノートを作成または再共有すると、そのメッセージがトークルームに送信されます。加えて、プッシュ通知やホームのお知らせを通じても通知が送られます。細かい修正のたびに投稿し直すと通知が繰り返し飛ぶので、書き上げてから一度に投稿するほうが受け取る側の負担が軽くなります。
Q2. 他の人が書いたノートを編集できますか？
できません。公式は、自分が作成した投稿だけを修正または削除できると明記しています。グループの管理をしている人でも、他人の投稿は直せません。役員が代わって内容を更新したい場合は、前任者に頼むか、新しいノートを作り直すことになります。年度を題名に入れておくと、作り直しても混乱しません。
Q3. グループを退会したらノートは見られなくなりますか？
見られなくなります。公式は、グループから退会すると過去の投稿、アルバム、ノートが全て閲覧できなくなると明記しています。一方で、自分が書いた投稿は削除されず、残っているメンバーには表示され続けます。残したくない情報がある場合は、退会する前に自分で削除しておいてください。
Q4. ノートに動画は投稿できますか？
通常のグループのノートには投稿できません。公式によれば、ノートに動画を投稿する機能は2024年2月中旬で提供を終了しています。オープンチャットのノートでは引き続き利用できます。動画を残したい場合は、無期限で保存できるアルバムを使うか、端末に保存してください。