line オープンチャット 退会で検索する場面は、大きく3つに分かれます。自分が役を降りるので静かに抜けたい場合、抜けた人の扱いを決めなければならない場合、そして急に入れなくなって理由を知りたい場合です。どれも操作そのものは数タップで終わりますが、問題は抜けたあとに何が残るかのほうにあります。ここでは退会の手順を確かめたうえで、残るもの、消えるもの、消せなくなるものを、LINEの公開仕様に沿って順に整理します。
退会の操作と、その前に確かめること
退会そのものは短い操作です。トークルーム内上部のメニューを開き、退会をタップして、退会してメイン画面に移動、または退会を選びます。パソコン版では、トークルーム上部のメニューからトークを退会をクリックし、同じように進みます。確認の画面は挟まりますが、取り消す猶予はありません。
先に済ませておくべきことが2つあります。1つ目は、自分が投稿したノートの整理です。LINEのヘルプセンターには、オープンチャットのノートについて、自分が投稿したノートのみ修正と削除ができる、と書かれています。管理者であっても、他人の投稿は消せません。退会してしまえば、自分の投稿に手を伸ばす経路がなくなります。
2つ目は、会として残すべき内容の受け渡しです。当番表や会費の取り決めを自分のノートに書いていた場合、それを消して抜けると会が困り、残して抜けると誰も直せない投稿になります。どちらも困るので、残る人に同じ内容で投稿し直してもらってから、自分の投稿を消す。この順番が唯一の解になります。
実務でよく見かけるのは、年度末に役員がまとめて抜けていく光景です。3人の旧役員がそれぞれノートを書いていたとすると、3人が抜けた時点で、3本の投稿が誰にも編集できない状態で残ります。翌年、内容が古くなっても直せません。引き継ぎの手順書に「自分のノートを整理してから退会する」の1行を入れておくだけで、この事態は避けられます。
もう1つ、抜ける側が気にしがちな点に触れておきます。オープンチャットでは、オープンチャットごとに異なるプロフィール、つまり画像とニックネームを設定できます。普段のLINEの名前や写真がそのまま出ているわけではないので、退会したことが友だち関係に波及することはありません。連絡先を交換していない相手と同じ部屋にいられる、という設計の裏返しです。
抜けたあとに、何が残るのか
ここが検索の入口でいちばん知りたい部分です。オープンチャットには、退会しても残るものと、退会すると自分から見えなくなるものがあります。
まず、トークに流れたメッセージは、他のメンバーの画面に残ります。自分が抜けたからといって、過去の発言がまとめて消えることはありません。オープンチャットのトークルームは、通常のトークルームとは異なり、最大で6カ月前までのトークが表示されます。つまり、抜けたあとも最長で半年は、自分の発言が新しく入ってきた人にも読まれ続けるということです。
次に、ノートです。自分が投稿したノートは、自分が消さない限り残ります。そして退会後は自分で消すことができません。管理者にも消せません。この2つが重なるため、個人の連絡先や住所を書いた投稿を残したまま抜けると、取り戻す手立てがなくなります。
発言の取り消しについても、オープンチャットは通常のトークと条件が違います。LINEのヘルプセンターには、次のように書かれています。
なお、オープンチャットの送信取消の制限時間は、LYPプレミアム会員かどうかに関わらず、送信後24時間以内です。 出典: help.line.me
通常のトークでは、LYPプレミアム会員であれば7日以内まで送信取消ができますが、オープンチャットでは会員かどうかに関わらず24時間以内です。加えて、未読メッセージを通知なしで送信取消できる特典も、オープンチャットでは利用できません。消したいメッセージがあるなら、24時間という区切りの中で判断する必要があります。
逆に、自分から見えなくなるものもあります。退会すれば、そのトークルームは自分のトーク一覧から消え、過去のやりとりを読み返すことはできません。行事の日程や連絡先をそこで確認していた人は、抜けた瞬間に参照先を失います。役を降りるときは、自分が今後も必要とする情報を先に控えてから抜けてください。
部屋そのものを消しても、参加者の画面には残る
管理者側の話に移ります。会が解散した、あるいは年度が変わって部屋を作り直すことになったとき、オープンチャットを削除することがあります。ここに、ほとんどの人が誤解している仕様があります。
管理者がオープンチャットを削除しても、参加メンバーのLINEアプリ上にはトークルームおよび投稿内容が表示され続けます。 削除したいメッセージや画像がある場合は、オープンチャットを削除する前に、該当の投稿を個別に削除してください。 オープンチャットの削除後は管理者であっても投稿内容の削除はできません。 出典: help.line.me
部屋を消せば中身も消える、という直感は通りません。参加していた人の端末には、トークルームも投稿内容も残ります。しかも削除したあとは、管理者であっても投稿を消せなくなります。会の解散にあたって記録を消したいなら、削除の前に消す、という順番でなければ間に合いません。
オープンチャットを削除できるのは管理者のみです。操作はトークルーム内上部のメニューから設定に入り、オープンチャットを削除を選びます。サブトークルームを作成している場合は、サブトークルームを全て削除したあとでなければ、メインのトークルームを削除できません。
実務としては、部屋を畳む前に次の順で作業するのが確実です。第一に、個人情報を含む投稿を洗い出して消す。ノートは書いた本人しか消せないので、在籍している人に依頼する必要があります。第二に、会として残す記録を外へ書き出す。第三に、参加者へ「この部屋は閉じる」と告知する。第四に、削除する。告知を省くと、参加者の画面には部屋が残り続けるため、閉じたことに気づかない人が投稿を続けます。
もう1つ、管理者が意図せず部屋を失う経路もあります。管理者のLINEアカウントが削除された場合、管理者権限は共同管理者またはメンバーへ自動的に移行されます。ただし、オープンチャットにメンバーがいない状態で管理者のアカウントが削除された場合、そのオープンチャットは削除されます。全員が抜けたあとで管理者がアカウントを消すと、部屋も一緒に無くなる、ということです。
強制退会と、急に入れなくなったとき
「退会した覚えがないのに入れない」という相談は、会の運営では珍しくありません。オープンチャットには、自分で抜ける以外に、入れなくなる経路が複数あります。
まず、管理者または共同管理者によって強制退会させられた場合です。LINEのヘルプセンターによれば、参加しているオープンチャットにアクセスして利用できないオープンチャットと表示される場合、管理者または共同管理者によって強制退会されたか、端末とサーバーの自動同期ができなくなった、のいずれかに該当します。表示だけでは、どちらなのか区別が付きません。
同期の問題である可能性もあるため、まずLINEを最新バージョンに更新して再起動します。それでも改善しない場合は、手動での同期を試します。スマートフォンではオープンチャットの情報を同期をタップし、パソコン版では設定の詳細設定からオープンチャットの情報を同期を選びます。連続で同期の操作を行わないように、という注意も添えられています。
もう1つ、オープンチャット全体が使えなくなる経路があります。オープンチャット禁止規定への違反による利用制限です。ヘルプには、違反した場合に措置理由が通知されたうえで一定期間の利用制限が適用され、期間は数時間、1日、7日、30日などとされています。全てのオープンチャットでメッセージが送信できない、新しいオープンチャットやノートの作成ができない、といった状態になっていれば、こちらの可能性が高いです。一部のトークルームだけで送信できない場合は、アプリの一時的な不具合が原因のこともあります。
禁止行為として挙げられているものの中で、会の運営が引っかかりやすいのは個人情報の掲載です。名簿、電話番号、住所を連絡のつもりで貼ると、規定に触れる可能性があります。会の連絡に使うなら、個人の連絡先を扱う経路は別に用意しておくべきです。
なお、利用停止期間が7日以内の場合は、問い合わせても確認している間に自動的に解除される可能性が高いため、解除まで待つように案内されています。慌てて別のアカウントを作るような対応は、かえって状況を悪くします。
会の運営としては、この状態を1人の問題にしないことが大切です。役員が利用制限を受けている間、その人は会のオープンチャットに何も投稿できません。連絡の要が1人に集中していると、会の情報が数日止まります。共同管理者を複数置く理由には、権限の引き継ぎだけでなく、こうした突発的な停止にそなえるという面もあります。
もう1つ、入れなくなる経路として、管理者が部屋を作り直したという場合もあります。年度替わりに新しいオープンチャットを作って、旧年度のものを閉じる運用をしている会では、告知を見落とした人が「急に入れなくなった」と感じます。参加者の画面には旧年度の部屋が残り続けるため、本人は閉じられたことに気づきません。作り直す運用を採るなら、旧年度の部屋の名前に年度を入れ、最後の投稿として新しい部屋への案内を残しておくと、この行き違いは防げます。
退会と、トークルームを消すことの違い
抜けるつもりで、トークルームを消しただけになっている人がいます。この2つはまったく別の操作なので、整理しておきます。
トークルームの非表示は、トークリストから一時的にそのトークルームを表示しなくする機能です。トークルームの削除は、トークリストから見えなくすることに加えて、過去のトーク履歴を全て削除する機能です。どちらも相手への通知や影響はありません。そして重要なのは、どちらも退会ではないという点です。
LINEのヘルプセンターには、トークルームの非表示や削除を行ったあと、新規メッセージを受信した時点で該当トークルームは自動的に再表示される、と書かれています。抜けたつもりで消しても、次に誰かが投稿すれば一覧に戻ってきます。静かに距離を置きたいのであれば、退会するか、通知をオフにするかのどちらかを選ぶ必要があります。
履歴の扱いも異なります。非表示にしただけなら、再表示すれば過去のやりとりを確認できます。削除した場合は再表示できず、新しいメッセージだけが表示されます。端末をまたいだときの挙動も違い、非表示はスマートフォンで操作してもパソコン版では非表示になりませんが、削除はすべての端末で削除されます。
会の運営側から見ると、この仕様は名簿管理に影響します。トークルームを消しただけの人は、参加者の一覧には残っています。「抜けたはずの人が名簿に載っている」という食い違いは、ここから生まれます。参加者数を会員数として扱っている会では、実際に活動している人数との差が年々開いていきます。定期的に参加者一覧を確認し、抜けた人と、消しただけの人を区別しておく必要があります。
端末に残ったデータを消したい場合は、また別の操作になります。オープンチャット内で送受信したデータは、トークルーム上部のメニューから設定に入り、データの削除を選んで、項目ごとに消せます。削除したデータは復元できません。
抜けずに距離を置く方法
退会まで踏み切りたくない場面があります。役は降りたが会員としては残る、子どもが卒業するまではいる、当面は通知だけ止めたい。こうした場合、抜ける以外の手がいくつか用意されています。
まず、通知の設定です。オープンチャットの通知は個別に設定できます。ただし、自分が送信したメッセージにリプライされたときの通知は設定できない、という仕様があります。全部を止められるわけではない、という点は知っておいてください。
次に、未読メッセージ数の非表示です。ホームの設定から通知に入り、オープンチャットの中にある未読数を非表示をオンにすると、トークルームに表示される未読の数字が消えます。パソコン版では設定の通知にあるその他タブから同じ項目を操作します。非表示にした場合、トークルームの右側にはアルファベットのアイコンが表示されます。数字が3桁になっているのを見るだけで気が重くなる、という人には、この設定が効きます。
さらに、トークルームの非表示があります。トークリストから一時的に消す機能で、相手への通知や影響はありません。ただし新規メッセージを受信した時点で自動的に再表示されるため、長期間視界から外すことはできません。そして、これは退会ではないので、参加者としては残り続けます。
特定の人のメッセージだけを見たくない場合は、メンバーのプロフィール画像から、あるいはトークルーム上部のメンバー一覧から対象を選び、メッセージを非表示にできます。非表示以降に送信されたメッセージが対象になり、非表示にしたメッセージは非表示にしたメッセージですと表示されます。そのメッセージに他の人がリプライした場合も、リプライされた側は非表示のまま表示されます。ただし管理者と共同管理者のメッセージは非表示にできません。
これらを組み合わせると、部屋には残りつつ、日常の負担をかなり下げられます。とりまとめる立場の人が知っておくと役に立つのは、会員から「もう見たくない」と相談されたときに、退会以外の道を示せるという点です。抜けた人を戻すのは手間ですが、通知を切ってもらうだけなら、会員としては残ります。会の規模を維持するうえで、この違いは小さくありません。
参加する前に取り消したいとき
退会とあわせてよく聞かれるのが、参加を申し込んだあとで取りやめたい、という相談です。承認が必要なオープンチャットに申し込むと、管理者が承認するまで待つ状態になります。この段階であれば、退会ではなくキャンセルという扱いになります。
手順は、トークを開いて画面上部のオープンチャットをタップし、画面右下のマイチャットから承認待ちのタブを開きます。そこに申し込み中のオープンチャットが並ぶので、キャンセルを選びます。この機能はパソコン版では利用できず、スマートフォンかタブレットから操作します。
会の側から見ると、承認待ちが溜まる状態は避けたいものです。申し込んだ人は、承認されるまで会の情報を何も見られません。年度初めに数十件の申し込みが来る会では、承認できる人が1人しかいないと、数日待たせることになります。待たされた人はキャンセルして、別の連絡手段を探し始めます。共同管理者を複数置いておくべき理由の1つが、ここにあります。
また、承認のための質問の作り方でも、処理の速さが変わります。名前だけを聞いても名簿と突き合わせられませんが、班や学年やクラスといった名簿に載っている項目をそのまま質問にしておけば、その場で判断できます。誰だか分からない申し込みを保留したまま放置すると、承認待ちが積み上がります。
自分が参加している一覧を確かめたいときも、同じマイチャットから参加中のタブを開きます。パソコン版では、メインメニューの友だちにあるオープンチャットの欄か、トークの画面上部のオープンチャットから確認できます。複数の会に入っていると、どこに何があるか分からなくなるので、年に一度は一覧を開いて、もう関係のない部屋から抜けておくと整理されます。
退会したあとの、会側の後始末
人が抜けたあと、送り出す側がやるべきことがあります。放っておくと、翌年に効いてくるものばかりです。
1つ目は、権限の確認です。抜けた人が共同管理者だった場合、その分の権限は空きます。管理者が抜ける場合は、事前に管理者権限を移行しておく必要があります。管理者は共同管理者に管理者権限を移行でき、移行すると移行前の管理者は共同管理者になります。会長が代わるときは、新しい会長を共同管理者にしてから権限を移す、という順番です。退会してしまってからでは、この操作はできません。
2つ目は、参加コードの変更です。参加コードで入口を絞っている会では、役員が大きく入れ替わったタイミングでコードを変えないと、辞めた人の手元にコードが残ります。コードの変更は管理者のみが行え、トーク画面上部の設定から公開設定に入り、参加コードの入力で新しいものを設定します。
3つ目は、残されたノートの扱いです。抜けた人のノートは誰にも消せません。内容が古くなっているなら、消すことは諦めて、新しい投稿に最新版をまとめ、大事なノートに登録して目立たせるのが現実的です。ノートの投稿の右上にあるメニューから大事なノートに登録を選ぶと、ノート上部のリストから確認できるようになります。古いものを消せなくても、読む順番は変えられます。
4つ目は、個人を非表示にしていた設定の見直しです。特定メンバーのメッセージを非表示にする機能は、自分が退出して再入室した場合、あるいは非表示にした相手が退出して再入室した場合に解除されます。揉めごとがあって非表示にしていた相手が、一度抜けて入り直すと、また表示されるようになるということです。この機能は自分の端末でのみ働き、誰を非表示にしたかは他のメンバーに公開されません。会としての解決策ではなく、個人の自衛手段だと捉えてください。
抜ける前に控えておくもの
自分が抜ける側に立ったとき、何を手元に残してから退会するか。ここを決めずに操作すると、あとで困るのは自分です。退会すればトークルームは一覧から消え、過去のやりとりは読めなくなります。
控えておくべきものは、会の性格によらず、だいたい4つに収まります。1つ目は、今後も自分に関係する日程です。子どもの行事、当番の順番、年間の予定。会からは抜けても、家庭側で必要になる情報は残ります。2つ目は、連絡が必要になったときの窓口です。抜けたあとに用事が出てきたとき、誰に連絡すればよいのか。トークの中でしか共有されていない連絡先は、抜けた瞬間に見られなくなります。
3つ目は、自分が関わった会計や備品のやりとりです。立て替えた費用の精算、借りている備品の返却。こうした未処理の事項が、トークのやりとりの中にしか記録されていないことがあります。金銭が絡む話は、抜ける前に画面を控えておくか、別の形で確認を取っておくほうが確実です。
4つ目は、行事の写真です。オープンチャットのトークに流れた画像は、最大で6カ月前までの表示範囲の外へ出ていきます。抜けたあとは、そもそも開けません。自分の子どもが写っている写真を残したいなら、退会する前に端末へ保存してください。年度末にまとめて保存しようとすると、古いものはすでに範囲外になっている場合があります。
控える方法は、画面の写真を撮る形でも、必要な部分を書き写す形でも構いません。ただし、控えたものに他の人の個人情報が含まれる場合は、扱いに注意が必要です。会の名簿を端末に残したまま機種変更を繰り返す、といった扱いは避けるべきです。必要な期間だけ持ち、用が済んだら消す。会のルールとして、退会時の控えの扱いを一言決めておくと、余計な心配が減ります。
抜ける人が毎年出る前提で組み立てる
ここまで並べた仕様を、1つの文にまとめるとこうなります。オープンチャットでは、抜けた人の発言と投稿が残り、抜けた人はそれを消せず、残った人にも消せず、部屋を閉じても参加者の画面からは消えない。
これは欠陥ではありません。多くの人が集まって話す場として設計されているので、1人が抜けるたびに過去の会話が虫食いになるほうが不都合です。趣味の集まりや情報交換の場としては、この設計のほうが正しいでしょう。
問題は、会の名簿と記録をこの設計の上に載せたときに起きます。会の記録は、人が入れ替わっても引き継がれることが前提です。ところがオープンチャットでは、記録の管理権限が投稿した個人に紐づいています。役員が代わるたびに、直せない記録が1つずつ増えていきます。3年続ければ、誰も手を付けられない投稿の山になります。
だから、オープンチャットを会で使うなら、最初に線を引く必要があります。ここには流れてよい連絡だけを置き、残す記録は別の場所に持つ。この線引きをしないまま「便利だから」と全部を載せると、年度替わりのたびに後始末が増えます。逆に線が引けていれば、誰が抜けても会は回ります。
記録の持ち主を、人から会へ移す
会の連絡を見直す段階に来ている場合、判断の軸は1つです。記録の持ち主が誰になっているか。オープンチャットでは投稿した個人が持ち主で、会が持ち主になる仕組みはありません。だから退会が起きるたびに、会の記録が欠けます。
機能ごとの違いを一覧で確かめたい場合は、LINEオープンチャットとの比較に、参加のしかた、記録の残り方、管理者権限の引き継ぎまで並べた表があります。友だち登録を前提とする形のほうが会に合うかを検討するならLINEグループとの比較を、掲示板として使う前提で比べるならBANDとの比較を見ると、同じ観点で並んでいます。
団体向けの連絡ツールを使う会が増えているのは、この持ち主の問題を道具の側で解けるからです。記録が会に属していれば、書いた人が辞めても次の担当者が直せますし、退会した人の投稿が残り続けるという行き詰まりも起きません。年度替わりを前提にした画面の並べ方は、町内会での使われかたとPTAでの使われかたに、引き継ぎの場面を想定して載せてあります。部活のように毎年3分の1が入れ替わる集まりでは、この差が3年でかなり大きくなります。
いま使っているオープンチャットをすぐ畳む必要はありません。連絡が流れる場所としては十分に機能していますし、参加者が慣れている道具を変えること自体に負担があります。決めるべきなのは、残す記録をどこに置くかだけです。判断に迷う点はよくある質問に会の種類別で整理してあります。抜ける人が毎年出るという前提を先に置いてから組み立てれば、退会のたびに慌てることはなくなります。
Q1. オープンチャットを退会すると、自分の発言も消えますか？
消えません。トークに流したメッセージは他のメンバーの画面に残り、オープンチャットでは最大で6カ月前までのトークが表示されるため、抜けたあとも新しく入った人に読まれます。自分が投稿したノートも残り、退会後は自分でも管理者でも消せません。消したいものは退会する前に処理してください。
Q2. 管理者がオープンチャットを削除すれば、中身も全部消えますか？
消えません。LINEのヘルプには、管理者がオープンチャットを削除しても、参加メンバーのアプリ上にはトークルームと投稿内容が表示され続けると書かれています。削除後は管理者であっても投稿内容を消せないため、消したい投稿がある場合は削除する前に個別に消しておく必要があります。
Q3. 利用できないオープンチャットと表示されるのはなぜですか？
管理者または共同管理者によって強制退会させられたか、端末とサーバーの自動同期ができなくなったかのどちらかです。表示だけでは区別が付かないので、まずLINEを最新版に更新して再起動し、改善しなければオープンチャットの情報を同期を実行してください。同期の操作を連続で行うことは避けます。
Q4. トークルームを削除すれば退会したことになりますか？
なりません。トークルームの削除は一覧から消えて履歴が消えるだけで、参加は続いています。新規メッセージを受信した時点で一覧に再表示されます。参加者の一覧にも残るため、会の名簿と実態がずれる原因になります。抜けるなら退会の操作を、通知だけ止めたいなら通知のオフを選んでください。