line オープンチャット 作り方を調べる人の多くは、作り方そのものよりも、作ったあとのことで迷っています。手順は数分で終わりますが、そのまま放っておくと誰でも入れる状態で公開され続けます。会の連絡に使うなら、作る操作と同じくらい、閉じる設定のほうが重要です。ここでは作成の手順を確かめたうえで、身内だけで使うために触るべき設定を、LINEの公開仕様に沿って順に整理します。
LINEグループと何が違うのかを先に押さえる
オープンチャットは、LINEのトークルームでありながら、グループとはいくつかの点で作りが違います。会の連絡に使えるかどうかは、この違いを知っているかで決まります。
1つ目は、参加のしかたです。LINEグループは友だちを招待して入れる形ですが、オープンチャットは参加する側が自分で入る形です。LINEのヘルプセンターでは、オープンチャットは自分と同じ関心や興味をもった人たちと交流ができる空間である、と説明されています。友だち登録の関係がなくても同じ部屋にいられるので、連絡先を交換していない保護者同士や、卒業生を含む集まりでも使えます。
2つ目は、プロフィールです。オープンチャットごとに、そこだけで使う画像とニックネームを設定できます。普段のLINEの本名や家族写真をそのまま見せずに済むので、会の名簿として扱う情報を減らせます。とりまとめる立場の人にとっては、個人情報を預かる量が減るという意味で、これは実務上の利点です。
3つ目は、過去のトークの見え方です。オープンチャットのトークルームは、通常のトークルームとは異なり、最大で6カ月前までのトークが表示されます。参加前のやりとりも読めるので、途中から入った人が話の流れをつかみやすいという利点があります。ただしこれは裏返すと、6カ月より前のやりとりは新しい人には見えないということでもあります。年度をまたいで参照する取り決めを、トークに流したままにしておくのは危険です。
4つ目は、管理の権限です。作成した人に管理者権限が付き、共同管理者を置くことができます。LINEグループには管理者という概念がないので、役員が入れ替わる会では、この点だけでもオープンチャットを選ぶ理由になります。機能を横に並べて確かめたい場合は、LINEグループとの比較に、名簿の持ち方と記録の残り方を軸にした表があります。
作る手順と、作った直後の状態
作成そのものは短い手順です。スマートフォンであれば、トークを開いて画面上部のオープンチャットをタップし、画面下部の作成に進みます。そこでオープンチャット名を入力し、必要に応じて説明文、背景画像、カテゴリー、検索を許可の設定を決めます。次へ進むと、そのオープンチャットで使う自分のプロフィール画像とニックネームを設定する画面になり、最後に利用に関する注意事項を確認して完了です。パソコン版では、メインメニューの友だち追加からオープンチャット作成を選ぶと、同じ流れで作れます。
ここで必ず知っておくべきことがあります。LINEのヘルプセンターには、次のように書かれています。
オープンチャット作成時点では誰でも参加できる状態です。 作成後に、参加者がコードを入力したり、管理者の承認を得たりする必要がある設定へと変更できます。 出典: help.line.me
つまり、作った瞬間は施錠されていません。会の連絡用に作ったつもりでも、その状態で放置すれば、関係のない人が入ってこられます。会の名前をそのままオープンチャット名にしていれば、どこの会かも分かります。手順としては、作成した直後に、招待を出す前に、公開設定を変更するところまでを一続きの作業として行うのが正しい順番です。
実務では、この順番を逆にして事故が起きます。先に招待リンクを役員に回し、後から設定を直そうとしている間に、無関係の人が入ってくる。入ってきた人を強制退会させることはできますが、その人はすでに会の話を読んでいます。作成、公開設定、プロフィール整備、ここまで終えてから招待を出す。この3段階を守れば、ほぼ防げます。
なお、作成時に決めるオープンチャット名、画像、説明、カテゴリーは、後から管理者が修正できます。ただし、これらを変更すると最低24時間は検索結果に表示されなくなる場合があるとされているので、名前を頻繁に変える運用は向きません。会の正式名称と年度の扱いを最初に決めてから作るのが確実です。
身内だけで閉じる3つの入口
オープンチャットには3つのタイプがあります。誰でも参加できるタイプ、参加するために管理者が設定したコードが必要なタイプ、参加するために管理者の承認が必要なタイプ。この選択が、身内だけで閉じられるかどうかの本体です。
参加コードを設定する場合は、トーク画面上部の設定から公開設定に入り、参加コードの入力を選んで、任意のコードを入力します。この変更とコードの設定は、管理者のみが行えます。注意すべき点が1つあり、LINEのヘルプには、参加コードは簡易的な参加の制限のためのものであり、個人や組織で利用している他のサービスのパスワードを流用しないように、と明記されています。会の口座番号や他のシステムのパスワードを使い回すのは避けてください。
参加の承認を設定する場合は、同じく公開設定から参加の承認を選び、参加を希望する人への質問を入力します。参加者は、設定された質問に回答して参加をリクエストする形になります。町内会であれば班と世帯主名、PTAであれば学年とクラス、部活であれば学年と保護者かどうか。この質問の作り方で、承認する側の手間がまったく変わります。名前だけを聞いても名簿と突き合わせられないので、名簿に載っている項目をそのまま質問にするのが実務的です。
どちらを選ぶかの判断は、会の性格で決まります。人数が固定されていて、入れ替わりが年に1回しかない会なら、参加コードのほうが運用は軽いです。役員が承認作業に張り付く必要がありません。逆に、誰が入ってきたかを1人ずつ確かめたい会、個人情報を扱う会であれば、承認を選ぶべきです。コードは口伝えで広がりますが、承認は人の目を通ります。
参加コードで運用する場合は、コードを変える機会を年間の予定に組み込んでおいてください。役員が交代したとき、会員が大きく入れ替わったときに変えておかないと、辞めた人の記憶の中にコードが残り続けます。承認で運用する場合は、承認できる人を複数置いておかないと、承認待ちが溜まります。どちらにも、放っておくと詰まる箇所があります。
検索を許可とプレビューの落とし穴
ここが、この記事でいちばん伝えたい部分です。参加コードや承認をかけただけでは、中身が外に出ないとは限りません。
LINEのヘルプセンターには、メッセージなどのプレビューを許可という設定について、次の記載があります。
なお、参加コードや参加の承認が設定されたオープンチャットでも、［メッセージなどのプレビューを許可］がオンになっている場合は、オープンチャット内のメッセージ⋅AI要約などがオープンチャットの［ホーム］タブとプロフィールなどに表示されます。 出典: help.line.me
入口に鍵をかけても、窓が開いていれば中の会話は見えるということです。会の連絡に使うなら、この設定は必ず確認してください。
関係は入れ子になっています。メッセージなどのプレビューを許可を設定するには、まずオープンチャットの検索を許可をオンにする必要があります。逆に言えば、検索を許可をオフにしておけば、プレビューの問題は起きません。身内だけで使う会がまず触るべきなのは、検索を許可のオフです。設定はトーク画面上部の設定から、オープンチャットの検索を許可をオンまたはオフに切り替えます。パソコン版では詳細設定のオープンチャット管理から同じ項目を操作します。
すでに公開して運用してしまった会のために、切り替えたときの挙動も書いておきます。プレビューをオンからオフに変更すると、変更前に表示されていたメッセージやAI要約を含めて、全て非表示になります。逆にオフからオンに変更した場合は、変更後に送受信されたものが表示され、さらに過去にオンにしていた期間があれば、その期間のものも再表示されます。設定の反映には一定の時間がかかることがあるとされているので、切り替えた直後に確認して出ていても、慌てる必要はありません。
なお、プレビューに表示される利用者のプロフィール画像は、実際の画像ではなくランダムで置き換えられた画像が表示されるとされています。ただし、表示されるのは画像だけではありません。会話の中身が出る以上、個人名や住所が書かれたメッセージはそのまま外に出ます。「画像が差し替えられるから安全」ではないという点を、役員の間で共有しておいてください。
招待リンクのページに何が出るか
招待の方法は4つあります。友だちを招待、リンクをコピー、リンクをシェア、QRコードをシェア。スマートフォンではこの4つ、パソコン版では友だちを招待、リンクをコピー、QRコードを保存の3つです。トークルーム上部のメニューから招待を選ぶと表示されます。
ここにも、会として知っておくべき仕様があります。LINEのヘルプには、招待用URLやQRコードからアクセスできるページは、オープンチャットを作成した際に自動的に生成され、そのページ上では対象オープンチャットの基本情報、つまりオープンチャット名、メイン画像、説明文、参加者数などが表示され、これらは公開情報として取り扱われる、と書かれています。
したがって、オープンチャット名と説明文には、外に出て困ることを書かないのが鉄則です。学校名と学年とクラスを全部並べた名前にしておくと、そのリンクが会の外へ出た時点で、どこの誰の集まりかが分かります。実務では、会の中では分かるが外からは特定しにくい名前にしておき、説明文には用途だけを短く書く、という運用が使われています。
QRコードの扱いも同じです。紙の回覧や掲示板にQRコードを貼る会がありますが、掲示物は写真に撮られて回ります。掲示するなら参加コードや承認を併用する、あるいは配布の範囲を限定する。リンクそのものに関門がない状態で外に出す運用は、名簿を配っているのと変わりません。
招待を出したあとに入ってきた人の扱いについても触れておきます。管理者または共同管理者は、メンバーを強制退会させることができます。強制退会させられた人がそのオープンチャットにアクセスすると、利用できないオープンチャットと表示されます。ただし、退会させる前に読まれた内容は取り戻せません。入口を締めることが最優先で、入ってから対処するのは次善の策です。
作ったのに見つからない、と言われたとき
招待リンクを配っても、検索で探そうとする人が必ず出ます。そして「検索しても出てこない」という問い合わせが役員に集まります。仕組みを知らないと、設定を間違えたのかと疑って余計な操作をしてしまうので、理由を整理しておきます。
まず、検索結果に表示されるのは、検索を許可をオンにしているオープンチャットだけです。身内だけで閉じる方針で検索を許可をオフにしているなら、出てこないのが正しい状態です。この場合は、招待リンクかQRコードからしか入れません。役員がそこを理解していないと、「見つからないから」という理由で検索を許可をオンに戻してしまい、閉じたはずの入口がまた開きます。問い合わせへの答えは、設定を変えることではなく、リンクをもう一度送ることです。
次に、検索を許可をオンにしていても表示されない場合があります。LINEのヘルプセンターには、オープンチャット名、メイン画像、説明、検索設定、カテゴリー、公開設定などを変更した場合は、最低24時間検索結果に表示されないことがある、と書かれています。作ってすぐ名前を直した直後は、しばらく出てこないということです。
さらに、安心や安全の観点、利用規約、オープンチャット専用ガイドラインに基づく審査、メンバーの活動や通報状況といった観点から、検索結果の表示が制限される場合もあるとされています。表示されない理由や制限の詳細、基準については、セキュリティ上の理由で案内されないことも明記されています。問い合わせても具体的な理由は返ってこない、という前提で動く必要があります。
もう1つ、探す側の問題もあります。LINEの年齢確認が完了していない場合、利用規約や安心安全ガイドラインに基づき、検索結果に一部のオープンチャットが表示されないようになっています。18歳以上であれば、ホームの設定から年齢確認に入り、年齢確認結果を開いて、契約している通信会社を選んで認証の手続きを行います。保護者の中に年齢確認を済ませていない人がいると、その人だけ会のオープンチャットを見つけられません。
こうした事情があるため、会の運用としては、検索に頼らず招待リンクで配るほうが確実です。リンクを1か所にまとめて、役員が誰でも再送できるようにしておく。この準備があるだけで、年度初めの問い合わせはかなり減ります。
管理者を1人にしない
会の道具として使うなら、ここが最も重要な設定です。作成した人が管理者になり、その人がすべての権限を持ちます。1人に集中したまま運用すると、その人が忙しいときに何も決められなくなり、その人が辞めるときに会が困ります。
共同管理者は、1つのオープンチャットにつき100名まで設定できます。設定はトーク画面上部の設定からメンバー管理に入り、共同管理者を設定を選んで、対象のメンバーを追加します。トークルームの中でメンバーのプロフィール画像をタップし、王冠のアイコンから追加する方法もあります。権限の中身は、設定の権限から項目ごとに変更できます。
役員の交代にそなえて、管理者権限そのものを移すこともできます。管理者は共同管理者に管理者権限を移行でき、移行すると、移行前の管理者は共同管理者になります。会長が代わるときは、新しい会長を共同管理者にしてから権限を移す、という順番になります。作り直す必要はありません。
万一に備えた仕組みも用意されています。管理者のLINEアカウントが削除された場合、管理者権限は共同管理者またはメンバーへ自動的に移行されます。移行の優先順位は、参加期間が最も長い共同管理者、次に参加期間が最も長いメンバーです。ただし、メンバーがいない状態で管理者のアカウントが削除された場合、そのオープンチャットは削除されます。自動で引き継がれるとはいえ、誰に渡るかは参加期間で決まるので、会として渡したい相手に渡るとは限りません。共同管理者を先に指名しておく意味は、ここにあります。
実務での勧めは、作成した直後に共同管理者を2人置くことです。1人だと、その人と管理者が同時に動けない期間ができます。3人以上だと、誰が承認するかで責任が曖昧になります。役職で決めるなら、会長と副会長と書記、といった形が運用しやすいです。
6カ月で流れる前提で、残すものを決める
オープンチャットのトークは最大で6カ月前まで表示される、という仕様は、会の記録という観点では大きな制約です。年度をまたいで参照する内容を、トークに流したまま放置すると、次の役員が読めません。
残す仕組みとして用意されているのがノートです。トークルーム上部のメニューからノートを開いて投稿します。ただし、ここにもLINEグループと同じ制限があり、自分が投稿したノートのみ修正と削除ができます。他人の投稿は、管理者であっても消せません。さらに、投稿が制限されているオープンチャットでは、投稿のアイコンが表示されない場合があります。
オープンチャットのノートには、グループにはない便利な仕組みがあります。大事なノートへの登録です。ノートの投稿の右上にあるメニューから大事なノートに登録を選ぶと、ノート上部の大事なノートリストから確認できるようになります。会費のきまり、当番の割り振り、緊急時の連絡経路。こうした常時参照するものを、ここに集めておくと、途中から入った人が迷いません。解除も同じメニューからできます。
注意点として、投稿されたノートは同じオープンチャットのトークルームにはシェアできますが、他のオープンチャットのトークルームや、通常のLINEのトークルームにはシェアできません。会の連絡をオープンチャットと通常のグループの両方で回している場合、ノートを一方から他方へ持っていくことはできない、ということです。二重管理になるので、置き場所は片方に寄せるべきです。
写真についても、年度をまたぐものは別に保存しておく必要があります。トークに流した画像は6カ月の表示範囲の外へ出ていきます。行事の写真は、その場で保護者に配り切るか、別の保存先へ移す。この運用を年度初めに決めておかないと、年度末に取り出せなくなります。
話が混ざるのを防ぐスレッド
会の連絡で必ず起きるのが、話題の混線です。運動会の持ち物の相談と、来月の会費の話と、欠席の連絡が同じ画面に交互に流れ、どれがどれへの返事なのか分からなくなります。オープンチャットには、この混線を抑えるためのスレッドという機能があります。
スレッドは、トークルームで送信されたメッセージをもとに、新しい会話スペースを作成する機能です。作り方は、スレッドにしたいメッセージを長押しして、スレッドを選び、メッセージを送るだけです。パソコン版ではメッセージを右クリックして選びます。トークルーム右上から、スレッドの一覧を確認できます。一覧はお気に入りとすべてに分かれており、自分がスレッドを作成したりメッセージを送信すると、自動的にお気に入りに登録されます。
会の運用に落とすなら、議題ごとにスレッドを立てる形が分かりやすいです。役員が「この件はスレッドで」と決めて最初のスレッドを作ると、返事がそこに集まり、本体のトークは連絡事項だけが流れる状態を保てます。読む側も、自分に関係のあるスレッドだけを開けば済みます。
ただし、制限がいくつかあります。送信から48時間を過ぎたメッセージからはスレッドを作成できません。また、作成から3週間を過ぎたスレッドではメッセージを送信できなくなります。つまり、年間を通じて続く議題をスレッドで管理することはできません。行事の直前に集中して相談するような、期間が限られた話題に向いた仕組みです。
もう1つ知っておくべき点として、要約機能ではスレッドのメッセージは要約されません。スレッドの中だけで結論が出た場合、本体のトークを要約しても、その結論は出てきません。決まったことは、スレッドで決めたあとに本体へ1行書き戻すか、ノートへ移す。この一手間を運用に入れておかないと、後から参加した人には何も伝わりません。
なお、スレッドのもととなったメッセージが取り消されたり、メンバー全員の履歴から削除されると、そのスレッドは削除されます。元のメッセージを軽い気持ちで取り消すと、そこにぶら下がっていたやりとりごと消えるということです。会の決定が含まれるスレッドの元メッセージには、手を付けないようにしてください。
運用の決まりごとを最初に置く
設定が済んだら、会としての決まりを1つのノートにまとめて、大事なノートに登録しておきます。ここで決めておくべきことは、経験上4つに絞れます。
1つ目は、何をここに書いて、何を書かないかです。個人情報の掲載は、LINEのオープンチャット禁止規定で禁止行為として挙げられています。違反した場合、措置理由が通知されたうえで一定期間の利用制限が適用され、期間は数時間、1日、7日、30日などとされています。会の連絡のつもりで名簿や電話番号を貼ると、会のアカウントそのものが止まる可能性があります。個人の連絡先は別の手段で扱う、という線引きを最初に書いておいてください。
2つ目は、通知の扱いです。参加者は未読メッセージ数を非表示にする設定を持っており、通知の設定も各自で変えられます。自分が送信したメッセージにリプライされたときの通知は設定できない、という仕様もあります。つまり、全員が同じように気づくという前提は成り立ちません。重要な連絡は、見落とされる前提で日時を分けて2回流す、といった運用のほうが安全です。
3つ目は、揉めごとが起きたときの手順です。オープンチャットには、特定メンバーのメッセージを非表示にする機能があります。ただしこれは自分の端末でのみ非表示になるもので、誰を非表示にしたかは他のメンバーに公開されません。また、管理者と共同管理者からのメッセージは非表示にできません。自分が退出して再入室した場合や、相手が退出して再入室した場合は非表示が解除されます。個人の自衛手段であって、会としての解決策ではない、と理解しておくべきです。
4つ目は、要約機能の扱いです。トークルーム下部に表示されるアイコンから、生成AI技術を利用してメッセージをまとめて確認できる機能があり、条件を満たすと1日あたり最大4回まで要約が実行されます。この機能は一部のオープンチャットのみに適用され、どれに適用されるかは公開されていません。また、要約後に元のメッセージを削除しても、要約結果には反映されません。消したはずの内容が要約に残る可能性がある、という点は、会の連絡として扱う情報を決めるときの判断材料になります。
会の連絡をどこに置くかという判断
ここまで見てきたとおり、オープンチャットは閉じて使える設計になっています。検索を許可をオフにし、参加コードか承認をかけ、共同管理者を置く。この3つを済ませれば、身内だけの連絡の場として十分に機能します。友だち登録が要らないこと、個別のプロフィールを使えること、管理者権限を引き継げること。この3点は、LINEグループにはない強みです。
一方で、会の道具として見たときに残る制約もはっきりしています。トークは6カ月で表示範囲の外へ出ること、ノートは書いた本人しか直せないこと、写真の保管が別途必要なこと、そして参加者の名簿を会として持てるわけではないことです。集まりの連絡がオープンチャット、名簿は表計算ファイル、写真は誰かの端末、出欠の返事はトークの中に埋もれる、という散らばり方は、この制約から自然に生まれます。同じ観点でオープンチャットの機能を一覧にしたものはLINEオープンチャットとの比較にあり、掲示板型で比較されることの多いサービスについてはBANDとの比較に公開範囲と保存期間の観点でまとめてあります。
散らばりを減らす方向で考えるなら、連絡と名簿と予定と写真を同じ場所に置き、その場所の管理権限を会として持つ形が要ります。団体向けの連絡ツールがこの形を取っているのは、役員が代わっても引き継ぐものが1つで済むようにするためで、投稿した個人ではなく会に記録が属していれば、辞めた人の投稿が直せないという行き詰まりも起きません。年度替わりを前提にした実際の並べ方は、町内会での使われかたとPTAでの使われかたに載せてあります。
最後に、選ぶ基準を1つだけ挙げておきます。人数ではなく、入れ替わりの頻度です。顔ぶれが何年も変わらない集まりであれば、オープンチャットを閉じて使うだけで足ります。毎年役員が代わり、毎年会員が入れ替わる会では、記録の持ち主が毎年変わることが積み重なって効いてきます。会ごとの条件に合わせた判断の材料はよくある質問に整理してあるので、迷う点があればそこを確かめてから決めてください。作る前に決めておけば、あとから移す手間は要りません。
Q1. 作ったオープンチャットを、あとから身内だけに限定できますか？
できます。作成時点では誰でも参加できる状態ですが、作成後に参加コードが必要な設定や、管理者の承認が必要な設定へ変更できます。あわせて、設定からオープンチャットの検索を許可をオフにしてください。招待を出す前にここまで終えておくのが安全な順番です。
Q2. 参加コードをかければ、中のやりとりは外から見えませんか？
見える場合があります。LINEのヘルプには、参加コードや参加の承認が設定されていても、メッセージなどのプレビューを許可がオンならメッセージやAI要約がホームタブなどに表示されると書かれています。プレビューの設定は検索を許可をオンにしたときだけ有効になるため、検索を許可をオフにしておくのが確実です。
Q3. 管理者が辞めるとき、オープンチャットはどうなりますか？
管理者は共同管理者に管理者権限を移行でき、移行前の管理者は共同管理者になります。作り直す必要はありません。管理者のLINEアカウントが削除された場合は自動で移行され、優先順位は参加期間が最も長い共同管理者、次に参加期間が最も長いメンバーです。渡したい相手がいるなら先に共同管理者にしておきます。
Q4. 過去のやりとりはいつまで見られますか？
オープンチャットのトークルームは、最大で6カ月前までのトークが表示されます。参加前のやりとりも読めますが、それより前のものは新しい人には見えません。年度をまたいで参照する取り決めは、トークに流したままにせずノートに置き、大事なノートに登録しておく運用が確実です。